En décembre 2020, tl;dv a commis un péché capital en matière de recrutement : il a publié une offre d'emploi pendant les vacances de Noël ! Non pas un poste, mais quatre. Pourtant, les Dieux du recrutement ne nous ont pas punis pour notre transgression, bien au contraire ! En tant que société remote, nous avons la chance de pouvoir recruter les meilleurs talents partout dans le monde. Nous avons également eu la chance de pouvoir obtenir et signer des contrats avec nos candidats de premier choix en l'espace de quatre semaines. 

Nous sommes maintenant dans la phase de démarrage où nous avons survécu aux premières épreuves de la validation du produit et où il est temps d'augmenter notre équipe pour redoubler d'efforts dans la construction de l'entreprise. Il s'agit maintenant de jongler, de trouver un équilibre entre les améliorations du produit, les étapes critiques de l'entreprise et les plans de mise sur le marché afin de nous préparer pour la prochaine étape. La clé d'un jonglage réussi est d'être un maître jongleur ou d'avoir des mains supplémentaires. N'ayant aucune envie de m'adonner à un quelconque passe-temps de cirque, j'ai opté pour la voie des mains supplémentaires, en recrutant quatre nouveaux collaborateurs clés pour aider à faire passer notre produit à l'échelle et à le faire entrer dans Seed.

D'habitude, je ne suis pas du genre à me précipiter. J'aime réfléchir aux subtilités, je suis à cheval sur la routine, l'efficacité et le bon vieux processus. Pourtant, je savais que si nous voulions être compétitifs pour attirer les meilleurs talents, le recrutement rapide serait probablement notre meilleure voie. Nous avons donc testé cette stratégie de recrutement, et je vais partager nos conclusions avec vous.

Dans cet article :

Pourquoi embaucher rapidement ?

Le délai moyen d'embauche indique clairement une possibilité de recrutement rapide.
Source : Statistica. Le graphique ci-dessus indique clairement une opportunité pour les startups de gagner du terrain sur le marché de l'embauche grâce à une stratégie de recrutement rapide.

Tout d'abord, pourquoi ai-je envisagé une stratégie de recrutement rapide ? Outre l'avantage personnel évident pour mon calendrier, je voulais un moyen d'améliorer l'efficacité du processus de recrutement, tout en donnant à notre startup la possibilité d'acquérir les meilleurs talents possibles.

En 2017, Workable montre que le délai moyen d'embauche pour le secteur des services d'information était de 33 jours ouvrables. Il y a peu de signes d'amélioration, les chiffres de 2018 montrant des résultats similaires, avec de nombreuses industries de cols blancs dépassant en moyenne les 30 jours, selon Statistica. 

Comparez cela à la vitesse à laquelle les meilleurs talents s'arrachent, beaucoup affirmant que les meilleurs candidats sont sur le marché en 10 jours. Les entreprises plus importantes (et potentiellement plus compétitives) doivent souvent se battre avec des processus internes qui ralentissent leur recrutement. Par conséquent, l'un des avantages concurrentiels des startups est leur capacité à agir rapidement pour embaucher les meilleurs talents avant qu'ils ne soient retirés du marché ou embauchés par de plus grandes entreprises. Des entreprises plus grandes avec des poches plus profondes que les vôtres.

Sans oublier les avantages supplémentaires attribués à l'économie de temps et d'argent sur les longs processus de recrutement. Enfin, les réponses rapides donnent aux candidats le sentiment d'être respectés. Si vous avez besoin d'une preuve, parcourez n'importe quel fil de discussion sur le recrutement et vous découvrirez rapidement que les "réponses lentes" sont la plainte numéro un des candidats. Ainsi, une bonne dose de respect ne sera jamais de trop. En plus d'offrir aux candidats une expérience plus agréable, elle pourrait plus tard entrer en ligne de compte dans leur processus de décision. Saviez-vous que "52 % de ceux qui ont reçu un retour d'information sur le travail à la fin de la journée de leur entretien ont déclaré qu'ils étaient plus susceptibles d'accroître leur relation avec l'entreprise."?

Voilà pour la théorie, mais comment cela se passe-t-il en pratique ?

Stratégie de recrutement rapide : comment nous avons procédé

Nous avons donc mis en place notre stratégie de recrutement rapide, il est maintenant temps de l'exécuter ! Notre idée de base était simple : réduire notre processus au strict minimum, ce qui inclut :

  • 1er entretien culturel : apprenez à connaître le candidat en tant que personne, notamment quels sont ses besoins en matière de satisfaction au travail. 
  • Tâche de 2 heures : voir comment le candidat gère le travail. 
  • 2ème entretien : discuter de la tâche avec un autre fondateur pour savoir comment le candidat gère les tâches, réfléchit et résout les problèmes.
  • 3e entretien de 20 minutes : le troisième cofondateur fait connaissance avec le dernier groupe de candidats. L'objectif est d'obtenir l'adhésion de tous les fondateurs. 
  • Après chaque entretien, nous avons essayé de répondre à chaque candidat dans les 24 heures.
  • Tout peut arriver dans les 7 jours.

Quelques éléments clés ont également renforcé notre capacité à recruter rapidement. Premièrement, la durée de l'entretien doit être inférieure à deux heures. Deuxièmement, nous avons enregistré, mis en place des temps forts et partagé tous les entretiens. Cela a permis d'augmenter le temps de réaction interne et de prise de décision à chaque étape du recrutement.

Mais l'enregistrement de nos entretiens a apporté quelques autres avantages inattendus... et c'est là que nous avons commencé à sentir notre stratégie de recrutement s'emballer !

Le recrutement rapide : L'embauche sous stéroïdes

Au cas où vous ne l'auriez pas déjà deviné, nous avons enregistré nos entretiens avec une petite plateforme très pratique appelée tl;dv. Il se trouve que c'est notre produit et qu'au cours de notre recherche de recrutement, nous avons découvert une pléthore de nouveaux cas d'utilisation pour enregistrer les entretiens de recrutement, notamment :

Apprenez à connaître les candidats

Un exemple de notre stratégie de recrutement rapide
Nous avons pu établir un lien entre un candidat (désormais membre apprécié de l'équipe) et un cofondateur (Allan), non présent lors de l'entretien, en le taguant dans un moment important.

La valeur la plus importante pour l'équipe a été, de loin, d'obtenir rapidement une compréhension plus approfondie du caractère du candidat et d'établir un lien émotionnel. Une chose que les notes prises après l'entretien ont du mal à apporter. La synergie de l'équipe est essentielle pour toute startup, avec une équipe aussi petite et aussi soudée. Par conséquent, les décisions relatives à l'adéquation culturelle sont cruciales. 

"J'avais l'impression d'évaluer chaque personne en tant qu'être humain au-delà du CV. Sur le papier, j'aurais choisi des personnes complètement différentes et cela n'aurait probablement pas fonctionné." - Ruben Calzacorta - Développeur Full Stack.

D'après mon expérience personnelle de l'utilisation de tl;dv pour le recrutement, le partage d'informations émotionnelles rapides avec notre équipe est le véritable pouvoir de tl;dv. En fait, un deuxième article est en cours de rédaction sur les avantages d'un recrutement axé sur l'humain et la recherche d'une adéquation culturelle. 

Partager les points forts des réunions au sein de l'équipe

Tout au long du processus de recrutement, il y a eu quelques moments étonnants qui nous ont enthousiasmés par le potentiel du candidat. Alors, qu'avons-nous fait ? Il suffisait de partager, de marquer ou de mettre en évidence les moments forts de ces réunions avec l'équipe ! Grâce à la possibilité de partager facilement les temps forts des réunions, nous avons constaté qu'un plus grand nombre de coéquipiers se sont impliqués dans la connaissance des candidats que prévu initialement, en raison de la facilité et du plaisir du partage. Cela signifie plus de feedback !

Gagner du temps

Nous avons constaté que nous faisions gagner du temps aux responsables du recrutement et aux recruteurs lors de l'évaluation de l'adéquation culturelle et des capacités techniques. Lors du filtrage de l'adéquation culturelle, les recruteurs (ou dans notre cas, les fondateurs) pouvaient simplement revoir la réunion et se faire une idée précise de la personnalité du candidat. Ainsi, un deuxième recruteur (ou fondateur) n'avait pas besoin de filtrer davantage cet aspect lors d'un entretien ultérieur et pouvait se concentrer sur une compréhension encore plus approfondie des compétences et de l'adéquation du candidat, et même raccourcir le deuxième entretien.

Lors du filtrage des compétences techniques, nous avons gagné du temps : (1) En étiquetant simplement les experts en la matière sur le site tl;dv. Dans notre cas (nous sommes une petite start-up), les responsables du recrutement sont également membres de l'équipe. Ainsi, les responsables du recrutement/membres de l'équipe peuvent évaluer les compétences des candidats plus rapidement en ne consultant que les sections pertinentes marquées/surlignées et en évitant les autres sujets non pertinents. (2) Comme les responsables du recrutement ont déjà filtré les compétences après le premier entretien, elles ne sont souvent pas nécessaires lors du deuxième entretien. Cela représente un gain de temps inestimable pour les membres de notre équipe et les responsables du recrutement, qui, dans ce cas, font partie de l'équipe chargée des produits. Ce temps précieux peut être consacré à l'amélioration et au développement de notre produit. 

Le résumé...

Nous avons constaté qu'en menant nos entretiens, nous avons réduit le délai d'embauche d'environ 40 % :

  • Diminuer le nombre d'heures de travail consacrées au recrutement en réduisant le nombre de personnes devant assister à ces entretiens (notamment les responsables du recrutement) et en étant en mesure de filtrer plus rapidement grâce aux réunions de speed-watching.
  • Augmenter la vitesse et la qualité du retour d'information, ce qui permet d'accroître la vitesse de prise de décision et de réaction. 

En outre, les membres de notre équipe ont eu davantage confiance et se sont investis dans nos décisions (communes). Nous avons également eu le sentiment que les candidats ont bénéficié de ce processus. Outre la rapidité d'exécution, les candidats ont également bénéficié d'un retour d'information inestimable sur les entretiens, grâce à la possibilité de visionner leurs propres entretiens et de les partager avec leurs mentors. Fait remarquable, un candidat a même obtenu quatre entretiens d'embauche futurs avec d'autres employeurs. 

Recrutement rapide : les résultats

Tout au long de cette expérience de recrutement rapide, nous avons constaté que le recrutement rapide était non seulement un processus beaucoup plus réalisable et agréable, mais qu'il nous a également permis de trouver les meilleurs talents. En outre, en réalisant les entretiens, nous avons découvert comment partager efficacement les entretiens entre les parties prenantes internes. Cela a permis d'obtenir un retour d'information, une adhésion et des temps de réponse plus rapides et de meilleure qualité. Voici nos statistiques d'embauche :

  • De plus de 300 candidatures pour 4 postes affichés, nous avons réduit le nombre de candidats à 4 en 20 jours. Ainsi, nous avons pu prendre une décision d'embauche en moyenne en 10 jours pour 2 postes.
  • En moyenne, nous avons embauché environ 2 candidats en 14 jours, y compris la signature du contrat officiel. 
  • Au total, les quatre postes ont été pourvus en quatre semaines. 
  • 4/4 offres acceptées, et nous avons obtenu nos candidats de premier choix !
  • Le premier contrat est signé dans les 14 jours.
  • Un candidat a commencé à travailler 5 semaines après la publication du poste. 

Cela fait 4 mois que nous avons embauché, et nous sommes heureux d'annoncer que tout se passe à merveille. Nos nouvelles recrues s'intègrent merveilleusement bien à la culture de l'entreprise (et ont également apporté leur propre touche), tout en étant performantes. Depuis lors, nous avons doublé notre utilisation de tl;dv pour le recrutement, car il a alimenté notre deuxième vague d'embauche en 2021 (exemple ci-dessous).

Recrutement rapide et embauche rapide avec tl;dv
Recrutement rapide et embauche rapide avec tl;dv.

Dernières réflexions

Je mens ! Bien que j'aie fini de résumer mes idées sur le recrutement rapide, j'ai encore beaucoup à apprendre sur le sujet du recrutement et de l'embauche. Cet article ne sera donc certainement pas ma "pensée finale". Notre philosophie de travail est d'expérimenter, d'apprendre et d'itérer. En appliquant ce même concept à notre processus de recrutement, nous avons trouvé un moyen non seulement d'accroître la rapidité du recrutement (et donc d'économiser de l'argent), mais aussi d'améliorer la qualité des candidats recrutés et le soutien interne à ces embauches. 

Si vous êtes curieux de savoir à quoi ressemble un site tl;dv'ed Google Meet , regardez notre vodcast ci-dessous ! Nous discutons avec Nico Blier-Silvestri, PDG et cofondateur de Platypus.io, expert en recrutement centré sur la culture.