Wir sind also hier, um über Kick-off-Meetings und -Anrufe zu sprechen! Ein Kick-off-Meeting ist entscheidend für den Erfolg eines jeden neuen Projekts. Ein holpriges Kick-off-Meeting verheißt nichts Gutes für eine neu gestartete Kampagne.
Wir werden uns also damit befassen, was genau ein Kick-off-Meeting oder -Gespräch ist und was ein erfolgreiches Meeting ausmacht. Wir haben auch einige praktische Vorlagen für Kick-off-Meetings, Tagesordnungen und Aktionspunkte, damit Ihr nächstes Kick-off-Meeting reibungslos verläuft!
In diesem Leitfaden für Kick-off-Meetings und der RSS-Liste
Was ist ein Kick-off-Meeting oder ein Kick-off-Call?
Ein Kick-off-Meeting ist eine Möglichkeit, ein neues Projekt zu starten. Das kann alles sein, von einer brandneuen Produkteinführung bis hin zu einer mehrjährigen, 10 Millionen Dollar teuren Marketingkampagne.
Im Grunde genommen besteht der Zweck eines Kick-off-Meetings oder -Gesprächs darin, alle Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen und gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten, ganz gleich, was dieses Ziel sein mag. Ganz gleich, ob es darum geht, der Geschäftsleitung oder den Kunden die nächste große Idee zu verkaufen - für den Erfolg ist es unerlässlich, dass sich alle auf die gleiche Seite stellen und gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Kick-off-Meeting ein Treffen ist, bei dem alle Beteiligten zusammenkommen, um ein neues Projekt zu starten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Zweck eines Kick-off-Meetings darin besteht, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, um den Projekterfolg zu erleichtern.
Wie führen Sie ein Kick-off-Meeting durch?
Der erste Teil eines Kick-off-Meetings sollte immer eine Überprüfung der Dokumentation beinhalten, die für das Projekt erstellt wurde. An diesem Punkt sollten Sie alle Fragen oder Unklarheiten besprechen, die sich aus dieser Überprüfung ergeben.
Der zweite Teil eines Kick-off-Meetings besteht darin, den Beteiligten eine Vorstellung davon zu vermitteln, was von ihnen verlangt wird, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. An dieser Stelle ist es an der Zeit, das Projekt in Meilensteine und Fristen aufzuteilen, damit sich alle darauf einigen können, wann die Ziele erreicht werden sollen.
Im letzten Teil eines Kick-off-Meetings wird besprochen, wie es nach dem Projekt weitergehen soll. Wird es ein weiteres Treffen geben? Wenn ja, wann? Wer muss die endgültigen Entwürfe abzeichnen? Wer entscheidet, ob das Projekt nach Abschluss erfolgreich war oder nicht?
Zu diesem Zeitpunkt können Kick-off-Meetings und Telefonate in alle möglichen Richtungen gehen. Von dort aus können Sie die Erstellung eines Projektplans und den Zeitplan für die Durchführung des Projekts besprechen. Kick-off-Meetings sind eine hervorragende Möglichkeit, alle Mitglieder Ihres Teams dazu zu bringen, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.
Beispiel einer Tagesordnung für ein Kick-off-Meeting
Nun gut, genug geplaudert, kommen wir zu den Beispielen. Nachstehend sehen Sie, wie eine typische Tagesordnung für ein Kickoff-Meeting aussehen könnte:
Beispiel einer Tagesordnung für ein Kick-off-Meeting
- Vorstellung des Projektleiters und der Teammitglieder
- Überprüfung der Dokumente (falls zutreffend)
- Projektdefinition/Zweck, was soll am Ende erreicht werden? Meilensteine, Fristen, Ergebnisse. Wie sieht das aus? Wann sind sie fällig? Wer zeichnet sie ab?
- Projektplan (falls zutreffend)
- Wie werden wir den Erfolg messen?
Unsere bevorzugten Ressourcen für Kick-off-Meetings: Vorlagen, Dokumente und Beispiele
Wir haben eine Liste mit den besten Ressourcen zusammengestellt, damit Sie Ihr Kick-off-Meeting schnell und einfach vorbereiten können.
Tagesordnung des Kick-off-Meetings
Hier können Sie ein leeres Dokument herunterladen oder es in Google Docs bearbeiten.
Diese Vorlage für ein Kickoff-Meeting liegt im Microsoft Word-Format vor, so dass Sie sie für jedes Ihrer Projekte verwenden können. Der Download enthält auch eine druckbare Checkliste, die Sie durch den gesamten Prozess führt.
Vorlage für Kickoff-Meeting
Hier finden Sie eine weitere Vorlage für ein Kick-off-Meeting, in die Sie alle erforderlichen Informationen eintragen können.
Ziele und Aktionspunkte des Kick-off-Meetings
Manchmal reicht eine schriftliche Tagesordnung nicht aus, um alle Beteiligten auf Kurs zu halten und ein erfolgreiches Kick-off-Meeting durchzuführen. Hier kommen Listen mit Zielen und Aktionspunkten ins Spiel! Diese helfen Ihnen, Ihr Projekt von Anfang an zu planen, zu priorisieren und durchzuführen. Laden Sie diese einfache Liste mit Zielen und Aktionspunkten für das Kick-off-Meeting herunter.
Checkliste für den Projektstart
Jeder sollte eine Liste mit Dingen haben, die er vor jedem Projekt erledigen muss, aber mal ehrlich - wer erinnert sich schon an jede einzelne Kleinigkeit? Diese Checkliste ist ein Lebensretter! Sie wird Ihnen helfen, sich an all die wichtigen Details zu erinnern, die Sie sonst vielleicht übersehen würden. Drucken Sie sie aus!
Kick-off-Meeting PDF
Hier ist eine weitere Vorlage für ein Kick-off-Meeting, in die Sie alle erforderlichen Informationen eintragen können. Sie können diese Vorlage entweder im Microsoft Word- oder PDF-Format herunterladen. Vergessen Sie nicht, diese Dokumente nach dem Kick-off-Meeting beizufügen, damit sich alle, die neu in das Projekt einsteigen, auf den neuesten Stand bringen können!
Vorlage für Notizen zum Kick-off-Meeting
Die Vorlage für Notizen zum Kick-off-Meeting ist eine weitere hervorragende Ressource für die Organisation Ihres Projekts. Sie können sie als Leitfaden verwenden, um sicherzustellen, dass Sie in Ihren Besprechungen alles abdecken, oder sie sogar ausdrucken und zusätzliche Informationen direkt in die Vorlage einfügen.
Muster einer Tagesordnung für ein Kick-off-Meeting
Tagesordnung des Kick-off-Meetings
Projekt: ____________________
Datum: _______________
Zeit: ____ (Dauer der Sitzung)
Teilnehmer: (persönlich, per Telefon, Videokonferenz usw.) Liste und Titel jedes Teilnehmers und Angabe, ob die Rollen "anwesend" oder "per Telefon" sind.
Nennen Sie den Zweck des Treffens und geben Sie einen Überblick über das Projekt.
1. Tagesordnungspunkt: (Projektvorstellung)
2. Tagesordnungspunkt: (Projekthintergrund/Begründung) - Die Schulung von Dienstleistern ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Projekten, insbesondere wenn es darum geht, dass Mitarbeiter Produkte effizient von einem Ort zum anderen bringen können.
3. Tagesordnungspunkt: (Projektziele) - Identifizieren Sie die wichtigsten Aspekte des Projekts, indem Sie die Fragen nach dem Was, dem Wie und dem Warum beantworten.
4. Tagesordnungspunkt: (Projektumfang und Ergebnisse): Was ist im Umfang? Was ist außerhalb des Umfangs? Wie werden wir wissen, wann das Projekt abgeschlossen ist? Wie sieht Ihr anfänglicher Zeitplan aus? Wie werden Sie den Erfolg messen?
5. Tagesordnungspunkt: (Projektplan) - Dieser könnte Meilensteine, Fristen und zu erbringende Leistungen enthalten. Wird für dieses Projekt eine spezielle Ausrüstung/Software benötigt? Muss jemand für bestimmte Aufgaben oder die Verwendung bestimmter Geräte/Software geschult werden?
6. Tagesordnungspunkt: (Aktionspunkte) - Wer ist für die Erledigung der einzelnen Aufgaben zuständig und bis wann werden sie abgeschlossen sein? Müssen sie mit anderen Personen zusammenarbeiten (z. B. mit zusätzlichen Teammitgliedern, Fachleuten)?
7. Tagesordnungspunkt: (Projektteam) - Dieser Abschnitt enthält die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder sowie die Informationen, die sie über das Projekt wissen müssen.
8. Tagesordnungspunkt: (Kommunikation im Team) - In diesem Abschnitt sollten Sie angeben, wie oft Sie sich treffen oder voneinander hören werden und wer für die Versendung von Tagesordnungen und Protokollen verantwortlich ist.
9. Tagesordnungspunkt: (Projektzeitplan) - Was werden Sie als erstes, zweites usw. tun? Wann wird jede Aktivität abgeschlossen sein? Wird es Fristen, Meilensteine oder Personen geben, denen Sie Bericht erstatten müssen?
10. Tagesordnungspunkt: (Dokumentation) - In diesem Abschnitt sollte festgehalten werden, wie die Projektdokumentation mit anderen geteilt werden soll. Sie können einen zentralen Speicherort für alle Projektmaterialien einrichten, z. B. eine Dateifreigabe oder einen Google Drive-Ordner.
11. Tagesordnungspunkt: (Zusätzliche Informationen) - Dieser Abschnitt kann andere Fragen enthalten, die während der Auftaktsitzung aufkamen, oder andere Folgemaßnahmen, die durchgeführt werden müssen.
12. Tagesordnungspunkt: (Überprüfung der Aktionspunkte) - Wer hat seit der letzten Sitzung welche Aufgaben übernommen?
13. Tagesordnungspunkt: (Vertagung) - Hier sehen Sie "Sitzung vertagt", alle Projektmanagement-Vorlagen usw.
Bewährte Praktiken für Kick-off-Meetings
Das Kickoff-Meeting ist ein wichtiger Schritt, um Ihr Team zum Erfolg zu führen. Nutzen Sie diese Checkliste für bewährte Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Fuß startet.
Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Kickoff-Meeting? Bei der Auftaktsitzung sollte mindestens ein weiteres Teammitglied anwesend sein, aber Sie können natürlich auch größere Sitzungen abhalten, an denen auch andere Interessengruppen teilnehmen. Wenn Sie Ihren idealen Zeitplan planen, empfiehlt es sich, dieses Treffen abzuhalten, nachdem das Projekt von Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Unternehmen genehmigt worden ist.
Wen laden Sie ein? Laden Sie alle Personen ein, die an der Planung und Durchführung des Projekts beteiligt sind, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen. Sie können auch jemanden von außerhalb Ihres Unternehmens einladen, der aber nur dann an der Sitzung teilnehmen sollte, wenn sein Fachwissen für die Diskussion von Nutzen ist. Die Teilnehmer sollten bereit sein, sich aktiv an der Besprechung zu beteiligen.
Wie lange dauert es? Kickoff-Meetings können zwischen 30 Minuten und einer Stunde oder länger dauern, je nachdem, an welcher Art von Projekt Sie arbeiten und wie viele Personen daran teilnehmen müssen. Der Planer des Meetings legt die Tagesordnung fest, so dass Sie genügend Zeit einplanen sollten, um alle notwendigen Punkte zu behandeln.
Wie bereiten Sie sich vor? Sammeln Sie alle vorhandenen Hintergrundinformationen zu Ihrem Projekt sowie alle unterstützenden Materialien, die während des Treffens hilfreich sein könnten. Sie sollten auch eine Liste der zu besprechenden Themen auf der Tagesordnung haben und festlegen, wer die einzelnen Teile des Treffens moderieren wird.
Wie sollte ein Kickoff-Meeting strukturiert sein? Sie können damit beginnen, sich vorzustellen und die Teilnehmer zu begrüßen. Dann können Sie durch den Raum gehen und jeden Teilnehmer bitten, sich vorzustellen und ein paar Worte über seinen Beitrag während des Treffens zu sagen. Sie können auch einen Überblick darüber geben, worum es bei dem Projekt geht und warum es so wichtig ist.
Abschließende Gedanken zu Kick-off-Meetings
Vielen Dank für die Lektüre unseres Artikels über Kick-off-Meetings! Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Kick-off-Meetings für die Führung Ihres Teams durch das Projekt unerlässlich sind. Wenn Sie an einem neuen Projekt arbeiten, können Sie mit einer Tagesordnung sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Themen während des Meetings abdecken.
Wenn Sie Ihr erstes Kickoff-Meeting planen, können Sie sich von unserer Vorlage für ein Kickoff-Meeting inspirieren lassen! Sie können sich auch über andere Best Practices des Projektmanagements informieren, z. B. über die Erstellung eines Projektzeitplans und effektive Kommunikationstechniken.
Wenn wir etwas übersehen haben, lassen Sie es uns bitte im Kommentarfeld unten wissen.
