Des stratégies de réunion efficaces pour les équipes remote et hybrides, lorsqu'elles sont préparées et prêtes à fonctionner, sont essentielles pour minimiser les pertes de temps.
Alors que la révolution remote se poursuit (et à tl;dv , nous sommes là pour ça 👏 👏👏 👏), il existe une légère hypothèse selon laquelle les réunions remote se déroulent dans un continuum espace-temps légèrement différent de celui des réunions sur site. Certes, il n'y a pas de trajet à faire et vous n'avez pas besoin de sortir de la salle de conférence pour assister à la réunion de l'équipe financière, mais ces réunions prennent tout de même du temps, de l'énergie et des ressources. Oui, c'est vrai, du temps de travail productif est potentiellement gaspillé.
Si vous êtes à la recherche de stratégies pour mener des réunions efficaces, vous êtes au bon endroit. Nous avons établi ci-dessous un calendrier point par point pour mettre de l'ordre dans vos affaires tout en réduisant la durée des réunions.
Mais, avant d'entrer dans le vif du sujet, il y a une chose importante que nous devons souligner.
tl;dv rend les réunions plus efficaces
Il y a de très nombreuses raisons à cela, et nous pourrions parler de notre enregistreur de réunion en ligne toute la journée. Cependant, dans l'esprit d'économiser tout le temps dont nous avons parlé, nous allons vous le signaler tout au long du chemin.
Définir les objectifs de la réunion
La première étape de toute stratégie efficace de réunion d'équipe consiste à définir l'objectif. Posez-vous la question suivante : "Quel est le but de cette réunion ?"
S'agit-il d'une session de prise de décision, d'une session de partage d'informations ou d'une session de brainstorming ?
À l'époque, les réunions étaient organisées pour parler de réunions... pour parler de réunions. Et pour être honnête, la bonne vieille réunion en personne avait la réputation d'être un peu chronophage.
Mais avec les technologies modernes et l'essor du travail sur remote , on s'attend désormais à ce que les réunions aient un objectif, qu'elles soient ciblées et productives.
Les réunions sont devenues plus fraîches et plus habiles.
Fixez donc vos objectifs dans la pierre avant d'appeler les gens à se réunir. Ainsi, chacun sait ce que l'on attend de lui et ce que vous devez atteindre.
Créer un ordre du jour
Une fois que vous avez décidé de l'objectif, créez un ordre du jour afin de pouvoir le partager avec les participants à la réunion à l'avance. L'ordre du jour donne une structure à la réunion, ce qui permet à chacun de rester concentré et de ne pas s'écarter du sujet.
Incluez les sujets qui doivent être discutés, les questions qui doivent être répondues et toute autre information que vous jugez pertinente. Le fait d'avoir un ordre du jour avant la réunion signifie que vous êtes tous sur la même longueur d'onde, que les tangentes, les digressions et les conversations profondes sur La Voix ne dérailleront pas.
Vous pouvez entrer et sortir en un clin d'œil, en ayant tout couvert.
Décider de la technologie
De nos jours, il y a TELLEMENT de façons d'organiser une réunion remote , mais il ne faut pas croire que tout le monde peut se connecter à Zoom. Il est toujours préférable de faire le point avec l'équipe avant le début de la réunion.
Lorsque vous avez une équipe hybride, c'est encore plus important car certains membres de l'équipe ne peuvent pas se joindre à distance. Il peut s'agir d'un problème technique, d'accessibilité, de permissions ou simplement d'équipes occupées qui ont besoin de moins de réunions.
Toutefois, si vous optez pour Google Meet, ou même Zoom comme outil de réunion virtuelle, ces deux outils s'intègrent parfaitement à tl;dv.
tl;dv offre une plateforme accessible à tous, que vous soyez remote ou hybride. C'est l'outil de réunion en ligne idéal pour s'assurer que tout le monde peut participer... même s'il ne le peut pas techniquement.
Dans ce cas, tl;dv peut être utile car tout le monde peut accéder à toutes les décisions prises et en garder la trace, mais nous y reviendrons plus tard.
Choisir les participants
Une fois l'objectif fixé et le programme établi, il est temps de dresser la liste des invités.
Si vous avez déjà assisté à une réunion où vous n'aviez rien d'autre à faire que de regarder fixement au loin, c'est que quelque chose n'a pas été planifié correctement.
Personne ne veut assister à une réunion inutile, et personne ne veut non plus amener des gens inutilement à une réunion.
Outre le fait que vous pouvez perdre beaucoup de temps productif, ajouter d'autres voix dans le mélange peut parfois compliquer des choses très simples.
Même si la réunion concerne différentes équipes et personnes, utiliser tl;dv pour rattraper le temps perdu après l'événement peut être la meilleure option.
Grâce à l'horodatage, au balisage et à une transcription étonnante, les individus et les équipes peuvent parcourir l'information jusqu'à l'essentiel et ignorer le reste.
Nommer les rôles
Comme pour toutes les réunions, il doit y avoir un leader. Cette personne veillera au bon déroulement de la réunion tout en respectant l'objectif et l'ordre du jour.
Il est également bon de désigner d'autres rôles, comme un chronométreur, qui surveille le temps que prend chaque sujet pendant la réunion ; un décideur, qui a un vote décisif sur ce qui est fait ; ou même un preneur de notes, qui prend des notes ou qui est simplement responsable de la mise en place de tl;dv (tâche la plus facile qui soit. C'est tellement simple et peut même être automatisé !)
Envoyer des invitations au calendrier (et envoyer l'ordre du jour)
Vous avez le plan, les personnes et le pouvoir... il ne vous reste plus qu'à décider de la date et à envoyer les invitations.
Dans ce cas, veillez à joindre l'ordre du jour à l'invitation à la réunion, ainsi que les liens, codes de passe ou clés magiques permettant d'accéder à la réunion virtuelle.
En veillant à ce que chacun ait tout ce dont il a besoin à l'avance, les choses seront beaucoup plus simples lorsque la réunion aura lieu.
De plus, s'il y a quelque chose qui doit être apporté ou préparé, des figures, des diapositives ou des hiboux en macramé, envoyez peut-être un e-mail rapide à ce membre de l'équipe séparément comme rappel.
De même, si vous utilisez tl;dv et que vous constatez que les gens ne peuvent pas venir à cette heure. Ne vous inquiétez pas ! Vous n'avez pas besoin de modifier l'heure pour convenir à une ou deux personnes. Il suffit de partager l'enregistrement de la réunion après coup, avec les balises et les horodatages pertinents pour ceux qui n'ont pas pu venir.
Commencez la réunion !
Vous avez fait tous les préparatifs et le moment est venu !
Arrivez à l'heure.
Prends de l'eau.
Assurez-vous que tous vos problèmes techniques sont réglés au préalable et c'est parti !
Établir des règles de base
Tout d'abord, lorsque tout le monde est en réunion, il convient de respecter l'étiquette de la vidéoconférence.
Coupez les micros, mettez les écrans de préférence, et soyez juste gentil.
Les procès-verbaux sont pris automatiquement
C'est le moment où vous confirmez que la personne qui rédige le procès-verbal rédige bien le procès-verbal...
MAIS, vous avez été incroyablement malin et avez décidé d'utiliser tl;dv, donc vous pouvez sauter cette partie.
L'intégralité de la réunion est transcrite automatiquement, prête à être partagée, clippée, référencée et même intégrée dans votre CRM, à tout moment.
Woohoo ! Tu as une étoile en or. ⭐
Restez sur la bonne voie (ayez une Karen !)
Les Karens ont mauvaise réputation, mais mon Dieu, la bonne sorte de "Karen" peut vous garder dans le droit chemin.
Les Karens peuvent être très utiles. S'assurer que la réunion reste sur la bonne voie est essentiel pour tirer les bénéfices dont nous avons parlé : moins de temps passé, moins de ressources gaspillées.
Demandez à quelqu'un de faire claquer le fouet et d'empêcher la conversation de dévier.
Gardez-le bien quand même !
Temps de surveillance
Et bien que vous ayez déjà établi les rôles et que vous ayez un chronométreur, assurez-vous que vous gardez tous un œil sur l'horloge.
Bien que chaque point de la réunion doive évidemment être traité avec tout le respect qu'il mérite, veillez à ce que les points soient succincts, exploitables et, surtout, dynamiques.
Commencez et respectez l'ordre du jour
Il est essentiel que l'ordre du jour soit respecté, mais si quelqu'un a l'impression que quelque chose doit être discuté sur-le-champ, assurez-vous que vous êtes tous d'accord avant de vous lancer.
Quelques minutes de discussion sur l'opportunité ou non de discuter d'un sujet peuvent faire gagner beaucoup de temps à long terme.
La meilleure pratique serait (à moins que ce ne soit incroyablement urgent) de l'ajouter à la fin de la réunion.
Toutefois, si vous n'êtes pas encore tout à fait sûr de la manière de structurer votre agenda, voici un moyen de décider ce qui doit être fait, et quand :
1. Priorisez d'abord les choses les plus importantes
Simple, mais important. Ce sont les choses que vous DEVEZ faire avant la fin de la réunion.
2. Points urgents plus courts
Pas comme des choses importantes et effrayantes à faire, mais des points qui peuvent être rapidement décidés, délégués ou mis en œuvre pour gagner du temps.
3. Restez logique
Il est moins logique de parler de la fête de Noël en février que de discuter des plans pour la campagne de vente finale du premier trimestre. Essayez d'utiliser le raisonnement et la logique pour les petits points de l'ordre du jour.
4. "Articles de gueule de bois"
Les plans les mieux conçus et tout ça, vous n'arriverez toujours pas à tout faire.
Veillez à prendre note de ce que l'on pourrait appeler les "objets de la gueule de bois".
Ce sont les petites choses qui ne sont ni urgentes ni super importantes, qui n'ont pas été discutées.
Elles peuvent être suivies sur tl;dv et soulevées à nouveau ultérieurement.
Si vous constatez que ces éléments sont repoussés à plusieurs reprises, demandez-vous s'ils sont vraiment importants.
Assigner des tâches
Maintenant que l'essentiel de la réunion est terminé et que nous avons parlé de ce dont nous avons besoin, il est temps de passer à l'action.
L'attribution de tâches pendant la réunion est essentielle, sinon, votre réunion n'aura été qu'une perte de temps.
Indiquez clairement ce qui doit être fait, qui doit le faire et comment les progrès seront suivis.
Le faire maintenant signifie qu'il n'y a pas de perte de traction, et cela signifie également qu'il y a un moment documenté où quelqu'un est donné ou prend la responsabilité.
Fixer des échéances
Et bien sûr, fixez des délais pour tout cela !
Oui, tous ! Et faites en sorte qu'elles soient gravées dans la pierre. Rien de vague, parce qu'on les oubliera !
Vous pouvez toujours modifier les délais plus tard, mais vous ne pouvez pas le faire si vous ne les fixez pas dès le départ.
Résumer les décisions et actions clés
Avant la fin de la réunion, le responsable de la réunion doit revenir sur toutes les décisions qui ont été prises et les actions entreprises. C'est un peu comme lorsqu'un serveur vous relit votre commande. De cette façon, tout le monde est sûr d'être sur la même longueur d'onde.
Convenir de la prochaine réunion
Avant de cliquer et de vous remettre au travail, assurez-vous que la prochaine réunion est organisée. Celle-ci doit être suffisamment éloignée pour que vous ayez des éléments à rapporter à l'équipe, mais pas trop loin pour que tout soit oublié.
Emballez tout !
Ne la laissez pas s'éterniser. Donnez-vous une limite de temps pour conclure la réunion afin que tout le monde puisse se remettre au travail.
Et c'est tout !
Vous avez frappé une autre réunion dans le parc. ⭐⭐⭐
Félicitez-vous, allez vous chercher une tasse de thé ou de café bien méritée et mettez-vous au travail !
Évaluer la réunion
Oh, attends... encore une chose !
Une fois la réunion terminée, il est important d'en évaluer le déroulement. A-t-elle été productive ? Qu'est-ce qui aurait pu être amélioré ? Tout le monde a-t-il contribué et participé à la discussion ou quelques-uns ont-ils pris le contrôle de la conversation ?
En réfléchissant à chaque réunion, vous pouvez identifier les problèmes qui doivent être résolus et faire en sorte qu'ils ne se reproduisent pas. Vous pouvez également obtenir un retour de vos participants sur ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré pour les réunions futures.
Une fois de plus, tl;dv peut donner un aperçu incroyable de la situation. Outre la possibilité d'inclure tous les non-participants, vous pouvez effectuer des recherches dans les transcriptions, clip et envoyer des informations clés à d'autres personnes, et plus généralement jeter un coup d'œil rapide pour vérifier tout cela. C'est un outil de suivi extraordinaire.
Modèles de réunion gratuits
Bien que le modèle ci-dessus soit génial, si nous le disons nous-mêmes, il n'est pas forcément adapté à tous les cas de figure. Vous pouvez avoir des réunions hebdomadaires, des réunions de service particulières, ou même des réunions avec les clients qui nécessitent une structure légèrement différente.
Pas de souci, nous avons tout ce qu'il vous faut ! Voici quelques modèles pour un éventail de types de réunions, à la fois remote et hybrides :
Confluence Remote Modèle de réunion
6 Miro Remote Modèles de réunion
Conceptboard Remote Modèles de réunion
Hugo Remote Modèles de réunion
Modèle de réunion hybride Fellow
Modèle de réunion hybride Mural
Il ne s'agit que de lignes directrices pour vous aider à démarrer et à tirer le meilleur parti de vos réunions. Il est important de se rappeler que chaque équipe est différente, alors adaptez-les en conséquence.
Et si tl;dv peut vous faciliter la tâche et vous permettre d'assister à moins de réunions, cela vaut certainement la peine de s'y intéresser !
