Transcrire une réunion à main levée pendant 30 minutes n'est pas une mince affaire, sans parler des réunions qui durent 3 heures ou plus. Quelqu'un parle toujours au-dessus de quelqu'un, ou trop vite, ou débite un jargon que vous n'arrivez pas à suivre... En un rien de temps, vous avez perdu la trace du compte rendu de la réunion et vous n'êtes plus impliqué dans la conversation. 

Saviez-vous que le temps moyen de transcription d'une heure d'audio est d'environ quatre heures. Cependant, certains transcripteurs considèrent que quatre heures est un minimum, car cela peut facilement atteindre 10 heures.

Vous êtes inquiet pour votre prochaine réunion ? Voyons comment transcrire une réunion de la manière la plus simple possible. Mais d'abord, qu'est-ce qu'une transcription de réunion ?

Table des matières

Qu'est-ce qu'une transcription de réunion ?

La transcription d'une réunion est le processus de conversion des conversations parlées(conversion de la vidéo ou de l'audio en texte) d'une réunion en texte écrit. Elle peut être effectuée manuellement (méthode fastidieuse) ou automatiquement à l'aide d'un logiciel doté d'une intelligence artificielle (méthode rapide et facile).

Les logiciels de transcription modernes peuvent transcrire et enregistrer la conversation pendant les réunions avec un haut degré de précision. La transcription est une pratique courante dans les réunions de bureau, les réunions de conseil d'administration, les entretiens d'embauche et même les procédures judiciaires.

Les outils alimentés par l'IA facilitent le résumé des discussions, l'examen des points clés et la responsabilisation ! Mieux encore, nombre de ces outils de transcription peuvent automatiser vos flux de travail après l'appel en synchronisant automatiquement les notes de réunion avec votre système CRM ou en envoyant des rappels de suivi basés sur le contexte de la conversation.

Pourquoi transcrire des réunions ?

Avant de nous plonger dans un guide étape par étape, il est important de connaître les avantages de la transcription d'une réunion. Certaines personnes peuvent penser que ce n'est pas nécessaire, mais il est essentiel de considérer les transcriptions sous l'angle de l'IA de nos jours.

Grâce à l'analyse de l'IA, vous pouvez extraire des informations des conversations de votre équipe avec les clients et les utiliser pour élaborer rapidement et efficacement des stratégies, des tactiques et ajuster les priorités. Les réunions efficaces améliorent les performances de l'équipe de 25 %, car des objectifs clairs et des résultats exploitables stimulent l'efficacité.

Voici quatre raisons essentielles pour lesquelles vous devriez transcrire vos réunions :

  • Il crée un référentiel de réunion.
  • Il rend l'information accessible.
  • Il permet d'effectuer des recherches sur les données des réunions.
  • Il permet de s'assurer que la conformité est en place.

1. Création d'un référentiel de réunions

La transcription d'une réunion constitue un enregistrement permanent de la discussion. Vous vous assurez ainsi que toutes les parties importantes, les points d'action et les responsabilités désignées peuvent faire l'objet d'un suivi et être facilement accessibles pour référence ultérieure.

Il vous permet de revenir rapidement sur des discussions antérieures, ce qui renforce la responsabilisation et l'organisation. C'est également un excellent moyen de dissiper les malentendus entre les membres de l'équipe.

2. Il rend l'information accessible

La transcription des réunions joue un rôle crucial dans l'égalité d'accès à l'information pour les personnes sourdes ou malentendantes. Sans transcription ou sous-titrage, de nombreuses personnes peuvent avoir du mal à participer pleinement aux discussions, ce qui rend difficile le suivi des décisions clés, des mesures à prendre et du contexte général de la réunion.

En disposant d'une trace écrite, vous offrez à votre équipe un moyen différent d'aborder les mêmes informations. En outre, les transcriptions permettent aux utilisateurs de revoir les réunions à leur propre rythme. Cette pratique est particulièrement utile pour informer les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion en temps réel pour une raison ou une autre. C'est une excellente pratique pour les équipes de travail asynchrones.

3. Il rend les données des réunions consultables

Les transcriptions permettent aux utilisateurs de retrouver très facilement les points clés, les actions et les décisions d'une réunion. Avec les résumés et les notes de l'IA, cela va encore plus loin, car les éléments importants sont mis en évidence et présentés avec insistance.

Cependant, si vous recherchez un élément spécifique d'une réunion, il est beaucoup plus facile d'avoir une transcription avec un enregistrement, car vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé ou par sujet pour trouver des parties spécifiques de la discussion.

4. Il contribue à garantir la conformité

Le grand mot "C" peut être un peu décourageant, mais des politiques strictes doivent être suivies dans les milieux professionnels, en particulier lorsqu'il s'agit de données sensibles. Il s'agit notamment du travail juridique, des services de santé, mais aussi des opérations en contact avec la clientèle.

Ils ont besoin de comptes rendus de réunions à jour et précis pour s'assurer qu'ils respectent les réglementations en matière de données telles que le GDPR. Les transcriptions sont la réponse à vos problèmes de conformité car elles vous aident à respecter les obligations légales et réglementaires.

Comment transcrire une réunion : un guide pas à pas

Comment transcrire une réunion ?

La transcription d'une réunion peut être longue, fastidieuse et épuisante, mais elle peut aussi être rapide, facile et efficace. Tout dépend si vous transcrivez la réunion manuellement ou si vous utilisez un logiciel d'intelligence artificielle pour vous aider. 

Voyons comment transcrire une réunion en utilisant les deux méthodes et vous pourrez décider laquelle est la meilleure pour vous et votre entreprise (mais nous pensons que nous le savons déjà !).

Transcription manuelle

La transcription manuelle exige qu'une personne écoute une réunion et tape ce qui a été dit, soit en temps réel, soit à partir d'un enregistrement. Bien qu'elle permette une plus grande précision et une meilleure connaissance du contexte, cette méthode prend beaucoup de temps et nécessite une main-d'œuvre importante.

En cas de transcription en direct, la sténographie peut aider à suivre la conversation, mais la fatigue peut s'installer lors d'appels plus longs. Cela peut conduire à des erreurs qu'une IA ne commettrait pas. Pour les réunions plus longues, la transcription manuelle est mieux adaptée aux situations où la précision est plus importante que la rapidité, comme dans les domaines juridique, médical ou de la recherche.

Les avantages de la transcription manuelle

  • Une plus grande précision. Une personne peut reconnaître des nuances telles que le ton, les accents et les chevauchements de discours mieux que l'IA.
  • Meilleure connaissance du contexte. Les humains peuvent résumer, corriger les erreurs et mettre en forme le texte de manière plus naturelle.
  • Formatage personnalisable. La transcription manuelle permet une structuration personnalisée, par exemple en résumant les points clés ou en distinguant plus clairement les orateurs.

Inconvénients des transcriptions manuelles

  • Cela prend du temps. Selon la vitesse de frappe, la transcription d'une réunion d'une heure peut prendre 3 à 4 heures. Si vous écrivez à la main, autant oublier.
  • Exigeant en termes de main-d'œuvre. Requiert un niveau élevé de concentration et peut être épuisant lors de longues réunions.
  • Coûteux. Faire appel à des transcripteurs ou à des services professionnels peut s'avérer coûteux.

Pour les petites réunions avec un minimum de dialogue, la transcription manuelle peut être envisageable. Cependant, pour des discussions plus longues ou plus complexes, la combinaison de la relecture manuelle avec des outils automatisés peut offrir un équilibre entre la précision et l'efficacité.

S'appuyer sur l'automatisation

La transcription automatisée utilise des outils alimentés par l'IA pour convertir la parole en texte en temps réel ou à partir d'un enregistrement. De nombreux services basés sur l'IA proposent la reconnaissance vocale, l'identification du locuteur et l'horodatage. Les outils les plus avancés peuvent même effectuer une analyse des sentiments et du ton de la voix de l'utilisateur.

L'avantage des transcriptions automatisées est qu'elles sont rapides, rentables et facilement consultables. Vous pouvez les modifier si vous remarquez des problèmes, ajouter des commentaires à la transcription et même générer des résumés et des notes de réunion (dans des modèles spécifiques). Enfin, vous pouvez les utiliser pour remplir automatiquement votre CRM ou vos outils de documentation, sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Pour transcrire une réunion à l'aide d'outils automatisés, il vous suffit de vous joindre à votre réunion comme d'habitude et de vous assurer que votre enregistreur de réunion s 'est également joint à la réunion. Il transcrira automatiquement votre discussion en arrière-plan afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur la conversation.

Avantages de la transcription automatisée

  • Rapide et efficace. Les transcriptions sont générées en quelques minutes plutôt qu'en quelques heures. De plus, l'IA ne se fatigue pas, ce qui signifie que vous pouvez produire des transcriptions à grande échelle.
  • Rentabilité. De nombreux outils d'IA proposent des plans gratuits ou peu coûteux par rapport à l'embauche d'un transcripteur humain.
  • Recherchable et modifiable. Le texte généré par l'IA peut être facilement recherché, ce qui le rend utile pour la documentation et la révision.

Les inconvénients de la transcription automatisée

  • La précision varie. L'IA peut avoir du mal à gérer les accents, les bruits de fond et le fait que plusieurs interlocuteurs parlent l'un sur l'autre. Elle peut également ne pas comprendre la terminologie, les acronymes ou le jargon spécifique à un secteur d'activité sans avoir été préprogrammée pour les reconnaître.
  • Problèmes d'identification du locuteur. Certains outils attribuent mal la parole, ce qui nécessite des corrections manuelles.
  • Préoccupations en matière de protection de la vie privée. Le stockage des fichiers audio et des transcriptions sur des services en ligne peut présenter des risques pour la sécurité, en particulier pour les réunions sensibles.

Les transcriptions automatisées sont idéales pour les grandes réunions avec plusieurs intervenants où la rapidité est une priorité. Les entreprises qui ont besoin d'une documentation rapide sans exiger une précision à 100 % trouveront les outils d'IA extrêmement utiles. Ils conviennent également aux réunions d'équipe de routine, aux webinaires et aux séances de brainstorming.

Comment choisir le bon outil de transcription des réunions

Avec des tonnes d'outils de transcription disponibles, le choix de celui qui répond à vos besoins nécessite une réflexion approfondie. Vous devez prendre en compte les caractéristiques, les avis des utilisateurs, la facilité d'utilisation et le rapport qualité-prix. Examinons quelques-uns des facteurs clés :

  • Précision et capacités d'IA. L'outil utilise-t-il une reconnaissance vocale avancée ? Dispose-t-il de fonctions telles que l'intelligence multi-rencontre, qui lui permet de comparer des informations sur plusieurs appels à la fois ? Est-il doté de flux de travail d'agents d'IA pour l'automatisation après l'appel ?
  • Options de personnalisation. Pouvez-vous former l'IA à une terminologie personnalisée ou à des noms fréquemment utilisés lors de vos réunions ? Peut-elle supprimer automatiquement les mots de remplissage pour clarifier vos transcriptions ?
  • Reconnaissance du locuteur. Dans quelle mesure fait-elle la différence entre plusieurs locuteurs et permet-elle des ajustements manuels ?
  • Intégration et accessibilité. Votre outil de transcription fonctionne-t-il avec des plateformes de vidéoconférence telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet? Les transcriptions peuvent-elles être exportées dans différents formats ? S'intègre-t-il à votre CRM et à vos outils de gestion de projet pour des flux de travail transparents ?
  • Sécurité et conformité. L'outil est-il conforme aux réglementations en matière de protection des données ? Offre-t-il un stockage crypté et un contrôle d'accès sécurisé ?

En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez choisir un outil de transcription qui répond aux besoins de votre organisation tout en garantissant la précision, la sécurité et la facilité d'utilisation.

Utiliser tl;dv pour transcrire vos réunions

tl;dv est un assistant de réunion IA populaire qui peut enregistrer, transcrire et résumer vos réunions gratuitement. Il fonctionne en se joignant à vos réunions via des plateformes de vidéoconférence populaires telles que ZoomGoogle Meet et MS Teams. 

Avec tl;dv, vous pouvez créer des modèles de notes de réunion personnalisés. Vous pouvez ainsi indiquer à l'IA de tl;dv comment vous souhaitez que vos notes soient formatées et structurées. Cela vous permet de créer des notes de réunion efficaces, quelle que soit la situation. 

Essentiellement, il organise votre transcription, vos résumés et vos notes pour les rendre lisibles et faciles à parcourir. Sa nature personnalisable le place devant la plupart des autres outils de transcription, bien que certains offrent une fonction similaire. Fireflies, Tactiqet Otter me viennent à l'esprit.

Un autre avantage de tl;dv et des plateformes similaires est la possibilité de synchroniser automatiquement les notes de réunion avec votre système de gestion de la relation client (CRM). L'époque où vous deviez remplir manuellement votre CRM après chaque appel en contact avec le client est révolue ; vous pouvez leur dire au revoir, car ils prennent place à côté de la connexion par ligne commutée, de MySpace et de la location de cassettes VHS. La rationalisation des flux de travail après les appels permet aux représentants et aux agents de gagner un temps fou qu'ils pourraient consacrer à d'autres tâches.

Modèles de réunion personnalisés tl;dv

Si vous souhaitez transcrire une réunion pour garder une trace de vos appels de vente, il est conseillé de choisir un outil qui dispose d'un tableau de bord d'analyse du locuteur afin que vous puissiez surveiller les performances de votre équipe de vente et vérifier dans quelle mesure elle suit vos scripts de vente. tl;dv dispose précisément de ce tableau de bord. Fireflies, Tactiq et Otter ne proposent pas ce type d'outil, mais vous pouvez vous tourner vers Gong, Modjoou Avoma pour des fonctionnalités similaires axées sur la vente.

En tant que directeur commercial, vous pouvez également utiliser tl;dv pour générer des rapports récurrents afin de recevoir des mises à jour régulières couvrant les sujets souhaités sur un certain nombre d'appels à la fois. Par exemple, vous pouvez recevoir un rapport hebdomadaire qui couvre tous les appels de vos commerciaux contenant des objections relatives au prix. Vous définissez la fréquence. Vous définissez le sujet. tl;dv synthétise les appels de votre équipe et fournit un rapport détaillé avec des horodatages qui vous permettent de passer directement aux éléments importants. De tous les autres outils cités jusqu'à présent, seul Gong possède cette fonctionnalité, mais vous devrez payer un supplément pour l'obtenir.

Si vous souhaitez traduire vos enregistrements Google Meet ou d'autres transcriptions, il est judicieux de choisir un outil qui traduit dans plusieurs langues, même celles qui ne sont pas parlées pendant l'appel lui-même. La plupart des outils le font, mais la quantité varie. Par exemple, tl;dv traduit dans plus de 40 langues, tandis qu'Otter est limité à 3 langues.

Bonnes pratiques pour la transcription des réunions

Une transcription de réunion bien structurée est claire, précise et facile à parcourir. Que vous transcriviez manuellement ou à l'aide d'un outil doté d'une intelligence artificielle, le respect de ces bonnes pratiques garantit l'utilité et le professionnalisme de vos transcriptions.

Assurer la clarté et l'exhaustivité

Une transcription doit rendre compte de l'ensemble de la discussion de la réunion tout en restant facile à comprendre. Si vous transcrivez manuellement vos appels, veillez à les enregistrer afin de pouvoir revenir sur les passages difficiles pour vous assurer de leur exactitude.

Par exemple, si un orateur marmonne ou parle trop vite, réécouter l'enregistrement peut aider à clarifier les mots peu clairs. Si votre équipe utilise fréquemment des acronymes tels que SEO (Search Engine Optimization) ou KPI (Key Performance Indicator), épellez-les au moins une fois afin d'éviter toute confusion pour ceux qui liront la transcription ultérieurement.

Assurez-vous que chaque orateur est correctement identifié. Les outils de transcription automatique devraient s'en charger pour vous, mais vérifiez toujours à deux fois car ils commettent parfois des erreurs. Par exemple, si deux personnes ont des voix similaires, l'IA peut attribuer leurs citations de manière incorrecte, ce qui entraîne une confusion dans les actions de suivi.

Si possible, supprimez les mots de remplissage pour plus de clarté. Il n'est pas nécessaire d'ajouter tous les "hum" et "euh" dans la transcription. Certains outils de transcription automatique éliminent automatiquement les mots de remplissage. Par exemple, au lieu de :

"Euh, donc je pense que nous devrions probablement, euh, augmenter le budget, vous savez ?"

Une transcription correcte serait la suivante :

"Je pense que nous devrions augmenter le budget.

Relecture et édition pour plus de précision

Même avec des transcriptions générées par l'IA, des erreurs peuvent se produire en raison d'accents, de bruits de fond ou de chevauchements. Pour vous assurer que vos transcriptions sont exactes, passez en revue et corrigez toutes les erreurs.

Par exemple, l'IA pourrait interpréter à tort "nos ventes sont en hausse" comme "nos voiles sont en hausse" si elle est prononcée rapidement. Dans le cadre d'une conversation sur les finances, une telle erreur peut entraîner une confusion inutile.

Vérifiez qu'il n'y a pas de mots manquants, de lacunes ou de phrases mal entendues. S'il y a des erreurs de ponctuation ou de grammaire, c'est le moment de les corriger. Par exemple, "Mangeons, grand-mère" et "Mangeons grand-mère" ont des significations complètement différentes si l'on se fie uniquement à la ponctuation. Croyez-nous sur parole : vous ne voulez pas qu'un tel problème apparaisse dans vos actions !

Enfin, veillez à ce que les acronymes techniques soient transcrits correctement. Les outils d'IA, en particulier, peuvent rencontrer des problèmes de transcription des acronymes. Par exemple, si quelqu'un dit "CMS" (Content Management System), l'IA pourrait l'interpréter comme "See mess", ce qui rendrait la transcription trompeuse.

Formatage des transcriptions pour une meilleure lisibilité

En fin de compte, les transcriptions sont là pour être lues. Il est donc important qu'elles soient soignées et faciles à scanner pour que vos collègues puissent en tirer le meilleur parti.

Utilisez clairement les étiquettes des orateurs et mettez-les en gras pour que la transcription soit facile à suivre :

John : "Nous devons finaliser le budget pour le troisième trimestre."
Sarah : "D'accord, programmons un suivi la semaine prochaine."

Si quelqu'un parle longtemps, séparez son texte. Les longs paragraphes sont difficiles à lire. Par exemple, au lieu de :

"Nous avons connu un excellent trimestre et nous avons atteint nos objectifs de vente plus tôt que prévu. Notre équipe marketing a joué un rôle déterminant en lançant des campagnes réussies sur de multiples plateformes, notamment les médias sociaux, l'e-mail et la recherche payante. Nous avons également constaté une augmentation notable de l'engagement des clients.

Voici comment se répartir les tâches :

"Nous avons connu un excellent trimestre et atteint nos objectifs de vente plus tôt que prévu.

Notre équipe de marketing a joué un rôle déterminant en lançant des campagnes réussies sur de multiples plateformes, notamment :

  • Médias sociaux
  • Courriel
  • Recherche payante

Nous avons également constaté une augmentation notable de l'engagement des clients".

Si nécessaire, ajoutez des horodatages pour les informations clés. Par exemple, si une décision critique a été prise à [12:35], le fait de noter l'heure permet de s'y référer rapidement par la suite. Un outil de transcription IA devrait lui-même formater les transcriptions pour qu'elles soient lisibles, mais il n'est jamais inutile de vérifier.

Éléments à prendre en compte

Pour obtenir les transcriptions les plus précises et de la meilleure qualité possible, il faut tenir compte de quelques éléments fondamentaux. Veillez à respecter les points suivants et vous ne devriez pas avoir de problèmes :

Précision : Rendre la transcription aussi claire que possible

L'un des plus grands défis de la transcription est de garantir la précision, en particulier lorsqu'il s'agit de jargon technique, de terminologie spécifique à un secteur ou d'accents multiples.

Par exemple, si une équipe médicale discute d'un "infarctus du myocarde" (une crise cardiaque), l'IA peut le transcrire de manière incorrecte en tant que "fraction migrante" si elle n'est pas formée à la terminologie médicale. Un outil doté d'une fonction de vocabulaire personnalisé vous permettrait de précharger les termes du secteur pour une meilleure précision.

En outre, assurez-vous que votre équipe dispose d'une installation audio de haute qualité. Des microphones de mauvaise qualité peuvent déformer le son, ce qui peut entraîner des erreurs, comme le fait d'entendre "violation de données" au lieu de "plage de données". L'utilisation de microphones externes et l'assurance que les orateurs s'expriment clairement peuvent réduire considérablement les erreurs de transcription.

Enfin, relisez manuellement la transcription par la suite pour affiner la ponctuation et repérer les éventuelles erreurs.

Identification des orateurs : Étiqueter correctement les participants à une réunion

Une transcription bien structurée identifie clairement chaque intervenant, ce qui facilite le suivi des discussions et permet de savoir qui a dit quoi. Cependant, la détection automatique des orateurs n'est pas toujours parfaite.

Par exemple, si deux personnes ayant des voix similaires, comme John et Sam, parlent, l'IA peut attribuer par erreur les paroles de Sam à John. Il convient de toujours vérifier et d'apporter des corrections manuelles si nécessaire.

Un autre moyen d'améliorer l'identification de l'orateur est d'encourager le respect du tour de parole pendant les réunions. Si plusieurs personnes parlent l'une après l'autre, l'IA peut fusionner leurs déclarations en une seule, ce qui donne lieu à des phrases telles que :

"Oui, je pense que nous devrions le faire - je suis tout à fait d'accord, mais qu'en est-il du marketing - c'est une excellente idée !

Encourager des transitions claires entre les orateurs améliore la lisibilité en direct et en différé.

Confidentialité : Protéger les informations sensibles

La transcription de réunions implique souvent le stockage d'informations sensibles sur l'entreprise, telles que des rapports financiers, des discussions juridiques ou des données personnelles sur les employés. Sans une sécurité adéquate, les transcriptions peuvent être exposées à des fuites ou à un accès non autorisé.

Pour garantir la confidentialité, utilisez un outil de transcription conforme aux lois sur la protection des données telles que GDPR, CCPA, HIPAA ou SOC2, en fonction de votre secteur d'activité. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la santé, la conformité à l'HIPAA est essentielle pour garantir la confidentialité des informations relatives aux patients.

Une autre bonne pratique consiste à restreindre l'accès aux transcriptions. Par exemple, si une transcription de réunion contient des discussions salariales, elle ne devrait être accessible qu'aux RH et aux cadres concernés. Un stockage protégé par mot de passe ou un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) peuvent contribuer à limiter l'exposition.

Pour les conversations très sensibles, envisagez des outils de transcription auto-hébergés ou un stockage crypté dans le nuage. Un cabinet d'avocats, par exemple, pourrait opter pour un logiciel de transcription sur site afin de s'assurer que les informations relatives aux clients ne quittent jamais son réseau interne.

Dans certains cas, il peut également être nécessaire d'anonymiser les discussions avant de partager les transcriptions. Par exemple, au lieu de :

"James, du service financier, a confirmé que nous allions réduire le budget marketing de 15 %.

Vous pouvez écrire :

"Un représentant de l'équipe financière a confirmé que le budget marketing serait réduit de 15 %.

Erreurs courantes dans les transcriptions 

Même avec des outils perfectionnés, des erreurs de transcription peuvent se produire. Voici quelques pièges courants et comment les éviter lors de vos transcriptions.

  • Ponctuation incorrecte ou contexte manquant. L'IA peut transcrire "Let's eat Tim" au lieu de "Let's eat, Tim". Veillez toujours à la clarté de votre texte.
  • Homophones et erreurs d'interprétation. Si la prononciation n'est pas claire, l'IA peut mal interpréter "le conseil s'est réuni" en disant "l'ennui s'est réuni". Une vérification manuelle permet de s'assurer que la formulation est correcte du point de vue du contexte.
  • Ne pas supprimer les mots de remplissage. Au lieu de "Euh, je pense que nous devrions, comme, euh, augmenter les ventes", il fautdire "Je pense que nous devrions augmenter les ventes". Certains outils permettent de supprimer automatiquement les mots de remplissage.
  • Noms mal orthographiés et jargon. L'IA peut transcrire "Wi-Fi" par "Why fi", ce qui rend le texte confus. Les fonctions de vocabulaire personnalisé peuvent aider à éviter cela.

FAQ

Nous avons rassemblé ici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur la transcription d'une réunion afin que vous puissiez obtenir des réponses en un seul endroit. Les employés passent 392 heures par an en réunion, il est donc naturel que des questions se posent sur les transcriptions. Marquez cette page d'un signet et revenez-y lorsque vous aurez besoin de réponses rapides.

1. Quelle est la durée typique d'une transcription ?

Selon l'outil utilisé, une transcription assistée par l'IA peut être réalisée pendant la réunion ou dans les minutes qui suivent la fin de l'appel. Toutefois, s'il s'agit d'une discussion complexe, il se peut que vous deviez éditer la transcription.

Une transcription manuelle est généralement un processus long et fastidieux. La transcription d'une réunion d'une heure peut prendre de 4 à 6 heures.

2. Comment fonctionnent les outils de transcription automatique ?

Les outils de transcription automatisée utilisent l'IA et le NLP (Natural Language Processing) pour convertir la langue parlée en texte. Ces outils décomposent généralement l'audio en composants phonétiques pour identifier les mots. En analysant la grammaire et la syntaxe, l'IA peut comprendre le contexte et même identifier les différents locuteurs.

L'outil d'IA formatera et ponctuera la transcription pour en faciliter la lecture et l'affinera après l'appel pour en extraire les notes, les résumés et les points saillants. 

3. Quelle est la précision des transcriptions générées par l'IA ?

La précision des transcriptions alimentées par l'IA dépend de plusieurs facteurs :

  • Qualité audio. Des enregistrements clairs avec un minimum de bruit de fond produisent des résultats plus précis.
  • Clarté du locuteur. Un discours clair et bien rythmé améliore la qualité de la transcription. Si vous marmonnez ou parlez trop vite, l'IA risque de ne pas transcrire avec autant de précision.
  • Jargon technique. À moins qu'elle ne dispose d'un vocabulaire personnalisé, l'intelligence artificielle peut avoir des difficultés avec le jargon technique.
  • Accents. Selon le logiciel d'IA, les accents régionaux peuvent avoir un effet sur la précision de la transcription.
  • Sophistication du modèle d'IA. De nombreux outils d'IA disponibles sur le marché peuvent atteindre une précision de l'ordre de 85 à 90 %, mais vous devrez presque toujours passer par là pour corriger des erreurs mineures.

Pour un usage juridique, médical ou professionnel, il est préférable de réviser et d'éditer les transcriptions générées par l'IA afin d'obtenir une précision totale.

4. Les transcriptions de réunions peuvent-elles être corrigées en cas d'erreurs ?

Oui ! La plupart des outils de transcription permettent une édition manuelle pour corriger les éventuelles inexactitudes. Vous pouvez généralement comparer des parties de l'audio avec la partie correspondante de la transcription pour modifier les erreurs commises par l'intelligence artificielle. Il est également conseillé de vérifier les noms des locuteurs et de corriger les éventuelles erreurs de grammaire ou de ponctuation.

5. Quels sont les secteurs qui bénéficient le plus de la transcription des réunions ?

La transcription des réunions est précieuse dans de nombreux secteurs, car elle améliore la documentation, l'accessibilité et la productivité. Voici quelques-uns des secteurs qui en tirent le meilleur parti :

  • Affaires et entreprises. Les transcriptions aident les entreprises à suivre les décisions, à créer des résumés et à garantir la conformité avec les réglementations sectorielles. Elles sont également très utiles pour les appels de vente et de service à la clientèle.
  • Juridique. Les avocats utilisent les transcriptions pour les dépositions, les audiences au tribunal et les réunions avec les clients afin de conserver des dossiers juridiques précis.
  • Les soins de santé. Les médecins et les professionnels de la santé s'appuient sur les transcriptions pour les dossiers des patients, les consultations et le respect de la loi HIPAA.
  • Éducation et recherche. Les professeurs, les chercheurs et les étudiants utilisent la transcription pour les cours, les entretiens et les études qualitatives. 

Commencez à transcrire vos réunions dès aujourd'hui

La transcription des réunions est plus qu'une simple commodité - c'est un outil puissant qui améliore la productivité, l'accessibilité et la documentation. Bien que les transcriptions manuelles soient généralement plus précises, elles prennent beaucoup plus de temps et gaspillent des ressources humaines qui pourraient être mieux utilisées ailleurs. N'utilisez les transcriptions manuelles que si la précision est absolument essentielle.

Les transcriptions générées par l'IA, quant à elles, fournissent des transcriptions rapides comme l'éclair avec des niveaux élevés de précision, l'identification du locuteur, ainsi que des résumés, des notes et des points forts.

Quelle que soit la méthode choisie pour transcrire une réunion, il est toujours important de disposer d'une trace écrite pour s'assurer que les idées, les décisions et les actions clés ne sont jamais perdues. En suivant les meilleures pratiques décrites ici, vous pouvez faire en sorte que vos transcriptions soient claires, précises et très faciles à lire pour vos coéquipiers.

Alors, qu'attendez-vous ? tl;dv offre gratuitement un nombre illimité d'enregistrements d'appels, de transcriptions et de résumés !