Si vous en avez assez de perdre du temps sur des projets qui manquent de direction, une réunion sur le plan d'action pourrait être la solution.
Mais "Qu'est-ce qu'une réunion de plan d'action ?" nous vous entendons crier !
Une réunion de plan d'action est conçue pour développer et discuter d'un plan d'action pour atteindre des objectifs spécifiques. Elle est utilisée par les équipes et les organisations pour s'assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet ou une initiative sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la situation générale, le calendrier du projet et les responsabilités individuelles.
Bien que l'on puisse penser qu'il s'agit d'une "réunion comme les autres", il s'agit d'un événement ciblé, avec des objectifs très clairs. Il nécessite également une certaine planification préalable et une coordination pour être absolument solide.
Il s'agit essentiellement d'une réunion visant à créer un plan d'action.
Conseils pour la réunion sur le plan d'action
Quand faut-il créer un plan d'action lors d'une réunion ?
Il faut battre le fer tant qu'il est chaud !
Un plan d'action, et la réunion associée pour le créer, devraient être créés dès qu'un problème est identifié, ou qu'un projet et des objectifs ont été établis.
De ce point de vue, il est frais dans l'esprit des gens. Et plutôt que de l'ajouter à la liste interminable des choses à faire, vous pouvez passer à l'action (comme son nom l'indique !) immédiatement.
Il s'agit d'une étape essentielle de tout processus de gestion de projet, qui permet de s'assurer que toutes les personnes concernées comprennent leur rôle et le calendrier d'exécution.
Au cours de la réunion sur le plan d'action, les membres de l'équipe doivent également discuter des obstacles ou des défis potentiels à l'accomplissement de la tâche afin que des solutions puissent être discutées et convenues.
Conseils pour améliorer une réunion de plan d'action
Bien que chaque entreprise, et même chaque individu, ait sa propre vision de la manière dont une réunion de ce type peut se dérouler, certains éléments clés doivent être présents dans chacune d'elles.
L'objectif ultime de toute réunion stratégique, ou de la création d'un plan d'action, doit être d'aboutir à un ensemble d'actions très claires, exemptes de toute possibilité de mauvaise interprétation.
Cela signifie qu'il y a peu ou pas de place pour l'erreur, et que chaque membre et chaque service peut s'atteler à des tâches qui vont dans le sens de l'objectif commun, chacun ayant un processus clair à suivre.
Voici nos meilleurs conseils pour aborder une réunion sur le plan d'action :
Commencez par fixer un objectif ou un résultat souhaité
Que voulez-vous faire ? Super simple, mais qui doit être défini !
Un objectif clair et spécifique doit être établi avant le début de la réunion afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde dès le départ. En s'assurant que tout le monde a la même définition du succès, il sera beaucoup plus facile de créer un plan réalisable.
Établir les rôles et les responsabilités
Pas de renvoi de la balle sous notre surveillance ! Au cours de la réunion, chaque membre de l'équipe doit avoir une idée claire de son rôle individuel et de sa place dans l'effort collectif. Si les départements peuvent offrir une perspective nouvelle, il faut que l'on sache clairement qui prend les décisions dans l'ensemble. Cela peut être démocratique, mais assurez-vous que les indicateurs clés de performance et les objectifs globaux ne sont pas fixés par des personnes qui ne sont pas au courant du fonctionnement quotidien de l'équipe. Ils risquent de ne jamais être réalisables s'il n'y a pas de "connaissance de l'intérieur" pour confirmer que cela fonctionnera.
Établir un programme clair
Assurez-vous de savoir de quoi vous allez parler. Il n'y a pas de plus grande perte de temps que de ne pas avoir de plan... Je veux dire que c'est littéralement le but de la réunion en premier lieu !
Il est important de fixer un ordre du jour et un calendrier précis pour la réunion afin que les membres de l'équipe sachent ce que l'on attend d'eux et à quel moment. L'ordre du jour doit inclure des points tels que la définition des objectifs, l'aperçu des tâches et la résolution de problèmes.
Hiérarchiser les tâches
Quelle est la chose la plus importante ? Les idées peuvent varier d'une personne à l'autre, mais la hiérarchisation des tâches les plus importantes doit être effectuée dès le début de la réunion. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est d'accord sur l'objectif de la réunion. Cela permettra également de s'assurer que chaque tâche bénéficie du temps et des ressources nécessaires pour être réalisée dans les temps.
Fixez des échéances réalistes
Combien de fois avons-nous donné 20 minutes pour une tâche qui nous a pris plus d'une heure ? Le temps, bien que limité, a l'habitude de nous échapper.
Des délais réalistes permettront de s'assurer que les attentes sont correctement gérées et comprises. Il est très facile de penser que quelque chose va prendre un temps très spécifique, mais ajouter un peu de temps supplémentaire permet de tenir compte des retards ou des impacts externes.
Envisagez les obstacles potentiels et préparez-vous à y faire face
D'accord, c'est peut-être un peu "négatif", mais discuter à l'avance des obstacles potentiels peut aider à les anticiper et à créer de meilleures solutions pour éviter toute interruption de la progression. Ces obstacles peuvent être dus à des facteurs externes, tels que des modifications de la législation, ou à des facteurs internes, tels que des contraintes de ressources, des maladies au sein de l'équipe, la gestion de dépenses imprévues liées à des voyages d'affaires, etc.
Utiliser des outils et des modèles pour aider à organiser les informations
Il est temps de vous équiper ! L'utilisation d'outils tels que les logiciels de gestion de projets agiles, les modèles ou les tableaux de collaboration peut aider à organiser les notes de réunion et les plans d'action.
Nous en avons répertorié un certain nombre que nous recommandons dans cet article, mais il est important de s'assurer que tout le monde est impliqué dans l'utilisation de ces outils. Ils ne doivent pas être trop compliqués ou trop axés sur les besoins d'un seul service si vous voulez que tout le monde les utilise. Tenez également compte du temps nécessaire à leur mise en place et à leur apprentissage.
Ne pas avoir trop de monde à la réunion
Avez-vous déjà entendu l'expression "Trop de cuisiniers gâtent le bouillon" ? Lorsqu'il s'agit d'une réunion sur le plan d'action, prenez garde !
Sur l'ensemble du projet, vous voulez que le plus grand nombre de personnes travaillent en harmonie vers le même objectif et le même résultat, mais dans les étapes de planification... bien que nous recommandions toujours qu'elle soit démocratique - avoir trop de personnes essayant de parler et de faire passer leur point de vue peut être préjudiciable et causer des blocages.
Chaque équipe requise dans le cadre du projet doit avoir un représentant (il peut s'agir d'un responsable ou d'un chef de service, ou encore d'une personne qui travaille sur le terrain pour donner la meilleure représentation de ce qui est faisable).
La réunion peut ensuite être partagée par toute l'équipe du projet.
Outils pour aider à soutenir un plan d'action
Les outils sont formidables et, avec un objectif ou un plan à long terme en tête, il en existe d'excellents qui permettent de gérer l'efficacité et la charge de travail, d'améliorer la productivité et tout simplement de rendre les choses plus faciles et plus fluides.
Voici quelques-unes de nos préférées :
Miro
Les modèles de remue-méninges de la plateforme visuelle Miro fournissent une structure permettant aux participants de prendre des décisions ou de parvenir à des conclusions. Cette structure encourage l'exploration créative et la collaboration, ce qui peut aider l'équipe à créer un plan d'action efficace. C'est aussi un excellent moyen de maintenir l'engagement de tous plutôt que de montrer des diapositives statiques préparées à l'avance.
tl;dv
tl;dv est un excellent outil de réunion qui facilite l'identification des points d'action au cours des réunions. Avec tl;dv, vous pouvez suivre les discussions de la réunion stratégique et assigner des points d'action à des personnes spécifiques en les marquant dans l'appel. Il peut également transcrire les enregistrements de Zoom et constitue globalement un excellent logiciel de gestion des réunions.
Trello
Des tas de bonnes idées, mais aucun moyen d'en assurer le suivi et la gestion. L'outil de gestion de projet Trello peut vous aider à créer un ordre du jour de réunion et à assigner des tâches aux participants. Il est également suffisamment simple pour être mis en place sur un écran partagé, prêt à fonctionner en quelques minutes.
Il est ainsi facile pour chaque personne ou service de savoir quelles sont les tâches dont il est responsable, et de comprendre l'ensemble du projet du début à la fin.
En plus, vous pouvez cocher les choses quand vous les avez faites et ça fait du bien !
ProductPlan
Si votre projet porte sur le développement d'un produit, ProductPlan est un excellent outil de planification pour créer et gérer ce produit.
En plus d'établir des plans de projet, vous pouvez suivre les progrès réalisés au fil du temps. Les visuels sont également un moyen facile de partager et de comprendre les informations entre les différents membres de l'équipe - parfait pour quiconque doit expliquer des concepts abstraits à ceux qui sont plus factuels.
Modèles de points d'action pour les réunions
En fait, les modèles permettent à quelqu'un de faire une grande partie du travail à votre place, et vous n'avez plus qu'à remplir les détails.
Pas techniquement de la triche, mais beaucoup plus facile.
Les modèles d'actions sont un excellent outil pour vous aider à organiser et à documenter les tâches que vous devez accomplir. Ils permettent de savoir rapidement qui est responsable de quoi, quand la tâche doit être accomplie et quel est l'objectif ou le résultat.
En voici quelques-uns, trouvés sur le web, qui pourraient vous être utiles :
Bonne planification !
En investissant un peu de temps dans la planification et la préparation des réunions, vous pouvez vraiment vous assurer que les conversations restent sur la bonne voie, que les actions sont documentées et que les équipes sont capables de travailler ensemble. En étant proactif et en prenant le temps de planifier, vous donnez à toute équipe, entreprise ou organisation qui travaille ensemble, la voie de la moindre résistance lorsqu'il s'agit d'atteindre l'objectif de votre GRAND RÊVE.
Ainsi, que vous souhaitiez construire une fusée pour explorer Mars, ou simplement lancer un tout nouveau site web, une réunion de plan d'action - correctement organisée et avec les meilleures ressources possibles - vous aidera absolument à tirer vers la Lune... euh, Mars... mieux vaut vérifier cette carte avant de partir.
