Kulağa gerçek olamayacak kadar iyi geliyor, ama değil! Toplantısız Günler gerçek bir şey. Evet, doğru okudunuz. Programda hiçbir toplantı olmayan ve herkesin yapılması gerekenler hakkında toplantı yapmak yerine yapılması gereken işlere odaklanabileceği bir gün. Bu kadar basit bir kavram olmasına rağmen, birçok kişi için oldukça devrimci bir fikir gibi geliyor.

Facebook ve Atlassian gibi şirketler, Toplantısız Günler uygulamasının öncüleri olmuştur. Bu Toplantısız Günler, çalışanların işlerine odaklanmalarını ve belirli bir programa bağlı kalmak yerine, kendileri için uygun olduğunda iş arkadaşlarıyla konuşmalarını sağlar.

Atlassian, toplantıların nasıl zaman kaybına yol açabileceğini ve üretkenliği engelleyebileceğini araştırdı. Toplantılar iş dünyasında her zaman yerini koruyacak olsa da, araştırmanın sonuçları oldukça şok ediciydi. Araştırmaya göre, katılımcıların %45'i katıldıkları toplantıların sayısından bunalmış hissediyordu, %73'ü toplantılar sırasında başka işler yaptığını itiraf etti ve %39'u toplantılar sırasında uyuduğunu itiraf etti.

Ankete katılanların neredeyse yarısı (47%) toplantıların tüm ofislerde en büyük zaman kaybı olduğunu da şikayet etti.

Toplantısız Gün nedir?

Yukarıdaki açıklama konuyu özetleyen bir bakış açısı olsa da, Toplantısız Gün bir devrimci hareket olarak başladı. İnsanların işlerine odaklanmaları ve dikkatlerinin dağılabileceği bir başka toplantının cazibesinden kaçınmaları için bir yoldu. O zamandan beri, ekiplerin kendi zamanlarını kontrol etmelerine ve daha üretken olmalarına olanak tanıyan etkinliği sayesinde popüler bir kavram haline geldi.

Bu kavram o zamandan beri hızla yayıldı ve MIT Sloan Management Review, birçok diğer faydanın yanı sıra, haftada bir gün toplantı yapmama uygulamasını başlatan şirketlerin bile özerklik ve verimlilikte belirgin bir iyileşme, mikro yönetim ve stres algısında ise büyük bir azalma gördüklerini ortaya koyan bir araştırma bile yaptı.

Sonuçta, toplantı günleri yok = mutlu günler!

Çalışma, bir tür Toplantısız Gün uygulamasını (Toplantısız Cuma, Toplantısız Perşembe vb.) uygulayan 76 şirketi inceledi ve ardından üst yönetimden çeşitli kişilerle görüştü ve uygulamaların hayata geçirilmesinden önce ve sonra bir dizi nicel veriyi inceledi.

Rakamlar şaşırtıcıydı. Her hafta bir günü "Toplantısız Gün" olarak ayırarak, verimlilik ortalama %35 arttı. İki günü tercih edenler için bu oran %71'e, hatta %73'e çıktı. Veriler daha sonra sabit kaldı, ancak haftada yaklaşık üç gün "Toplantısız Gün"ün optimum denge olduğunu ve bu sayede çalışanların üretkenliğinin, verimliliğinin ve genel mutluluğunun arttığını gösteriyor.

Neden Toplantısız Günler Uygulamalısınız?

Toplantı Yapılmayan Günler, her büyüklükteki ekibe fayda sağlar. Çalışanları kendi zamanlarını kontrol etmeye teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda insanlara projeler hakkında derinlemesine düşünme fırsatı vererek daha fazla işbirliği ve yaratıcılık sağlar. Ayrıca, Derin Çalışma gibi kavramların gücünden yararlanmak için de harika bir yoldur.

Örneğin, her hafta Cuma günü toplantı yapılmaması, herkesin kesintiye uğramadan ve toplantıların dikkatini dağıtmadan çalışmasına olanak tanır. Bu da planlama, strateji geliştirme ve genellikle başka türlü zaman bulamayacağınız görevleri halletme gibi konularda faydalı olabilir.

Ayrıca, Toplantısız Günler stres düzeylerini azaltmaya, zihinsel sağlığı iyileştirmeye ve ekip üyeleri arasında daha iyi iletişim kurulmasına yardımcı olabilir. Çalışma hayatına daha düşünceli ve ölçülü bir şekilde yaklaşmak ve eşzamansız iletişim ve çalışma gibi diğer fikirlerden yararlanmak, çok daha doğal bir iş akışı sağlar. Bu, uluslararası ekiplere de fayda sağlar ve bazı günler herkesin aynı anda hazır bulunmasına gerek kalmamasını sağlar, bu dazaman farklarını yönetmeyi çok daha kolay hale getirir.

Toplantısız Günleri Nasıl Uyguluyorsunuz?

Toplantısız Gün uygulamasının ardındaki fikir basit: o gün kimse toplantı planlamaz. Söylemesi yapmasından kolay gibi gelebilir, ama hiç de zor değildir.

Her şeyden önce, herkesin Toplantısız Günler'i ve bunların kuruluşunuzda uygulanmasının faydalarını bildiğinden emin olun. Bu kavramın neden önemli olduğunu ve insanların görevlerine daha iyi odaklanmalarına nasıl yardımcı olacağını mutlaka açıklayın.

No Meeting Days ile başarıyı garantilemenin iyi bir yolu, her hafta toplantı yapılmayacağı konusunda anlaşmaya varılan bir veya birkaç gün belirlemektir (örneğin, No Meeting Fridays). Bu şekilde, herkes "izin günü"nün ne zaman olduğunu bilir ve buna göre plan yapabilir.

Slack veya anlık mesajlaşma uygulamaları gibi araçları kullanarak toplantıların dışında da iletişimi teşvik edin ve herkesin bağlantıda kalmasını sağlayın. Ayrıca, çalışanların önceden hangi görevlerin yapılması gerektiğini bilmelerini sağlayın, böylece uygun şekilde planlama yapabilir ve gereksiz toplantıları önleyebilirsiniz.

Bunu yapmanın harika bir yolu tl;dv gibi bir araç kullanarak toplantı sırasında insanların daha sonra başvurabilecekleri eylem noktaları oluşturmaktır tl;dv video, zaman damgaları veya transkripsiyon özellikleri kullanılabilir.

Toplantısız Gün (veya günler) belirledikten sonra, herkesin bunu bildiğinden emin olun. Ofis genelinde hatırlatıcılar asın, e-postalar veya Slack mesajları gönderin ya da o gün öncesinde gayri resmi bir toplantı düzenleyerek ekibinizle Toplantısız Günlerin faydalarını tartışın.

Herkesin bu kavramın neden önemli olduğunu ve daha üretken ve yaratıcı olmalarına nasıl yardımcı olacağını anladığından emin olun.

Toplantı yapılmayan günlerin herhangi bir dezavantajı var mı?

Elbette, Toplantısız Günler herkes için işe yaramayabilir. Bazı kişiler toplantı olmadığı zamanlarda odaklanmakta zorlanabilir ve daha fazla yapı veya rehberliğe ihtiyaç duyabilir. Ayrıca, bazı görevler anlık mesajlaşma uygulamaları veya e-postalar yerine yüz yüze görüşülmesi daha uygun olabilir, bu nedenle toplantılara izin verilmezse önemli konuşmalar kaçırılabilir.

Toplantı Yapılmayan Günlerin "iletişim yapılmayan günler" anlamına gelmediğini de belirtmek önemlidir. Bu kavram, bu günlerde toplantıların sınırlandırılması veya ortadan kaldırılması ve işbirliği çabalarının asenkron iletişim ve beyin fırtınası, görev yönetimi, dokümantasyon ve sohbet mesajlaşması gibi toplantı dışı faaliyetlere odaklanması gerektiği anlamına gelir.

Toplantısız Gün veya birden fazla Toplantısız Gün kavramını ayarlamak ve uygulamak, tüm işletme genelinde zihniyet değişikliği gerektirir. Bazı kişiler, düzenli kontrol toplantıları veya herkesle görüşme fırsatları olmadan standartların düşebileceğinden korkabilir. Ancak bu, öncelikle orijinal çalışma yapısı ve zihniyetiyle ilgili soruları gündeme getirir. Çalışanların işlerini yapmalarına veya birbirlerine karşı sorumlu olmalarına güvenilemiyorsa, ele alınması gereken daha derin sorunlar olabilir.

Asenkron Devrim

Çoğu kişi haftada üç gün toplantıları bırakmaya başlayamazken, çalışanların zorunlu olsun ya da olmasın toplantılardan kaynaklanan aşırı yükü sınırlamanın başka yolları da vardır.

Asenkron iletişim – herkesin kendi hızında çalışabileceği ve gerektiğinde işbirliği yapabileceği bir ortam, maksimum verimlilik ve minimum toplantı yorgunluğu sağlar.

tl;dv gibi asenkron araçlar, asenkron işbirliği için mükemmel bir platform tl;dv , birden fazla kişinin aynı anda çevrimiçi olmak zorunda kalmadan projeler üzerinde birlikte çalışmasına olanak tanır. Toplantılarınızı Zoom, Google Meetveya hatta ofiste gerçekleştiriliyor olsun, bu araç tüm iletişimi takip etmenize ve uygun şekilde paylaşılmak üzere belgelendirmenize yardımcı olabilir.

Ayrıca, verimsiz toplantılardan kaynaklanan dikkat dağınıklığının azalması sayesinde çalışanların görevlerinde daha üretken olmalarını ve daha kaliteli sonuçlar elde etmelerini sağlar. Toplantılar herkesin katılımı olmadan gerçekleştirilebilir ve maksimum verimlilik sağlayacak zaman, yer ve zihin yapısında yapılabilir. 

Sonuç olarak, Toplantısız Gün'ün amacı, gereksiz veya verimsiz toplantıları ortadan kaldırarak anlamlı işler için daha fazla zaman ve alan yaratmaktır. Bu tür bir değişikliğin başarılı olması ve uzun vadeli bir kültürel dönüşüm haline gelmesi için, hem çalışanların hem de yönetimin inisiyatifiyle gerçekleştirilmesi gerektiğini unutmamak önemlidir. 

No Meeting Days'i denemeye ne dersiniz? İş akışınızı nasıl değiştirdiğini görün. Sonuçlar sizi şaşırtabilir.