L'inserimento è un processo importante sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Definisce il tono del nuovo rapporto di lavoro, aiuta i nuovi arrivati a sentirsi accolti e inclusi e fornisce una guida per le aspettative e le responsabilità. Non sorprende che le migliori aziende mettano i propri dipendenti al centro di tutto ciò che fanno. 

Northpass ha scoperto che le aziende con un'esperienza di inserimento strutturata hanno registrato un aumento del 60% dei ricavi su base annua. Ma i processi di inserimento strutturati non hanno portato solo miglioramenti, bensì anche un aumento del 63% della soddisfazione dei clienti. I dipendenti soddisfatti sono più propensi a rendere felici i clienti. Alcune organizzazioni sono diventate campioni nel concentrarsi sui dipendenti e hanno guadagnato una reputazione eccellente grazie a un processo di inserimento personalizzato o generico. 

Esistono molti modi diversi per inserire i nuovi dipendenti, ma alcuni metodi sono più efficaci di altri. È importante trovare quello più adatto alla cultura aziendale e che fornisca ai nuovi dipendenti tutte le informazioni necessarie per avere successo.  

In questo post del blog, esamineremo tre esempi dei migliori processi di inserimento dei dipendenti da cui trarre insegnamento. Ciascuna di queste organizzazioni ha capito come rendere il proprio processo di inserimento efficiente, efficace e accogliente per i nuovi dipendenti. Continua a leggere per scoprire cosa rende così speciali i loro programmi di inserimento!

Che cos'è l'inserimento dei dipendenti?

Che cos'è il processo di onboarding virtuale

L'inserimento dei dipendenti è il processo di introduzione dei nuovi assunti all'organizzazione, alle loro responsabilità lavorative e alla cultura aziendale. Li aiuta a passare al loro nuovo ruolo e a sentirsi a proprio agio nel nuovo ambiente. L'obiettivo dell'inserimento dei dipendenti è aiutare i nuovi assunti ad adattarsi al loro nuovo lavoro in modo rapido ed efficace, in modo che possano essere produttivi e contribuire al successo dell'azienda.

I migliori programmi di inserimento dei dipendenti sono personalizzati in base alle esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Sono completi e forniscono ai nuovi assunti tutte le informazioni necessarie per avere successo nel loro nuovo ruolo. Inoltre, fanno in modo che i dipendenti si sentano benvenuti e inclusi nella cultura aziendale.

Qual è la migliore esperienza di inserimento?

Esperienza di inserimento virtuale

Si potrebbe essere tentati di pensare che un'ottima esperienza dei dipendenti consista in una serie di tecnologie sofisticate, un'app o persino numerose attività sociali e vantaggi. Sì, tutti questi elementi sono utili per offrire la migliore esperienza di inserimento dei dipendenti, ma utilizzarli come tattica non è sufficiente. I migliori processi per i dipendenti sono memorabili e motivanti. L'inserimento dovrebbe essere un'esperienza bidirezionale in cui l'azienda impara a conoscerti e tu impari a conoscere l'azienda. Uno dei modi più semplici per personalizzare l'inserimento è utilizzare idee come un centro di conoscenza online. Realizzare video su vari argomenti relativi all'inserimento, informazioni sull'azienda e istruzioni sui ruoli chiave aiuterà il nuovo dipendente a recuperare le informazioni rapidamente e nel momento in cui ne ha bisogno. Con tl;dv, non è necessario realizzare questi video ogni volta che un nuovo dipendente entra a far parte dell'organizzazione. È sufficiente consentire ai vari stakeholder di registrare i loro video su tl;dv questi saranno ospitati lì affinché ogni nuovo dipendente possa accedervi e acquisire tutto ciò di cui ha bisogno ogni volta che ne ha bisogno, senza che i superiori o i manager debbano prendersi del tempo per formarli. Grazie al monitoraggio del tempo tramite IA, potrete anche ottenere visibilità su come i nuovi assunti impiegano il loro tempo, contribuendo a ottimizzare il percorso di inserimento sia in termini di produttività che di equilibrio. Dovrebbe essere pianificato, ben eseguito e dinamico. Ciò consentirà di risparmiare tempo e libererà i manager e i loro colleghi di socializzare e conoscere i membri del team, invece di dedicare tempo prezioso a lunghe ore di riunioni e formazione. 

3 esempi di un buon inserimento dei dipendenti

Cosa rende efficace un incontro di inserimento

1. GitLab

GitLab è un'azienda che fornisce un gestore di repository Git basato sul web. È nota per la sua cultura remote ed è stata nominata da Glassdoor uno dei migliori luoghi di lavoro del 2019.

L'esperienza di inserimento in GitLab è molto completa. I nuovi assunti ricevono un'e-mail di benvenuto il loro primo giorno che include i link a tutte le risorse necessarie per iniziare. È previsto anche un sistema di affiancamento, in cui ogni nuovo assunto viene abbinato a un dipendente esperto che può aiutarlo con qualsiasi domanda o dubbio.

Il primo giorno, ai nuovi assunti viene offerto un tour remote dell'azienda e vengono presentati al loro team. Ricevono anche una copia del Manuale GitLab, che contiene tutto ciò che devono sapere sull'azienda, dalla sua cultura e dai suoi valori alle sue politiche e procedure.

2. Amazon

Amazon è un gigante mondiale dell'e-commerce che è stato nominato uno dei migliori luoghi di lavoro nel 2019 da Glassdoor. Il programma di inserimento di Amazon si chiama "Welcome Home" ed è progettato per aiutare i nuovi assunti a passare rapidamente ed efficacemente al loro nuovo ruolo.

Il programma Welcome Home inizia con un orientamento di due giorni presso la sede centrale di Amazon a Seattle. Durante l'orientamento, ai nuovi assunti viene fornita una panoramica dell'azienda e della sua cultura e vengono presentati al loro team. Viene inoltre organizzato un tour del campus e viene data loro la possibilità di incontrare altri dipendenti Amazon.

Dopo l'orientamento, ai nuovi assunti viene offerto un programma di formazione della durata di una settimana che copre tutti gli aspetti, dal servizio clienti alle procedure di sicurezza. Alla fine della settimana, sostengono un esame finale per verificare le loro conoscenze sui contenuti trattati durante la formazione.

3. Google

Google è un gigante tecnologico globale che è stato nominato uno dei migliori luoghi di lavoro nel 2019 da Glassdoor. Il programma di inserimento di Google si chiama "Google Launchpad" ed è progettato per aiutare i nuovi assunti a passare rapidamente ed efficacemente al loro nuovo ruolo.

Il programma Launchpad inizia con un orientamento di due giorni presso la sede centrale di Google a Mountain View, in California. Durante l'orientamento, ai nuovi assunti viene fornita una panoramica dell'azienda e della sua cultura e vengono presentati al loro team. Viene inoltre organizzata una visita guidata del campus e viene data loro la possibilità di incontrare altri dipendenti di Google.

Dopo l'orientamento, ai nuovi assunti viene offerto un programma di formazione della durata di una settimana che copre tutti gli aspetti, dal servizio clienti alle procedure di sicurezza. Alla fine della settimana, sostengono un esame finale per verificare le loro conoscenze sui contenuti trattati durante la formazione.

Cosa rende eccellente l'inserimento di un nuovo dipendente? (Idee per l'inserimento virtuale)

Perché Remote è preferibile all'onboarding tradizionale

1. Comunicazione e tecnologia

Ti stai assicurando che remote dispongano della tecnologia e degli strumenti di comunicazione adeguati alle loro esigenze? È possibile utilizzare software per riunioni virtuali, come Donut, per programmare riunioni di aggiornamento, attività sociali e condivisione di file, come Google Drive, Dropbox, Onedrive, e strumenti di documentazione come Notion e Google Docs.

2. Rimanete connessi

L'azienda dispone di un sistema che consente remote di rimanere in contatto con i propri colleghi? Potrebbe includere chiamate di gruppo o controlli regolari. Slack è perfetto per controllare e quando è necessario inviare occasionalmente un tutorial o un breve messaggio video, basta tl;dv chiedere loro tl;dv rispondere quando hanno tempo. Non solo è utile per le comunicazioni asincrone, ma allevia anche la pressione che accompagna l'inserimento in azienda, offrendo un'esperienza psicologicamente più rassicurante ai nuovi assunti. 

Per aiutare i nuovi dipendenti ad adattarsi culturalmente, è possibile introdurre sistemi efficaci come il mentoring, il coaching e il buddy system. Se la comunicazione è formalizzata, saranno più propensi a comunicare con queste persone. Zavvy è uno strumento eccellente che automatizza la gestione dei dipendenti. Inoltre, semplifica il buddy system in modo che non eserciti una pressione eccessiva sugli altri dipendenti, come mentori, coach e colleghi.

È un'ottima idea organizzare sessioni di aggiornamento. Donut ti consente di creare un programma automatizzato per tutte le sessioni di aggiornamento. Ciò ti eviterà di dover inviare manualmente gli inviti ed eseguire le attività correlate ad ogni sessione.

3. Tenere conto delle preferenze

Quando crei la tua esperienza di inserimento, assicurati di tenere conto delle preferenze e delle esigenze dei membri attuali del tuo team e dei tuoi nuovi dipendenti. Non esistono due dipendenti uguali e può essere difficile conoscere qualcuno in pochi giorni.

Per accelerare l'inserimento dei dipendenti, è importante conoscere le loro preferenze di base. In quale fuso orario vivono? Che effetto avrà il loro fuso orario sulle dinamiche lavorative loro e del loro team? Si trovano più a loro agio con riunioni sincronizzate o dal vivo? Sono in grado di apportare modifiche o integrarsi con i sistemi esistenti? Potrebbero essere più introversi e preferire l'asincronia (in tal caso tl;dv far parte della vostra comunicazione, formazione e inserimento), solo quando assolutamente necessario. Queste potrebbero sembrare domande personali, e sarebbe giusto. Ma l'onboarding non riguarda solo l'azienda e i suoi obiettivi. I dipendenti sono esseri umani e ogni azienda che spera di avere successo deve riconoscerlo e sfruttarlo per motivare i nuovi assunti. Comprendere le dinamiche dei tuoi nuovi assunti ti aiuterà ad accoglierli meglio nella tua cultura aziendale. 

Puoi conoscere meglio i tuoi clienti, ad esempio i loro hobby e le cose che preferiscono, per creare un regalo personalizzato e metterli più a loro agio. Con queste informazioni, puoi elaborare un piano efficace e completo per aiutarli a dare il meglio di sé.

4. Risorse aggiuntive

Ci sono altre risorse che potete offrire remote ? Materiali di formazione online, liste di controllo per l'inserimento e manuali sono tutte opzioni possibili. Indipendentemente dalla situazione, remote devono disporre di tutte le informazioni necessarie per avere successo nel loro nuovo lavoro.

Il GitLab Handbook è un ottimo esempio di manuale perfetto per i dipendenti. È lungo 2400 pagine e contiene tutte le informazioni di cui un dipendente di GitLab potrebbe aver bisogno. Il ruolo del dipendente determinerà le risorse di cui avrà bisogno, come la cronologia dei clienti o le informazioni.

Per fornire loro una sorta di macchina del tempo degli eventi, tl;dv condividere le registrazioni realizzate con tl;dv . In questo modo potranno accedere a tutte le conoscenze acquisite dall'organizzazione e sviluppare una solida comprensione del sistema. Il tl;dv essere utilizzato come centro di formazione per i dipendenti. Contiene sessioni preregistrate e condivisione dello schermo che mostrano ai dipendenti come eseguire determinate operazioni.

Questi video sono accessibili su richiesta, in modo che i dipendenti possano rivederli ogni volta che hanno bisogno di rinfrescare le loro conoscenze. I dipendenti possono saltare le parti dei video che già conoscono e concentrarsi su ciò che è più importante in quel momento grazie alle trascrizioni e ai timestamp.

5. Check-in

Dovresti predisporre un piano per controllare regolarmente remote con Donut. Ciò potrebbe avvenire tramite videoconferenze con Zoom, Happy Hour, conversazioni telefoniche o chat tramite Slack. In questo modo ti assicurerai che tutti siano perfettamente allineati e che eventuali problemi o dubbi vengano risolti il più rapidamente possibile.

Per discutere del nuovo ruolo e di altri dettagli, il dipendente dovrebbe incontrare il proprio responsabile. Dopo l'approvazione da parte delle Risorse Umane, il responsabile dovrebbe incontrare il nuovo dipendente per stabilire la direzione da seguire. I responsabili dovrebbero stabilire un piano di follow-up e concordarlo con i nuovi dipendenti. Questi incontri di aggiornamento dovrebbero tenersi nelle prime due settimane, dopo quattro settimane e dopo due mesi. Ciò consente al responsabile di tenere traccia dei progressi e aiuta i nuovi assunti a comprendere il funzionamento dell'azienda.

Questi incontri dovrebbero includere il primo incontro in cui al nuovo dipendente vengono comunicati i suoi KPI, OKR e le modalità di valutazione, compreso il progresso nell'integrazione nell'azienda. Notion potrebbe ospitare un elenco di sessioni di formazione obbligatorie per l'inserimento con segni di spunta in modo che i dipendenti possano rivedere ciascuna di esse dopo averle completate. Buffer fa un ottimo lavoro nel conservare tutta la documentazione e le istruzioni importanti per l'inserimento su Notion. L'azienda opera completamente remote sua fondazione. Esistono anche strumenti come Trello per monitorare i progressi e Zavvy per gestire i dipendenti.

Quando si tratta di svolgere un lavoro nel modo giusto, l'esecuzione è fondamentale. I video su come ottenere i migliori risultati, i consigli, le tattiche e le strategie per svolgere le attività in modo più rapido ed efficiente possono essere registrati dai migliori dipendenti o manager utilizzando tl;dv tutti gli altri possano imparare, compresi i nuovi assunti. Questo centro di conoscenza consentirà loro di risparmiare tempo, stress e frustrazione, mettendoli nelle condizioni ideali per avere successo nella vostra azienda. La ciliegina sulla torta è che potranno imparare al proprio ritmo e quando ne avranno bisogno, senza dover organizzare nuovamente riunioni che richiedono molto tempo. 

6. Feedback

Infine, durante il processo di inserimento dovresti richiedere un feedback sia ai tuoi remote che ai membri del tuo team esistente. Questo ti aiuterà a identificare eventuali aree che richiedono miglioramenti e ad adeguare la tua checklist remote .

Conclusione

Seguendo questi passaggi, potrai creare la migliore esperienza di inserimento per remote tuoi remote . Devi concentrarti sull'individuo e non solo sul processo. Con l'aiuto di tecnologie come tl;dv, Donut e Slack, potrai assicurarti che ogni nuovo dipendente della tua azienda abbia tutte le carte in regola per avere successo.