Przejdź do treści
Nauka sporządzania notatek ze spotkań jest dla zespołu sprzedaży tak samo ważna, jak światło słoneczne dla roślin. Notatki ze spotkań są niezbędne do uchwycenia kluczowych informacji podczas rozmów handlowych i innych spotkań biznesowych. Postanowiłem więc podzielić się z Wami tym, czego nauczyłem się podczas pracy w dziale sprzedaży – i przygotowałem opracowałem przewodnik, który omawia znaczenie notatek ze spotkań, a także zawiera wskazówki i triki dotyczące sporządzania notatek ze spotkań w celu maksymalnego wykorzystania ich potencjału, a także szablony, narzędzia i techniki bardziej efektywnego organizowania notatek.
Zacznijmy od podstaw…
Czym są notatki ze spotkań?
Notatki ze spotkania to nieformalne sprawozdanie z najważniejszych momentów spotkania. Są one przydatne, ponieważ zawierają przejrzyste podsumowanie pomysłów, spostrzeżeń i punktów działania omówionych podczas spotkania. Możnaje wykorzystać jako punkt odniesienia podczas rozmów wewnętrznych, aby zapewnić jasność i odpowiedzialność, lub jako pomoc w zapamiętaniu kluczowych szczegółów dotyczących potencjalnego klienta podczas przygotowywania się do dalszych działań.
Tradycyjnie notatki ze spotkań są sporządzane przy użyciu długopisu i papieru. Dotyczy to zwłaszcza spotkań osobistych.
Jednak sporządzanie notatek długopisem na papierze należy już do przeszłości. Era cyfrowa wprowadziła sztuczną inteligencję, a wraz z nią zmienił się sposób sporządzania notatek ze spotkań. Notatniki oparte na sztucznej inteligencji zapewniają większą dokładność, wydajność i dostępność podczas sporządzania i przechowywania notatek, a jednocześnie pozwalają bardziej zaangażować się w rozmowę.
W latach 2020–2022 liczba wirtualnych spotkań wzrosła z 48% do 77% w latach 2020–2022, a wraz z gwałtownym wzrostem popularności remote nastąpił rozwój osób sporządzających notatki z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Czy sporządzanie notatek różni się w przypadku spotkań osobistych i Remote ?
Notatki z osobistych spotkań są zazwyczaj sporządzane ręcznie. Jest to wygodne, ale może być nieuporządkowane, nie wspominając już o tym, że może to odwracać uwagę od rzeczywistej rozmowy. Podczas spotkań zespołowych często jest to wystarczające, o ile notatki są dobrze zorganizowane (więcej na ten temat później).
W przypadku remote większość osób nadal korzysta z długopisu i papieru, ale jest to znacznie mniej wydajne, przejrzyste i szczegółowe rozwiązanie niż inna opcja: wykorzystanie technologii.
Pierwsza opcja polega na wpisywaniu notatek do dokumentu podczas rozmowy. Jest to szybsze niż pisanie ręczne, ale nadal może rozpraszać uwagę i spowodować, że przegapisz kluczowe punkty. Drugą i bardziej wydajną opcją jest użycie notatników AI.Mogą one teraz zapisywać wszystkie kluczowe punkty, a także kto je wypowiedział, kto jest przypisany do danego zadania, kiedy jest termin jego wykonania, jakie są Twoje działania i wszystko inne, co możesz sobie wyobrazić. Robi to wszystko, podczas gdy Ty skupiasz się na rozmowie.
Ponadto, sztuczną inteligencję można wykorzystać również podczas spotkań osobistych. Na początku może to być nieco niezręczne, ale po skonfigurowaniu systemu wszystko działa bez zarzutu.
Czy notatki ze spotkań i protokoły to to samo?
Krótko mówiąc – nie.Protokoły ze spotkań i notatkisą skutecznymi narzędziami do dokumentowania informacji, ale różnią się nieco pod względem formalności.
Notatki ze spotkań są zazwyczaj nieformalne. Zazwyczaj czyta je tylko Ty i ewentualnie kilku innych członków zespołu. Pomimo ich nieformalnego charakteru, warto nadać im strukturę, aby zaoszczędzić czas podczas późniejszego przeglądania.
Z drugiej strony, protokoły ze spotkań mają charakter formalny. Zazwyczaj mają one określoną strukturę, która obejmuje nazwiska uczestników, działania do podjęcia, porządek obrad i podsumowanie. Notatki te są przechowywane w ogólnej dokumentacji firmy, a nie w dokumentacji osobistej.
Przyjrzyjmy się różnicom bardziej szczegółowo.
Najważniejsze różnice: notatki ze spotkania a protokół
Formalność
- Notatki ze spotkania. Dokument osobisty, który można udostępniać. Jest to nieformalny sposób sporządzania notatek podczas spotkania.
- Protokół ze spotkania. Oficjalny dokument sporządzany w imieniu firmy. Ma charakter formalny i może być wykorzystywany do odniesienia się do ważnych spraw w kontekście zawodowym.
Dystrybucja
- Notatki ze spotkania. Chociaż jest to dokument osobisty, może być rozpowszechniany wśród uczestników spotkania, a także osób, które nie były na nim obecne.
- Protokoły z posiedzeń. Protokoły ze spotkań są przeznaczone do udostępniania kierownictwu wyższego szczebla, a także dyrektorom biznesowym/interesariuszom.
Treść
- Notatki ze spotkania. Podsumuj spotkanie, uwzględniając działania, decyzje i kluczowe informacje.
- Protokół z posiedzenia. Protokół ze spotkania zawiera szczegółowy przegląd dyskusji, dokładnych decyzji, oficjalnych działań i wyników głosowania.
Tradycyjne metody sporządzania protokołów są zastępowane przez rozpoznawanie głosu oparte na sztucznej inteligencji, co sprawia, że stają się one coraz bardziej zbędne. Wraz z przejściem na remote technologia przejęła kontrolę, oferując natychmiastowe i dokładne transkrypcje. Nadal można ręcznie sporządzać notatki ze spotkań, aby później przypomnieć sobie o czymś konkretnym, ale ręczne protokoły ze spotkań szybko stają się przeszłością.
Poznaj kluczowe różnice między notatkami ze spotkania a protokołem. Dowiedz się, jak skutecznie dokumentować spotkania i jaka jest rola narzędzi cyfrowych.
Dlaczego warto robić notatki ze spotkań?
Notatki ze spotkań są niezbędne do zachowania informacji. Nawet jeśli masz najlepszą pamięć na świecie, nie będziesz w stanie zapamiętać wszystkich szczegółów każdego spotkania. Jeśli chcesz przypomnieć sobie, co zostało powiedziane, kto to powiedział, jaki był ton wypowiedzii więcej szczegółów z rozmów, notatki ze spotkań są bezsprzecznie kluczowe. Jeszcze lepsze są nagrania i transkrypcje.
Mówiąc prościej, bez notatek ze spotkań jesteś skazany na porażkę. Dotyczy to zwłaszcza osób pracujących w kontakcie z klientami, np. w dziale sprzedaży: jeśli chcesz nawiązać dobre relacje z potencjalnym klientem, zbudować zaufanie i głęboko się z nim utożsamić, musisz zapamiętać szczegóły dotyczące tej osoby.
Musisz być w stanie przejrzeć swoje notatki i od razu dowiedzieć się, dlaczego ten potencjalny klient będzie zainteresowany zakupem Twojego produktu. Jaka jest ich marka? Jaka jest ich rola w firmie? Co im się podoba w Twoim produkcie, a co ważniejsze, co im się nie podoba ? Dlaczego?
Kiedy masz przed sobą te odpowiedzi, możesz szybko ponownie nawiązać kontakt z potencjalnym klientem, nawet jeśli od ostatniej rozmowy minęło już kilka tygodni. Potencjalny klient poczuje się zaszczycony, że o nim pamiętasz; poczuje się szanowany i doceniony. Tak właśnie dokonuje się sprzedaż, ludzie!
Co więcej, w ten sposób buduje się relacje z klientami i zaczyna się ich utrzymywanie. Wszystko zaczyna się od dobrych notatek.
Pamiętaj: 69% klientów ceni sobie sprzedawców, którzypotrafią słuchać. Notatki ze spotkań traktuj jako sposób na aktywne wykazanie się umiejętnością słuchania.
5 kluczowych korzyści płynących z robienia dobrych notatek ze spotkań
Jak już wspomniałem powyżej, korzyści płynące z wysokiej jakości notatek ze spotkań są niemal nieograniczone. Przyjrzyjmy się niektórym z kluczowych korzyści płynących z robienia dobrych notatek ze spotkań.
1. Zwiększona pamięć
W XIX wiekupsychologEbbinghaus opracował najbardziej znane badanie dotyczące zapamiętywania, które do dziś można dokładnie powtórzyć. Wynika z niego, że ludzie szybko zapominają większość otrzymanych informacji.
Jeśli chodzi o spotkania, nie jest to idealne rozwiązanie. Chcesz pamiętać, o czym rozmawialiście podczas spotkania, bo inaczej wszystko poszło na marne. Jeśli wychodzisz ze spotkania bez notatek, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zapomnisz kluczowe punkty, spostrzeżenia, a może nawet działania, które trzeba podjąć. Notatki ze spotkania utrwalają to w formie fizycznej, dzięki czemu zawsze możesz do nich wrócić.
Najważniejsze wnioski z badań Ebbinghausa wskazują, że:
- Wspomnienia z czasem blakną.
- W ciągu godziny zapominasz ponad połowę.
- Rzeczy, które mają znaczenie, łatwiej zapamiętać.
- Sposób przedstawienia informacji wpływa na Twoją zdolność zapamiętywania (ważne przy tworzeniu notatek ze spotkań!).
- To, jak się czujesz w danym momencie, wpływa na twoją pamięć.
2. Większa przejrzystość
Dzięki notatkom ze spotkań znacznie łatwiej zrozumiesz złożone tematy i poczujesz się pewniej, wykonując kolejne zadania. Dobre notatki jasno przedstawiają omówione kwestie, dzięki czemu możesz do nich wracać tyle razy, ile potrzebujesz.
3. Odpowiedzialność
Dzięki świetnym notatkom ze spotkań będziesz wiedzieć, który członek zespołu jest odpowiedzialny za dane zadanie. Pomaga to w rozliczaniu obowiązków, ponieważ zawsze możesz wrócić do notatek ze spotkań, aby sprawdzić, kto za co odpowiada.
Dzięki aplikacjom do sporządzania notatek opartym na sztucznej inteligencji można pójść o krok dalej, korzystając z funkcji nagrywania i/lub transkrypcji spotkań, dzięki czemu cały zespół ma dostęp do weryfikowalnego źródła informacji dotyczących odpowiedzialności.
4. Popraw działania następcze
Niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z członkami zespołu, czy potencjalnym klientem, notatki ze spotkania będą stanowić podstawę, do której można się odwołać przed kolejnym spotkaniem. Może to być coś tak niewielkiego, jak sprawdzenie, czy terminy zostały dotrzymane od ostatniego spotkania, lub coś tak ważnego, jak zapamiętanie potrzeb, oczekiwań i problemów potencjalnego klienta.
5. Wydajność
Kiedy sporządzasz dobre notatki ze spotkań, nie musisz już powtarzać spraw omówionych podczas poprzednich spotkań. Oszczędza to czas i energię, umożliwiając usprawnienie przyszłych spotkań i przejście od razu do sedna sprawy .
Jak robić notatki podczas spotkania
Istnieje wiele różnych sposobów sporządzania notatek ze spotkań. Najważniejsze jest, aby stosować spójny i uporządkowany format, który ułatwi późniejsze odnalezienie potrzebnych informacji. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pomoże wybrać te informacje, które faktycznie warto uwzględnić.
Oto kilka najpopularniejszych metod sporządzania notatek.
Popularne metody sporządzania notatek
Popularne metody sporządzania notatek pomagają zdecydować, co należy zapisywać, a czego nie. Co więcej, są one sformatowane w taki sposób, że bardzo łatwo je przeglądać i do nich wracać.
- Mapa myśli. Metoda ta polega na stworzeniu wizualnej mapy myśli, której główny temat rozgałęzia się na powiązane podtematy. Mapy myśli pomagają dostrzec powiązania między kluczowymi punktami w estetyczny sposób.
- Cornell. Notatki Cornell są podzielone na trzy sekcje: wskazówki, notatki i podsumowanie. Metoda Cornell służy do podsumowywania głównych tematów i zapisywania słów kluczowych, które się z nimi wiążą. Cornell świetnie nadaje się do logicznej i uporządkowanej syntezy pomysłów.
- Metoda konspektu. Najpopularniejsza metoda sporządzania notatek, konspekt zazwyczaj składa się z trzech zdań: tematu głównego, podtematu, a następnie zdania zawierającego notatki dotyczące jednego z nich. Metoda ta jest stosowana, gdy potrzebna jest przejrzysta struktura, która ułatwia przeglądanie notatek.
- Kwadrant. Notatki kwadratowe są podzielone na cztery sekcje, zazwyczaj uszeregowane według ważności i priorytetu. Notatki kwadratowe to świetna metoda wizualna, która pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji i zarządzaniu czasem. Notatki kwadratowe zapewniają przejrzystą i uporządkowaną strukturę do przeglądu.
Jak sporządzać cyfrowe notatki ze spotkań
Jeśli chcesz spisać notatki ze spotkania, możesz skorzystać z jednej z powyższych metod i zastosować ją w wybranym przez siebie narzędziu. Utwórz szablon, aby wystarczyło tylko otworzyć plik i zacząć pisać. Do sporządzania notatek ze spotkania można używać takich narzędzi, jak Microsoft Word, Google Docs, Evernote, a nawet Notion.
Jeśli są to notatki sporządzane osobiście, wystarczy otworzyć laptopa i pisać podczas rozmowy. Jeśli jednak jest to remote , warto mieć notatki po jednej stronie ekranu, a rozmowę po drugiej, aby nie przegapić niczego podczas pisania. Nowoczesne przeglądarki, takie jak Google Chrome i Microsoft Edge, umożliwiają podzielenie ekranu, aby było to możliwe.
Jak przygotować się do spotkania
Aby jak najlepiej wykorzystać spotkanie, musisz mieć jasny kierunek działania i konkretny cel. Przygotowując się wcześniej, zapewnisz sprawny przebieg spotkania i będziesz w stanie dokładniej zanotować wszystkie kluczowe punkty.
Ogólnie rzecz biorąc, posiadanie planu sprawia, że notatki ze spotkań są znacznie bogatsze. Co więcej, jasna struktura pozwoli Ci zaoszczędzić kapitał; szacuje się, że niepotrzebne uczestnictwo w spotkaniach kosztuje firmę 25 000 dolarów rocznie na każdego uczestnika spotkania... To samo badanie wykazało, że firmy zatrudniające ponad 100 pracowników mogą zaoszczędzić ponad 2 miliony dolarów rocznie, ograniczając niepotrzebne spotkania, a jeśli firma zatrudnia ponad 5000 pracowników, oszczędności mogą wynieść nawet ponad 100 milionów dolarów.
Mając to na uwadze, warto odpowiednio przygotować się do wszystkich spotkań. Zobaczmy, jak to zrobić!
Ustal cele spotkania
Zadaj sobie pytanie, dlaczego organizujesz to spotkanie? Jaki jest jego cel? Jakiego wyniku oczekujesz od spotkania?
Niezwykle ważne jest wyznaczenie sobie celów. 72% profesjonalistów uważa, że ustalenie jasnych celów sprawia, że spotkanie jest udane. W końcu nikt nie chce brać udziału w spotkaniu, aby rozmawiać o swoim weekendzie lub pogodzie.
Zrozumienie celów spotkania znacznie ułatwi przygotowanie agendy z wyprzedzeniem. Na poniższej infografice widać, że jasny plan spotkania jest kolejnym kluczowym elementem udanego spotkania, obok mniejszej liczby uczestników i bodźców wizualnych.
Stwórz agendę
Określ, co należy omówić i jakie kwestie należy poruszyć, aby osiągnąć cele spotkania. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje spotkań:
- Spotkania cykliczne. Są to spotkania, które odbywają się regularnie i przebiegają według określonego schematu, ale zazwyczaj poruszane są na nich różne tematy. Przykładem może być cotygodniowe spotkanie podsumowujące krótkoterminowe działania zespołu.
- Spotkania jednorazowe. Ten rodzaj spotkań ma bardziej konkretny charakter. W przypadku spotkań jednorazowych należy od podstaw określić cel, program i czas trwania spotkania. Spotkania takie mogą mieć na celu omówienie pojawiających się problemów lub nowych funkcji, które mają zostać wkrótce wdrożone.
Wyślij zaproszenia
Wysyłaj wybrane zaproszenia na spotkania z wyprzedzeniem, aby dać zespołowi wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się. Przycisk „Zaproś wszystkich” nie jest konieczny w przypadku każdego spotkania. Unikaj go jak ognia.
Wysyłając zaproszenie, pamiętaj o podaniu celów i programu spotkania, aby Twój zespół był świadomy kontekstu. Dzięki temu będziecie mogli od razu przystąpić do działania.
Powinieneś również promować kulturę punktualności w pracy, aby zminimalizować opóźnienia. Średnio kadra kierownicza wyższego szczebla traci 5 dni i 19 godzin rocznie, czekając na rozpoczęcie spotkań. To szaleństwo!
Przygotuj materiały
Zbierz wszystkie fakty i dane, przygotuj slajdy oraz wszelkie inne materiały, które będą omawiane lub prezentowane. Powinno to być oczywiste, ale nikt nie lubi czekać na połączenie.
Jeśli chcesz wcześniej przygotować swój zespół, wyślij materiały, aby mieli wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z nimi przed spotkaniem. Pamiętaj, że profesjonaliści spędzają średnio 4 godziny tygodniowo na przygotowaniach do spotkań. Przekaż im tylko te materiały, które są niezbędne – i nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, jeśli naprawdę chcesz, aby ktoś się z nimi zapoznał.
Jak sporządzać lepsze protokoły ze spotkań
Aby sporządzać lepsze protokoły ze spotkań, musisz być zorganizowany, przygotować się wcześniej i być uważny przez cały czas trwania spotkania. Jednak wraz z przejściem na wideokonferencje protokoły są obecnie generowane przez narzędzia transkrypcji AI.
Zanim zagłębimy się w temat sztucznej inteligencji, przyjrzyjmy się kilku kluczowym kwestiom, które pomogą Ci poprawić swoje tradycyjne umiejętności sporządzania protokołów:
- Zapoznaj się z podstawowymi informacjami. Zacznij od zapisania podstawowych informacji: kto, co, gdzie i kiedy.
- Podsumuj. Podsumuj główne omówione tematy, w tym zarówno punkty porządku obrad, jak i kwestie nieobjęte porządkiem obrad, oraz nakreśl cel i zadania spotkania.
- Określ punkty działania. Zapisz wszystkie działania, które należy podjąć, określając zadania, terminy i osoby lub zespoły odpowiedzialne.
- Cytat. Zapisz warte uwagi cytaty słowo w słowo, aby podkreślić kluczowe spostrzeżenia.
- Edytuj i doprecyzuj. Edytuj i sformatuj swoje notatki, aby były jasne i czytelne. Pomocne może być użycie szablonów.
Pamiętaj, aby sprawdzić protokół pod kątem błędów i upewnić się, że jest uporządkowany i łatwo dostępny. Przekaż go niezwłocznie uczestnikom spotkania i utwórz plik o nazwie ułatwiającej odnalezienie go w przyszłości. Przed kolejnymi spotkaniami rozdaj poprzednie protokoły, aby przypomnieć uczestnikom o przebiegu dyskusji.
Poniżej znajduje się przykładowy szablon skutecznego protokołu ze spotkania.
Protokoły spotkań i sztuczna inteligencja
Protokoły ze spotkań ewoluowały dzięki wydajnym rozwiązaniom oferowanym przez postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji. Od transkrypcji wypowiedzianych słów na tekst po automatyczne podsumowywanie kluczowych punktów, AI usprawnia proces sporządzania protokołów, oszczędzając czas i poprawiając dokładność.
Jego zdolność do organizowania i kategoryzowania informacji zwiększa produktywność zespołu i pozwala na realokację budżetu przeznaczonego na sporządzanie protokołów.
W zależności od używanego narzędzia, możesz podać AI szablon protokołu ze spotkania, a ono wypełni go za Ciebie natychmiast po każdym spotkaniu.
Jeśli korzystasz na przykład z tl;dv, sztuczna inteligencja dostarcza również znaczniki czasu, dzięki czemu możesz przejść do nagrania i ponownie obejrzeć kluczowe fragmenty.
Szablony protokołów ze spotkań
Protokoły ze spotkań stanowią historyczne zapisy spotkań i służą jako podstawa odpowiedzialności za przyszłe decyzje. Są przejrzyste, pomagają zapobiegać nieporozumieniom i ułatwiają rozwiązywanie sporów.
Warto mieć pod ręką szablon protokołu ze spotkania, aby można było szybko i łatwo wypełnić go podczas rozmowy. Alternatywnie, jak wspomniano powyżej, można wprowadzić ten szablon do wybranego narzędzia AI, które sporządzi protokół ze spotkania.
Do wyborujest kilka szablonów protokołów ze spotkań :
Szablon protokołu z tradycyjnego spotkania
- Szczegóły. Gdzie, kiedy i o której godzinie?
- Uczestnicy. Kto uczestniczył w spotkaniu?
- Porządek obrad. Co było w porządku obrad?
- Najważniejsze punkty. Jakie najważniejsze kwestie zostały poruszone i omówione? Co na ich temat powiedziano?
- Decyzje. Jakiedecyzje zostały podjęte podczas spotkania?
- Działania. Jakie było wezwanie do działania? Co będzie dalej?
- Zadania następcze. Czy są jakieś zadania, które trzeba wykonać od razu po spotkaniu?
Szablon protokołu z posiedzenia
- Szczegóły. Gdzie, kiedy i o której godzinie?
- Uczestnicy. Kto uczestniczył w spotkaniu?
- Zidentyfikowane zadania. Jakie zadania zostały zidentyfikowane w wyniku dyskusji?
- Wyznaczono osoby odpowiedzialne. Ktozostał wyznaczony do wykonania tych zadań?
- Terminy. Kiedy należy wykonać zadanie?
- Aktualizacje. Jakie postępy poczyniono od poprzedniego spotkania?
- Przeszkody. Czy coś utrudniało postępy? Co to było i jak można sobie z tym skutecznie poradzić?
Protokoły ze spotkań. Zmora każdego pracownika biurowego. Bardzo niepopularne, ale niezbędne zadanie, które sprawia, że pracownicy, którzy zazwyczaj są pogodni, zamieniają się w zmarszczonych brwiami notatników, gorączkowo próbujących nadążyć za monologiem szefa pełnym żargonu.
Szablony programu spotkania inauguracyjnego
Spotkanie inauguracyjne to oficjalne spotkanie mające na celu rozpoczęcie projektu. Może to być dowolna inicjatywa, od nowego przedsięwzięcia biznesowego po wprowadzenie nowej funkcji. Spotkanie obejmuje dyskusje na temat konkretnych celów, harmonogramów, oczekiwań, a także potencjalnych przeszkód, które mogą napotkać.
Szablony agendy spotkania inauguracyjnego mogą pomóc w przejściu przez kluczowe początkowe etapy projektu i wytyczyć ścieżkę do udanego spotkania inauguracyjnego. Oto kilka przykładów:
Podstawowe szablony startowe
W Internecie można znaleźć wiele innych szablonów spotkań inauguracyjnych. Zebraliśmy tutaj kilka dobrych przykładów, które warto obejrzeć. Są one nieco bardziej szczegółowe i można je stosować w sposób bardziej lub mniej rygorystyczny, w zależności od potrzeb.
Ten kolejny szablon programu spotkania inauguracyjnego jest również świetnym sposobem na zaplanowanie pierwszego spotkania. Oba są świetne, więc wybierz ten, który najlepiej pasuje do Ciebie i Twojej firmy.
Więcej szablonów notatek ze spotkań i protokołów
W Internecie można znaleźć wiele szablonów notatek ze spotkań. Oto kilka miejsc, od których można zacząć:
- Microsoft. Oferują mnóstwo szablonów protokołów ze spotkań, z których można korzystać bezpłatnie.
- ClickUp. ClickUp oferuje szeroki wybór szablonów notatek ze spotkań, uporządkowanych według różnych typów spotkań, w tym spotkań indywidualnych, cyklicznych i protokołów ze spotkań.
- Canva. Canva oferuje szeroki wybór dobrze zaprojektowanych szablonów notatek ze spotkań. Możesz wybierać spośród dziesiątek różnych stylów.
- Zapier. Zapier oferuje 7 szablonów notatek ze spotkań do wyboru, wraz z opisem sposobu korzystania z każdego z nich.
- 101planners. Znajdziesz tu wiele innych szablonów do sporządzania notatek ze spotkań, protokołów ze spotkań i wszystkiego, co się z tym wiąże.
Jak uporządkować notatki ze spotkań, aby osiągnąć maksymalną wydajność
Skuteczne organizowanie notatek ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia jasnej komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Pomyśl o tym w ten sposób: jaki sens mają notatki ze spotkań, jeśli nie można ich wykorzystać? Muszą być uporządkowane w taki sposób, aby były łatwo dostępne, a zawarte w nich informacje można było szybko i łatwo przyswoić.
Zespoły sprzedaży, które porządkują swoje notatki ze spotkań, mogą lepiej zachować istotne informacje dotyczące potencjalnych klientów. Wybudowane relacje będą silniejsze, ponieważ potencjalni klienci poczują się zapamiętani i docenieni, a nie tylko kolejnymi nazwiskami w rejestrze. Wykorzystanie notatek ze spotkań jest głównym powodem, dla którego je sporządzasz.
Wykonaj te 4 kroki, aby uporządkować notatki ze spotkania, a na pewno nie popełnisz błędu:
- Bądź zwięzły. Twoje notatki powinny być krótkie, treściwe i konkretne.
- Współpracuj. Dziel się swoimi przemyśleniami z innymi członkami zespołu i wspólnie róbcie notatki.
- Podsumuj natychmiast. Nigdy nie zapomnij podsumować swoich notatek po zakończeniu spotkania. Jeśli będziesz czekać dłużej, zapomnisz kluczowe informacje.
- Bądź konsekwentny. Wybierz format sporządzania notatek i trzymaj się go; nie chcesz przecież mieć nieuporządkowanych notatek.
Dzięki wymienionym powyżej narzędziom AI cała praca jest wykonywana za Ciebie. Notatki są nie tylko łatwo dostępne (wystarczy wyszukać słowo kluczowe), ale także wysyłane bezpośrednio tam, gdzie są potrzebne... do Twojego systemu CRM!
CRM: idealne miejsce do przechowywania notatek
Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) można łatwo połączyć z innymi aplikacjami, takimi jak oprogramowanie do obsługi poczty elektronicznej lub księgowości, dzięki wbudowanym narzędziom i integracjom. Oznacza to, że firmy mogą bez wysiłku dzielić się danymi, automatyzować zadania i zapewnić płynną współpracę zespołom wewnętrznym.
Oznacza to również, że służą one jako repozytorium wszystkich gromadzonych danych klientów, w tym danych pochodzących z nagranych spotkań. Teraz Twój zespół obsługi klienta, zespół sprzedaży i zespół ds. badań użytkowników mogą uzyskać dostęp do informacji o tym samym kliencie z tego samego miejsca. Obejmuje to rozmowy sprzedażowe, rozmowy z obsługą klienta, wywiady z użytkownikami i praktycznie każdą inną interakcję klienta z Twoją firmą. Krótko mówiąc, dzięki efektywnej organizacji notatek ze spotkań stajesz się ekspertem w zakresie swoich klientów.
Decydując się na takie rozwiązanie z wykorzystaniem systemu CRM, przynosisz korzyści całej firmie i kładziesz nacisk na zasady zorientowane na klienta. Nie wspominając już o tym, że wystarczy jedno kliknięcie, aby zsynchronizować Google Meet z Google Meet bezpośrednio z wybranym systemem CRM!
Nie przegap tej kluczowej wskazówki dotyczącej przechowywania notatek ze spotkań, aby osiągnąć maksymalną wydajność.
Jak przechowywać notatki ze spotkań
Jeśli nadal sporządzasz notatki ze spotkań odręcznie, szybko może zrobić się bałagan. Wpisanie ich do komputera to dodatkowy krok, ale może być tego wart, ponieważ dzięki temu możesz je zapisać na komputerze i mieć je zawsze przy sobie, gdziekolwiek jesteś.
Jeśli wpisujesz swoje notatki, jest to łatwiejsze, ponieważ podczas zapisywania dokumentu musisz wybrać lokalizację pliku. Wpisane notatki możesz przechowywać w folderach za pomocą wybranego narzędzia: MS Word, Google Docs lub Evernote.
Dostępność
Najważniejsze w przechowywaniu notatek ze spotkań jest to, aby były one dostępne dla Ciebie i Twojego zespołu w razie potrzeby.
Najlepszym miejscem na przechowywanie notatek lub protokołów jest scentralizowana platforma internetowa, do której każdy pracownik organizacji ma dostęp w dowolnym momencie.
Jeśli korzystasz z aplikacji AI do sporządzania notatek ze spotkań, możesz zsynchronizować je z systemem CRM i natychmiast przenosić je tam po każdym spotkaniu. Pozwala to zaoszczędzić czas i energię oraz zapewnia bezpieczeństwo notatek.
Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów sprzedaży, zespołów obsługi klienta lub badaczy użytkowników, którzy chcą przechowywać swoje notatki dotyczące każdego klienta wraz z innymi danymi. Jest to szczególnie przydatne, jeśli notatki ze spotkań zawierają również materiały wideo z oznaczeniami czasu, które umożliwiają szybkie ponowne obejrzenie najważniejszych fragmentów rozmowy. Wszystkie informacje dotyczące wszystkich zespołów będą dostępne w jednym miejscu.
Spójność
Inną kluczową kwestią związaną z przechowywaniem notatek ze spotkań jest konieczność zachowania spójności. Wspomnieliśmy już o potrzebie stosowania tego samego formatu, aby podczaskorzystania z notatek można było bardzo łatwo znaleźć to, czego szukasz. Dotyczy to również całej firmy.
Kolejną ważną kwestią jest to, że wszystkie są przechowywane razem na tej samej platformie. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest posiadanie niektórych notatek na papierze, niektórych w Google Docs, a niektórych w Salesforce. Konieczna jest spójność w zakresie formatowaniai lokalizacji przechowywania.
Niech będzie to priorytetem dla wszystkich notatek ze spotkań.
Jak udostępniać notatki ze spotkań
Jak wspomniano powyżej, najważniejsze w przypadku notatek ze spotkań jest to, aby były one dostępne dla zespołu w razie potrzeby. Jednym ze sposobów jest ich efektywne przechowywanie, ale można je również udostępnić po zakończeniu spotkania.
Zanim je udostępnisz, upewnij się, że są gotowe do pokazania innym osobom. Notatki sporządzone podczas rozmowy mogą być nieuporządkowane lub zawierać literówki. Popraw je nieco, a następnie prześlij do swoich współpracowników.
W zależności od tego, gdzie zapisałeś swoje notatki, istnieje wiele sposobów ich udostępniania. Dokumenty Google i Evernote zawierają przycisk „Udostępnij”, który umożliwia wysyłanie notatek pocztą elektroniczną (lub kopiowanie linku). W przypadku programu MS Word należy zapisać notatki jako plik i wysłać go pocztą elektroniczną lub innym kanałem komunikacyjnym.
Jak wspomniano powyżej, dobrym pomysłem jest również utworzenie centralnego repozytorium, w którym można przechowywać notatki i poinformować o jego lokalizacji współpracowników. Dzięki temu nie będą oni musieli polegać na tym, że pamięta się o przesłaniu im notatek. Będą mogli szybko je znaleźć samodzielnie.
Jeśli korzystałeś już z aplikacji do sporządzania notatek opartej na sztucznej inteligencji, takiej jak tl;dv, wiesz, że możesz oznaczyć swoich współpracowników w samych notatkach. Otrzymają oni wiadomość e-mail (lub wiadomość na Slacku) z hiperłączem, które przeniesie ich bezpośrednio do odpowiedniego fragmentu nagrania ze spotkania. Dzięki temu udostępnianie notatek jest niezwykle proste.
Działania następcze po spotkaniu
Po zakończeniu spotkania warto wysłać uczestnikom podsumowanie, aby zapewnić jasność co do kluczowych punktów działania i terminów. Dzięki temu wszyscy będą mieli tę samą wiedzę i będą mogli zapoznać się z pisemnym podsumowaniem, co zwiększy ich odpowiedzialność.
Chociaż można to zrobić ręcznie, warto udostępnić notatki z spotkania uczestnikom, aby mieli oni ogólny przegląd całego spotkania, w tym krótkie podsumowanie i wszystkie najważniejsze wnioski.
Programy do sporządzania notatek oparte na sztucznej inteligencji często automatycznie wysyłają wygenerowane notatki do wszystkich uczestników spotkania po jego zakończeniu. W ten sposób zasadniczo wykonują za Ciebie działania następcze! Uczestnicy mogą ponownie obejrzeć spotkanie, przeczytać transkrypcję lub przejrzeć podsumowanie i notatki sporządzone przez sztuczną inteligencję, przechodząc do określonych fragmentów spotkania za pomocą znaczników czasu. Jest to najbardziej efektywny sposób na podjęcie działań następczych po spotkaniu, ponieważ zawiera wszystko, od krótkiego podsumowania po pełną treść spotkania.
Najlepsze narzędzia do sporządzania notatek podczas spotkań
Narzędzia do sporządzania notatek są bardzo popularne i nie bez powodu. Po prostu działają! Zapamiętywanie informacji podczas spotkań biznesowych ma kluczowe znaczenie, a obecnie jest to łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
W porównaniu z notatkami pisanymi ręcznie, narzędzia do sporządzania notatek zapewniają doskonałą organizację, dostępność i integrację. Możesz płynnie przesyłać spostrzeżenia do swoich narzędzi pracy, usprawniając przepływ pracy i automatyzując wiele czasochłonnych zadań. Możesz również współpracować z członkami zespołu za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych aplikacji do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji dostępnych na rynku.
Notatniki AI
ChatGPT jest powszechnie uważany za prekursora narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, ale obecnie istnieje mnóstwo narzędzi wykorzystujących technologię GPT, które zostały stworzone specjalnie w celu usprawnienia sporządzania notatek. Oznacza to, że w ciągu kilku chwil można zebrać i przeanalizować ogromne ilości danych, w tym dane pochodzące z wirtualnych spotkań.
Warto również zauważyć, że narzędzia AI są również bardzo dokładne. Chociaż prawdopodobnie nigdy nie osiągną 100% dokładności, to samo dotyczy ludzi! Rosnąca oferta potężnego oprogramowania do transkrypcji przyciąga uwagę całej branży SaaS.
Niektóre z najlepszych programów do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji to:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
W tym zestawieniu tl;dv vs Fireflies.ai oba wyróżniają się jako niezwykłe notatniki AI, wyróżniające się szczegółowymi transkrypcjami, zwięzłymi podsumowaniami i szerokim zakresem integracji.
Jednak pomimo ich podobieństw, istnieją wyraźne różnice, które
Fathom zyskał rozgłos i został ukuty jako "darmowy notatnik". Byliśmy ciekawi, jak wypada w porównaniu z tl;dv , gdy jest używany przez zespoły, i byliśmy nieco rozczarowani...
Korzystanie z Evernote lub Google Docs
Notatniki AI nie są dla wszystkich. Niektórzy wolą darmowe narzędzia, w których mogą ręcznie robić notatki.Powód nie ma znaczenia – ważne jest to,jak to robią.
Najpierw wybierz format notatek ze spotkania. Przewiń w górę, aby zapoznać się z naszymi zaleceniami, ale najważniejsze jest, aby wybrać strukturę i się jej trzymać. Możesz użyć gotowego szablonu lub stworzyć własny, ale zapisz ten plik, aby móc go ponownie wykorzystać podczas każdego spotkania, z którego chcesz sporządzić notatki.
Gdy już to załatwisz, rozpocznij spotkanie i otwórz wybraną aplikację: Evernote lub Google Docs. Możesz podzielić ekran, aby jednocześnie pisać notatki i uczestniczyć w spotkaniu. Obie aplikacje umożliwiają płynną współpracę, co oznacza, że technicznie rzecz biorąc, możesz robić notatki w tym samym dokumencie co kolega w tym samym czasie. Jest to ciekawy pomysł, jeśli podzielisz obowiązki związane z robieniem notatek, dzięki czemu wszyscy będą w równym stopniu zaangażowani w rozmowę.
Jeśli chcesz zobaczyć zmiany, możesz przejść do historii zmian w Dokumentach Google, aby wyświetlić poprzednie wersje dokumentu. Historia notatek w Evernote działa w ten sam sposób.
Jeśli nie chcesz bezpośrednio zmieniać wkładu swojego współpracownika, możesz zostawić komentarz, a nawet oznaczyć go w trakcie. Dzięki temu powstaje dialog obok notatek, w którym możecie rozmawiać ze sobą i wyjaśniać pewne kwestie.
Wreszcie, jeśli chcesz wyeksportować swoje notatki, obie aplikacje umożliwiają eksportowanie do wielu różnych formatów plików, w tym PDF.
Korzystanie z narzędzi do dokumentacji w celu sporządzania notatek
Chociaż Evernote, Google Docs lub szeroka gama aplikacji do sporządzania notatek opartych na sztucznej inteligencji to świetne miejsca na początek, narzędzia do dokumentacji stają się coraz bardziej popularnym miejscem do przechowywania notatek ze spotkań.
Głównym powodem, dla którego narzędzia do dokumentacji, takie jak Notion i Asana, są preferowane do sporządzania notatek, jest to, że stanowią one scentralizowane repozytoria informacji. Wszystkie notatki ze spotkań można przechowywać w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Dzięki temu cały zespół może wygodnie znaleźć potrzebne informacje w jednym miejscu.
Robienie notatek w Notion lub Asana
Chociaż istnieje wiele innych narzędzi do dokumentacji, Notion i Asana są dwoma najbardziej znanymi. Przechowując tutaj notatki ze spotkań, cały zespół będzie miał do nich dostęp w razie potrzeby. Jest to świetny sposób na poprawę odpowiedzialności i przejrzystości.
Kolejnym ważnym powodem, dla którego warto robić notatki w Notion lub Asana, jest to, że oferują one gotowe szablony notatek ze spotkań. Korzystając z tych szablonów za darmo, możesz zaoszczędzić czas i energię. Podobnie jak w przypadku Evernote i Google Docs, masz również możliwość współpracy w czasie rzeczywistym. Oba narzędzia oferują również wiele integracji, umożliwiając synchronizację z kalendarzami zaplanowanych spotkań oraz platformami komunikacyjnymi, co ułatwia udostępnianie notatek.
Jeśli chodzi konkretnie o Asanę, możesz łatwo przekształcić działania lub zadania do wykonania z notatek ze spotkań w zadania do wykonania w Asanie. Przypisz je członkom zespołu, ustal terminy i śledź postępy w ciągu kilku chwil.
Jeśli robisz notatki ze spotkań za pomocą Google Meet, możesz je zsynchronizować z Notion jednym kliknięciem. Podobnie, możesz równie łatwo zsynchronizować swoje notatki ze spotkań z Asaną.
Zrewolucjonizuj swoje notatki ze spotkań
Robienie notatek ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia i zapamiętania ważnych informacji. Jest to podstawowa umiejętność, która oferuje wiele korzyści, od zwiększenia wydajności po poprawę produktywności i współpracy w zespole. Nie można przecenić jej znaczenia.
Jednak wraz z rozwojem technologii narzędzia AI stały się nieodzownymi sprzymierzeńcami, które pomagają zautomatyzować cały proces, oszczędzając czas, pieniądze i ręczną pracę. Dają one swobodę skupienia się na budowaniu autentycznych relacji z potencjalnymi klientami, zamiast rozpraszać się próbami zapamiętania kluczowych punktów.
Nigdy nie zapominaj: umiejętność sporządzania notatek jest bardzo ważna, ale nie ma żadnej wartości, jeśli nie potrafisz ich efektywnie uporządkować. Bez systematycznego podejścia do kategoryzowania notatek ze spotkań i zapewnienia ich dostępności nie możesz w pełni wykorzystać ich potencjału.
W istocie, sporządzanie notatek w połączeniu z technologią sztucznej inteligencji i skuteczną organizacją staje się potężnym atutem, który pomaga pracować mądrzej, a nie ciężej.
