Açık ve iyi yazılmış bir toplantı özeti, uyumlu eylemler ile kaçırılan görevler arasındaki farkı belirleyebilir. Ekibinizin neler olduğunu gözden geçirmesine, alınan kararları anlamasına ve bundan sonra ne beklendiğini tam olarak bilmesine yardımcı olur.


Dürüst olalım, kimse 45 dakikalık bir görüşmeyi, 12. slayttaki bir kararı bulmak için tekrar izlemekten hoşlanmaz. Özet, herkesi bu kaderden kurtarır.


Ortalama bir çalışan ayda 62 toplantıya katılırve bu sürenin neredeyse yarısı genellikle çoklu görevler veya konu dışı tartışmalarla geçer. Toplantılardan net bir sonuç çıkmazsa, bu çok fazla zaman kaybı demektir.


Toplantı resmi veya gayri resmi, şirket içi veya müşteri odaklı olsun, bu tür bir özet, herkesin toplantıya katılmadan da konuyu takip etmesine yardımcı olur.


Süreci otomatikleştirmek istiyorsanız, tl;dv gibi araçlar, konuşmaları kolayca yakalamanızı ve akıllı, paylaşılabilir özetleri gerçek zamanlı olarak oluşturmanızı sağlar. Ancak kendi özetinizi yazmayı tercih ediyorsanız veya format ve üslup üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak istiyorsanız, bu kılavuz tüm adımları ayrıntılı olarak açıklamaktadır.


Toplantı özetinizi nasıl yapılandıracağınızdan gerçek hayattan örnekler, kullanıma hazır şablonlar ve takip e-postası formatlarına kadar her şeyi ele alacağız. Proje kontrol toplantılarını, satış görüşmelerini, ekip toplantılarını veya yönetim kurulu toplantılarını özetliyor olun, bu kılavuz size açık, öz ve gerçekten yararlı özetler yazmak için gerekli araçları sağlayacaktır.

İçindekiler

Toplantı Özeti Nedir? (+ Neden Önemlidir?)


Toplantı özeti, toplantı sırasında tartışılan önemli noktalar, alınan kararlar ve üzerinde anlaşmaya varılan sonraki adımları özetleyen kısa bir belge veya mesajdır. Paydaşlara, tam metni okumadan veya toplantıya katılmadan neler olduğunu hızlı bir şekilde gözden geçirme imkanı sunar.


Toplantı sonrası özeti, ekipleri uyumlu hale getirmek, toplantıya katılmayan katılımcıları bilgilendirmek ve takip işlemlerini izlemek için özellikle yararlıdır. Kararların ne olduğu ve kimin neyden sorumlu olduğu konusunda net bir referans noktası görevi görür.


Bir iş toplantısı özeti her yorumu içermesi gerekmez, bir sonraki adımda önemli olan konulara odaklanmalıdır. Bu da onu notlardan ve tutanaklardan ayıran özelliktir.

Toplantı Özetini Ne Zaman Kullanmalı?

Toplantı özeti sadece iç güncellemeler için yararlı değildir. Çeşitli durumlarda işe yarar ve farklı ekipler ile paydaşların karışıklık yaşamadan uyum içinde kalmasına yardımcı olur.

İç ekip toplantıları

Özetler, ilerlemeyi belgelemeye, kararları not etmeye ve görevleri atamaya yardımcı olur. Tekrarlayan kontrol toplantıları, sprint planlaması veya departman toplantıları için özellikle yararlıdır.

Müşteri ile yüz yüze görüşmeler

Müşteri görüşmesinden sonra, yapılandırılmış bir özet görüşmede tartışılan konuları gösterir ve sonraki adımları teyit eder. Bu, her iki taraf için de net bir referans oluşturur ve daha sonra tekrar tekrar görüşme yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Proje güncellemeleri

İster iç ekiplerle ister dış ortaklarla çalışıyor olun, özetler önemli kilometre taşlarını takip etmenize, engelleri ortaya çıkarmanıza ve insanları uzun notlarla boğmadan beklentileri net bir şekilde belirlemenize yardımcı olur.

Remote hibrit çalışma

İnsanlar aynı odada veya aynı programda olmadıklarında, özet herkesin bilgilendirilmesini sağlar. Bu, toplantıya katılmayanlara, meslektaşlarını takip etmek zorunda kalmadan hızlı bir şekilde güncel bilgileri almalarını sağlar.

Çapraz fonksiyonel işbirliği

Farklı departmanlar bir araya geldiğinde, işler kolayca karışabilir. Özet, ekipler farklı araçlar veya süreçler kullanıyor olsa bile, önemli sonuçları vurgular ve sorumlulukları açıkça belirler.

İç ekip toplantıları

Toplantı Özetleri, Tutanaklar ve Gündemler Nasıl Birlikte Çalışır?


Sağlam bir toplantı süreci, net bir planla başlar ve erişilebilir belgelerle sona erer. Toplantı gündemleri, tutanaklar ve özetler her biri farklı bir rol oynar, ancak birlikte kullanıldıklarında ekiplerin toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında uyumlu kalmasına yardımcı olurlar.


Toplantı Gündemi


Gündem, toplantının yapısını önceden belirler. Toplantının amacını, konularını, zaman dağılımını ve kimlerin neyi yöneteceğini ana hatlarıyla belirtir. Güçlü bir gündem, konudan sapma riskini ortadan kaldırır ve toplantıları daha verimli hale getirir. Bir başlangıç noktasına ihtiyacınız varsa, farklı toplantı türlerine uyarlayabileceğiniz bazı toplantı gündemi şablonları burada bulabilirsiniz.

Toplantı Tutanağı


Toplantı tutanakları, gerçekleşen her şeyin ayrıntılı ve resmi bir kaydını sunar. Buna katılımcılar, zaman damgası içeren girişler, önemli önergeler ve onaylar dahildir. Yönetim kurulu odalarında, yasal ortamlarda ve resmi kayıt gerektiren her türlü ortamda vazgeçilmez bir unsurdur. Toplantı tutanakları şablonlarını inceleyerek bunları etkili bir şekilde nasıl biçimlendirebileceğinizi öğrenebilirsiniz.

Toplantı Özeti

Özetler, toplantıdan sonra gönderilen kısa ve eyleme geçirilebilir özetlerdir. En önemli noktaları, alınan kararları, eylem maddelerini ve sorumluları vurgularlar. Tutanaklardan daha az resmi olsalar da, yazılması daha hızlı ve anlaşılması daha kolaydır.


Nasıl birlikte çalışırlar:

  • Toplantı gündemini kullanarak konuşmayı planlayın ve konuyu sapmadan ilerletin.
  • Resmi bir kayıt gerektiğinde toplantı tutanaklarını kaydedin
  • Toplantı özetini paylaşarak herkesin en önemli noktaları hatırlamasına yardımcı olun

 

Her zaman üçünü birden kullanmanız gerekmez, ancak her birini ne zaman ve nasıl kullanacağınızı bilmek, toplantıların daha sorunsuz geçmesine ve takip sürecinin iyileşmesine yardımcı olur.

toplantı gündemi kontrol listesi

Toplantı Özeti Nasıl Yazılır (Adım Adım Kılavuz)


Gerçekten yararlı bir toplantı özeti nasıl yazılır diye merak ediyorsanız, bu bölümde tüm ekipler ve toplantı türleri için geçerli olan basit bir süreç anlatılmaktadır. Sonuçları paydaşlarla paylaşıyor veya ekibin ilerlemesini takip ediyor olun, yapılandırılmış bir yaklaşım büyük fark yaratır.


Adım 1: Yapılandırılmış toplantı notları almak için bir yol bulun

Önemli noktaları ortaya çıktıkça not almaya başlayın. Her kelimeyi kaydetmenize gerek yok, sadece önemli kararları, zorlukları, fikirleri ve takip edilecek hususları not edin. Düzenli olmak için madde işaretleri kullanın ve net olmayan her şeyi işaretleyin, böylece toplantı bitmeden bunları teyit edebilirsiniz. Bunu yapmanın bir yolu, tl;dv gibi bir toplantı asistanı kullanmaktır.


Adım 2: Eylem maddelerini ve sorumlulukları belirleyin

Toplantıdan sonra notlarınızı gözden geçirin ve en önemli sonuçları çıkarın. Bundan sonra ne yapılması gerekiyor? Kim ne yapacak? Son tarihler, sorumlular ve sonraki adımlar, iyi bir toplantı özeti için temel unsurlar.


Adım 3: Doğru formatı seçin

Herkese uyan tek bir çözüm yoktur. Hızlı bir iç senkronizasyon için bir Slack mesajı yeterli olabilir. Bir proje güncellemesi veya yönetim kurulu incelemesi için ise daha resmi bir yaklaşım gerekebilir. Tartışmanın özeti, dinleyicilerin beklentilerine ve üslubuna uygun olmalıdır.


Adım 4: Özeti yazın

Kısa bir toplantı özeti ile başlayın. Ardından önemli noktaları, ardından eylem maddelerini ve çözülmemiş soruları listeleyin. Başlıklar, madde işaretleri ve net biçimlendirme kullanın. Toplantıyı kaçıran birinin iki dakikadan kısa sürede konuyu anlayabileceği şekilde yazın.


Adım 5: Paylaşın, saklamayın

Toplantı özetini, konuşmaların henüz tazeyken mümkün olduğunca çabuk gönderin. Bu, paylaşılan bir belge, bir proje aracı güncellemesi veya bir toplantı özeti e-postası olabilir. Amaç, herkesin aynı anlayışla ve net bir yol haritasıyla ayrılmasını sağlamaktır.

Toplantı Özeti Şablonu (Kopyala ve Özelleştir)

Yeniden kullanılabilir toplantı özeti şablonu, tutarlı ve faydalı özetler oluşturmayı kolaylaştırır. İster hızlı bir ekip toplantısı özeti ister daha resmi bir gündem özeti yazıyor olun, bu format net ve özlü olmanıza yardımcı olur.

Toplantı Özeti Şablonu

Toplantı Başlığı:
Tarih:
Saat:
Katılımcılar:

Toplantı Özeti:
[Toplantının amacını ve ele alınan ana konuları özetleyen kısa bir paragraf yazın.]

Tartışmanın Ana Konuları:

  • [Madde 1]
  • [Madde 2]
  • [Madde 3]

Alınan Kararlar:

  • [Karar 1]
  • [Karar 2]

Eylem Maddeleri:

  • [Görev 1 – Atanan kişi + Son tarih]
  • [Görev 2 – Atanan kişi + Son tarih]

Sonraki Toplantı:
[Tarih/saat veya planlanmamışsa not]

Şablonu uyarlama

  • Resmi bir toplantı özeti için, tam cümleler kullanın ve katılımcıların tam adlarını ve görevlerini ekleyin.
  • Takım toplantısı özeti için, madde işaretlerine sadık kalın ve gereksiz ayrıntıları atlayın.
  • Dahili güncellemeler için, gündem özetinizi üst düzey ve kolayca gözden geçirilebilir tutun.

 

Bunu tercih ettiğiniz araca kopyalayabilirsiniz: Google Dokümanlar, Notion veya Notlar uygulamanız.

 

tl;dv kullanıyorsanız, manuel kurulumu atlayabilirsiniz. Özelleştirilebilir toplantı şablonları içerir ve toplantı notlarının, özetlerin ve eylem öğelerinin otomatik olarak nasıl kaydedilip paylaşılacağını standart hale getirmenizi sağlar. Bunlar Notion veya HubSpot gibi CRM sistemlerinize bile aktarılabilir.

Toplantı Özeti E-postası Nasıl Gönderilir?

İyi yazılmış bir toplantı özeti e-postası, herkesin aynı çizgide ve sorumlu olmasını sağlar. İster bir müşteriyi bilgilendiriyor, ister ekibinizi bilgilendiriyor, ister hızlı bir senkronizasyondan sonra takip ediyor olun, anahtar kelime netliktir. Konuşma hala tazeyken, ideal olarak toplantı bittikten birkaç saat içinde gönderin.

Ve evet, dramatik Slack takip mesajını atlayabilirsiniz. "Son mesajımda belirttiğim gibi" ifadesi hiçbir zaman bir projeyi ilerletmemiştir.

Neden takip toplantısı özeti gönderilmeli?

  • Toplantı sırasında alınan kararları pekiştirir
  • Katılımcıların kaçırdıkları bilgileri yakalamalarına yardımcı olur
  • Önemli noktalar ve eylem maddelerini belgeler
  • Ekstra toplantılar yapmadan görevlerin ilerlemesini sağlar

Kısa ve yapılandırılmış bir takip toplantısı özeti, genellikle tam metinden daha yararlıdır. Gereksiz bilgileri ortadan kaldırır ve önemli noktaları vurgular.

Toplantı özeti e-posta örneği (resmi)

Konu başlığı: Özet: 2. Çeyrek Planlama Toplantısı – 2 Nisan

Merhaba ekip,
İşte bugünkü toplantının kısa bir özeti.

Önemli noktalar:

  • Q1 kampanyası gözden geçirildi
  • Odak noktası ikinci çeyrekte LinkedIn'e kayıyor
  • Bütçe 15 bin dolar olarak onaylandı.

Eylem maddeleri:

  • Alex, 10 Nisan'a kadar reklam metnini hazırlayacak.
  • Priya tasarım özetlerini koordine edecek
  • Jade, içerik takvimini güncelleyecek

Sonraki check-in: 8 Nisan Pazartesi

Teşekkürler,
[Adınız]

Toplantı özeti e-posta örneği (gayri resmi)

Konu: Hızlı özet – 2. çeyrek planları

Merhaba millet, bu çeyrekte LinkedIn'e tüm gücümüzle odaklanacağız. Bütçe belirlendi. Alex metinleri hazırlıyor, tasarım ekibi hazır, Jade takvimi güncelliyor. Pazartesi günü daha fazla bilgi vereceğiz.

Saygılarımla,
[Adınız]

Net bir toplantı özeti e-postası yazmak için ipuçları

  • Konu satırını basit tutun: "Özet" kelimesini ve toplantı konusunu ekleyin.
  • Madde işaretlerine sadık kalın: Okuması daha kolaydır, özellikle mobil cihazlarda.
  • İsimler ve son tarihler kullanın: Belirsiz takip işlemlerinden kaçının
  • Tonunuzu uyarlayın: Müşteriler/paydaşlar için resmi, iç ekipler için gayri resmi

 

İster iş toplantısı özetini ister hızlı bir iç özeti gönderiyor olun, amaç aynıdır: sonraki adımları netleştirmek.

Net bir toplantı özeti yazmak için en iyi uygulamalar


İyi bir toplantı özeti, kolayca gözden geçirilebilir, eyleme geçirilebilir ve günler hatta haftalar sonra bile yararlı olmalıdır. Bu ipuçları, insanların gerçekten başvurabileceği özetler yazmanıza yardımcı olur.


Konuşmaya değil, sonuçlara odaklanın

Ayrıntılı açıklamalardan kaçının. Toplantı tutanak özetinizde, alınan kararlar, kimin ne yapacağı ve ne zamana kadar yapacağına odaklanın. Tartışılan ancak çözüme kavuşturulamayan bir konu varsa, bunu kısaca not edin ve takip edilecekler listesine ekleyin.


Netlik için madde işaretleri kullanın

İnsanlar, özellikle meşgul olduklarında uzun paragrafları okumazlar. Madde işaretleri, toplantı notlarınızın özetini daha kolay gözden geçirilebilir hale getirir ve eylem maddelerini net bir şekilde vurgular.


Eylem maddelerinde spesifik olun

Sorumlu kişiyi, ne yaptığını ve son tarihi belirtin. "Bunu daha sonra incele" gibi belirsiz takip mesajları genellikle gözden kaçar.

Kısa tutun, ama belirsiz olmasın

Her şeyi dahil etmeniz gerekmez, ancak önemli kısımları da dışarıda bırakmayın. Toplantı sonuç özeti, tüm toplantıyı dinlemeden de anlamlı olacak kadar yeterli bağlam sağlamalıdır.


Ses tonunu dinleyicilerinize uygun hale getirin

İç ekip mi? Hafif bir üslup kullanın. Dış paydaşlar veya yöneticiler mi? Daha özenli bir üslup kullanın. Her iki durumda da, profesyonel ve yapılandırılmış bir üslup kullanın.

Bugünden itibaren daha iyi toplantı özetleri yazmaya başlayın

Bir toplantıdan "Bir dakika, az önce ne oldu?" diye düşünerek ayrıldıysanız, yalnız değilsiniz.

Yararlı bir toplantı özeti yazmak fazla zaman almaz, ancak ileride saatlerce zaman kazandırabilir. Takımların uyum içinde çalışmasını sağlar, takip işlemlerinin atlanmasını önler ve tartışılan ve kararlaştırılan konuların net bir kaydını sunar.

İşleri hızlandırmak istiyorsanız, bu kılavuzdaki toplantı özeti şablonunu kullanın veya tüm süreci otomatikleştirmek tl;dv gibi bir araç deneyin. Yerleşik şablonlar, canlı transkripsiyon ve akıllı AI özetleri sayesinde, toplantı belgeleme işinden manuel çalışma ortadan kalkar.

Proje güncellemelerini, müşteri aramalarını veya iç senkronizasyonları yönetiyor olsanız da, iyi bir özet, insanların kayıtları veya notları incelemek zorunda kalmadan işlerini takip etmelerine yardımcı olur.

Toplantı belgelerinizi standartlaştırmaya başlamak için tl;dv deneyin. Hiçbir ekstra yönetim gerektirmez!

Toplantı Özetleri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Toplantı özeti, toplantının amacını, önemli tartışma noktalarını, alınan kararları, eylem maddelerini ve sonraki adımları içermeli, sorumlulukları ve son tarihleri açıkça belirtmelidir. ​

Hayır, ayrıntılar ve resmiyet açısından farklılık gösterirler. Toplantı tutanakları, tartışmaların ve kararların resmi ve kapsamlı kayıtlarıdır ve genellikle zaman damgası içeren girişler ve katılımcı listeleri içerir. Buna karşılık, toplantı özeti, sonuçlara ve eylem maddelerine odaklanan kısa bir özetidir.

Genellikle, toplantı organizatörü veya belirlenen bir katılımcı özeti yazar. Ancak, tl;dv gibi araçlarla bu süreç otomatikleştirilebilir, böylece tutarlılık ve doğruluk sağlanabilir.

Tüm katılımcıların aynı görüşte olmasını ve alınan kararlar doğrultusunda hareket edebilmesini sağlamak için toplantı özetini mümkün olduğunca çabuk, ideal olarak 24 saat içinde paylaşmanız tavsiye edilir. ​

Toplantı özetleri, tartışmaların ve kararların kaydını sağlasa da, genellikle toplantı tutanaklarından daha az resmidir ve yasal belgeleme gerekliliklerini karşılamayabilir. Yasal amaçlar için, resmi toplantı tutanaklarının kullanılması önerilir. ​

Evet, toplantı özetlerinin oluşturulmasını otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için çeşitli araçlar mevcuttur. Örneğin, tl;dv toplantıları kaydeden ve özetler oluşturan özellikler tl;dv verimliliği ve doğruluğu artırır.