Un résumé de réunion clair et bien rédigé peut faire la différence entre une action alignée et des tâches manquées. Il aide votre équipe à passer en revue ce qui s'est passé, à comprendre les décisions qui ont été prises et à savoir exactement ce que l'on attend d'elle.


Soyons honnêtes, personne n'est ravi de revoir un appel de 45 minutes pour retrouver une décision de la diapositive 12. Un résumé permet d'éviter ce sort.


L'employé moyen participe à 62 réunions par mois etprès de la moitié de ce temps est souvent consacré à des tâches multiples ou à des discussions hors sujet. Cela fait beaucoup d'heures perdues si rien de clair n'en sort.


Qu'il s'agisse d'une réunion formelle ou informelle, d'une réunion interne ou d'une réunion avec des clients, ce type de récapitulation permet à chacun de rester sur la bonne voie sans avoir besoin d'être présent dans la salle.


Si vous souhaitez automatiser le processus, des outils tels que tl;dv permettent de capturer facilement les conversations et de générer des résumés intelligents et partageables en temps réel. Mais si vous préférez rédiger vos propres résumés, ou si vous souhaitez en maîtriser davantage le format et le ton, ce guide vous explique tout, étape par étape.


Nous aborderons tous les sujets, de la manière de structurer la synthèse de votre réunion aux exemples concrets, en passant par les modèles prêts à copier et les formats d'e-mails de suivi. Que vous résumiez des réunions de contrôle de projet, des appels de vente, des réunions d'équipe ou des réunions du conseil d'administration, ce guide vous donnera les outils nécessaires pour rédiger des résumés clairs, concis et réellement utiles.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ? (+ pourquoi c'est important)


Un résumé de réunion est un court document ou message qui souligne les points clés discutés, les décisions prises et les prochaines étapes convenues au cours d'une réunion. Il permet aux parties prenantes de passer rapidement en revue ce qui s'est passé sans avoir à lire une transcription complète ou à assister à l'appel.


Une synthèse post-réunion est particulièrement utile pour aligner les équipes, faire revenir les participants absents et assurer le suivi. Il constitue un point de référence clair sur ce qui a été décidé et sur les responsabilités de chacun.


Le résumé d'une réunion d'affaires n'a pas besoin d'inclure tous les commentaires, il doit se concentrer sur ce qui est important pour la suite. C'est ce qui le différencie des notes et des procès-verbaux.

Quand utiliser un résumé de réunion

Un résumé de réunion n'est pas seulement utile pour les mises à jour internes. Il est utile dans de nombreuses situations, aidant les différentes équipes et parties prenantes à rester alignées sans confusion.

Réunions d'équipe internes

Les résumés permettent de documenter les progrès, de noter les décisions et d'assigner les tâches. Ils sont particulièrement utiles pour les vérifications récurrentes, la planification des sprints ou les réunions de rattrapage au sein du service.

Réunions avec les clients

Après un appel au client, un résumé structuré montre ce qui a été discuté et confirme les prochaines étapes. Cela crée une référence claire pour les deux parties et permet d'éviter les allers-retours ultérieurs.

Mise à jour des projets

Que vous travailliez avec des équipes internes ou des partenaires externes, les résumés permettent de suivre les étapes clés, de mettre en évidence les obstacles et de clarifier les attentes sans surcharger les personnes avec des notes complètes.

Travail à Remote et hybride

Lorsque les participants ne sont pas dans la même salle ou n'ont pas le même horaire, un résumé permet à chacun d'être informé. Il offre aux participants absents un moyen rapide de se tenir au courant sans avoir à courir après leurs collègues.

Collaboration interfonctionnelle

Lorsque différents services se rencontrent, il est facile de perdre le fil. Un résumé met en évidence les principaux résultats et attribue clairement les responsabilités, même si les équipes utilisent des outils ou des processus différents.

Réunions d'équipe internes

Comment les résumés de réunion, les procès-verbaux et les ordres du jour s'articulent-ils ?


Un processus de réunion solide commence par un plan clair et se termine par une documentation accessible. Les ordres du jour, les comptes rendus et les résumés de réunion jouent chacun un rôle différent, mais lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ils aident les équipes à rester alignées avant, pendant et après la réunion.


Ordre du jour de la réunion


L'ordre du jour établit la structure à l'avance. Il décrit l'objectif de la réunion, les sujets abordés, le temps alloué et les responsables. Un ordre du jour solide permet d'éviter les discussions hors sujet et rend les réunions plus productives. Si vous avez besoin d'un point de départ, voici quelques modèles d'ordre du jour que vous pouvez adapter à différents types de réunions.

Procès-verbal de la réunion


Les procès-verbaux constituent un compte rendu détaillé et formel de tout ce qui s'est passé. Il inclut les participants, les entrées horodatées, les principales motions et les approbations. Ils sont essentiels dans les salles de réunion, dans les contextes juridiques et dans tout environnement nécessitant un compte rendu officiel. Vous pouvez consulter les modèles de procès-verbaux de réunions pour savoir comment les mettre en forme efficacement.

Résumé de la réunion

Les résumés sont des récapitulatifs courts et exploitables envoyés après la réunion. Ils mettent en évidence les points les plus importants, les décisions prises, les actions à entreprendre et les responsables. Moins formels que les comptes rendus, ils sont plus rapides à rédiger et plus faciles à assimiler.


Comment ils travaillent ensemble :

  • Utiliser un ordre du jour pour planifier et maintenir la conversation sur la bonne voie
  • Enregistrer les procès-verbaux des réunions lorsqu'un enregistrement formel est nécessaire
  • Partager un résumé de la réunion pour aider tout le monde à se souvenir de ce qui est le plus important

 

Vous n'avez pas toujours besoin des trois, mais le fait de savoir quand et comment utiliser chacun d'entre eux permet aux réunions de se dérouler plus facilement et d'améliorer le suivi.

ordre du jour de la réunion liste des points à cocher

Comment rédiger un résumé de réunion (guide étape par étape)


Si vous vous demandez comment rédiger un résumé de réunion qui soit réellement utile, cette section présente un processus simple qui fonctionne pour toutes les équipes et tous les types de réunions. Qu'il s'agisse de communiquer les résultats aux parties prenantes ou de suivre les progrès de l'équipe, une approche structurée fait toute la différence.


Étape 1 : Trouver un moyen de prendre des notes structurées lors des réunions

Commencez par saisir les points clés au fur et à mesure qu'ils se produisent. Il n'est pas nécessaire de noter chaque mot, mais seulement les décisions, les défis, les idées et les suivis qui comptent. Utilisez des puces pour rester organisé et marquez tout ce qui ne semble pas clair afin de pouvoir le confirmer avant la fin de la réunion. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un assistant de réunion, tel que tl;dv.


Étape 2 : Identifier les mesures à prendre et les responsabilités

Après la réunion, relisez vos notes et retenez les résultats les plus importants. Que doit-il se passer ensuite ? Qui fait quoi ? Les échéances, les responsables et les prochaines étapes sont les éléments constitutifs d'un bon résumé de conclusion de réunion.


Étape 3 : Choisir le bon format

Il n'y a pas de solution unique. Une synchronisation interne rapide peut ne nécessiter qu'un message Slack. Une mise à jour de projet ou une réunion du conseil d'administration nécessitera probablement quelque chose de plus formel. Votre résumé de la discussion doit correspondre au ton et aux attentes de votre public.


Étape 4 : Rédiger le résumé

Commencez par une brève présentation de la réunion. Dressez ensuite la liste des principaux points à retenir, suivie des mesures à prendre et des questions non résolues. Utilisez des titres, des puces et un formatage clair. Rédigez de manière à ce qu'une personne qui n'a pas assisté à la réunion puisse se mettre au courant en moins de deux minutes.


Étape 5 : Partagez-le, ne vous asseyez pas dessus

Envoyez votre résumé post-réunion dès que possible, tant que la conversation est encore fraîche. Il peut s'agir d'un document partagé, d'une mise à jour de l'outil de projet ou d'un courriel récapitulatif de la réunion. L'objectif est de s'assurer que tout le monde repart avec la même compréhension et une voie claire vers l'avenir.

Modèle de récapitulation de réunion (à copier et à personnaliser)

Un modèle de compte rendu de réunion réutilisable facilite la création de résumés cohérents et utiles. Qu'il s'agisse d'un résumé rapide d'une réunion d'équipe ou d'un résumé plus formel d'un ordre du jour, ce format vous aide à rester clair et à aller droit au but.

Modèle de résumé de réunion

Titre de la réunion :
Date :
Heure :
Participants :

Aperçu de la réunion :
[Rédigez un court paragraphe résumant l'objectif de la réunion et les principaux sujets abordés].

Principaux points de discussion :

  • [Point 1]
  • [Point 2]
  • [Point 3]

Décisions prises :

  • [Décision 1]
  • [Décision 2]

Actions à entreprendre :

  • [Tâche 1 - Attribuée à + Délai]
  • [Tâche 2 - Assignée à + Délai]

Prochaine réunion :
[Date/heure ou note si non programmée]

Adaptation du modèle

  • Pour un résumé formel de la réunion, utilisez des phrases complètes et indiquez les noms et rôles des participants.
  • Pour le résumé d'une réunion d'équipe, il convient de s'en tenir à des puces et d'éviter les détails inutiles.
  • Pour les mises à jour internes, le résumé de l'ordre du jour doit être de haut niveau et facile à parcourir.

 

Vous pouvez le dupliquer dans l'outil de votre choix : Google Docs, Notion ou votre application Notes.

 

Si vous utilisez tl;dv, vous pouvez ignorer la configuration manuelle. Il comprend des modèles de réunion personnalisables intégrés, qui vous permettent de normaliser la manière dont les notes de réunion, les résumés et les actions à entreprendre sont saisis et partagés automatiquement. Ceux-ci peuvent même être transférés dans votre CRM tel que Notion ou HubSpot.

Comment envoyer un courriel de synthèse de réunion

Un e-mail de synthèse de réunion bien rédigé permet à chacun d'être aligné et de rendre des comptes. Qu'il s'agisse d'informer un client, d'informer votre équipe ou de faire un suivi après une rapide synchronisation, la clé est la clarté. Envoyez-le pendant que la conversation est encore fraîche, idéalement quelques heures après la fin de la réunion.

Et oui, vous pouvez ignorer le suivi dramatique sur Slack. "Par mon dernier message" n'a jamais fait avancer un projet.

Pourquoi envoyer un résumé de la réunion de suivi ?

  • Renforce les décisions prises au cours de la réunion
  • Aide les participants absents à rattraper leur retard
  • Documente les principales conclusions et les mesures à prendre
  • Les tâches progressent sans réunions supplémentaires

Un résumé court et structuré d'une réunion de suivi est souvent plus utile qu'une transcription complète. Il permet de faire la part des choses et de mettre l'accent sur ce qui est important.

Exemple de courriel de synthèse de réunion (formel)

Objet : Résumé : Réunion de planification du T2 - 2 avril

Bonjour l'équipe,
Voici un résumé rapide de la réunion d'aujourd'hui.

Points clés :

  • Bilan de la campagne du 1er trimestre
  • L'accent est mis sur LinkedIn pour le deuxième trimestre
  • Budget confirmé à 15 000 dollars

Actions à entreprendre :

  • Alex doit rédiger le texte de l'annonce d'ici le 10 avril
  • Priya coordonne les projets de conception
  • Jade pour mettre à jour le calendrier de contenu

Prochain enregistrement : Lundi 8 avril

Merci,
[Votre nom]

Exemple de courriel de synthèse de réunion (informel)

Objet : Résumé rapide - Plans pour le deuxième trimestre

Salut à tous, Nous nous lançons à fond dans LinkedIn ce trimestre. Le budget est fixé. Alex s'occupe de la rédaction, l'équipe de conception est sur le pont et Jade met à jour le calendrier. Plus d'informations lundi.

Santé,
[Votre nom]

Conseils pour rédiger un courriel de synthèse de réunion clair

  • L'objet du message doit être simple : Inclure le mot "résumé" et le sujet de la réunion
  • Privilégiez les puces : Plus facile à lire, surtout sur mobile
  • Utilisez des noms et des délais : Évitez les suivis vagues
  • Adaptez votre ton : Formel pour les clients/parties prenantes, décontracté pour les équipes internes

 

Que vous envoyiez un résumé d'une réunion d'affaires ou une récapitulation interne rapide, l'objectif est le même : indiquer clairement les prochaines étapes.

Bonnes pratiques pour rédiger un résumé clair de la réunion


Un bon résumé de réunion doit être facile à lire, exploitable et utile quelques jours, voire quelques semaines plus tard. Ces conseils vous aideront à rédiger des résumés auxquels les gens se réfèrent.


Se concentrer sur les résultats, pas sur les conversations

Évitez les comptes rendus. Le résumé du compte rendu de la réunion doit mettre en évidence ce qui a été décidé, qui fait quoi et quand. Si un point a été discuté mais n'a pas été résolu, notez-le brièvement et indiquez qu'il doit faire l'objet d'un suivi.


Utiliser des puces pour plus de clarté

Les gens ne lisent pas les longs paragraphes, surtout lorsqu'ils sont occupés. Les puces rendent le résumé de vos notes de réunion plus facile à parcourir et mettent clairement en évidence les actions à entreprendre.


Soyez précis dans les actions à entreprendre

Nommez la personne responsable, ce qu'elle fait et la date limite. Les suivis vagues tels que "revoir cela plus tard" ont tendance à passer à travers les mailles du filet.

Soyez bref, mais pas vague

Il n'est pas nécessaire de tout inclure, mais il ne faut pas non plus omettre les éléments importants. Le résumé de la conclusion d'une réunion doit fournir juste assez de contexte pour être compréhensible sans avoir à assister à toute la réunion.


Adapter le ton à votre public

Une équipe interne ? Soyez léger. Les parties prenantes externes ou les dirigeants ? Adoptez un ton plus raffiné. Dans tous les cas, restez professionnel et structuré.

Commencez dès aujourd'hui à rédiger de meilleurs résumés de réunion

Si vous avez déjà quitté une réunion en pensant "Attendez, qu'est-ce qui vient de se passer ?

La rédaction d'un résumé de réunion utile ne prend pas beaucoup de temps, mais elle peut faire gagner des heures. Il permet de maintenir l'alignement des équipes, d'éviter les oublis de suivi et de consigner clairement ce qui a été discuté et convenu.

Si vous souhaitez accélérer les choses, utilisez le modèle de résumé de réunion présenté dans ce guide ou essayez un outil comme tl;dv pour automatiser l'ensemble du processus. Grâce à ses modèles intégrés, sa transcription en direct et ses résumés intelligents par l'IA, cet outil élimine le travail manuel de la documentation des réunions.

Qu'il s'agisse de mises à jour de projets, d'appels de clients ou de synchronisations internes, un bon résumé aide les gens à rester sur la bonne voie sans avoir à fouiller dans les enregistrements ou les notes.

Essayez tl;dv pour commencer à normaliser la documentation de vos réunions. Aucune administration supplémentaire n'est nécessaire !

FAQ sur les résumés de réunion

Un résumé de la réunion doit présenter l'objectif de la réunion, les principaux points de discussion, les décisions prises, les mesures à prendre et les prochaines étapes, en attribuant clairement les responsabilités et les échéances.

Non, ils diffèrent en termes de détails et de formalités. Le procès-verbal d'une réunion est un compte rendu formel et complet des discussions et des décisions, qui comprend souvent des entrées horodatées et des listes de participants. En revanche, le résumé d'une réunion est une synthèse concise qui met l'accent sur les résultats et les mesures à prendre.

Généralement, l'organisateur de la réunion ou un participant désigné rédige le résumé. Toutefois, grâce à des outils tels que tl;dv, ce processus peut être automatisé, ce qui garantit la cohérence et la précision.

Il est conseillé de partager le résumé de la réunion rapidement, idéalement dans les 24 heures, afin de s'assurer que tous les participants sont alignés et peuvent agir sur les décisions prises.

Bien que les résumés de réunion fournissent un compte rendu des discussions et des décisions, ils sont généralement moins formels que les procès-verbaux et peuvent ne pas répondre aux exigences en matière de documentation juridique. Pour des raisons juridiques, il est recommandé de rédiger un compte rendu officiel de la réunion.

Oui, plusieurs outils peuvent aider à automatiser et à rationaliser la création de résumés de réunions. Par exemple, tl;dv propose des fonctionnalités qui permettent d'enregistrer les réunions et de générer des résumés, améliorant ainsi l'efficacité et la précision.