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Imparare a prendere appunti durante le riunioni è importante per un team di vendita quanto la luce del sole per le piante. Gli appunti delle riunioni sono essenziali per catturare le informazioni chiave durante le chiamate di vendita e altri incontri di lavoro. Quindi, ho deciso di condividere con voi ciò che ho imparato dalla mia esperienza lavorativa nel settore vendite, creando una guida che esplora l'importanza degli appunti durante le riunioni, oltre a consigli e trucchi su come prenderli per massimizzarne il potenziale, nonché modelli, strumenti e tecniche per organizzare gli appunti in modo più efficiente.
Cominciamo dalle basi...
Cosa sono gli appunti delle riunioni?
Gli appunti delle riunioni sono un resoconto informale dei momenti salienti di una riunione. Sono utili perché forniscono una sintesi immediata delle idee, delle intuizioni e dei punti di azione discussi durante la riunione. È possibileutilizzarli come punto di riferimento per le chiamate interne al fine di garantire chiarezza e responsabilità, oppure per ricordare i dettagli chiave relativi a un potenziale cliente durante la preparazione di un follow-up.
Tradizionalmente, gli appunti delle riunioni vengono presi con carta e penna. Ciò vale in particolare per le riunioni di persona.
Ma scrivere appunti con carta e penna è ormai un ricordo del passato. L'era digitale ha introdotto l'intelligenza artificiale e, con essa, ha trasformato il modo di prendere appunti durante le riunioni. Gli strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale offrono maggiore precisione, efficienza e accessibilità nella creazione e nell'archiviazione degli appunti, consentendo al contempo di partecipare più attivamente alla conversazione.
Le riunioni virtuali sono aumentate dal 48% al 77% tra il 2020 e il 2022 e, con l'esplosione delle remote , è arrivata l'ascesa dei sistemi di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale.
C'è differenza tra prendere appunti durante le riunioni di persona e Remote ?
Gli appunti delle riunioni di persona vengono solitamente scritti a mano. Questo è comodo, ma può essere disordinato, senza contare che potrebbe distrarre dall'effettiva conversazione. Nelle riunioni di gruppo, questo spesso è sufficiente, purché gli appunti siano ben organizzati (ne parleremo più avanti).
Quando si tratta di remote , carta e penna sono ancora gli strumenti preferiti dalla maggior parte delle persone, ma sono molto meno efficienti, chiari e dettagliati rispetto all'altra opzione disponibile: sfruttare la tecnologia.
La prima opzione è quella di digitare i propri appunti in un documento durante la chiamata. Questo metodo è più veloce rispetto alla scrittura a mano, ma può comunque distrarre e far perdere alcuni punti chiave. La seconda opzione, più efficiente, è quella di utilizzare strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale.Questi strumenti sono ora in grado di catturare tutti i punti chiave, oltre a chi li ha espressi, chi è stato assegnato a quale compito, quando è prevista la scadenza, quali sono i punti di azione e tutto ciò che si può immaginare. Tutto questo mentre ci si concentra sulla conversazione.
Inoltre, è possibile utilizzare gli assistenti di scrittura AI anche per le riunioni di persona. All'inizio può risultare un po' imbarazzante, ma una volta impostato, è pronto per l'uso.
Gli appunti delle riunioni e i verbali sono la stessa cosa?
In breve: no.I verbali delle riunioni e gli appuntisono entrambi strumenti efficaci per documentare le informazioni, ma differiscono leggermente in termini di formalità.
Gli appunti delle riunioni sono generalmente informali. Di solito vengono letti da te e forse da qualche altro membro del team. Nonostante la loro informalità, è comunque consigliabile strutturarli in modo da risparmiare tempo quando li rileggerai in seguito.
D'altra parte, i verbali delle riunioni sono formali. Tendono a seguire una struttura specifica che include i nomi dei partecipanti, i punti all'ordine del giorno, l'agenda e una sintesi. Questi appunti vengono conservati in un archivio generale dell'azienda piuttosto che nella documentazione personale.
Diamo un'occhiata alle differenze in modo più dettagliato.
Le differenze principali: appunti delle riunioni vs verbali
Formalità
- Appunti di riunione. Un documento personale che può essere condiviso. È un modo informale per prendere appunti durante una riunione.
- Verbale della riunione. Un documento ufficiale a nome dell'azienda. È formale e può essere utilizzato per fare riferimento a questioni importanti in ambito professionale.
Distribuzione
- Appunti della riunione. Sebbene si tratti di un documento personale, può essere distribuito ai partecipanti alla riunione e anche a coloro che non hanno partecipato.
- Verbali delle riunioni. I verbali delle riunioni sono destinati ad essere condivisi tra i vertici aziendali, nonché tra i direttori aziendali/gli stakeholder.
Contenuto
- Appunti della riunione. Riassumete la riunione, includendo punti di azione, decisioni e informazioni chiave.
- Verbali delle riunioni. I verbali delle riunioni forniscono una panoramica completa delle discussioni, delle decisioni precise, delle azioni ufficiali e dei risultati delle votazioni.
I metodi tradizionali di redazione dei verbali vengono sostituiti dal riconoscimento vocale basato sull'intelligenza artificiale, rendendoli sempre più superflui. Con il passaggio alle remote , la tecnologia ha preso il sopravvento, offrendo trascrizioni immediate e accurate. È ancora possibile prendere appunti manualmente durante le riunioni per ricordarsi qualcosa di specifico in un secondo momento, ma i verbali redatti a mano stanno rapidamente diventando un ricordo del passato.
Scopri le differenze fondamentali tra appunti di riunione e verbali. Scopri come documentare efficacemente le riunioni e il ruolo degli strumenti digitali.
Perché dovresti prendere appunti durante le riunioni?
Gli appunti delle riunioni sono fondamentali per conservare le informazioni. Anche se avete la memoria più prodigiosa del mondo, non sarete in grado di ricordare ogni dettaglio di ogni riunione. Se vuoi ricordare cosa è stato detto, chi lo ha detto, il tono usatoe altri dettagli delle tue chiamate, gli appunti delle riunioni sono innegabilmente fondamentali. Le registrazioni e le trascrizioni sono ancora meglio.
In parole povere, senza appunti sulle riunioni sei destinato al fallimento. Ciò è particolarmente vero nei ruoli a contatto con i clienti, come quello di venditore: se vuoi instaurare un rapporto con i tuoi potenziali clienti, sviluppare un rapporto di fiducia e entrare in sintonia con loro a un livello profondo, devi ricordare i dettagli che li riguardano.
Devi essere in grado di controllare i tuoi appunti e capire immediatamente perché questo potenziale cliente potrebbe essere interessato all'acquisto del tuo prodotto. Qual è il loro marchio? Qual è il loro ruolo nell'azienda? Cosa apprezzano del tuo prodotto e, cosa ancora più importante, cosa non apprezzano ? Perché?
Quando hai queste risposte davanti a te, puoi ricontattare rapidamente il potenziale cliente anche se sono passate settimane dalla tua ultima chiamata. Il potenziale cliente si sentirà onorato che tu ti ricordi di lui; si sentirà rispettato e apprezzato. È così che si vendono i prodotti, gente!
Ma soprattutto, è così che si costruiscono le relazioni con i clienti e si avvia la fidelizzazione. Tutto inizia con delle buone note.
Ricorda: il 69% dei clienti dà la priorità a un venditore chesa ascoltare. Considera gli appunti delle riunioni come un modo per dimostrare attivamente la tua capacità di ascolto.
5 vantaggi chiave di prendere buoni appunti durante le riunioni
Come ho accennato brevemente sopra, i vantaggi di appunti di riunione di alta qualità sono quasi infiniti. Diamo un'occhiata ad alcuni dei principali vantaggi di prendere ottimi appunti durante le riunioni.
1. Aumento della memoria
Nel XIX secolo, unopsicologodi nome Ebbinghaus ha condotto lo studio più famoso sulla ritenzione della memoria, che ancora oggi può essere replicato con precisione. Lo studio dimostra che le persone dimenticano rapidamente la maggior parte delle informazioni che ricevono.
Per quanto riguarda le riunioni, questa non è la situazione ideale. È importante ricordare ciò di cui si è discusso durante la riunione, altrimenti tutto sarà stato inutile. Se si lascia una riunione senza prendere appunti, è molto più probabile dimenticare i punti chiave, le intuizioni e forse anche i punti d'azione. Gli appunti delle riunioni consolidano tutto questo in forma fisica, in modo da poterli consultare in qualsiasi momento.
I punti chiave dello studio di Ebbinghaus rivelano che:
- I ricordi si affievoliscono col tempo
- Dimentichi più della metà in meno di un'ora
- Le cose che hanno un significato sono più facili da ricordare
- Il modo in cui le cose vengono presentate influisce sulla tua capacità di ricordarle (importante per come dovresti strutturare i tuoi appunti delle riunioni!).
- Il modo in cui ti senti in quel momento influisce sulla tua memoria
2. Maggiore chiarezza
Con gli appunti della riunione a portata di mano, sarà molto più facile comprendere argomenti complessi e sentirsi sicuri nei compiti futuri. Appunti ben fatti riassumono chiaramente ciò che è stato discusso, consentendo di rileggerli tutte le volte che è necessario.
3. Responsabilità
Grazie a ottimi appunti delle riunioni, saprai quale membro del team è responsabile di quale attività. Questo aiuta a definire le responsabilità, poiché puoi sempre fare riferimento agli appunti delle riunioni per identificare chi sta facendo cosa.
Con gli strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale, questo concetto viene portato a un livello superiore grazie alla possibilità di registrare e/o trascrivere le riunioni, in modo che tutto il team disponga di una fonte verificabile di verità in materia di responsabilità.
4. Migliorare i follow-up
Che tu stia seguendo i tuoi colleghi o un potenziale cliente, gli appunti delle riunioni ti forniranno una base di riferimento prima della tua prossima riunione. Può trattarsi di qualcosa di semplice come verificare se le scadenze sono state rispettate dall'ultima riunione o di qualcosa di importante come ricordare le esigenze, i desideri e i punti deboli del tuo potenziale cliente.
5. Efficienza
Quando prendi appunti accurati durante le riunioni, non è più necessario riproporre argomenti già trattati nelle riunioni precedenti. Ciò consente di risparmiare tempo ed energia, consentendoti di ottimizzare le riunioni future e andare dritto al punto.
Come prendere appunti durante una riunione
Esistono molti modi diversi per prendere appunti durante una riunione. La cosa più importante è utilizzare un formato coerente e strutturato, in modo da poter consultare facilmente gli appunti in un secondo momento. Ciò consente di risparmiare tempo e aiuta a selezionare le informazioni da includere.
Ecco alcuni dei metodi più diffusi per prendere appunti.
Metodi popolari per prendere appunti
I metodi più diffusi per prendere appunti ti aiutano a decidere cosa dovresti annotare e cosa no. Non solo, ma sono strutturati in modo tale da renderli estremamente facili da consultare e da rileggere.
- Mappa mentale. Questo metodo consiste in una mappa mentale visiva con un argomento centrale che si ramifica in argomenti secondari rilevanti. La mappa mentale aiuta a vedere le connessioni tra i punti chiave in modo estetico.
- Cornell. Gli appunti Cornell sono organizzati in tre sezioni: spunti, appunti e sintesi. Il metodo Cornell viene utilizzato per riassumere gli argomenti principali e annotare le parole chiave ad essi correlate. Il metodo Cornell è ottimo per condensare le idee in modo logico e organizzato.
- Metodo di schematizzazione. Il metodo più comune per prendere appunti, lo schema consiste generalmente in tre frasi: l'argomento principale, un argomento secondario e poi una frase di appunti relativi a entrambi. Questo metodo viene utilizzato quando si desidera una struttura chiara che faciliti la lettura.
- Quadrante. Gli appunti quadrante sono organizzati in quattro sezioni, solitamente classificate in base all'importanza e alla priorità. Prendere appunti quadrante è un ottimo metodo visivo per migliorare il processo decisionale e la gestione del tempo. Gli appunti quadrante offrono una struttura chiara e organizzata da rivedere.
Come prendere appunti durante una riunione digitale
Se desideri digitare gli appunti della riunione, puoi utilizzare uno dei metodi sopra indicati e applicarlo allo strumento che preferisci. Crea un modello in modo da dover solo aprire il file e digitare. Strumenti come Microsoft Word, Google Docs, Evernote o anche Notion possono essere utilizzati per prendere appunti durante la riunione.
Se si tratta di appunti presi di persona, basta aprire il laptop e digitare durante la conversazione. Se invece si tratta di una remote , è consigliabile avere gli appunti su un lato dello schermo e la chiamata sull'altro, in modo da non perdere nulla durante la digitazione. I browser moderni come Google Chrome e Microsoft Edge consentono di dividere lo schermo per rendere possibile tutto ciò.
Come prepararsi per una riunione
Per ottenere il massimo dalla riunione, è necessario avere una direzione chiara e un obiettivo specifico in mente. Preparando tutto in anticipo, potrai garantire il corretto svolgimento della riunione e annotare con maggiore precisione i punti chiave.
In generale, avere un piano rende i tuoi appunti delle riunioni molto più interessanti. Non solo, ma una struttura chiara ti farà risparmiare denaro; si stima che la partecipazione a riunioni non necessarie costi alla tua azienda 25.000 dollari all'anno per ogni partecipante... Lo stesso studio ha rilevato che le aziende con più di 100 dipendenti potrebbero risparmiare oltre 2 milioni di dollari all'anno eliminando le riunioni non necessarie, o oltre 100 milioni di dollari se la tua azienda ha più di 5.000 dipendenti.
Tenendo presente questo, è importante prepararsi adeguatamente per tutti i propri incontri. Vediamo come!
Definire gli obiettivi della riunione
Chiediti: perché stai organizzando questa riunione? Qual è lo scopo? Quale risultato desideri ottenere dalla riunione?
È fondamentale avere degli obiettivi. Il 72% dei professionisti ritiene che fissare obiettivi chiari renda una riunione di successo. Dopotutto, nessuno vuole partecipare e parlare del proprio weekend o del tempo.
Comprensione degli obiettivi dell'incontro renderà molto più facile creare un ordine del giorno in anticipo. Nell'infografica qui sotto, vedrete che avere un ordine del giorno chiaro è un altro elemento chiave per una riunione di successo, insieme ad avere meno persone presenti e stimoli visivi.
Crea l'agenda
Delinea ciò che deve essere discusso e quali punti devono essere trattati per raggiungere gli obiettivi della riunione. In generale, esistono due tipi di riunioni:
- Riunioni ricorrenti. Si tratta di riunioni che si svolgono regolarmente e seguono un modello specifico, ma tendono ad avere punti di discussione variabili. Un esempio potrebbe essere una riunione settimanale che riassume gli sforzi a breve termine di un team.
- Riunioni una tantum. Questo tipo di riunione è più specifico. Per una riunione una tantum, è necessario definire lo scopo, l'ordine del giorno e la durata da zero. Queste riunioni possono essere organizzate per discutere una questione che è emersa o una nuova funzionalità che sta per essere lanciata.
Invia inviti
Invia in anticipo inviti selettivi alle riunioni per dare al tuo team un ampio preavviso. Il pulsante "Invita tutti" non è necessario per ogni riunione. Evitalo come la peste.
Quando invii l'invito, assicurati di includere gli obiettivi e l'ordine del giorno della riunione, in modo che il tuo team sia consapevole del contesto. Questo ti aiuterà a entrare subito nel vivo della questione.
Dovresti anche promuovere una cultura del lavoro puntuale per ridurre al minimo i ritardi. In media, i dirigenti senior sprecano 5 giorni e 19 ore all'anno solo aspettando l'inizio delle riunioni. È pazzesco!
Preparare i materiali
Metti in ordine fatti e cifre e prepara le diapositive e qualsiasi altro materiale che verrà discusso o presentato. Dovrebbe essere ovvio, ma a nessuno piace aspettare durante una chiamata.
Se hai bisogno di preparare il tuo team in anticipo, invia loro il materiale in modo che abbiano tempo sufficiente per esaminarlo prima della riunione. Ricorda che i professionisti dedicano in media 4 ore alla settimana alla preparazione delle riunioni. Fornisci loro solo il materiale essenziale da esaminare e non lasciare tutto all'ultimo minuto se vuoi davvero che qualcuno lo legga.
Come redigere verbali di riunione più efficaci
Per redigere migliori verbali delle riunioni, è necessario essere organizzati, prepararsi in anticipo ed essere attenti per tutta la durata della riunione. Tuttavia, con il passaggio alle videoconferenze, i verbali vengono ora generati da strumenti di trascrizione basati sull'intelligenza artificiale.
Prima di immergerci a capofitto nell'intelligenza artificiale, esaminiamo alcuni punti chiave per migliorare le tue tradizionali capacità di redazione dei verbali:
- Acquisisci le nozioni di base. Inizia annotando le informazioni fondamentali: chi, cosa, dove e quando.
- Riassumi. Riassumi gli argomenti principali discussi, inclusi sia i punti all'ordine del giorno che quelli non all'ordine del giorno, e descrivi lo scopo e gli obiettivi della riunione.
- Identificare i punti d'azione. Registrare tutte le azioni da intraprendere, specificando i compiti, le scadenze e le persone o i team responsabili.
- Citazione. Riporta le citazioni degne di nota parola per parola per evidenziare i concetti chiave.
- Modifica e chiarisci. Modifica e formatta le tue note per renderle più chiare e leggibili. L'uso di modelli può essere utile.
Ricordati di rileggere il verbale per verificare che non ci siano errori e assicurati che sia ben organizzato e facilmente accessibile. Condividilo tempestivamente con i partecipanti e crea un file con un nome chiaro per facilitarne la consultazione. Per le riunioni future, distribuisci i verbali precedenti come promemoria delle discussioni.
Di seguito è riportato un modello di esempio su come redigere un verbale di riunione efficace.
Verbali delle riunioni e IA
I verbali delle riunioni si sono evoluti grazie alle soluzioni efficienti offerte dai progressi nell'intelligenza artificiale. Dalla trascrizione delle parole pronunciate in testo al riassunto automatico dei punti chiave, l' l'intelligenza artificiale semplifica il processo di redazione dei verbali, consentendo di risparmiare tempo e migliorare la precisione.
La sua capacità di organizzare e classificare le informazioni migliora la produttività all'interno del team e consente di riallocare il budget destinato alla redazione dei verbali.
A seconda dello strumento utilizzato, è possibile fornire all'IA un modello di verbale di riunione e farlo compilare automaticamente dopo ogni riunione.
Se utilizzi tl;dv, ad esempio, l'IA fornisce anche dei timestamp che ti consentono di saltare alla registrazione e rivedere i punti chiave.
Modelli di verbali di riunione
I verbali delle riunioni forniscono una documentazione storica delle riunioni e fungono da livello di responsabilità per le decisioni future. Sono trasparenti, aiutano a prevenire malintesi e contribuiscono alla risoluzione delle controversie.
È una buona idea avere a portata di mano un modello per i verbali delle riunioni, in modo da poterli compilare rapidamente e facilmente durante la conversazione. In alternativa, come menzionato sopra, è possibile inserire questo modello in uno strumento di intelligenza artificiale a propria scelta per produrre i verbali delle riunioni.
Sono disponibili diversi modelli di verbali di riunione tra cui scegliere:
Modello tradizionale di verbale di riunione
- Dettagli. Qual è il luogo, l'ora e la data?
- Partecipanti. Chi ha partecipato alla riunione?
- Ordine del giorno. Qual era l'ordine del giorno della riunione?
- Punti chiave. Quali punti chiave sono stati sollevati e discussi? Cosa è stato detto al riguardo?
- Decisioni. Qualidecisioni sono state prese durante la riunione?
- Azioni da intraprendere. Qual era l'invito all'azione? Cosa succederà dopo?
- Attività di follow-up. Ci sono attività immediate che devono essere completate a seguito della riunione?
Modello di verbale della riunione operativa
- Dettagli. Qual è il luogo, l'ora e la data?
- Partecipanti. Chi ha partecipato alla riunione?
- Compiti identificati. Quali compiti sono stati identificati a seguito della discussione?
- Responsabili assegnati. Chiè stato assegnato a questi compiti?
- Scadenze. Quando deve essere completato il compito?
- Aggiornamenti. Quali progressi sono stati compiuti dall'ultima riunione?
- Ostacoli. C'era qualcosa che impediva il progresso? Di cosa si trattava e come è possibile affrontarlo in modo efficace?
Verbali delle riunioni. La rovina dell'esistenza di ogni impiegato. Il compito tanto temuto, ma in qualche modo essenziale, che trasforma dipendenti altrimenti spensierati in scribacchini accigliati, che cercano freneticamente di stare al passo con qualsiasi monologo pieno di gergo del loro capo.
Modelli di agenda per riunioni iniziali
Una riunione iniziale è l'incontro ufficiale che dà il via a un progetto. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da una nuova attività commerciale al lancio di una nuova funzionalità. La riunione consiste in discussioni su obiettivi specifici, tempistiche, aspettative e potenziali ostacoli che potrebbero presentarsi.
Modelli di agenda per il kick-off possono aiutarti a orientarti nelle fasi iniziali cruciali di un progetto e a tracciare il percorso per una riunione di avvio di successo. Ecco alcuni esempi:
Modelli di base per l'avvio
Online puoi trovare molti altri modelli di riunioni iniziali. Ne abbiamo raccolti alcuni particolarmente validi che ti invitiamo a consultare. Sono un po' più approfonditi e possono essere seguiti in modo rigido o flessibile, a seconda delle tue esigenze.
Il seguente modello di agenda per la riunione iniziale è un ottimo strumento per pianificare il tuo primo incontro. Entrambi sono eccellenti, quindi scegli quello più adatto a te e alla tua attività.
Altri modelli di note e verbali di riunione
È possibile trovare modelli di verbali di riunione ovunque sul web. Ecco alcuni siti da cui iniziare:
- Microsoft. Offrono tantissimi modelli per i verbali delle riunioni che puoi utilizzare gratuitamente.
- ClickUp. ClickUp offre una vasta gamma di modelli di note di riunione da utilizzare, ordinati in base ai diversi tipi di riunione, tra cui riunioni individuali, riunioni ricorrenti e verbali di riunione.
- Canva. Canva offre un'ampia selezione di modelli di appunti per riunioni ben progettati. È possibile scegliere tra decine di stili diversi.
- Zapier. Zapier offre 7 modelli di note di riunione tra cui scegliere, inclusa una descrizione dettagliata di come utilizzare ciascuno di essi.
- 101planners. Qui sono disponibili molti altri modelli per appunti di riunioni, verbali di riunioni e praticamente tutto ciò che sta in mezzo.
Come organizzare gli appunti delle riunioni per ottenere la massima efficienza
Organizza efficacemente organizzare i propri appunti è fondamentale per stabilire una comunicazione chiara sia internamente che esternamente. Pensateci in questo modo: a cosa servono gli appunti delle riunioni se non potete usarli? Dovete organizzarli in modo tale che siano facilmente accessibili e che le informazioni in essi contenute siano rapide e facili da assimilare.
I team di vendita che organizzano i propri appunti delle riunioni sono in grado di conservare meglio le informazioni fondamentali relative ai potenziali clienti. I legami instaurati saranno più solidi, poiché i potenziali clienti si sentiranno ricordati e riconosciuti, anziché essere solo un altro nome sui registri. L'utilizzo degli appunti delle riunioni è il motivo principale per cui li si redige.
Segui questi 4 passaggi per organizzare gli appunti delle riunioni e non potrai sbagliare:
- Sii conciso. Scrivi appunti brevi, chiari e diretti.
- Collabora. Condividi le tue idee con gli altri membri del team e prendete appunti insieme.
- Riassumi immediatamente. Non dimenticare mai di riassumere i tuoi appunti quando la riunione volge al termine. Se aspetti troppo a lungo, dimenticherai le informazioni chiave.
- Sii coerente. Scegli un formato per prendere appunti e seguilo; non vorrai certo ritrovarti con appunti disorganizzati.
Con gli strumenti di intelligenza artificiale sopra elencati, il lavoro di ricerca è già fatto. Non solo gli appunti sono facilmente accessibili (basta cercare una parola chiave), ma vengono inviati direttamente dove ti servono... nel tuo CRM!
CRM: archiviazione ideale delle note
I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono facili da collegare ad altre app, come la posta elettronica o i software di contabilità, grazie ai loro strumenti e integrazioni integrati. Ciò significa che le aziende possono condividere condividere i dati, automatizzare le attività e offrire un'esperienza fluida ai propri team interni.
Ciò significa anche che fungono da archivio per tutti i dati dei clienti raccolti, compresi quelli relativi alle riunioni registrate. Ora, il team di assistenza clienti, il team di vendita e il team di ricerca sugli utenti possono accedere alle informazioni relative allo stesso cliente dallo stesso posto. Ciò include le chiamate di vendita, le chiamate di assistenza clienti, le interviste agli utenti e praticamente qualsiasi altra interazione che il cliente ha avuto con la tua azienda. In breve, diventando un esperto dei tuoi clienti grazie all'organizzazione efficiente dei tuoi appunti delle riunioni.
Scegliendo di farlo con un CRM, porterai benefici all'intera azienda e metterai in primo piano i principi incentrati sul cliente. Senza contare che basta un solo clic per sincronizzare Google Meet direttamente con il CRM che preferisci!
Non perdetevi questo consiglio fondamentale per archiviare gli appunti delle riunioni con la massima efficienza.
Come conservare gli appunti delle riunioni
Se continui a scrivere a mano gli appunti delle riunioni, le cose possono diventare rapidamente disordinate. Digitarli richiede un passaggio in più, ma potrebbe valerne la pena, così potrai archiviarli sul tuo computer e averli sempre con te ovunque tu vada.
Se digiti i tuoi appunti, è più facile farlo perché dovrai scegliere una posizione per il file quando salvi il documento. Puoi archiviare i tuoi appunti digitati in cartelle utilizzando lo strumento che preferisci: MS Word, Google Docs o Evernote.
Accessibilità
La cosa più importante nella conservazione delle note delle riunioni è che siano accessibili a te e al tuo team quando necessario.
Il posto migliore dove conservare i tuoi appunti o verbali è una piattaforma online centralizzata a cui chiunque nella tua organizzazione possa accedere in qualsiasi momento.
Se utilizzi un sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale per prendere appunti durante le riunioni, puoi sincronizzarli con il tuo CRM e trasferirli immediatamente dopo ogni riunione. Ciò ti consente di risparmiare tempo ed energia e garantisce che i tuoi appunti siano al sicuro.
È perfetto per i team di vendita, i team di assistenza clienti o i ricercatori che desiderano archiviare le note relative a ciascun cliente insieme agli altri dati. Ciò è particolarmente vero se le note delle riunioni includono anche filmati con indicazione dell'ora per rivedere rapidamente i momenti salienti della chiamata. Avrai tutto, da tutti i team, in un unico posto.
Coerenza
Un altro aspetto fondamentale nella conservazione degli appunti delle riunioni è la coerenza. Abbiamo già accennato alla necessità di mantenere lo stesso formato, in modo che quando siutilizzano gli appunti sia facilissimo trovare ciò che si sta cercando. E questo vale anche per l'intera azienda.
L'altra cosa importante è che siano tutti archiviati insieme sulla stessa piattaforma. L'ultima cosa di cui hai bisogno è avere alcuni appunti su carta, altri su Google Docs e altri ancora su Salesforce. È necessario che ci sia coerenza nella formattazionee nella posizione di archiviazione.
Rendilo una priorità per tutti i verbali delle riunioni.
Come condividere gli appunti delle riunioni
Come discusso in precedenza, l'aspetto fondamentale delle note delle riunioni è che devono essere accessibili al tuo team quando ne ha bisogno. Sebbene archiviarle in modo efficiente sia un modo per farlo, puoi anche condividerle al termine della riunione.
Prima di condividerli, assicurati che siano pronti per essere visti da altre persone. Gli appunti presi durante una conversazione possono essere disordinati o contenere errori di battitura. Ritocca leggermente e poi inviali ai tuoi colleghi.
A seconda di dove hai salvato le tue note, ci sono diversi modi per condividerle. Google Docs ed Evernote includono entrambi un pulsante "Condividi" che ti consente di inviare le tue note tramite e-mail (o copiare il link). Per MS Word, dovrai salvare il file e inviarlo tramite e-mail o un canale di comunicazione.
Come accennato in precedenza, è anche una buona idea avere un archivio centrale in cui conservare gli appunti e comunicare ai colleghi dove si trova. In questo modo, non dovranno fare affidamento su di te per ricordarti di inviare gli appunti. Potranno trovarli rapidamente da soli.
Se hai utilizzato un programma di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale come tl;dv, saprai che è possibile taggare i tuoi colleghi direttamente nelle note. Questi riceveranno un'e-mail (o un messaggio Slack) con un collegamento ipertestuale che li porterà immediatamente al momento esatto della registrazione della riunione che li riguarda. Questo rende la condivisione delle note incredibilmente semplice.
Seguito dopo una riunione
Al termine di una riunione, è buona norma inviare un follow-up ai partecipanti per garantire chiarezza sui punti chiave e sulle scadenze. In questo modo tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda e avranno la possibilità di vedere tutto nero su bianco, aumentando la responsabilità.
Sebbene sia possibile farlo manualmente, è consigliabile condividere gli appunti della riunione con i partecipanti in modo che possano avere una panoramica generale dell'intero incontro, compreso un breve riassunto e tutti i punti salienti.
Gli appunti generati dall'intelligenza artificiale vengono spesso inviati automaticamente a tutti i partecipanti alla riunione al termine della stessa. In pratica, questo significa che il follow-up viene fatto automaticamente! I partecipanti possono rivedere la riunione, leggere la trascrizione o dare un'occhiata al riassunto e agli appunti generati dall'intelligenza artificiale, passando alle parti specifiche della riunione tramite i timestamp. Questo è il modo più efficiente per dare seguito a una riunione, poiché include tutto, dal breve riassunto alla riunione completa.
I migliori strumenti per prendere appunti durante le riunioni
Gli strumenti per prendere appunti sono numerosi e per una buona ragione: funzionano! Memorizzare le informazioni durante le riunioni di lavoro è fondamentale e non è mai stato così facile come adesso.
Rispetto agli appunti scritti a mano, gli strumenti per prendere appunti offrono un'organizzazione, un'accessibilità e un'integrazione eccellenti. È possibile inviare facilmente le proprie idee agli strumenti di lavoro, semplificando il flusso di lavoro e automatizzando una serie di attività che richiedono molto tempo. È anche possibile collaborare con i colleghi con pochi clic.
Dai un'occhiata qui sotto per scoprire alcuni dei migliori strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale disponibili sul mercato.
Appuntatori AI
ChatGPT è ampiamente considerato come il capostipite degli strumenti tecnologici basati sull'intelligenza artificiale, ma ora esistono tantissimi strumenti che integrano la tecnologia GPT per migliorare in modo specifico la presa di appunti. Ciò significa che è possibile aggregare e analizzare grandi quantità di dati in pochi istanti, compresi quelli raccolti durante le riunioni virtuali.
È anche importante sottolineare che gli strumenti di intelligenza artificiale sono estremamente accurati. Anche se probabilmente non saranno mai precisi al 100%, lo stesso vale per gli esseri umani! La gamma sempre più ampia di potenti software di trascrizione sta attirando l'attenzione di tutto il settore SaaS.
Alcuni dei migliori programmi di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale includono:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
In questo confronto tra tl;dv e Fireflies.ai, entrambi si distinguono per la loro capacità di fornire trascrizioni dettagliate, riassunti concisi e una vasta gamma di integrazioni.
Tuttavia, nonostante le loro somiglianze, esistono delle differenze distinte che
Fathom ha fatto parlare di sé ed è stato definito il "notetaker gratuito". Eravamo curiosi di sapere come si comportava rispetto a tl;dv quando veniva usato dai team, e siamo rimasti un po' delusi...
Utilizzo di Evernote o Google Docs
Gli strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale non sono adatti a tutti. Alcune persone preferiscono strumenti gratuiti che consentono di scrivere manualmente le note.Ilmotivo è irrilevante: l'importante èil modo in cui lo si fa.
Per prima cosa, scegli come formattare i tuoi appunti delle riunioni. Puoi scorrere verso l'alto per vedere i nostri consigli al riguardo, ma la chiave è scegliere una struttura e attenersi ad essa. Utilizza un modello preesistente o creane uno tuo, ma salva questo file in modo da poterlo riutilizzare per ogni riunione di cui devi prendere appunti.
Una volta sistemato tutto, inizia la riunione e apri l'app che preferisci: Evernote o Google Docs. Puoi dividere lo schermo in modo da poter scrivere i tuoi appunti e partecipare alla riunione contemporaneamente. Entrambe le app consentono una collaborazione senza interruzioni, il che significa che tecnicamente puoi prendere appunti sullo stesso documento di un collega esattamente nello stesso momento. Si tratta di un'idea interessante se si dividono le responsabilità relative alla presa di appunti, consentendo a tutti di partecipare in modo equo alla conversazione.
Se desideri vedere le modifiche, puoi andare alla Cronologia revisioni in Google Docs per visualizzare le versioni precedenti del documento. La Cronologia note di Evernote svolge la stessa funzione.
Se non vuoi modificare direttamente il contributo del tuo collega, puoi lasciare un commento, anche taggandolo. In questo modo si crea un dialogo accanto alle note in cui è possibile dialogare e chiarire alcuni punti.
Infine, se desideri esportare le tue note, entrambe le app consentono l'esportazione in un'ampia gamma di tipi di file, incluso il PDF.
Utilizzo degli strumenti di documentazione per prendere appunti
Sebbene Evernote, Google Docs o la vasta gamma di app per prendere appunti basate sull'intelligenza artificiale siano ottimi punti di partenza, gli strumenti di documentazione stanno diventando una destinazione sempre più popolare per gli appunti delle riunioni.
Il motivo principale per cui strumenti di documentazione come Notion e Asana sono preferiti per prendere appunti è che sono archivi centralizzati di informazioni. Puoi conservare tutti i tuoi appunti delle riunioni in un unico posto facilmente accessibile. Ciò rende più comodo per tutto il tuo team trovare ciò che cerca in un unico posto.
Prendere appunti su Notion o Asana
Sebbene esistano molti altri strumenti di documentazione, Notion e Asana sono due dei più conosciuti. Archiviando qui gli appunti delle riunioni, tutto il team potrà accedervi ogni volta che ne avrà bisogno. Si tratta di un ottimo modo per migliorare la responsabilità e la chiarezza in generale.
Un altro ottimo motivo per prendere appunti su Notion o Asana è che sono dotati di modelli predefiniti per gli appunti delle riunioni. È possibile risparmiare tempo ed energia utilizzando i loro modelli gratuitamente. Proprio come con Evernote e Google Docs, è possibile anche collaborare in tempo reale. Entrambi gli strumenti offrono numerose integrazioni, consentendo di sincronizzarli con i calendari per le riunioni programmate e con le piattaforme di comunicazione per facilitare la condivisione degli appunti.
Per quanto riguarda Asana in particolare, puoi facilmente convertire le azioni da intraprendere o le attività di follow-up dagli appunti delle riunioni in attività concrete all'interno di Asana. Assegnale ai membri del team, imposta le scadenze e monitora i progressi in pochi istanti.
Se stai prendendo appunti durante una riunione tramite Google Meet, puoi sincronizzarli con Notion con un solo clic. Allo stesso modo, puoi sincronizzare i tuoi appunti con Asana con la stessa facilità.
Rivoluziona i tuoi appunti delle riunioni
Prendere appunti è fondamentale per comprendere e ricordare le informazioni critiche. È un'abilità fondamentale che offre molti vantaggi, dall'aumento dell'efficienza al miglioramento della produttività e della collaborazione all'interno del team. La sua importanza non può essere sottovalutata.
Tuttavia, con l'evoluzione della tecnologia, gli strumenti di intelligenza artificiale sono diventati alleati indispensabili che aiutano ad automatizzare l'intero processo, risparmiando lavoro manuale, tempo e denaro. Ti danno la libertà di concentrarti sulla costruzione di relazioni autentiche con i potenziali clienti, piuttosto che distrarti cercando di ricordare i punti chiave.
Non dimenticare mai: è bello sapere come prendere appunti, ma non serve a niente se non riesci a organizzarli in modo efficiente. Senza un approccio sistematico per classificare gli appunti delle riunioni e garantirne l'accessibilità, non puoi sfruttare il vero potenziale dei tuoi appunti.
In sostanza, prendere appunti, se abbinato alla tecnologia AI e a un'organizzazione efficace, diventa una risorsa formidabile che ti aiuta a lavorare in modo più intelligente, non più duro.
