Eine klare, gut geschriebene Besprechungszusammenfassung kann den Unterschied zwischen abgestimmten Maßnahmen und verpassten Aufgaben ausmachen. Sie hilft Ihrem Team, die Ereignisse zu überprüfen, die getroffenen Entscheidungen zu verstehen und genau zu wissen, was als nächstes erwartet wird.
Seien wir ehrlich, niemand ist begeistert, eine 45-minütige Telefonkonferenz noch einmal anzusehen, um eine Entscheidung von Folie 12 zu finden. Eine Zusammenfassung bewahrt alle vor diesem Schicksal.
Der durchschnittliche Mitarbeiter nimmt an 62 Sitzungen im Monat teil - undfast die Hälfte dieser Zeit wird oft mit Multitasking oder themenfremden Diskussionen verbracht. Das sind viele verlorene Stunden, wenn dabei nichts Klares herauskommt.
Unabhängig davon, ob es sich um eine formelle oder informelle, interne oder kundenorientierte Besprechung handelt, hilft diese Art der Zusammenfassung allen Beteiligten, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass sie im Raum anwesend sein müssen.
Wenn Sie den Prozess automatisieren möchten, können Sie mit Tools wie tl;dv Gespräche auf einfache Weise erfassen und intelligente, gemeinsam nutzbare Zusammenfassungen in Echtzeit erstellen. Wenn Sie es jedoch vorziehen, Ihre eigenen Zusammenfassungen zu verfassen oder mehr Kontrolle über das Format und den Ton haben wollen, finden Sie in diesem Leitfaden eine schrittweise Anleitung.
Wir gehen auf alles ein, von der Strukturierung Ihrer Besprechungsübersicht bis hin zu praktischen Beispielen, kopierfertigen Vorlagen und Formaten für Folge-E-Mails. Ganz gleich, ob Sie Projektbesprechungen, Verkaufsgespräche, Teambesprechungen oder Vorstandssitzungen zusammenfassen, dieser Rundgang wird Ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, um Zusammenfassungen zu schreiben, die klar, präzise und tatsächlich hilfreich sind.
Inhaltsübersicht
Was ist eine Besprechungszusammenfassung? (und warum sie wichtig ist)
Eine Besprechungszusammenfassung ist ein kurzes Dokument oder eine Nachricht, die die wichtigsten besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten nächsten Schritte während einer Besprechung umreißt. So können die Beteiligten schnell nachlesen, was passiert ist, ohne ein vollständiges Protokoll lesen oder an der Besprechung teilnehmen zu müssen.
Eine Zusammenfassung nach der Sitzung ist besonders nützlich, um die Teams aufeinander abzustimmen, abwesende Teilnehmer einzubinden und Folgemaßnahmen zu verfolgen. Sie dient als klarer Bezugspunkt dafür, was beschlossen wurde und wer für was verantwortlich ist.
Eine Zusammenfassung eines Geschäftstreffens muss nicht jede Bemerkung enthalten, sondern sollte sich auf das konzentrieren, was als nächstes wichtig ist. Darin unterscheidet sie sich von Notizen und Protokollen.
Wann Sie eine Besprechungszusammenfassung verwenden sollten
Eine Sitzungszusammenfassung ist nicht nur für interne Aktualisierungen nützlich. Sie eignet sich für eine Vielzahl von Situationen und hilft verschiedenen Teams und Interessenvertretern, ohne Verwirrung auf dem Laufenden zu bleiben.
Interne Teamsitzungen
Zusammenfassungen helfen dabei, Fortschritte zu dokumentieren, Entscheidungen festzuhalten und Aufgaben zuzuweisen. Sie sind besonders nützlich für wiederkehrende Check-ins, Sprint-Planung oder Abteilungs-Catch-ups.
Sitzungen mit Kundenkontakt
Nach einem Kundengespräch zeigt eine strukturierte Zusammenfassung, was besprochen wurde und bestätigt die nächsten Schritte. Dies schafft eine klare Referenz für beide Seiten und hilft, späteres Hin und Her zu vermeiden.
Projekt-Updates
Unabhängig davon, ob Sie mit internen Teams oder externen Partnern zusammenarbeiten, helfen Zusammenfassungen dabei, wichtige Meilensteine zu verfolgen, Blockaden aufzudecken und Erwartungen klar zu formulieren, ohne die Mitarbeiter mit ausführlichen Notizen zu überfrachten.
Remote und Hybridarbeit
Wenn sich die Teilnehmer nicht im selben Raum oder nach demselben Zeitplan aufhalten, hält eine Zusammenfassung alle auf dem Laufenden. Abwesende Teilnehmer können sich so schnell auf dem Laufenden halten, ohne ihre Kollegen suchen zu müssen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Wenn verschiedene Abteilungen zusammentreffen, kann man leicht den Überblick verlieren. Eine Zusammenfassung hebt die wichtigsten Ergebnisse hervor und weist die Verantwortlichkeiten klar zu, auch wenn die Teams unterschiedliche Tools oder Prozesse verwenden.
Wie Besprechungszusammenfassungen, Protokolle und Tagesordnungen zusammenarbeiten
Ein solider Besprechungsprozess beginnt mit einem klaren Plan und endet mit einer verständlichen Dokumentation. Tagesordnungen, Protokolle und Zusammenfassungen spielen jeweils eine andere Rolle, aber wenn sie zusammen verwendet werden, helfen sie den Teams, sich vor, während und nach der Besprechung abzustimmen.
Tagesordnung der Sitzung
Die Tagesordnung gibt im Vorfeld die Struktur vor. Sie umreißt den Zweck der Besprechung, die Themen, die Zeiteinteilung und wer was leitet. Eine solide Tagesordnung hilft, vom Thema abweichende Diskussionen zu vermeiden und macht die Besprechungen produktiver. Wenn Sie einen Ausgangspunkt benötigen, finden Sie hier einige Vorlagen für die Tagesordnung, die Sie für verschiedene Arten von Besprechungen anpassen können.
Sitzungsprotokolle
Protokolle bieten eine detaillierte, formale Aufzeichnung aller Ereignisse. Dazu gehören Teilnehmer, zeitgestempelte Einträge, wichtige Anträge und Genehmigungen. Sie sind unverzichtbar in Vorstandsetagen, in der Rechtsabteilung und in jeder Umgebung, die ein offizielles Protokoll erfordert. Hier finden Sie Vorlagen für Besprechungsprotokolle, um zu sehen, wie Sie diese effektiv formatieren können.
Zusammenfassung der Sitzung
Zusammenfassungen sind kurze, umsetzbare Zusammenfassungen, die nach der Sitzung verschickt werden. Sie heben die wichtigsten Punkte, die getroffenen Entscheidungen, die Maßnahmen und die Zuständigkeiten hervor. Sie sind zwar weniger formell als Protokolle, lassen sich aber schneller verfassen und leichter verdauen.
Wie sie zusammenarbeiten:
- Verwenden Sie eine Tagesordnung, um das Gespräch zu planen und auf Kurs zu halten
- Erfassung von Sitzungsprotokollen, wenn eine formelle Aufzeichnung erforderlich ist
- Teilen Sie eine Zusammenfassung der Besprechung, damit sich jeder an das Wichtigste erinnern kann
Man braucht nicht immer alle drei, aber wenn man weiß, wann und wie man sie einsetzt, können Sitzungen reibungsloser verlaufen und die Nachbereitung verbessert werden.
Verfassen einer Sitzungszusammenfassung (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Besprechungszusammenfassung schreiben, die tatsächlich nützlich ist, finden Sie in diesem Abschnitt einen einfachen Prozess, der für alle Teams und Besprechungstypen geeignet ist. Ganz gleich, ob Sie die Ergebnisse mit den Stakeholdern teilen oder den Fortschritt des Teams verfolgen, ein strukturierter Ansatz macht den Unterschied aus.
Schritt 1: Finden Sie einen Weg, um strukturierte Besprechungsnotizen zu machen
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Punkte festzuhalten, sobald sie geschehen. Sie müssen nicht jedes Wort aufzeichnen, sondern nur die Entscheidungen, Herausforderungen, Ideen und Folgemaßnahmen, die wichtig sind. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um den Überblick zu behalten, und markieren Sie alles, was Ihnen unklar erscheint, damit Sie es vor dem Ende der Besprechung bestätigen können. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung eines Besprechungsassistenten, wie z. B. tl;dv.
Schritt 2: Festlegung von Aktionspunkten und Verantwortlichkeiten
Gehen Sie nach dem Treffen Ihre Notizen durch und heben Sie die wichtigsten Ergebnisse hervor. Was muss als nächstes geschehen? Wer macht was? Fristen, Verantwortliche und nächste Schritte sind die Bausteine einer guten Zusammenfassung der Besprechung.
Schritt 3: Wählen Sie das richtige Format
Es gibt keine Einheitsgröße. Für eine schnelle interne Synchronisierung genügt vielleicht eine Slack-Nachricht. Ein Projekt-Update oder eine Vorstandsbesprechung erfordert wahrscheinlich etwas Formelleres. Ihre Zusammenfassung der Diskussion sollte dem Ton und den Erwartungen Ihrer Zielgruppe entsprechen.
Schritt 4: Verfassen der Zusammenfassung
Beginnen Sie mit einem kurzen Überblick über die Sitzung. Listen Sie dann die wichtigsten Erkenntnisse auf, gefolgt von den Aktionspunkten und offenen Fragen. Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und eine klare Formatierung. Schreiben Sie so, dass jemand, der die Sitzung verpasst hat, sich in weniger als zwei Minuten auf den neuesten Stand bringen kann.
Schritt 5: Teilen Sie es, bleiben Sie nicht auf ihm sitzen
Senden Sie Ihre Zusammenfassung nach der Besprechung so schnell wie möglich, solange das Gespräch noch frisch ist. Dies kann ein gemeinsames Dokument, eine Aktualisierung des Projekttools oder eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Sitzung sein. Ziel ist es, sicherzustellen, dass jeder mit dem gleichen Verständnis und einem klaren Weg nach vorn aus der Sitzung geht.
Vorlage für Besprechungszusammenfassung (Kopieren und Anpassen)
Eine wiederverwendbare Vorlage für eine Besprechungszusammenfassung erleichtert die Erstellung einheitlicher, nützlicher Zusammenfassungen. Egal, ob Sie eine kurze Zusammenfassung der Teambesprechung oder eine formellere Zusammenfassung der Tagesordnung verfassen, dieses Format hilft Ihnen, klar und auf den Punkt zu kommen.
Vorlage für Besprechungszusammenfassung
Titel der Sitzung:
Datum:
Uhrzeit:
Anwesende Personen:
Überblick über das Treffen:
[Schreiben Sie einen kurzen Absatz, der den Zweck des Treffens und die wichtigsten behandelten Themen zusammenfasst].
Wichtige Diskussionspunkte:
- [Aufzählungspunkt 1]
- [Bullet point 2]
- [Aufzählungspunkt 3]
Entscheidungen getroffen:
- [Entscheidung 1]
- [Entscheidung 2]
Aktionspunkte:
- [Aufgabe 1 - Zugewiesen an + Frist]
- [Aufgabe 2 - Zugewiesen an + Frist]
Nächstes Treffen:
[Datum/Uhrzeit oder Notiz, falls nicht geplant]
Anpassen der Vorlage
- Verwenden Sie für eine formelle Sitzungszusammenfassung vollständige Sätze und geben Sie die vollständigen Namen und Funktionen der Teilnehmer an.
- Beschränken Sie sich bei einer Zusammenfassung der Teamsitzung auf Aufzählungspunkte und lassen Sie unnötige Details weg.
- Bei internen Aktualisierungen sollte die Zusammenfassung der Tagesordnung kurz gehalten und leicht zu überfliegen sein.
Sie können dies in das Tool Ihrer Wahl duplizieren: Google Docs, Notion oder Ihre Notizen-App.
Wenn Sie tl;dv verwenden, können Sie sich die manuelle Einrichtung sparen. Es enthält anpassbare integrierte Meeting-Vorlagen, mit denen Sie standardisieren können, wie Meeting-Notizen, Zusammenfassungen und Aktionspunkte erfasst und geteilt werden - automatisch. Diese können sogar in Ihr CRM wie Notion oder HubSpot übertragen werden.
Senden einer E-Mail mit einer Besprechungszusammenfassung
Eine gut formulierte E-Mail mit einer Zusammenfassung der Besprechung sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Verantwortung übernehmen. Ganz gleich, ob Sie einen Kunden auf den neuesten Stand bringen, Ihr Team einbeziehen oder nach einer kurzen Synchronisierung nachfassen möchten, der Schlüssel ist Klarheit. Senden Sie die E-Mail, solange das Gespräch noch frisch ist, idealerweise innerhalb weniger Stunden nach dem Ende der Besprechung.
Und ja, Sie können das dramatische Slack-Follow-up weglassen. "Per meine letzte Nachricht" hat noch nie ein Projekt vorangebracht.
Warum eine Zusammenfassung der Besprechung versenden?
- Stärkt die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen
- Hilft abwesenden Teilnehmern, ihren Rückstand aufzuholen
- Dokumentiert die wichtigsten Erkenntnisse und Aktionspunkte
- Hält Aufgaben ohne zusätzliche Sitzungen in Gang
Eine kurze, strukturierte Zusammenfassung der Nachbesprechung ist oft nützlicher als eine vollständige Niederschrift. Sie durchbricht den Lärm und hebt genau das hervor, was wichtig ist.
Beispiel für eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Sitzung (formell)
Betreffzeile: Zusammenfassung: Q2-Planungstreffen - 2. April
Hallo Team,
Hier ist eine kurze Zusammenfassung der heutigen Sitzung.
Wichtige Punkte:
- Q1-Kampagne überprüft
- Schwerpunktverlagerung auf LinkedIn für Q2
- Budget von 15.000 $ bestätigt
Aktionspunkte:
- Alex soll bis zum 10. April einen Anzeigentext entwerfen
- Priya koordiniert Design-Briefe
- Jade zur Aktualisierung des Inhaltskalenders
Nächster Check-in: Montag, 8. April
Danke,
[Ihr Name]
Beispiel für eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Sitzung (informell)
Thema: Kurze Zusammenfassung - Pläne für Q2
Hallo zusammen, in diesem Quartal werden wir uns voll auf LinkedIn konzentrieren. Das Budget ist festgelegt. Alex kümmert sich um die Texte, das Designteam ist an Deck, und Jade aktualisiert den Kalender. Mehr am Montag.
Prost,
[Ihr Name]
Tipps zum Verfassen einer klaren E-Mail mit einer Zusammenfassung der Besprechung
- Halten Sie die Betreffzeile einfach: Geben Sie das Wort "Zusammenfassung" und das Thema der Sitzung an.
- Bleiben Sie bei Aufzählungspunkten: Leichter zu lesen, besonders auf dem Handy
- Nennen Sie Namen und Fristen: Vermeiden Sie vage Nachfassaktionen
- Passen Sie Ihren Ton an: Formell für Kunden/Stakeholder, leger für interne Teams
Ganz gleich, ob Sie eine Zusammenfassung eines Geschäftstreffens oder eine kurze interne Zusammenfassung versenden, das Ziel ist dasselbe: Sie müssen die nächsten Schritte deutlich machen.
Best Practices für das Verfassen einer klaren Besprechungszusammenfassung
Eine gute Sitzungszusammenfassung sollte leicht zu lesen, umsetzbar und noch Tage oder Wochen später nützlich sein. Diese Tipps helfen Ihnen, Zusammenfassungen zu verfassen, auf die sich die Teilnehmer tatsächlich beziehen.
Konzentration auf Ergebnisse, nicht auf Gespräche
Vermeiden Sie eine ausführliche Darstellung. Ihre Zusammenfassung des Sitzungsprotokolls sollte aufzeigen, was beschlossen wurde, wer was tut und bis wann. Wenn etwas besprochen, aber nicht gelöst wurde, vermerken Sie es kurz und markieren Sie es zur Weiterverfolgung.
Verwenden Sie Aufzählungspunkte für mehr Klarheit
Menschen lesen keine langen Absätze, vor allem nicht, wenn sie beschäftigt sind. Aufzählungspunkte erleichtern das Überfliegen Ihrer Besprechungsnotizen und heben Aktionspunkte deutlich hervor.
Seien Sie spezifisch mit Aktionspunkten
Nennen Sie die verantwortliche Person, was sie tut und die Frist. Vage Folgemaßnahmen wie "Wir werden das später noch einmal überprüfen" fallen oft durch die Maschen.
Kurz halten, aber nicht vage
Sie müssen nicht alles aufnehmen, aber lassen Sie auch nicht das Wichtigste weg. Eine Zusammenfassung der Besprechung sollte gerade so viel Kontext bieten, dass sie Sinn ergibt, ohne dass man die ganze Besprechung mitverfolgen muss.
Stimmen Sie den Ton auf Ihr Publikum ab
Internes Team? Halten Sie es leicht. Externe Interessengruppen oder Führungskräfte? Verwenden Sie einen eleganteren Ton. Wie auch immer, halten Sie die Dinge professionell und strukturiert.
Beginnen Sie noch heute mit dem Schreiben besserer Zusammenfassungen von Besprechungen
Wenn Sie jemals eine Besprechung mit dem Gedanken "Moment mal, was ist da gerade passiert?" verlassen haben, sind Sie nicht allein.
Das Verfassen einer nützlichen Sitzungszusammenfassung dauert nicht lange, kann aber im Nachhinein Stunden sparen. Sie sorgt dafür, dass sich die Teams abstimmen, verhindert verpasste Nachfassaktionen und bietet eine klare Aufzeichnung dessen, was besprochen und vereinbart wurde.
Wenn Sie die Dinge beschleunigen möchten, verwenden Sie die Vorlage für die Besprechungszusammenfassung aus diesem Leitfaden, oder versuchen Sie es mit einem Tool wie tl;dv, um den gesamten Prozess zu automatisieren. Mit integrierten Vorlagen, Live-Transkription und intelligenten KI-Zusammenfassungen nimmt es Ihnen die manuelle Arbeit bei der Dokumentation von Meetings ab.
Ganz gleich, ob Sie Projektaktualisierungen, Kundenanrufe oder interne Synchronisationen bearbeiten, eine gute Zusammenfassung hilft den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten, ohne sich durch Aufzeichnungen oder Notizen wühlen zu müssen.
Probieren Sie tl;dv aus, um Ihre Besprechungsdokumentation zu standardisieren. Kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand erforderlich!
Häufig gestellte Fragen zu Meeting-Zusammenfassungen
Was sollte eine Besprechungszusammenfassung enthalten?
In einer Zusammenfassung der Sitzung sollten der Zweck der Sitzung, die wichtigsten Diskussionspunkte, die getroffenen Entscheidungen, die Aktionspunkte und die nächsten Schritte festgehalten werden, wobei Zuständigkeiten und Fristen klar zugewiesen werden.
Ist eine Sitzungszusammenfassung dasselbe wie ein Sitzungsprotokoll?
Nein, sie unterscheiden sich durch ihre Ausführlichkeit und Formalität. Sitzungsprotokolle sind förmliche, umfassende Aufzeichnungen von Diskussionen und Entscheidungen, die oft auch mit Zeitstempeln und Teilnehmerlisten versehen sind. Im Gegensatz dazu ist eine Sitzungszusammenfassung eine knappe Zusammenfassung, die sich auf die Ergebnisse und Aktionspunkte konzentriert.
Wer ist für die Erstellung der Sitzungszusammenfassung verantwortlich?
Normalerweise schreibt der Organisator der Besprechung oder ein bestimmter Teilnehmer die Zusammenfassung. Mit Tools wie tl;dv kann dieser Prozess jedoch automatisiert werden, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.
Wie schnell sollte eine Zusammenfassung der Sitzung verteilt werden?
Es ist ratsam, die Zusammenfassung der Besprechung umgehend, idealerweise innerhalb von 24 Stunden, weiterzugeben, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und die getroffenen Entscheidungen umsetzen können.
Können Zusammenfassungen von Sitzungen für rechtliche Zwecke verwendet werden?
Obwohl Zusammenfassungen von Sitzungen eine Aufzeichnung von Diskussionen und Entscheidungen darstellen, sind sie im Allgemeinen weniger formell als Sitzungsprotokolle und erfüllen möglicherweise nicht die gesetzlichen Dokumentationsanforderungen. Für rechtliche Zwecke wird ein formelles Sitzungsprotokoll empfohlen.
Gibt es Tools, die bei der Erstellung von Besprechungszusammenfassungen helfen?
Ja, mehrere Tools können dabei helfen, die Erstellung von Besprechungszusammenfassungen zu automatisieren und zu rationalisieren. So bietet tl;dv beispielsweise Funktionen zur Aufzeichnung von Besprechungen und zur Erstellung von Zusammenfassungen, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht.
