Das Verfassen effektiver Sitzungsnotizen ist eine Fähigkeit, die nicht immer die Anerkennung erhält, die sie für hohe Leistungen verdient. Das Anfertigen guter Notizen kann Ihre Arbeit sofort verbessern, Ihnen helfen, aktives Zuhören zu entwickeln, besser organisiert zu sein und mit Ihren neuen Fähigkeiten stärkere Beziehungen aufzubauen.
Aber die meisten Menschen machen sich keine Notizen, weil sie denken, dass die Kunst des Notierens archaisch oder nicht notwendig ist. Das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Diejenigen, die sich Notizen machen, konzentrieren sich oft auf die falschen Dinge und haben am Ende Informationen, die für sie nach der Sitzung nicht mehr wertvoll sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass gute Notizen eine ziemliche Herausforderung darstellen und es ein gewisses Maß an Bewusstsein, Training und beständiger Übung erfordert, um die Kunst des Schreibens guter Notizen für sich selbst und andere zu beherrschen.
In unserer digitalen und vernetzten Welt, in der Zoom Besprechungen die Norm sind und die Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird, wird das Mitschreiben immer wichtiger.
Notizen können Ihnen viel Zeit sparen und Ihnen helfen, bei der Arbeit und im Privatleben produktiver zu werden, egal bei welcher Gelegenheit: Brainstorming-Sitzungen, Kundenbesprechungen, Verkaufsgespräche, Teambesprechungen, Interviews, Benutzerforschung und mehr. In diesem Artikel erfahren Sie, was Notizen machen ist, welche Techniken es gibt und wie Sie die besten Notizen für Besprechungen schreiben.
Inhaltsübersicht
Was sind Besprechungsnotizen?
Sitzungsnotizen sind eine Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs und können die Meinungen oder persönlichen Beobachtungen des Protokollanten enthalten. Die Notizen sind in der Regel für den persönlichen Gebrauch bestimmt, manchmal aber auch für ein ganzes Team.
In Fällen, in denen Besprechungsnotizen für ein Team oder die gesamte Organisation bestimmt sind, wird die Aufgabe, die Notizen zu verfassen, meist einem professionellen Protokollführer übertragen, der so geschult und qualifiziert ist, dass er genaue Aufzeichnungen über die Besprechung anfertigen kann, ohne die eigentliche Bedeutung und die Entscheidungen, die in der Besprechung getroffen wurden, zu beeinträchtigen. Besprechungsnotizen sind nicht nur für die Aufzeichnung wichtig, sondern auch, um alle Beteiligten über die Geschehnisse auf dem Laufenden zu halten, und für Teammitglieder, die die Besprechung verpasst haben.
Wenn es eine Sache gibt, bei der Sitzungsnotizen keine Kompromisse eingehen dürfen, dann ist es die Genauigkeit, was die Fähigkeit des Notizenmachers einschließt, absolute Klarheit in seinen Notizen zu bewahren. Sitzungen sind erst dann beendet, wenn die genauen Notizen vorgelegt und als offizielles und genaues Protokoll der Sitzung genehmigt worden sind; so wichtig sind Sitzungsnotizen, wenn sie als offizielle Aufzeichnungen von Organisationstreffen verwendet werden.
Besprechungsnotizen sind nicht gerade Besprechungsprotokolle, und sie sind auch nicht dasselbe wie Besprechungsprotokolle. Allerdings enthalten Besprechungsnotizen in der Regel viele der gleichen Dinge wie Besprechungsprotokolle und natürlich auch Abschriften, allerdings in einer kürzeren Version. Sie können alles Mögliche enthalten, von Aktionspunkten, Entscheidungen, nächsten Schritten und mehr.
Sind Sitzungsnotizen das Gleiche wie Sitzungsprotokolle?
Nein. Sitzungsnotizen sind nicht dasselbe wie Sitzungsprotokolle. Und beide sind nicht dasselbe wie Abschriften. Während Sitzungsnotizen Aufzeichnungen der Sitzung sind, die inoffiziell sein können, sind Sitzungsprotokolle immer offiziell und werden in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Protokolle werden entsprechend der Tagesordnung der Besprechung verfasst und geben wieder, was gesagt wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und in welchem zeitlichen Rahmen die verschiedenen Ereignisse der Besprechung und die anwesenden Mitglieder stattfanden.
Ein Sitzungsprotokoll ist eine Kurzfassung einer Sitzung. Eine Abschrift ist eine wortgetreue Wiedergabe der Besprechung, was sie von den anderen unterscheidet. Obwohl Besprechungsnotizen, Besprechungsprotokolle und Abschriften nicht dasselbe sind, können sie in den meisten Fällen für dieselben Zwecke verwendet werden.
Sitzungsprotokolle werden immer förmlich verfasst und sind Kurzfassungen einer Niederschrift der Sitzung. Sie folgen in der Regel einer Vorlage und müssen genehmigt werden, wobei die verschiedenen bei der Sitzung anwesenden Interessengruppen zustimmen müssen, dass das Protokoll die Ungenauigkeit des Sitzungsverlaufs wiedergibt. Die Protokolle werden immer an die Sitzungsplattformen sowie an die Teilnehmer, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, weitergeleitet. Auch andere Beteiligte erhalten bei Bedarf eine Kopie des Sitzungsprotokolls. Sitzungsnotizen können jedoch informell und sogar persönlich für jeden Sitzungsteilnehmer sein.
Ein Beispiel dafür ist die Entscheidung, Notizen zu Besprechungen für den persönlichen Gebrauch zu machen und sie nicht mit dem gesamten Team zu teilen. Die Notizen sind möglicherweise nicht so detailliert wie Protokolle und schließen sogar ganze Tagesordnungspunkte aus, je nach den Vorlieben der Person, die die Notizen macht. Auch hier gilt, dass sie in der Regel keiner Vorlage folgen und nicht offiziell genehmigt werden müssen.
Warum Besprechungsnotizen wichtig sind
1. Beschlüsse dokumentieren
Obwohl manche Menschen ein gutes Gedächtnis haben, neigen manche dazu, zu vergessen, welche Entscheidungen während eines Gesprächs oder einer Sitzung getroffen wurden. Das Schreiben von Notizen kann den Teammitgliedern helfen, sich an die in einer Diskussion getroffenen Entscheidungen zu erinnern. Besprechungsnotizen können auch dazu dienen, die Verantwortlichkeit der Teammitglieder aufrechtzuerhalten, und sind von Vorteil, um später im Verlauf eines Projekts darauf zurückzugreifen.
Eine Methode, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder zu einem späteren Zeitpunkt auf die Notizen zurückgreifen können, ist die Speicherung der Notizen an einem bestimmten Ort, der als zentrale Informationsquelle dient. tl;dv kann als perfekter Aufbewahrungsort für das Wissen der Organisation und die Videothek dienen. Eine Liste aller Notizen von Besprechungen und Tagesordnungen an einem Ort kann wichtige Hintergrundinformationen zu den Gesprächen liefern, falls jemand die Arbeit des Teams noch einmal nachlesen möchte.
2. Verbessern Sie Ihre Meetings
Werfen wir einen Blick zurück und sehen wir uns an, wie Sie die Besprechungen durchgeführt haben, die Sie hatten, sei es mit Ihren Kunden (extern) oder Mitgliedern Ihres Teams (intern); Sie werden feststellen können, wie weit Sie von Anfang an gekommen sind, wenn Sie einen speziellen Zeitplan für die Notizen haben. Eine Zeitmaschine wie tl;dv hilft Ihnen dabei, Ihre Besprechungen besser zu koordinieren, Ihre Tagesordnung zu besprechen, das Feedback zu berücksichtigen und darauf zu reagieren, um jede Sitzung zu verbessern.
Das ist kein Selbstläufer. Sie haben sich die Zeit genommen, herauszufinden, was nicht funktioniert, und die Sitzungen im Laufe der Zeit zu verbessern. Mit Hilfe von Notizen aus den Besprechungen steigern Sie die Effizienz Ihres Prozesses. Noch besser ist es, wenn diese Notizen mit Videos der Besprechungen mit Zeitstempel versehen werden.
Notieren Sie sich die Punkte, die verbessert werden könnten, und schreiben Sie einen Entwurf auf, wie Sie es verbessern könnten. Das können Sie ein paar Mal machen, und Sie werden ein paar Verbesserungen finden, die Sie umsetzen können, um die Effektivität Ihrer Sitzungen zu verbessern und für alle Teilnehmer von Nutzen zu sein.
3. Verbessern Sie Ihre Leistung
Niemand will auf demselben Platz bleiben. Jeder möchte bei der Arbeit besser abschneiden, damit wir uns abends und am Wochenende entspannen können. Wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem Zeit kostbarer ist als alles andere (z. B. in Start-ups), sind Ihre Meetings die Zeit, um Ihr Bestes zu geben, den Moment festzuhalten, Ergebnisse zu erstellen, Ideen vorzuschlagen und Feedback zu erhalten.
Das Anfertigen von Notizen ist die beste Methode, um dies zu erreichen. Es ist jedoch möglich, Lücken und Konzepte zu entdecken, um Ihre Arbeit zu verbessern.
4. Asynchrone Teilnahme anbieten
Wenn Teammitglieder nicht an den Sitzungen teilnehmen können, kann die Weitergabe früherer Sitzungsnotizen dazu beitragen, sie auf den neuesten Stand zu bringen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit geben, den Entscheidungsprozess in ihrem eigenen Tempo zu verfolgen. Manche Teammitglieder können aufgrund von Terminkonflikten nicht anwesend sein; durch die gemeinsame Nutzung von Besprechungsnotizen können sie jedoch am Entscheidungsprozess teilnehmen, während dieser stattfindet. Um dies auf virtuelle Art und Weise zu tun, starten Sie mit tl;dv und teilen Sie die Aufzeichnung und die Notizen der Besprechung, wenn Sie fertig sind, genau wie Google Docs.
5. Machen Sie Ihre Sitzungen sinnvoll!
Jeder leidet unter Zoom Amnesie. Es ist möglich, dass Sie in einer Besprechung einen Moment hatten, in dem Sie sich etwas notieren wollten, um sich für eine andere Besprechung oder ein anderes Gespräch zu erinnern. Am nächsten Tag können Sie sich jedoch nicht mehr daran erinnern. Wahrscheinlich haben Sie völlig vergessen, woran Sie sich erinnern wollen.
Das ist nicht ungewöhnlich. Menschen können sich nicht an viel von Versammlungen erinnern. Leider ist das Gedächtnis nicht die beste Wahl, und es ist weit davon entfernt.
Hermann Ebbinghaus, ein deutscher Psychologe, der für seine Forschungen über das menschliche Gedächtnis und die Erinnerung bekannt ist, kam zu dem Schluss, dass wir alle beginnen, Informationen zu verlieren, kurz nachdem wir sie erhalten haben.
Techniken des Notierens
Cornell-Methode
Bei der Cornell-Methode werden die Notizzettel in zwei Spalten aufgeteilt. Auf der linken Seite des Blattes lassen Sie einen kleinen Platz zum Schreiben, und auf der rechten Seite lassen Sie einen ausreichend großen Platz für die Hauptnotizen. So verwenden Sie diese beiden Spalten. Die linke Seite enthält nur die wichtigsten Punkte und Ideen, die Sie aus dem Gespräch mitnehmen. Auf der rechten Seite gehen Sie auf die Details der einzelnen Highlights oder Ideen ein. Im Laufe des Gesprächs kommen immer wieder neue Ideen auf, die Sie in die linke Spalte schreiben können, während Sie auf der rechten Seite detaillierte Erklärungen, Ansichten und Meinungen finden. Diese Art der Organisation von Notizen hilft Ihnen, Ideen und die dazugehörigen Details schnell zu finden, ohne viel Zeit zu verschwenden.
Gliederungsmethode
Die Gliederungsmethode eignet sich gut, wenn Ihre Besprechung eine schriftliche Tagesordnung hat. Wenn die Tagesordnung vorliegt, können Sie mit den Notizen beginnen. Sie müssen lediglich die Tagesordnung nutzen, um eine Gliederung für Ihre Notizen zu erstellen. Verwenden Sie die wichtigsten Punkte der Tagesordnung als Ihre wichtigsten Highlights und warten Sie auf Details, wenn die Besprechung schließlich stattfindet. Sie können diese Methode mit der Cornell-Methode für Notizen kombinieren.
Quadranten-Methode
Bei der Quadrantenmethode werden die Notizen in Quadranten eingeteilt und jeder Abschnitt mit einem Etikett versehen: allgemeine Notizen, persönliche Maßnahmen, Maßnahmen der Teamkollegen und schließlich Fragen. Schreiben Sie Ihre Highlights, Ideen und wichtigsten Erkenntnisse in den Abschnitt für allgemeine Notizen. Verwenden Sie dann die anderen Teile Ihrer Notizen für den vorgesehenen Inhalt.
Mind Mapping-Methode
Sie kennen Mind Mapping vielleicht von Brainstorming und anderen Ideenfindungsprozessen. Es stellt sich heraus, dass Mind Mapping eine großartige Möglichkeit ist, Notizen zu machen. Es wird auf dieselbe Weise ausgeführt wie überall sonst auch. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Tagesordnung und den Sitzungsverlauf zu nutzen, um eine zentrale Idee zu entwickeln und Verzweigungen sowie verschiedene Verbindungen der in der Sitzung geteilten Ideen zu erstellen. Wenn Sie ein visueller Mensch sind, ist die Verwendung einer Mind Map für Notizen sehr angenehm.
Notizen bei virtuellen Besprechungen machen
Unsere Welt wird immer digitaler, und mehr Meetings werden auf Zoom und Google Meet abgehalten als in der Realität. Organisationen werden immer globaler und remote, so dass virtuelle Meetings immer beliebter werden. Wenn Sie sich fragen, ob es eine einfache Möglichkeit gibt, Notizen direkt auf Ihrem Zoom oder Google Meetzu machen, lautet die Antwort JA. tl;dv ist eine einfache Erweiterung, die in Sekundenschnelle installiert ist. Sie arbeitet nahtlos mit der nativen App zusammen, was sich ganz natürlich anfühlt. tl;dv ist auch ein Rekorder, der Sie bei all Ihren Meetings unterstützt. Sie müssen nur auf "Aufzeichnen" klicken, und der Bot nimmt automatisch an Ihrer Besprechung teil, mit einem Seitenbereich, in dem Sie alle Ihre Notizen eingeben können, ohne den Blick vom Bildschirm zu nehmen.
Was ist das beste Format für Besprechungsnotizen?
Es gibt nicht das eine beste Format für Besprechungsnotizen. Manche Leute ziehen es vor, ihre Notizen linear zu machen und alles, was passiert, in der Reihenfolge aufzuzeichnen, in der es passiert. Andere ziehen es vor, ihre Notizen stärker zu strukturieren, indem sie Überschriften und Aufzählungspunkte verwenden, um ihre Gedanken zu ordnen. Es gibt keine richtige oder falsche Art, Besprechungsnotizen zu machen, also wählen Sie das für Sie beste Format.
Denken Sie daran, dass Besprechungsnotizen nicht nur für Sie selbst bestimmt sind. Sie können auch an andere Personen weitergegeben werden, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten. Wenn Sie Ihre Notizen an andere weitergeben, achten Sie darauf, dass sie klar und leicht verständlich sind. Das bedeutet, dass Sie vollständige Sätze verwenden und auf Abkürzungen oder Akronyme verzichten sollten, die nicht jeder kennt.
Wie mache ich Besprechungsnotizen wie ein Profi? (Tipps zum Notieren)
1. Verwenden Sie eine bewährte Notizen-Technik.
Sie kennen bereits die gängigen Notizzettelmethoden. Welche spricht Sie am meisten an? Welche passt Ihrer Meinung nach zu Ihrer Besprechung? Wenn Sie sich für eine Methode entscheiden, müssen Sie sich nicht jedes Mal neu entscheiden, wenn Sie sich Notizen machen wollen, sondern können schneller zur Tat schreiten.
2. Notizen nicht wortwörtlich nehmen.
Das wortwörtliche Aufschreiben von Besprechungsnotizen verschwendet Zeit und Energie. Eine Besprechung besteht aus vielen Gesprächen, aber nicht jeder Aspekt der Diskussion ist wichtig für diejenigen, die die Besprechungsnotizen später lesen. Notieren Sie stattdessen die wichtigsten Themen, die besprochen wurden, das Ergebnis der Diskussion und die nächsten Schritte, damit Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.
Wenn Sie handschriftliche Notizen verfassen, sollten Sie Stenogramme, Abkürzungen, Akronyme oder Abkürzungen verwenden, um vertraute Begriffe oder Phrasen in kurzer Zeit auf die Seite zu bringen. Vergewissern Sie sich, dass Sie vor dem Schreiben eine Erklärung oder einen Schlüssel zeichnen, damit Sie später wissen, worauf sich die Kurzschrift bezieht.
3. Vorlagen für Notizen sind hilfreich.
Die Verwendung einer Vorlage für Notizen oder Besprechungsprotokolle erleichtert die Erstellung von Notizen und erspart Ihnen das mühsame Erstellen oder Formatieren der Notizen im Laufe Ihrer Arbeit. Unabhängig davon, wer die Notizen macht, werden Ihre Notizen für Besprechungen demselben Format entsprechen, und jede Person im Team wird wissen, welche Informationen sie erwarten sollte.
4. Bestimmen Sie einen Protokollführer, der speziell für die Sitzung zuständig ist.
Wenn Sie derjenige sind, der die Besprechung leitet, könnte es schwierig sein, gleichzeitig Notizen zu machen und Gespräche mit anderen Teammitgliedern zu führen. Wenn Sie für eine wichtige Besprechung verantwortlich sind, sollten Sie jemanden aus Ihrem Team bitten, in Ihrem Namen Notizen zu machen. Wenn Sie eine Besprechung haben, die häufig stattfindet, sollten Sie die Person, die die Notizen machen soll, wechseln, um allen die Möglichkeit zu geben, sich an dem Gespräch zu beteiligen.
5. Aufzeichnung von Gesprächen und Transkriptionen mit tl;dv
Da viele Teams aus der Ferne arbeiten, ist es einfacher, ein Video aufzuzeichnen und dann weiterzugeben, anstatt Notizen für Besprechungen zu schreiben. Nutzen Sie Integrationen wie Zoom und tl;dv , um die Besprechung aufzuzeichnen und zu transkribieren, damit die Teammitglieder das Transkript später lesen können. Wenn Sie die Transkription der Konferenz lesen, können Sie auf einen Blick den typischen Diskussionsverlauf und die wichtigsten Elemente und Aktionen erkennen.
Vor der Aufzeichnung ist es wichtig, alle Teilnehmer der Telefonkonferenz darüber zu informieren, dass sie aufgezeichnet werden und für welchen Zweck diese Aufzeichnung verwendet wird. Es ist wichtig, die Abschrift und die Aufzeichnung an einem zentralen Ort zu teilen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf die Aufzeichnung zugreifen können, z. B. in Ihrem Slack-Kanal oder auf dem Trello-Board für Ihren Besprechungsplan.
6. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Kontaktpunkte hervorheben
Wenn jemand etwas erwähnt, das zu einem späteren Zeitpunkt weiterverfolgt werden muss, notieren Sie den Namen des Betreffenden zu diesem Zeitpunkt. Auf diese Weise wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Antworten suchen oder in Zukunft mit der Person kommunizieren wollen.
Dieser Ansatz ist auch nützlich, wenn zwei Personen in einer bestimmten Frage nicht einer Meinung sind. Indem Sie beide Ansichten festhalten, können Sie die Argumente als Grundlage für die endgültige Entscheidung nutzen.
7. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Notizen aus der Besprechung mit allen Teilnehmern teilen
Nach einer Sitzung ist ein Follow-up eine gute Methode, um sicherzustellen, dass die Parteien über die getroffenen Entscheidungen informiert sind. Wenn jemand bei einer Veranstaltung oder Besprechung abwesend ist, kann er Ihre Notizen von der Besprechung nachholen. Wenn wichtige Punkte nicht behandelt wurden, kann Ihr Team sie in die Notizen aufnehmen und nachbereiten.
Wenn Sie sich nach der Sitzung mit den Beteiligten treffen, stellen Sie sicher, dass das Dokument leicht weitergegeben werden kann und verfügbar ist. Erstellen Sie als Team einen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wo diese Daten zu finden sind und welche Möglichkeiten es gibt, sie zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen.
In Meetings können erstaunliche Dinge geschehen. Ob remote, hybrid oder persönlich, in Meetings werden oft unglaubliche Ideen geformt, ausgebrütet und in die Grundlage für das nächste große Ding verwandelt! Zu wissen, wie
Was sind die 4 A's beim Anfertigen von Sitzungsnotizen?
Es gibt kein Patentrezept für die Anfertigung von Besprechungsnotizen, aber der Ansatz der 4 A's bietet einen Rahmen, der für viele Menschen nützlich sein kann. Die 4 A's stehen für Accuracy (Genauigkeit), Action (Aktion), Attention (Aufmerksamkeit) und Association (Assoziation).
Genauigkeit
Sitzungsnotizen sollten genau sein. Das bedeutet, dass nicht nur festgehalten wird, was gesagt wurde, sondern auch, wer es gesagt hat. Wenn es Unstimmigkeiten über den Verlauf der Sitzung gibt, können die Notizen dazu dienen, diese zu klären.
Aktion
Besprechungsnotizen sollten nicht nur eine Aufzeichnung des Geschehens sein, sondern auch alle Maßnahmen enthalten, die als Ergebnis der Besprechung ergriffen werden müssen. Dazu könnte die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen, die Festlegung von Fristen oder die Entscheidung über die nächsten Schritte gehören.
Achtung
Um genaue und verwertbare Notizen machen zu können, müssen Sie der Besprechung Ihre Aufmerksamkeit widmen. Das bedeutet, dass Sie Ablenkungen ausschalten und sich auf die Diskussion konzentrieren müssen. Wenn Sie in Gedanken abschweifen, notieren Sie, woran Sie gedacht haben, damit Sie später darauf zurückkommen können.
Verein
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Anfertigung von Besprechungsnotizen ist die Verknüpfung der Notizen mit der Besprechung selbst. Dies bedeutet, dass Sie ein System zur Organisation und Speicherung Ihrer Notizen haben, damit Sie sie bei Bedarf leicht wiederfinden. Sie können z. B. alle Besprechungsnotizen in einem Notizbuch aufbewahren oder einen Ordner für jedes Projekt auf Ihrem Computer erstellen. Welches System Sie auch immer wählen, stellen Sie sicher, dass es für Sie funktioniert und dass Sie Ihre Notizen bei Bedarf wiederfinden können.
Schlussfolgerung
Das Anfertigen von Besprechungsnotizen ist eine wichtige Methode, um sicherzustellen, dass Sie sich an die Geschehnisse während einer Besprechung erinnern und alle Aktionspunkte festhalten können. Die 4 A's der Besprechungsnotizen helfen Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Ihre Notizen genau, umsetzbar und leicht zu finden sind. Bitte wählen Sie das Format für Ihre Notizen, das für Sie am besten geeignet und leicht verständlich ist. Verwenden Sie tl;dv , um Notizen aufzunehmen, die automatisch mit dem Zeitstempel Ihres Besprechungsvideos übereinstimmen.
