会議の要約が明確でよく書けているかどうかが、一致した行動と見落としたタスクの分かれ目になります。この要約は、チームが何が起こったかを確認し、どのような決定がなされたかを理解し、次に何が期待されているかを正確に知るのに役立ちます。


正直に言おう、スライド12から1つの決定を見つけるために45分のコールを見直すことにワクワクする人はいない。要約はそのような運命から皆を救う。


平均的な社員は月に62の会議に出席しているが、その半分近くの時間はマルチタスクやテーマ外の議論に費やされていることが多い。その半分近くの時間は、マルチタスクやテーマから外れた議論に費やされることが多い。


会議がフォーマルかインフォーマルか、社内向けか顧客向けかを問わず、このような振り返りは、その場にいなくても全員が軌道を維持するのに役立つ。


このプロセスを自動化したいのであれば、tl;dvのようなツールを使えば、会話を簡単にキャプチャーし、スマートで共有可能な要約をリアルタイムで作成することができる。しかし、自分で書きたい場合や、形式やトーンをもっとコントロールしたい場合は、このガイドを参考にしてほしい。


会議概要の構成方法から、実例、すぐに使えるテンプレート、フォローアップメールのフォーマットまで、すべてを網羅します。プロジェクトのチェックイン、セールスの電話、チームの立ち上げ、役員会議など、どのような場面でも、このウォークスルーでは、簡潔で分かりやすく、実際に役立つ要約を書くためのツールを提供します。

目次

ミーティングサマリーとは何か？(なぜ重要なのか）


ミーティングサマリーとは、ミーティング中に話し合われた重要なポイント、決定事項、合意された次のステップをまとめた短い文書やメッセージのことです。議事録をすべて読んだり、会議に出席したりしなくても、利害関係者が会議の内容をすばやく確認することができます。


ミーティング後の要約は、チームの調整、欠席者の参加、フォローアップの追跡に特に役立ちます。このサマリーは、何が決定され、誰が何に責任を持つのかを明確に示すものとして機能する。


ビジネスミーティングの要約は、すべてのコメントを含める必要はなく、次に重要なことに焦点を当てるべきである。それが、メモとも議事録とも異なる点だ。

ミーティングサマリーを使用するタイミング

会議のサマリーは、社内の最新情報に役立つだけではない。さまざまな場面で活用でき、異なるチームや利害関係者が混乱することなく足並みをそろえるのに役立つ。

チーム内ミーティング

サマリーは、進捗状況の記録、決定事項のメモ、タスクの割り当てに役立つ。特に、定期的なチェックイン、スプリントプランニング、部署のキャッチアップに役立ちます。

顧客とのミーティング

顧客との電話の後、構造化された要約を作成し、何が話し合われたかを示し、次のステップを確認する。こうすることで、双方にとって明確な参考資料となり、後々の行き違いを避けることができる。

プロジェクトの最新情報

社内チームと社外パートナーのいずれと仕事をする場合でも、サマリーは重要なマイルストーンの追跡、障害物の表面化、期待値の明確化に役立つ。

Remote ワークとハイブリッドワーク

参加者が同じ部屋や同じスケジュールにいない場合、サマリーは全員に情報を提供します。欠席者が同僚を探し回ることなく、最新情報を素早く得ることができる。

部門を超えたコラボレーション

さまざまな部署が顔を合わせると、物事がわからなくなりがちだ。要約は、チームが異なるツールやプロセスを使用していても、主要な成果を強調し、責任を明確に割り当てる。

チーム内ミーティング

会議要約、議事録、議事日程の連携方法


しっかりとした会議プロセスは、明確な計画から始まり、利用しやすい文書で終わります。会議のアジェンダ、議事録、サマリーはそれぞれ異なる役割を果たしますが、一緒に使うことで、会議前、会議中、会議後にチームの足並みを揃えることができます。


会議アジェンダ


アジェンダは、事前に構成を決めるものです。会議の目的、トピック、時間配分、誰が何をリードするのかの概要を説明するものです。しっかりとしたアジェンダは、トピックから外れた議論を避け、会議をより生産的なものにするのに役立ちます。手始めに、さまざまなタイプの会議に使えるアジェンダのテンプレートをいくつかご紹介します。

会議議事録


議事録は、すべての出来事を詳細かつ正式に記録するものである。これには、出席者、タイムスタンプの記入、主要な動議、承認などが含まれます。議事録は、役員室や法的な場など、公式な記録を必要とするあらゆる環境で不可欠なものです。議事録の効果的なフォーマットについては、議事録テンプレートをご覧ください。

会議の概要

サマリーとは、会議の後に送られる、短くて実用的な要約のことです。最も重要なポイント、決定事項、アクションアイテム、責任者などを強調します。議事録よりも形式ばったものではありませんが、書くのが早く、消化しやすいものです。


どのように連携するのか

  • 会議のアジェンダを使って計画を立て、会話を軌道に乗せる
  • 正式な記録が必要な場合、会議の議事録を作成する。
  • 会議の要約を共有し、全員が最も重要なことを思い出せるようにする

 

常にこの3つすべてが必要というわけではないが、それぞれをいつ、どのように使うかを知ることで、会議をより円滑に進め、フォローアップを向上させることができる。

会議の議題チェックリスト

会議の要約の書き方（ステップ・バイ・ステップ・ガイド）


実際に役立つミーティングサマリーの書き方について悩んでいるなら、このセクションでは、チームやミーティングの種類を問わず使えるシンプルなプロセスを紹介する。利害関係者と成果を共有する場合でも、チームの進捗を追跡する場合でも、構造化されたアプローチがすべてを変えます。


ステップ1：構造化された会議メモを取る方法を見つける

まず、重要なポイントをそのまま記録することから始めよう。すべての言葉を記録する必要はなく、重要な決定事項、課題、アイデア、フォローアップだけを記録すればよい。箇条書きにして整理し、不明な点はマークしておくと、会議が終わる前に確認できる。tl;dvのような会議アシスタントを使うのもひとつの方法です。


ステップ2：行動項目と責任の明確化

会議の後、メモを見直し、最も重要な成果を抜き出す。次に何が必要か？誰が何をするのか？期限、所有者、次のステップは、良い会議の結論要約の構成要素である。


ステップ3：正しいフォーマットを選ぶ

万能というものはない。社内のちょっとした同期ならSlackのメッセージで済むかもしれない。プロジェクトのアップデートや取締役会のレビューには、よりフォーマルなものが必要でしょう。ディスカッションの要約は、オーディエンスのトーンや期待に合わせるべきだ。


ステップ4：要約を書く

まず、会議の概要を簡潔に説明します。次に、重要な要点、行動項目、未解決の質問を列挙する。見出し、箇条書き、明確な書式を使う。ミーティングを欠席した人でも2分以内で理解できるように書く。


ステップ5：共有する。

まだ会話が新鮮なうちに、できるだけ早くミーティング後のサマリーを送信する。共有文書、プロジェクトツールのアップデート、ミーティングの要約メールなどです。ゴールは、全員が同じ理解をし、明確な道筋を持って立ち去ることです。

ミーティングレポテンプレート（コピー＆カスタマイズ）

再利用可能なミーティング要約テンプレートを使用すると、一貫性のある有用な要約を簡単に作成できます。簡単なチームミーティングの要約を書く場合でも、より正式な議題の要約を書く場合でも、この書式を使用すれば、明確で要点を押さえた要約を書くことができます。

ミーティング要約テンプレート

ミーティングのタイトル
日付
時間
出席者

ミーティングの概要：
[ミーティングの目的と主なトピックを短くまとめる。］

主な論点

  • [箇条書き1】。］
  • [箇条書き2】。］
  • [箇条書き3】。］

決断を下す：

  • [決定1］
  • [決定2】。］

アクション・アイテム

  • [タスク1 - 担当＋締切]。
  • [タスク2 - 担当＋締切]。

次回の会合：
[日時または予定がない場合は注記]。

テンプレートの適応

  • 正式な会議の要約では、完全な文章を使用し、出席者の名前と役割をすべて記載する。
  • チームミーティングの要約は箇条書きにし、不必要な詳細は省く。
  • 社内の最新情報については、アジェンダの要約をハイレベルで読みやすいものにする。

 

これをお好みのツールに複製することができます：Googleドキュメント、Notion、メモアプリなど、お好きなツールに複製できます。

 

tl;dvを使用している場合は、手動でのセットアップを省略することができます。tl;dvにはカスタマイズ可能な会議テンプレートが組み込まれており、会議のメモ、サマリー、アクションアイテムをどのように取得し、共有するかを自動的に標準化することができます。これらはNotionやHubSpotなどのCRMにプッシュすることもできます。

会議概要メールの送信方法

会議の要約メールをきちんと書くことで、全員の足並みをそろえ、説明責任を果たすことができます。クライアントへの報告であれ、チームへの連絡であれ、簡単な同期後のフォローアップであれ、重要なのは明確さです。会話がまだ新鮮なうちに、理想的には会議終了後数時間以内に送信しましょう。

そう、Slackの劇的なフォローアップをスキップしてもいい。"前回のメッセージ通り "でプロジェクトが前進したことは一度もない。

なぜフォローアップ会議のサマリーを送るのか？

  • 会議中の決定を強化する
  • 欠席者の遅れを取り戻す
  • 主な収穫と行動項目を文書化
  • 余分なミーティングをすることなく、タスクを推進

短く構造化されたフォローアップ会議の要約は、完全な議事録よりも役に立つことが多い。雑音を断ち切り、重要な点を正確に強調することができる。

会議概要メールの例文（フォーマル）

件名要約第2四半期プランニング・ミーティング - 4月2日


今日のミーティングの簡単なサマリーです。

重要なポイント

  • 第1四半期キャンペーンのレビュー
  • 第2四半期の焦点はリンクトインに移る
  • 予算は1万5000ドルで確定

アクション・アイテム

  • アレックス、4月10日までに広告コピーを起草
  • デザイン・ブリーフをコーディネートするプリヤ
  • コンテンツ・カレンダーを更新するジェイド

次回のチェックイン4月8日（月

ありがとう、
[あなたの名前]

会議概要メールの例（非公式）

件名クイック・サマリー - 第2四半期計画

皆さん、今期はLinkedInに全力投球です。予算も決まった。アレックスがコピーを担当し、デザインチームがデッキに立ち、ジェイドがカレンダーを更新している。詳しくは月曜日に。

乾杯、
【君の名は。

会議の要約メールをわかりやすく書くコツ

  • 件名はシンプルに：件名には「サマリー」という単語と会議のトピックを含める。
  • 箇条書きにこだわる：特にモバイルでは読みやすい
  • 名前と期限を使う：曖昧なフォローアップは避ける
  • トーンを合わせるクライアントやステークホルダーにはフォーマルに、社内チームにはカジュアルに

 

ビジネスミーティングのサマリーでも、社内の簡単なまとめでも、ゴールは同じです。

明確な会議要約を書くためのベストプラクティス


良い会議の要約は、スキャンしやすく、実用的で、数日後、あるいは数週間後に役立つものでなければならない。これらのヒントは、実際に参照される要約を書くのに役立つ。


会話ではなく、結果に焦点を当てる

実況中継は避ける。議事録の要約は、何が決定され、誰がいつまでに何をするのかに焦点を当てるべきである。議論されたが解決しなかったことがあれば、それを簡潔に記し、フォローアップのために印をつける。


わかりやすくするために箇条書きを使う

特に忙しいときには、人は長いパラグラフを読みません。箇条書きにすることで、会議メモの要約が読みやすくなり、行動項目が明確に強調されます。


行動項目を具体的に

責任者の名前、何をしているのか、期限を明記する。後で見直す」というような曖昧なフォローアップは、隙間に入り込みがちです。

短く、しかし曖昧にしない

すべてを盛り込む必要はないが、重要な部分を省く必要もない。会議の結論の要約は、会議全体を通さなくても理解できる程度の文脈を提供する必要がある。


観客にトーンを合わせる

社内チーム？軽めに。社外のステークホルダーや重役？もっと洗練された口調で。いずれにせよ、プロフェッショナルで体系的なものにしましょう。

今日からより良い会議要約を書く

待って、今何が起こったんだろう」と思いながら会議を終えたことがあるとしたら、それはあなただけではない。

有用なミーティングサマリーを作成するのに時間はかからないが、時間を節約することができる。チームの足並みをそろえ、フォローアップ漏れを防ぎ、何を議論し合意したかを明確に記録することができる。

スピードアップを図りたい場合は、このガイドにあるミーティングサマリーテンプレートを使うか、tl;dvのようなツールを使って全プロセスを自動化してみよう。内蔵のテンプレート、ライブ文字起こし、スマートなAI要約を使えば、会議の文書化から手作業を省くことができる。

プロジェクトの更新、クライアントとの電話、社内の同期など、どのような状況であっても、優れた要約があれば、録音やメモを探し回ることなく、進捗を把握することができます。

tl;dvで会議資料の標準化を始めましょう。余計な管理は一切不要です！

ミーティングサマリーに関するFAQ

会議の要約は、会議の目的、主要な論点、決定事項、行動項目、次のステップを記録し、責任と期限を明確に割り当てる。

いいえ、詳細さと形式が異なります。会議の議事録は、議論や決定事項に関する正式で包括的な記録であり、タイムスタンプや出席者リストが含まれることが多い。対照的に、会議要約は、成果とアクションアイテムに焦点を当てた簡潔な要約です。

通常、会議の主催者または指定された参加者が要約を書く。しかし、tl;dvのようなツールを使えば、このプロセスを自動化し、一貫性と正確性を確保することができる。

参加者全員が足並みをそろえ、決定事項に基づいて行動できるようにするため、会議の要約は速やかに、理想的には24時間以内に共有することが望ましい。

会議の要約は、討議と決定の記録を提供するものではあるが、一般に、会議の議事録よりも形式的でなく、法的な文書要件を満たさない場合がある。法的には、正式な議事録の作成を推奨する。

そう、いくつかのツールは、会議のサマリーの作成を自動化し、効率化するのに役立つ。例えば、tl;dvは会議を記録し、要約を作成する機能を提供しており、効率性と正確性を高めています。