As reuniões não precisam ser os vampiros sugadores de tempo e energia de sua vida profissional. Vivemos em uma época de mania de reuniões, mas como anfitrião, você pode dar um exemplo melhor. Quer sua equipe seja híbrida ou remote, essas dicas simples manterão as reuniões curtas, agradáveis e eficientes.
As naves estelares da Federação são o local de trabalho ideal. Excluindo a ameaça sempre presente de alienígenas hostis que se hospedam nos corpos de seus colegas, há muito o que gostar. Uniformes espaciais elegantes, replicadores de refeições, aventuras interplanetárias e, é claro, reuniões eficazes. Em Star Trek, as reuniões só acontecem em momentos de emergência. Todos estão preparados com suas contribuições, e a reunião termina quando se chega a uma decisão. O futuro parece eficiente. Obrigado, vulcanos!
Mas o que pode ser feito hoje, se a dependência da sua equipe em relação às reuniões estiver beirando o obsessivo? Como podemos mudar o hábito perigoso de aceitar todos os convites para reuniões?
As reuniões podem ser fantásticas para brainstorming, tomada de decisões, aumento do moral e discussões gerais. Mas muitas empresas criam uma dependência doentia em relação a elas, aceitando reuniões consecutivas como a norma. À medida que as empresas se tornam cada vez mais remote, o problema só está piorando. Nossos calendários estão mais desorganizados do que uma venda de garagem da vovó. O resultado? Fadiga de reuniões intermináveis, insatisfação no trabalho e produtividade prejudicada.
Por que as reuniões se tornaram tão ineficazes em um mundo Remote e híbrido?
Em 2020, o MIT publicou um estudo sugerindo que apenas 50% do tempo de reunião é utilizado de forma eficaz. Para quem já passou por um workshop de duas horas e só percebeu que 10 minutos eram relevantes para si, essa estatística não será uma surpresa. Mas a coisa fica ainda mais louca. Um estudo da Harvard Business Review revela que 71% dos gerentes acham que as reuniões as reuniões custam à sua organização perdas de lucro e produtividade. Que horror. Após a mudança para remote e o mundo híbrido, muitas organizações estão realizando mais reuniões do que nunca.
Sabe de uma coisa? É compreensível. Se você não puder mais passar algo para a Susan enquanto ela está no bebedouro, é mais provável que você a chame para uma chamada Zoom . Além disso, os gerentes com problemas de confiança podem ver as chamadas de vídeo regulares como uma forma de garantir que os funcionários estejam em suas mesas (se você é um gerente com problemas de confiança, consulte um terapeuta).
Mas compreensível não é o mesmo que desculpável. Tudo isso significa que o trabalhador do conhecimento médio passa cerca de 85% do seu tempo em reuniões. Não é preciso dizer que isso deixa pouquíssimo tempo para realizar o trabalho de fato. De forma bastante perigosa, a fadiga e a ineficiência das reuniões também demonstraram ter um efeito adverso sobre o bem-estar psicológico dos funcionários.
Dicas para organizar reuniões eficazes (inspiradas pelos vulcanos)
- Determine se a reunião é absolutamente necessária.
- Realizar menos reuniões em geral.
- Convide menos participantes.
- Seja rigoroso com relação à duração das reuniões.
- Prepare-se, mas não excessivamente.
- Defina o objetivo imediatamente.
- Compartilhe a agenda e os materiais da reunião com antecedência.
- Aprenda com as reuniões registradas.
- Mantenha-se no caminho certo.
- Permitir que os participantes saiam a qualquer momento.
- Otimize o foco e a atenção.
- Incentive a conversa social fora das reuniões.
- Mantenha as emoções fora da reunião.
Reuniões tranquilas não são a história completa quando se trata do sucesso de sua organização, mas são um fator significativo. Com o YouTube a apenas um clique de distância e o botão de mudo à nossa disposição, é mais fácil do que nunca sair de uma reunião monótona.
Isso significa que é mais importante do que nunca fazer com que cada reunião seja importante. No tl;dv, a eficiência do remote é o princípio que vivemos e respiramos - portanto, aqui está um mergulho profundo em nossas principais dicas para realizar reuniões eficazes.
Espere - você REALMENTE precisa de uma reunião?
Desafie aquela voz interior que instintivamente diz "sim"! As reuniões são como cobertores de conforto que usamos quando nos deparamos com um problema, algo desconhecido ou qualquer coisa complexa. É nosso instinto convocar uma reunião sempre que algo novo surge no trabalho. Seja como for, planejar e participar de reuniões é altamente prejudicial ao "trabalho profundo" e ao "fluxo".
O MIT cunhou o termo "síndrome de recuperação de reunião" para descrever o tempo perdido logo após uma reunião, quando os participantes se sentem sem energia e lutam para voltar a se dedicar ao que estavam fazendo antes da reunião.
Precisamos começar a ver as reuniões como exceções, não como a norma.
Portanto, pergunte a si mesmo: "vale mesmo a pena? Às vezes, a resposta é "sim", mas, na maioria das vezes, você descobrirá que uma reunião não é tão necessária.
A adaptação bem-sucedida a um mundo remote ou híbrido significa encontrar alternativas modernas para as reuniões. Uma excelente opção é usar um gravador de tela e voz para mostrar rapidamente aos colegas no que você está trabalhando. Em vez disso, ignore a reunião e grave um tutorial. Depois que você se acostumar a explicar sua contribuição em vídeos rápidos, poderá começar a recusar convites.
Além disso, um clip de dois minutos é muito mais rápido de produzir e consumir do que uma longa parede de texto enviada pelo Slack. Por falar em Slack, você sabia que a plataforma tem sua própria própria câmera, gravador de voz e de tela embutidos? Essa é uma ótima alternativa para reuniões e e àquelas temidas mensagens de texto.
A outra vantagem dos vídeos curtos e explicativos é que eles podem ser visualizados e respondidos de forma assíncrona. Da próxima vez que quiser verificar ou explicar algo, tente fazer isso por meio do site clip - ou até mesmo por uma mensagem de voz.
Realizar menos reuniões (literalmente, metade do número)
"Menos é mais". Quem cunhou essa frase com certeza estava falando de reuniões. Aqui está um desafio que vale a pena aceitar: tente reduzir o número de reuniões mensais em 50%. É provável que você descubra que a mesma quantidade de trabalho será realizada (se não mais!) e com muito menos dores de cabeça.
Um motivo comumente citado para a realização de reuniões frequentes é a dificuldade de reunir todos ao mesmo tempo. Se não for possível reunir toda a equipe, basta fazer uma segunda reunião, certo?
Errado.
Ah, e toda vez que uma nova pessoa é apresentada a um projeto, vamos fazer outra sessão introdutória de uma hora, certo?
Ajuda.
Uma abordagem assíncrona reduz a necessidade de várias reuniões. Ao gravar as reuniões e tornar essas gravações acessíveis a qualquer pessoa que não tenha podido comparecer, seus colegas podem se atualizar em seu próprio tempo.
Além disso, isso ajuda a escalonar o processo de atualização de alguém novo. Basta direcioná-lo para reuniões anteriores essenciais ou educativas. Fornecer acesso a uma biblioteca repleta de demonstrações, workshops e apresentações gravadas garantirá a experiência de integração mais tranquila possível - para o novato e para você.
Google Meet e as extensões do Zoom , como o tl;dv, permitem que você marque momentos importantes em reuniões gravadas para que possa compartilhar instantaneamente as partes mais relevantes com quem não pôde comparecer. Mais de 85% dos nossos usuários afirmam que esse processo economiza horas de tempo. Nada mal para um plug-in de navegador gratuito.
Convidar menos participantes
Você não só deve realizar menos reuniões, como também deve convidar menos pessoas para participar. Pesquisas mostram que reuniões com mais de quatro participantes apresentam o risco de que a opinião de alguém seja ignorada. A Forbes recomenda não mais do que sete participantes. Nós colocaríamos esse número bem mais baixo, embora, se você precisar convidar um grupo inteiro de pessoas, o uso de ferramentas de contribuição anônima, como o Menti, possa ajudar a incentivar as contribuições dos tipos mais calmos.
Afinal de contas, reuniões grandes podem ser intimidadoras. Com tantas pessoas em uma chamada, é provável que alguém se sente em silêncio, desconfortável em expressar sua opinião quando tanto espaço já está sendo ocupado pelos tipos mais tagarelas e dominadores.
Reuniões maiores também são mais caóticas, e deixar de proporcionar a todos os participantes um ambiente confortável para que possam contribuir pode custar à sua organização conhecimentos e percepções valiosos.
Reduza o tamanho das reuniões e dê a todos a oportunidade de ter sua voz ouvida.
Seja rigoroso quanto à duração das reuniões
Se estivermos sentados em uma reunião de uma hora sobre um tópico que precisa de apenas 20 minutos de discussão, não teremos o senso de urgência que, de outra forma, nos incentivaria a manter o foco. Não importa se o assunto é "camarão" - se a reunião durar uma hora, os participantes encontrarão uma maneira de falar sobre camarão por uma hora. É um fenômeno realmente fascinante da vida profissional.
O psicólogo organizacional Steven Rogelberg é conhecido por seu livro sobre como ajudar as equipes a atingir o "desempenho máximo". Sua maior dica para melhorar a qualidade das reuniões é simples: seja breve.
Marissa Mayer, CEO do Yahoo, só participará de reuniões que não durem mais de dez minutos. Quando tornamos as reuniões mais curtas, incentivamos os participantes a cobrir mais assuntos em menos tempo.
Em outras palavras, uma reunião curta e rápida garante que vamos direto ao ponto. As reuniões raramente devem exceder trinta minutos.
Nos casos excepcionais em que uma reunião tiver que durar mais de uma hora, certifique-se de que haja intervalos. Incentive os participantes a se levantarem e se alongarem, prepararem um chá, gritarem em uma janela ou fazerem outra coisa relaxante por alguns momentos. Eles retornarão à chamada revigorados e agradecidos.
Prepare-se (mas não excessivamente)
A reunião em si não é a única perda de tempo. As horas também se perdem enquanto nos preparamos para elas. Por outro lado, uma reunião mal preparada fará com que você fique com o rosto vermelho, enquanto procura em pânico o PDF certo em seus downloads durante o compartilhamento de tela, esperando que ninguém tenha notado aquele arquivo intitulado ryan-gosling-holding-puppy.jpg
Conseguir o equilíbrio certo é fundamental. Você quer se sentir confiante ao entrar na reunião, com todo o seu material de apresentação pronto e carregado na tela. Ao mesmo tempo, não pense demais. Entrar em uma reunião com uma ideia muito rígida de como a discussão deve progredir pode sufocar a criatividade. Permita um pouco espontaneidade, especialmente em workshops e outras sessões criativas.
Defina o objetivo imediatamente
As reuniões eficazes devem se concentrar em um objetivo específico, como
a) aprender algo juntos
b) resolver problemas
c) compartilhar atualizações
d) fazer um brainstorming
Conhecer o foco exato e o resultado desejado da reunião é o primeiro passo. Como anfitrião, você é responsável por voltar ao objetivo em intervalos regulares para garantir que a discussão permaneça no caminho certo.
Compartilhe a agenda e os materiais com antecedência
Organizar uma reunião sem uma pauta é como comparecer a uma corrida de caiaque sem remo. Você não chegará muito longe.
A pauta faz mais do que definir o objetivo - ela fornece indicações claras sobre quanto tempo os participantes devem dedicar a cada subponto. Ela dá aos convidados uma ideia melhor se a participação deles é realmente necessária e, se for o caso, eles verão mais ou menos em que momento da chamada podem querer contribuir.
Ao alocar tempo para os diferentes pontos de uma agenda, sempre considere alguns minutos extras para o tempo adicional de discussão. Se uma discussão exceder o tempo alocado, faça um registro de data e hora para revisitá-la (recomendamos uma ferramenta de registro de data e hora como tl;dv). Assim, você poderá revisitar facilmente os tópicos não concluídos em outro momento.
Da mesma forma, é uma boa ideia compartilhar relatórios, slides ou outros materiais de apresentação com antecedência, para permitir que os convidados tenham a oportunidade de se familiarizar mais com o tópico antes da chamada. Dê a todos que não puderem participar da chamada uma visão geral do que será apresentado.
Aprenda com as reuniões registradas
Se suas reuniões estão sendo prejudicadas e você não sabe por quê, por que não revisitar a chamada para analisar o foco e a progressão? Abordar uma reunião passada com a mentalidade de "o que deu certo?" e "o que poderia ter sido melhor?" é uma ótima maneira de obter insights que podem ser aplicados no futuro.
É possível que você perceba que um dos participantes falava muito sobre ele. Talvez você perceba que Steven estava totalmente despreparado e passou cinco minutos se atrapalhando com sua apresentação no PowerPoint. Houve momentos que se arrastaram? A chamada foi concluída em tempo hábil e de forma prática? A péssima conexão com a Internet atrasou as coisas? Identificar os culpados comuns de reuniões ineficazes é o primeiro passo para erradicá-las.
Estacione esse pensamento
Às vezes, uma ideia fantástica é levantada em uma reunião que, embora totalmente irrelevante para a pauta, precisa ser examinada mais profundamente. Como anfitrião, você deve ser capaz de identificar quando a reunião toma um rumo inesperado (mas potencialmente valioso) e tomar a decisão de sair da pauta por um momento ou "estacionar" esse tópico para outra ocasião. Se você acabar estacionando um tópico importante, certifique-se de marcar a hora ou destacar o momento na chamada,
Diga aos participantes que eles podem sair quando quiserem
Por que é um tabu dizer "esta reunião não é mais relevante para mim, vou me retirar"? Se você se encontrar preso em uma reunião que percebeu que não o ajudará em seu trabalho, simplesmente saia.
Certa vez, uma líder corporativa me impressionou ao identificar imediatamente os dois funcionários que haviam sido arrastados desnecessariamente para a reunião. Ela os convidou a se retirar, apenas dois minutos após o início da chamada. Com essa simples ação, dois funcionários recuperaram uma hora de seu tempo que, de outra forma, teria sido totalmente desperdiçada.
Até mesmo Elon Musk disse uma vez: "Saia de uma reunião ou encerre uma ligação assim que for óbvio que você não está agregando valor. Não é falta de educação ir embora, é falta de educação fazer alguém ficar e desperdiçar seu tempo."
Às vezes, esse bilionário egocêntrico, amante de animes e de psicodélicos, tem algo relevante a dizer, afinal.
Otimizar o foco e a atenção
Sem multitarefa. Câmeras ligadas. Telefones fora do alcance. Essas regras básicas se aplicam tanto aos anfitriões quanto aos convidados e, embora esses princípios não devam ser impostosEmbora esses princípios não devam ser impostos, comunicá-los regularmente como "metas de reunião" incentivará mais pessoas a adotá-los com o tempo.
Em última análise, não se trata tanto de "regras básicas", mas de "dicas para se concentrar". Muitos participantes da reunião têm dificuldade em manter a atenção, portanto, alguns participantes podem gostar muito que o anfitrião inicie a chamada com um lembrete rápido das "dicas de foco".
Como anfitrião, também é sua responsabilidade garantir que a reunião seja envolvente. Alternar entre formatos (como pular do Miro para o Menti) pode ser uma ótima maneira de manter a atenção dos participantes. Além disso, lembre a todos que eles foram convidados porque sua participação é realmente necessária.
Incentivar conversas sociais fora das reuniões
O trabalho híbrido e remote pode ser solitário. Especialmente para os extrovertidos, as reuniões oferecem uma oportunidade muito necessária de conversar cara a cara com outros seres humanos. É difícil resistir a falar sobre as últimas séries da Netflix ou sobre o fato de que Susan tem um novo gato.
Para ser claro, o bate-papo social (até mesmo fofocas, aparentemente!) entre os membros da equipe pode fortalecer os relacionamentos. O simples fato de compartilhar algumas piadas pode melhorar a sensação de conexão, além de estimular a colaboração e o bem-estar geral. Dito isso, há um momento e um lugar para a Netflix e a conversa sobre gatos.
Ao designar formalmente diferentes momentos da semana para bate-papos casuais fora do trabalho, sua equipe pode ter uma dose de socialização fora do horário da reunião, aumentando a probabilidade de todos cumprirem a agenda em reuniões reais (uma agenda que, infelizmente, não inclui o gato da Susan).
Debates apaixonados são ótimos - até que não sejam mais
De vez em quando, uma reunião toma um rumo emocional. Imagine isso: Gary quer mudar a fonte do botão "Fale conosco" de Arial para Verdana, mas Susan insiste que a fonte está boa como está. Um terceiro participante da reunião aumenta as apostas ao afirmar que a fonte ideal é, de fato, a Comic Sans. O quarto participante apenas parece intensamente constrangido.
Um pouco de discussão animada de vez em quando é um sinal de funcionários apaixonados e engajados que defendem o que acreditam e querem o melhor para sua equipe. Até mesmo um debate acalorado pode ser benéfico, pois aborda tópicos sobre os quais as pessoas obviamente têm fortes sentimentos.
Mas quando um debate corre o risco de se transformar em uma discussão tensa, na qual uma ou mais pessoas provavelmente ficarão chateadas, a chamada deixa de ser produtiva. As reuniões que provavelmente se tornarão emocionais incluem sessões de feedback, assuntos de RH e análises de campanhas malsucedidas.
Certos tópicos simplesmente não são abordados da melhor forma em uma reunião gravada com vários participantes - portanto, intervenha e modere antes que as emoções se exaltem demais. Deixe o clima esfriar entre os colegas antes de abordar o assunto novamente.
Você está pronto para dominar a arte de uma reunião eficaz? Se achar que os hábitos improdutivos persistem, lembre-se dos princípios mais importantes: seja breve, convide menos participantes, escreva uma pauta excelente, vá com objetivos claros, registre e marque os momentos que importam. Garantimos que seguir essas dicas simples transformará sua cultura de reuniões em uma cultura saudável, fazendo com que cada chamada conte e economizando muito tempo para todos.
