2022 es todo sobre la SESIÓN PLENARIA

¿Qué es una sesión plenaria?

Lo primero es lo primero: ¿qué es exactamente una sesión plenaria?

Significado de la sesión plenaria

Una sesión plenaria se define como: "una reunión en la que todos los miembros de una organización (como una asamblea legislativa) o todos los miembros de una determinada comisión o sección de la misma pueden reunirse y tratar asuntos".

¿Qué significa eso exactamente? Bueno, significa que todo el mundo se reúne y todos pueden comunicarse al mismo tiempo, básicamente lo que ahora llamaríamos una multiconferencia. Y lo que solíamos conocer como teleconferencia es lo que podíamos hacer, pero con el tiempo la tecnología ha evolucionado y ahora podemos chatear por vídeo y colaborar con incluso más gente.

Pero, ¿qué pasa con los molestos husos horarios?

¿Cómo asegurarse de que todo el mundo pueda asistir al mismo tiempo? Ahí es donde las sesiones plenarias resultan muy útiles, ya que facilitan la asistencia de varios miembros de distintas partes del mundo (por ejemplo, de lugares lejanos como Australia o Europa). ¿Cómo debe hacerse? Hay dos componentes principales:

1. Logística:

Lo primero que tienes que hacer es decidir cuál va a ser el objetivo de esta sesión plenaria. Por lo que sabemos, parece bastante sencillo: si tu objetivo es reunir a todos los miembros del equipo de todo el mundo en una sala para que puedan interactuar y colaborar entre sí a través de una videoconferencia, ¡eso es lo que vas a necesitar!

2. Comunicación:

Si simplemente mantienes una conversación por teléfono o correo electrónico, esto también funciona, pero ¿y si el tema implica que la gente tiene que hablar y levantar la mano? Pues en ese caso necesitarás algún tipo de equipo audiovisual (por ejemplo, un software que conecte lo que dices tú con lo que dice otra persona a través de tu micrófono).

Hermanas de las sesiones plenarias

Hay bastantes tipos de reuniones en línea similares a las sesiones plenarias. Entre ellas se encuentran las asambleas generales, las reuniones de todos los equipos, las sincronizaciones de equipos y cualquier otro formato de reunión de todo el equipo o de la empresa.

Sesiones plenarias: ventajas

¿Qué pasa con las sesiones plenarias y por qué deberían importarme? Bueno, esto es lo que tenemos que decir:

1. Rentabilidad:

En primer lugar, ¡será mucho más barato que enviar a todo el mundo en avión y alojarlos en un hotel sólo por unas horas de colaboración!

2. Productividad:

Las sesiones plenarias permiten reunir a personas de distintos equipos o departamentos para que trabajen juntas en pos de los mismos objetivos. Y esto significa que las cosas avanzan mucho más rápido en cada área, ya que no hay obstáculos causados por tener varios equipos trabajando en diferentes objetivos simultáneamente: un equipo completa lo que tiene que hacer y luego pasa a la siguiente tarea, mientras que el otro trabaja en la suya durante ese tiempo.

3. Eficiencia:

Puede sonar un poco raro, pero las sesiones plenarias te permiten ser más productivo porque no hay tiempo perdido. En otras palabras, lo que esto significa es que la gente no va por su cuenta y se pierde en el proceso.

4. Colaboración:

Celebrar una sesión plenaria permite a personas de distintos equipos colaborar entre sí aunque no suelan trabajar juntas. Y lo que esto hace por tu empresa es que cada uno puede aportar lo que mejor sabe hacer (sus conocimientos, habilidades y experiencia), lo que da a lo que estás trabajando un potencial mucho mayor que el que podría lograr un individuo por sí solo.

Este tipo de sesiones son ideales para eventos digitales y en directo. Lo mejor de este tipo de sesiones es que abren la comunicación entre los asistentes, los ponentes y los patrocinadores, lo que genera más publicaciones en blogs, tweets y rumores, lo que a nosotros nos gusta llamar engagement.

¿Cómo organizar una sesión plenaria increíble?

¿Cómo asegurarse de que la sesión plenaria sea atractiva, educativa e interesante? ¿Cómo asegurarse de que todos los asistentes a la sesión plenaria sacan provecho de la reunión? He aquí nuestros consejos favoritos.

- Que sea educativo

- Limite la sesión a un objetivo o tema

- Asegúrate de que lo que dices es lo que realmente escuchan todos para que puedan aprender lo que se está presentando.

- Organice un turno estructurado de preguntas y respuestas.

- Asegúrate de que lo que dices es lo que están escuchando

- Organiza una actividad divertida o creativa, como un día de voluntariado en la empresa (esto une mucho a los equipos).

- Haga que la sesión plenaria sea interactiva y abra el turno de preguntas periódicamente.

- Prepárese. No improvise, tenga todos los recursos preparados con antelación para poder acceder a ellos fácilmente en caso necesario.

- Diviértase. Si lo que hace no es atractivo, la gente perderá el interés rápidamente. Así que asegúrese de que lo que presenta no sólo educa, sino que también entretiene. Para ello, puede recurrir a las historias de otros, a ejemplos de lo que funciona y lo que no, o incluso a vídeos de otros proyectos o presentaciones inspiradores.

¿Qué NO hacer durante una sesión plenaria?

Cuando organice o participe en una sesión plenaria, no haga estas cosas.

- No te salgas por la tangente

- No compliques demasiado lo que dices

- No divague ni les haga tragar lo que se les ha presentado: deje que piensen en lo que han aprendido durante un momento antes de pasar a otra cosa.

- No te obsesiones con lo que hace todo el mundo ni con por qué no participan como tú quieres. Si lo que dices no se escucha es porque lo que dices no es relevante para ellos, así que cambia lo que dices. Hay otras formas de comunicar lo que hay que decir además de hacerlo en voz alta. Sé creativo.

- Por último, no hables por encima de los demás cuando les hagas preguntas o mantengas conversaciones informativas con ellos. Si lo que dices no es lo que quieren oír, no hay razón para que te hablen, así que deja que terminen lo que tienen que decir antes de intervenir con lo tuyo.

No todas las organizaciones o empresas recurren a las sesiones plenarias, ¿qué significa esto?

No todas las organizaciones sienten la necesidad de celebrar sesiones plenarias, pero si su empresa necesita una actividad de creación de equipos increíble, ¡este puede ser uno de los mejores eventos que puede elegir! Es ideal para reunir a personas que normalmente no tendrían la oportunidad de trabajar juntas, lo que significa que todos los miembros de su equipo podrán trabajar en lo que mejor saben hacer cuando llegue el momento de los grandes proyectos. Además, aporta valor a los asistentes porque podrán conocer a gente nueva, establecer contactos con esas personas que podrán utilizar como futuros socios o clientes, ¡y lo que toda empresa necesita es más contenido! Así que lo que realmente estás haciendo es generar una tonelada de medios de comunicación que traerán clientes potenciales, clientes e ingresos - ¿qué mejor manera de generar valor para su empresa?

¿Qué significa esto para mi sesión plenaria?

Significa que si lo que busca es un evento en el que todo el mundo pueda enterarse de lo que ocurre dentro de su organización, porque lo que se habla durante estas sesiones no sale de la sala de reuniones.

¿Qué es un podcast de sesión plenaria?

¿Qué significa eso exactamente (en el contexto empresarial)? Pues muy sencillo: todo el equipo necesario para que todos puedan verse y oírse y comunicarse con eficacia.

Pero, ¿qué ocurre cuando los usuarios no utilizan sus propios equipos, sino que comparten un conjunto de dispositivos? Sí, esto también ocurre. Y aunque se puede considerar menos preferible que cada uno se comunique a través de su propio dispositivo (para que lo que digan no se vea influido por lo que digan los demás), hay que tener en cuenta que este sistema funciona muy bien cuando no hay tiempo suficiente antes de la sesión plenaria para que la gente prepare su propio equipo.

Reflexiones finales sobre las sesiones plenarias

A estas alturas ya sabe qué es una sesión plenaria: ¡genial! También sabe para qué se utilizan las sesiones plenarias y cómo son en general: ¡genial! Y qué mejor manera de terminar nuestra entrada de blog que con lo que las sesiones plenarias pueden aportar a su empresa.

Las sesiones plenarias te permiten ser mucho más productivo al avanzar por cada área mucho más rápido (porque no se pierde tiempo cuando cada uno trabaja en sus propios objetivos). Te permiten colaborar con otras personas que no siempre trabajan juntas, lo que a su vez crea un potencial mucho mayor en lo que estás haciendo. Además, las sesiones plenarias crean un entorno más atractivo, ya que todos los participantes aportan sus conocimientos, habilidades y experiencia, lo que hace que todos se sientan importantes y valorados. Por último, pero no por ello menos importante, lo que hace que las sesiones plenarias sean tan magníficas es lo que pueden aportar a su empresa.