Перейти до змісту
Документування зустрічей є дуже важливим у професійному світі. Наявність хорошого набору нотаток із зустрічей або протоколів зустрічей гарантує чіткий запис того, що було сказано. Вони також фіксують рішення та пункти дій для подальшого використання. Однак, що таке нотатки із зустрічей та протоколи зустрічей? Існує можливість перетину між нотатками із зустрічей та протоколами зустрічей. Що саме їх відрізняє?
Переконавшись, що ви та ваша команда розумієте різницю між нотатками та протоколами, ви зможете покращити процес документування. Крім того, чітке розуміння того, що таке ефективне ведення нотаток та протоколів, також буде корисним.
Нотатки з нарад мають інше призначення, ніж протоколи нарад, але обидва документи є важливими.
Простіше кажучи, нотатки — це короткий виклад того, що було сказано. Вони висвітлюють суть обговорення.
Протоколи, однак, є більш офіційним документом. Протоколи можуть використовуватися в юридичних цілях і часто пов'язані також з фінансовим адмініструванням.
Для будь-якої особи, яка бере участь у нарадах, надзвичайно важливо розуміти, у чому полягають ці відмінності. Насправді лише невелика частина нарад (11%) вважається продуктивною, тому дуже важливо переконатися, що ви отримали необхідну інформацію під час них.
Незалежно від того, чи ви ведете нотатки, чи просто берете участь у зустрічі, це допоможе вам краще зрозуміти процес її проведення.
Давайте глибше зануримося в ці відмінності.
Зміст
Розуміння документації про засідання
Документування зустрічей значно змінилося за останні роки. Раніше це був простий інструмент для ведення записів, який зазвичай використовувався секретарем, який друкував або використовував стенографію. Зараз, разом з технологіями, він еволюціонував і дозволяє створювати неймовірні файли, багаті на дані, з якими можна працювати.
Це також дуже важливо для підзвітності та дотримання вимог у сучасному світі. Багато підприємств та галузей вимагають чітких, добре задокументованих нотаток з кожного засідання, до яких можна отримати доступ пізніше.
Однією з ключових тем, яка виникає щоразу, коли ми розглядаємо документацію засідань, є вплив часу на неефективні засідання. Опитування, проведене компанією Atlassian, показало, щовартість непотрібних засідань для американських компаній становить 37 мільярдів доларів. Ця цифра підкреслює високу ціну непродуктивних засідань не тільки з точки зору фінансових втрат, але й з точки зору втрати продуктивності та незадоволеності співробітників. Причина, чому документація так безпосередньо пов'язана з цим, полягає в кількості часу, витраченого на обговорення одних і тих самих питань на засіданнях. Часто, коли засідання не документуються або навіть не діляться належним чином, одні й ті самі питання обговорюються кілька разів.
Що таке нотатки з нарад?
Нотатки з наради — це запис того, що обговорювалося під час наради. Вони можуть бути скоріше тематичними, ніж хронологічними. Вони також набагато менш формальні, відображаючи ключові моменти та пункти дій.
Хоча протокол засідання повинен бути детальним, він має слугувати скоріше допоміжним засобом для запам'ятовування, а не офіційним документом.
Нотатки можуть робити кілька осіб, і важливо співпрацювати в цьому питанні. Ручне або аналогове ведення нотаток може призвести до того, що особистий досвід людей затьмарить їх. Дуже важливо переконатися, що нотатки є збалансованими та фактичними, щоб інші члени команди могли їх зрозуміти та виокремити ключові моменти. Це також особливо важливо, якщо члени команди не були присутні на зустрічі.
Ще одним важливим моментом щодо протоколів засідань є те, що вони часто стають основою для протоколів майбутніх засідань.
Щоб робити ефективні нотатки, спробуйте скористатися наступними порадами:
- Речення мають бути короткими і зосередженими на ключових моментах.
- Обов'язково визначте пріоритетні завдання та рішення, які потребують негайного виконання.
- Запишіть усі терміни та дати, які є важливими для виконання заходів.
- Обов'язково перегляньте та уточніть будь-які неясні моменти з іншими учасниками зустрічі.
- Переконайтеся, що нотатки з наради надсилаються тим, хто їх потребує, одразу після закінчення наради.
- Спробуйте використовувати цифровий інструмент для зручного створення нотаток та організації, особливо якщо ваша зустріч проводиться дистанційно.
Що таке протокол засідання?
На відміну від нотаток про засідання, протоколи засідань є офіційним записом рішень, прийнятих на засіданні. Вони є юридичним документом, який забезпечує детальне відображення обговорень, дій, голосувань та рішень, прийнятих на засіданні.
Зазвичай вони базуються на порядку денному, який роздається перед засіданням. Крім того, як теми для обговорення використовуються також протоколи попередніх засідань. Протоколи засідань також містять список учасників, короткий виклад кожного пункту порядку денного та результати прийнятих рішень.
Протоколи засідань дійсно дуже важливі. Це юридичні документи, необхідні для корпоративного управління. Вони повинні містити прозорий звіт про дії та рішення правління. Зазвичай у будь-яких юридичних справах на них також посилаються. Вони надають чітке, неупереджене уявлення про ситуацію, що є необхідним для аудиторських перевірок та демонстрації належної ретельності та доброчесності.
Зазвичай протокол засідання веде одна особа, як правило, призначений секретар або протоколіст. Під час засідання вони повинні активно слухати та записувати ключові моменти, а також імена тих, хто їх висловив. Після закінчення засідання ці нотатки слід оформити у вигляді протоколу, перевірити на точність і повноту, а потім роздати учасникам.
Вони повинні бути роздані всім учасникам засідання та зацікавленим сторонам для ознайомлення та затвердження. Це гарантує, що всі будуть узгоджені щодо прийнятих рішень та необхідних дій. Також є можливість внести виправлення або уточнення.
Оскільки це офіційні документи, варто ознайомитися з деякими рекомендаціями щодо протоколів засідань, виходячи з особливостей вашого регіону.
Основні відмінності: нотатки з нарад та протоколи
Для швидкого ознайомлення з відмінностями між нотатками та протоколами засідань пропонуємо короткий перелік.
Формальність
- Нотатки з нарад є неофіційними і слугують як особиста або командна допомога.
- Протоколи засідань мають офіційний характер і слугують офіційним документом, на який можна посилатися в питаннях законодавства, корпоративної політики або фінансових операцій.
Зміст
- У протоколі засідання підсумовуються основні моменти, дії, важливі обговорення та дати.
- Протоколи засідань містять вичерпну інформацію про обговорення, конкретні рішення, результати голосування та офіційні дії.
Варіанти використання
- Нотатки з нарад призначені для більш-менш офіційних ситуацій, таких як наради команди та зустрічі з питань проектів. Основна увага тут приділяється фіксації ідей та завдань.
- Протоколи засідань мають більш офіційний характер і повинні використовуватися для засідань правління, загальних зборів акціонерів та інших офіційних зібрань. Будь-які великі фінансові або кадрові засідання повинні мати такі протоколи для дотримання законодавчих та корпоративних вимог.
Розподіл
- Нотатки з наради слід розповсюдити серед учасників та надати доступ до них усім, хто залучений до проекту.
- Протоколи засідань необхідно розіслати всім зацікавленим сторонам, а також ретельно контролювати, якщо вони містять конфіденційну інформацію.
Вибір між нотатками про зустріч, протоколом зустрічі або обома
Дуже важливо переконатися, що у вас є всі необхідні документи, особливо якщо пізніше зустріч доведеться перевіряти з юридичних міркувань.
Ефективне використання цих двох засобів може забезпечити ефективність, належне документування та продуктивність ваших зустрічей.
Якщо ви не впевнені, які документи вам знадобляться для зустрічі, задайте собі три питання:
- Яка мета зустрічі?
- Хто є передбачуваними одержувачами документації?
- Які вимоги до відповідності та архівування?
Примітка щодо організаційного впливу
Сама природа вашого бізнесу або галузі може впливати на те, які нотатки вам потрібно робити. У невеликому стартапі, ймовірно, буде багато «неформальних» зустрічей і розмов. У компанії з рейтингу Fortune 500, з радами директорів і багатьма зацікавленими сторонами, все, ймовірно, буде більш формалізовано.
Використання цифрових інструментів
Зараз існує багато додатків, які дозволяють набагато ефективніше документувати результати зустрічей. Ці додатки можуть підтримувати як нотатки, так і протоколи зустрічей. Вони не тільки дозволяють в режимі реального часу документувати, що було сказано і хто це сказав, але й забезпечують безпечне зберігання та ефективне розповсюдження інформації.
Використання цієї технології означає, що навіть якщо на початку зустрічі потрібні лише нотатки, але в ході її проведення виникає необхідність у більш офіційному протоколі, ви маєте таку можливість. Ви можете вибрати найкращий варіант із двох і оформити будь-яку документацію, яка необхідна після зустрічі.
Кращі практики ведення нотаток та протоколів засідань
Незалежно від того, чи ви робите нотатки, чи ведете протокол засідання, є низка речей, які слід робити відповідно до загальних найкращих практик.
- Чіткість і лаконічність: чи то нотатки, чи то протоколи, чітка і лаконічна документація є ключовою. Зосередьтеся на рішеннях, діях та ключових пунктах обговорення.
- Використовуйте шаблони зустрічей: стандартизуйте процес за допомогою шаблонів. Це гарантує, що вся необхідна інформація буде послідовно зібрана та легко зрозуміла.
- Активне слухання: Повністю залучайтеся до зустрічі, щоб забезпечити точне і вичерпне документування. Підсумуйте обговорення своїми словами, щоб відобразити суть.
- Цифрові інструменти та програмне забезпечення: Використовуйте технології для підвищення ефективності. Використання програмного забезпечення для запису дзвінків, такого як tl;dv , також tl;dv додати елемент штучного інтелекту, що дозволить вам проводити наради та ефективно аналізувати всі дії в ретроспективі.
- Поводження з конфіденційною інформацією: Завжди дотримуйтесь принципів конфіденційності. Надійно зберігайте документи, що містять конфіденційні дані. Обмежте доступ до них лише тими особами, яким ця інформація необхідна.
Дотримуючись цих рекомендацій та використовуючи відповідні інструменти, ви можете бути впевнені, що ваші нотатки та протоколи зустрічей будуть корисними та безпечними.
Нижче ви знайдете короткий посібник з деяких ключових моментів найкращих практик, яких слід дотримуватися під час віртуальних зустрічей.
Підвищення продуктивності нарад за допомогою ефективної документації
Зустрічі є важливою частиною будь-якого бізнесу, але не менш важливо переконатися, що вони є ефективними.
Наявність цілої команди, яка знає найкращі практики та різницю між нотатками з нарад і протоколами, може змінити вашу ефективність і продуктивність.
Три найважливіші речі, на які слід звернути увагу, незалежно від того, чи ви робите нотатки, чи протокол:
- Підготовка: Переконайтеся , що кожна зустріч, навіть якщо це невелике зібрання, має чіткий результат і порядок денний. Хоча менш офіційні зустрічі не потрібно розсилати заздалегідь, майте чітку директиву щодо того, що має бути результатом зустрічі.
- Конкретні дії: чітко визначте, які дії необхідно вжити після зустрічі, хто за них відповідає та в які терміни вони повинні бути виконані (або принаймні які етапи необхідно пройти). Це забезпечить чітку відповідальність та можливість правильно виконати поставлені завдання.
- Перегляньте та узагальніть: переконайтеся, що є якийсь запис про зустріч. Зустрічі без документації можуть призвести до абстрактних результатів, забутих ідей та відсутності дій.
Краща документація зустрічей призводить до кращих результатів
Незалежно від того, чи ви є організатором зустрічі, чи лише її учасником, важливо чітко уявляти собі, яких результатів має бути досягнуто. Від цього також залежатиме стиль і функція необхідної документації, будь то нотатки або протокол зустрічі.
Якщо ви хочете дізнатися, як tl;dv полегшити цю задачу за допомогою безпечного, керованого штучним інтелектом засобу для ведення протоколів, завантажте його та спробуйте безкоштовно вже сьогодні.
