Незалежно від того, чи працюєте ви віддалено, чи в офісі, немає нічого гіршого, ніж перебувати в стані глибокої зосередженості і бути перерваним. Перерва може тривати лише кілька секунд, але її наслідки часто залишаються надовго.

Справа не тільки у втраті часу або навіть у повній фрустрації від переривання роботи. Коли ви починаєте підраховувати всі ці переривання на робочому місці, це також має величезний вплив на доходи бізнесу.

Статистика перерв у роботі

Нещодавно німецький аналітичний центр Next Work Innovation опублікував новий звіт, в якому висвітлюються статистичні дані щодо переривань у роботі. Дослідження показало, що працівники інтелектуальних професій перериваються в середньому 15 разів на годину. Це дорівнює одному перериванню кожні чотири хвилини.

Фінансовий вплив? Аналітичний центр встановив на основі цифр, що загалом перебої в роботі коштують компаніям по всьому світу близько 58 мільярдів євро на рік.

І це не тільки переривання від електронних листів, колег, телефонних дзвінків або інших звичайних підозрюваних. Учасники дослідження також проводили в середньому півтора дня на тиждень на нарадах і намагалися виконувати кілька завдань одночасно принаймні двічі на годину.

Цей постійний стан потоку часто призводить до втрати концентрації та ефективності, а також до перевантаження і стресу.

Щоб зрозуміти масштаб цього досягнення, варто зазначити, що це приблизно стільки ж часу, енергії та ресурсів, скільки витратили всі співробітники Siemens у 2021 році, а це 303 000 працівників по всьому світу!

Дослідження також показало, що кожне переривання роботи співробітника додавало до виконання завдання від 15 до 24 відсотків додаткового часу, залежно від складності завдання. Навіть якщо взяти консервативну оцінку в 15%, це в середньому три повних робочих дні на місяць, втрачених виключно через переривання.

Ой!

Підсумки щодо перерв у роботі:

  • Середній працівник, що займається інтелектуальною працею, переривається в середньому 15 разів на годину.
  • Це одне переривання кожні чотири хвилини
  • Втрата продуктивності внаслідок перебоїв у роботі коштує компаніям приблизно 58 мільярдів євро на рік (у всьому світі).
  • Більшість працівників, що займаються інтелектуальною працею, намагаються виконувати кілька завдань одночасно принаймні двічі на годину.
  • В середньому, працівники, що займаються інтелектуальною працею, проводять півтора дня на тиждень на нарадах.
  • Кожне переривання збільшує час виконання завдання на 15–24%.
  • Навіть якщо це мінімальний показник (лише 15%), це призведе до втрати трьох повних робочих днів на місяць через перебої в роботі.
  • Електронні листи є причиною більшості перерв у роботі

Як нас переривають на робочому місці?

У дослідженні не було виявлено жодного головного винуватця перебоїв, а лише цілий комплекс факторів. Однак жоден з них не був надто дивним.

Учасники виявили, що їхня робота найчастіше переривається електронними листами, в середньому 3,3 рази на годину. 

Однак чат-сервіси не відставали, і хоча багато сервісів, таких як Slack і месенджери, призначені для підвищення ефективності комунікації, вони використовуються в основному для реагування, а не для «залишення повідомлення» колегам, яке вони можуть прочитати, коли не будуть зайняті.

Крім того, онлайн-наради, які стали основним елементом нашої робочої культури після пандемії, є для багатьох великим каменем спотикання, коли йдеться про виконання роботи. Оскільки багато з них вважаються «обов'язковими», дослідження показало, що багато людей погоджуються брати участь у них лише для того, щоб вимкнути камери і одночасно виконувати інші завдання.

Ні нарада, ні робочі завдання не отримують повної уваги людини, що може призвести до помилок, поспіху та загальної втрати концентрації. 

людина, відволікається від ноутбука через свій мобільний телефон

Хоча нам би дуже хотілося сказати, що всі переривання були пов'язані з роботою, на жаль, нас відволікають не тільки випадкові повідомлення електронної пошти. В глибині душі ми є істотами, які прагнуть дофаміну. Це може бути перегляд соціальних мереж на мобільному телефоні, споглядання з вікна проїжджаючих автомобілів або навіть похід за 46-ю чашкою кави за день. 

Згідно з результатами дослідження, учасники експерименту розблоковували свої телефони 56 разів на день, а також дивилися на них 88 разів. Чи було це пов'язано з роботою? Ні! В основному це було для використання соціальних мереж і перегляду новин. Хоча в звіті рекомендувалося залишати телефон подалі від робочого столу, на щастя, автори зрозуміли, що це просто нереально (і трохи жорстоко в наш час!).

Чому на роботі все ще трапляються постійні переривання?

Згідно з доповіддю, однією з головних причин цієї проблеми є те, що на робочих місцях часто відсутні чіткі процеси та структури комунікації, що призводить до нечітких очікувань у співробітників. Або ж такі процеси та структури існують для співробітників, але вище керівництво часто не дотримується тих самих правил. 

Багато речей, які раніше вважалися корисними для оцінки ефективності роботи, сьогодні є застарілими поняттями. Це речі, які фактично призводять до цифрового презентеїзму: понаднормові години, участь у всіх нарадах та відкладання відпусток.

Продовження такої практики може призвести до культури перформативної роботи. Коли співробітники «виглядають зайнятими» і «відчувають себе зайнятими», але в цілому виконують менше роботи, оскільки більше зосереджені на тому, як вони виглядають.

Це створює середовище, в якому співробітники відчувають, що не можуть виконати свої завдання без допомоги або вкладу інших. Крім того, оскільки організації все частіше звертаються до цифрових рішень, таких як Slack та електронна пошта, для внутрішнього спілкування, існує тенденція до перевантаження цих каналів, що призводить до додаткових відволікань. 

Для того, щоб зупинити потік електронних листів, слід використовувати чат-додатки, такі як Slack. Але результатом часто є лише додаткове переповнення Slack. А потік електронних листів аж ніяк не зменшився настільки, щоб заощадити час і уникнути відволікання уваги. Швидше за все, він навіть збільшився через додавання нового засобу комунікації, про який слід пам'ятати, що відволікає увагу від виконання завдань. 

Варто також зазначити, що не всі люди однаково реагують на таку ситуацію. Хоча багато хто, наприклад інтроверти, люблять працювати з дому, іншим це може бути важко. Робота за одним великим столом може бути чудовою для товариських людей, які люблять спілкуватися, але для тих, хто потребує глибокої концентрації, така спільна робота може бути надзвичайно відволікаючою.

ілюстрація жінки, яка намагається працювати, але її переривають кілька людей

Тож, хто такі Next Work Innovation & Vera Starker?

Next Work Innovation — це берлінський аналітичний центр, який досліджує нові методи роботи та надає консультації підприємствам, що впроваджують ці зміни.

На чолі компанії стоїть її співзасновниця Вера Старкер, бізнес-психолог і юрист, яка має ступінь MBA в галузі організаційного розвитку від Університету Джона Хопкінса. Вона спеціалізується на коучингу команд і підприємств. Вера є старшим членом Німецької федеральної асоціації коучингу (DBVC). Крім того, вона пише посібники про управління змінами та конфліктами в цифрову епоху.

А що це було за дослідження?

Щоб з'ясувати, скільки коштують німецьким компаніям переривання роботи та який вплив мають переривання і відволікання на продуктивність і рівень стресу, з грудня 2021 року по лютий 2022 року було опитано 637 співробітників. Учасники, всі з яких представляли 25 компаній, що працюють у сфері знань, з дванадцяти галузей, заповнили онлайн-анкету і вели веб-щоденник.

Як поводитися з перериваннями на роботі

Є кілька речей, які ви можете зробити, щоб спробувати зменшити кількість перерв і підвищити свою продуктивність.

По-перше, подумайте про те, коли ви відповідаєте на електронні листи або повідомлення – виділення для цього певного часу протягом дня допоможе вам уникнути надмірних витрат часу.

Ми також повинні переглянути своє ставлення до нарад та «особистого» спілкування на робочому місці. Багато нарад досі вважаються обов'язковими, хоча це зовсім не так.

Будучи більш вибірковим щодо того, коли і де ви погоджуєтеся відвідувати або проводити зустрічі, ви можете скоротити кількість часу, який вони забирають у вашому дні.

Використання записувача зустрічей, такого як tl;dv, та впровадження асинхронної культури роботи — це чудовий спосіб змінити цю ситуацію.

Сприяння культурі, яка дозволяє людям «наздоганяти» зустрічі в зручний для них час або навіть переглядати лише певні важливі частини, робить робоче життя набагато продуктивнішим та ефективнішим.

Окрім економії часу та грошей, просто зменшується невдоволення та стрес, пов'язані з розширенням обсягу робіт або відчуттям обов'язку виконувати завдання чи дії, які не принесуть жодних результатів. Ніхто не нервує через повідомлення в Slack, а люди отримують довіру та свободу встановлювати свої графіки та методи роботи.

Це також дозволяє у разі потреби зберегти канал для «екстреної» комунікації вільним, однак спокійніше та ефективніше робоче середовище призведе до зменшення кількості тривожних сигналів та паніки в останній момент.

Зрештою, усвідомлення того, що ви робите і як це впливає на вашу продуктивність, може допомогти зменшити відволікання і зосередитися на виконанні поставленого завдання.

Ви також можете спробувати адаптуватися до концепції глибокої роботиі виділяти собі регулярні, тривалі періоди часу, щоб виконувати завдання без перерв. Або ж застосуйте метод Помодоро, за яким ви зосереджуєтеся на завданні протягом відведеного часу, роблячи міні-перерви, щоб контролювати відволікаючі фактори. 

Самі перерви можуть допомогти вам залишатися зосередженими і не відчувати себе перевантаженими роботою. Кілька хвилин, проведених подалі від робочого столу, допоможуть вам прояснити думки і повернутися до роботи свіжими та готовими до нових завдань.

Пристосуйтеся до перерв у роботі в офісі

Перешкоди завжди будуть частиною життя. Будь то наше особисте життя, робоче життя, робота в офісі або робота з дому. Але, застосовуючи деякі з наведених вище порад, ми можемо зберігати контроль над собою і не відчувати, що наш день вислизає з наших рук. З невеликими свідомими зусиллями ми можемо зберегти концентрацію і отримати максимум від робочого дня.

Все починається з самосвідомості, встановлення меж і міцної прозорої культури роботи. Потім інвестуйте в інструменти, які допоможуть вам бути більш продуктивними, і, нарешті, знайдіть кілька хвилин, щоб відійти від робочого столу і дати собі трохи перепочити, перш ніж знову взятися за справи. Удачі!