Il est parfois difficile de savoir comment choisir un outil de prise de notes automatique pour les réunions. Il existe une multitude d'outils qui prétendent tous être plus intelligents, plus rapides ou plus précis les uns que les autres. Mais la plupart des gens n'ont pas besoin d'une démonstration tape-à-l'œil, ils ont besoin d'un outil qui fonctionne réellement.
Ces dernières années, j'ai travaillé avec ces outils dans le cadre de toutes sortes de réunions : appels de clients, réunions d'équipe, entretiens, séances de stratégie, etc. En tant que rédacteur de contenu B2B avec une expérience dans le journalisme, la vente et le marketing (au bureau et à remote), j'ai pris plus de notes que je ne peux en compter. Je sais ce qui rend une note utile et j'ai testé la plupart des outils qui prétendent le faire pour vous.
Ce guide analyse ce qui compte réellement dans le choix d'un outil, en se basant sur l'expérience du monde réel et non sur de simples listes de caractéristiques.
Table des matières
TL;DR : Comment choisir une IA pour prendre des notes lors d'une réunion (sur la base d'une utilisation réelle)
Si vous souhaitez simplement connaître les principaux enseignements, voici ce que j'ai appris après avoir testé ces outils pendant des années :
- Définissez clairement votre cas d'utilisation : transcriptions, résumés, partage ou recherche.
- Assurez-vous qu'il fonctionne avec votre configuration de réunion actuelleZoom, Google Meet, Teams).
- La précision compte plus que tout, surtout en cas d'accents ou de sons désordonnés.
- Vous avez besoin d'une recherche appropriée, pas seulement d'une transcription que vous devez parcourir.
- Les formules gratuites varient considérablement, il faut donc vérifier ce qui est inclus et ce qui est bloqué derrière un mur payant.
- Si vous êtes au Royaume-Uni ou dans l'UE, la conformité au GDPR n'est pas négociable.
- Veillez à ce que les sentiments ou les résumés ne soient pas biaisés, en particulier en fonction des cultures et des rôles.
- La qualité est différente pour chacun, alors choisissez ce qui correspond à votre quotidien, et pas seulement à une liste de caractéristiques.
D'après mon expérience, les meilleurs outils sont ceux qui vous font gagner du temps sans vous donner plus de travail.
Commencez par expliquer pourquoi vous en avez réellement besoin
Avant de vous attarder sur les fonctionnalités ou les prix, prenez un peu de recul. La première étape pour savoir comment choisir un preneur de notes de réunion IA consiste à comprendre votre cas d'utilisation spécifique.
Vous dirigez peut-être votre propre entreprise et avez besoin de transcriptions fiables pour pouvoir vous concentrer sur les appels au lieu de griffonner des notes. Vous faites peut-être partie d'une équipe en pleine croissance qui a besoin de résumés clairs et d'un moyen de garder une trace des décisions. Ou encore, vous gérez des entretiens, des ateliers ou des séances de travail avec des clients, où il est essentiel de pouvoir extraire rapidement des citations.
Je n'ai pas toujours eu besoin de beaucoup. Au début, je voulais juste un simple enregistrement de ce qui avait été dit. Au fil du temps, mes besoins ont évolué. J'avais besoin de résumés que je pouvais envoyer à mes clients. Puis j'ai voulu des archives consultables pour ne pas avoir à fouiller dans de vieux Google Docs et fichiers audio. Ce dont vous avez besoin aujourd'hui est peut-être élémentaire, mais il vaut la peine de penser à l'avenir.
Pour choisir le bon outil, il faut d'abord définir clairement le problème que l'on cherche à résoudre. Tout le reste se construit à partir de là.
La précision n'est pas facultative
À la base, un preneur de notes de réunion doit trouver les mots justes. S'il n'y parvient pas, rien d'autre n'a d'importance.
J'ai utilisé des outils qui produisaient des transcriptions impeccables, même lorsque la qualité audio n'était pas excellente. J'ai aussi vu des outils qui transformaient une conversation claire en un véritable fouillis. Si je dois lire une transcription trois fois juste pour comprendre ce que quelqu'un a vraiment dit, cela ne me fait pas gagner du temps. Cela me fait travailler deux fois.
La précision ne se limite pas à l'orthographe. Elle inclut la ponctuation, les étiquettes des locuteurs et la manière dont l'outil traite les mots de remplissage ou les pauses gênantes. Certains outils nettoient bien les choses sans en perdre le sens. D'autres sont si littéraux qu'ils incluent tous les "hum" et les phrases à moitié formées, ce qui devient rapidement illisible.
Dans les milieux journalistiques britanniques, Otter est presque une plaisanterie courante. Il est connu pour s'effondrer complètement lorsqu'il est confronté à des accents régionaux, en particulier ceux de Liverpool. J'ai vu des interviews se transformer en véritables mèmes. Il ne s'accommode tout simplement pas des variations de ton, du dialecte ou de la diaphonie.
Si vos appels impliquent des accents forts, plusieurs locuteurs ou des bruits de fond, testez l'outil correctement. Les meilleurs outils gèrent des conversations réelles, et pas seulement des données audio écrites dans des conditions parfaites.
L'essentiel à retenir est simple : à qui vous adresserez-vous réellement ?
La prise de notes AI Meeting s'adapte-t-elle à votre configuration ?
Avant de vous laisser séduire par les fonctionnalités d'un outil, vérifiez s'il s'adapte à la façon dont vous organisez vos réunions.
La plupart des systèmes de prise de notes assistée par ordinateur s'intègrent à des plates-formes communes, mais tous ne le font pas correctement. Certains ne fonctionnent qu'avec Zoom. D'autres nécessitent une extension Chrome fonctionnant en arrière-plan. Quelques-uns vous obligent à télécharger les enregistrements manuellement, ce qui va à l'encontre du but recherché.
J'ai testé récemment un outil qui avait beaucoup d'atouts : des transcriptions précises, une interface propre et un étiquetage vraiment utile. J'étais curieux de voir comment il se comparait à tl;dv, que j'utilise évidemment depuis longtemps. Mais je me suis rendu compte qu'il ne prenait en charge que Zoom. Or, j'utilise Google Meet pour presque tout. Cela l'a complètement exclu.
Voici quelques intégrations courantes à vérifier :
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Calendrier Google ou Outlook
- Slack
- Zapier
- Notion ou outils de gestion de projet
Plus l'intégration est fluide, mieux c'est. Une bonne IA de prise de notes doit s'intégrer à votre configuration et fonctionner. Pas d'agitation. Sans friction.
Le preneur de notes de l'IA traite-t-il bien les résumés, les points saillants et les actions à entreprendre ?
Une bonne IA de prise de notes ne doit pas se contenter de répéter ce qui a été dit. Les résumés intelligents, les points forts clairs et les actions à entreprendre sont les éléments qui commencent à devenir réellement utiles.
La question est de savoir qui décide de ce qui est important. Vous ou l'intelligence artificielle ? Certains outils y parviennent. Ils identifient les thèmes, repèrent les décisions et mettent en évidence les tâches sans vous submerger de répétitions. D'autres se contentent de réorganiser la transcription et d'en faire un résumé. Ce n'est pas utile. Ce n'est que du bruit.
Ayant travaillé dans la vente, le journalisme, le marketing et le contenu, j'ai pu constater que les besoins d'une réunion varient d'une équipe à l'autre. Ce qui est important pour moi en tant que spécialiste du marketing peut sembler hors de propos à quelqu'un qui travaille dans le domaine des produits ou du succès client. Certains outils sont confrontés à ce problème. Vous les installez et vous vous rendez compte que l'ensemble semble conçu pour un pipeline de vente, sans tenir compte des autres rôles. La réussite du client est laissée pour compte. Les appels stratégiques semblent plats. Personne ne sait à qui s'adresse réellement le résumé.
Il y a aussi l'aspect culturel. En tant que Britannique, je remarque qu'un outil manque totalement de nuances ou de ton. Des formulations centrées sur les États-Unis, des listes de points trop enthousiastes ou des actions que personne n'a réellement acceptées. C'est subtil, mais lorsque vous travaillez à l'international, vous le remarquez rapidement. Je travaille avec des personnes du monde entier, et c'est un aspect que tl;dv maîtrise parfaitement. Il n'essaie pas d'imposer un style unique à toutes les conversations.
Avant de vous laisser séduire par une démonstration tape-à-l'œil, posez-vous la question suivante : cet outil comprend-il la façon dont vous et votre équipe parlez, pensez et travaillez ? Ou ne fait-il que promouvoir la version de quelqu'un d'autre de ce à quoi ressemble une bonne réunion ?
Voici ce qu'un résumé véritablement utile devrait contenir :
- Principales décisions prises lors de l'appel
- Prochaines étapes ou actions, idéalement assignées à quelqu'un
- Principaux sujets ou thèmes abordés, sans réécrire l'ensemble de la transcription
- Des points forts utiles, pas seulement des phrases répétées
- Un langage adapté au ton qui correspond à la façon dont votre équipe communique
S'il manque ces éléments, il n'est probablement pas aussi intelligent qu'il le prétend.
Confidentialité, sécurité et conformité pour la prise de notes de votre réunion par IA (en particulier au Royaume-Uni et dans l'UE)
C'est un gros problème pour moi. J'ai dû rejeter des outils par ailleurs excellents sur la seule base de leur politique de confidentialité (ou de l'absence de politique). Si vous êtes au Royaume-Uni ou dans l'Union européenne, vous ne pouvez pas vous permettre de sauter cette partie.
De nombreux outils basés aux États-Unis reconnaissent l'existence du GDPR, mais si l'on creuse les petits caractères, on s'aperçoit qu'ils sont souvent vagues ou incomplets. Les données peuvent être stockées dans plusieurs régions, accessibles à des tiers ou utilisées pour former des modèles, à moins que vous ne vous y opposiez expressément. Et de nombreuses personnes ne se rendent même pas compte de ce qui se passe en arrière-plan.
Il y a ensuite l'analyse des sentiments.
Cela semble intelligent : suivre le ton, l'humeur et les signaux émotionnels. Mais dans la pratique, cela peut donner l'impression d'être complètement à côté de la plaque. J'ai vu des outils qualifier de négatives des réponses britanniques neutres, ou interpréter à tort un professionnalisme discret comme un désintérêt. Ce que dit une personne n'est que la moitié de l'histoire. La façon dont elle le dit est profondément culturelle et souvent mal interprétée par les modèles formés principalement aux modèles de discours américains.
Dans notre équipe, nous travaillons au-delà des fuseaux horaires et des cultures, notamment en collaborant régulièrement avec des collègues au Brésil, au Japon, au Canada et dans d'autres pays encore. Ce qui est considéré comme clair et respectueux dans une culture peut être qualifié de "plat" ou de "froid" dans une autre. Le risque n'est pas seulement l'inexactitude. Il s'agit de réduire les gens à des catégories émotionnelles fixes qu'ils n'ont jamais choisies. Même si un outil prétend tenir compte des normes régionales, on peut toujours avoir l'impression qu'une version simplifiée de la personnalité d'une personne est diffusée sans contexte et sans son consentement.
Je suis le premier à admettre que j'ai mon propre objectif. J'ai une formation en vente et en marketing, et je suis donc naturellement sensible à l'énergie et à la persuasion. Mais je sais aussi que tout le monde ne communique pas de cette manière. Les outils qui partent du principe qu'il existe une seule "bonne" façon de s'exprimer lors d'une réunion risquent de donner une image erronée des personnes qui les utilisent.
Et ce, avant même d'aborder la question centrale : la sécurité. Si vous partagez des conversations sensibles, traitez des appels de clients ou stockez des transcriptions à long terme, la technologie doit être hermétique.
Voici ce qu'il faut rechercher comme base de référence :
- Stockage conforme au GDPR
- Centres de données basés dans l'UE
- Cryptage de bout en bout (au repos et en transit)
- Conservation des données personnalisable
- Contrôle d'accès basé sur les rôles
Si un outil ne peut pas vous donner des réponses claires sur l'endroit où vos données sont stockées, sur les personnes qui peuvent les consulter ou sur la manière dont il gère l'analyse, il ne s'agit pas d'une zone grise. C'est un non.
La recherche et l'extraction ne doivent pas être un cauchemar pour votre preneur de notes de réunion IA
De nombreux outils permettent d'enregistrer une réunion. Le véritable test est la rapidité avec laquelle vous pouvez en extraire les éléments utiles par la suite.
Si je ne peux pas trouver une décision clé de l'appel du mois dernier en moins de dix secondes, l'outil ne fait pas son travail. Vous ne devriez pas avoir à parcourir un mur de transcriptions juste pour savoir ce que quelqu'un a dit, ou s'il l'a dit tout court.
La recherche doit être rapide, flexible et adaptée à votre façon de penser. Recherchez des outils qui offrent :
- Recherche par mot-clé et par locuteur
- Marquage ou regroupement de sujets
- Faits marquants et citations exportables
- Filtre par date, par participant ou par titre de réunion
Il est également utile que l'outil comprenne le sens, et pas seulement les mots. Si votre cerveau fonctionne par concepts plutôt que par phrases exactes, Ctrl+F ne vous mènera pas très loin. N'oublions pas non plus les erreurs de transcription. Si vous avez déjà entonné avec assurance les mauvaises paroles d'une chanson, vous comprendrez à quel point les "réunions mal entendues" peuvent entraîner des moments gênants. Un outil intelligent facilite la détection et la correction de ces erreurs.
Ce que j'aime chez tl;dv , c'est que sa bibliothèque de réunions fonctionne presque comme Google. Vous pouvez rechercher tous vos enregistrements antérieurs par sujet, mot-clé ou nom et vous rendre directement au bon moment. C'est une petite fonctionnalité qui permet de gagner énormément de temps.
Vous ne devriez pas avoir à décoder vos propres conversations. Le bon outil permet d'aller directement à l'essentiel.
Plan gratuit ou plan payant - Qu'obtenez-vous réellement ?
De nombreux systèmes de prise de notes par IA prétendent être gratuits, mais le terme "gratuit" ne signifie pas toujours ce que l'on croit.
Certains proposent une véritable configuration freemium. Cela signifie que toutes les fonctionnalités sont disponibles, sans limite de temps, et qu'il suffit de mettre à niveau si vous avez besoin de plus d'espace de stockage ou d'un accès à l'équipe. D'autres sont des essais gratuits déguisés: vous entrez vos coordonnées, vous avez accès à l'application pendant une semaine, puis vous vous heurtez à une limite stricte. D'autres encore vous donnent un accès complet mais limitent le nombre de minutes d'enregistrement. D'autres encore ne proposent pas de fonctionnalités de base telles que l'exportation ou la lecture de vidéos.
Information complète: tl;dv propose un plan gratuit pour toujours, qui comprend un nombre illimité d'enregistrements, de transcriptions et de prises de notes. Vous n'avez pas accès à toutes les fonctionnalités. Des éléments tels que les analyses avancées, les contrôles administratifs ou certaines intégrations sont réservés aux niveaux payants, mais l'expérience de base est réellement utilisable. Il est également très facile de mettre à jour et d'augmenter l'offre en fonction de vos besoins, sans avoir à s'engager pour 3 ans comme c'est le cas pour d'autres outils basés sur la vente.
Comparez cela à Firefliesqui est également gratuit au départ, mais vous n'obtiendrez pas l'enregistrement vidéo à moins de passer à la version supérieure. Vous travaillez essentiellement avec la transcription. Et Fathom propose des résumés dans sa version gratuite, mais ne dispose pas des fonctions d'organisation plus approfondies et de la flexibilité dont vous pourriez avoir besoin si vous gérez plusieurs projets ou équipes.
Je me suis déjà fait avoir. Un plan gratuit semble généreux jusqu'à ce que la fonction dont vous avez réellement besoin soit bloquée. C'est pourquoi je teste généralement les versions payantes dès le départ, non pas parce que je veux toutes les fonctionnalités immédiatement, mais parce que je veux voir comment l'outil gère l'utilisation réelle.
Si vous recherchez une valeur à long terme, optez pour un modèle freemium qui vous permette d'évoluer. Quelque chose qui fonctionne bien dès le premier jour, sans enfermer les bases derrière un paywall.
À quoi ressemble une bonne prise de notes de réunion par l'IA ?
Tous les preneurs de notes AI ne conviennent pas à tout le monde, et c'est justement là l'intérêt. Avant de vous engager, demandez-vous ce que "bon" signifie pour vous.
Préférez-vous quelque chose de minimal qui se contente de capturer l'essentiel et qui reste à l'écart ?
Ou souhaitez-vous une plateforme plus riche en fonctionnalités, avec des fonctions de recherche, de marquage, de mise en évidence, d'intégration et d'analyse ?
L'utilisez-vous seul ou partagez-vous vos notes avec une équipe ou des clients ?
Vous en avez besoin pour des réunions quotidiennes, des contrôles hebdomadaires ou simplement pour des appels stratégiques occasionnels ?
Il est TELLEMENT facile de se laisser séduire par des fonctions tape-à-l'œil, mais la plupart du temps, le meilleur outil est celui auquel vous n'avez pratiquement pas à penser. C'est celui qui, en toute discrétion, facilite le déroulement de votre journée.
Pour moi, un bon assistant de réunion IA ne se contente pas de transcrire. Il me fait activement gagner du temps. Il m'aide à rester organisé, à intégrer les collaborateurs et à passer à autre chose sans avoir à fouiller dans les dossiers. Telle est ma norme. La vôtre peut être différente, et c'est exactement la raison pour laquelle il vaut la peine de la définir avant de se lancer.
Aide-mémoire : Comment choisir un preneur de notes AI pour les réunions
Tous les outils ne se valent pas. Avant de vous lancer, gardez à l'esprit les questions suivantes :
- De quoi ai-je réellement besoin : de transcriptions, de résumés, de partage ou de recherche ?
- Cela fonctionnera-t-il avec la façon dont j'organise déjà des réunionsZoom, Meet, Teams) ?
- Peut-il gérer des conversations réelles : accents, diaphonie, bruits de fond ?
- La fonction de recherche m'aide-t-elle réellement à trouver rapidement des informations ?
- Le plan gratuit est-il réellement utilisable ou s'agit-il d'une simple accroche ?
- Respectera-t-il la vie privée et la conformité régionale, en particulier le GDPR ?
- Les résumés semblent-ils exacts ou manquent-ils de tonalité et de contexte ?
- Cela correspond-il à mon rôle et à mon style de communication, et pas seulement à celui de quelqu'un d'autre ?
Testez ce dont vous avez besoin, et non ce que la page d'atterrissage vous dit de vouloir.
Si vous recherchez un outil qui couvre l'essentiel sans vous faire faire des pieds et des mains, tl;dv est un bon point de départ.
Je travaille avec eux, en toute transparence, mais même en toute objectivité, c'est celui que j'aurais choisi de toute façon. Il est véritablement gratuit, fonctionne sans problème avec les réunions réelles et gère la recherche, les résumés et les nuances mieux que la plupart des autres.
J'ai testé un grand nombre de ces outils. tl;dv est celui auquel je reviens, non pas par obligation, mais parce qu'il fonctionne réellement de la manière dont j'en ai besoin.
FAQ sur le choix d'un preneur de notes de réunion AI
Quelle est la fonction la plus importante d'un outil de prise de notes de réunion intelligent ?
Pour la plupart des gens, c'est la précision. Un outil qui ne peut pas transcrire clairement ou identifier correctement les orateurs est plus gênant qu'utile. Ensuite, il faut rechercher des résumés intelligents, une recherche facile et des intégrations fiables avec votre plateforme de réunion.
Les assistants de réunion IA gratuits valent-ils la peine d'être utilisés ?
Les preneurs de notes IA peuvent-ils être utilisés pour des entretiens ou des recherches ?
Oui, certains outils sont parfaits pour cela. Recherchez la séparation des intervenants, le marquage et la possibilité d'exporter des extraits ou des citations. Si vous travaillez avec des données sensibles, vérifiez les politiques de confidentialité.
Quel est le meilleur preneur de notes AI pour les petites équipes ?
Comment tester un preneur de notes de réunion IA sans perdre de temps ?
Réservez quelques réunions à faible enjeu (rencontres internes, enregistrements en solo, etc.), lancez l'outil, puis posez-vous la question :
- A-t-il été facile à utiliser ?
- Ai-je fait confiance au résultat ?
- Est-ce que je me référerais à ces notes ?
C'est généralement suffisant pour savoir s'il convient à votre flux.
De plus, si vous voulez gagner encore plus de temps, essayez d'en ajouter un ou deux à une seule réunion. Même si ce n'est pas l'idéal pour une expérience en contact avec le client, vous pouvez littéralement comparer les outils côte à côte.
