La documentation des réunions est très importante dans le monde professionnel. Le fait de disposer d'un bon ensemble de notes de réunion ou de comptes rendus de réunion permet de s'assurer qu'il existe une trace claire de ce qui a été dit. Les décisions et les points d'action y sont également consignés pour référence ultérieure. Mais notes de réunion ou compte rendu ? Les notes de réunion et les comptes rendus de réunion peuvent se recouper. Qu'est-ce qui les différencie exactement ?
S'assurer que vous et votre équipe connaissez la différence entre les notes de réunion et les procès-verbaux peut améliorer votre processus de documentation. En outre, une bonne compréhension de ce qu'est une prise de notes et une rédaction de procès-verbaux efficaces est également utile.
Les notes de réunion n'ont pas la même fonction que les comptes rendus de réunion, mais elles sont toutes deux importantes.
En termes simples, les notes sont une référence rapide de ce qui a été dit. Elles mettent en évidence l'essentiel de la discussion.
Le procès-verbal, quant à lui, est un document plus formel. Les procès-verbaux peuvent être utilisés à des fins juridiques et sont souvent liés à l'administration financière.
S'assurer de connaître les différences est crucial pour toute personne impliquée dans des réunions. En effet, seule une fraction des réunions (11 %) est considérée comme productive, il est donc très important de s'assurer que l'on dispose des informations nécessaires qui en découlent.
Que vous soyez la personne qui prend les notes ou un simple participant, cela peut vous permettre de mieux comprendre le déroulement de la réunion.
Voyons plus en détail les différences.
Table des matières
Comprendre la documentation des réunions
La documentation des réunions a beaucoup évolué au fil des ans. Il s'agissait d'un simple outil d'enregistrement, généralement tenu par une personne du service de secrétariat qui tapait ou utilisait la sténographie. Aujourd'hui, la technologie a permis de créer des fichiers incroyablement riches en données.
Elle est également très importante pour la responsabilité et la conformité dans le monde moderne. De nombreuses entreprises et industries exigent des notes claires et bien documentées de chaque réunion, qui peuvent être consultées à une date ultérieure.
L'un des thèmes clés qui revient chaque fois que nous nous penchons sur la documentation des réunions est l'impact en termes de temps des réunions inefficaces. Une étude menée par Atlassian a révélé que lecoût des réunions inutiles pour les entreprises américaines s'élève à 37 milliards de dollars. Ce chiffre souligne le prix élevé des réunions improductives, non seulement en termes de pertes financières, mais aussi en termes de perte de productivité et d'insatisfaction des employés. La raison pour laquelle la documentation est si directement liée à ce problème est le temps passé à ressasser les mêmes choses en réunion. Souvent, lorsque les réunions ne sont pas documentées, ni même partagées correctement, les mêmes points sont discutés plusieurs fois.
Que sont les notes de réunion ?
Les notes de réunion sont un enregistrement de ce qui a été discuté au cours d'une réunion. Elles peuvent être plus thématiques que chronologiques. Elles sont également beaucoup moins formelles et reprennent les points clés et les actions à entreprendre.
Bien que les notes d'une réunion doivent être détaillées, elles doivent servir d'aide-mémoire plutôt que de documentation officielle.
Les notes peuvent être prises par plusieurs personnes et il est important d'y collaborer. La prise de notes manuelle ou analogique peut être entachée par l'expérience personnelle de chacun. Il est très important de veiller à ce que les notes soient équilibrées et factuelles, afin que les autres membres de l'équipe puissent les comprendre et en saisir les points essentiels. Cela est particulièrement important si les membres de l'équipe n'ont pas assisté à la réunion.
Un autre point important concernant les notes de réunion est qu'elles constituent souvent le point de départ des notes de réunion pour les réunions à venir.
Pour prendre des notes efficaces, essayez les conseils suivants :
- Les phrases doivent être courtes et se concentrer sur les points essentiels
- Veillez à identifier et à mettre en évidence les actions à entreprendre et les décisions prises.
- Notez les échéances ou les dates importantes pour les points d'action.
- Veillez à examiner et à clarifier toute ambiguïté avec les autres participants à la réunion.
- Veiller à ce que les notes de réunion soient envoyées à ceux qui en ont besoin rapidement après la réunion.
- Essayez d'utiliser un outil numérique pour faciliter la prise de notes et l'organisation, en particulier si votre réunion se déroule à distance.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Contrairement aux notes de réunion, les comptes rendus de réunion sont un enregistrement formel des décisions prises lors d'une réunion. Il s'agit d'un document juridique qui permet de capturer en détail les discussions, les actions, les votes et les décisions d'une réunion.
Ces points sont généralement déterminés par l'ordre du jour de la réunion qui a été distribué avant la réunion. En outre, les notes des réunions précédentes serviront également de points de discussion. Les comptes rendus de réunion comprennent également une liste des participants, un résumé de chaque point de l'ordre du jour et le résultat de la décision.
Il est vraiment important d'avoir des comptes rendus de réunions. Il s'agit de documents juridiques nécessaires à la gouvernance d'entreprise. Ils doivent fournir un compte rendu transparent des actions et des décisions du conseil d'administration. En règle générale, il y sera fait référence en cas d'action en justice. Ils offrent une vision claire et impartiale de la situation, ce qui est essentiel pour les pistes d'audit et pour démontrer la diligence et l'intégrité.
Le procès-verbal d'une réunion est normalement confié à une seule personne, généralement un secrétaire ou un rédacteur de procès-verbaux désigné. Elle doit écouter activement et noter les points clés, ainsi que les personnes qui les ont exprimés, pendant la réunion. Une fois la réunion terminée, ces notes doivent être formalisées dans une structure de procès-verbal, dont l'exactitude et l'exhaustivité sont vérifiées avant d'être distribuées.
Ils doivent être distribués à tous les participants à la réunion et aux parties prenantes pour examen et approbation. Cela permet de s'assurer que tout le monde est d'accord avec les décisions prises et les actions requises. Il est également possible d'apporter des corrections ou des clarifications.
Étant donné qu'il s'agit d'un document formel, il est utile de consulter les lignes directrices relatives aux procès-verbaux de réunions en fonction de votre localité.
Les différences essentielles : Notes de réunion et procès-verbal
Pour une référence rapide sur les différences entre les notes de réunion et les comptes rendus de réunion, voici une liste de contrôle rapide.
Formalité
- Les notes de réunion sont informelles et servent d'aide personnelle ou d'aide à l'équipe.
- Le procès-verbal d'une réunion est un document officiel auquel on peut se référer lorsqu'il est question de droit, de politique d'entreprise ou d'actions financières.
Contenu
- Les notes de réunion résument les points clés, les actions, les discussions importantes et les dates.
- Les procès-verbaux des réunions sont exhaustifs et détaillent les discussions, les décisions spécifiques, les résultats des votes et les actions officielles,
Cas d'utilisation
- Les notes de réunion sont destinées à des contextes moins formels tels que les réunions d'équipe et les réunions de projet. L'accent est mis ici sur la capture des idées et des tâches.
- Les procès-verbaux de réunions sont plus formels et doivent être utilisés pour les réunions du conseil d'administration, les assemblées générales annuelles et les réunions plus formelles. Toutes les grandes réunions financières ou liées aux ressources humaines doivent être accompagnées de ces procès-verbaux pour des raisons de conformité juridique et d'entreprise.
Distribution
- Les notes de réunion doivent être partagées entre les participants et mises à la disposition de toute personne impliquée dans le projet.
- Les procès-verbaux des réunions doivent être distribués à toutes les parties prenantes et doivent être gérés avec soin s'ils contiennent des informations sensibles.
Choisir entre les notes de réunion, le compte rendu de réunion ou les deux
Il est très important de s'assurer que vous disposez de la bonne forme de documentation, en particulier si la réunion doit être examinée ultérieurement pour des raisons juridiques.
L'utilisation efficace de ces deux supports peut garantir l'efficacité, la documentation et la productivité de vos réunions.
Si vous n'êtes pas sûr des documents dont vous aurez besoin pour une réunion, posez-vous les trois questions suivantes :
- Quel est l'objectif de la réunion ?
- Qui sont les destinataires de la documentation ?
- Quels sont les besoins en matière de conformité et d'archivage ?
Note sur l'influence organisationnelle
La nature même de votre entreprise ou de votre secteur d'activité peut avoir une incidence sur le type de notes que vous devez prendre. Dans le cas d'une petite entreprise en phase de démarrage, il est probable qu'il y aura beaucoup de rencontres et de conversations "décontractées". Pour une entreprise du classement Fortune 500, avec des conseils d'administration et de nombreuses parties prenantes, il est probable que les réunions soient plus formelles.
L'utilisation d'outils numériques
Il existe aujourd'hui de nombreuses applications qui permettent de documenter les réunions de manière beaucoup plus efficace. Ces applications peuvent prendre en charge à la fois les notes de réunion et les comptes rendus de réunion. Elles permettent non seulement de documenter, en temps réel, ce qui a été dit et qui l'a dit, mais aussi de les stocker en toute sécurité et de les distribuer plus efficacement.
L'utilisation de cette technologie signifie que si une réunion peut commencer par nécessiter des notes, si elle évolue vers un procès-verbal plus formel, la possibilité de le faire est là. Vous pouvez alors choisir le meilleur choix entre les deux et formaliser toute documentation qui doit être faite après la réunion.
Bonnes pratiques pour la prise de notes et de procès-verbaux de réunions
Qu'il s'agisse de prendre des notes ou de rédiger le procès-verbal d'une réunion, un certain nombre d'éléments doivent être pris en compte dans le cadre des bonnes pratiques générales.
- Clarté et concision : Qu'il s'agisse de prendre des notes ou de rédiger un procès-verbal, il est essentiel que la documentation soit claire et concise. Concentrez-vous sur les décisions, les mesures à prendre et les principaux points de discussion.
- Utiliser des modèles de réunion: Normaliser le processus à l'aide de modèles. Cela permet de s'assurer que toutes les informations nécessaires sont saisies de manière cohérente et facilement compréhensibles.
- Écoute active: Participez pleinement à la réunion afin de garantir une documentation précise et complète. Résumez les discussions avec vos propres mots pour en saisir l'essentiel.
- Outils numériques et logiciels : Tirez parti de la technologie pour améliorer l'efficacité. L'utilisation d'un logiciel d'enregistrement des appels tel que tl;dv peut également apporter un élément d'intelligence artificielle, vous permettant d'organiser la réunion et de prendre des mesures rétrospectives de manière efficace
- Traitement des informations sensibles : Veillez toujours à la confidentialité. Conservez en toute sécurité les documents contenant des données sensibles. Limitez l'accès aux personnes qui ont besoin de savoir
En suivant ces lignes directrices et en utilisant les bons outils, vous pouvez vous assurer que vos notes et comptes rendus de réunions sont à la fois utiles et sécurisés.
Vous trouverez ci-dessous un guide rapide des points clés des meilleures pratiques à suivre pour les réunions virtuelles.
Améliorer la productivité des réunions grâce à une documentation efficace
Les réunions sont un élément clé de toute entreprise, mais il est tout aussi important de s'assurer qu'elles fonctionnent.
Le fait d'avoir toute une équipe qui connaît les meilleures pratiques et la différence entre les notes de réunion et les procès-verbaux peut transformer votre efficacité et votre productivité.
Les trois éléments les plus importants à prendre en compte, que vous fassiez des notes ou des comptes rendus, sont les suivants :
- Préparation : Assurez-vous que chaque réunion, même s'il s'agit d'un petit rassemblement, a un résultat et un ordre du jour clairs. Même si les ordres du jour moins formels n'ont pas besoin d'être distribués à l'avance, il est important d'avoir une directive claire sur ce qui doit ressortir de la réunion,
- Actions à entreprendre : Indiquez clairement les actions à entreprendre à la suite de la réunion, les personnes qui en sont responsables et le calendrier dans lequel elles doivent être réalisées (ou au moins quelques étapes). Cela permet de s'assurer qu'il y a une responsabilité claire et une chance d'assurer un suivi correct.
- Réviser et résumer : Veillez à ce que la réunion soit consignée d'une manière ou d'une autre. Les réunions non documentées peuvent déboucher sur des résultats abstraits, des idées oubliées et une absence d'action.
Une meilleure documentation des réunions permet d'obtenir de meilleurs résultats
Que vous soyez l'organisateur de la réunion ou un simple participant, il est essentiel d'avoir une idée claire des résultats de la réunion. Cela déterminera également le style et la fonction de la documentation nécessaire, qu'il s'agisse de notes ou de comptes rendus de réunion.
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