Die ultimative Checkliste für das Onboarding virtueller Mitarbeiter

Sie haben eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter eingestellt, und es ist an der Zeit, das virtuelle Onboarding zu organisieren.

Die Schaffung und Umsetzung eines virtuellen Onboarding-Erlebnisses ist heute viel einfacher, als es noch vor einigen Jahren der Fall gewesen wäre. Mit dem Aufkommen neuer Technologien, dem Aufkommen von Videokonferenzen und der Entwicklung von Tools und Apps zur Unterstützung dieses Prozesses ist das Onboarding von Mitarbeitern - egal wo auf der Welt sie sich befinden - jetzt ein fast nahtloser Prozess.

@tldv.io #onboarding #newjob #workfromhome ♬ O-Ton - tldv.io

Warum ist Video gut für die Einarbeitung von virtuellen Mitarbeitern?

Video ist unglaublich wirkungsvoll. Auch wenn E-Mail und Chat heutzutage eine große Rolle spielen, kann man mit Video und Videodokumentation jemanden wirklich kennenlernen, wenn man ihn nicht gerade im echten Leben trifft.

Sogar eine aufgezeichnete Besprechung zeigt Ihnen, wie Ziele und Aufgaben erreicht wurden, wie der Denk- und Gesprächsprozess aussah, der zu ihnen geführt hat, sowie kleine Details und Farben, die in einem schriftlichen Dokument fehlen könnten.

Und was das Engagement angeht, so muss man sich nur Netflix, YouTube und TikTok als Beispiele für die Liebe der Menschen zu Videos ansehen. Videos sind in der Regel fesselnder, und eine von Insivia durchgeführte Studie hat ergeben, dass sich Videobetrachter zu 95 % an eine Videobotschaft erinnern, während es bei denjenigen, die sie lesen, nur 10 % sind.

Aus diesem Grund ist tl;dv selbst so leistungsfähig. tl;dv ist mehr als nur ein Online-Meeting-Recorder, denn es bietet Ihnen die Möglichkeit, Kundengespräche, Präsentationen, Demos, Tutorials, Roadmap-Planung, Forschungssitzungen und ja, virtuelle Mitarbeitereinführungen in Clips zu verwandeln. Clips mit Informationen, auf die man leicht zurückgreifen kann, die leicht zu verdauen sind und die sich leicht speichern und weitergeben lassen.

Mit der Zeit und je mehr Sie tl;dv nutzen, desto mehr können Sie sogar eine ganze Bibliothek von Clips für neue Mitarbeiter aufbauen. Diese können Schulungen, Kultur und sogar lustige Fakten über ihre Kollegen beinhalten! Die Tatsache, dass die Videos im eigenen Tempo angeschaut werden können, dass man auf sie zurückgreifen kann und dass sie sogar mit einer Transkription versehen sind, bedeutet, dass den Mitarbeitern alles zur Verfügung steht. Sie müssen sich nicht schämen, Fragen zu stellen, und wenn sie doch eine Frage haben, können sie diese in die Bibliothek aufnehmen oder sich leichter orientieren.

Der Einsatz von Videos ist wahrscheinlich eine der besten virtuellen Einführungserfahrungen, die Sie einem neuen Mitarbeiter bieten können. Allerdings müssen Sie genau wissen, was Sie filmen, filmen und tun müssen. Deshalb haben wir diese ultimative Checkliste für das Onboarding virtueller Mitarbeiter zusammengestellt.

Fangen wir an! 🤩

Erstellen Sie ein attraktives Stellenangebot

Das Wichtigste zuerst: Sie haben ihnen die Stelle förmlich angeboten, richtig? Dieser Schritt ist für jeden Einstellungsprozess unerlässlich. Sie können zwar versuchen, es ihnen telepathisch mitzuteilen, aber nicht jeder hat diese Fähigkeit in seinem Lebenslauf stehen. Sie müssen ihnen eine Art Angebotsschreiben zukommen lassen, in dem alle Einzelheiten der neuen Stelle aufgeführt sind, z. B. das Gehalt, die täglichen Aufgaben und andere Arbeitsbedingungen.

Dies ist auch der Punkt, an dem Sie sicherstellen können, dass sie sich - wie Sie als Unternehmen - sehr klar darüber sind, was erwartet wird, wie hoch das Gehalt ist usw. Stellen Sie sicher, dass dieser Teil wasserdicht ist, damit es später keine Unklarheiten gibt.

Entscheiden Sie sich für ein Startdatum

Dazu gehört auch die Festlegung eines Starttermins, und zwar eines virtuellen Starttermins. Achten Sie darauf, dass Ihr neuer Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid weiß, damit er alle früheren Verpflichtungen abschließen und sich auf den Start bei Ihnen vorbereiten kann.

Es ist auch eine gute Idee, herauszufinden, ob der neue Mitarbeiter bereits Urlaub oder wichtige Termine für das kommende Jahr im Kalender hat. Stellen Sie sicher, dass dies alles geplant und in den Einarbeitungsplan aufgenommen wird.

Übersenden und Erledigung aller Formalitäten

Ja, Papierkram ist immer noch ein Thema, auch wenn Sie virtuell einsteigen. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Mitarbeiter alle notwendigen Dokumente und Formulare schicken, die er vor seinem offiziellen Starttermin ausfüllen muss. Dazu könnten ein Mitarbeiterhandbuch, ein Begrüßungspaket mit Organigrammen sowie alle anderen Unternehmensrichtlinien gehören, die unterzeichnet werden müssen. All dies kann aus der Ferne erfolgen, und Sie können dafür einen digitalen Unterschriftendienst nutzen.

Senden Sie ihnen Technik, Software und Hardware

Einer der Vorteile einer remote Arbeitsumgebung ist, dass man von überall aus arbeiten kann, aber in der Regel braucht man dafür eine bestimmte Ausrüstung. Entscheiden Sie, welche Software und Hardware sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, und sorgen Sie dafür, dass sie rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag geliefert werden.

Wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie ihnen auch mitteilen, wie sie mit technischen Schwierigkeiten umgehen sollen. Geben Sie ihnen eine Telefonnummer oder eine Möglichkeit, ein Ticket-System zu kontaktieren, da die technische Abteilung normalerweise keine Hausbesuche macht.

Eine Orientierungssitzung einrichten

Orientierungsgespräch, Kick-off-Telefonat, Einführungsgespräch - wie auch immer Sie es nennen wollen, lassen Sie uns ein Telefonat am ersten Tag in den Kalender eintragen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihren neuen Mitarbeiter zu begrüßen, ihn seinem Vorgesetzten vorzustellen und sich gegenseitig kennenzulernen! Das Gespräch kann so formell oder entspannt sein, wie Sie es wünschen, aber Sie sollten es nutzen, um den Ton anzugeben, wie die Zeit im Unternehmen sein wird.

Sie mit den Dienstleistungen/Produkten des Unternehmens vertraut machen

Ihre neue virtuelle Mitarbeiterin oder Ihr neuer virtueller Mitarbeiter hat wahrscheinlich eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Ihr Unternehmen tut, zumindest im Großen und Ganzen. Jetzt ist es an der Zeit, wirklich ins Detail zu gehen und sie in das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens einzuführen.

Führen Sie sie durch die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und Produkte und erläutern Sie, wie sie sich in das Gesamtkonzept des Unternehmens einfügen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, sie dazu zu bringen, Fragen zu stellen, ihnen aber auch zu versichern, dass sie während ihrer Zeit im Unternehmen weiterhin Fragen stellen können.

Rüsten Sie sie mit Kommunikationsmitteln aus

Slack, Zoom, Google Meet, tl;dv - wie auch immer Sie kommunizieren wollen, richten Sie Ihren neuen Mitarbeiter ein und erklären Sie ihm, was er wann verwenden soll. Wenn Sie eine asynchrone Arbeitsumgebung haben, kann es sein, dass Ihr neuer Mitarbeiter mit diesem Konzept noch nicht vertraut ist. Da er aus einer traditionellen Umgebung mit festen Arbeitszeiten, Aktivitätsstatus usw. kommt, braucht er vielleicht ein wenig mehr Erklärung. Es kann sogar sein, dass das Konzept der asynchronen Zusammenarbeit so fremd ist, dass Sie ihm beibringen müssen, wie er seine Denkweise ändern kann.

@tldv.io Sie hassen Meetings und wir lieben es, sie zusammenzufassen! #workfromhome #meetingsummary #asyncwork ♬ Originalton - tldv.io

Stellen Sie sie ihren Kollegen vor

Ganz wichtig ist, dass Sie sie mit ihren neuen Kollegen richtig vertraut machen. Richten Sie virtuelle Teamvorstellungen ein und finden Sie einen Weg, wie alle auf einer persönlichen Ebene in Kontakt treten können. Dies ist einer der wichtigsten Schritte in jedem Einarbeitungsprozess, denn er ist entscheidend für den Aufbau starker Arbeitsbeziehungen, die Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, sich willkommen und unterstützt zu fühlen.

Ein Buddy-System einrichten

Wenn es die Ressourcen erlauben, können Sie Ihrem neuen Mitarbeiter sogar einen "Buddy" in Form eines anderen Kollegen zur Seite stellen. Jemanden zu haben, mit dem man sich am ersten Tag zusammentut, kann Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, sich schneller einzuleben. Stellen Sie sicher, dass jedem neuen Mitarbeiter ein bestehendes Teammitglied zur Seite gestellt wird, das sich auskennt und ihn virtuell herumführen kann!

Grenzen, Erwartungen und Beschränkungen festlegen

Legen Sie von Anfang an Grenzen und Erwartungen fest. Dazu gehört alles, von den Arbeitszeiten bis zu den Urlaubsregelungen - sowohl für Sie als auch für Ihren neuen Mitarbeiter. Vergewissern Sie sich, dass Ihr neuer Mitarbeiter alle Einschränkungen kennt, die sich auf seine Arbeit auswirken könnten, damit es später nicht zu Missverständnissen kommt.

Dies ist ein wirklich wichtiger Moment, in dem Sie die Arbeitskultur des Unternehmens hervorheben und vermitteln können. Es ist wichtig, die Erwartungen eines Mitarbeiters vom ersten Tag an darzulegen, um ihn für den Erfolg zu rüsten und die Chancen für eine produktive Arbeitsbeziehung zu erhöhen.

@tldv.io Wenn ich zu spät komme, kommen sie zu spät. Wir sind alle spät dran #workfromhome #corporate #workinglate ♬ O-Ton - heyy

Und setzen Sie sich Ziele

Es ist wichtig, von Anfang an Ziele zu setzen - so weiß Ihr neuer Mitarbeiter, was er in seiner neuen Rolle erreichen muss und wie Sie seine Leistung messen können. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Einarbeitung alle notwendigen Informationen vermitteln, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Ausbildung sortiert bekommen

Stellen Sie ein Schulungsprogramm für Ihre neuen Mitarbeiter zusammen, das die Grundlagen ihrer Rolle abdeckt und ihnen hilft, sich schnell einzuarbeiten.

Vergessen Sie auch nicht die kleinen Dinge - sie müssen vielleicht darin geschult werden, wie sie auf bestimmte interne Systeme wie File-Sharing-Tools oder Intranet-Seiten zugreifen können.

Sprechen Sie nach Möglichkeit mit ihnen darüber, was sie langfristig tun wollen. Möchten sie ins Management einsteigen? Systeme? Vielleicht möchten sie UX-Forscher werden? Wenn Sie das herausfinden und ihnen anbieten, sie in Weiterbildungspläne einzubinden, um diese Ziele zu erreichen, werden Sie am Ende einen sehr zufriedenen Mitarbeiter haben.

Wenn Sie zeigen, dass Sie gerne in sie und ihre Fähigkeiten investieren, wird dies auch zu einer höheren Mitarbeiterbindungsrate führen.

Check-In-Kommunikation einrichten

Stellen Sie sicher, dass Sie sich regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter austauschen. Vielleicht möchten Sie den Fortschritt von Projekten besprechen oder sich einfach nur zwanglos unterhalten - es geht vor allem darum, dass er sich in seiner Rolle wohlfühlt und offen genug ist, um Fragen zu stellen.

Dies wird dazu beitragen, eine unterstützende Beziehung zwischen Ihnen beiden aufzubauen und sicherzustellen, dass sich Ihr neuer virtueller Mitarbeiter verbunden und wertgeschätzt fühlt.

@tldv.io Ist Onboarding jemals reibungslos? Wir fragen ernsthaft #workfromhome #onboarding #corporate ♬ Originalton - tldv.io

Willkommen im Team!

Nachdem tl;dv Ihnen eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter für remote zur Verfügung gestellt hat, kann tl;dv Ihnen nicht nur bei der schnellen Einstellung helfen, sondern auch bei der Umsetzung. Da so viele der oben genannten Punkte aufgezeichnet werden können, entweder als Referenz für den jeweiligen Mitarbeiter, für die Schulung Ihres Teams, wie man neue Mitarbeiter einarbeitet, oder auch nur, um die Schulung als Referenz zu versenden, kann tl;dv es super einfach machen.

Lassen Sie uns nun über die remote Mitarbeiterparty zu Ehren Ihres neuen Mitarbeiters sprechen. Wir bekommen doch eine Einladung, oder?