Les fournisseurs sont un rouage essentiel de la machine commerciale. Sans eux, vous vendez quelque chose que vous n'avez pas. Mais il n'est pas toujours facile de choisir un bon fournisseur. En fait, c'est souvent un champ de mines.
Grâce aux conseils et avertissements suivants, vous devriez être en mesure de naviguer en toute sécurité dans le champ de mines de vos fournisseurs et d'en sortir grandi.
Tout d'abord, n'y avait-il pas quelque chose à propos des appels vidéo ?
Pourquoi les appels vidéo sont-ils utiles pour renforcer les relations entre clients et fournisseurs ?
C'est bien cela. Voici le cheval noir des relations étroites entre clients et fournisseurs : les appels vidéo. L'idéal est d'avoir des interactions en face à face, mais ce n'est pas toujours possible. Supposons que vous expédiez du vin provenant d'un magnifique petit vignoble en France, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas aller le rencontrer en personne.
C'est dommage. Mais ce n'est pas la fin du monde. En temps normal, vous pouvez leur envoyer un courrier électronique, les appeler au téléphone et parler affaires. Mais cette façon de faire est dangereuse. Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner, et il y a une tonne de choses que vous ne pouvez pas vraiment évaluer à partir d'un simple appel téléphonique.
Par contre, un appel vidéo... Là, on parle.
Les avantages des appels vidéo pour renforcer les relations avec les fournisseurs
Si vous organisez un appel vidéo avec votre fournisseur, vous pourrez non seulement parler affaires, mais aussi le voir. Vous pouvez vous faire une idée de son comportement et de son caractère, voir quelle est son attitude et si elle correspond bien à votre entreprise, et prendre une décision plus globale pour savoir si c'est quelqu'un avec qui vous voulez faire des affaires.
Vous pouvez également enregistrer les appels vidéo à l'aide d'un enregistreur de réunion tel que tl;dv, ce qui vous permet de revoir les appels et d'analyser le langage corporel de votre fournisseur. Qu'est-ce qu'il pense mais ne dit pas ?
Un mot sur la vie privée
Assurez-vous toujours que tous les participants à la réunion acceptent d'être enregistrés avant de filmer. Le consentement est important et personne ne doit être enregistré sans l'avoir donné au préalable.
Vous pouvez enregistrer sur Zoom sans autorisation (à partir de l'application), mais vous devez toujours obtenir l'autorisation des participants.
Ceci étant dit, voici quelques avantages de l'utilisation des appels vidéo pour renforcer les relations avec les fournisseurs.
1. Interaction en face à face
Vous ne parlez peut-être pas dans le même espace physique, mais grâce à la magie des appels vidéo, c'est comme si c'était le cas. Ils permettent des interactions face à face en temps réel, qui sont souvent plus personnelles et engageantes que les appels téléphoniques ou les courriels traditionnels.
Le fait de voir les expressions, le langage corporel et les gestes de l'autre peut aider à établir un lien plus profond et une meilleure compréhension entre les parties concernées. C'est la chose la plus proche que nous ayons actuellement d'être dans la même pièce au même moment.
2. Amélioration de la communication
Les appels vidéo permettent une communication plus claire et plus efficace que les appels uniquement audio. Les participants peuvent dissiper leurs doutes, poser des questions et fournir des explications de manière plus naturelle et plus complète, ce qui réduit les risques de malentendus et d'interprétations erronées.
C'est aussi une façon plus naturelle de communiquer. Lorsque les gens se sentent plus à l'aise, ils deviennent plus sincères. C'est un excellent point de départ pour une relation plus profonde.
3. Renforcer la confiance
De la même manière, les interactions en face à face peuvent contribuer à établir la confiance et les relations entre les clients et les fournisseurs. La confiance est essentielle dans toute relation d'affaires (ou toute autre relation d'ailleurs), et le fait de pouvoir se voir pendant les appels vidéo peut renforcer le sentiment de responsabilité et d'engagement.
C'est également utile car la plupart des communications se font par le biais d'expressions et de tics non verbaux plutôt que par les mots eux-mêmes.
4. Amélioration de la résolution des problèmes
Lorsqu'il s'agit de relever des défis ou de résoudre des problèmes, les appels vidéo peuvent s'avérer plus efficaces que l'échange de plusieurs courriels ou messages. Les discussions en temps réel avec des aides visuelles peuvent accélérer la résolution des problèmes et la prise de décision.
C'est toujours précieux, mais c'est particulièrement important si vous rencontrez des problèmes dans votre chaîne d'approvisionnement. Si vous ne les résolvez pas rapidement, c'est toute votre entreprise qui risque de s'arrêter.
5. Démonstrations et formation
Pour certains produits ou services, les appels vidéo peuvent être utilisés pour effectuer des démonstrations en direct ou des sessions de formation. Cette approche interactive peut aider les clients à mieux comprendre comment utiliser les produits de manière efficace, ce qui se traduit par des niveaux de satisfaction plus élevés.
Et vous savez ce qui est mieux qu'un simple appel vidéo ? Un enregistrement vidéo ! tl;dv décuple le processus d'intégration, car il vous permet de créer des séquences et des clips pour présenter rapidement aux nouveaux employés tout ce qu'ils doivent apprendre. Ce logiciel peut également être utilisé pour développer en permanence les connaissances de votre équipe grâce à des vidéos de formation régulières qui intègrent les techniques de vente les plus efficaces. Toutefois, ce logiciel est loin d'être réservé à la vente.
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6. Économies de temps et d'argent
Les appels vidéo permettent aux clients et aux fournisseurs d'économiser du temps et de l'argent. Les frais de déplacement et le temps consacré aux visites sur place peuvent être réduits, ce qui facilite l'organisation de réunions fréquentes et le maintien d'une communication régulière.
C'est la clé du maintien d'une relation commerciale saine. Des mises à jour fréquentes et une communication régulière. Il s'agit là d'un aspect qu'il ne faut pas sous-estimer.
7. Portée mondiale
Comme nous l'avons mentionné dans notre exemple sur le vin français, les appels vidéo permettent d'abolir les frontières géographiques et permettent aux entreprises d'interagir avec des clients et des fournisseurs du monde entier sans qu'il soit nécessaire d'être physiquement présent. Cela ouvre des perspectives de collaboration et d'expansion à l'échelle internationale.
C'est particulièrement utile si vous cherchez à développer votre entreprise. Elle est également liée à un signal d'alarme dont nous parlerons bientôt...
8. Retour d'information et amélioration
En général, ces appels ne se font pas directement avec le fournisseur, mais avec vos clients. Ils peuvent vous donner des indications utiles sur le déroulement de la livraison, le bon état du produit, etc. Vous pouvez ainsi utiliser ces informations pour apporter les améliorations nécessaires et montrer aux clients que leur avis est important.
Ce qu'il faut savoir
La guerre en Ukraine a coupé une grande partie de l'approvisionnement avec la Russie, tandis que la pandémie a retardé les échanges avec la Chine. Ces interruptions de la chaîne d'approvisionnement peuvent affecter et affecteront votre entreprise. 64 % des détaillants ont dû adapter leur chaîne d'approvisionnement au commerce électronique pendant la pandémie, mais il n'y a pas que les événements mondiaux qui affectent l'approvisionnement. Beaucoup de choses peuvent avoir un impact. C'est pourquoi vous devez établir une relation solide comme le roc.
Tout le monde ne mérite pas votre confiance. Voici quatre GRANDS signaux d'alarme auxquels vous devez être attentif lorsque vous rencontrez un nouveau fournisseur.
1. Expérience minimale dans votre niche
Bien que tout le monde doive commencer quelque part, il est judicieux de choisir un fournisseur qui a déjà de l'expérience dans votre ligne de production. Moins votre fournisseur aura besoin d'apprendre, mieux et plus vite il pourra atteindre des performances optimales. Ce que vous ne voulez pas, c'est que votre fournisseur accepte de fournir votre produit et qu'il se rende compte par la suite qu'il ne peut pas livrer suffisamment de l'un des composants clés.
Si l'éthique des fournisseurs vous plaît toujours, ou si d'autres éléments vous semblent plus importants, comme la situation géographique ou la culture de travail, vous pouvez essayer de les mettre à l'épreuve. Passez une petite commande et voyez s'ils sont à la hauteur à plus petite échelle.
2. L'impossibilité de passer à l'échelle supérieure
Si vous êtes dans le monde des affaires, il y a de fortes chances que vous souhaitiez vous développer. En choisissant un fournisseur qui ne peut pas s'adapter à votre vitesse de mise à l'échelle, vous serez freiné et vous vous sentirez frustré. En peu de temps, vous serez à la recherche d'un nouveau fournisseur capable d'honorer vos commandes.
Pourquoi perdre tout ce temps alors que vous pourriez choisir d'emblée un fournisseur évolutif ? Il y a toutefois un bémol à cela. Les grands fournisseurs ont généralement une quantité minimale de commande (QMC), et si votre volume diminue pour une raison ou une autre, vous finirez par payer pour le stock inutilisé. Ces quantités minimales sont généralement négociables, ce qui est une bonne chose, mais il ne faut pas oublier que la plupart des fournisseurs attendent généralement une première commande plus importante, un peu comme un acompte. Choisissez judicieusement votre fournisseur en fonction de sa capacité à vous fournir le volume dont vous avez besoin et celui que vous prévoyez d'avoir à l'avenir.
3. Trop de clients
Si vous optez pour l'abeille la plus occupée, vous ne pourrez pas vous plaindre de ne pas recevoir le même niveau d'attention qu'ailleurs. Un grand nombre de clients peut donner à un fournisseur l'impression qu'il est populaire et qu'il sait ce qu'il fait, mais c'est souvent lorsqu'il y a trop de clients que certains d'entre eux deviennent mécontents. Le personnel du fournisseur est surchargé de travail et commence à faire des erreurs. Ce n'est pas toujours le moment de se lancer dans l'aventure.
Toutefois, il ne faut pas rebondir d'un côté et foncer dans l'autre. Un fournisseur qui a trop peu de clients ne vous apportera rien non plus. Moins un fournisseur a de clients, plus il risque de ne pas faire de bénéfices. Vous ne voulez pas que votre fournisseur fasse faillite alors qu'il est censé honorer votre commande.
4. Prêt à travailler sans contrat
Le plus important de tous... Si un fournisseur vous pousse à conclure un accord sans contrat professionnel, il vaut mieux que vous vous en alliez. Empêchez-vous de prendre une décision hâtive. Vous vous en féliciterez à long terme. Il peut être tentant de faire des économies et de gagner du temps, mais sans contrat, vous risquez de vous retrouver dans une impasse sans pagaie et avec un gros trou dans votre bateau.
Si l'on hésite à légitimer un partenariat professionnel par un contrat, il faut arrêter les frais et se tirer d'affaire.
Que réserve l'avenir aux chaînes d'approvisionnement ?
Des efforts sont en cours pour renforcer la sécurité des fournisseurs et améliorer leur transparence grâce à la technologie blockchain, avec des entreprises comme VeChain et Origin Trail qui ouvrent la voie. Elles peuvent valider la légitimité et l'authenticité des produits en suivant la chaîne d'approvisionnement à chaque étape. L'importance de cette démarche est évidente dans le cas d'un produit alimentaire dont les ingrédients doivent être vérifiés.
Pour revenir à l'exemple du vin, vous pourrez suivre chaque étape du processus, de la cueillette des raisins à la mise en bouteille du vin, sur la blockchain. Ainsi, vous saurez que le vin provient de l'endroit qui vous a été indiqué. Cela créera un système sans confiance dont nous avons grand besoin.
Toutefois, l'adoption et la mise en œuvre de ce type de technologie par le grand public sont encore loin d'être acquises. En attendant, vous devez contrôler (jeu de mots) votre fournisseur vous-même et vous fier à votre instinct et à votre réputation. C'est là encore que les appels vidéo s'avèrent utiles.
Commencez dès aujourd'hui à enregistrer vos interactions avec vos fournisseurs grâce à tl;dv
Si vous ne pouvez pas rencontrer votre fournisseur en personne, ce qui est souvent le cas dans les grandes entreprises, la meilleure solution consiste à passer un appel vidéo. Vous pouvez lui parler face à face, voir ses expressions, son attitude, l'attention qu'il porte à vos besoins, etc. Il est également assez facile d'organiser un appel professionnel, contrairement à ce qui se passerait si vous deviez rencontrer en personne un homme ou une femme d'affaires très occupé(e).
Mieux encore, avec tl;dv, vous pouvez enregistrer vos appels vidéo et les revoir pour une analyse plus approfondie. Vous pouvez obtenir des résumés et des transcriptions de l'IA, ainsi que laisser des horodatages à des moments précis afin que toute votre équipe puisse rattraper le temps perdu sans avoir besoin de participer à la réunion.
Téléchargez tl;dv pour Zoom ou obtenez l'extension chrometl;dv pour Google Meet et commencez à enregistrer vos appels dès aujourd'hui.
