Vous avez enregistré un appel sur Microsoft Teams - génial ! Il vous reste maintenant une tâche tout aussi importante : partager cet enregistrement avec votre équipe, l'ensemble de l'organisation ou ceux qui ont simplement besoin de savoir ce qui se passe. Il est essentiel de le faire de manière efficace pour transmettre les informations et les discussions précieuses capturées lors de votre appel. Votre réunion enregistrée peut contenir des stratégies clés, des décisions importantes ou des moments de collaboration essentiels. En rendant cet enregistrement accessible à votre équipe, vous vous assurez que ceux qui n'ont pas pu y assister peuvent rester dans la boucle et bénéficier du contexte complet des discussions.
Mais ce n'est pas si simple. En effet, pour pouvoir télécharger des enregistrements d'équipes, il faut avoir enregistré l'appel d'équipes. Et les seules personnes qui peuvent enregistrer l'appel d'équipe sont celles qui ont le pouvoir administratif de le faire... et un compte payant.
Si c'est le cas, nous vous aiderons à télécharger efficacement un enregistrement d'équipe et à partager vos enregistrements d'appels. Notre objectif est de vous aider à tirer parti de ces enregistrements pour améliorer la communication et le partage des connaissances au sein de votre organisation (et de vous proposer une alternative potentiellement meilleure !).
Comment télécharger les enregistrements des équipes
Voici un guide complet sur la façon d'enregistrer, de trouver, de gérer et d'utiliser efficacement les enregistrements de réunions dans Microsoft Teams.
- Lancer un enregistrement sur Microsoft Teams:
Pour lancer un enregistrement dans une réunion Microsoft Teams , accédez aux commandes de la réunion et sélectionnez "Plus d'actions" puis "Enregistrer et transcrire".
Dès que vous lancez l'enregistrement, tous les participants en sont informés, ce qui est important pour la transparence.
L'enregistrement couvre tous les aspects de la réunion : audio, vidéo et toute activité de partage d'écran qui a lieu. - Arrêter l'enregistrement :
Lorsque vous êtes prêt à arrêter l'enregistrement, naviguez à nouveau vers "Plus d'actions" puis "Enregistrer et transcrire".
Vous avez la possibilité d'arrêter complètement l'enregistrement ou de mettre fin au service de transcription s'il est en cours d'exécution. Vous pouvez faire ce choix en fonction des besoins de votre réunion. - Trouver les enregistrements :
Une fois enregistrées, les réunions sont automatiquement sauvegardées dans SharePoint pour les réunions de canaux ou dans OneDrive pour les autres types de réunions.
Vous pouvez facilement trouver ces enregistrements dans le chat de la réunion ou dans le fil de conversation du canal, ce qui vous permet d'y accéder facilement pour les revoir ultérieurement. - Qui peut enregistrer :
Les possibilités d'enregistrement dépendent des paramètres de licence et d'autorisation de l'utilisateur dans Office 365 ou Microsoft 365.
Les options d'enregistrement d'une réunion peuvent varier, que vous soyez l'organisateur de la réunion, une personne de la même organisation, un invité ou une personne d'une autre organisation. - Gérer l'expiration :
Microsoft Teams Les enregistrements ne sont pas éternels. Ils ont une période d'expiration prédéfinie, déterminée par vos paramètres d'administration.
Cependant, si nécessaire, vous pouvez ajuster la date d'expiration de chaque enregistrement en fonction de vos besoins ou des autorisations de l'administrateur. - Télécharger et partager les enregistrements :
Généralement, l'organisateur de la réunion et l'initiateur de l'enregistrement ont la possibilité de télécharger l'enregistrement.
Une fois téléchargés, ces enregistrements peuvent être partagés comme n'importe quel autre fichier dans OneDrive ou SharePoint, ce qui offre une grande flexibilité dans la manière dont vous les distribuez. - Stockage et autorisations :
Les enregistrements sont stockés en toute sécurité sur OneDrive ou SharePoint, ce qui permet de les sauvegarder en toute sécurité.
Sachez que les autorisations d'accès peuvent varier. Par exemple, l'organisateur et l'enregistreur ont généralement des droits d'édition, tandis que d'autres personnes peuvent n'avoir que des droits de visualisation. - Confidentialité et considérations juridiques :
Il est important de connaître et de comprendre les fonctionnalités de la plateforme, en particulier en ce qui concerne la confidentialité et les questions juridiques. Il s'agit notamment de savoir qui peut légalement accéder à l'enregistrement et de s'assurer que tous les participants savent que la réunion est enregistrée.
En suivant ces étapes et ces considérations, vous pouvez gérer efficacement les enregistrements de vos réunions sur Microsoft Teams et vous assurer qu'ils constituent une ressource précieuse pour votre équipe ou votre organisation.
Où sont sauvegardés les appels d'équipe téléchargés ?
Microsoft Teams Les enregistrements des réunions sont conservés sur OneDrive et SharePoint. Bien qu'utile, l'intégration avec des plateformes de stockage largement utilisées peut compliquer la gestion et l'accès à ces enregistrements. De plus, bien que Teams Premium offre des options de gestion des enregistrements améliorées, celles-ci peuvent ne pas répondre à tous les besoins nuancés de chaque organisation, en particulier si vous travaillez avec des clients ou des sous-traitants opérant à l'étranger. Zoom ou Google Meet, par exemple.
La nécessité d'une fonctionnalité accrue
Les utilisateurs peuvent se retrouver à naviguer sur plusieurs plateformes pour localiser et gérer leurs enregistrements, ce qui peut être source de confusion ou d'inefficacité. En outre, les paramètres et fonctionnalités par défaut fournis par Teams, même dans sa version Premium, peuvent ne pas être suffisants pour répondre aux besoins variés des différentes équipes et projets.
C'est là qu'une solution tierce comme tl;dv entre en jeu, en offrant une gamme étendue de fonctionnalités pour surmonter ces limitations. tl;dv ne simplifie pas seulement le processus d'accès et de partage des enregistrements, mais offre également des fonctions améliorées telles que :
Capacités de recherche avancée : Trouvez rapidement des parties spécifiques de l'enregistrement d'une réunion à l'aide de mots-clés ou de phrases, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer la productivité. La recherche porte sur TOUS les enregistrements, et pas seulement sur celui que vous êtes en train de visionner. Elle peut également être utilisée comme ChatGPT.
Accès et partage personnalisés : Rationalisez le partage des enregistrements à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, en veillant à ce que les bonnes personnes aient le bon accès au bon moment.
Intégration complète : S'intégrant de manière transparente aux configurations existantes de Microsoft Teams , il offre une interface conviviale qui réduit la courbe d'apprentissage et améliore l'adoption par les utilisateurs. Il s'intègre également à Zoom et Google Meet, ainsi qu'à un ensemble d'autres outils et logiciels, notamment les systèmes CRM et Zapier.
Fonctionnalités d'enregistrement supplémentaires : Offrez plus que des fonctionnalités d'enregistrement de base, telles que des transcriptions automatiques et des résumés exploitables, transformant ainsi la façon dont les équipes utilisent les enregistrements de leurs réunions.
En intégrant tl;dv à Microsoft Teams, les organisations peuvent améliorer considérablement l'expérience de l'enregistrement des réunions, en veillant à ce que cette fonction essentielle devienne plus qu'un simple outil - elle devient un moteur d'efficacité et de collaboration.
Résolution des problèmes courants lors du téléchargement à partir de Microsoft Teams
Bien que vous ayez suivi les étapes correctement, il se peut que vous rencontriez des problèmes lors du téléchargement d'appels à partir de Microsoft Teams. Voici quelques problèmes courants et leurs solutions :
Enregistrement non disponible : Si vous ne trouvez pas l'enregistrement, vérifiez si la réunion a bien été enregistrée. Par ailleurs, les enregistrements ne sont pas disponibles instantanément ; ils nécessitent un certain temps pour être traités et téléchargés.
Problèmes d'autorisation : Si vous ne parvenez pas à télécharger l'enregistrement, assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires. Contactez l'organisateur de la réunion ou votre administrateur Teams si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur de permission.
Problèmes techniques : Parfois, les problèmes peuvent être dus à des pépins techniques ou à des mises à jour de Teams. Essayez de vider le cache de l'application Teams ou vérifiez s'il y a des mises à jour en attente.
Bien que Microsoft Teams offre d'excellentes fonctionnalités de base pour l'enregistrement et le téléchargement des appels, l'utilisation d'outils tiers tels que tl;dv peut offrir des fonctionnalités supplémentaires et une plus grande facilité d'utilisation. Que vous vous en teniez aux capacités natives de Teams ou que vous choisissiez d'intégrer des outils tels que tl;dv, il est essentiel de respecter les directives légales et de confidentialité et d'être conscient des solutions de dépannage pour une expérience transparente. Alors que l'espace de travail numérique continue d'évoluer, l'utilisation efficace de ces outils peut conduire à des réunions plus productives et plus efficaces.
