업무 효율성을 개선하는 방법에 대한 전략

직장에서 더 효율적으로 일할 수 있다고 생각하시나요? 그렇다면 여러분은 혼자가 아닙니다. 많은 사람들이 특히 기업 환경에서 생산성을 높이는 데 어려움을 겪습니다. 하지만 걱정하지 마세요. 효율성을 높이는 데 도움이 되는 솔루션이 있으니까요. 이 블로그 게시물에서는 그 중 20가지 솔루션을 소개합니다. 어떤 것이 가장 도움이 될지 계속 읽어보세요!

업무 효율성을 개선하는 방법에 대한 전략

1. 정리하기

효율을 높이기 위한 첫 번째 단계는 정리를 하는 것입니다. 즉, 모든 물건을 제자리에 보관하고 모든 것을 제자리에 두는 것입니다. 모든 물건이 어디에 있는지 알면 물건을 찾는 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 빠르고 쉽게 프로세스를 반복할 수 있도록 업무 수행 방식에 대한 시스템을 만들어야 합니다.

정리 정돈은 생활과 업무에 대한 일련의 프로토콜에 따라 달라집니다. 일별, 주별, 월별 할 일 목록을 작성하는 것도 체계적으로 관리하는 한 가지 방법입니다. 목표를 염두에 두지 않으면 실제 능력보다 낮은 목표를 세울 수 있습니다. 달성하고자 하는 목표가 있으면 중요한 일에 집중할 수 있고, 업무 생산성을 높이는 데 필요한 일상적인 노력을 기울일 수 있는 규율을 기르는 데 도움이 됩니다. 승진, 프로젝트 완료, 또는 단순히 회사를 정상화하는 것일 수도 있습니다.

2. 우선순위 설정

정리가 끝나면 우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 가장 중요한 작업에 집중하고 그 작업을 먼저 완료하는 데 도움이 됩니다. 가장 중요한 작업부터 가장 중요하지 않은 작업까지 목록을 작성해 보세요. 이렇게 하면 가장 시급한 항목을 먼저 처리하고 덜 중요한 항목은 나중을 위해 저장할 수 있습니다.

우선순위는 달성해야 할 일련의 목표가 있을 때만 설정할 수 있습니다. 회사의 목표가 극도의 고객 만족을 달성하는 것이라면 최우선 순위는 고객을 행복하게 만드는 것입니다. 이것이 가장 중요한 목표입니다. 영업을 하고 있는데 잠재적으로 100만 달러의 가치가 있는 영업 전화와 20만 달러의 가치가 있는 다른 전화가 동시에 예약되어 있다면 어느 쪽에 우선순위를 두시겠습니까? 당연히 잠재력이 가장 큰 쪽이겠죠. 판매 목표 달성이라는 목표를 모른다면 동일한 우선순위를 부여하여 더 큰 보너스 급여를 받지 못할 수도 있습니다.

우선순위를 결정할 때 가장 큰 문제 중 하나는 긴급한 사안과 우선순위가 높은 사안을 혼동하는 것입니다. 마감일이 2시간 남았다고 해서 그 일에 시간을 할애할 가치가 있는 것은 아닙니다. 더 중요하지만 긴급하지 않은 목표를 추구하는 동안 큰 가치를 부여하지 않는 특정 작업을 위임할 수 있습니다.

3. 휴식 취하기

휴식을 취하는 것은 실제로 업무 효율을 높이는 데 도움이 될 수 있는데, 특히 가장 오래 일하는 사람이 더 많은 성과를 내는 것처럼 보이는 우리의 바쁜 문화에서는 직관에 반하는 것처럼 보일 수 있습니다. 휴식을 취하면 머릿속이 복잡할 때 생각을 정리하고 활력을 되찾아 업무에 복귀하는 데 도움이 될 수 있습니다.

몸이 피곤하면 집중력이 떨어지고 책상에 아무리 오래 앉아 있어도 시간이 지날수록 작업량이 점점 줄어들 수 있습니다. 너무 오래 쉬지 않으면 시간을 낭비할 수 있습니다. 이를 위한 한 가지 방법은 휴식 시간을 계획하는 것입니다. 포모도로 기법은 집중 근무 시간 사이에 휴식을 취할 수 있는 인기 있는 방법 중 하나입니다.

4. 작업 위임

모든 일을 처리하는 데 어려움을 느낀다면 일부 작업을 다른 사람에게 위임하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 목록에서 가장 중요한 항목에 집중하고 나머지는 다른 사람이 처리할 수 있습니다.

물론 작업을 수행할 수 있고 신뢰할 수 있는 사람을 선택하는 것이 중요합니다. 지금 해야 할 작업과 나중에 해야 할 작업을 파악하는 것이 중요합니다. 긴급성과 중요도를 기준으로 평가하세요. 긴급하고 중요한 작업은 즉시 완료해야 합니다. 긴급하지만 중요하지 않은 작업은 위임해야 합니다.

긴급하지는 않지만 중요한 작업이 있다면 나중에 처리하도록 일정을 잡으세요. 그리고 중요하지 않고 긴급하지 않은 작업은 에너지와 집중력이 필요하지 않으므로 목록에서 제외하세요. 작업을 위임하는 것은 tl;dv를 사용하면 쉽습니다. 회의 중에 해야 할 일 목록에서 작업을 위임해야 할 경우, 담당 직원에게 태그를 지정하기만 하면 Google 문서 도구에서와 마찬가지로 해당 직원이 알림을 받습니다.

5. 마감일 설정

스스로 마감 기한을 설정하는 것은 업무 완수에 대한 동기를 부여하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 작업을 완료할 수 있는 구체적인 시간이 정해져 있으면 집중력을 발휘하여 작업을 빨리 완료할 가능성이 높아집니다. 다만, 스트레스를 받지 않도록 현실적인 마감일을 정하세요.

한동안 마감일을 정해놓고 작업을 해왔다면, 보통 계획했던 것보다 시간이 더 오래 걸리는 것을 느끼셨을 것입니다. 이는 더글러스 호프스태더가 "호프스태더의 법칙을 고려하더라도 항상 예상보다 오래 걸린다"는 호프스태더의 법칙을 내놓으면서 관찰된 현상입니다.

마감일을 정할 때는 현실적인 기한을 정하세요. 이를 위해서는 추측이나 대략적인 추정이 아닌, 어떤 일을 하는 데 필요한 시간을 정확히 파악해야 합니다. 시간을 계획하고 이를 신중하게 지켜야 한다면 마감일과 타임라인을 최대한 현실에 가깝게 설정해야 합니다.

6. 기술 활용

업무 효율을 높이는 데 도움이 되는 다양한 기술 도구가 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어부터 온라인 일정 관리 도구까지, 거의 모든 것을 위한 도구가 있습니다. 몇 가지 조사를 통해 여러분과 여러분의 필요에 가장 적합한 도구를 찾아보세요. 리마인더 앱, 스케줄링 앱, tl;dv와 같은 가상 회의 녹화기, 커뮤니케이션 도구 등을 사용하면 시간을 보다 효율적으로 관리하고 하루에 더 많은 일을 처리할 수 있습니다.

운영에 기술을 도입하면 직원들이 반복적이고 시간 소모적인 업무에서 벗어나 보다 창의적인 업무에 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 급여 지급은 QuickBooks Payroll, Wave, Gusto와 같은 소프트웨어로 자동화할 수 있습니다. 모든 급여 지급을 자동화하는 시스템을 갖추면 회계 부서는 조직 성장에 도움이 되는 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 또한 직원들은 급여 명세서에 쉽게 액세스할 수 있으므로 급여 프로세스가 더욱 원활해집니다.

7. 방해 요소 피하기

업무 효율을 높이려면 작업할 때 집중력을 유지하는 것이 중요합니다. 즉, 소셜 미디어, 개인 이메일, 전화와 같은 방해 요소를 피해야 합니다. 오프타임, 모먼트, 플립드, 프리덤, 앱블록과 같은 앱은 근무 시간 동안 소셜 미디어를 차단하여 집중력을 높이고 짧은 시간에 더 많은 업무를 처리할 수 있도록 도와줍니다. 필요하다면 업무에 집중할 수 있도록 이러한 방해 요소를 차단할 수 있는 시스템을 설정하세요. Forest 앱은 타이머가 있는 가상의 나무를 심을 수 있는 간단한 앱입니다. 시간이 다 될 때까지 작업에 집중하지 않으면 나무가 죽게 됩니다. Forest는 모바일 앱과 브라우저 확장 프로그램으로도 제공됩니다.

8. 충분한 수면 취하기

낮 동안 생산성을 높이고 싶다면 충분한 수면을 취해야 합니다. 충분한 휴식을 취하면 더 많은 에너지와 집중력을 발휘할 수 있기 때문입니다. 최고의 성과를 내기 위해서는 매일 밤 최소 8시간 이상 수면을 취해야 합니다. 수면 시간을 최대한 확보하는 가장 좋은 방법 중 하나는 주말에도 매일 같은 시간에 잠자리에 드는 것입니다.

보통 사람의 경우 8시간의 수면이 표준이며, 이를 목표로 삼아야 합니다. 늦게 자는 주된 이유 중 하나는 기기 때문입니다. 대부분의 수면 전문가들은 기기를 다른 방에 두는 것이 좋다고 조언합니다. 잠자리에 들기 2시간 전에는 휴대폰을 멀리하고 잠자리에 들도록 노력하세요. 이렇게 하면 숙면을 취할 수 있는 마음의 준비를 할 수 있습니다.

9. 건강하게 먹기

신체 건강은 생산성에도 영향을 미칩니다. 정크푸드를 먹으면 기운이 없고 하루를 보내는 데 필요한 에너지를 공급하지 못합니다. 대신 하루 종일 배터리를 충전할 수 있는 영양가 있는 식사에 집중하세요.

10. 규칙적으로 운동하기

운동은 생산성을 높이는 또 다른 중요한 요소입니다. 신체 활동을 하면 정신이 맑아지고 집중력이 향상될 수 있습니다. 결과적으로 하루 동안 더 많은 일을 해낼 수 있습니다. 따라서 일상에 운동을 추가하세요. 업무 중에 운동을 추가하는 좋은 방법은 휴식 시간에 매일 짧은 산책을 하는 것입니다.

직장에 운동 시설이 있다면 훨씬 더 좋습니다. 대부분의 사람들은 건강을 생산성과 효율성의 주요 요소로 생각하지 않습니다. 하지만 인간은 몸, 마음, 영혼, 정신으로 구성되어 있습니다. 인간 존재의 이러한 측면 중 어느 하나라도 균형이 맞지 않으면 생산성에 영향을 미칠 수 있습니다. 몸을 돌보지 않으면 업무 생산성이 떨어질 수 있습니다. 하루 몇 분의 운동은 이를 바꾸는 데 큰 도움이 될 것입니다.

11. 자신을 위한 시간 갖기

자신을 돌보지 않으면 생산성을 발휘할 수 없습니다. 즉, 매일 휴식을 취하고 재충전할 수 있는 시간을 가져야 합니다. 좋아하는 책을 읽으며 휴식을 취하든, 산책을 하든, 스스로에게 휴식을 취할 수 있는 시간을 확보하세요. 최고의 아이디어는 직장에서나 책상에 앉아 몇 시간 동안 벼락치기를 할 때가 아니라 샤워를 하고 있을 때 떠오른다는 말이 있습니다. 긴장을 풀고 잃어버린 에너지를 회복할 수 있는 시간을 가지세요.

12. 일과 삶의 균형 찾기

일과 나머지 삶 사이의 균형을 찾는 것이 중요합니다. 항상 일만 하다 보면 금방 지쳐서 생산성을 전혀 발휘할 수 없게 됩니다. 하지만 일을 충분히 하지 않으면 해야 할 일을 모두 해낼 수 없습니다. 개인 생활을 희생하지 않으면서 생산성을 높일 수 있도록 자신에게 맞는 균형을 찾아보세요.

13. 목표 설정

스스로 목표를 설정하는 것은 목표를 달성하고 동기를 부여하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 구체적인 목표가 있으면 집중력을 유지하고 일을 완수할 가능성이 높아집니다. 시간이 지남에 따라 진행 상황을 확인할 수 있도록 단기 목표와 장기 목표를 모두 설정하세요. 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 현실적이며, 시간 제한이 있는 SMART( 구체적, 측정 가능, 달성 가능, 시간 제한) 방법은 거창한 목표가 아니라 바로 달성할 수 있는 목표를 설정하는 가장 일반적이면서도 강력한 방법 중 하나입니다.

14. 루틴 만들기

매일 규칙적인 루틴을 지키면 체계가 잡히기 때문에 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 매일 해야 할 일이 무엇인지 알면 일을 시작하고 완료하기가 더 쉬워집니다. 물론 예상치 못한 이벤트에 대응할 수 있도록 루틴을 유연하게 조정하는 것도 중요합니다. 루틴을 만드는 것은 쉽지 않습니다. 규율이 필요하고 완벽해지려면 오랜 시간이 걸립니다.

그렇기 때문에 최고의 상태를 유지하는 데 도움이 되는 최고의 루틴을 만드는 데 시간을 투자하는 것을 마다하지 않을 정도로 목표 달성에 전념해야 합니다. 루틴을 만드는 가장 좋은 방법은 자신의 성격에 맞는 습관 시스템을 만드는 것입니다. 정해진 시간에 자고 일어나기. 정해진 시간에 출근하세요. 다양한 습관을 점검할 시간을 갖고 꾸준히 평가하면 완벽한 효율성과 엄청난 생산성을 유지할 수 있는 좋은 초석 습관을 갖게 될 것입니다.

15. 미루지 마세요

미루는 습관은 생산성의 적입니다. 항상 일을 미루면 아무것도 해낼 수 없습니다. 그러니 일이 떠오르는 즉시 처리해야 할 일이 있는지 확인하세요. 모든 일을 즉시 처리해야 한다는 의미는 아니지만, 적어도 일이 머릿속에서 맴돌지 않도록 작업을 시작해야 합니다.

16. 거절하는 법 배우기

사람들이 일을 미루는 이유 중 하나는 한 번에 너무 많은 일을 해내려고 하기 때문입니다. 자신이 감당할 수 있는 것보다 더 많은 일을 맡게 되면 집중해서 일을 완수하기가 어렵습니다. 따라서 자신의 능력 범위를 벗어난 활동을 수행해 달라는 다른 사람의 요청을 거절하는 방법을 배워보세요.

17. 긍정적으로 행동하세요

태도에 따라 생산성이 크게 달라질 수 있습니다. 좋은 태도를 가지고 자신을 믿는다면 일을 완수할 가능성이 더 높아집니다. 하지만 부정적이고 비관적이라면 일할 동기를 찾기가 훨씬 더 어려울 것입니다. 따라서 힘든 일이 닥치더라도 긍정적이고 낙관적인 태도를 유지하여 기분을 좋게 유지하세요.