Нотатки з нарад: повний посібник з ведення нотаток під час нарад

Навчитися робити нотатки під час зустрічей для команди продажів так само важливо, як сонячне світло для рослин. Нотатки під час зустрічей необхідні для фіксації ключової інформації під час ділових переговорів та інших ділових зустрічей. Тому я вирішив поділитися з вами тим, чого навчився за час роботи у відділі продажів, і підготував посібник, в якому розглядається важливість нотаток із зустрічей, а також поради та рекомендації щодо того, як робити нотатки із зустрічей, щоб максимально використати їхній потенціал, а також шаблони, інструменти та техніки для більш ефективної організації ваших нотаток.

Почнемо з основ…

Що таке нотатки з нарад?

Нотатки з нарад — це неформальний звіт про ключові моменти під час наради. Вони корисні, оскільки містять короткий огляд ідей, думок та пунктів дій, які обговорювалися під час наради. Виможете використовувати їх як орієнтир для внутрішніх дзвінків, щоб забезпечити ясність і підзвітність, або для запам'ятовування ключових деталей про потенційного клієнта під час підготовки до подальшої роботи з ним.

Традиційно нотатки з нарад записуються ручкою на папері. Це особливо стосується особистих зустрічей.

Але писати нотатки ручкою на папері вже в минулому. Цифрова ера принесла з собою штучний інтелект, і разом з ним змінилися нотатки з нарад. Нотатки, створені за допомогою штучного інтелекту, забезпечують більшу точність, ефективність і доступність під час запису та зберігання, а також дають вам можливість більше залучатися до розмови.

Кількість віртуальних зустрічей зросла з 48% до 77% у період з 2020 по 2022 рік, а з бумом remote з'явилися штучного інтелекту для ведення записів.

Чи відрізняється ведення нотаток під час особистих зустрічей та Remote ?

Нотатки з особистих зустрічей зазвичай записуються від руки. Це зручно, але може бути неакуратно, не кажучи вже про те, що це може відволікати вас від самої розмови. На командних зустрічах цього часто буває достатньо, якщо ви добре організуєте свої нотатки (про це детальніше пізніше).

Під час remote більшість людей все ще віддають перевагу ручці та паперу, але це набагато менш ефективно, зрозуміло та детально, ніж інший варіант: використання технологій.

Перший варіант — вводити нотатки в документ під час дзвінка. Це швидше, ніж писати від руки, але все одно може відволікати увагу, і ви можете пропустити ключові моменти. Другий і більш ефективний варіант — використовувати AI-нотатки.Тепер вони можуть фіксувати всі ключові моменти, а також хто їх сказав, хто призначений для виконання якого завдання, коли воно має бути виконане, які ваші дії та все інше, що ви можете собі уявити. Все це робиться, поки ви зосереджуєтеся на розмові.

Крім того, штучний інтелект можна використовувати і для особистих зустрічей. Спочатку це може бути трохи незручно, але після налаштування все буде добре.

Чи є нотатки з нарад і протоколи одним і тим самим?

Коротка відповідь – ні.Протоколи засідань і нотаткиє ефективними інструментами для документування інформації, але дещо відрізняються за рівнем офіційності.

Нотатки з нарад зазвичай мають неформальний характер. Зазвичай їх читаєте ви та, можливо, кілька інших членів команди. Незважаючи на їх неформальність, все ж доцільно надати їм структуру, щоб заощадити час під час їх подальшого перегляду.

З іншого боку, протоколи засідань є офіційними документами. Зазвичай вони мають певну структуру, що включає імена учасників, пункти для виконання, порядок денний та підсумок. Ці нотатки зберігаються в загальному архіві компанії, а не в особистій документації.

Давайте розглянемо ці відмінності більш детально.

Основні відмінності: нотатки з наради та протокол

Формальність

Нотатки з наради. Особистий документ, яким можна ділитися. Це неформальний спосіб робити нотатки під час зустрічі.
Протокол засідання. Офіційний документ від імені компанії. Він має офіційний характер і може використовуватися для посилання на важливі питання в професійній діяльності.

Розподіл

Нотатки з засідання. Хоча це особистий документ, його можна розповсюджувати серед учасників засідання, а також серед тих, хто не був присутній на ньому.
Протоколи засідань. Протоколи засідань призначені для поширення серед керівництва, а також директорів/зацікавлених сторін.

Зміст

Нотатки з наради. Підсумуйте зустріч, включаючи пункти дій, рішення та ключову інформацію.
Протоколи засідань. Протоколи засідань містять вичерпний огляд обговорень, точні рішення, офіційні дії та результати голосування.

Традиційні методи ведення протоколів замінюються штучним інтелектом із розпізнаванням голосу, що робить їх дедалі більш зайвими. З переходом на remote технологія взяла верх, пропонуючи миттєві та точні транскрипції. Ви все ще можете вручну робити нотатки під час наради, щоб нагадати собі про щось конкретне пізніше, але ручне ведення протоколів нарад швидко відходить у минуле.

Нотатки з наради та протоколи – у чому різниця?

Дізнайтеся про ключові відмінності між нотатками з нарад та протоколами. Дізнайтеся, як ефективно документувати наради та про роль цифрових інструментів.

Чому варто робити нотатки під час зустрічей?

Нотатки з нарад є необхідними для збереження інформації. Навіть якщо ви маєте найкращу пам'ять у світі, ви не зможете запам'ятати кожну деталь кожного засідання. Якщо ви хочете згадати, що було сказано, хто це сказав, яким тоном, та інші деталі ваших розмов, нотатки з нарад, безперечно, мають вирішальне значення. Записи та стенограми — ще краще.

Простіше кажучи, без нотаток із зустрічей ви приречені на провал. Це особливо актуально для посад, пов'язаних із взаємодією з клієнтами, таких як продаж: якщо ви хочете налагодити стосунки з потенційним клієнтом, створити основу для довіри та глибоко співпереживати йому, вам потрібно запам'ятати деталі про нього.

Ви повинні бути в змозі переглянути свої нотатки і відразу з'ясувати, чому цей потенційний клієнт буде зацікавлений у придбанні вашого продукту. Яка у нього марка? Яка його роль у бізнесі? Що йому подобається у вашому продукті, і, що ще важливіше, що йому не подобається ? Чому?

Коли ви маєте ці відповіді перед собою, ви можете швидко відновити контакт з потенційним клієнтом, навіть якщо з моменту вашого останнього дзвінка минуло кілька тижнів. Потенційний клієнт буде радий, що ви про нього пам'ятаєте; він відчуватиме повагу та визнання. Ось так і здійснюються продажі, друзі!

Більше того, саме так будуються відносини з клієнтами і починається їх утримання. Все починається з хороших нотаток.

Пам'ятайте: 69% клієнтів віддають перевагу продавцям, яківміють слухати. Розглядайте нотатки з зустрічей як спосіб активно продемонструвати свою здатність слухати.

5 основних переваг ведення якісних нотаток під час зустрічей

Як я вже коротко згадував вище, переваги якісних нотаток із засідань майже безмежні. Давайте розглянемо деякі з основних переваг ведення якісних нотаток із засідань.

1. Збільшення обсягу пам'яті

У 19 століттіпсихологЕббінггаус склав найвідоміше дослідження про збереження пам'яті, яке і сьогодні можна точно відтворити. Воно показує, що люди швидко забувають більшу частину інформації, яку отримують.

Що стосується зустрічей, це не ідеальний варіант. Ви хочете запам'ятати, про що ви говорили під час зустрічі, інакше все було даремно. Якщо ви залишите зустріч без нотаток, ви з більшою ймовірністю забудете ключові моменти, ідеї та, можливо, навіть плани дій. Нотатки із зустрічей закріплюють це у фізичній формі, щоб ви завжди могли до них повернутися.

Основні висновки дослідження Еббінгауза показують, що:

Спогади з часом слабшають
Ви забуваєте більше половини за годину
Речі, що мають значення, легше запам'ятати
Те, як подаються речі, впливає на вашу здатність їх запам'ятати (це важливо для того, як ви повинні структурувати свої нотатки з нарад!).
Те, як ви почуваєтеся в даний момент, впливає на вашу пам'ять

2. Більша чіткість

Маючи нотатки з наради, ви набагато легше зрозумієте складні теми і будете почуватися впевнено, виконуючи майбутні завдання. Хороші нотатки чітко розкладають обговорені питання, щоб ви могли переглядати їх стільки разів, скільки потрібно.

3. Відповідальність

Завдяки якісним нотаткам із зустрічей ви будете знати, який член команди відповідає за яке завдання. Це сприяє підвищенню відповідальності, оскільки ви завжди можете звернутися до своїх нотаток із зустрічей, щоб визначити, хто що робить.

Завдяки AI-нотаткам це йде ще далі: з'являється можливість записувати та/або транскрибувати зустрічі, щоб уся ваша команда мала перевірене джерело інформації щодо підзвітності.

4. Покращення подальших дій

Незалежно від того, чи ви спілкуєтеся з колегами по команді, чи з потенційним клієнтом, нотатки з наради стануть основою, до якої ви зможете звернутися перед наступною нарадою. Це може бути щось незначне, наприклад, перевірка дотримання термінів з моменту останньої наради, або щось важливе, наприклад, запам'ятати потреби, бажання та проблеми потенційного клієнта.

5. Ефективність

Коли ви робите хороші нотатки під час зустрічей, вам більше не потрібно повторювати те, що вже було обговорено на попередніх зустрічах. Це економить час і енергію, дозволяючи вам оптимізувати майбутні зустрічі та перейти відразу до суті справи .

Як робити нотатки під час наради

Існує безліч різних способів ведення нотаток під час зустрічей. Найголовніше — це використовувати послідовний і структурований формат, щоб ви могли легко повернутися до своїх нотаток. Це заощадить ваш час і допоможе вибрати, яку інформацію варто включити до нотаток.

Ось деякі з найпопулярніших методів ведення нотаток.

Як робити цифрові нотатки під час зустрічей

Якщо ви хочете набрати свої нотатки з наради, ви можете скористатися одним із наведених вище методів і просто застосувати його до обраного інструменту. Створіть шаблон, щоб вам потрібно було лише відкрити файл і набрати текст. Для запису нотаток з наради можна використовувати такі інструменти, як Microsoft Word, Google Docs, Evernote або навіть Notion.

Якщо це особисті нотатки, просто відкрийте ноутбук і записуйте під час розмови. Якщо ж це remote , вам потрібно буде розмістити нотатки на одній стороні екрана, а дзвінок — на іншій, щоб не пропустити нічого під час запису. Сучасні браузери, такі як Google Chrome і Microsoft Edge, дозволяють розділити екран, щоб це стало можливим.

Як підготуватися до зустрічі

Щоб отримати максимальну користь від зустрічі, ви повинні мати чітке уявлення про її напрямок і конкретну мету. Заздалегідь підготувавшись до всіх можливих ситуацій, ви забезпечите безперебійний хід зустрічі і зможете більш точно зафіксувати її ключові моменти.

Загалом, наявність плану робить ваші нотатки з нарад набагато цікавішими. Крім того, чітка структура заощадить вам капітал; вважається, що непотрібна участь у нарадах коштує вашій компанії 25 000 доларів на кожного учасника наради щороку... Те саме дослідження показало, що компанії з понад 100 співробітниками можуть заощадити понад 2 мільйони доларів щороку, скоротивши непотрібні наради, або понад 100 мільйонів доларів, якщо у вашій компанії працює понад 5000 співробітників.

Маючи це на увазі, ви хочете відповідно підготуватися до всіх своїх зустрічей. Давайте подивимося, як це зробити!

Встановити цілі зустрічі

Запитайте себе, чому ви проводите цю зустріч? Яка її мета? Якого результату ви хочете досягти?

Дуже важливо мати чіткі цілі. 72% професіоналів вважають, що встановлення чітких цілей робить зустріч успішною. Адже ніхто не хоче брати участь у зустрічі, щоб поговорити про свій вихідний або погоду.

Розуміння цілей зустрічі значно полегшить заздалегідь скласти порядок денний. На інфографіці нижче ви побачите, що чіткий порядок денний є ще одним ключовим елементом успішної зустрічі, поряд з меншою кількістю учасників та візуальними стимулами.

Створити порядок денний

Визначте, що потрібно обговорити і які питання необхідно розглянути, щоб досягти цілей зустрічі. Загалом, існує два типи зустрічей:

Повторювані наради. Це наради, які проводяться регулярно і відбуваються за певним шаблоном, але, як правило, мають різні теми для обговорення. Прикладом може бути щотижнева нарада, на якій підбиваються підсумки короткострокових зусиль команди.
Одноразові зустрічі. Цей тип зустрічей є більш конкретним. Для одноразової зустрічі ви створюєте мету, порядок денний та тривалість з нуля. Такі зустрічі можуть проводитися для обговорення питання, яке виникло, або нової функції, яка незабаром буде запущена.

Надіслати запрошення

Надсилайте вибіркові запрошення на зустрічі заздалегідь, щоб ваша команда мала достатньо часу для підготовки. Кнопка «Запросити всіх» не потрібна для кожної зустрічі. Уникайте її, як чуми.

Коли ви надсилаєте запрошення, обов'язково вкажіть цілі та порядок денний зустрічі, щоб ваша команда була в курсі контексту. Це допоможе вам одразу перейти до справи.

Ви також повинні сприяти розвитку культури пунктуальності, щоб мінімізувати затримки. В середньому, керівники вищої ланки витрачають 5 днів і 19 годин на рік, просто чекаючи на початок нарад. Божевілля!

Підготуйте матеріали

Зберіть факти та цифри, підготуйте слайди та інші матеріали, які будуть обговорюватися або презентуватися. Це має бути очевидним, але ніхто не любить чекати на дзвінок.

Якщо вам потрібно заздалегідь підготувати свою команду, надішліть їм матеріали, щоб вони мали достатньо часу для їхнього опрацювання перед початком наради. Пам'ятайте, що професіонали в середньому витрачають 4 години на тиждень на підготовку до нарад. Надавайте їм матеріали для опрацювання тільки в разі крайньої необхідності – і не залишайте це на останню хвилину, якщо ви дійсно хочете, щоб хтось їх переглянув.

Як краще вести протоколи засідань

Для кращого ведення кращі протоколи засідань, потрібно бути організованим, підготуватися заздалегідь і бути уважним протягом усього засідання. Однак із переходом на відеоконференції протоколи тепер створюються за допомогою інструментів транскрипції на основі штучного інтелекту.

Перш ніж зануритися з головою в штучний інтелект, давайте розглянемо кілька ключових моментів, які допоможуть поліпшити ваші традиційні навички ведення протоколів:

Ознайомтеся з основними поняттями. Почніть з запису основних відомостей: хто, що, де і коли.
Підсумуйте. Підсумуйте основні обговорені теми, включаючи як питання порядку денного, так і питання, що не входять до порядку денного, та окресліть мету і завдання засідання.
Визначте пункти дій. Запишіть усі дії, які необхідно виконати, вказавши завдання, терміни та відповідальних осіб або команди.
Цитата. Записуйте важливі цитати дослівно, щоб виділити ключові ідеї.
Редагуйте та уточнюйте. Редагуйте та форматуйте свої нотатки для більшої чіткості та зручності читання. Використання шаблонів може бути корисним.

Не забудьте перевірити протокол на наявність помилок і переконатися, що він упорядкований і легкодоступний. Негайно надішліть його учасникам і створіть файл з відповідною назвою для зручності пошуку. Для майбутніх засідань роздайте попередні протоколи, щоб нагадати учасникам про обговорення.

Нижче наведено приклад шаблону, як скласти ефективний протокол засідання.

Протоколи засідань та ШІ

Протоколи засідань еволюціонували завдяки ефективним рішенням, запропонованим завдяки прогресу в галузі штучного інтелекту. Від транскрибування вимовлених слів у текст до автоматичного узагальнення ключових моментів, ШІ оптимізує процес написання протоколів, заощаджуючи ваш час і підвищуючи точність.

Його здатність організовувати та класифікувати інформацію підвищує продуктивність роботи команди та дозволяє перерозподілити час, який ви витрачаєте на ведення протоколів.

Залежно від інструменту, який ви використовуєте, ви можете надати AI шаблон протоколу зустрічі, і він заповнить його від вашого імені одразу після кожної зустрічі.

Якщо ви використовуєте tl;dv, наприклад, ШІ також надає часові мітки, щоб ви могли перейти до запису і переглянути ключові моменти ще раз.

Асистенти для зустрічей на базі штучного інтелекту здатні з високою точністю транскрибувати та узагальнювати зустрічі на різних мовах, забезпечуючи фіксацію всіх деталей та їх легку доступність після зустрічі.

Чи знали ви?

Дізнайтеся більше

Шаблони протоколів засідань

Протоколи засідань містять історичні записи про засідання і слугують певним рівнем підзвітності для прийняття рішень у майбутньому. Вони є прозорими, допомагають запобігти непорозумінням і сприяють вирішенню суперечок.

Розумно мати під рукою шаблон протоколу засідання, щоб ви могли швидко і легко заповнити його під час розмови. Крім того, як згадувалося вище, ви можете завантажити цей шаблон у вибраний вами інструмент штучного інтелекту, щоб він створив для вас протокол засідання.

Є кілька шаблонів протоколів засідань , з яких можна вибрати:

Традиційний шаблон протоколу засідання

Деталі. Де, коли і в який час?
Учасники. Хто брав участь у зустрічі?
Порядок денний. Що було в порядку денному засідання?
Ключові моменти. Які ключові моменти були підняті та обговорені? Що про них було сказано?
Рішення. Якірішення були прийняті під час засідання?
Дії, які необхідно виконати. Яким був заклик до дії? Що буде далі?
Подальші завдання. Чи є якісь термінові завдання, які необхідно виконати за результатами зустрічі?

Шаблон протоколу засідання

Деталі. Де, коли і в який час?
Учасники. Хто брав участь у зустрічі?
Визначені завдання. Які завдання були визначені в результаті обговорення?
Призначені відповідальні особи. Хтопризначений для виконання цих завдань?
Терміни. Коли потрібно виконати завдання?
Оновлення. Який прогрес було досягнуто з часу попереднього засідання?
Перешкоди. Чи було щось, що заважало прогресу? Що це було і як можна ефективно з цим боротися?

Ознайомтеся зі статтею нижче, де ми демонструємо різні шаблони протоколів засідань, які ви можете скопіювати для власного використання.

3 ефективні шаблони протоколів засідань та приклади для копіювання

Протоколи засідань. Прокляття існування кожного офісного працівника. Настільки ненависне, але водночас необхідне завдання, яке перетворює безтурботних співробітників на задумливих нотатників, які відчайдушно намагаються встигнути за монологом свого боса, насиченим жаргоном.

Шаблони порядку денного стартової наради

Стартове засідання — це офіційне засідання, на якому розпочинається реалізація проекту. Це може бути будь-що: від нового бізнесу до запуску нової функції. Під час засідання обговорюються конкретні цілі, терміни, очікування, а також можливі перешкоди, з якими можуть зіткнутися учасники.

Шаблони порядку денного стартової наради можуть допомогти вам орієнтуватися на важливих початкових етапах проекту та визначити шлях до успішного стартового засідання. Ось декілька прикладів:

Основні шаблони для старту

В Інтернеті можна знайти безліч інших шаблонів для стартових нарад. Ми зібрали для вас кілька хороших зразків, з якими ви можете ознайомитися. Вони є дещо більш детальними і можуть бути використані як у суворій, так і в більш вільній формі, залежно від ваших уподобань.

Цей наступний шаблон порядку денного стартової наради також є чудовим способом спланувати вашу першу нараду. Обидва варіанти чудові, тож виберіть той, який найбільше підходить вам і вашому бізнесу.

Більше шаблонів протоколів та нотаток про засідання

Шаблони протоколів засідань можна знайти в Інтернеті. Ось декілька посилань, з яких можна почати:

Microsoft. Вони пропонують безліч шаблонів протоколів засідань, якими ви можете користуватися безкоштовно.
ClickUp. ClickUp пропонує цілий ряд шаблонів для записів про зустрічі, упорядкованих за різними типами зустрічей, включаючи індивідуальні зустрічі, періодичні зустрічі та протоколи зустрічей.
Canva. Canva пропонує широкий вибір добре розроблених шаблонів для нотаток із засідань. Ви можете вибрати з десятків різних стилів.
Zapier. Zapier пропонує 7 шаблонів нотаток для зустрічей, включаючи докладний опис того, як використовувати кожен з них.
101planners. Тут є ще багато інших шаблонів для нотаток із засідань, протоколів засідань та практично всього іншого.

Як організувати свої нотатки з нарад для максимальної ефективності

Ефективно організація ваших нотаток є критично важливим для встановлення чіткої комунікації як всередині компанії, так і зовні. Подумайте про це так: яка користь від нотаток із зустрічей, якщо ви не можете ними скористатися? Ви повинні організувати їх таким чином, щоб вони були легкодоступними, а інформація, що міститься в них, була швидкою та легкою для сприйняття.

Команди продажів, які систематизують свої нотатки з нарад, можуть краще зберігати важливу інформацію про потенційних клієнтів. Встановлені зв'язки будуть міцнішими, оскільки ваші потенційні клієнти відчуватимуть, що про них пам'ятають і їх цінують, а не просто вважають черговими іменами в списку. Використання нотаток з нарад є основною причиною, чому ви їх ведете.

Дотримуйтесь цих 4 кроків, щоб упорядкувати свої нотатки з наради, і ви не помилитеся:

Будьте лаконічними. Ваші нотатки мають бути короткими, приємними та по суті.
Співпрацюйте. Діліться своїми думками з іншими членами команди та робіть нотатки разом.
Негайно підбийте підсумки. Ніколи не забувайте підбивати підсумки своїх нотаток, коли зустріч добігає кінця. Якщо ви будете чекати довше, ви забудете ключову інформацію.
Будьте послідовними. Виберіть формат для ведення нотаток і дотримуйтесь його; вам не потрібні безладні нотатки.

За допомогою перерахованих вище інструментів штучного інтелекту вся робота за вас вже зроблена. Нотатки не тільки легко доступні (достатньо ввести ключове слово), але й надсилаються безпосередньо туди, де вони вам потрібні — у вашу CRM-систему!

CRM: ідеальне місце для зберігання нотаток

Системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) легко підключаються до інших додатків, таких як електронна пошта або бухгалтерське програмне забезпечення, завдяки вбудованим інструментам та інтеграціям. Це означає, що підприємства можуть без зусиль обмінюватися даними, автоматизувати завдання та забезпечувати безперебійну роботу внутрішніх команд.

Це також означає, що вони працюють як сховище всіх даних про клієнтів, які ви збираєте, включаючи дані із записаних зустрічей. Тепер ваша команда підтримки клієнтів, команда продажів та команда дослідження користувачів можуть отримати доступ до інформації про одного і того ж клієнта з одного місця. Сюди входять дзвінки з продажу, дзвінки до служби підтримки клієнтів, інтерв'ю з користувачами та будь-які інші взаємодії клієнта з вашим бізнесом. Коротше кажучи, ви стаєте експертом у справах своїх клієнтів, ефективно організовуючи свої нотатки із зустрічей.

Вибравши для цього CRM, ви принесете користь всій компанії та зробите клієнтоорієнтовані принципи пріоритетними. Не кажучи вже про те, що для синхронізації Google Meet безпосередньо з обраною CRM потрібно лише одне клацання мишкою!

Не пропустіть цю важливу пораду щодо зберігання нотаток із зустрічей для максимальної ефективності.

Як зберігати нотатки з нарад

Якщо ви все ще записуєте нотатки з нарад від руки, ситуація може швидко вийти з-під контролю. Набір тексту на комп'ютері — це додатковий крок, але він може бути того вартий, адже ви зможете зберігати нотатки на комп'ютері і мати їх завжди під рукою, де б ви не були.

Якщо ви друкуєте свої нотатки, це зробити простіше, оскільки при збереженні документа вам потрібно буде вибрати місце для файлу. Ви можете зберігати свої надруковані нотатки в папках за допомогою обраного вами інструменту: MS Word, Google Docs або Evernote.

Доступність

Головне в зберіганні нотаток із зустрічей — це те, що вони доступні для вас і вашої команди, коли це потрібно.

Найкраще місце для зберігання ваших нотаток або протоколів — це централізована онлайн-платформа, до якої будь-хто з вашої організації може отримати доступ у будь-який час.

Якщо ви використовуєте AI-нотатник для ведення нотаток під час зустрічей, ви можете синхронізувати їх із вашою CRM-системою і отримувати їх туди одразу після кожної зустрічі. Це економить ваш час і енергію та гарантує безпеку і збереження ваших нотаток.

Це ідеально підходить для команд продажів, команд підтримки клієнтів або дослідників користувачів, які хочуть зберігати свої нотатки для кожного клієнта разом з іншими даними. Це особливо актуально, якщо ваші нотатки з зустрічей також містять відеозаписи з часовими мітками, щоб швидко переглянути найважливіші моменти розмови. Ви матимете все, від усіх команд, в одному місці.

Послідовність

Іншою важливою річчю щодо зберігання нотаток із зустрічей є необхідність дотримання єдиного формату. Ми вже згадували про необхідність дотримання єдиного формату, щоб під часвикористання нотаток було дуже легко знайти те, що ви шукаєте. І це стосується всієї компанії.

Інша важлива річ – це те, що всі вони зберігаються разом на одній платформі. Останнє, що вам потрібно, – це мати деякі нотатки на папері, деякі в Google Docs, а деякі в Salesforce. Потрібна узгодженість у форматуванніта місці зберігання.

Зробіть це пріоритетом для всіх нотаток із засідань.

Як поділитися своїми нотатками з наради

Як зазначалося вище, найважливіше в нотатках із зустрічей — це те, що вони мають бути доступними для вашої команди, коли вона їх потребує. Ефективне зберігання — це один із способів досягти цього, але ви також можете поділитися ними після закінчення зустрічі.

Перш ніж ділитися ними, переконайтеся, що вони готові до перегляду іншими людьми. Нотатки, зроблені під час розмови, можуть бути нечіткими або містити помилки. Трохи відредагуйте їх, а потім надішліть колегам.

Залежно від того, де ви зберегли свої нотатки, існує безліч способів їхнього обміну. Google Docs та Evernote мають кнопку «Поділитися», яка дозволяє надсилати нотатки електронною поштою (або скопіювати посилання). У MS Word потрібно зберегти файл і надіслати його електронною поштою або через канал зв'язку.

Як згадувалося вище, також доцільно мати центральне сховище, де ви можете зберігати свої нотатки та повідомляти колегам про його місцезнаходження. Таким чином, їм не доведеться покладатися на вас, щоб ви не забули надіслати нотатки. Вони зможуть швидко знайти їх самостійно.

Якщо ви користувалися штучним інтелектом для створення нотаток, таким як tl;dv, то знаєте, що можна позначати своїх колег безпосередньо в нотатках. Вони отримають електронний лист (або повідомлення в Slack) з гіперпосиланням, яке миттєво перенесе їх до того моменту запису зустрічі, який їх цікавить. Це робить обмін нотатками надзвичайно простим.

Далі після зустрічі

Після закінчення зустрічі рекомендується надіслати учасникам підсумковий лист, щоб уточнити основні пункти дій та терміни їх виконання. Це гарантує, що всі будуть на одній хвилі, а також дає людям можливість побачити все в письмовій формі, що підвищує відповідальність.

Хоча ви можете зробити це вручну, розумніше буде поділитися своїми нотатками з учасниками, щоб вони отримали загальний огляд усієї зустрічі, включаючи короткий підсумок і всі основні висновки.

AI-нотатки часто автоматично надсилають свої нотатки всім учасникам зустрічі після її закінчення. Це, по суті, виконує за вас подальшу роботу! Учасники можуть переглянути зустріч, прочитати стенограму або переглянути підсумок та нотатки AI, переходячи до конкретних частин зустрічі за допомогою часових міток. Це найефективніший спосіб подальшої роботи після зустрічі, оскільки він містить все: від короткого підсумку до повного тексту зустрічі.

Найкращі інструменти для створення нотаток під час нарад

Інструментів для ведення нотаток існує безліч, і на те є вагомі причини. Вони дійсно працюють! Запам'ятовування інформації під час ділових зустрічей є надзвичайно важливим, і зараз це зробити простіше, ніж будь-коли раніше.

У порівнянні з рукописними нотатками, інструменти для створення нотаток забезпечують чудову організацію, доступність та інтеграцію. Ви можете безперешкодно надсилати свої ідеї до робочих інструментів, оптимізуючи робочий процес та автоматизуючи цілу низку трудомістких завдань. Ви також можете співпрацювати з колегами за допомогою лише декількох кліків мишкою.

Нижче ви знайдете деякі з найкращих програм для створення нотаток на основі штучного інтелекту, які є на ринку.

AI-нотатки

ChatGPT широко вважається першопрохідцем серед інструментів штучного інтелекту, але зараз існує безліч інструментів, що інтегрують технологію GPT для конкретного вдосконалення процесу створення нотаток. Це означає, що ви можете за лічені секунди агрегувати та аналізувати величезні обсяги даних, включаючи дані, отримані з віртуальних зустрічей.

Також важливо зазначити, що інструменти штучного інтелекту також є дуже точними. Хоча вони, ймовірно, ніколи не будуть точними на 100%, але ж і люди теж! Зростаючий асортимент потужного програмного забезпечення для транскрипції привертає увагу всієї галузі SaaS.

До найкращих програм для створення нотаток на основі штучного інтелекту належать:

tl;dv
Fireflies
Fathom
Otter.ai
Gong
Tactiq
Avoma

tl;dv проти Fireflies.ai - остаточний вердикт

У цьому протистоянні tl;dv проти Fireflies.ai обидва виділяються як чудові ШІ-нотатники, що надають детальні транскрипції, стислі резюме та широкий спектр інтеграцій.

Однак, незважаючи на їхню схожість, існують чіткі відмінності, які

tl;dv vs Fathom - битва за найкращий AI-записник

Fathom отримав свій хайп і був названий "безкоштовним нотатником". Нам було цікаво, як він працює в порівнянні з tl;dv , коли його використовують команди, і ми були трохи розчаровані...

Використання Evernote або Google Docs

AI-нотатки підходять не всім. Деякі люди віддають перевагу безкоштовним інструментам, де можна вручну писати нотатки.Причина цього не має значення — важливо те,як це робити.

Спочатку виберіть, як ви будете форматувати свої нотатки з нарад. Ви можете прокрутити вгору, щоб побачити наші рекомендації з цього приводу, але головне — вибрати структуру і дотримуватися її. Використовуйте готовий шаблон або створіть свій власний, але збережіть цей файл, щоб ви могли використовувати його для кожної наради, на якій потрібно робити нотатки.

Як тільки ви це вирішите, розпочніть зустріч і відкрийте обраний додаток: Evernote або Google Docs. Ви можете розділити екран, щоб одночасно вводити нотатки та брати участь у зустрічі. Обидва додатки забезпечують безперебійну співпрацю, тобто ви можете одночасно робити нотатки в одному документі разом із колегою. Це цікава ідея, якщо ви розділите обов'язки щодо ведення нотаток, що дозволить вам однаково брати участь у розмові.

Якщо ви хочете побачити зміни, ви можете перейти до історії редагувань у Google Docs, щоб переглянути попередні версії документа. Історія нотаток Evernote виконує ту саму функцію.

Якщо ви не хочете безпосередньо змінювати внесок свого колеги, ви можете залишити коментар до нього, навіть позначивши його в процесі. Це створює діалог поряд з нотатками, в якому ви можете спілкуватися один з одним і уточнювати певні моменти.

Нарешті, якщо ви хочете експортувати свої нотатки, обидві програми дозволяють експортувати їх у широкий спектр типів файлів, включаючи PDF.

Використання інструментів для створення документації для ведення нотаток

Хоча Evernote, Google Docs або величезний вибір програм для створення нотаток на основі штучного інтелекту — це чудові місця для початку, інструменти для документування стають дедалі популярнішим місцем для зберігання нотаток із зустрічей.

Головною причиною, чому такі інструменти для документування, як Notion та Asana, є улюбленими для створення нотаток, є те, що вони є централізованими сховищами інформації. Ви можете зберігати всі свої нотатки з нарад в одному легкодоступному місці. Це дозволяє всій вашій команді зручно знаходити потрібну інформацію в одному місці.

Робити нотатки в Notion або Asana

Хоча існує безліч інших інструментів для документування, Notion і Asana є двома найвідомішими. Зберігаючи свої нотатки з нарад тут, уся ваша команда матиме до них доступ, коли це буде потрібно. Це чудовий спосіб підвищити відповідальність і загальну зрозумілість.

Ще одна чудова причина для створення нотаток у Notion або Asana — це те, що вони містять готові шаблони для нотаток із зустрічей. Ви можете заощадити час і енергію, використовуючи їхні шаблони безкоштовно. Так само, як і в Evernote та Google Docs, ви також отримуєте можливість співпраці в режимі реального часу. Обидва інструменти мають безліч інтеграцій, що дозволяє синхронізувати їх із календарями для запланованих зустрічей та комунікаційними платформами, щоб легко ділитися нотатками.

Що стосується Asana, ви можете легко перетворити пункти дій або подальші завдання з нотаток зустрічі на практичні завдання в Asana. Призначте їх членам команди, встановіть терміни виконання та відстежуйте прогрес за лічені хвилини.

Якщо ви робите нотатки під час зустрічі за допомогою Google Meet, ви можете синхронізувати їх з Notion одним кліком. Аналогічно, ви можете так само легко синхронізувати свої нотатки з Asana.

Революція у ваших нотатках із зустрічей

Ведення нотаток є надзвичайно важливим для розуміння та запам'ятовування важливої інформації. Це основна навичка, яка надає багато переваг, від підвищення ефективності до покращення продуктивності та співпраці в команді. Її важливість неможливо переоцінити.

Однак із розвитком технологій інструменти штучного інтелекту стали незамінними помічниками, які допомагають автоматизувати весь процес, заощаджуючи ваші зусилля, час і гроші. Вони дають вам свободу зосередитися на побудові справжніх відносин із потенційними клієнтами, а не відволікатися на спроби запам'ятати ключові моменти.

Ніколи не забувайте: вміти робити нотатки — це добре, але це абсолютно марне, якщо ви не можете їх ефективно організувати. Без системного підходу до категоризації нотаток із зустрічей та забезпечення їх доступності ви не зможете розкрити справжній потенціал своїх нотаток.

По суті, конспектування, в поєднанні з технологією штучного інтелекту та ефективною організацією, стає потужним інструментом, який допомагає працювати розумніше, а не більше.

Як робити найкращі нотатки для зустрічей: Мій особистий путівник до успіху