Знаете ли вы, что 15 % времени организации тратится на совещания и что из-за неэффективных совещаний американские компании ежегодно теряют 399 миллиардов долларов? Именно поэтому выбор лучших ИИ-агентов для совещаний имеет решающее значение. Они могут повысить производительность всего вашего бизнеса, сэкономить деньги и время.
ИИ-агенты не только помогают создавать более интеллектуальные и эффективные совещания, но и предоставляют данные, которые могут произвести революцию в ваших стратегиях после совещания. tl;dv является лидером в отрасли по использованию ИИ-агентов в совещаниях, поэтому мы можем рассказать обо всех нюансах.
Почему ИИ-агенты отлично подходят для проведения совещаний? Давайте начнем с самого начала. Что такое агенты искусственного интеллекта и как они влияют на совещания?
Что такое агенты искусственного интеллекта и как они преобразуют совещания?
Anthropic определяет агентов ИИ как автономные системы, которые могут действовать самостоятельно в зависимости от контекста. Для сравнения, агентный рабочий процесс ИИ - это когда интеллектуальная система следует по заранее определенному пути. Агентные рабочие процессы все еще могут оптимизировать рабочие процессы и сэкономить вашей команде бесчисленное количество часов, но они следуют заданным путям и не будут меняться, пока человек не прикажет им сделать это.
ИИ-агентам не нужно, чтобы человек говорил им, что делать. Они сами оценивают ситуацию и принимают решение. В мире встреч агенты ИИ могут планировать их от вашего имени, сканируя ваш календарь, чтобы убедиться, что вы свободны. Они могут устанавливать напоминания и корректировать планы при изменении обстоятельств, не дожидаясь вмешательства человека.
Допустим, вы находитесь на совещании и понимаете, что сегодня вам нужно перенести звонок на более позднее время и заменить его более приоритетным. Агент искусственного интеллекта может прослушать ваш разговор, распознать изменение приоритета и действовать соответствующим образом, чтобы к моменту окончания встречи ваше расписание уже было скорректировано.
Это агент искусственного интеллекта, действующий автономно. При правильном использовании они могут значительно преобразить совещания. Также стоит обратить внимание на ИИ-агенты для управления проектами, поскольку они могут оказать большое влияние и там.
Ключевые характеристики, определяющие лучших ИИ-агентов для совещаний
В ходе недавнего опроса более 55 % респондентов сообщили, что ИИ улучшает взаимодействие на совещаниях в режиме реального времени, позволяя участникам быть более сосредоточенными и согласованными. Особое внимание они обращают на расшифровки и контекстные подсказки, поскольку они позволяют командам быть более инновационными и продуктивными.
Но какие именно ключевые особенности присущи лучшим ИИ-агентам для встреч? Давайте разберемся в этом.
Автоматизированные стенограммы и резюме совещаний
Такой агентский рабочий процесс уже давно стал неотъемлемой частью ниши ассистентов по организации встреч с искусственным интеллектом. Даже крупные платформы для видеоконференций, такие как Zoom, Google Meet и MS Teams, могут делать это. Тем не менее, это нисколько не умаляет его ценности.
Автоматическое получение стенограммы совещания - удивительное достижение. Давно прошли те времена, когда вам требовался диктофон, чтобы расшифровать разговор в сокращенном виде. Теперь за вас это сделает искусственный интеллект, а вы сосредоточитесь на главном - реальном разговоре.
Это особенно эффективно в продажах, поскольку представители могут тратить свою энергию на вовлечение потенциальных клиентов, активно слушая их и не заботясь о том, чтобы делать записи.
Автоматические резюме из стенограммы еще более полезны. Вам не нужно читать или пересматривать весь разговор, вы можете получить только основные моменты. Большинство помощников по организации встреч с искусственным интеллектом предоставляют временные метки, чтобы вы могли легко перейти к наиболее важным фрагментам.
Эта функция - спасение для сотрудников, которые по каким-либо причинам пропустили звонок. Это также фантастическое подспорье для remote и асинхронных команд.
Интеграция с популярными инструментами
Еще один агентский рабочий процесс - возможность автоматически синхронизировать заметки и резюме встреч с другими инструментами. ИИ-агенты для работы с клиентами отлично справляются с этой задачей. Любой поступивший звонок клиента может быть автоматически занесен в выбранную вами CRM-систему.
То, что раньше было бичом многих CS-агентов и торговых представителей, теперь стало автоматизированной задачей, о которой не нужно беспокоиться. Если заметки о встречах оформлены так же, как и в CRM, это можно сделать так же легко, как если бы вы загрузили их вручную. Только гораздо быстрее и с большей точностью. Что в этом может не нравиться?
Действенные идеи
Самое интересное начинается, когда агенты ИИ начинают назначать людям задания. Они могут прослушать ваш разговор, понять его смысл и контекст, а затем назначить задания на основе того, что обсуждалось.
Лучшие ИИ-агенты для совещаний могут определять ключевые пункты действий и приближать их к завершению. Это может происходить в виде подсказок и напоминаний, а может быть и прямым назначением задач.
Персонализация и персонализация
ИИ-агенты могут легко адаптироваться к рабочим процессам команды. Фактически, их можно считать хамелеонами во многих отношениях. Конечно, они оказывают огромную помощь, поэтому сильно выделяются на фоне остальных, но при этом выполняют приказы до мелочей. Если менеджеру нужны данные о решениях и действиях высокого уровня, ИИ-агент их предоставит.
Однако тот же агент ИИ может обсуждать с разработчиками только технические детали или поставленные задачи. А в отделах продаж он может сосредоточиться на отзывах клиентов и переговорных моментах.
Агентные рабочие процессы ИИ также очень хорошо настраиваются. Например, tl;dv может вести записи совещаний в любом стиле. В нем есть широкий выбор шаблонов для разных отраслей: от популярных playbooks для продаж до шаблонов для CS, HR, дизайна продуктов, пользовательских исследований и т. д. Эти шаблоны полностью настраиваются, или вы можете создать новый с нуля, чтобы удовлетворить ваши конкретные потребности.
Одним словом, лучшие ИИ-агенты для совещаний могут легко адаптироваться к различным командам и различным сценариям использования.
Многоязычные возможности
ИИ-агенты способны общаться на разных языках. tl;dv, например, может расшифровать ваш звонок на более чем 40 языках. Эта революционная языковая поддержка устраняет разрыв между многоязычными командами, делая мир меньше.
Защита безопасности и конфиденциальности
Лучшие ИИ-агенты для встреч - это те, которые автоматически соблюдают законы о конфиденциальности. В большинстве крупных компаний существует строгая политика конфиденциальности и безопасности, и агент ИИ должен адаптироваться к работе в рамках этой политики, иначе он станет бесполезным.
Например, агенты ИИ должны убедиться, что их работа соответствует требованиям GDPR. Другой пример: в ЕС действует Закон ЕС об искусственном интеллекте. Он запрещает анализ настроений, и ИИ-агенты tl;dv его соблюдают.
Как сэкономить время, используя лучшие ИИ-агенты для совещаний
Одно из лучших качеств агентов искусственного интеллекта - это то, сколько времени они вам сэкономят. По результатам опроса 182 менеджеров высшего звена в корпоративном мире, 64 % из них заявили, что совещания лишают их ценного времени для глубоких размышлений и раздумий. Лучшие ИИ-агенты для совещаний потенциально могут сэкономить ваше время в трех ключевых областях:
1. До начала встреч
Если вы сможете избавиться от лишних слов до начала совещания, вы уже на полпути к успеху. Среднестатистический специалист тратит более пяти часов в неделю на совещания и почти четыре часа на подготовку к ним. Это время подготовки можно значительно сократить двумя способами:
Планирование встреч
Благодаря автоматическому планированию встреч вам не нужно беспокоиться о том, чтобы найти удобное для всех время. Все будет сделано за вас.
В Calendly, например, есть помощник по составлению расписания с искусственным интеллектом, который автоматически находит подходящее время для звонков в календарях всех участников. Он предлагает оптимальные временные интервалы с учетом доступности, часовых поясов и личных предпочтений.
Clockwise - еще один автоматический планировщик встреч. Он выбирает время, наименее опасное для всех участников. Он также организует ваш календарь таким образом, чтобы в нем было запланировано время для сосредоточенной работы, а также блоки для совместной работы.
Подготовка повестки дня
Еще один способ, с помощью которого агенты ИИ могут сэкономить время перед совещаниями, - это автоматическая подготовка повестки дня.
Такие инструменты, как tl;dv, предоставляют шаблоны повестки дня совещаний, которые позволяют не отвлекаться от работы во время звонка. Другие приложения, такие как Fellow, делают то же самое, позволяя вам интегрировать заметки и цели предыдущих встреч, чтобы подвести итоги и провести переоценку.
Компания Even Notion использует искусственный интеллект для создания проектов повестки дня совещаний. Он может предложить ключевые тезисы на основе текущих задач или прошлых обсуждений.
2. Во время встреч
Во время самой встречи ИИ берет бразды правления в свои руки. Пока вы участвуете в разговоре, ваш агент ИИ будет записывать, расшифровывать и делать заметки от вашего имени.
tl;dv - один из лучших инструментов для внедрения искусственного интеллекта в ваши совещания. Он не только записывает, расшифровывает и делает заметки, но и делает все это бесплатно. По-настоящему сильной стороной этого приложения является его полезность после совещания.
Zoom У компании Zoom теперь есть собственный компаньон с искусственным интеллектом, который делает все то же самое, включая транскрипцию в реальном времени, но он появился с опозданием. Он не обладает той детализацией, которая есть у специализированных устройств-долгожителей.
3. После встреч
После совещаний можно сэкономить много времени. С помощью резюме после совещания вы уже сокращаете время, необходимое для анализа встречи, но некоторые инструменты идут гораздо дальше.
Например, tl;dv не просто предоставляет резюме с временными отметками, а целую аналитическую панель для спикеров. С ее помощью вы можете узнать, как долго говорили ваши представители и агенты, сколько слов-заполнителей они использовали, каково их соотношение между разговорами и прослушиванием и многое другое.
Кроме того, как уже говорилось, агентские рабочие процессы позволяют tl;dv синхронизировать записи о встречах с широким спектром CRM и популярными инструментами документирования. Это происходит автоматически, в выбранном вами стиле, после каждого звонка.
Кроме того, tl;dv отправляет резюме после звонка всем участникам совещания, чтобы никто не остался в стороне. Это повышает ответственность всей вашей команды.
Другие инструменты, например ClickUp AI, извлекают данные из совещаний, чтобы назначить задачи и установить сроки их выполнения. Он автоматически создает напоминания, чтобы информировать членов команды о ходе выполнения задач.
Влияние ИИ-агентов на совещания в реальном мире
ИИ-агенты революционизируют совместную работу на рабочем месте, делая совещания более интеллектуальными, эффективными и ориентированными на результат. Ниже мы рассмотрим их реальное влияние на примере конкретного случая, как они обеспечивают совместную работу на основе данных, а также их роль в улучшении командной динамики, особенно в remote и гибридных средах.
Пример из практики: Как Morgan Stanley внедрил искусственный интеллект на совещаниях
В июне 2024 года Morgan Stanley создал Debrief, ИИ-агент, который делает заметки и резюмирует электронные письма, составляя первые черновики сообщений. Это произошло после того, как в сентябре 2023 года они запустили ИИ-ассистента Knowledge, которым, как сообщается, пользуются 98 % их сотрудников.
Дебрифинг прошел с ошеломляющим успехом. Однако прежде чем перейти к обсуждению, давайте посмотрим на проблемы, с которыми Morgan Stanley сталкивался ранее.
Вызов
Финансовые консультанты тратили значительное время на выполнение административных задач во время и после встреч с клиентами, например на ведение записей и подведение итогов обсуждений.
Такое административное бремя сокращало время, отведенное на взаимодействие с клиентами и стратегическое планирование.
Решение
Компания Morgan Stanley представила 15 000 консультантов по работе с состоятельными клиентами помощника с искусственным интеллектом под названием "Debrief". Debrief автоматизирует ведение записей и составляет резюме во время встреч, позволяя консультантам больше внимания уделять общению с клиентами.
Результаты
ИИ-ассистент создает более качественные заметки, чем при ручном ведении записей, что повышает точность и полноту записей совещаний. Ожидается, что это позволит сэкономить около 30 минут на каждой встрече, что значительно повысит производительность труда при многочисленных взаимодействиях с клиентами фирмы.
Планируется расширить возможности ИИ для подведения итогов личных встреч и выполнения таких важных задач, как открытие счетов и ведение договоров.
Пример Morgan Stanley демонстрирует, как лучшие ИИ-агенты могут оптимизировать процессы проведения встреч, снизить административную нагрузку и позволить специалистам уделять больше времени работе с клиентами.
Сотрудничество на основе данных
Агенты искусственного интеллекта повышают эффективность совещаний, преобразуя результаты обсуждений в хорошо структурированные и пригодные для практического применения данные. Они способствуют сотрудничеству, превращая совещания в продуктивные сессии, приносящие измеримые результаты.
Существует три основных способа, с помощью которых агенты ИИ преобразуют разговоры в полезные сведения:
1. Автоматизированные транскрипции и резюме
Инструменты с искусственным интеллектом, такие как tl;dv, предоставляют неограниченное количество расшифровок, поэтому вы никогда не пропустите ни одной встречи. Кроме того, tl;dv генерирует краткие резюме ключевых моментов и пунктов действий. Это гарантирует, что критически важная информация будет зафиксирована и легко доступна в будущем.
2. Отслеживание пунктов действий
ИИ-агенты могут определять и выделять пункты действий во время совещаний, назначать их соответствующим членам команды и устанавливать сроки. Такая автоматизация обеспечивает подотчетность и помогает командам не отвлекаться от выполнения своих обязанностей.
3. Интеграция с инструментами повышения производительности
Многие помощники по организации встреч с искусственным интеллектом легко интегрируются с такими платформами, как Slack, Notion, или инструментами управления проектами, сохраняя все в одном удобном месте и способствуя эффективной совместной работе.
Все это в совокупности приводит к повышению уровня сотрудничества, подотчетности и организованности. Это делает команды более эффективными и продуктивными, что, в свою очередь, делает сотрудников более счастливыми, поскольку они могут сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего, а не на ручных, повторяющихся задачах, которые надоели им до смерти.
Безопасность и конфиденциальность: Почему важно иметь лучшего ИИ-агента для проведения совещаний
Конфиденциальность очень важна, особенно в современную эпоху. Когда вы находитесь на деловой встрече и делитесь конфиденциальной информацией, вы должны быть уверены, что выбранный вами агент искусственного интеллекта надежен и безопасен.
Без этого возможна утечка конфиденциальных данных. К вашим частным деловым звонкам могут получить доступ другие люди или компании в случае корпоративного шпионажа. Короче говоря, вы хотите защитить свой бизнес и данные своих клиентов настолько, насколько это возможно.
Лучшие ИИ-агенты для встреч обладают несколькими функциями обеспечения конфиденциальности и безопасности. Обратите внимание, в частности, на эти:
- Шифрованиеот конца к концу. Благодаря этому все данные, будь то аудио, видео или резюме, шифруются при передаче и хранении. Только авторизованные участники могут получить доступ к этой информации. Это предотвращает утечку конфиденциальных данных.
- Соответствие отраслевым стандартам. Будь то GDPR, HIPAA или SOC2, агент искусственного интеллекта должен придерживаться глобальных стандартов безопасности и конфиденциальности. Это строгие отраслевые стандарты, обеспечивающие безопасную работу с конфиденциальными данными.
- Контроль доступа на основе ролей (RBAC). Это позволяет устанавливать различные уровни доступа для разных пользователей, что ограничивает доступ к конфиденциальной информации. Это также гарантирует, что только уполномоченные лица имеют доступ к определенным записям, резюме и заметкам.
- Варианты размещения данных. Это дает вам возможность контролировать географическое место хранения данных. Это особенно полезно для команд, которым необходимо хранить данные в определенном регионе, чтобы соответствовать региональным нормам.
- Автоматическое удаление данных. Определите политику хранения данных и запланируйте автоматическое удаление стенограмм и других данных о собраниях после определенной даты. Это не только минимизирует риск утечки, но и экономит расходы на хранение данных.
- Безопасная аутентификацияМеханизмы аутентификации. Существуют различные типы механизмов аутентификации, от многофакторной аутентификации (MFA) до однократной регистрации (SSO). Это позволяет защитить конфиденциальные данные, даже если данные для входа в систему были скомпрометированы.
- Анонимизация и редактирование. Некоторые агенты ИИ могут анонимизировать или редактировать конфиденциальную информацию непосредственно из стенограммы. Это особенно полезно при обсуждении финансовой информации или личных данных.
- Прозрачность использования данных. Один из важных моментов, на который следует обратить внимание, - это прозрачность использования и хранения данных. Убедитесь, что компания не использует конфиденциальную информацию для обучения искусственного интеллекта, и обеспечьте полный контроль над вашими данными, чтобы избежать их использования.
- Варианты безопасного обмена. Отрывки из совещаний регулярно попадают в общий доступ, но разумно защитить ссылки паролем, чтобы предотвратить доступ внешних клиентов к конфиденциальной информации.
- Журналы аудита. Ведите подробный журнал о том, кто, когда и какие действия выполнял (например, скачивал, редактировал или делился). Это обеспечивает подотчетность и позволяет вашей команде быстро выявлять подозрительные действия.
Почему tl;dv - лучший ИИ-агент для совещаний
tl;dv - лучший ИИ-агент для совещаний по ряду причин. Во-первых, он интегрируется с более чем 5 000 инструментов, что позволяет оптимизировать рабочие процессы и автоматизировать утомительную задачу передачи данных из одного инструмента в другой.
Во-вторых, tl;dv бесплатно записывает, генерирует стенограммы и подводит итоги каждой встречи. Именно так. Неограниченное количество встреч, даже если они проходят в одно и то же время. Он также выделяет пункты действий и делает заметки наилучшим для вас образом. Вы можете использовать шаблоны заметок, редактировать их или создавать свои собственные с нуля. Это позволит указать агенту ИИ, в каком стиле вы хотите получать свои заметки. Если вы хотите, чтобы он автоматически вводил данные непосредственно в CRM, вы можете создать шаблон и для этого.
В-третьих, tl;dv имеет локализованную платформу на семи языках, что делает его одним из лучших ИИ-агентов для совещаний для многоязычных команд. Кроме того, он транскрибирует более чем на 40 языках, что позволяет не пропустить ни одной важной встречи.
Кроме того, в tl;dv есть интеллектуальная система для проведения нескольких встреч. Этот агентский рабочий процесс с искусственным интеллектом может сэкономить вам несчетное количество часов. Он может анализировать и сравнивать все ваши встречи одновременно. Представьте, что вы хотите узнать, на что больше всего жалуются ваши клиенты, - спросите tl;dv, и он просмотрит все ваши внешние звонки, создав отчет с временными отметками различных встреч.
Если сделать еще один шаг вперед, то можно даже запланировать периодическую доставку отчетов прямо в ваш почтовый ящик. Хотите узнать, как ваши торговые представители справляются с возражениями? Получите еженедельный отчет по всем их звонкам с информацией об успехах, неудачах и советами по улучшению. Если это не повысит продуктивность, эффективность и не сэкономит ваше время, то уже ничто не поможет.
Есть еще много причин, по которым tl;dv - лучший ИИ-агент для встреч. В нем есть аналитическая панель для докладчиков, советы по обработке возражений с помощью ИИ, а также функции безопасности корпоративного уровня, включая безусловное соответствие GDPR, EU AI Act и HIPAA. Кроме того, политика хранения данных прозрачна и понятна.
Самое главное, что tl;dv не задирает цены. У него есть бесплатный премиум-план и несколько доступных тарифных планов для бизнеса. Короче говоря, если вы хотите попробовать лучший агент искусственного интеллекта для совещаний, вы можете сделать это прямо сейчас, бесплатно.
Будущее встреч с агентами искусственного интеллекта
Агенты искусственного интеллекта оптимизируют все этапы процесса проведения совещаний: от составления расписания и повестки дня до расшифровки в режиме реального времени и последующих действий после совещания. Они больше не являются футуристической концепцией - это происходит уже сегодня! Благодаря такому уровню автоматизации команды могут сосредоточиться на том, что действительно важно: инновациях, стратегии и достижении своих целей.
Как видно на примере таких компаний, как tl;dv и Morgan Stanley, внедрение ИИ-агентов - это не просто экономия времени, это раскрытие потенциала вашей команды в каждый момент времени. Будущее совещаний уже наступило, и оно опирается на ИИ.
