Es probable que te hayas topado con algún artículo interesante sobre el trabajo en remote en el que se menciona la "comunicación asíncrona". Probablemente te estés rascando la cabeza ante esa extraña palabra.
¿Qué es la comunicación asíncrona y por qué se la elogia como el siguiente paso en la revolución del trabajo remote ?
Aunque el término comunicación asíncrona puede sonar como una palabra supertécnica que te hace girar la cabeza, en realidad es sólo una frase elegante para un concepto muy simple.
¿Qué significa entonces la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona se refiere simplemente a cualquier comunicación que no se basa en la interacción en vivo, es decir, puede haber un retraso en las respuestas entre las partes comunicantes. Asíncrono" significa que la comunicación no es instantánea, o "sincrónica".
¿Cómo? ¿Un salto de tiempo, tal vez? ¿La teoría del multiverso, quizás? Bueno, no... comunicarse de esta manera simplemente requiere corodinación, algunas herramientas asíncronas y alineación en los principios de comunicación.
En ese sentido, la comunicación asíncrona no es nueva. Por ejemplo, el correo electrónico. Llevamos años comunicándonos de forma asíncrona, enviando un correo electrónico y esperando pacientemente una respuesta (que a veces no recibimos hasta días después).
Una llamada telefónica, por su parte, es el ejemplo perfecto de comunicación sincrónica, porque depende de que al menos dos personas se comuniquen al mismo tiempo. Sencillo, ¿verdad?
¿Qué es la colaboración asíncrona?
La colaboración asíncrona significa trabajar en colaboración sin trabajar al mismo tiempo. Imagina que tu colega, al otro lado del mundo, abandona el trabajo por hoy. Mientras tanto, tú te sirves una taza de café por la mañana, te conectas y continúas donde él o ella lo dejó. ¡Eso es asíncrono, nene!
¿Qué es el aprendizaje asíncrono?
¿En cuanto a la educación asíncrona? Lo has adivinado. En este modelo de educación, el aprendizaje y la enseñanza no ocurren al mismo tiempo. Las clases suelen subirse a un espacio compartido como recursos de vídeo, y los estudiantes eligen cuándo ver estas clases o completar las tareas. La mayoría de los cursos en línea están diseñados para el aprendizaje asíncrono.
¿Por qué es importante la comunicación asíncrona?
Dominar el arte de la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo híbrido y en remote tiene numerosas ventajas.
Las ventajas de la comunicación asíncrona son, entre otras, las siguientes
- Una mejor conciliación de la vida laboral y familiar para los empleados, ya que pueden establecer su propio horario de trabajo en función de su estilo de vida y zona horaria.
- La posibilidad de colaborar con personas situadas en todo el mundo, sin importar la zona horaria en la que se encuentren.
- Reducción de la necesidad de asistir a reuniones en directo, lo que significa que nadie tiene que levantarse a las 6 de la mañana para llamar a la oficina de Singapur.
- La adopción de herramientas, métodos y principios de comunicación más inteligentes y eficaces en el tiempo.
- Una cultura de la transparencia, porque la comunicación asíncrona se basa en que el trabajo esté claramente documentado.
- Mayor productividad de los empleados. Si no se espera que un empleado esté localizable durante las horas establecidas, puede desactivar sus notificaciones y centrarse en el "trabajo profundo".
La comunicación asíncrona es mucho más que poder empezar la jornada laboral cuando a uno le apetezca (alerta de spoiler, un enfoque laxo del trabajo asíncrono no hará que este concepto vuele). La colaboración asíncrona eficaz requiere disciplina, confianza, transparencia, herramientas de colaboración y la actitud adecuada, tanto por parte del individuo como del conjunto del lugar de trabajo.
Comunicación sincrónica vs. asincrónica
Las reuniones pueden ser geniales. ¿A quién no le gusta una reunión productiva y motivadora? tl;dv existe literalmente para hacer que las reuniones virtuales sean más increíbles. ¿Cómo? Convertimos todas tus reuniones en valiosos recursos asíncronos, para que ninguna idea descubierta en una llamada se pierda en el vacío.
tl;dv graba las reuniones de Zoom o las llamadas de Google Meet de forma que cualquier compañero que no haya asistido a la llamada pueda ponerse al día rápidamente sobre los puntos clave de la reunión. Los usuarios de tl;dv ni siquiera tienen que compartir la grabación completa. Puedes editar un fragmento de clip, etiquetar a un compañero en un momento concreto o simplemente marcar la hora de las partes relevantes para un equipo.
¿Alguna vez te has visto atrapado en una reunión que podría haber sido un correo electrónico? ¿Se espera de ti que asistas a las llamadas incluso cuando sólo 10 minutos de la hora de discusión son relevantes para ti? Sí, necesitas un trozo de ese pastel de la comunicación asíncrona. 🥧🥧
No nos malinterprete. Sincronización La comunicación es muy beneficiosa a veces. Aunque el brainstorming y la resolución de problemas pueden realizarse de forma asíncrona a través de canales como Slack, Trello e incluso el humilde correo electrónico, sin duda hay un cierto je ne sais quoi del pensamiento en tiempo real que ayuda a que fluya la creatividad.
Esta colaboración en tiempo real es lo que llamamos comunicación sincrónica. Tal vez un proyecto sea extremadamente complejo y las consecuencias de una mala comunicación sean demasiado graves. Tal vez haya un problema crítico en su lugar de trabajo que requiera "todas las manos en la cubierta". Tal vez esté incorporando a un nuevo compañero de equipo por primera vez. En ciertas situaciones, la comunicación instantánea o "en vivo" es simplemente más apropiada.
Pero este proceso "IRL" es obviamente poco flexible. Exige más compromiso y esfuerzo mental. Con la comunicación sincrónica, es habitual que los calendarios choquen, que haya que reorganizar los atrasos, que los husos horarios se conviertan en un quebradero de cabeza y que, a veces, incluso se espere que nos desplacemos a un lugar físico (!?!?!).
La buena noticia es que cada vez más tareas dependen menos de la comunicación sincrónica gracias a la tecnología, así como a un enfoque más abierto del trabajo.(¡Viva la remote work revolution!).
Esto significa que podemos emprender más tareas cotidianas e incluso proyectos a largo plazo de forma asíncrona. Cuanto más adopte un lugar de trabajo los principios de la comunicación asíncrona, más flexible y resistente será. ¡Woohoo!
Que me ignoren o dejen de leer es mi mayor manía. 😂 Realmente me siento irrespetado.
- ♚ Groovy ♚ (@GroovyRandall) 21 de abril de 2019
(No se puede negar que la comunicación asíncrona es menos apreciada fuera del lugar de trabajo.)
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas y técnicas de comunicación asíncrona?
Hay TANTAS formas diferentes de clavar la comunicación asíncrona. Los métodos y herramientas asíncronos pueden utilizarse individualmente o en combinación con otros. Hay un montón de herramientas y plataformas para hacer que todo se unifique de forma auto-mágica. Veamos algunos aspectos que deberías tener en cuenta si tu lugar de trabajo está dando un paso hacia la asincronía.
Plataformas de mensajería
Ya sea Slack, WhatsApp, correo electrónico, Intercom, e incluso Facebook Messenger, todos ellos se pueden utilizar para dejar mensajes a los colegas para que los recojan más tarde. Incluso si muestras un pequeño logo de una palmera diciendo que estás en unas maravillosas vacaciones, el mensaje de tus colegas estará sano y salvo a tu regreso. De hecho, Slack te permite incluso programar los mensajes para una fecha y hora concretas.
Herramientas de gestión de proyectos
Hay un montón de ellas para elegir. Monday, Atlassin, Trello, Basecamp, Asana y Notion.... ¿necesito decir más? Sea cual sea tu sector, negocio o enfoque, hay herramientas que te ayudarán a construir un ecosistema de información y planificación. En ellas puedes subir documentos, añadir notas, asignar tareas y planificar proyectos. No hace falta decir que estas herramientas son esenciales para los equipos asíncronos. Podrías ejecutar todo un proyecto a través de las herramientas de gestión de proyectos sin tener que hablar con tu equipo ni una sola vez.
Reuniones asíncronas y vídeo
Tanto si grabas una pantalla con Loom o Slack, como si grabas una reunión en Zoom con tl;dv , el vídeo es uno de los medios más eficaces de comunicación asíncrona. El vídeo capta los matices emocionales, la expresividad y la personalidad de las personas.
Con las grabaciones de pantalla, puedes grabarte a ti mismo haciendo una demostración de un nuevo software y luego subir este recurso educativo a un espacio compartido. Con la aplicación Zoom y las extensiones de grabación Google Meet como tl;dv, puedes clip sacar grandes momentos de las sesiones de investigación de usuarios, entrevistas a candidatos, llamadas de ventas y presentaciones para compartirlos con tus compañeros. Ellos se pondrán al día en su tiempo libre, muy fácil.
No es que queramos hacernos los remolones, pero el uso de tl;dv junto con el software de reuniones significa que también puedes añadir un montón de bonitas notas, aspectos destacados e incluso transcripciones para compartirlas con todo el equipo.
¿Por qué adoptar la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo?
Ahora que sabemos lo que es, ¿cómo puede la comunicación asíncrona ser beneficiosa para usted y su equipo?
La comunicación asíncrona ahorra tiempo
El tiempo es un recurso precioso. Aunque muchos dirán que es una construcción humana, e incluso Einstein dijo que era una ilusión (vale, no nos pongamos demasiado filosóficos...), es -al menos en el mundo laboral- finito y fijo. Si tienes un plazo... pues simplemente tienes un plazo.
Pero si te pasas todo el tiempo esperando a que la gente realice sus tareas para que tú puedas completar las tuyas, entonces vas a experimentar que estás perdiendo el tiempo en lugar de pasarlo siendo productivo y feliz y, en general, increíble.
Puedes bloquear el tiempo a tu antojo, pero si Simón de producción no te da el "sí/no" porque está atrapado en una reunión, vas a estar dando vueltas en tu silla de escritorio hasta que te repita el almuerzo.
Al adoptar un flujo de trabajo asíncrono en la base de su negocio, tendrá permiso para desconectarse y completar otras tareas por iniciativa propia, sabiendo que la respuesta "a esa otra cosa" acabará llegando.
¿El resultado? Se hace más trabajo, y tú puedes obtener un embriagador golpe de dopamina al tachar todas esas cosas de su lista de tareas. Al final, Simon se escapa de la reunión y ya tienes la respuesta.
La comunicación asíncrona es mejor para el bienestar mental
It also allows you to adopt some pretty neat concepts that can supercharge your productivity to make that >*iLluSioN*< of time really count.
Desde aprovechar el poder de Pomodoro hasta dominar el Trabajo Profundo, la comunicación asíncrona te da el poder de construir un día de trabajo como te parezca. Se acabó el ser esclavo del reloj, se acabaron las interrupciones de los compañeros. Sólo tienes que agachar la cabeza y trabajar hasta conseguir el resultado deseado.
Imagina no tener que estresarte por si tienes tiempo para hacer una sesión de gimnasio durante tu descanso para comer. Imagina no sentirte presionado para responder a un mensaje de Slack de inmediato, y rechazar cómodamente una reunión sabiendo que las partes importantes se documentarán más tarde en cualquier caso.
Descubrirás que es menos probable que te sientas culpable por dormir un poco más o por tomarte ese tiempo tan importante para la salud mental. El trabajo se sigue haciendo y con un alto nivel de calidad.
Por razones obvias, la flexibilidad que otorga el trabajo asíncrono incluye un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, y más productividad. Si un empleado prefiere quedarse dormido hasta tarde y trabajar a toda prisa por la noche, el trabajo asíncrono le permite hacerlo. Los lugares de trabajo asíncronos podrían incluso evitar el agotamiento y reducir los días de enfermedad.
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(La colaboración asíncrona es la clave para un mejor equilibrio entre la vida laboral y la vida privada, y la productividad.)
Domine la documentación y no vuelva a perder una nota
Una de las mejores cosas de la #asynclife es que nunca más perderás una nota, una idea o un mensaje.
La mente del ser humano puede ser una maravilla, pero tiene sus límites. La memoria de trabajo del cerebro no puede recordar físicamente más de cuatro cosas a la vez. Por eso, en un entorno ajetreado y acelerado, en el que hay que hacer malabarismos con múltiples tareas, proyectos y plazos, es muy fácil que te digan algo y lo olvides al instante. Todo el mundo ha tenido ese momento que hiela la sangre cuando se da cuenta de que ha olvidado enviar un informe por correo electrónico o firmar un documento importante.
Afortunadamente, como toda la comunicación asíncrona está escrita y documentada, nunca perderás una sola nota. *Phew*
No vas a olvidar algunos puntos de acción que anotaste en un bloc de notas y que luego perdiste. No puedes olvidar lo que Mary dijo durante esa sesión de brainstorming porque está ahí mismo en tu panel de control de tl;dv (¡y también se puede buscar!).
Hay RECETAS para todo.
Ninguna idea volverá a perderse, y siempre tendrás una reserva de ideas brillantes esperando a ser puestas en práctica cuando llegue el momento.
La comunicación asíncrona crea una cultura de honestidad y transparencia
¿Sabes por qué la gente puede ser mala en Internet? Es por una pequeña cosa llamada "desinhibición online". Y aunque trollear no está bien (#BeNice), este mismo concepto psicológico puede crear una forma de comunicación más directa, sobre todo para aquellos que se consideran más introvertidos.
"Esta invisibilidad da a la gente el valor de ir a lugares y hacer cosas que de otro modo no harían". Suler
Al aprovechar la misma idea de comunicación abierta en línea en un escenario de trabajo asíncrono, es menos probable que los individuos se sientan ansiosos por la autoridad.
Además de disponer de tiempo y espacio para planificar exactamente lo que van a decir, las personas pueden ser más sinceras y hablar libremente sin miedo a ser juzgadas o ridiculizadas. Esto, a su vez, permite a las personas compartir ideas sin miedo, tomarse el tiempo necesario para pensar sus respuestas sin la presión de alguien que espera una respuesta instantánea y, en general, permite que la comunicación sea más reflexiva.
¿Hay desventajas en la comunicación sincrónica?
Hasta ahora todo suena muy maravilloso, ¿verdad?
Claro, pero hay que superar algunos retos con la comunicación asíncrona. No todos los lugares de trabajo son lo suficientemente maduros como para incorporar la comunicación asíncrona a su cultura. Si tu organización va a tirar del trabajo asíncrono, tiene que haber confianza, alineación en los principios comunicativos clave y competencia dentro de la tecnología asíncrona.
Con los protocolos adecuados y una comunicación eficaz, los retos pueden minimizarse, por supuesto.
Mala comunicación
Esto es lo importante. Para que la colaboración asíncrona funcione, la gente tiene que ser extremadamente consciente de cómo pueden interpretarse sus palabras.
El envío de mensajes está muy bien, pero ¿alguna vez has recibido ese siniestro y vago mensaje de un jefe de línea que te dice "Tenemos que hablar"?
En última instancia, el 99% de las veces se trata de mensajes totalmente inocentes, pero pueden infundir miedo fácilmente.
Una forma de contrarrestarlo es utilizar el vídeo y la voz para comunicarse. Aunque una reunión por vídeo no tiene por qué hacerse en tiempo real, un vídeo grabado puede añadir contexto y matices que disminuyan el sobreanálisis del receptor. Cosas como el tono de voz, el lenguaje corporal y la inflexión general pueden ayudar a su cerebro a decir "Ahhh, esto no es una amenaza".
¿Sería el vídeo un poco exagerado para la comunicación que se necesita? No te preocupes. Basta con incluir un emoji o un meme amistoso en tu mensaje. Aunque no sea estrictamente "profesional", una simple cara sonriente puede disipar la ansiedad al instante. 😊😊😊
Aislamiento
Los seres humanos son criaturas sociales. Aunque nos empeñemos en no hacerlo, de hecho necesitamos interactuar con otros seres humanos a diario.
Es fácil caer en el desánimo si uno pasa los días solo. Cuando trabajábamos en oficinas, muchos dábamos por sentado la cantidad de relaciones sociales que hacíamos en el trabajo. Ahora, muchas personas se dan cuenta de que dependen más de lo que pensaban de la charla social con Karen en el refrigerador de agua.
Algunas personas eligen el coworking por esta razón. Otros están rodeados de gente en una cafetería o en una playa (no estamos celosos, de verdad que no lo estamos...😢) - ¿pero para otros? Bueno, puede que levanten la vista y se den cuenta de que no han salido de casa en un mes y que llevan el mismo chándal que en mayo.
Una vez más, la comunicación por vídeo es una forma estupenda de romper este aislamiento, y también puede hacerse de forma asincrónica.
Igualmente, otra forma de romper el aislamiento es utilizar las aplicaciones de mensajería para algo más que el trabajo. Ponte en contacto con colegas y miembros del personal, envíales un TikTok divertido o incluso déjales un mensaje de voz para decir "Hola".
Afortunadamente, la flexibilidad del trabajo asíncrono también permite a los empleados dedicar más tiempo y atención a su vida social. Si te das cuenta de que pasas demasiado tiempo solo mientras trabajas, vale la pena que te acostumbres a hacer al menos una cosa social (no relacionada con el trabajo) cada día.
Tiempo de demora
En el modelo asíncrono puede haber retrasos. Puede que te encuentres con que necesitas una respuesta ahora mismo, pero que el que la va a dar está 12 horas por delante y durmiendo un poco de sueño bien merecido.
Aunque puede ser tentador empezar a enviar mensajes para perseguir, esto puede rectificarse con algunas acciones sencillas.
Crea plazos sólidos, con mini hitos que cumplir, para que sepas que tendrás tu respuesta cuando sea necesario.
También puedes aplicar un sistema de priorización tipo "semáforo". Rojo, ámbar, verde. De este modo, tus compañeros sabrán cuándo hay algo superurgente. Sin embargo, esto también depende de que todos sean conscientes y asignen el "rojo" con moderación.
Resumir las principales conclusiones de las reuniones es también una forma de ahorrar tiempo a tus compañeros. Utilice tl;dv para marcar el tiempo de los momentos importantes de la reunión o etiquetar a los compañeros de equipo directamente en la llamada.
Desplazamiento de los límites
A veces hay una persona que no lo entiende. Por lo general, se trata de alguien que ha experimentado un entorno de trabajo un poco tóxico en el pasado. Asentirán y sonreirán de acuerdo con el concepto, pero luego empezarán a sobrepasar los límites de lo aceptable. Sí, puedes enviar un mensaje a alguien a las 2 de la madrugada sobre el informe de la semana que viene, pero no, no le persigas con 17 mensajes casi inmediatamente después.
Esto se puede solucionar comunicando y alineando las directrices de "juego limpio". Crear una cultura de lo que es y lo que no es aceptable. En lugar de castigar a los infractores, indague en el PORQUÉ de esas acciones.
Tal vez estén estresados por un plazo de entrega. Tal vez sientan que tienen demasiado trabajo o estén lidiando con un problema personal. Si se comunica abiertamente y se establecen límites para todos, el concepto funcionará con mayor eficacia.
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(Hayque ser consciente de establecer límites cuando se trabaja de forma asíncrona...)
Nosotros ❤️❤️❤️❤️❤️❤️ Comunicación asíncrona
La antigua forma de trabajar, en la que se espera que todo el mundo esté disponible a horas fijas, no es compatible con un trabajo eficaz remote . Aunque siempre habrá algunos lugares de trabajo en los que los compañeros tengan que estar en el mismo sitio a la misma hora, casi siempre hay margen para hacer más tareas de forma asíncrona. Para muchas empresas, al menos el 90% del trabajo puede realizarse en remote y de forma asíncrona.
Con una base sólida de límites, expectativas y buena comunicación (además de herramientas de poder asíncronas como tl;dv a tu disposición) puedes construir un negocio increíble que saque a relucir la creatividad, la productividad y el bienestar de tu equipo.
¿Listo para adoptar el estilo de vida asíncrono? Aquí en tl;dv, parafraseando al gran Hall & Oates, 🎵♬ Estamos aquí para hacer realidad tus sueños asíncronos, (Tú, tú, tú, ooh ooh ooh, tú) 🎵♬
Vivimos y respiramos nuestra filosofía. Todo nuestro equipo es 100% remote y 100% asíncrono. Y nos las arreglamos para construir una herramienta de colaboración asíncrona galardonada para Zoom y Google Meet, así que eso es un buen testimonio del poder de async, ¿verdad?
