Include Inc. agiliza la eficacia de las reuniones en línea y ahorra 3 días a la semana utilizando tl;dv para la redacción automática de actas
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tl;dv 活用で、週に3営業日分の議事録作成・共有効率化が可能に
インクルード株式会社は、リモートワークの普及に伴いオンライン会議が増加したことで、議事録作成の非効率さや、会議中の重要な意思決定内容が抜けているという課題に直面していました。tl;dvの導入により、このプロセスが簡素化され、業務効率が大幅に向上しました。
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Desafío: Gestionar el aumento de las reuniones en línea
En busca de una solución
Include Inc, dirigida por el Sr. Ozaki, empezó a explorar herramientas para agilizar la toma de actas y mejorar el intercambio de contenidos entre sus equipos de Tokio, Kanto, Osaka y Fukuoka. La necesidad de una solución más eficaz se hizo patente a medida que la empresa se adaptaba al trabajo de remote .
¿Por qué tl;dv?
Cómo se utiliza el tl;dv en Include Inc.
tl;dv es utilizado principalmente por la alta dirección y el equipo de marketing para reuniones internas. También sirve para reuniones regionales en línea en Kanto, Osaka y Fukuoka. Con la grabación automática y las transcripciones generadas por IA, el equipo puede revisar rápidamente los debates y decisiones clave.
企業概要
【課題】オンライン会議増加による負担
コロナ禍からのオンライン会議の増加により、議事録の作成が困難になり、議論や意思決定の内容が十分に活用できていませんでした。手動による議事録作成には多くの時間がかかり、重要な情報が見逃されてしまうことがあり、意思決定の遅れを引き起こしていました。
ソリューションの模索
尾崎氏を中心に、社内の議事録作成を効率化し会議内容をチーム間で効果的に共有できるツールを検討しました。東京をはじめとする関東圏や大阪、福岡のチームがリモートワークに適応する中で、より効率的なソリューションが求められていました。
tl;dvを選んだ理由
いくつかの選択肢を比較した結果、尾崎氏は、シンプルなインターフェース、AIによる自動議事録作成、キーワード検索機能を備えたtl;dvを選定しました。このツールの自動化機能によって、議事録作成が簡素化され、チームがより戦略的な業務に集中できるようになりました。
【活用事例】インクルード株式会社でのtl;dvの活用方法
主に管理職とマーケティングチームが、社内会議でtl;dvを使用しています。また、関東圏や大阪、福岡の地域オンライン会議でも活用されており、自動録画とAIによる議事録作成機能によって、重要な議論や意思決定を迅速に振り返ることが可能になっています。
Función favorita: Generación de minutas con IA
Las funciones favoritas del equipo son las actas generadas por IA y la búsqueda por palabras clave de tl;dv, que ahorran tiempo y facilitan la búsqueda de información esencial. Valoran especialmente la posibilidad de pedir a la IA de tl;dv que incluya actualizaciones específicas, como el progreso de las ventas de la empresa y temas clave, directamente en las notas.
Antes, afinaban las notas utilizando ChatGPT, pero ahora las capacidades todo en uno de tl;dv les permiten completarlo todo en un solo lugar.
El equipo también utiliza la IA de tl;dv para hacer preguntas sobre temas de reuniones anteriores, como decisiones o puntos de acción, reduciendo la necesidad de tomar notas manualmente. El acceso inmediato al borrador de las notas justo después de cada reunión ha agilizado su flujo de trabajo.
【お気に入りの機能】AIによる議事録作成
チームのお気に入りの機能は、tl;dvのAIが生成する議事録とキーワード検索です。これらにより、時間を節約し、必要な情報を簡単に見つけることができます。特に、会社の売上進捗や重要なトピックなど、的を絞った最新情報を議事録に反映できる機能を高く評価しています。
以前は、ChatGPTを使って議事録を修正していましたが、現在はtl;dvのオールインワン機能で、すべてを一つのプラットホームで完結できるようになりました。
さらに、tl;dvのAIを活用することで、決定事項やアクションポイントなど、過去の会議に関する質問が可能となり、手作業の議事録作成の手間を削減しています。各会議の直後に議事録の草稿にアクセスできるため、ワークフローが効率化されました。
Impacto en las empresas
Aunque todavía no se ha hecho un seguimiento formal de los KPI específicos, Include Inc. ya ha observado mejoras significativas en la eficiencia operativa desde que adoptó el tl;dv.
Antes, un directivo era responsable tanto de asistir a las reuniones como de documentarlas, lo que requería horas adicionales para recopilar una copia limpia de las actas junto con otras tareas.
Este proceso a menudo retrasaba la distribución de las actas hasta el día siguiente. Ahora, las actas generadas por IA están disponibles inmediatamente y sólo requieren ediciones mínimas, y se comparten casi de inmediato el mismo día.
Este cambio ha reducido la carga de trabajo de los gestores en un día entero y ha proporcionado a los equipos un acceso más rápido a la información crítica.
Una de las funciones favoritas del director general Ozaki es la capacidad de búsqueda de transcripciones y palabras clave de tl;dv.
Como director general de la empresa, asiste a muchas reuniones y antes le costaba recordar todos los detalles. Su solución era revisar las grabaciones de Google Meet -un proceso que requería mucho tiempo- para confirmar los detalles de la reunión. Con tl;dv, ahora puede localizar rápidamente temas concretos en el vídeo, lo que facilita la consulta de discusiones y decisiones pasadas.
業務への影響
特定のKPIはまだ正式に追跡されていませんが、tl;dvの導入後は社内の業務効率が大幅に改善されました。
以前は、記事録担当も兼務するマネージャーが、会議に参加しながら議事録を作成する必要があり、打合せ後に清書を作成するためにさらに時間を費やしていました。このプロセスにより、議事録の共有が翌日になることも多くありました。現在では、AIによる議事録が即時利用可能となり、わずかな修正で同日中に共有できるようになりました。この変化により、負担が1日分軽減され、チームは必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。
また、尾崎氏が特に重宝しているのは、tl;dvの文字起こしとキーワード検索機能です。以前は、打合せの内容を振り返るためにGoogle Meetの録画確認で多くの時間を費やしていましたが、現在では動画内の特定のトピックを迅速に検索できるため、過去の議論や決定事項を簡単に確認することが可能になりました。
"¡tl;dv mejorará drásticamente la forma en que compartes dentro de tu empresa! Ahora somos más eficientes y ahorramos 24 horas a la semana dejando que la IA cree y comparta nuestras notas de reunión."
Kouichi Ozaki, director general de Include Inc.
"tl;dvで共有力が飛躍的に向上！週24時間分の議事録作成と共有効率化が可能になりました。”
Kouichi Ozaki, インクルード株式会社（障害者福祉サービス業）
