Cold Call Emails That Get Opened: O guia definitivo para obter o máximo de respostas

27 de março de 2024
1:30 pm

Elaborar um e-mail de chamada fria que seja aberto é um grande desafio nos dias de hoje. Trata-se de uma mensagem completamente não solicitada, vinda do nada, que provavelmente será enviada para uma caixa de entrada provavelmente muito ocupada.

No passado, algumas pessoas se esforçavam ao máximo para serem notadas. Desde o envio de e-mails de chamadas frias enquanto estavam embriagadas até o envio de e-mails com títulos de assunto que provocam cliques. O problema é que a maioria das ideias já foi feita antes, e muitas pessoas agora são imunes a muitas das formas "experimentadas e testadas".

Então, os e-mails de chamadas frias ainda têm lugar no mercado atual? Sim! Mesmo com as mudanças nas leis de spam de e-mail, com a abordagem correta de vendas centrada no cliente, eles ainda são viáveis.

Neste blog, examinaremos as diferentes abordagens e maneiras de criar seus e-mails de chamada fria, bem como algumas dicas práticas que você pode usar hoje.

O que são e-mails de chamada fria?

O principal objetivo de um e-mail de chamada fria é chamar a atenção de um cliente em potencial por meio de um e-mail não solicitado. Ele precisa ser algo que crie curiosidade e interesse, sem ser factualmente incorreto. No passado, acontecia o mesmo com as vendas de porta em porta e as chamadas frias por telefone. Você encontra alguém que está em seu mercado-alvo e tenta resolver o problema dessa pessoa.

Com uma caixa de entrada incrivelmente cheia, é difícil se destacar da multidão. E com a tecnologia capaz de coletar grandes quantidades de dados e até mesmo personalizar automaticamente, tentar parecer um e-mail "genuíno" pode ser difícil. Como resultado, os clientes em potencial estão muito mais propensos a excluir ou ignorar e-mails hoje em dia.

Mesmo as formas mais estranhas, como as mencionadas acima, agora são replicadas, com muitos profissionais de marketing vendendo seus conhecimentos (e modelos). Isso significa que o que antes era uma forma inovadora de chamar a atenção se tornou um clichê.

Mas os e-mails de chamadas frias ainda funcionam e, de fato, a taxa média de resposta em 2024 para um e-mail frio é de 8,5%. Embora essa taxa não seja de 8,5% de conversão em vendas e dependa muito da taxa geral de abertura, ainda assim são 8,5 pessoas em cada 100 que se envolverão com você. Até mesmo o menor envolvimento é potencialmente um convite para iniciar uma conversa.

A configuração de uma campanha de e-mail frio também pode consumir bastante tempo no início. Entretanto, para qualquer vendedor ou profissional de marketing, uma vez que você tenha uma maneira de obter leads, conteúdo para enviar e um sistema para usar, isso pode ser muito eficiente em termos de tempo a longo prazo. Essa forma quase passiva de gerar leads pode permitir que você se concentre na criação real de relacionamentos e na venda a clientes potenciais interessados.

A psicologia do engajamento de e-mails de chamadas frias + linhas de assunto

Há muitos tipos diferentes de e-mail de chamada fria, e há muitas maneiras diferentes de escrevê-lo e abordá-lo. A primeira etapa, depois de coletar a lista de alvos para quem você deseja tentar vender, é elaborar a linha de assunto perfeita. Essa é possivelmente uma das partes mais importantes da redação em qualquer campanha de vendas ou marketing. Esse é o momento em que seu cliente em potencial se envolverá e abrirá seu e-mail ou o excluirá.

Aqui estão cinco estilos diferentes de e-mail frio inicial, qual é a metodologia psicológica por trás de um deles e algumas ideias para linhas de assunto.

A abordagem personalizada

A abordagem personalizada é uma das formas mais antigas, porém mais eficazes, de adaptar um e-mail frio. De fato, uma linha de assunto personalizada pode aumentar as taxas de abertura em até 50%. Baseada no conceito de validação social e na teoria da influência, a personalização aproveita ao máximo nosso desejo humano de ser visto e valorizado. Ao incorporar um detalhe pessoal, como "Parabéns pelo novo emprego!" ou "Adorei sua publicação sobre taxas de rotatividade no LinkedIn. Foi muito interessante", isso se vincula ao nosso ego.

Essa abordagem é particularmente boa para empresas B2B em que as relações pessoais são fundamentais, bem como para empresas baseadas em serviços.

Sugestões para linhas de assunto de e-mail personalizadas:

"Parabéns pela [Conquista], [Nome]! Um pensamento rápido para você..."
"[Nome], seu trabalho no [Projeto] chamou minha atenção - eis o motivo"

A lacuna de curiosidade

Como seres humanos, somos muito curiosos, e o conceito de lacuna de informações pode ser usado para gerar interesse. É quando achamos que há uma lacuna em nosso conhecimento entre o que sabemos e o que queremos saber. Coisas como esquemas de enriquecimento rápido capitalizam isso. Sempre há algum tipo de vitória rápida ou fácil que nossa mente procura - o caminho de menor resistência.

Esse tipo de abordagem é muito bom para oferecer coisas como startups de tecnologia ou um novo produto para o mercado. Qualquer coisa que possa ser percebida como a solução de um ponto problemático para o cliente. É também uma ótima maneira de aproveitar a abordagem de vendas centrada no cliente.

Sugestões para linhas de assunto de e-mail baseadas em curiosidade:

"Você está cometendo esses erros?"
"Aqui está o segredo para dobrar seus lucros"

A proposta de valor

Outro que vemos muito em cursos on-line e marketing é o conceito de que as pessoas se sentem compelidas a retribuir um favor. Portanto, essa abordagem seria um e-mail oferecendo algo de valor gratuitamente ou com desconto, a fim de gerar esse quid pro quo quando se trata de vendas eventuais.

Isso é muito bom para qualquer coisa relacionada à educação, SaaS ou para oferecer uma avaliação gratuita como incentivo para experimentar. Se você tiver um produto ou serviço cujo valor possa ser demonstrado antecipadamente ou que ofereça conteúdo útil que as pessoas possam aplicar, essa abordagem pode ser útil

Sugestões para linhas de assunto de e-mail baseadas em valores:

"Libere todo o potencial da sua equipe - veja como"
"Aumente seu ROI em 30 dias - nosso presente para você"

O medo de ficar de fora, também conhecido como FOMO

Esse termo pode evocar a ideia de perder um show ou um evento divertido, mas na verdade é uma abordagem muito impactante para e-mails de chamadas frias. O termo psicológico é conhecido como heurística da escassez e atinge uma parte profundamente primitiva de nosso cérebro. Esse é o conceito de que algo é limitado ou pode se esgotar e, mesmo que o item seja abundante, pode gerar uma reação instintiva para não perder a oportunidade.

Isso é normalmente usado para coisas como cursos on-line ou compras em vendas; você verá que a maioria dos e-mails de marketing B2C também tem um elemento desse tipo. Ele também pode ser usado de forma eficaz em vendas B2B, mas deve ser usado com cuidado. Quando usado de forma incorreta e não sincera, pode fazer com que os clientes sintam que foram enganados ou que mentiram para eles.

Sugestões para linhas de assunto de e-mail baseadas em FOMO:

"Última chance: Garanta sua vaga agora!"
"Convite exclusivo: [Evento/Deal] para profissionais selecionados"

A prova social

A prova social é muito usada, mas, na verdade, pode ser uma das abordagens mais fortes quando bem executada. Esse foi um grande argumento de venda em coisas como infomerciais e também é usado em marketing nas mídias sociais, por exemplo, no TikTok. Essa abordagem é quando você entra em uma conversa por e-mail e diz "essas pessoas adoraram". Mais uma vez, isso se refere à nossa necessidade de nos encaixarmos e pode ser incrivelmente eficaz. No entanto, ela também pode parecer muito falsa se não for usada corretamente.

A confiança é o principal fator para isso, portanto, ter um nome conhecido como produto ou como porta-voz pode ir longe. É por isso que muitas empresas usam endossos de celebridades ou influenciadores nas mídias sociais, porque a pessoa que elas estão almejando normalmente terá um desejo subconsciente de tentar replicar o sucesso/felicidade dessas pessoas.

Se você tiver um produto ou serviço que tenha ótimas avaliações, isso pode ser muito útil e pode reduzir o tempo de espera para a compra. Os clientes em potencial têm muitas preocupações sobre o produto que são tratadas antes mesmo de falar com um representante.

Sugestões para linhas de assunto de e-mail baseadas em prova social:

"Como a [Well-known Company] alcançou [Resultado] em [Prazo]"
"Como Mike ganhou um contrato de US$ 100.000 usando nossa abordagem"

Como criar uma sequência eficaz de e-mails para chamadas frias

Depois de ter algumas boas linhas de assunto de e-mail, agora é uma boa ideia elaborar o conteúdo do e-mail e, muito importante, a sequência. Fazer um contato frio é bom, mas você precisa de mais de um e-mail na sequência para obter resultados.

O segredo aqui é ser consistente e persistente, mas sem parecer rude ou irritante.

Para criar uma sequência de e-mails frios impactante e eficaz, você precisa desenvolver gradualmente o interesse e a credibilidade com o mínimo de palavras possível. Conseguir envolver seu cliente potencial e fazer com que ele queira falar com você ou obter mais informações é o ponto ideal. Você não necessariamente conseguirá vender para eles imediatamente, mas considere isso para aquecê-los para ouvir o que você tem a dizer

Não há uma abordagem única para todos os casos quando se trata de cold e-mail, mas geralmente há alguns fatos estatisticamente comprovados.

Abaixo, você encontrará um exemplo de uma maneira de estruturar sua sequência de e-mails de chamada fria para obter o máximo de resposta sem ser intrusivo.

Além disso, é muito importante que você ofereça a todos os destinatários a chance de cancelar a assinatura a qualquer momento.

Ferramentas de software como Woodpecker, Instantly e QuickMail são ótimas ferramentas de e-mail frio que podem fazer isso automaticamente. Se eles não cancelaram a assinatura ou não responderam, você tem o direito de continuar entrando em contato.

E-mail 1: A introdução

Apresente-se, apresente sua empresa, tente personalizar, mas também destaque o valor que você oferece, mas não peça nada.

E-mail 2: O acompanhamento

Idealmente, cerca de 2 a 3 dias após o primeiro e-mail, é o momento de fazer um acompanhamento. Use esse acompanhamento de vendas para fazer uma pergunta. Tente fornecer mais um pouco de valor, como um recurso relevante para o setor.

E-mail 3: A demonstração de valor

Tente enviá-lo de 3 a 5 dias após o e-mail número dois. Aqui você pode fornecer um pouco mais de informações sobre o que oferece. Você pode incluir depoimentos ou estudos de caso, talvez fazendo referência a um problema específico que eles possam ter. Tente também incluir uma chamada à ação mais direta, como solicitar uma reunião ou oferecer uma demonstração.

E-mail 4: O rompimento suave

O próximo e-mail deve ser enviado cerca de 5 a 7 dias após o último e-mail. É nesse momento que você reconhece que a pessoa não respondeu, que talvez não tenha atingido o objetivo e diz que esse será seu último contato, a menos que ela diga o contrário. Isso geralmente pode desencadear a reação de FOMO. Tente recapitular sucintamente qual é a sua oferta, oferecendo compreensão de que talvez não seja o momento certo e uma maneira fácil de entrar em contato se ele mudar de ideia.

E-mail 5: O check-back

Procure enviar o e-mail cerca de 2 a 3 semanas após a última mensagem. Tente reengajá-los gentilmente depois de dar-lhes algum espaço para respirar. Isso funciona para clientes potenciais que podem estar ocupados ou indecisos. Seja leve, ofereça a eles algo novo e faça uma última chamada à ação

Quais são as práticas recomendadas para sequências de e-mails frios?

Considerações legais: Um aspecto muito importante a ser observado nesta etapa é que você precisa ter certeza de que está aderindo a todas as estruturas legais em vigor para o alcance frio. Um exemplo importante aqui é o GDPR na UE. Você pode enviar e-mails frios, mas eles DEVEM ser para fins comerciais e não para contas de e-mail pessoais. Você também deve oferecer a oportunidade de optar por não participar. Veja abaixo um vídeo explicativo sobre o GDPR e a legalidade das chamadas frias por e-mail:

Personalizar em escala: Já mencionamos que a personalização pode ter um impacto real, mas pode consumir muito tempo. Alguns softwares de e-mail oferecem a possibilidade de usar tokens e segmentos de personalização para fazer com que seus e-mails pareçam feitos sob medida para o destinatário, mesmo quando enviados para muitas pessoas.
Use o tom certo: Isso depende do tipo de empresa que você é, da empresa que está segmentando e do tipo de setor em que atua. Algumas sequências de e-mail podem ser muito formais se você estiver lidando com serviços profissionais, jurídicos e financeiros. No entanto, os e-mails podem ser leves, divertidos e até mesmo cheios de piadas e memes se você estiver em um setor mais criativo. Espelhe-se em seu público e tome cuidado com os filtros de spam ao usar imagens.
Monitore o envolvimento: Use um software de rastreamento de e-mail para ver quem abre, clica e se envolve com seus e-mails. Você pode encontrar uma lista de ferramentas adequadas de rastreamento de e-mail nesta postagem da Attrock. O uso dessas ferramentas o ajudará a personalizar seus acompanhamentos de forma mais eficaz.
Ajuste com base no feedback: Se os destinatários não estiverem se engajando de forma consistente em um determinado ponto da sequência, considere ajustar sua abordagem ou conteúdo. Da mesma forma, não mude imediatamente. Pode levar algum tempo para obter resultados reais com base em dados.
Respeite os cancelamentos: Novamente, sempre inclua uma maneira fácil para os destinatários optarem por não receber mais comunicações e respeite essas solicitações imediatamente.

Qual é o melhor momento para enviar e-mails de chamadas frias?

Há muitos artigos e estatísticas sobre qual é o melhor horário para enviar um e-mail frio ou o melhor horário para fazer uma ligação fria. Há pessoas que afirmam que quarta-feira é o melhor dia e sábado é o pior (com base em uma pesquisa do backlink.io). No entanto, muito disso depende do setor, do indivíduo que você está segmentando e de muitos critérios diferentes.

Algumas ferramentas de envio de e-mails frios têm IA incorporada que lhe dará sugestões sobre o melhor momento para enviar. Outra maneira de abordar o assunto é observar o ritmo da semana de trabalho. Isso geralmente significa que os e-mails enviados às terças, quartas e quintas-feiras produzirão as melhores taxas de abertura. As segundas-feiras costumam ser o momento de recuperar o atraso e entrar no fluxo da nova semana de trabalho, e a sexta-feira costuma ser o momento em que as pessoas começam a transferir mentalmente as coisas para a próxima semana.

Além disso, o período da manhã tende a ser o preferido, normalmente entre 8h e 10h da manhã no fuso horário do destinatário.

Entretanto,o melhor momento para enviar e-mails de chamadas frias é basear-se em seus próprios dados. Com o uso de um software de cold email e a execução de testes (assim como com linhas de assunto, setores etc.), você normalmente conseguirá ver tendências.

Isso não quer dizer que esses horários sejam fixos para sempre e eles podem mudar dependendo de vários fatores. No entanto, se você perceber que a maioria das suas reuniões agendadas vem de e-mails enviados em uma quarta-feira às 9h30 da manhã, vale a pena tirar o máximo proveito disso.

Como saber se seus e-mails de chamada fria estão funcionando

Qualquer tipo de atividade de prospecção e alcance, seja para vendas ou marketing, deve ser medida. Isso mostra se está funcionando ou não. Isso pode não ser fácil de detectar em um primeiro momento, mas, analisando o panorama geral, há várias maneiras de medir sua eficácia.

Taxas de abertura: Fornece informações sobre a atratividade de suas linhas de assunto e a eficácia de seu tempo de envio.
Taxas de cliques: Indica se o conteúdo do seu e-mail repercute o suficiente nos destinatários para que eles tomem uma atitude.
Taxas de resposta: Mede o quanto seu e-mail é envolvente e persuasivo para provocar uma resposta ou conversa.
Taxas de conversão: Rastreia quantos destinatários realizam a ação desejada, como a inscrição em um teste ou o agendamento de uma reunião, que é o objetivo final da maioria das campanhas.

Sua conversão geral é a métrica de maior valor e a que importa acima de todas as outras.

Não faz sentido ter uma ótima campanha com altas taxas de abertura e de cliques, mas sem conversões.

O que são boas taxas de cliques em e-mails frios?

Assim como o melhor momento para enviar um e-mail frio, o que é uma boa taxa de cliques ou de abertura de e-mail frio pode variar.

Com base nos dados mais recentes, a taxa média de abertura de e-mails frios pode variar muito, dependendo do setor. No entanto, ela normalmente fica entre 15 e 25%.

A partir disso, a taxa média de cliques (CTR) é de cerca de 2 a 5%.

Abaixo, você verá um infográfico do MailChimp que mostra a variação das taxas médias de abertura de e-mails frios com base no setor. Há uma variação de até 10% no que é considerado médio e, dependendo do tamanho do seu setor, isso pode representar milhares de clientes potenciais.

Se você começar a coletar dados e descobrir que não está atingindo os padrões de referência desejados, será uma boa oportunidade para fazer ajustes e correções para tentar aumentar seu sucesso.

Se estiver fazendo alterações em seu alcance de e-mail, certifique-se de que está alterando apenas uma coisa de cada vez. Ou, como alternativa, execute uma campanha separada para fazer isso. O problema de alterar muitas variáveis é que você pode descobrir que funciona e, nesse caso, não conseguirá identificar o que não estava funcionando.

Da mesma forma, se não der certo, você não terá visibilidade para identificar qual mudança causou o impacto negativo. Pequenas mudanças geralmente equivalem a grandes resultados quando se trata de contato por e-mail em chamadas frias.

O que fazer se o e-mail frio não estiver funcionando

Se, após vários ajustes, você não estiver vendo a melhoria esperada, talvez seja hora de repensar fundamentalmente sua estratégia. Isso pode significar reavaliar seu público-alvo, a proposta de valor que está oferecendo ou os canais que está usando para divulgação.

Também vale a pena examinar o marketing e outros métodos de geração de leads que você está usando. Se um deles estiver apresentando bom desempenho, talvez valha a pena concentrar-se mais nessa área enquanto ajusta sua abordagem de e-mail frio.

Outra ideia é dar uma olhada no que seus concorrentes estão fazendo. Eles fazem contato por e-mail? Que tipo de mensagem eles estão enviando? Embora você não deva copiar diretamente nenhuma ideia, definitivamente vale a pena ver como você pode dar sua própria interpretação a uma abordagem que está funcionando em seu setor.

Obtendo o máximo dos e-mails de chamadas frias

O importante é lembrar que o envio de e-mails frios para clientes em potencial deve fazer parte de uma estratégia de prospecção mais ampla. Isso pode gerar resultados incríveis, e muitas empresas ainda se beneficiam de um alcance claro e consistente de e-mails. Também é algo que um representante ou gerente de vendas pode fazer separadamente do marketing se quiser ou precisar cultivar sua própria fonte de leads.

Em última análise, o sucesso dos e-mails de chamadas frias depende de uma combinação de criatividade, personalização, tempo e persistência. Ao refinar sua abordagem com base nos insights e nas estratégias compartilhadas, lembre-se de que o objetivo não é apenas abrir uma linha de comunicação, mas criar um relacionamento com o cliente em potencial. Para isso, é necessário entender suas necessidades, fornecer valor e envolvê-los de uma forma que respeite seu tempo e seus interesses.

No ambiente digital saturado de hoje, destacar-se na caixa de entrada de alguém não é pouca coisa. No entanto, com a abordagem correta, é totalmente possível superar o ruído e se conectar com clientes em potencial de forma significativa. Seja por meio da elaboração de linhas de assunto atraentes, do fornecimento de valor antecipado, da utilização de prova social ou simplesmente da persistência sem ser intrusivo, a arte da chamada fria por e-mail está muito viva e bem.

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