Então, estamos aqui para falar sobre reuniões e chamadas iniciais! Uma reunião inicial é fundamental para o sucesso de qualquer novo projeto. Uma reunião inicial difícil não é um bom presságio para qualquer campanha recém-iniciada.
Portanto, abordaremos exatamente o que é uma reunião ou chamada inicial e o que torna uma reunião inicial bem-sucedida. Também temos alguns modelos úteis de reunião inicial, agendas e itens de ação para tornar sua próxima chamada inicial super tranquila!
Neste guia de reunião inicial e lista de RSS
O que é uma reunião inicial ou uma chamada inicial?
Uma reunião inicial é uma forma de começar um novo projeto. Pode ser qualquer coisa, desde o lançamento de um novo produto até uma campanha de marketing de vários anos, no valor de US$ 10 milhões.
Em sua essência, o objetivo de qualquer reunião ou chamada inicial é fazer com que todos estejam na mesma página e trabalhem juntos para atingir o mesmo objetivo, não importa qual seja. Seja para vender totalmente sua próxima grande ideia para a gerência ou para os clientes, colocar todos na mesma página e trabalhar juntos em direção ao mesmo objetivo é vital para o sucesso.
Em resumo, o significado da reunião inicial é uma reunião que reúne todos para iniciar um novo projeto.
Além disso, em resumo, o objetivo de uma reunião inicial é colocar todos na mesma página para facilitar o sucesso do projeto.
Como você faz uma reunião inicial?
A primeira parte de qualquer reunião inicial deve sempre incluir uma revisão da documentação que foi produzida em torno do projeto. Nesse momento, você deve discutir quaisquer dúvidas ou incertezas que possam surgir dessa revisão.
A segunda parte de uma reunião inicial é dar aos envolvidos uma ideia do que será exigido deles para que o projeto concluído seja bem-sucedido. É nesse momento que é preciso dividir seu projeto em marcos e prazos para que todos possam concordar quando as metas serão concluídas.
A última parte de uma reunião inicial é quando você discute o que acontecerá após o projeto. Haverá outra reunião? Em caso afirmativo, quando? Quem deve assinar os rascunhos finais? Quem decide se o projeto foi bem-sucedido ou não após a conclusão?
Nesse ponto, as reuniões e chamadas iniciais podem seguir todos os tipos de direção. A partir daí, você pode discutir a criação de um plano de projeto e o cronograma para concluí-lo. As reuniões iniciais são uma excelente maneira de fazer com que todos os membros da sua equipe trabalhem juntos em prol do mesmo objetivo.
Exemplo de pauta de reunião inicial
Muito bem, chega de conversa fiada, vamos aos exemplos. Veja abaixo como poderia ser uma agenda típica de reunião inicial:
Exemplo de pauta de reunião inicial
- Apresentação do gerente de projeto e dos membros da equipe
- Revisão de documentos (se aplicável)
- Definição/finalidade do projeto, o que deve ser realizado até o final? Marcos, prazos, resultados. Como isso se parece? Quando devem ser entregues? Quem os aprova?
- Plano de projeto (se aplicável)
- Como avaliaremos o sucesso?
Nossos recursos preferidos para a reunião inicial: modelos, documentos e amostras
Compilamos nossa lista de recursos favoritos para que você possa preparar sua reunião inicial de forma rápida e fácil.
Agenda da reunião inicial
Aqui você pode fazer o download de uma versão em branco ou editá-la no Google Docs.
Este modelo de reunião inicial está disponível no formato Microsoft Word para que você possa usá-lo em qualquer um de seus projetos. O download também inclui uma lista de verificação que pode ser impressa para orientá-lo durante todo o processo.
Modelo de reunião inicial
Aqui está outro modelo de reunião inicial que lhe dá espaço para preencher todas as informações necessárias.
Metas e itens de ação da reunião inicial
Às vezes, uma pauta escrita não é suficiente para manter todos no caminho certo para uma reunião inicial bem-sucedida. É aí que entram em cena as listas de metas e itens de ação! Elas o ajudarão a planejar, priorizar e executar seu projeto desde o início. Faça o download desta lista fácil de metas e itens de ação para a reunião inicial.
Lista de verificação do início do projeto
Todo mundo deveria ter uma lista de coisas a fazer antes de qualquer projeto, mas sejamos honestos - quem se lembra de cada detalhe? Esta lista de verificação é um salva-vidas! Ela o ajudará a se lembrar de todos os detalhes importantes que, de outra forma, você poderia perder. Imprima-a!
PDF da reunião inicial
Aqui está outro modelo de reunião inicial que lhe dá espaço para preencher todas as informações necessárias. Você pode fazer o download deste modelo em formato Microsoft Word ou PDF. Não se esqueça de incluir esses documentos quando a reunião inicial terminar, para que todos os novos participantes do projeto possam se atualizar!
Modelo de anotações da reunião inicial
O modelo de anotações da reunião inicial é outro ótimo recurso para organizar seu projeto. Você pode usá-lo como um guia para garantir que tudo seja abordado em suas reuniões ou até mesmo imprimi-lo e adicionar informações adicionais diretamente no modelo.
Exemplo de agenda de reunião inicial
Agenda da reunião inicial
Projeto: ____________________
Data: _______________
Horário: ____ (duração da reunião)
Participantes: (pessoalmente, por telefone, videoconferência, etc.) Lista e títulos de cada participante e designação de se as funções estão "presentes" ou "via telefone".
Informe o objetivo da reunião e discuta uma visão geral do projeto.
1º Item da Agenda: (Apresentação do Projeto)
Segundo item da agenda: (Histórico/justificativa do projeto) - O treinamento de fornecedores é um fator importante em projetos bem-sucedidos, especialmente se isso significa que os funcionários podem levar os produtos de um local para outro com eficiência.
3º Item da Agenda: (Objetivos do Projeto) - Identifique os aspectos mais importantes do projeto respondendo às perguntas "o quê", "como" e "por quê".
4º Item da Agenda: (Escopo do Projeto e Entregáveis): O que está no escopo? O que está fora do escopo? Como saberemos quando o projeto estiver concluído? Quais são seus cronogramas iniciais? Como você medirá o sucesso?
Quinto item da agenda: (Plano do projeto) - Isso pode incluir marcos, prazos e resultados. Há algum equipamento/software especial necessário para esse projeto? Alguém precisará ser treinado para realizar tarefas específicas ou usar determinado equipamento/software?
6º item da agenda: (Itens de ação) - Quem é responsável por concluir cada tarefa e até quando será concluída? Eles precisarão trabalhar com mais alguém (por exemplo, membros adicionais da equipe, especialistas no assunto)?
7º Item da Agenda: (Equipe do Projeto) - Esta seção inclui as funções e responsabilidades de cada membro da equipe, bem como o que eles precisam saber sobre o projeto.
8º Item da Agenda: (Comunicação da Equipe) - Esta seção deve incluir a frequência com que vocês se reunirão ou terão notícias uns dos outros e quem é responsável pelo envio das pautas e atas das reuniões.
9º Item da Agenda: (Cronograma do Projeto) - O que você fará primeiro, segundo, etc.? Quando cada atividade será concluída? Haverá prazos, marcos ou pessoas a quem se reportar?
10º Item da Agenda: (Documentação) - Esta seção deve indicar como a documentação do projeto será compartilhada com outras pessoas. Você pode considerar a criação de um local centralizado para todos os materiais do projeto, ou seja, um compartilhamento de arquivos ou uma pasta do Google Drive.
11º Item da Agenda: (Informações Adicionais) - Esta seção pode incluir outras perguntas que surgiram durante a reunião inicial ou outro acompanhamento que precise ser feito.
12º Item da Agenda: (Revisão dos itens de ação) - Quem assumiu quais responsabilidades desde a última reunião?
13º Item da Agenda: (Adjourn) - É aqui que você veria "reunião encerrada", quaisquer modelos de gerenciamento de projetos, etc.
Práticas recomendadas para reuniões iniciais
A reunião inicial é uma etapa essencial para orientar a sua equipe para o sucesso. Use esta lista de verificação de práticas recomendadas para garantir que seu projeto comece com o pé direito.
Qual é o melhor momento para agendar uma reunião inicial? Deve haver pelo menos um outro membro da equipe presente durante a reunião inicial, embora seja possível realizar reuniões maiores que incluam também outras partes interessadas. Se estiver planejando o cronograma ideal, é recomendável realizar essa reunião depois que o projeto tiver sido aprovado pelo seu gerente ou pela empresa.
Quem você convida? Convide qualquer pessoa envolvida no planejamento e na execução do projeto para garantir que todos estejam na mesma página. Você também pode convidar alguém de fora da empresa para participar, mas essa pessoa só deve fazer parte da reunião se sua experiência agregar valor à discussão. Quem quer que esteja presente deve estar disponível para participar ativamente da reunião.
Quanto tempo leva? As reuniões iniciais podem durar de 30 minutos a uma hora ou mais, dependendo do tipo de projeto em que você está trabalhando e de quantas pessoas precisam participar. O planejador da reunião define a pauta, portanto, certifique-se de reservar tempo para cobrir todos os itens necessários.
Como você se prepara? Reúna todas as informações básicas existentes sobre seu projeto, bem como todos os materiais de apoio que possam ser úteis durante a reunião. Você também deve ter uma lista de tópicos da pauta para discussão e determinar quem facilitará cada parte da reunião.
Qual é uma boa estrutura para uma reunião inicial? Talvez você queira começar se apresentando e dando as boas-vindas aos participantes. Em seguida, você pode circular pela sala e pedir a cada participante que se apresente e diga algumas palavras sobre sua contribuição durante a reunião. Você também pode fornecer uma visão geral do que é o projeto e por que ele é importante.
Considerações finais sobre as reuniões iniciais
Obrigado por ler nosso artigo sobre reuniões iniciais! É importante ter em mente que as reuniões iniciais são essenciais para orientar a sua equipe durante o projeto. Se estiver trabalhando em um novo projeto, ter uma agenda pode ajudar a garantir que todos os assuntos necessários sejam abordados durante a reunião.
Se estiver planejando sua primeira reunião inicial, confira nosso modelo de reunião inicial para se inspirar! Você também pode ler sobre outras práticas recomendadas de gerenciamento de projetos, como a criação de um cronograma de projeto e técnicas de comunicação eficazes.
Se tivermos deixado passar alguma coisa, informe-nos na seção de comentários abaixo.
