One-on-One-Meetings: So führen Sie sie richtig (mit kostenloser Vorlage)

TL;DR

• Was es ist: Ein One-on-One-Meeting ist ein regelmäßiges, vertrauliches Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer direkt unterstellten Person, in dem die Agenda der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters Vorrang hat.
• Wie oft: 30 Minuten alle zwei Wochen sind ein sinnvoller Standard. Wöchentlich treffen Sie sich mit neuen Teammitgliedern, Mitarbeitenden im Homeoffice und allen, die gerade zu kämpfen haben.
• Was auf die Agenda gehört: Nutzen Sie eine gemeinsame Agenda, die vom Check-in über Prioritäten und Hindernisse zu Feedback und Entwicklung und schließlich zu den To-dos führt.
• Der wichtigste Vorbehalt: Machen Sie jedes Mal Notizen, zeichnen Sie aber nur mit ausdrücklicher Einwilligung auf, denn in 1:1-Gesprächen kommen sensible Themen zur Sprache.

Die meisten von uns haben schon ein One-on-One-Meeting erlebt, das den Blick auf den eigenen Job verändert hat, und viele weitere, die auch eine Slack-Nachricht an niemanden hätten sein können.

Der Unterschied liegt selten am Charisma der Führungskraft. Entscheidend ist, ob das Meeting einen Zweck hat, eine Struktur und jemanden, der sich erinnert, was beim letzten Mal besprochen wurde.

Dieser Leitfaden deckt alle drei Punkte ab, dazu eine kostenlose Vorlage für Ihr One-on-One-Meeting, die Sie noch heute übernehmen können. Er richtet sich vor allem an Führungskräfte. Für Mitarbeitende gibt es aber ebenfalls einen eigenen Abschnitt. Direkt zur Vorlage oder Ihre Agenda anpassen.

Was ist ein One-on-One-Meeting?

Ein One-on-One-Meeting ist ein regelmäßiges, vertrauliches Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, in dem deren Prioritäten, Probleme und Entwicklung an erster Stelle stehen. Es ist keine Statusrunde und keine Leistungsbeurteilung.

Die Praxis geht maßgeblich auf den früheren Intel-CEO Andy Grove zurück. Sein Buch High Output Management beschreibt regelmäßige One-on-Ones als eine der wirkungsvollsten Gewohnheiten einer Führungskraft. Die Forschung hat das inzwischen bestätigt.

Eine Übersichtsarbeit von Meeting-Forschenden der UNC Charlotte aus dem Jahr 2022 hält fest, dass schätzungsweise 47 % aller Meetings 1:1-Meetings sind. Sie verweist auf interne Studien bei Microsoft und Cisco, in denen Mitarbeitende mit häufigeren, gut geführten 1:1s engagierter waren.

Gallup geht noch weiter: 80 % der Mitarbeitenden, die in der vergangenen Woche aussagekräftiges Feedback erhalten haben, sind voll engagiert. Der Haken? In einer Studie mit fast 15.000 Mitarbeitenden gaben nur 16 % an, dass ihr letztes Gespräch mit ihrer Führungskraft äußerst wertvoll war.

One-on-One vs. Leistungsbeurteilung vs. Statusupdate vs. Skip-Level

Wie oft sollten One-on-One-Meetings stattfinden?

Für die meisten Teams ist ein 30-minütiges One-on-One alle zwei Wochen ein sinnvoller Standard. Wöchentliche Termine empfehlen sich für neue Teammitglieder, Mitarbeitende im Homeoffice und alle, die gerade eine schwierige Phase durchmachen. Laut Gallup wirken regelmäßige Gespräche von 15 bis 30 Minuten stärker als solche von 30 bis 60 Minuten, sofern sie tatsächlich regelmäßig stattfinden.

Egal, welcher Rhythmus: Verschieben Sie den Termin, statt ihn abzusagen. Ein abgesagtes One-on-One zeigt Ihrem Gegenüber genau, welchen Platz es auf Ihrer Prioritätenliste hat.

Sie führen Remote-1:1s mit einem kostenlosen Google-Konto? Gespräche zu zweit umgehen das Zeitlimit von Google Meet, das Gruppenanrufe nach 60 Minuten beendet.

So führen Sie ein 1-on-1-Meeting (Schritt für Schritt)

Ein gutes 1-on-1-Meeting hat drei Phasen: vorher eine gemeinsame Agenda, währenddessen ein Gespräch, das die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter lenkt, und hinterher eine schriftliche Nachbereitung.

Vor dem Meeting: eine gemeinsame Agenda erstellen

1. Führen Sie ein fortlaufendes Dokument pro Person. Sie beide ergänzen im Lauf der Woche Themen, sodass nichts vom Gedächtnis abhängt.
2. Lassen Sie Ihrem Gegenüber den Vortritt. Seine Themen stehen oben, Ihre darunter.
3. Gehen Sie die To-dos vom letzten Mal durch. Wenn Sie etwas versprochen haben, prüfen Sie, ob Sie es erledigt haben, bevor jemand nachfragen muss.

Diese Vorlagen für Meeting-Agenden sind ein guter Ausgangspunkt für das Format.

Während des Meetings: Ihr Gegenüber spricht zuerst

4. Beginnen Sie mit einem echten Check-in. „Wie geht es Ihnen, ganz ehrlich?“ funktioniert besser als „Gibt es Neuigkeiten?“
5. Überlassen Sie Ihrem Gegenüber das Steuer. Arbeiten Sie seine Themen vor Ihren ab, und hören Sie die meiste Zeit zu.
6. Geben Sie Feedback zu konkreten Momenten. „Ihre Zusammenfassung im Kundengespräch am Dienstag war auf den Punkt“ schlägt „Gute Arbeit in letzter Zeit“.
7. Legen Sie das Handy weg und schließen Sie die anderen Tabs. Das fällt auf.

Nach dem Meeting: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden

8. Bestätigen Sie die To-dos laut, bevor Sie auflegen: Wer macht was bis wann?
9. Schicken Sie noch am selben Tag eine kurze schriftliche Zusammenfassung. Wenn Sie eine Struktur brauchen: So schreiben Sie eine Meeting-Zusammenfassung, die auch gelesen wird.
10. Beginnen Sie das nächste Meeting mit diesen To-dos. Nichts schafft schneller Vertrauen als eine Führungskraft, die sich erinnert.

One-on-One-Meeting-Vorlage (30-Minuten-Agenda)

Hier ist eine Vorlage für Ihr One-on-One-Meeting, die in 30 Minuten passt und Ihr Gegenüber am Steuer lässt.

Die Agenda ist der einfache Teil. Schwierig ist es, Notizen zu machen und dabei wirklich zuzuhören. Hier kommt die 1:1-Meeting-Vorlage von tl;dv ins Spiel: Sie strukturiert die KI-Notizen aus Ihren 1:1s und verfolgt To-dos und Nachbereitungen für Sie. So können Sie die Person ansehen statt Ihre Tastatur.

Ab dem Pro-Plan können Sie auch eigene Vorlagen schreiben: Eine benutzerdefinierte Vorlage ist ein Prompt in Alltagssprache, der der KI sagt, was sie festhalten soll. Sie lässt sich automatisch auf künftige Meetings anwenden, je nach Meeting-Typ, Stichwort im Titel oder Teilnehmenden.

Die integrierte 1:1-Meeting-Vorlage von tl;dv, mit Regeln, die sie automatisch auf künftige Meetings anwenden.

Die Vorlage an verschiedene Mitarbeitende anpassen

Dieselben 30 Minuten passen nicht für alle. Ein neues Teammitglied braucht mehr Zeit für das Ankommen, jemand, der gerade zu kämpfen hat, mehr für Hindernisse und Unterstützung, und erfahrene Mitarbeitende mehr für ihre Entwicklung. Verschieben Sie die Zeit zwischen den Abschnitten, je nachdem, wer Ihnen gegenübersitzt und wie viel Zeit Sie haben. Kopieren Sie die Agenda dann in Ihr gemeinsames Dokument, damit Sie beide sie vorab haben.

1:1-Gespräch mit der Führungskraft: Vorlage für Mitarbeitende

Wenn Sie selbst die Person sind, die geführt wird, warten Sie nicht darauf, dass Ihre Führungskraft die Struktur mitbringt. Kommen Sie stattdessen mit dieser Vorlage für das 1:1-Gespräch mit Ihrer Führungskraft.

Tragen Sie Ihre Themen einen Tag vorher ein. Wenn Ihre Führungskraft immer wieder absagt, schlagen Sie lieber einen kürzeren Termin vor als gar keinen. Und führen Sie eigene Notizen, denn „Sie sagten, ich soll das Q3-Projekt leiten“ wirkt mit Datum deutlich überzeugender. Dieser umfassende Leitfaden zu Meeting-Notizen erklärt die Grundlagen.

Fragen für Ihr One-on-One-Meeting

Die besten Fragen für ein One-on-One sind offen, konkret und drehen sich um die Person, nicht um das Projekt. Wechseln Sie sie ab, denn niemand mag ein Verhör.

Check-in

• Wie geht es Ihnen, ganz ehrlich?
• Was war das Beste an Ihrer Woche?
• Was beschäftigt Sie gerade am meisten?
• Gibt es etwas, das wir heute auf jeden Fall besprechen sollten?

Prioritäten und Hindernisse

• Was bremst Sie im Moment am meisten?
• Ist irgendetwas unklar daran, wann etwas als „fertig“ gilt?
• Wo könnte ich Ihnen ein Hindernis aus dem Weg räumen?
• Woran arbeiten Sie, das niemand sieht?

Feedback (in beide Richtungen)

• Was könnte ich anders machen, um Sie besser zu unterstützen?
• Gibt es Feedback, das Sie bisher zurückgehalten haben?
• Auf welche Ihrer jüngsten Arbeiten sind Sie am stolzesten?
• Wie bekommen Sie Feedback am liebsten?

Entwicklung

• Welche Kompetenz möchten Sie in diesem Quartal aufbauen?
• Wo sehen Sie sich in zwei Jahren?
• Welche Projekte würden Sie fordern?
• Von wem im Unternehmen würden Sie gern lernen?

Arbeitslast und Wohlbefinden

• Wie tragbar fühlt sich Ihre Arbeitslast an, auf einer Skala von 1 bis 10?
• Was würden Sie streichen, wenn Sie könnten?
• Wann haben Sie sich bei der Arbeit zuletzt richtig voller Energie gefühlt?
• Beschäftigt Sie etwas außerhalb der Arbeit, von dem ich wissen sollte?

Feedback von Ihrem Team einzuholen ist nur die halbe Arbeit. Darauf zu reagieren und den Leuten zu sagen, dass Sie es getan haben: So schließen Sie den Feedback-Kreislauf.

Notizen, Aufzeichnung und KI im One-on-One

Machen Sie in jedem One-on-One-Meeting Notizen, teilen Sie sie mit Ihrem Gegenüber, und zeichnen Sie nur mit klarer, ausdrücklicher Einwilligung auf. Erst die Notizen machen aus einem netten Gespräch etwas Verbindliches.

Sollten Sie ein One-on-One-Meeting aufzeichnen?

Nur, wenn Sie beide sich wirklich wohl damit fühlen. Im One-on-One sprechen Mitarbeitende sensible Themen an, und eine Aufzeichnung kann verändern, was sie bereit sind zu sagen. (Der übliche Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Klären Sie das mit Ihrer HR- oder Rechtsabteilung.)

Die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat (hier der Überblick, ob es illegal ist, jemanden ohne Erlaubnis aufzunehmen). Im Vereinigten Königreich sagt der Leitfaden der Datenschutzbehörde ICO zur Überwachung von Beschäftigten, dass eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis wegen des Machtgefälles meist nicht angemessen ist und Beschäftigte verständlich über eine Überwachung informiert werden müssen.

Eine gute Faustregel: Fragen Sie jedes Mal, bieten Sie für Persönliches eine Option ohne Aufzeichnung an, und denken Sie daran, dass eine Aufnahme ohne Bot nur verändert, wie sichtbar die Aufzeichnung ist, nicht, ob Sie sie offenlegen müssen. Auch KI-Zusammenfassungen sind Interpretationen, und das wiegt in einem One-on-One schwerer als in einem Vertriebsgespräch. Mehr dazu in diesem Beitrag zu KI und Datenschutz.

Wie KI Ihnen hilft, Themen im ganzen Team zu verfolgen

Ein großartiges One-on-One zu führen, ist einfach. Zwölf davon alle zwei Wochen zu führen und dabei im Kopf zu behalten, wer was gesagt hat, bringt Führungskräfte an ihre Grenzen.

Liegt die Einwilligung vor, halten die KI-Meeting-Protokolle von tl;dv Zusammenfassungen, Entscheidungen und To-dos automatisch fest, jeweils verknüpft mit dem Moment, in dem sie gesagt wurden.

To-dos, die tl;dv aus einem Testgespräch gezogen hat, jeweils verknüpft mit dem Moment, in dem sie gesagt wurden.

Der größere Gewinn liegt meetingübergreifend. Die Conversational Intelligence von tl;dv zieht Erkenntnisse aus mehreren Meetings gleichzeitig, etwa welche Hindernisse in Ihrem Team diesen Monat immer wieder auftauchen. Unbegrenzte meetingübergreifende Auswertungen gibt es im Business-Plan von tl;dv, der Pro-Plan deckt unbegrenzte Fragen zu einzelnen Meetings ab. So erkennen Sie Muster in Dutzenden Gesprächen auf einmal, Ihr eigenes Urteil ersetzt das aber nie.

KI-Bericht von tl;dv über 21 Meetings

Typische Fehler im One-on-One-Meeting (und wie Sie sie beheben)

Die meisten schlechten One-on-Ones scheitern auf vorhersehbare, behebbare Weise.

• Es ist zur Statusrunde geworden. Verlagern Sie Projekt-Updates auf ein Board oder einen asynchronen Kanal, und reservieren Sie das One-on-One für Themen, die die Person betreffen.
• Sie sagen ständig ab. Verschieben Sie den Termin innerhalb derselben Woche oder kürzen Sie ihn. Lassen Sie ihn nie ausfallen.
• Sie reden die meiste Zeit. Ziel ist, dass Ihr Gegenüber den Großteil der Zeit spricht. Wenn Sie über die Hälfte kommen, halten Sie inne und stellen Sie eine Frage.
• To-dos verschwinden. Schreiben Sie sie auf, legen Sie Zuständigkeiten fest, und eröffnen Sie das nächste Meeting damit.
• Sie sprechen nur über Schwächen. Laut Gallup empfinden Mitarbeitende Gespräche über ihre Schwächen als am wenigsten wertvoll. Anerkennung, Ziele und Stärken kommen deutlich besser an.
• Ihr Gegenüber hat angeblich „nichts zu besprechen“. Wählen Sie eine Frage aus der Liste zu Entwicklung oder Wohlbefinden. Schweigen bedeutet meist, dass sich die Person noch nicht sicher genug fühlt, nicht, dass alles in Ordnung ist.

Mehr dazu, wie Sie Meetings allgemein verbessern, finden Sie in diesen Strategien für effektive Meetings.

Richten Sie Ihre 1:1-Meetings noch heute ein

Ein gutes One-on-One-Meeting ist nicht kompliziert: ein fester Termin, eine gemeinsame Agenda, eine Führungskraft, die zuhört, und Notizen, die bis zum nächsten Mal Bestand haben. Passen Sie Ihre Agenda an, wählen Sie fünf Fragen aus und tragen Sie das erste Gespräch noch heute in den Kalender ein.

Kostenlose KI-Notizen für Ihre 1:1s

To-dos und Nachbereitungen, festgehalten, während Sie zuhören.

Matt Leppington

Matt Leppington ist ein englischer freiberuflicher Autor, der über Remote Work, Produkt, UX, Vertrieb, Reisen und Technologie schreibt.