Así que estamos aquí para hablar de las reuniones y convocatorias iniciales. La reunión inicial es crucial para el éxito de cualquier proyecto nuevo. Una reunión de lanzamiento poco positiva no es un buen augurio para ninguna campaña recién iniciada.
Por ello, vamos a explicar qué es exactamente una reunión o llamada inicial y qué hace que ésta sea un éxito. También tenemos algunas plantillas de reuniones de lanzamiento, órdenes del día y elementos de acción para que tu próxima reunión de lanzamiento se desarrolle sin problemas.
En esta guía de la reunión inicial y la lista de RSS
¿Qué es una reunión inicial o una llamada inicial?
Una reunión de lanzamiento es una forma de iniciar un nuevo proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde el lanzamiento de un nuevo producto hasta una campaña de marketing de varios años y 10 millones de dólares.
En esencia, el propósito de cualquier reunión o llamada inicial es conseguir que todos estén en la misma página y trabajen juntos hacia el mismo objetivo, sin importar cuál sea éste. Tanto si se trata de vender completamente tu próxima gran idea a la dirección o a los clientes, conseguir que todos estén en la misma página y trabajen juntos hacia el mismo objetivo es vital para el éxito.
En resumen, el significado de la reunión inicial es una reunión que reúne a todos para iniciar un nuevo proyecto.
Además, en resumen, el propósito de una reunión inicial es poner a todos en la misma página para que el éxito del proyecto sea más fácil.
¿Cómo se hace una reunión inicial?
La primera parte de cualquier reunión inicial debe incluir siempre una revisión de la documentación que se ha elaborado en torno al proyecto. En este punto, se debe discutir cualquier pregunta o incertidumbre que pueda surgir de esta revisión.
La segunda parte de una reunión de lanzamiento consiste en dar a los implicados una idea de lo que se les exigirá para que el proyecto concluya con éxito. Es el momento de dividir el proyecto en hitos y plazos para que todo el mundo pueda acordar cuándo se van a completar los objetivos.
La última parte de una reunión inicial es cuando se repasa lo que ocurrirá después del proyecto. ¿Habrá otra reunión? Si es así, ¿cuándo? ¿Quién tiene que aprobar los borradores finales? ¿Quién decide si el proyecto ha tenido éxito o no al finalizarlo?
En este punto, las reuniones y llamadas iniciales pueden ir en todo tipo de direcciones. A partir de ahí, se puede discutir la creación de un plan de proyecto y el calendario para completarlo. Las reuniones de lanzamiento son una forma excelente de conseguir que todos los miembros del equipo trabajen juntos hacia el mismo objetivo.
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
Muy bien, basta de cháchara, pasemos a los ejemplos. A continuación se muestra el orden del día de una típica reunión inicial:
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
- Presentación del director del proyecto y de los miembros del equipo
- Revisión de los documentos (si procede)
- Definición del proyecto/objetivo, ¿qué se va a conseguir al final? Hitos, plazos, resultados. ¿Qué aspecto tienen? ¿Cuándo deben entregarse? ¿Quién los aprueba?
- Plan del proyecto (si procede)
- ¿Cómo vamos a medir el éxito?
Nuestros recursos favoritos para la reunión inicial: plantillas, documentos y muestras
Hemos recopilado nuestra lista de recursos favoritos, para que pueda preparar su reunión inicial de forma rápida y sencilla.
Orden del día de la reunión inicial
Aquí puedes descargar uno en blanco o editarlo en Google Docs.
Esta plantilla de reunión inicial está disponible en formato Microsoft Word para que pueda utilizarla en cualquiera de sus proyectos. La descarga también incluye una lista de comprobación imprimible que le guiará a lo largo de todo el proceso.
Plantilla de reunión inicial
Aquí tienes otra plantilla de reunión inicial que te da espacio para rellenar toda la información que necesites.
Objetivos y acciones de la reunión inicial
A veces, un orden del día escrito no es suficiente para mantener a todo el mundo en el buen camino para una reunión inicial exitosa. Ahí es donde entran en juego las listas de objetivos y acciones. Le ayudarán a planificar, priorizar y ejecutar su proyecto desde el principio. Descargue esta sencilla lista de objetivos y acciones para la reunión inicial.
Lista de control para el inicio del proyecto
Todo el mundo debería tener una lista de cosas que asegurarse de hacer antes de cualquier proyecto, pero seamos sinceros, ¿quién se acuerda de cada una de las pequeñas cosas? Esta lista de comprobación es un salvavidas. Te ayudará a recordar todos los detalles importantes que de otro modo podrías pasar por alto. Imprímela.
Reunión inicial PDF
Esta es otra plantilla de reunión inicial que le da espacio para rellenar toda la información que necesita. Puedes descargarla en formato Microsoft Word o PDF. No te olvides de incluir estos documentos cuando acabes la reunión inicial para que los nuevos participantes en el proyecto puedan ponerse al día.
Plantilla de notas de la reunión inicial
La plantilla de notas de la reunión inicial es otro gran recurso para organizar tu proyecto. Puedes utilizarla como guía para asegurarte de que cubres todo en tus reuniones, o incluso imprimirla y añadir información adicional directamente en la plantilla.
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
Orden del día de la reunión inicial
Proyecto: ____________________
Fecha: _______________
Hora: ____ (duración de la reunión)
Participantes: (en persona, por teléfono, por videoconferencia, etc.) Lista y títulos de cada uno de los asistentes y designación de si los papeles están "presentes" o "por teléfono".
Exponga el objetivo de la reunión y presente una visión general del proyecto.
Primer punto del orden del día: (Presentación del proyecto)
Segundo punto del orden del día: (Antecedentes del proyecto/razón) - La formación de los proveedores es un factor importante para el éxito de los proyectos, especialmente si significa que los empleados pueden llevar los productos de un lugar a otro de forma eficiente.
Tercer punto del orden del día: (Objetivos del proyecto) - Identifique los aspectos más importantes del proyecto respondiendo a las preguntas de qué, cómo y por qué.
Cuarto punto del orden del día: (Alcance y resultados del proyecto): ¿Qué está dentro del alcance? ¿Qué está fuera del alcance? ¿Cómo sabremos cuándo está terminado el proyecto? ¿Cuáles son los plazos iniciales? ¿Cómo se medirá el éxito?
5º punto del orden del día: (Plan del proyecto) - Puede incluir hitos, plazos y resultados. ¿Se necesita algún equipo/software especial para este proyecto? ¿Habrá que formar a alguien para que realice tareas específicas o utilice determinados equipos o programas informáticos?
6º punto del orden del día: (puntos de acción) - ¿Quién es el responsable de completar cada tarea y cuándo se completará? ¿Necesitarán trabajar con alguien más (por ejemplo, miembros adicionales del equipo, expertos en la materia)?
7º punto del orden del día: (Equipo del proyecto) - Esta sección incluye las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como lo que deben saber sobre el proyecto.
8º punto del orden del día: (Comunicación del equipo) - Esta sección debe incluir la frecuencia con la que se reunirán o tendrán noticias de los demás y quién es el responsable de enviar los órdenes del día y las actas de las reuniones.
9º punto del orden del día: (Calendario del proyecto) - ¿Qué se hará primero, segundo, etc.? ¿Cuándo se completará cada actividad? ¿Habrá plazos, hitos o personas a las que informar?
10º punto del orden del día: (Documentación) - Esta sección debe indicar cómo se compartirá la documentación del proyecto con los demás. Puede considerar la posibilidad de crear una ubicación centralizada para todos los materiales del proyecto, es decir, un archivo compartido o una carpeta de Google Drive.
11º punto del orden del día: (Información adicional) - Esta sección puede incluir otras cuestiones que hayan surgido durante la reunión inicial u otro tipo de seguimiento que deba realizarse.
12º punto del orden del día: (Revisión de los puntos de acción) - ¿Quién ha asumido qué responsabilidades desde la última reunión?
13º punto del orden del día: (Suspensión) - Aquí es donde se vería "se suspende la reunión", cualquier plantilla de gestión de proyectos, etc.
Mejores prácticas para las reuniones iniciales
La reunión inicial es un paso esencial para guiar a su equipo hacia el éxito. Utilice esta lista de comprobación de las mejores prácticas para asegurarse de que su proyecto comienza con el pie derecho.
¿Cuál es el mejor momento para programar una reunión inicial? En la reunión inicial debe estar presente al menos otro miembro del equipo, aunque también se pueden celebrar reuniones más amplias con otros participantes. Si está planificando su calendario ideal, se recomienda celebrar esta reunión después de que el proyecto haya sido aprobado por su director o empresa.
¿A quién invitar? Invite a cualquier persona que participe en la planificación y ejecución del proyecto para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. También puede invitar a alguien de fuera de su empresa, pero sólo debe participar en la reunión si su experiencia aporta valor al debate. La persona que asista debe estar disponible para participar activamente en la reunión.
¿Cuánto tiempo dura? Las reuniones iniciales pueden durar entre 30 minutos y una hora o más, dependiendo del tipo de proyecto en el que se esté trabajando y del número de personas que deban asistir. El planificador de la reunión establece el orden del día, así que asegúrese de asignar tiempo para cubrir todos los puntos necesarios.
¿Cómo se prepara? Reúna toda la información de fondo existente sobre su proyecto, así como cualquier material de apoyo que pueda ser útil durante la reunión. También debe tener una lista de temas del orden del día para debatir y determinar quién facilitará cada parte de la reunión.
¿Cuál es una buena estructura para una reunión inicial? Puede empezar presentándose y dando la bienvenida a los participantes. A continuación, puede recorrer la sala y pedir a cada participante que se presente y diga unas palabras sobre su contribución durante la reunión. También puede ofrecer una visión general de lo que es el proyecto y por qué es importante.
Reflexiones finales sobre las reuniones iniciales
Gracias por leer nuestro artículo sobre las reuniones iniciales. Es importante tener en cuenta que las reuniones iniciales son fundamentales para guiar a su equipo a través del proyecto. Si estás trabajando en un nuevo proyecto, tener un orden del día puede ayudarte a asegurarte de que cubres todos los temas necesarios durante la reunión.
Si está planificando su primera reunión inicial, puede consultar nuestra plantilla de reunión inicial para inspirarse. También puedes leer otras buenas prácticas de gestión de proyectos, como la creación de un calendario del proyecto y las técnicas de comunicación eficaces.
Si hay algo que se nos haya escapado, por favor, hágalo saber en la sección de comentarios más abajo.
