Estratégias de reunião eficazes para equipes remote e híbridas, quando preparadas e prontas para funcionar, são fundamentais para minimizar o desperdício de tempo.

Enquanto a revolução do remote continua (e em tl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏👏👏 👏), há uma pequena suposição de que as reuniões do remote são realizadas em um continuum tempo-espaço ligeiramente diferente em comparação com as reuniões no local. Embora, sim, não haja deslocamento e você não precise sair da sala de conferências para conversar com a equipe financeira, elas ainda consomem tempo, energia e recursos. Sim, é isso mesmo - o tempo de trabalho produtivo está sendo potencialmente desperdiçado.

Portanto, se você está em busca de estratégias para conduzir reuniões eficazes, veio ao lugar certo. Abaixo, apresentamos um cronograma ponto a ponto para organizar tudo e, ao mesmo tempo, fazer com que as reuniões levem menos tempo em geral.

Mas, antes de entrarmos no assunto, há um ponto importante que precisamos destacar.

tl;dv torna as reuniões mais eficientes

Há muitos e muitos motivos para isso, e poderíamos ficar o dia todo falando sobre nosso gravador de reuniões on-line. No entanto, com o objetivo de economizar todo o tempo que discutimos, vamos indicar tudo ao longo do caminho.

Definir os objetivos da reunião

A primeira etapa de todas as estratégias eficazes de reunião de equipe é definir o objetivo. Pergunte a si mesmo: "Qual é o propósito desta reunião?" 

É uma sessão de tomada de decisão, uma sessão de compartilhamento de informações ou uma sessão de brainstorming?

Antigamente, as reuniões eram realizadas para falar sobre reuniões... para falar sobre reuniões. E, para ser justo, a boa e velha reunião presencial ganhou a reputação de ser um pouco demorada.

Mas com a tecnologia moderna e o aumento do trabalho em remote , agora há uma expectativa de que as reuniões tenham um objetivo, sejam focadas e produtivas. 

As reuniões se tornaram mais frias e mais inteligentes.

Portanto, defina seus objetivos com precisão antes de convocar as pessoas para a reunião. Dessa forma, todos sabem de antemão o que se espera deles e o que você precisa alcançar.

Criar uma agenda

Depois de decidir o objetivo, crie uma pauta para que possa compartilhá-la com os participantes da reunião com antecedência. Uma pauta fornecerá uma estrutura para a reunião, permitindo que todos se mantenham concentrados e dentro do tópico.

Inclua tópicos que precisam ser discutidos, perguntas que precisam ser respondidas e qualquer outra informação que você considere relevante. Ter uma pauta antes da reunião significa que todos estão na mesma página, tangentes, digressões e conversas profundas e significativas sobre o The Voice não atrapalharão seu fluxo.

Você pode entrar e sair em um piscar de olhos, com tudo coberto.

Decidir sobre a tecnologia

Existem MUITAS maneiras de realizar uma reunião no site remote hoje em dia, mas não pense que todos podem participar do Zoom. É sempre melhor verificar com a equipe antes do início da reunião.

Quando se tem uma equipe híbrida, isso é ainda mais importante porque pode haver alguns membros da equipe que não podem participar remotamente. Isso pode ser devido a questões de tecnologia, acessibilidade, permissões ou simplesmente equipes ocupadas que precisam de menos reuniões.

No entanto, se você optar pelo Google Meet, ou mesmo pelo Zoom como sua ferramenta de reunião virtual preferida, ambos se integram de forma incrível ao tl;dv.

tl;dv oferece uma plataforma acessível a todos, seja você um remote ou um híbrido. É a ferramenta de reunião on-line perfeita para garantir que todos possam participar... mesmo que tecnicamente não possam. 

Nesse caso, o site tl;dv pode ser útil, pois todos podem acessar e acompanhar todas as decisões tomadas, mas falaremos sobre isso mais adiante.

Selecionar participantes

Com um objetivo definido e uma agenda estabelecida, agora é hora de organizar a lista de convidados. 

Se você já participou de uma reunião em que não tinha nada para fazer além de olhar fixamente para longe, então algo não foi planejado adequadamente. 

Ninguém quer participar de uma reunião desnecessária e, da mesma forma, ninguém quer trazer pessoas desnecessariamente para uma reunião. 

Além do fato de que você pode perder muito tempo produtivo, às vezes adicionar mais vozes à mistura pode complicar questões muito simples.

Mesmo que a reunião seja relevante para diferentes equipes e indivíduos, usar o site tl;dv para se atualizar após o evento pode ser a melhor opção. 

Com registros de data e hora, marcação e transcrição incríveis, os indivíduos e as equipes podem passar pelo que é importante e pular para deixar o resto para trás.

Nomear funções

Como em todas as reuniões, é necessário haver um líder. Essa pessoa garantirá que a reunião transcorra sem problemas, mantendo-se fiel ao objetivo e à pauta.

Também é uma boa prática designar outras funções, como um cronometrista, que fica de olho no tempo que cada tópico está levando durante a reunião; um decisor, que dá o voto decisivo sobre o que será feito; ou até mesmo um anotador, que faz anotações ou simplesmente é o responsável por garantir que o site tl;dv esteja configurado (trabalho mais fácil de todos. É TÃO simples e pode até ser automatizado!)

Enviar convites para o calendário (e enviar a agenda)

Você tem o plano, as pessoas e o poderrrrrr... agora você só precisa decidir um horário e enviar os convites.

Quando estiver fazendo isso, certifique-se de anexar a pauta ao convite da reunião, juntamente com todos os links/códigos de acesso/chaves mágicas para entrar na reunião virtual.

Garantir que todos tenham tudo o que precisam com antecedência tornará as coisas muito mais simples quando a reunião acontecer.

Além disso, se houver algo que precise ser trazido ou preparado, como figuras, slides ou corujas de macramê, envie um e-mail rápido para o membro da equipe separadamente como um lembrete.

Além disso, se você estiver usando o site tl;dv e descobrir que as pessoas não podem comparecer nesse horário. Não se preocupe! Você não precisa mudar o horário para atender a uma ou duas pessoas. Basta compartilhar a gravação da reunião posteriormente, com tags e registros de data e hora relevantes para aqueles que não puderam comparecer.

Inicie a reunião!

Você fez todos os preparativos e chegou a hora!

Compareça no horário.

Pegue um pouco de água.

Certifique-se de que todos os seus problemas técnicos sejam resolvidos com antecedência e vamos lá!

Estabelecer regras básicas

Antes de mais nada, quando todos estiverem na reunião, é preciso falar sobre etiqueta de videoconferência. 

Desligue os microfones, coloque as telas de preferência e seja gentil.

As atas estão sendo registradas automaticamente

Essa é a parte em que você deve confirmar que a pessoa que está registrando as atas está registrando as atas...

MAS, você foi incrivelmente inteligente e decidiu usar tl;dv, portanto, pode pular essa parte.

Toda a reunião está sendo transcrita automaticamente, pronta para ser compartilhada, recortada, consultada e até mesmo inserida no seu CRM, a qualquer momento.

Uau! Você ganhou uma estrela dourada. ⭐

Mantenha-se no caminho certo (tenha uma Karen!)

As Karens têm uma má reputação, mas, meu Deus, o tipo certo de "Karen" pode mantê-lo no caminho certo.

Os Karens podem ser muito úteis. Garantir que a reunião permaneça no caminho certo é fundamental para colher os benefícios de que falamos: menos tempo gasto, menos recursos desperdiçados.

Peça a alguém para dar uma bronca e impedir que a conversa se desvie.

Mas mantenha-o bonito!

Tempo do monitor

E, embora você já tenha estabelecido as funções e deva ter um cronometrista, certifique-se de que todos estejam atentos ao relógio.

Embora, obviamente, cada item da reunião deva receber o tempo respeitoso que merece, certifique-se de manter os pontos sucintos, acionáveis e, o mais importante, em movimento.

Inicie e cumpra a agenda

É fundamental que a pauta seja cumprida, mas se alguém achar que algo precisa ser discutido naquele momento, certifique-se de que todos concordam antes de entrar no assunto.

Alguns minutos de discussão sobre se devemos ou não discutir algo podem economizar muito tempo a longo prazo.

A prática recomendada seria (a menos que seja incrivelmente urgente) colocar isso no final da reunião.

Entretanto, se você ainda não tem certeza de como estruturar sua agenda, aqui está uma maneira de decidir o que será feito e quando:

1. Priorize as coisas mais importantes primeiro

Simples, mas importante. Essas são as coisas que você DEVE fazer antes do término da reunião.

2. Itens urgentes mais curtos

Não como coisas grandes e assustadoras a serem feitas, mas pontos que podem ser rapidamente decididos, delegados ou acionados para economizar tempo.

3. Mantenha a lógica

Falar sobre a festa de Natal em fevereiro é menos lógico do que discutir os planos para um impulso final de vendas no primeiro trimestre. Tente usar o raciocínio e a lógica para os itens menores da agenda.

4. "Itens de ressaca"

Mesmo com os melhores planos, você não conseguirá fazer tudo.

Certifique-se de anotar o que poderíamos chamar de "itens de ressaca".

Essas são as pequenas coisas que não são urgentes nem muito importantes e que não foram discutidas.

Elas podem ser rastreadas em tl;dv e levantadas novamente mais tarde.

Se você perceber que esses itens são empurrados algumas vezes, pense se eles são realmente importantes.

Atribuir tarefas

Agora que a parte mais importante da reunião terminou e conversamos sobre o que precisamos, é hora de fazer as coisas.

Atribuir tarefas durante a reunião é fundamental, caso contrário, sua reunião terá sido simplesmente uma perda de tempo.

Deixe claro o que precisa ser feito, quem precisa fazê-lo e como o progresso será monitorado.

Fazer isso agora significa que não há perda de tração e também significa que há um momento documentado em que alguém recebe ou assume a responsabilidade.

Definir prazos

E, é claro, estabeleça prazos para todos eles!

Sim, todos eles! E deixe-os bem definidos. Nada de coisas vagas, porque elas serão esquecidas! 

Sempre é possível alterar os prazos posteriormente, mas não é possível se você não os definir em primeiro lugar.

Resumir as principais decisões e ações

Antes do término da reunião, o líder da reunião deve repassar todas as decisões que foram tomadas e as ações realizadas. É como quando um garçom lê o pedido de volta para você. Dessa forma, todos têm certeza de que estão na mesma página.

Combinar a próxima reunião

Antes de todos clicarem e voltarem ao trabalho, certifique-se de que a próxima reunião esteja marcada. Ela precisa ser longa o suficiente para que se tenha algum material para trazer de volta à equipe, mas não tão longe que tudo seja esquecido.

Embrulhe tudo!

Não deixe que a reunião se prolongue por muito tempo. Dê a si mesmo um limite de tempo para encerrar a reunião para que todos possam voltar ao trabalho.

E é isso!

Você arrasou em mais uma reunião. ⭐⭐⭐

Dê um tapinha nas suas costas, vá tomar uma merecida xícara de chá ou café e comece a trabalhar em todas essas tarefas!

Avaliar a reunião

Ah, espere... mais uma coisa!

Após o término da reunião, é importante avaliar como ela transcorreu. Quão produtiva foi a reunião? O que poderia ter sido melhorado? Todos contribuíram e participaram da discussão ou alguns assumiram o controle da conversa?

Ao refletir sobre cada reunião, você pode identificar quaisquer problemas que precisem ser abordados e garantir que eles não ocorram novamente. Você também pode obter feedback dos participantes sobre o que deu certo e o que poderia ser melhorado em reuniões futuras.

Mais uma vez, o site tl;dv pode fornecer informações incríveis sobre isso. Além de poder incluir todos os não participantes, você pode pesquisar as transcrições, clip e enviar os principais insights para outras pessoas e, em geral, dar uma olhada rápida para verificar tudo. É uma ferramenta de acompanhamento incrível. 

Modelos de reunião gratuitos

Embora o modelo acima seja incrível, se é que podemos dizer isso, ele pode não servir para todos os casos. Você pode ter reuniões semanais, reuniões de departamentos específicos ou até mesmo reuniões com clientes que precisem de uma estrutura ligeiramente diferente.

Não se preocupe, nós o ajudamos! Aqui estão alguns modelos para uma variedade de tipos de reuniões, tanto remote quanto híbridas:

Confluence Remote Modelo de reunião
6 Miro Remote Modelos de reunião
Conceptboard Remote Modelos de reunião
Hugo Remote Modelos de reunião
Modelo de reunião híbrido Fellow
Modelo de reunião híbrido Mural

Essas são apenas diretrizes para ajudá-lo a começar e tirar o máximo proveito de suas reuniões. É importante lembrar que cada equipe é diferente, portanto, ajuste-as de acordo. 

E se o tl;dv puder facilitar as coisas para você e significar que você terá que ir a menos reuniões... bem, certamente vale a pena conferir!