Die Bedeutung der Tiefe Arbeit und die Die Macht eines Team-Kumbaya ist bereits gut dokumentiert. Wir haben darüber berichtet hier, hierund hier. Heute möchte ich mich jedoch mit den alternativen Nuancen der fakultativen Sitzungen befassen. Also lasst uns loslegen!(fakultative Einladung, natürlich 😆)@tldv.io Macht absolut Sinn. #meeting #comedy #corporate #meetings #9to5 #firstday ♬ Originalton - tldv.io - AI Meeting Recorder
In diesem Artikel
Fakultative Sitzungen = bessere Sitzungen
Besprechungen sind nicht länger ein einseitiger Austausch von Informationen. Dies gilt vor allem für Start-ups und async-first und remote Teams. Es gibt immer Ausnahmen von der Regel. Einige Sitzungen sollten nicht ausgelassen werden, wenn es um die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder wichtige unternehmensweite Aktualisierungen geht. In 99 % der Fälle erhöht die freiwillige Teilnahme jedoch die Qualität der Besprechungen.
Hier sind die wichtigsten Vorteile, die wir bei den Hunderten von freiwilligen Treffen, an denen wir teilgenommen (oder auch nicht teilgenommen) haben, beobachtet haben tl;dv.
#1 Optionale Treffen motivieren die Organisatoren
Eine erzwungene Teilnahme wird den Organisatoren von Meetings nicht gerecht: Wenn alle Meeting-"Teilnehmer" zur Teilnahme gezwungen werden, haben die Organisatoren keinen Anreiz, das Meeting-Erlebnis zu verbessern. In einer alternativen Meeting-Welt würde ein Organisator, der eine höhere Anwesenheitsrate anstrebt(die man nicht erzwingen kann), die freiwillige Teilnahme verlockender gestalten. Diese könnte so aussehen:
- Auswahl einer für alle geeigneten Zeit.
- Gründliche Planung der Tagesordnung, damit alle den Wert des Meetings einschätzen können. Auf diese Weise kommen die Teilnehmer gut vorbereitet, was den Erfolg der Sitzung erhöht.
- Themen, die nur für wenige Teilnehmer relevant sind, können zuerst behandelt werden.
- Eine Sitzung mit offenem Mikrofon, damit die Teilnehmer relevante Punkte diskutieren können.
💡TIP: Sparen Sie die Zeit Ihres Teams, indem Sie keine 100-prozentige Anwesenheit bei den Sitzungen vorschreiben. Nutzen Sie die eingesparte Zeit für ein optionales Treffen zum Kennenlernen!
Mit der Zeit wird sich dieser Effekt verstärken. Der Organisator hat einen Anreiz, optionale Treffen beim ersten Mal verlockend zu gestalten. Der Organisator lernt auch aus dem, was nicht funktioniert hat. Nehmen wir zum Beispiel eine Team-Bonding-Sitzung. Indem sie sehen, wer NICHT teilgenommen hat, können die Organisatoren lernen, was ihrem Team Spaß macht, um die freiwilligen Teambonding-Sitzungen beim nächsten Mal besser zu gestalten.
Kurz gesagt: fakultative Sitzungen werden wie ein guter Wein mit dem Alter besser. 🍷
#2 Optionale Treffen sind schlanker
Nicht jeder hat den gleichen Nutzen aus einer Sitzung. Robin Dunbar sagt, dass Gespräche mit mehr als 4 Personen zu einem Vortrag werden, der von einigen wenigen Extravertierten dominiert wird. Außerdem werden erzwungene Treffen oft von denjenigen dominiert, die am meisten zu gewinnen haben.
In einem Marketing-Sprint zum Beispiel wird der Marketing-Manager wahrscheinlich den größten Nutzen haben. Der Marketing-Grafikdesigner wird nur einen begrenzten Nutzen aus Themen ziehen, die nichts mit Design zu tun haben. Wenn der Grafikdesigner gezwungen ist, an der gesamten Sitzung teilzunehmen, wird er wahrscheinlich meist still und passiv bleiben.
Durch die Freiwilligkeit von Sitzungen wird die Angst vor einem vorzeitigen Ausstieg beseitigt und nur die relevanten Personen werden zur Teilnahme ermutigt. Dies kommt sowohl den Nicht-Teilnehmern (weniger Zeitverschwendung, mehr Zeit für vertiefte Arbeit) als auch den Teilnehmern (mehr aktive Teilnehmer = höhere Sitzungsleistung) zugute. Bei durchschnittlichen Sitzungskosten von mehr als 1.000 USD pro Sitzung lässt sich auch eine Menge Geld sparen!
#3 Optionale Treffen sind kooperativ
Da die Teilnehmer freiwillig teilnehmen, sind sie wahrscheinlich wegen des wahrgenommenen Wertes der Veranstaltung gekommen. Dies führt zu einer erhöhten Investition in die Veranstaltung. Investierte Personen haben einen Anreiz, auf bessere Ergebnisse hinzuarbeiten.
Anstelle von 10 halb-investierten Meeting-Plattformen sollten Sie also 4 aktive und investierte Teilnehmer haben. Wenn Sie engagiert sind, konzentrieren Sie sich eher auf Lösungen und nicht auf Probleme und bleiben nur bei den relevanten Informationen.
Angleichung der Machtdynamik in Meetings
Die Dynamik von nicht-optionalen Besprechungen fördert eine einseitige, ineffiziente und passive Besprechungskultur. Sehen wir uns stattdessen einen besseren Weg an.
#1 Fakultative Treffen = gleiche Ausgangslage
In der Regel handelt es sich bei den Organisatoren von Sitzungen um Leiter, Manager und Führungskräfte. Daher ist die Beziehung zwischen Organisator und Eingeladenem oft ungleich. Dies führt zu weniger ehrlichem Feedback und Kommunikation, was sich auf das Ergebnis und den Wert des Meetings auswirkt.
Die freiwillige Teilnahme an einer Sitzung ist ein kleiner Schritt in Richtung einer gleichberechtigten Machtdynamik. Der Organisator der Sitzung (in der Regel der Machthaber) sagt damit "Hey, deine Zeit ist genauso wichtig wie meine". Bei einer ausgewogenen Machtdynamik besteht eine größere Chance auf offenes Feedback und damit auf produktivere Sitzungen.
#2 Freiwillige Treffen schaffen Vertrauen
Optionale Treffen sind keine Garantie für den Zusammenhalt des Teams. Aber sie sind sicherlich ein Zeichen für Vertrauen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zutrauen, ihre Arbeit zu erledigen, müssen sie natürlich auch in der Lage sein, ihre Zeit einzuteilen und zu entscheiden, an welchen Sitzungen sie teilnehmen müssen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Besprechungen als Entschuldigung Blackbooks.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und ihnen ein Umfeld bieten, in dem sie selbständig handeln können, dann sind freiwillige Besprechungen ein logischer und natürlicher nächster Schritt.
Wie man fakultative Sitzungen gut durchführt
Wie sähe also in einer perfekten Welt der Heilige Gral der freiwilligen Sitzungen aus?
Klare Tagesordnung
Mit einer klaren Tagesordnung und kontextbezogenen Hintergrundinformationen werden die Teilnehmer wahrscheinlich ihre vorgefertigten Meinungen und Ideen mitbringen, die dann diskutiert werden können. Mehr Stimmen bedeuten in der Regel auch bessere Sitzungsergebnisse. Kein Meeting sollte jemals ein großer Sack voller Überraschungen sein.
Ausdrücklich auf die freiwillige Teilnahme hinweisen
Wir entscheiden uns auf tl;dv immer bewusst dafür, unsere Sitzungskultur und unseren Ethos zu stärken. Schließlich brauchen Gewohnheiten Zeit, um sich zu bilden. Es reicht nicht aus, neuen Mitarbeitern gegenüber nur einmal beiläufig zu erwähnen, wie die Besprechungspolitik Ihres Unternehmens aussieht. Hier ist, wie Sie dies stattdessen deutlich machen könnten(oder sollten):
- Markieren Sie es in der Besprechung.
- Schreiben Sie es in die Beschreibung.
- Wiederholen Sie dies während des Treffens.
- Besprechen Sie Ihre Besprechungskultur und -richtlinien regelmäßig mit Ihrem Team.
Zuverlässige Sitzungsdokumentation
Dies ist der wichtigste Aspekt der fakultativen Sitzungen. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation geht der Wert der(optionalen) Sitzungen für die Nichtteilnehmer leider verloren. Dies führt zu Wissenslücken in Ihrem Unternehmen, schafft Informationsasychronizität und verringert die Produktivität.
In unserem Team sorgen wir für eine solide Sitzungsdokumentation, indem wir alle relevanten Sitzungen aufzeichnen(Sprints, Nutzerforschungssitzungen, Einstellungsgespräche, Kundendemos, Onboardings usw.). Während des Meetings verwandeln wir unsere Meeting-Agenda in zeitgestempelte Highlights(siehe oben ☝️). Jeder Zeitstempel führt Sie genau zu dem Moment in Ihrer Besprechungsaufzeichnung. Verbringen Sie nicht 60 Minuten in einer Besprechung für die 3 Minuten, die Ihnen wichtig sind!
Wie sieht ein fakultatives Treffen aus?
Hier ist ein Beispiel(oben) für ein fakultatives Treffen Google Meet . Anmerkung:
- Nicht wesentliche Teilnehmer sind gekennzeichnet.
- Die Tagesordnung der Sitzung ist klar verknüpft.
- Einige Punkte werden zuerst angesprochen, so dass nicht benötigte Eingeladene früher gehen können.
- Die Sitzung ist tl;dv'ed.
Obligatorische Sitzungen =/= auf dem Laufenden bleiben
Mit der richtigen Besprechungsdokumentation sind die obligatorischen Besprechungen nicht mehr die einzige Möglichkeit, Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden zu halten! Jetzt kann jedes Teammitglied ein asynchron an jeder QBR-, Sprint- oder Online-Besprechung teilnehmen.
Unser Lieblings-Hack, um den Wert eines jeden Meetings für "Nicht-Teilnehmer" zu erhöhen, besteht darin, wertvolle und relevante Momente des Meetings der richtigen Person zuzuordnen. Dies ermöglicht (zum Beispiel) Jenny kann direkt auf Slack benachrichtigt werden, wenn sie in einem Meeting-Moment getaggt wird. Klicken Sie auf die mit einem Zeitstempel versehene Nachricht auf Slack und Sie werden DIREKT zu dem genauen Moment in der Besprechungsaufzeichnung geführt!
Verwandle FOMO in JOMO
In diesem Artikel habe ich gezeigt, wie man die typische Plackerei erzwungener Meetings alter Schule in partizipative und effiziente optionale Meetings verwandelt. GROSSARTIG!
Ehrlich gesagt, muss man nicht mehr befürchten, nicht an jedem einzelnen Standup, Townhall oder Sprint teilzunehmen! Stattdessen, verwandeln Sie FOMO in JOMO. Feiern Sie die Tatsache, dass Sie und Ihr Team ihre Zeit sinnvoll nutzen UND die Zusammenarbeit, die Teamharmonie oder die Informationssynchronität nicht beeinträchtigen.
Wir leben im 21. Jahrhundert und haben die Mittel, um effektiv asynchron zu arbeiten. Wir möchten Sie ermutigen, an Bord zu gehen. Glauben Sie mir, Sie werden es lieben!
