Estás buscando un programador de reuniones para Gmail. Es comprensible, programar una reunión ya es bastante difícil. Coordinar y hacer coincidir los horarios de otras personas puede hacer que este proceso sea aún más difícil. De hecho, los estudios muestran que se pierden entre 15 y 45 minutos cada vez que programamos una reunión. Y si eres un directivo la investigación dicen que probablemente tengas una media de 12 reuniones a la semana. Eso significa que podrías estar perdiendo entre 156 y 468 horas al año sólo por organizar reuniones.
Pero, ¿y si hubiera una forma de asegurarse de que nada se escapa? Gracias a las herramientas de programación de reuniones, puedes tener todos los detalles, órdenes del día y seguimientos en un solo lugar, lo que facilita que todos estén de acuerdo.
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Programador de reuniones para Gmail: herramientas y plugins
Un simple calendario puede complicarse bastante cuando empiezas a añadir los distintos tipos de reuniones y puntos del orden del día. Desde las actualizaciones de estado hasta los ayuntamientos, es fácil que tu semana laboral parezca una lata de sardinas. Aparte del Programador de reuniones para Gmail, existen muchas herramientas gratuitas de programación de reuniones en el mercado. Aquí tienes algunas herramientas de programación de reuniones que puedes descargar e instalar fácilmente, preferiblemente junto con algún software de encriptación de correo electrónico para Gmail.
#1 Boomerang
Precio del boomerang: Gratis para todas las cuentas de Gmail y G Suite
Esta extensión es una herramienta polivalente que le ayudará a programar correos electrónicos, establecer recordatorios para clientes, programar reuniones y pausar su bandeja de entrada. Una vez que hayas configurado Boomerang, este programador de reuniones dinámico te ahorrará toneladas de tiempo y creará un flujo de trabajo sin problemas, ya que te permite gestionar fácilmente toda tu agenda, compartir los horarios disponibles para reunirse e incluso crear eventos.
Desde reuniones de negocios hasta proyectos personales y familiares, puedes usar Boomerang para iOS, para que puedas hacer fácilmente cualquier tipo de agenda sobre la marcha.
Boomerang también tiene una versión gratuita que cubre todos sus servicios básicos por tiempo ilimitado mientras esté en modo beta. También merece la pena utilizar este producto, sobre todo porque se toma muy en serio la privacidad del usuario.
💡 CONSEJO: ¿Sabías que puedes grabar tus reuniones? ¡No vuelvas a preocuparte por perder puntos críticos o por escribir largas actas de reunión! ¡Descarga la extensión de Google Chrome aquí!
#2 Calendly
Precio de Calendly: Gratis para una cuenta básica; Pro $8/usuario/mes - Premium $12/usuario/mes
Calendly está diseñado para alinear, integrar y sincronizar todo lo relacionado con tus reuniones para que puedas centrarte en tu trabajo y ahorrar un tiempo precioso. Con esta herramienta, puedes establecer tus fechas disponibles y elegir el tipo de cita que necesitas, y todo lo demás se sincronizará con tus invitados.
Puede integrar Calendly con todos y cada uno de sus calendarios para que no haya ninguna posibilidad de doble reserva. También puede establecer diferentes tipos de reuniones, ya sea una reunión de grupo, una individual o una ronda. Con sólo compartir un enlace, puede compartir sus fechas de disponibilidad y añadir fácilmente Calendly a sus sitios web, mensajes de texto, chat web e incluso en sus perfiles sociales.
Puede gestionar esta herramienta de programación en cualquier momento y lugar a través del escritorio, las aplicaciones móviles y las extensiones del navegador. Con Calendly, puede reunirse con sus invitados dondequiera que estén, ya sea virtualmente o en persona.
#3 Gmelius
Precio de Gmelius: Desde 9$/usuario/mes; Crecimiento 19$/usuario/mes - Empresa 49$/usuario/mes
Gmelius es una herramienta de agenda totalmente automatizada que puedes integrar con Gmail. Gmelius te permite compartir la disponibilidad de tu calendario, enviar recordatorios o cuestionarios previos a las reuniones e incluso integrar el software de videoconferencia que elijas, como Google Meet o Zoom. Todo lo que tienes que hacer es incluir el enlace de invitación en el correo electrónico.
En esencia, Gmelius elimina la necesidad de intercambios de correo electrónico redundantes. Al vincularlo con tu calendario de Google, sincronizará automáticamente tus reuniones y alineará tu disponibilidad con la de tu equipo o clientes para que puedas programar cómodamente una hora adecuada para reunirte.
Además, le permite crear fácilmente contenidos compartibles como secuencias, plantillas de correo electrónico y campañas con invitaciones de reunión preconfiguradas para colaborar fácilmente con su equipo o colegas.
Bonus: ¡graba también las reuniones!
Bien, ¡ya ha programado sus reuniones fácilmente! ¿Qué le parece automatizar también los procesos de notas de sus reuniones? Imagine no tener que perderse nunca una nota importante, un testimonio de un cliente o un momento destacado de una reunión, ya que ahora todas sus reuniones se graban al instante.
Programador de reuniones + grabación de sus reuniones = ¡reuniones con esteroides!
Nuestro favorito: Meeting Scheduler para Gmail.
Precio del programador de reuniones para Gmail: Básico: gratuito; Premium: 6,99 $/mes
Afortunadamente, Google ha ideado esta ingeniosa herramienta para programar fácilmente reuniones y enviar invitaciones de reunión directamente desde tu Gmail. Ahora, programar reuniones y citas es más fácil con el Programador de reuniones para Gmail. Se trata de una forma sencilla pero práctica y eficaz de sincronizar tu bandeja de entrada con tu calendario para que puedas coordinar fácilmente tus citas y horarios a través del correo electrónico.
Este sistema de programación integrado en Gmail simplificará tu flujo de trabajo, desde el envío de invitaciones de enlace para que otras personas puedan elegir una hora de reunión adecuada en función de tu disponibilidad hasta la integración total con tu Google Calendar. Se acabaron los juegos de etiquetas de correo electrónico a la hora de programar citas, porque Meeting Scheduler puede ayudarte a gestionar tus reuniones con facilidad.
4 pasos para iniciar su reunión
Dado que la función es un complemento, requiere algunos pasos para ponerla en marcha. Pero una vez que lo hayas hecho, nunca pensarás en renunciar a esta función en aras de la eficiencia.
Paso 1: Instalar el programador de reuniones para Gmail Extensión de Google Chrome
Instale la extensión que sea compatible con tu navegador web y, a continuación, concede el acceso necesario para que empiece a funcionar. Una vez hecho esto, deberías poder ver un nuevo icono de calendario en la parte inferior de cualquier correo electrónico que estés escribiendo.
Paso 2: Preparar las invitaciones a las reuniones
Antes de crear las invitaciones a las reuniones, asegúrate de que tienes la agenda planificada. Esto le ayudará a usted y a su equipo a mantener el rumbo y a asegurarse de que todos están en la misma página. De este modo, también será más fácil registrar el acta de la reunión y tomar nota de los resultados importantes.
Ahora, a la parte importante.
Cada vez que escribas un correo electrónico, puedes añadir una invitación simplemente haciendo clic en el icono del Calendario en la parte inferior. Aparecerá una ventana emergente en la que podrá personalizar la configuración de la reunión.
Estas son las características que puedes añadir o personalizar:
- Título de la reunión
- Descripción de la reunión
- Duración
- GIFs
- Reserva en el mismo día
- Botón de enlace
- Validez de la convocatoria
También puede elegir entre estas dos opciones de programación:
- Calendario de Google integrado que comparte su tiempo disponible basado en su horario de Google Calendar
- Configurar manualmente su disponibilidad
Una vez que haya terminado de crear la invitación a la reunión y el correo electrónico, el programador de reuniones rellenará automáticamente el correo electrónico con un enlace para usted y todas las demás personas que recibirán la invitación. Sólo queda hacer clic en "Insertar enlacede invitación a la reunión" y enviarlo. La imagen de abajo es el aspecto que tendrá tu correo electrónico después de insertar el enlace de invitación. Al igual que cuando escribes un correo electrónico, puedes arrastrar cómodamente el gif y el botón a cualquier lugar de tu correo.
Paso 3: Enviar las invitaciones
¡No olvide revisar su ortografía! El complemento del Programador de Reuniones también le permite cambiar la zona horaria de sus eventos de calendario en tiempo real. De esta manera, otras personas también pueden verlo sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Una vez configurado, puedes enviar tus reuniones directamente desde tu calendario haciendo clic en "Enviar".
Paso 4: ¡configuración de los SMS! 🤯
Lo que lo hace aún mejor es que ahora puedes recibir notificaciones por mensaje de texto cada vez que alguien te invite o intente concertar una cita contigo. Puedes ver un adelanto de esto en el vídeo de YouTube de arriba. De este modo, tendrás tiempo suficiente para preparar y actualizar tu agenda.
Configurar esta función es rápido y fácil, todo lo que tiene que hacer es: (1) Gir a su panel de control y hacer clic en el icono de su extensión de programación de reuniones. (2) Simplemente añada su número de teléfono y marque la casilla "enviar notificaciones".
Cada vez que envíes una invitación, también recibirás un mensaje de texto cuando se confirme la reunión. Esta función de SMS automático para el programador de reuniones en Gmail reducirá las ausencias y proporcionará una comunicación fluida entre los invitados.
Paso 5: Confirmaciones de reuniones de lujo
Al recibir la invitación, el destinatario del correo electrónico podrá ver sus fechas y franjas horarias disponibles. No es necesario calcular las diferencias horarias porque el programador las convertirá automáticamente a la hora local del destinatario.
La invitación se enviará a los asistentes por correo electrónico, donde podrán aceptarla o rechazarla. Tras seleccionar la franja horaria deseada, podrán ver toda la información sobre la reunión, como por ejemplo:
- Invitados y miembros del equipo
- Google Meet enlace
- Número de teléfono
- Descripción de la reunión y cualquier nota relevante.
Una vez confirmado, ambos recibirán una confirmación por correo electrónico y se sincronizará automáticamente con su calendario de Google. Nota: ell Programador de reuniones puede utilizarse con otros programas de calendario habituales, como Outlook. Y el destinatario no necesita tener instalada la extensión del Programador de Reuniones.
Paso 6: Modificar los detalles de la reunión
Una vez confirmada la hora y la fecha de la reunión, la cita puede editarse en cualquier momento si necesita reprogramar su disponibilidad. En caso de que algo cambie, el calendario de la otra persona también se actualizará automáticamente y recibirá una notificación sobre los cambios.
Para organizar tus reuniones, también puedes etiquetarlas en lugar de la etiqueta de bloque predeterminada. Como esta función está integrada en tu calendario de Google, no es necesario duplicar o importar otro software de calendario. Con el Programador de reuniones, puedes colaborar con tu equipo independientemente de la ubicación.
Ahora que puedes configurar tu propio programador de reuniones para Gmail, aquí tienes otros programadores de reuniones de pago y gratuitos que puedes consultar.
Programe sus reuniones de forma más rápida y sencilla
Atrás quedaron los días en los que había que aguantar múltiples pestañas y excusas absurdas sólo para programar una reunión con su equipo. Con las nuevas herramientas disponibles en el mercado hoy en día, nunca más tendrás que preocuparte por los conflictos de programación o las dobles reservas. Puedes crear eventos fácilmente, así como compartir calendarios desde diferentes dispositivos para que todos los miembros del equipo sepan lo que ocurre en cada momento. Y por último, tus proyectos y plazos están perfectamente ordenados: ¡la mejor manera de coordinar un espacio de trabajo muy ocupado!
