Diese Richtlinie beschreibt, welche Informationen wir sammeln, wenn Sie die Website, Dienstleistungen, Produkte und Inhalte ("Dienstleistungen") von tldx nutzen. Sie enthält auch Informationen darüber, wie wir diese Informationen speichern, übertragen, verwenden und löschen, und welche Wahlmöglichkeiten Sie in Bezug auf diese Informationen haben.
Diese Richtlinie gilt für das Online-Meeting-Aufzeichnungs- und Transkriptionstool von tldx, einschließlich der Website und der Webanwendungen, sowie für andere Websites von tldx (zusammenfassend "die Websites") und andere Interaktionen (z. B. Gespräche mit dem Kundendienst, Benutzerumfragen und Interviews usw.), die Sie mit tldx führen.
Diese Richtlinie gilt in den Fällen, in denen wir als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten der Nutzer unserer Dienste agieren; mit anderen Worten, in denen wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten bestimmen. Für Inhalte und Daten, die Sie in den Dienst hochladen oder über den Dienst zur Verfügung stellen ("Benutzerinhalte"), sind Sie dafür verantwortlich, dass diese Inhalte mit unseren Nutzungsbedingungen übereinstimmen und dass die Inhalte nicht die Privatsphäre anderer Benutzer verletzen.
Wir bei tldx verpflichten uns, die Privatsphäre unserer Nutzer zu schützen. Unser Geschäftsmodell besteht darin, einen kostenpflichtigen Dienst für Nutzer anzubieten, die Aufzeichnungen von Besprechungen aufzeichnen, indexieren und speichern müssen, und stützt sich nicht auf die weit verbreitete Erhebung allgemeiner Nutzerdaten. Wir werden nur Informationen sammeln und verarbeiten, die wir benötigen, um Ihnen den Dienst zur Verfügung zu stellen und um den Dienst weiter zu pflegen und zu entwickeln.
tldx hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre Aufzeichnungen und Abschriften, es sei denn, Sie geben den Zugang für den technischen Support persönlich an einzelne Mitarbeiter weiter. Auch in diesen Fällen wird nur auf Aufzeichnungen und Transkripte zugegriffen, für die der Mitarbeiter des Support-Teams Zugriffsrechte hat.
tldx kann verschiedene Arten von Daten mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen sammeln, speichern und verarbeiten, wie unten aufgeführt. Wir werden die gesammelten Daten nicht an andere Unternehmen verkaufen.
Nutzer, die sich bei tldx registrieren wollen, werden gebeten, sich bei einem externen Authentifizierungsdienst anzumelden, z.B. Google Sign-In oder ähnlichem. Wir holen und speichern E-Mail-Adresse, Name und Profilbild-URL von diesem Dienst.
Wenn Sie als Nutzer mit den Diensten interagieren, sammeln und verarbeiten wir Metadaten, um zusätzlichen Kontext über die Art der Nutzung des Dienstes zu liefern. Die Nutzungsdaten können Ihre IP-Adresse, Ihren geografischen Standort, den Browsertyp und die Browserversion, das Betriebssystem, die Verweisquelle, die Dauer des Besuchs, die Seitenaufrufe und die Navigationspfade der Website sowie Informationen über den Zeitpunkt, die Häufigkeit und das Muster Ihrer Nutzung des Dienstes umfassen. Die Quelle der Nutzungsdaten ist unsere Serversoftware und unser analytisches Tracking-System.
tldx protokolliert Aktivitäten von Ihnen und anderen Nutzern, wenn die Nutzer mit unseren Websites oder Apps interagieren, wenn eine Seite oder ein Raum besucht wird oder wenn eine Unterhaltung stattfindet. Wir werden niemals auf den Inhalt von Konversationen zugreifen, es sei denn, der Nutzer, der diesen Inhalt mit unseren Diensten aufgezeichnet hat, hat dies ausdrücklich verlangt.
Wir benachrichtigen die Teilnehmer per E-Mail/Kalender-Benachrichtigung/Chat-Nachricht, wenn sie einer Besprechung beitreten, wenn Sie eine Besprechung mit unserem Dienst aufzeichnen. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, die Besprechung zu verlassen. Da Sie tldx für die Aufzeichnung von Besprechungen nutzen, sind Sie dafür verantwortlich, die Zustimmung aller Teilnehmer der Besprechung einzuholen, bevor Sie mit der Aufzeichnung beginnen. Die Niederschrift, die auch personenbezogene Daten enthalten kann, wird genauso behandelt wie die Videoaufzeichnung. Videoaufzeichnungen und Abschriften werden von tldx nicht eingesehen, es sei denn, der Nutzer, der diese Aufzeichnungen mit tldx erstellt hat, fordert dies ausdrücklich an.
Wie die meisten digitalen Dienste sammeln unsere Server automatisch Informationen, wenn auf Websites oder Dienste zugegriffen wird oder diese genutzt werden, und zeichnen diese in Protokolldateien auf. Diese Protokolldaten können die Internetprotokolladresse (IP), die Adresse der innerhalb der Dienste besuchten Webseite, den Browsertyp und die Einstellungen, das Datum und die Uhrzeit der Nutzung der Dienste, Informationen über die Browserkonfiguration und Plugins, Spracheinstellungen und Cookie-Daten enthalten.
tldx kann Informationen über Geräte, die für den Zugriff auf die Dienste verwendet werden, sammeln und verarbeiten, einschließlich der Art des Geräts, des verwendeten Betriebssystems, der Geräteeinstellungen, der Anwendungs-IDs, eindeutiger Gerätekennungen und Absturzdaten. Ob wir einige oder alle dieser Informationen sammeln und verarbeiten, hängt von der Art des verwendeten Geräts und seinen Einstellungen ab.
tldx verwendet Cookies auf der tldx-Website und anderen Aspekten der tldx-Dienste. Cookies, einschließlich Local Shared Objects, sind kleine Informationseinheiten, die von Ihrem Browser auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert werden und Ihrem Computer eine eindeutige Nummer zuweisen, die außerhalb der tldx-Dienste keine Bedeutung hat. Die meisten Webbrowser akzeptieren Cookies automatisch, aber Sie können Ihren Browser normalerweise so konfigurieren, dass er dies verhindert. Die Nichtannahme von Cookies kann dazu führen, dass Ihnen bestimmte Funktionen der tldx-Dienste nicht zur Verfügung stehen. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden, um unseren Dienstleistungsvertrag mit Ihnen zu erfüllen.
Wir erhalten von Ihnen und anderen Dritten Informationen, die uns helfen, Ihren Standort zu bestimmen. Wir können zum Beispiel eine von Ihrem Arbeitgeber übermittelte Geschäftsadresse oder eine von Ihrem Browser oder Gerät erhaltene IP-Adresse verwenden, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen. tldx kann auch Standortinformationen von Geräten in Übereinstimmung mit dem von Ihrem Gerät bereitgestellten Zustimmungsprozess erfassen.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen, vgl. GDPR Art. 6 (1) lit. f, nämlich die Verwendung dieser Daten zum Zweck der Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung unserer Website und unseres Geschäfts, der Analyse der Nutzung der Website und der Dienste, der Überwachung und Verbesserung unserer Website und Dienste, der Verbesserung der Nutzererfahrung, der Verhinderung von Missbrauch und der Unterstützung der Nutzer bei Supportanfragen.
Wir können Informationen verarbeiten, die Sie an uns senden, wenn Sie sich entscheiden, ein Ticket an unseren Kundensupport zu senden. Wenn Sie uns kontaktieren, können wir Ihre Konto-, Transaktions- oder Nutzungsdaten verwenden, um Ihnen zu antworten.
Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Erfüllung des Vertrages, den wir auf Ihren Wunsch hin mit Ihnen geschlossen haben (unsere Nutzungsbedingungen), sowie für unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich, vgl. GDPR Art. 6 (1) Punkt f.
Wir können Informationen verarbeiten, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie sich für unseren E-Mail-Newsletter anmelden. Sie können sich abmelden, indem Sie eine E-Mail an [email protected] senden.
Die Meldedaten können verarbeitet werden, um Ihnen relevante Produktinformationen oder Newsletter zuzusenden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, vgl. GDPR Art. 6 (1) Punkt a.
Kunden, die sich für den Kauf einer kostenpflichtigen Version der Dienste entscheiden, übermitteln tldx (und unseren Zahlungsabwicklern) Rechnungsdaten wie Kreditkarteninformationen, Rechnungs-E-Mail, Bankinformationen, den Standort zum Zeitpunkt der Transaktion und/oder eine Rechnungsadresse.
Die Transaktionsdaten können zum Zweck der Erbringung der gekauften Dienstleistungen und der Führung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen über diese Transaktionen verarbeitet werden. Diese Daten können zum Zweck der Erbringung der Dienstleistungen an Sie verwendet werden. Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um den Vertrag zu erfüllen, den wir auf Ihren Wunsch hin mit Ihnen geschlossen haben (unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen), vgl. Art. 6 (1) Punkt b. Darüber hinaus müssen diese Informationen aufbewahrt werden, um den buchhalterischen und steuerlichen Vorschriften zu entsprechen, vgl. GDPR Art. 6 (1) Punkt c.
Manchmal senden wir Ihnen E-Mails zu Ihrem Konto, zu Änderungen der Dienste oder zu neuen Richtlinien. Sie können diese Art von "Service- oder Transaktions-E-Mails" nicht abbestellen (es sei denn, Sie löschen Ihr Konto), da es sich um notwendige Informationen für die Dienste handelt.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist, dass sie für die Erfüllung unserer Verpflichtung erforderlich sind, Ihnen auf Ihren Wunsch hin Änderungen an Plänen und Preisen mitzuteilen, die in dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag (unseren Nutzungsbedingungen) enthalten sind, vgl. Art. 6 (1) Punkt b und unser berechtigtes Interesse, Ihnen wichtige Informationen über Ihr Konto mitzuteilen, vgl. GDPR Art. 6 (1) Punkt f.
Wir können Daten verarbeiten, die Sie uns freiwillig mitteilen, wenn Sie an einer Fokusgruppe, einem Forschungsinterview, einem Wettbewerb, einer Aktivität oder einer Veranstaltung teilnehmen, sich für eine Stelle bewerben, mit unseren Konten in den sozialen Medien interagieren oder anderweitig mit tldx kommunizieren.
Die Korrespondenzdaten können zum Zweck der Kommunikation mit Ihnen und zur Aufbewahrung von Unterlagen verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen, vgl. GDPR Art. 6 (1) Punkt f, nämlich die ordnungsgemäße Verwaltung unserer Website und unseres Geschäfts sowie die Kommunikation mit den Nutzern.
Für alle Datenkategorien, die Ihre Zustimmung erfordern, werden wir Sie aktiv um Ihre Zustimmung bitten, bevor wir Daten sammeln. Sie können Ihre Einwilligungen erteilen und widerrufen, indem Sie eine E-Mail an [email protected] schreiben.
tldx verwendet die gesammelten Daten für verschiedene Zwecke:
(1) zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung unseres Dienstes;
(2) um Sie über Änderungen an unserem Service zu informieren;
(3) um Ihnen die Teilnahme an interaktiven Funktionen unseres Dienstes zu ermöglichen, wenn Sie dies wünschen;
(4) den Kunden zu unterstützen;
(5) um Analysen oder wertvolle Informationen zu sammeln, damit wir unseren Service verbessern können;
(6) um die Nutzung unseres Dienstes zu überwachen;
(7) technische Probleme zu erkennen, zu verhindern und zu beheben;
(8) zur Erfüllung eines anderen Zwecks, für den Sie sie zur Verfügung stellen;
(9) zur Erfüllung unserer Verpflichtungen und zur Durchsetzung unserer Rechte, die sich aus den zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen ergeben, einschließlich Rechnungsstellung und Inkasso;
(10) um Ihnen Mitteilungen über Ihr Konto und/oder Ihr Abonnement zukommen zu lassen, einschließlich Auslauf- und Verlängerungsmitteilungen, E-Mail-Anweisungen usw;
(11) um Ihnen Neuigkeiten, Sonderangebote und allgemeine Informationen über andere von uns angebotene Waren, Dienstleistungen und Veranstaltungen zukommen zu lassen, die denen ähnlich sind, die Sie bereits gekauft oder angefragt haben, es sei denn, Sie haben sich gegen den Erhalt solcher Informationen entschieden;
(12) auf jede andere Art und Weise, die wir beschreiben können, wenn Sie die Informationen zur Verfügung stellen;
(13) für jeden anderen Zweck mit Ihrer Zustimmung.
Personenbezogene Daten, die wir für einen oder mehrere Zwecke verarbeiten, dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als es für diesen Zweck oder diese Zwecke erforderlich ist.
Transaktionsdaten werden für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren nach dem Datum der Transaktion und höchstens 10 Jahre nach dem Datum der Transaktion aufbewahrt.
In einigen Fällen ist es uns nicht möglich, die Zeiträume, für die Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden, im Voraus festzulegen. In solchen Fällen bestimmen wir die Aufbewahrungsfrist anhand der folgenden Kriterien:
(1) Die Kontoinformationen werden gespeichert, bis Sie sich entscheiden, Ihr Konto zu löschen.
(2) Informationen über Sie, die für die Produkt- und Marketingkommunikation verwendet werden, werden so lange aufbewahrt, wie Sie uns Ihre Zustimmung zur Verwendung dieser Informationen gegeben haben.
(3) Die Dauer der Aufbewahrung von Nutzungsdaten wird auf der Grundlage des Bedarfs an historischen Daten zur Bestimmung der statistischen Gültigkeit und Relevanz für Produktentscheidungen und die technische Überwachung festgelegt.
(4) Sensible persönliche Daten, einschließlich Sitzungsaufzeichnungen, werden standardmäßig nach 3 Monaten Inaktivität für einen bestimmten Nutzer gelöscht.
Ungeachtet der vorstehenden Bestimmungen können wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wenn dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, oder zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person erforderlich ist.
Wir können unter bestimmten Umständen Informationen an Dritte weitergeben, einschließlich:
(1) mit Ihrer Zustimmung;
(2) an einen Dienstleister oder Partner, der unsere Datenschutzstandards erfüllt (Informationen können nur an Dienstleister weitergegeben werden, die für die Erfüllung unseres Dienstleistungsvertrags mit Ihnen erforderlich sind. Wir werden keine Daten an Dritte verkaufen);
(3) wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass dies gesetzlich vorgeschrieben ist, z. B. aufgrund einer Vorladung oder eines anderen rechtlichen Verfahrens;
(4) zum Schutz der lebenswichtigen Interessen anderer, wenn wir Grund zu der Annahme haben, dass dadurch Schaden von jemandem oder illegale Aktivitäten verhindert werden.
Unsere Kategorien von Dienstleistern und Partnern sind:
Anbieter von Hosting/Infrastruktur/Speicher
Zahlungsabwickler
Anbieter von Analysetools
Anbieter von Kundensupport-Tools
Anbieter von Marketing- und E-Mail-Tools
Anbieter von internen Kommunikations-Tools
Alle über unsere Plattform gesammelten personenbezogenen Daten werden in erster Linie in Einrichtungen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verarbeitet und gespeichert, in Übereinstimmung mit den Standards der Allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union (GDPR).
Wir verpflichten uns, Ihre Daten, wo immer möglich, innerhalb des EWR zu schützen. Für bestimmte Funktionen, die Dienstleistungen im Bereich der künstlichen Intelligenz beinhalten, arbeiten wir jedoch mit Anthropic zusammen, einem KI-Anbieter, der Daten außerhalb des EWR verarbeiten kann.
Zur Gewinnung von Erkenntnissen übermitteln wir begrenzte Teile von Nutzerprotokollen sicher an die Einrichtungen von Anthropic, die sich in Ländern außerhalb des EWR befinden können. Wir haben sichergestellt, dass für diese Übertragungen angemessene Schutzmaßnahmen gelten, insbesondere die Verwendung von Standard-Datenschutzklauseln, die von der Europäischen Kommission angenommen oder genehmigt wurden.
Durch die Nutzung unserer Website und unserer Dienste erkennen Sie an, dass die zur Veröffentlichung übermittelten personenbezogenen Daten über das Internet für Nutzer weltweit zugänglich sein können. Obwohl wir strenge Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ergreifen, können wir eine mögliche Nutzung (oder einen Missbrauch) durch Dritte nicht verhindern. Weitere Einzelheiten zu den Verantwortlichkeiten für Inhalte finden Sie in unseren Nutzungsbedingungen.
Wenn Sie in die Verarbeitung personenbezogener Daten eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie eine E-Mail an [email protected] schreiben. Sie können uns jederzeit anweisen, Ihre personenbezogenen Daten nicht für Marketingzwecke zu verarbeiten, indem Sie eine E-Mail an [email protected] schreiben. Sie können einzelne Aufnahmen jederzeit über unser Webinterface löschen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, sind Ihre Daten und Inhalte danach nicht mehr wiederherstellbar. Wir können von Ihnen angeforderte personenbezogene Daten zurückhalten, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Als Einzelperson haben Sie die Rechte, die Ihnen nach dem geltenden Datenschutzrecht zustehen:
(1) Das Recht auf Zugang zu Ihren persönlichen Daten.
(2) Das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten.
(3) Das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und diese einzuschränken.
(4) Das Recht auf Vergessenwerden; Löschung Ihrer Daten.
(5) Das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Die Rechte sind nicht absolut, und Sie können mehr über Ihre Rechte in der allgemeinen Datenschutzverordnung der EU, Kapitel III, oder unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_en lesen.
Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, können Sie sich wie unten beschrieben an uns wenden. Wir weisen Sie aber auch darauf hin, dass Sie eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einreichen können. Als deutsches Unternehmen nutzt tldx den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit als Aufsichtsbehörde. Weitere Informationen finden Sie auf deren Website: https://www.bfdi.bund.de/EN/Home/home_node.html. Sie können sich an Ihre nationale/staatliche Aufsichtsbehörde wenden, aber tldx wird den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit als unsere federführende Aufsichtsbehörde beibehalten.
Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Alle Verbindungen zu tl;dv werden mit SSL verschlüsselt, und jeder Versuch, eine Verbindung über HTTP herzustellen, wird auf HTTPS umgeleitet. tl;dv hostet seine Software in Einrichtungen von Google Cloud Platform und Amazon Web Services (AWS). Die Rechenzentren von Google und AWS sind nach ISO 27001, PCI DSS Service Provider Level 1 und/oder SOC 1 und 2 zertifiziert. Unsere Datenbank befindet sich in einer Virtual Private Cloud (VPC) bei Google und ist durch eingeschränkte Sicherheitsgruppen geschützt. Nur die minimal erforderliche Kommunikation zu und zwischen den Servern ist erlaubt.
Darüber hinaus beschränken wir den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und sonstige Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir haben Verfahren für den Fall einer mutmaßlichen Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingerichtet und werden Sie und die zuständigen Aufsichtsbehörden von einer Verletzung benachrichtigen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Wir erheben und verarbeiten nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren, und kein Teil unserer Dienste ist an sie gerichtet. Wenn Sie ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind und erfahren, dass Ihr Kind uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]. Wenn wir erfahren, dass wir personenbezogene Daten von einem Kind ohne Überprüfung der elterlichen Zustimmung erfasst haben, unternehmen wir Schritte, um diese Informationen aus unseren Systemen zu entfernen.
Wir können diese Bedingungen jederzeit ändern. Wenn eine Änderung wesentlich ist, werden wir Sie informieren, bevor sie in Kraft tritt. Indem Sie tldx am oder nach dem Datum des Inkrafttretens nutzen, erklären Sie sich mit den neuen Bedingungen einverstanden. Wenn Sie ihnen nicht zustimmen, sollten Sie Ihr Konto löschen, bevor sie in Kraft treten, da Ihre Nutzung des Dienstes und des Inhalts sonst den neuen Bedingungen unterliegt.
Falls wir an einer Fusion, einer Übernahme, einem Konkurs, einer Umstrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sind, so dass Ihre Daten übertragen werden oder einer anderen Datenschutzrichtlinie unterliegen, werden wir Sie im Voraus benachrichtigen und Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Daten vor der Übertragung zu löschen.
Um eine Anfrage zu stellen, wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzteam unter [email protected] oder schriftlich an die folgende Adresse:
tldx Solutions GmbH
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