İçeriğe geç
Yeni koronavirüs 2020 yılında dünyayı vurdu ve muhtemelen ofis işlerinin geleceğini sonsuza dek değiştirdi. Sanal konferans platformları, araçları ve uygulamaları iş dünyasında patlama yaşadı. App Annie'ye göre, Google Meet gibi popüler sanal toplantı uygulamalarının çoğu Google Meet ve House Party gibi birçok popüler sanal toplantı uygulamasının pandemiden sonra 8 ila 30 kat büyüme kaydettiği belirtiliyor (aşağıda).
Bu dramatik değişim, birçok kişinin yeni sanal toplantı ortamında yolunu bulmaya çalışmasına neden oldu. Video konferans görüşmelerinin arka planında kazara ortaya çıkan kedi filtreleri ve çıplak aileler neredeyse sanal toplantıların normu haline geldi. Sanal toplantılarınızda bunun asla yaşanmamasını sağlamak için, video konferans etiketi için bazı temel kurallar belirledik.
Video konferans etiketi için temel kurallar!
Evden çalışmak, özellikle video konferanslar sırasında farklı zorluklar getirir. Ancak, video konferans görgü kurallarına ilişkin bu yapmanız ve yapmamanız gerekenleri takip ederek bu zorlukları şık bir şekilde aşabilirsiniz. Hadi başlayalım!
Video konferans görgü kuralları kılavuzumuz!
- Yapılması gereken: Şüphe duyduğunuzda, test edin! 🧪
Önemli bir toplantıya katıldığımda, arka planımdan ses kalitesine, internet bağlantısına, aydınlatmaya kadar her şeyi test etmek isterim. Bu, önemli sanal toplantılar için yapılan normal hazırlıkların yanı sıra yapılır. Bunu yapmak için, toplantıdan yaklaşık 30-45 dakika önce Google Meet konferans test görüşmesine katılırdım. Toplantıyı, bu ücretsiz Chrome uzantısı toplantı kaydedici gibi uygun bir araç kullanarak kaydettiğimden emin olurdum, böylece toplantıdan sonra kaydı izleyerek toplantının tüm yönlerini kontrol edebilirdim. Bazen, meslektaşlarımın veya arkadaşlarımın görüşlerini almak için kaydı onlarla paylaşırdım.
10/10, tüm önemli toplantıları başlamadan önce test etmenizi önerir. Özellikle sanal toplantı kurulumunuzda yeni bir araç veya donanım varsa!
Video konferans için temel kurallar? Tamam!
- Yapılması gerekenler: İnternet bağlantısını ve donanımı kontrol edin 📡
Gecikmeli veya zayıf internet bağlantısı ile yapılan sanal toplantılar, katılan herkes için tam bir sıkıntıdır. Ağ veya geniş bant hataları, video konferans deneyimini ve potansiyel çıktıları engeller. Önceden bağlantınızı test edin, örneğin çevrimiçi internet hız kontrol aracı gibi bir araç kullanarak, ve gerekirse yükseltin.
Önceden kontrol edilmesi gereken bir diğer husus da kullanılan donanımdır. Mikrofonunuz veya kameranız çalışmıyorsa, önceki 10 maddelik satış konuşmanızı yapmak istemezsiniz! Toplantıya katılmadan veya toplantı düzenlemeden önce web kameranızın, mikrofonunuzun ve hoparlörlerinizin çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Bu, çok zaman kazandırır ve sanal toplantı kılavuzumuzdaki en önemli ipucudur.
- Yapılması gereken: Sessiz bir ortam bulun.
Bu, sanal toplantılar için en önemli ipuçlarından biridir ve tüm koşuşturmacadan uzak, iyi bir ortam bulmanızı gerektirir. Ofisiniz çocuk dostu değilse, çocuklarınızdan uzak bir odada olduğunuzdan emin olun. Sokak gürültüsünün içeri girmesine neden olan pencereleri kapatın ve telefonunuzu sessize alın. Ailenizle konuşun ve önemli toplantılarınız olduğunda onlara haber verin, hatta kapınızın dışına "rahatsız etmeyin" işareti asın!
Aslında, pandemi nedeniyle evden çalışmak zorunda kalan birçok ebeveyn, bu soruna bazı ilginç yaklaşımlar benimsemiştir (aşağıda).
Bu o kadar popüler bir trend haline geldi ki (ve aynı zamanda gerekli bir trend), birçok çevrimiçi mağaza, sadece evden çalışan ebeveynler için bu tür "rahatsız etmeyin" tabelaları satmaya başladı!
- Yapmamanız gerekenler: Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu açık bırakmayın 🔇
Çok önemli bir toplantıya katıldığınızı ve bu toplantıda çok önemli bir rolünüz olduğunu hayal edin. Mikrofonun sesini kapatmayı unutursunuz ve çocuğunuz bağırmaya başlar. Ya da aniden bir telefon gelir, komşularınız parti verir ya da kocanız Super Bowl maçı izler!
Video konferans görüşmelerinden en iyi şekilde yararlanmak gerçekten çok önemlidir, özellikle de Zoom ne kadar yaygın olduğu düşünüldüğünde. Bu nedenle, çok önemli bir sanal görgü kuralı, konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu sessize almaktır!
Video konferans görgü kuralları kılavuzumuza önemli bir ekleme mi? Evet!
- Yapılması gereken: En iyi araçları kullanın! 🛠️
Şirketinizin premium Zoom satın almak istememesi nedeniyle Zoom kesintiye uğramasından daha kötü bir şey yoktur! Daha kapsamlı bir çevrimiçi toplantı deneyimi için Zoom Microsoft Teams ücretli planlarını kullanarak) gibi en iyi araçları kullandığınızdan emin olun veya basit, etkili ve ücretsiz bir sanal toplantı Google Meet ! Bu, video konferans için gerçekten önemli bir temel kuraldır!
Buna ek olarak, toplantılarınızı çok daha iyi hale getirebilecekken neden burada durasınız? Toplantılarınızı en iyi hale getirmenize yardımcı olacak bazı ücretsiz eklentiler, araçlar ve platformlar:
- tl;dv uzantısı ile toplantılarınızı ücretsiz olarak kaydedin, önemli noktaları vurgulayın ve paylaşın .
- Kahoot! oyununu başlatın ve iş arkadaşlarınızla çevrimiçi olarak oynayarak harika bir takım ruhu oluşturun.
- Takım arkadaşlarınızı daha iyi tanımak için rastgele soru üreteci kullanın.
- Ya da Zoomyakında çıkacak olan Zapps'ını takip edin ve Zoom özelleştirmek için istediğiniz uygulamayı yükleyin!
- Yapmamanız gerekenler: Başkalarını kesmekten kaçının 🤫
İtiraf ediyorum, bunu hem yüz yüze görüşmelerde hem de video konferans görüşmelerinde sık sık yapıyorum! Bu istem dışı alışkanlığımın farkındayım ve bilinçli olarak sınırlamaya çalışıyorum.
Genellikle insanları kesmek, 'sessizlik' boşluğunu doldurma ihtiyacından kaynaklanır. Ayrıca, başkalarına yardım etmeye çalışmanın bir sonucu da olabilir (örneğin, başkalarının düşüncelerini ifade etmelerine yardımcı olmak). Bu nedenle, bu durumlarda, kazara kesintileri azaltmanın en iyi yolunun, konuşmadan önce bir duraklama yapmak, kimsenin konuşmadığından emin olmak ve sessizliklere daha rahat alışmak olduğunu düşünüyorum.
Bu , sadece sanal toplantı kuralları değil , aynı zamanda gerçek hayatta ve toplantılarda da çok önemli bir ipucu!
- Yapmamanız gerekenler: Her ne pahasına olursa olsun çoklu görev yapmaktan kaçının 🙅
Dikkate alınması gereken bir nokta, çoklu görev yapmaktan kaçınmaktır. Çoklu görev yapmak sadece toplantınızı kesintiye uğratıp patronunuzu mutsuz etmekle kalmaz, aynı zamanda o toplantıya odaklanmanızı da ciddi şekilde sınırlar.
Pandemi dönemini yaşarken, ara sıra çoklu görev yapmak artık norm haline geldi. Ancak, her şeyin fazlasının zararlı olduğu söylenir, değil mi? Bunu önemli bir çevrimiçi toplantı ipucu olarak değerlendirin .
Bunu kesinlikle video konferans için iyi bir temel kural olarak adlandırabiliriz!
- Yapılması gereken: Rolüne uygun giyin 🕴️
Bu, takım elbise ve kravat giymeniz gerektiği anlamına gelmez. Ofiste normalde giydiğiniz kıyafetleri giyin, belki biraz daha rahat olanları tercih edin. Üstte iş kıyafeti, altta gündelik kıyafet mi? Neden olmasın! Çevrimiçi toplantı sırasında ayağa kalkmayı planlamıyorsanız, her şey uygundur!
Giysiler konusuna gelmişken, video konferanslarda uyulması gereken bir kural, yarı çıplak kocanızın görüşmenin arka planında dolaşmasına izin vermemektir. Sakın bunu yapmayın (yukarıdaki videoya bakın)! Yukarıdaki videodaki koca, karısının video konferans görüşmeleri sırasında pantolon giymenin zorluğunu kendi başına öğrendi!
- Yapılması gerekenler: Arka planınıza dikkat edin 🧹
Hepimiz evlerimizi oldukça iyi tanıyoruz. Bu nedenle, sanal toplantılar için bu ipucunu kullanarak uygun ve iyi aydınlatılmış bir arka plan seçin.
Evinizde hem iyi aydınlatmaya hem de uygun ortama sahip rahat bir yer bulamıyorsanız, basit ve profesyonel görünümlü bir sanal arka plan kullanmayı tercih edebilirsiniz. Zoom Google Meet gibi birçok video konferans platformu bu seçeneği sunmaktadır.
Video konferans görgü kurallarının birçok önemli kuralından sadece biri.
- Yapmamanız gerekenler: Toplantınızın gizliliğini kontrol etmeyi unutmayın! 🔒
Bu olay, okul yönetim kurulundaki bazı eğitim uzmanlarının işlerini kaybetmesine neden oldu. Yönetim kurulu, toplantılarının halka açık olduğunu ve veliler tarafından dinlendiğini fark etmeden, sanal konferans görüşmesi sırasında yanlışlıkla öfkelerini dışa vurdu. Toplantılarının halka açık mı yoksa özel mi olduğunu kontrol etmedikleri için işlerini büyük riske attılar ve çoğu sonunda istifa etti.
Buna ek olarak, sadece kendi gizliliğinizi değil, başkalarının gizliliğini de göz önünde bulundurmalısınız. Avrupa'da, rıza olmadan toplantıları kaydetmek GDPR ile uyumlu değildir. Bu nedenle, ekran kaydedici (örneğin Loom) gibi araçları kullanarak toplantıları kaydeden profesyoneller veya şirketler milyonlarca Euro'ya varan para cezalarıyla karşı karşıya kalabilirler. Vay canına!
Bunun yerine, toplantılarınızı kaydetmek istiyorsanız, tl;dv Zoom Google Meet platformu gibi uyumlu araçlar kullanmalısınız. Toplantı kaydedicilerinden farklı olarak, tl;dv aslında toplantıya katılan bir tl;dv , bu nedenle toplantı kaydını tüm katılımcılara tam olarak açıklar.
Bu, muhtemelen en önemli (ve kesinlikle en maliyetli!) video konferans etiketi kuralıdır!
- Yapılması gerekenler: Dakik olun ⏲️
Dakik olmak, sanal toplantıların en temel kuralıdır. Alarmınızı kurun veya hatırlatıcı ayarlayın! Toplantıdan önce bir kahve için!
Bu çok önemlidir, çünkü toplantıya katılan diğer kişilerle birlikte siz de bu toplantının bir parçasısınız. Bu, onların da zamanlarını ve enerjilerini bu toplantıya ayırdıkları anlamına gelir. Gömleğinizi giyin, saçınızı tarayın, toplantıyı ciddiye alın ve en önemlisi, zamanında gelin!
- Yapılması gereken: Açık olun ⚠️
Sanal toplantı beklentileri ve planları açıkça iletilmelidir. Organizasyonel toplantılarımızda, her zaman aşağıdakileri içeren çok net bir toplantı daveti oluşturmaya çalışırız:
- Gündem
- Ön okumalar
- Gerekli olmayan katılımcıları isteğe bağlı olarak işaretleyin
- Otomatik toplantı kaydı için tl;dv davet edin
Bu, video konferans görgü kuralları arasında, gerçek hayatta da uygulanabilecek bir kuraldır!
- Yapılması gereken: Aşırı ifade etmek 😱
İletişimin çoğunlukla sözsüz olduğu bilinen bir gerçektir. Bazı araştırmalara göre, iletilen anlamın %93'ü ses tonu ve vücut dili gibi sözsüz ipuçları aracılığıyla aktarılmaktadır. Sözsüz ipuçlarımız büyük ölçüde sınırlı olduğundan, video konferans görüşmelerinde ifadelerinizi ve ses tonunuzu abartmak iyi bir ipucu olabilir. Diğer bir alternatif ise, sözsüz iletişimdeki boşluğu doldurmak için normalden daha açık ve doğrudan olmaktır.
Bu, birçok kişinin bildiği gibi, video konferanslarda uyulması gereken temel bir kural değildir. Ancak, konuşmacı olarak video konferans görüşmelerinizde mesajınızın doğruluğunu gerçekten vurgulamak istiyorsanız, bunu yapmanın bir yolu budur!
- Yapmamanız gerekenler: Berbat bahanelerden kaçının 💩
Toplantıya geç kalacaksanız veya toplantıyı tamamen kaçıracaksanız, en azından iyi bir mazeret sunun. Bu genellikle dürüstlükle olur.
Ancak, biraz daha cesur bir şey arıyorsanız, çevrimiçi toplantılardan kaçınmak için 55 meşru ve komik bahane başlıklı makalemizi okuyun . Akıllıca boşluklardan çeşitli WIFI ile ilgili bahanelere kadar uzanan bahanelerle, her durum için kesinlikle bir bahane bulabilirsiniz.
- Yapmamanız gerekenler: herkesi davet etmek!🎉
Herkesin toplantınıza katılması gerekmez. İşyerleri yeni bir çalışma tarzını benimsemek zorunda kaldığından, bu durum diğer birçok çalışma konseptinin de sorgulanmasına neden oldu. Zoom , hızla ortaya çıkan ve şu anda sorgulanmaya başlanan bir çalışma trendi.
Zoom önlemenin en basit yolu, daha az veya daha kısa toplantılara katılmaktır. Kolay bir yöntem, gereksiz toplantılara katılmamak ve toplantı kaydını daha sonra izlemektir. tl;dv uzantısı gibi araçlar, Google Meet Zoom anında kaydeder ve paylaşır!
Bu nedenle, iş arkadaşlarınızın takvimlerini gereksiz Zoom Google Meet toplantılarıyla doldurmak yerine, katılımlarını (davetiyede) isteğe bağlı olarak işaretleyin ve toplantıyı daha sonra izlemelerine izin verin!
- Yapılması gerekenler: İpuçları, pratik ve hazırlık 💫
Programlarınızı hazırlayın, ertesi günün gündemini not alın, konuşma konularını belirleyin! Sanal toplantılar için bu temel kural , toplantılarınızı daha uyumlu ve hedef odaklı bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır . Böylece toplantıların kalitesi ve çıktıları da artacaktır.
- Yapılması gereken: Kadın meslektaşlarınızı destekleyin 👩🚀
Araştırmalara göre, çevrimiçi toplantılar erkeklere kıyasla kadın profesyonelleri orantısız bir şekilde etkiliyor. Eğer bir kadınsanız, sesinizi yükseltip kadın meslektaşlarınıza yardım ederek bu durumu ortadan kaldırmak için bilinçli bir çaba gösterin. Eğer bir erkekseniz, bu durumun farkında olun, başkalarını kesmeyin ve kadın ekip arkadaşlarınıza konuşma fırsatı vermek için çaba gösterin.
Bunun gerçek hayatta nasıl uygulandığını görmek ister misiniz? İşte bir kız öğrencinin STEM toplantılarında düzenli olarak sözünün kesilmesinin hayal kırıklığı yaratan bir örneği (aşağıda). Bu, video konferans görgü kuralları kılavuzumuzda önemli bir yer tutmaktadır!
Video konferans görgü kuralları hakkında son düşünceler
Video konferans görgü kuralları konusunda pek çok temel kural ve yapılması ve yapılmaması gerekenler vardır. Elbette, teknoloji geliştikçe ve çalışma ortamlarımız değişmeye devam ettikçe, bu video konferans görgü kuralları da gelişecektir! Ancak sabırlı olun, çünkü iş arkadaşlarınıza çevrimdışı ortamda olduğu gibi saygılı davranmayı unutmadığınız sürece, yanlış bir şey yapma ihtimaliniz yoktur!
Video konferans için bu temel kuralları beğendiyseniz, muhtemelen bu Zoom makalesini de beğeneceksiniz! Video konferans kuralları hakkında ne yapmalı ve ne yapmamalı diye düşünmekten çok daha eğlenceli!
