회의에서는 놀라운 일이 일어날 수 있습니다. remote , 하이브리드든 대면이든, 회의는 종종 놀라운 아이디어가 형성되고, 인큐베이팅되어 다음 다음 - 큰 - 일! 이러한 마법 같은 순간을 놓치지 않으려면 회의록을 작성하는 방법을 아는 것이 필수적입니다.
이 회의록 가이드에서 확인할 수 있는 내용
하지만 늦은 밤 친구들과 나누는 심오한 대화처럼, 작은 보석 같은 통찰력, 창의력과 천재성의 불꽃 같은 것들은 머릿속의 미로 속에서 길을 잃기 쉽습니다. 특히 복잡하고 기술적이거나 상세한 정보에 관해서는 우리의 기억은 신뢰할 수 없습니다. 회의의 핵심 요점이나 행동 포인트를 메모하지 않으면 유익한 통찰력을 모두 허공에 날려버릴 위험이 있습니다.
아무도 원하지 않습니다. 회의를 문서화하지 않는 것은 인사이트를 수집, 저장, 공유할 수 있는 기회를 놓치는 것입니다. 회의록이 필요하고, 좋은 회의록이 필요합니다. 가장 중요한 것은 회의록을 작성하는 멋진 방법 회의록을 작성하는 멋진 방법이 필요합니다!
종이 패드에 메모를 적었다가 영원히 잃어버리는 일은 이제 그만하세요. 무작위로 정보를 캡처했지만 맥락을 잊어버리거나 조직 전체에서 인사이트를 공유하는 방법을 모르는 일은 이제 그만하세요.
어떻게 메모를 할 수 있는지 설명해 드리겠습니다:
- 풍부한 컨텍스트
- 낮처럼 맑음
- 효율적인 캡처
- 검색 가능
- 미팅에 연결
- 투명
- 민주화
- 누구나 즉시 액세스 가능
하지만 시작하기 전에...
회의록이란 무엇인가요?
회의록은 회의에서 논의되고 결정된 내용에 대한 공식적인 서면 기록입니다. 회의록은 회의 참가자와 불참한 이해관계자 모두가 같은 정보를 공유할 수 있도록 도와줍니다. 회의록에는 결정된 사항, 도달한 결론, 얻은 인사이트가 요약되어 있어야 합니다. 가장 중요한 것은 회의에서 도출된 조치 사항을 문서화해야 한다는 점입니다.
간단해 보이시죠? 하지만 올바른 방법으로 사용하는 방법을 알고 있을 때만 가능합니다.
기존에는 회사에서 한 사람이 회의록을 작성하는 업무를 맡는 것이 일반적이었습니다. 이 사람은 수동적인 경청자이자 효율적인 타이핑을 하는 사람이었습니다. 이들은 회의 내용을 수집하고 올바른 형식으로 입력한 다음 관련 이해관계자들과 공유하는 일을 담당했습니다.
요즘은 누구나 노트 필기에 대한 책임감을 요구받을 수 있습니다. 기술의 발달로 회의록 작성 방식이 간소화되고 개선되었습니다. 여전히 수기 메모로 회의록을 작성하는 분들도 계시지만, 이제는 Zoom 노트테이커 앱이나 Google Meet 노트테이커 애드온 등 온라인으로 회의록을 작성하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.
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기억해야 할 핵심은 문맥, 명확성, 정확성 및 투명성에 관한 것입니다. 이렇게 하면 중요한 요점을 놓치는 일이 없고, 말과 의미에 대한 오해가 생기지 않습니다.
메모를 할 때는 최대한 간결하게 작성하는 것이 중요합니다. 즉, 회의에서 논의된 핵심 사항만 기록하고 관련성이 없는 내용은 빼야 합니다.
회의록은 누구나 쉽게 논의된 내용을 다시 살펴볼 수 있어야 하며, 이를 통해 행동 요령과 학습 내용을 상기할 수 있어야 합니다.
대면 회의록을 작성하는 방법
대면 회의에서는 노트 필기가 조금 더 어려울 수 있습니다. 다시 되돌릴 수 있는 녹음이 거의 없고, 가상 회의 소프트웨어를 사용할 수 없기 때문입니다. 하지만 걱정하지 마세요! 대면 노트 필기 실력을 한 단계 끌어올릴 수 있는 팁이 많이 있습니다.
좀 더 쉽게 이해할 수 있도록 단계별 가이드로 세분화했습니다:
1. 누가, 무엇을, 어디서, 언제 등 기본 사항을 기록하는 것부터 시작하세요.
당연한 일처럼 보일 수 있지만 기본적인 정보를 먼저 적어 두는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 노트에 구조를 부여하고 중요한 세부 사항을 놓치지 않는 데 도움이 됩니다. 참석자, 회의 날짜와 시간, 회의 장소를 기록하세요.
2. 회의에서 논의된 내용에 대한 간략한 개요를 기록합니다.
다시 말하지만, 불필요해 보일 수도 있지만 회의에서 논의되는 주요 주제에 대한 간략한 개요를 적어두는 것이 중요합니다. 공식 안건을 복사하고 논의된 안건이 아닌 항목에 대한 정보도 추가하세요. 이러한 주제를 논의하는 이유와 회의가 끝날 때까지 달성해야 할 목표 등 회의의 목적을 간략하게 설명하는 것으로 시작하는 것이 좋습니다.
3. 회의에서 취해야 할 조치를 기록합니다.
이는 모든 사람이 언제까지 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 하기 때문에 회의록 작성에서 가장 중요한 부분입니다. 작업 포인트와 마감일을 기록할 때는 최대한 구체적으로 적고, 각 포인트를 특정 사람이나 팀에 할당할 수 있는지 확인하세요.
4. 주요 인용문 전사하기
회의에서 특별히 기억에 남거나 중요한 발언이 있다면 회의록에 그대로 옮겨 적으세요. 이렇게 하면 참석자의 말로 통찰력을 표현하여 토론의 본질을 파악하는 데 도움이 됩니다.
5. 필요에 따라 회의록 편집 및 서식 지정
위의 모든 정보를 기록했으면 이제 필요에 따라 회의록을 편집하고 서식을 지정할 차례입니다. 템플릿을 사용할 수도 있습니다(이 글 하단에 몇 가지 템플릿을 추가해 두었습니다!).
오타나 오류가 없는지 회의록을 교정하고 읽기 쉽고 이해하기 쉬운 형식으로 작성하세요. 세부 사항을 다시 확인해야 하는 경우, 참여한 다른 사람에게 물어보되 그 사람도 잊어버리기 전에 재빨리 확인하세요.
여기까지입니다!
그런 다음 필요에 따라 회의록을 저장, 인쇄 또는 공유할 수 있습니다. 어느 곳에 저장하든 비교적 체계적인 방식으로 저장해야 하며, 필요한 사람이 적시에 올바른 문서를 찾을 수 있도록 명명 규칙을 설정해 두는 것이 좋습니다(필요한 사람이 적시에 찾을 수 있도록).
이 최초 미팅 이후에 진행되는 모든 미팅의 경우, 참석자들이 무슨 일이 있었는지 상기할 수 있도록 이전 미팅록을 참석자들에게 공유했는지 확인하세요.
가상 회의에 회의록 작성하기
가상 회의의 경우에도 이러한 단계를 따를 수 있지만 다행히도 훨씬 더 쉬운 방법이 있습니다!
전체 통화가 녹음되어 있는 상황에서 한 사람이 가상 회의의 내용을 일일이 기록하는 것은 의미가 없습니다. 이는 효율적인 시간 사용이 아닙니다. 모든 참가자가 가상 회의 자체 내에서 자신과 관련된 요점과 행동 요령을 적도록 하면 간과할 위험이 없습니다.
바로 이때 tl;dv와 같은 도구가 유용합니다. 이 AI 노트 필기 도구는 Zoom, Google Meet 또는 MS Teams에 통합되어 회의에서 회의록을 자동으로 생성합니다. 맞습니다. 사람의 개입이 전혀 필요 없습니다.
특정 순간을 수동으로 강조하고 싶다면 수동으로 제어할 수 있는 tl;dv의 미팅 모멘트 기능을 활용하면 되고, 그렇지 않다면 회의에 집중하면 됩니다.
회의가 끝나면 브라우저의 새 탭에 해당 회의에 대한 AI 노트가 표시됩니다.
미리 설정해 두었다면 모든 회의 참가자에게도 해당 회의 노트가 전송됩니다.
'물어보기' 기능을 사용하면 AI를 활용하여 회의에서 인사이트를 추출하거나, 요약을 요청하거나, 누군가 고양이에 대해 언급한 순간을 AI에게 알려달라고 요청할 수 있습니다.
회의록 작성에 tl;dv를 사용할 때의 이점
AI 활용
tl;dv는 AI의 힘을 활용하여 회의록 작성이라는 일상적인 작업을 매우 효율적이고 통찰력 있는 프로세스로 전환합니다.
이 AI 회의 도우미는 팀의 토론 내용을 녹음, 전사, 요약할 뿐만 아니라 모든 대화의 핵심을 지능적으로 포착합니다.
각 발표자를 인식하고 참가자의 이름을 정확하게 태그함으로써 tl;dv는 어떤 세부 사항도 놓치지 않도록 보장합니다. 또한 맞춤형 주제 추적기를 만들고 주제별 클러스터 노트를 생성하는 기능은 검토 프로세스를 간소화하여 팀이 가장 관련성이 높은 인사이트를 바로 찾아낼 수 있게 해줍니다.
tl;dv는 사용자가 회의에 대해 무엇이든 질문하고 여러 회의 인사이트를 도출할 수 있도록 하여 회의 경험을 향상시켜 토론의 잠재력을 최대한 활용하고자 하는 기업에게 없어서는 안 될 도구입니다.
타임 스탬프
tl;dv는 정확한 트랜스크립션을 제공할 뿐만 아니라, 녹음된 통화에 타임스탬프 형태로 회의록을 첨부할 수 있습니다.
이 기능은 토론의 특정 시점을 다시 참조해야 하거나 특정 순간을 다른 사람들과 공유하고 싶을 때 매우 유용합니다. 더 좋은 점은 관리자나 상사가 아니어도 누구나 이 기능에 액세스할 수 있으며, 관련성과 맥락을 위해 자신만의 타임스탬프를 만들 수 있다는 것입니다. 이 기능은 다음 두 가지 용도로 사용할 수 있습니다. Zoom 타임스탬프 기록 및 Google Meet 타임스탬프.
타임스탬프는 통화 중인 모든 사람에게 실시간으로 표시됩니다. 나중에 타임스탬프를 보려면 녹화된 회의의 링크를 방문하기만 하면 됩니다. 타임스탬프가 트랜스크립션과 함께 표시되므로 스크롤하여 관련 섹션을 쉽게 찾을 수 있습니다.
타임스탬프를 수동으로 추가하고, 특정 이슈에 플래그를 지정하거나 다른 회의에서 다시 살펴볼 만한 내용을 강조 표시하고 싶을 때 언제든지 추가할 수 있습니다. 이렇게 하려면 tl;dv 하이라이트 인터페이스에 회의록이나 노트를 입력하기만 하면 됩니다. 타임스탬프가 회의록에 추가되고 비디오 북마크 기능을 합니다.
태그 지정
태그 지정은 다른 사람들을 위해 회의의 중요한 부분을 강조 표시할 수 있는 tl;dv의 또 다른 훌륭한 기능입니다. 이 기능은 회의에 참석하지 못한 사람과 회의록을 공유해야 할 때 특히 유용합니다.
미팅에 있는 누군가를 태그하려면 tl;dv 인터페이스에 @를 입력한 다음, 루핑하려는 동료의 이름을 입력하기만 하면 됩니다. 녹화의 특정 순간으로 이동하여 '타임스탬프 추가'를 클릭한 다음 동일한 작업을 수행하여 소급하여 이러한 태그를 추가할 수도 있습니다.
동료의 의견이나 인식이 필요한 이유를 요약하는 짧은 댓글을 작성하는 것도 좋은 방법입니다. 동료는 특정 통화 순간에 태그되었다는 사실을 알려주는 이메일을 받게 됩니다. 태그가 지정된 섹션은 회의록에서 강조 표시되어 다른 사람들이 쉽게 찾을 수 있습니다.
다국어
tl;dv는 30개 이상의 언어로 노트를 번역할 수 있습니다. 나중에 모든 사람이 자신의 언어로 회의 노트에 액세스할 수 있으므로 국제 비즈니스 미팅을 손쉽게 진행할 수 있습니다.
비동기 친화적
예를 들어 tl;dv를 사용하여 회의록을 디지털 방식으로 작성하는 경우의 주요 차이점 중 하나는 실시간 참석의 필요성이 줄어든다는 점입니다. 회의록을 작성하기 위해 회의에 참석할 필요가 없습니다. 회의록을 쉽게 추가할 수 있습니다.
두 명의 이해관계자가 급하게 회의를 해야 하는데 다른 이해관계자가 참석할 수 없는 경우에도 걱정하지 마세요! 녹취와 녹취록을 통해 어떤 내용도 놓치지 마세요.
통합
tl;dv는 Slack, Google 문서도구, HubSpot, Salesforce 와 같은 여러 인기 도구 및 CRM과 통합됩니다. 이를 통해 회의록을 수동으로 추가할 필요 없이 다른 사람들과 빠르고 쉽게 공유할 수 있습니다.
연동을 설정하려면 tl;dv 인터페이스에서 '연동' 버튼을 클릭하고 사용하려는 도구를 선택하기만 하면 됩니다. 안내에 따라 tl;dv를 계정에 연결하면 모든 설정이 완료됩니다!
예를 들어, 화상 회의 도구와 회의록 작성기를 HubSpot 및 Salesforce 과 같은 CRM 시스템과 통합하면 여러 가지 이점이 있습니다:
시간 절약
더 이상 같은 프로젝트를 진행하는 여러 팀원으로부터 업데이트를 받기 위해 여러 번 미팅을 예약하고 참석할 필요가 없습니다. tl;dv 비디오 미팅과 회의록 작성 기능의 통합으로 전체 회의의 녹화본과 핵심 사항 및 실행 항목을 한 곳에서 볼 수 있습니다. 즉, 불필요한 회의에 참석하지 않고 필요할 때 빠르게 업데이트를 받아 시간을 절약할 수 있습니다.
또한 메모를 작성하거나 세부 정보를 CRM으로 전송하는 데 많은 시간을 할애할 필요가 없습니다. 클릭 한 번으로 동영상 클립과 타임스탬프를 협업 플랫폼으로 가져와서 팀원들과 언제든지 통화, 녹취록, 타임스탬프에 액세스할 수 있습니다.
더 나은 고객 서비스
CRM에 고객 데이터와 함께 저장된 화상 회의 및 회의록을 통해 고객 서비스 팀은 고객에게 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다. 모든 문의에 답변하고, 효과적으로 후속 조치를 취하고, 문제를 처리하고, 일반적으로 5성급 서비스를 제공하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.
투명성 및 책임성 향상
화상 회의와 회의록 작성을 CRM 시스템에 통합하면 조직 내 투명성과 책임성을 향상시킬 수 있습니다. 모든 팀원이 회의 녹화본을 볼 수 있어 후속 조치를 취하기가 더 쉬워지기 때문입니다. 또한, 이 통합을 통해 프로젝트와 작업의 진행 상황을 추적하고 개선이 필요한 부분을 파악할 수 있습니다.
팀 협업 개선
화상 회의와 회의록을 CRM 시스템에 통합하면 팀 협업도 개선됩니다. 팀원들이 회의 녹화와 회의록을 서로 공유할 수 있게 되어 프로젝트에서 함께 작업하기가 더 쉬워지기 때문입니다. 또한, 이러한 통합을 통해 팀원들이 서로의 업무에 대한 최신 정보를 더 쉽게 파악할 수 있습니다(예: 동료가 OOO인데 다른 사람이 개입해야 하는 경우).
회의록 템플릿
레벨 1: 간단한 회의록 템플릿
간단한 회의의 경우 또는 회의 기록을 추가로 서면으로 보완하고 싶으시다면 이 간단한 템플릿을 추천합니다.
이 템플릿을 다운로드하고 싶으신가요? 사용 가능한 모든 형식은 다음과 같습니다:
- Google 스프레드시트 회의록 템플릿입니다. 이 템플릿을 복사해 Notion, Evernote, Google 문서 도구 등 자주 사용하는 노트 필기 도구로 옮기세요.
- PDF (.pdf) 템플릿.
- Microsoft Excel (.xlsx) 템플릿.
- 쉼표로 구분된 값 스프레드시트 (.csv) 템플릿.
- 오픈도큐먼트 스프레드시트 (.ods) 템플릿.
레벨 2: 중급 회의록 템플릿
이 회의 템플릿은 다음 단계와 이러한 단계를 담당하는 사람에 초점을 맞추고 있습니다. 참고할 수 있는 추가 정보로는 기대치와 마감일이 있습니다.
이 템플릿을 다운로드하고 싶으신가요? 사용 가능한 모든 형식은 다음과 같습니다:
- Google 스프레드시트 회의록 템플릿입니다. 이 템플릿을 복사해 Notion, Evernote, Google 문서 도구 등 자주 사용하는 노트 필기 도구로 옮기세요.
- PDF (.pdf) 템플릿.
- Microsoft Excel (.xlsx) 템플릿.
- 쉼표로 구분된 값 스프레드시트 (.csv) 템플릿.
- 오픈도큐먼트 스프레드시트 (.ods) 템플릿.
레벨 3: 강력한 회의록 템플릿
모든 기본 사항을 다루고 싶다면 강력한 회의록 템플릿을 선택하는 것이 좋습니다.
이 템플릿을 다운로드하고 싶으신가요? 사용 가능한 모든 형식은 다음과 같습니다:
- Google 스프레드시트 회의록 템플릿입니다. 이 템플릿을 복사해 Notion, Evernote, Google 문서 도구 등 자주 사용하는 노트 필기 도구로 옮기세요.
- PDF (.pdf) 템플릿.
- Microsoft Excel (.xlsx) 템플릿.
- 쉼표로 구분된 값 스프레드시트 (.csv) 템플릿.
- 오픈도큐먼트 스프레드시트 (.ods) 템플릿.
우수한 회의록은 더 나은 후속 조치를 의미합니다.
대기업과 기업에서 전통적으로 중요한 회의가 있을 때 항상 회의록을 작성하는 사람을 지정한 데에는 그만한 이유가 있습니다.
논의된 내용에 대한 후속 조치를 취할 수 있으면 모호함과 건망증의 위험을 없애면서 모든 사람이 일관성을 유지하고 집중하는 데 도움이 됩니다. 효과적인 회의록의 장점은 후속 조치에 있기 때문에 tl;dv는 모든 규모의 비즈니스를 위한 간단한 비동기식 후속 조치 도구로 작동합니다.
생산성을 높이고 더 나은 결과를 얻고 싶다면 다음 회의에서 보다 효과적으로 회의 시간을 활용하세요. 최소한의 노력으로 많은 추가 혜택을 얻을 수 있는 tl;dv와 같은 도구를 사용하세요!
그럼... 멋진 회의록을 작성할 준비가 되셨나요?
