La telefonata di follow-up dopo la vendita è più importante di quanto si pensi. E se già la si ritiene importante, lo è ancora più importante di quanto pensi.

In effetti, la sua importanza non può essere sottovalutata. Concludere con successo i follow-up è importante tanto quanto, se non più, concludere con successo la presentazione iniziale. Se fai una presentazione iniziale eccellente, ma fallisci nei follow-up, non concluderai la vendita. Se fai una presentazione iniziale eccellente, ma non ti preoccupi di ricontattare il cliente per un follow-up, non concluderai la vendita. E se fai una presentazione iniziale straordinaria, ma dopo tre follow-up decidi di limitare le perdite, non concluderai comunque la vendita.

Il più delle volte, sono le chiamate di follow-up alle vendite a generare profitti. Quindi, come venditore, è meglio che impari a farle bene. E per questo, avrai bisogno di una piattaforma di market intelligence che aiuti il tuo team di vendita a migliorare le proprie prestazioni complessive, fornendo informazioni utili per definire strategie e prendere decisioni.

Detto questo, tutto inizia con un semplicesaluto.

Vuoi sapere un segreto? Il 44% dei rappresentanti di vendita rinuncia dopo una sola telefonata di follow-up, ma l'80% delle vendite viene finalizzato solo dopo 5 chiamate di follow-up. Ciò significa che quasi la metà dei rappresentanti di vendita sta perdendo oltre l'80% delle potenziali trattative.

Sei uno di loro? Questo articolo illustra le migliori strategie per padroneggiare le chiamate di follow-up alle vendite.

Indice dei contenuti

Strategie per padroneggiare le chiamate di follow-up di vendita

Prima di approfondire l'utilità delle registrazioni delle chiamate, è necessario acquisire alcune semplici strategie. Una volta acquisite, le registrazioni delle chiamate possono portarti al livello successivo. Analizziamo le più importanti:

  1. Non tormentare i tuoi potenziali clienti
  2. Non limitarti a un unico metodo
  3. Mantieni un tono personale
  4. Sii chiaro e conciso
  5. Descrivi i prossimi passi
  6. Sapere quando è il momento di smettere

 

1. Non tormentare i tuoi potenziali clienti

Sebbene tu voglia organizzare una chiamata di follow-up, non vuoi allontanare il tuo potenziale acquirente. È davvero semplice. Se inizi a inviare e-mail e a chiamarli troppo presto, finirai per infastidire i tuoi potenziali clienti e ridurre rapidamente le possibilità che accettino un accordo. L'85% dei potenziali clienti dichiara di non essere soddisfatto dei tentativi di contatto ricevuti al telefono.

Per evitare questo, distanzia i tuoi tentativi di contattarli. Le decisioni di acquisto richiedono tempo per essere valutate. Non aspettarti che qualcuno abbia deciso magicamente dall'oggi al domani. A volte può succedere, ma chi è davvero interessato non avrà difficoltà a contattarti.

Tenete presente che spesso nel processo decisionale sono coinvolti più soggetti interessati, soprattutto se l'acquisto supera i mille dollari.

Quando contattare?

Non esiste una formula universale per le e-mail o le telefonate di follow-up. Un potenziale cliente potrebbe dirti che ha bisogno di una settimana per decidere, nel qual caso dovrai richiamarlo dopo una settimana. Un altro potrebbe dire che ha bisogno di qualche giorno. È meglio peccare di cautela e aspettare tre giorni. Un terzo potenziale cliente potrebbe dirti che ne discuterà durante la riunione del consiglio di amministrazione della settimana successiva. Presta attenzione a ciò che ti dice il potenziale cliente: se ti affretti e gli invii un'e-mail il giorno successivo, potrebbe sentirsi frustrato perché non lo hai ascoltato.

Cerca di ottenere un periodo di tempo approssimativo per quando ricontattare il cliente alla fine della tua presentazione iniziale. Dovrebbe essere una parte fondamentale dei tuoi "passi successivi" alla fine della chiamata. Se per qualsiasi motivo non ottieni alcuna cifra approssimativa, imposta un promemoria sul calendario per controllare dopo sette giorni.

Un altro buon modo per decidere quando inviare un'e-mail di follow-up è controllare quando hanno rivisto la registrazione della chiamata. Con tl;dv, entrambe le parti ricevono una copia della chiamata non appena la riunione è terminata. Se il tuo potenziale cliente la sta rivendendo, è probabile che sia interessato e che stia almeno valutando la tua offerta. Quando rivede la chiamata, riceverai automaticamente un'e-mail. A quel punto è il momento di agire. Programma un'e-mail per la mattina seguente (o il pomeriggio, se l'ha guardata al mattino).

Ovviamente non è qualcosa su cui puoi contare ogni volta, ma è un buon indicatore di quando inviare l'e-mail.

2. Non limitarti a un unico metodo

Se un metodo non funziona, è il momento di cambiarlo. È facile che le e-mail vengano ignorate, quindi se non rispondono, prova a richiamarli. Allo stesso modo, se sono molto occupati e non possono rispondere alla tua chiamata, invia loro un'e-mail. Diversificando il tuo approccio, avrai più possibilità di ottenere una risposta. Ma tieni sempre a mente il punto numero 1: non contattarli troppo spesso.

Ci sono molti altri modi per mantenere i contatti. LinkedIn è ottimo. A seconda del rapporto che hai con il potenziale cliente, potrebbero essere accettabili anche altri metodi più personali, come gli SMS o altri tipi di social media.

Ricorda sempre, però, che se ti hanno indicato un modo specifico per contattarli, devi rispettarlo.

3. Mantieni un tono personale

Se invii email di follow-up, uno dei modi migliori per ottenere una risposta è personalizzarle. Un oggetto personalizzato in un'email porta a un tasso di apertura superiore del 22%. 

A nessuno interessano i follow-up generici, ma quelli che dimostrano che hai ascoltato e ribadiscono i punti a cui il potenziale cliente ha mostrato particolare interesse possono essere molto più coinvolgenti. Capiranno che li hai scritti appositamente per loro e questo li renderà più propensi a rispondere.

A seconda del numero di clienti che hai, puoi utilizzare uno strumento come un assistente e-mail AI per compilare automaticamente le informazioni personalizzate. Ma se ti rivolgi a un numero ridotto di clienti, è sempre meglio scrivere qualcosa di più personale solo per loro. Più l'e-mail sembra personalizzata, più è probabile che ottenga una risposta.

Visualizza le chiamate registrate o recupera il riassunto generato dall'intelligenza artificiale è un ottimo modo per ottenere rapidamente informazioni sui punti deboli, i desideri specifici e le obiezioni dei tuoi potenziali clienti. Puoi utilizzarli per personalizzare le tue e-mail. Puoi anche utilizzare tl;dv generare automaticamente e-mail di follow-up, basate sul contesto delle tue chiamate.

Personalizza le tue e-mail di follow-up per ottenere risultati migliori

4. Siate chiari e concisi

I tuoi potenziali clienti sono molto impegnati. Come te, non hanno tempo da perdere, quindi non sprecarlo inviando loro un sacco di chiacchiere inutili. Sii conciso. Vai dritto al punto in modo chiaro e conciso.

Cerca di limitare le e-mail di follow-up a un massimo di 6 righe e le telefonate a circa dieci minuti. Cattura rapidamente la loro attenzione e sollecita un'azione immediata.

5. Delineare i prossimi passi

Uno dei modi migliori per concludere una vendita è quello di terminare sempre i follow-up (e le presentazioni iniziali) con una breve descrizione di ciò che seguirà. Si può definire un invito all'azione.

Concordate una data approssimativa per quando verrà presa la decisione. Se hanno bisogno di parlare con altre parti interessate, ad esempio, fissate una data in cui potrete continuare la conversazione e la decisione potrà essere effettivamente presa.

Cerca di fissare una data e un orario specifici per la chiamata di follow-up. Invia loro un invito calendario sul momento, in modo da poter già fissare la prossima chiamata.

6. Sapere quando è il momento di smettere

Se i potenziali clienti non sono chiaramente interessati, lascia perdere e vai avanti. Ci sono molti altri pesci nel mare. Di solito consigliamo di fissare un limite di sei tentativi di follow-up. Se non hai ricevuto risposta entro quel momento, lascia perdere e cerca altrove. Non essere aggressivo o insistente. Tieni presente che il 60% dei potenziali clienti dice no quattro volte prima di dire sì.

È una buona idea inviare un'ultima e-mail prima di interrompere i contatti. Si tratta della cosiddetta e-mail di chiusura, che in sostanza comunica al potenziale cliente che non sarete più in contatto e che questa è la sua ultima occasione per discutere con voi dell'accordo. Se il potenziale cliente desiderava rispondere ma non ha avuto il tempo di farlo, questa e-mail lo spingerà ad agire.

Ovviamente, è ovvio che se il potenziale cliente ti risponde con un secco "No" o ti chiede di smettere di inviargli messaggi, allora devi farlo. Qualsiasi cosa oltre questo limite è essenzialmente una forma di molestia.

Consigli per effettuare la migliore telefonata di follow-up dopo una vendita

Per creare un ottimo follow-up di vendita, devi prima condurre una presentazione iniziale fantastica e poi utilizzare la registrazione di tale presentazione per definire la tua strategia di follow-up. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare al meglio le registrazioni delle tue chiamate e migliorare le tue presentazioni di follow-up:

  • Ascolto attivo
  • Rivedere le trascrizioni
  • Crea clip e reel per parola chiave
  • Identificare le informazioni chiave
  • Analizzare modelli e tendenze
  • Presta attenzione al sentiment dei clienti
  • Condividi storie di successo e strategie efficaci
  • Formazione e miglioramento continui
  • Integrazione con i CRM
  • Personalizza le tue strategie di follow-up
  • Processo decisionale basato sui dati

 

Ascolto attivo

L'ascolto attivo è fondamentale quando si è impegnati in una trattativa di vendita. Considera l'effetto che una pausa può avere sul tuo potenziale cliente e quanta fiducia in più puoi costruire attraverso quella semplice azione. Detto questo, può essere difficile mantenere l'ascolto attivo quando sei preso dal momento. Stai cercando di presentare il tuo prodotto, eseguire la demo di vendita, ascoltare il tuo potenziale cliente, prendere appunti sui suoi punti deboli, reagire alle sue obiezioni e altro ancora! Non è un compito facile.

Ma dedicando ogni settimana un po' di tempo alla revisione delle tue presentazioni di vendita utilizzando una piattaforma di market intelligence come tl;dv, potrai analizzare le tue capacità di ascolto. Hai interrotto il potenziale cliente in qualche momento? Hai notato qualche linguaggio del corpo da parte del potenziale cliente che indicasse frustrazione o il desiderio di dire qualcosa ma senza avere il tempo o lo spazio per farlo? Questi sono segnali rivelatori che dovresti ascoltare di più. Ricorda: la presentazione di vendita riguarda esclusivamente il potenziale cliente. Lascia che sia lui a parlare.

Rivedi le trascrizioni

Un altro grande vantaggio di tl;dv la possibilità di rivedere le trascrizioni. Indipendentemente dal piano che scegli (anche quello gratuito!), avrai a disposizione trascrizioni con riconoscimento vocale. Ciò significa che potrai scorrere rapidamente le trascrizioni per controllare il tuo linguaggio. Potrai verificare se stai usando abbastanza parole potenti o se hai bisogno di essere più convincente e chiaro.

Crea clip e reel per parola chiave

Una delle fantastiche funzionalità di tl;dv che puoi creare clip delle tue videochiamate con estrema facilità. Puoi farlo anche direttamente dalla trascrizione. Ma ancora meglio, puoi creare dei reel con i momenti salienti che uniscono numerosi clip provenienti da riunioni diverse. 

Vuoi organizzare le obiezioni relative alla durata dell'abbonamento in un unico reel puoi condividere con gli stakeholder? Facile. Vuoi analizzare le chiamate di successo per capire cosa ha convinto i tuoi acquirenti a dire "sì"? Semplice. Vuoi scansionare decine di presentazioni di vendita in pochi istanti per trovare le parole chiave menzionate da te o dal potenziale cliente? Un gioco da ragazzi.

La libreriatl;dvè il tuo centro di organizzazione. Puoi cercare facilmente tramite parole chiave per trovare esattamente ciò che stai cercando nelle trascrizioni. Puoi passare direttamente alle parti che ti interessano. In pratica, rende possibile sfogliare ore di contenuti in pochi minuti. Ecco perché tl;dv spesso considerato uno dei migliori strumenti di follow-up delle vendite sul mercato.

Identificare le informazioni chiave

Sebbene sia possibile utilizzare la funzione di ricerca tl;dvsopra menzionata per cercare termini chiave in pochi secondi, esistono anche altri metodi.

L'intelligenza artificialetl;dvpuò prendere appunti per te durante la chiamata, così non devi distogliere l'attenzione per farlo tu stesso. Puoi mantenere la concentrazione e continuare ad ascoltare mentre il bot fa tutto il lavoro. Alla fine di ogni chiamata fornisce anche un riassunto generato automaticamente che riporta i punti chiave emersi durante la riunione e le eventuali azioni da intraprendere che hai impostato.

Se desideri scansionare manualmente le riunioni, puoi iniziare controllando i riassunti e le note. Vale anche la pena ricordare che se desideri inviare le informazioni chiave che hai trovato a un collega, questi non dovrà cercarle. Puoi impostare un timestamp che invierà direttamente al tuo collega un'e-mail con un link al momento esatto che deve vedere. Questo può essere fatto prima o dopo la riunione. Non potrebbe essere più semplice. 

Analizzare modelli e tendenze

Analizzando le tue chiamate di vendita, noterai sicuramente alcuni schemi e tendenze ricorrenti. Potrebbe essere che una particolare obiezione continui a ripetersi più volte. Forse questo significa che il tuo team di prodotto deve fare qualcosa al riguardo. Utilizzando la funzione di evidenziazione menzionata in precedenza, puoi creare un reel queste obiezioni e inviarlo al team competente.

Allo stesso modo, potresti notare che qualcosa in particolare sta determinando il successo o il fallimento delle chiamate. Qualunque sia il modello ricorrente, puoi evidenziarlo e segnalarlo ai tuoi rappresentanti di vendita in modo da poter avere un impatto positivo sulle future presentazioni.

Ancora meglio, se non avete tempo di esaminare manualmente ogni registrazione delle chiamate (soprattutto se avete un team di vendita numeroso), potete programmare un report ricorrente. Impostate i filtri per far sapere tl;dvIA tl;dvcosa cercare, poi rilassatevi e godetevi il risultato. Le informazioni, compresi i modelli e le tendenze contestualmente rilevanti, arriveranno nella vostra casella di posta elettronica con la frequenza che preferite, coprendo tutte le chiamate dei vostri rappresentanti nel periodo di tempo specificato. Grazie alla memoria multi-riunione tl;dv, ora è in grado di comprendere le tue conversazioni nel contesto di tutte le tue chiamate precedenti. Se c'è qualcosa di specifico che desideri tenere d'occhio, questo è il modo perfetto per ottenere approfondimenti all'avanguardia senza dover fare nulla manualmente. 

Presta attenzione al sentiment dei clienti

Presta attenzione al tono, al linguaggio e ai segnali emotivi del cliente durante la conversazione. Questo può fornire informazioni sul suo livello di interesse, sulle sue preoccupazioni e sui suoi sentimenti riguardo al prodotto o al servizio.

Uno dei modi per farlo è imparare a conoscere il tipo di personalità del tuo potenziale cliente. All'inizio potrebbe sembrare difficile, ma una volta che avrete preso confidenza, inizierete a notare le somiglianze abbastanza rapidamente. Il modo migliore per esercitarsi è rivedere le registrazioni delle chiamate.

Condividi storie di successo e strategie efficaci

Identificate i casi in cui i venditori hanno gestito efficacemente le obiezioni o concluso un accordo. Queste storie di successo possono essere condivise con tutto il team a scopo formativo, per aiutare gli altri a imparare da esempi reali.

È il modo migliore per accogliere i nuovi membri e mostrare loro cosa aspettarsi. Puoi creare reel, clip e timestamp di momenti importanti che hanno portato alla conclusione di un affare per mostrare agli altri cosa funziona.

Allo stesso modo, può essere utilizzato per mostrare cosa non funziona e come migliorare...

Formazione e miglioramento continui

Utilizzando la stessa tecnica descritta sopra, è possibile evidenziare gli aspetti da migliorare. Un ottimo modo per farlo è organizzare sessioni di formazione periodiche in cui i venditori possono discutere delle registrazioni delle chiamate, condividere approfondimenti e imparare dalle reciproche esperienze. Ciò favorisce una cultura del miglioramento continuo.

Integrazione con CRM

Integra l'analisi delle registrazioni delle chiamate con il tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ciò consente ai venditori di accedere alle registrazioni delle chiamate e alle informazioni rilevanti mentre interagiscono con i clienti, garantendo loro una visione completa del percorso di ciascun cliente.

Il piano Business ditl;dv consente ai rappresentanti commerciali di integrare le registrazioni delle chiamate con tutti i loro sistemi CRM preferiti senza muovere un dito. Riassunti, appunti delle riunioni e trascrizioni possono essere sincronizzati con i CRM non appena la chiamata termina. Automaticamente! Ciò significa che potete dire addio all'inserimento manuale dei dati e guadagnare innumerevoli ore di tempo. Il futuro è finalmente arrivato. Da Salesforce HubSpot, tl;dv ciò che fa per voi.

Personalizza le tue strategie di follow-up

Come accennato in precedenza, il modo migliore per personalizzare le tue strategie di follow-up è rileggere i riassunti dell'IA, controllare i momenti contrassegnati da un timestamp e dare un'occhiata alla trascrizione. In pochi istanti avrai un'idea del potenziale cliente, dei suoi desideri, dei suoi punti deboli, delle sue obiezioni e della sua personalità.

Non ci vuole un genio per prendere queste informazioni e convertirle in un follow-up personalizzato. Più il potenziale cliente si sente ricordato e preso di mira personalmente, più è probabile che ti ricontatti e alla fine acquisti. Alle persone piace sentirsi ricordate. E tl;dv facile ricordare le persone.

Processo decisionale basato sui dati

Incoraggiate i venditori a basare le loro strategie di follow-up sui dati ricavati dalle registrazioni delle chiamate piuttosto che sulle sensazioni personali. Ciò rende il loro approccio più mirato e aumenta le possibilità di successo. 

Questo è anche un ottimo strumento per mostrare le prove quando si sottopone una questione agli stakeholder o ai product manager. Hai la voce del potenziale cliente a sostegno delle tue argomentazioni. È molto più persuasivo delle solite vecchie statistiche.

Potenzia i tuoi follow-up di vendita con tl;dv

Se vuoi davvero padroneggiare l'arte delle chiamate di follow-up commerciali, tl;dv un ottimo punto di partenza. Anche se non è un prerequisito indispensabile per migliorare il tuo modo di comportarti durante il follow-up, è sicuramente un trucco utile.

Scarica tl;dv Zoom, MS Teams o Google Meet e inizia subito a registrare gratuitamente le tue presentazioni di vendita! Utilizza le registrazioni per personalizzare i tuoi follow-up e aumentare le probabilità di concludere l'affare. 

Domande frequenti sulle chiamate di follow-up per i team di vendita

Lo scopo di una chiamata di follow-up è quello di ricontattare un potenziale cliente dopo un primo contatto, assicurandosi che il suo interesse sia ancora vivo, rispondendo a eventuali domande o dubbi e avvicinandolo alla decisione di acquisto. Questo contribuisce a rafforzare il rapporto e può essere un passo fondamentale per concludere una vendita.

Idealmente, dovresti attendere 24-48 ore dopo un primo incontro o contatto. Tuttavia, i tempi possono variare a seconda del contesto della conversazione. Se hai promesso ulteriori informazioni, ricontatta prima. Per processi decisionali più complessi, potrebbe essere necessario un periodo di follow-up più lungo.

È importante trovare un equilibrio tra perseveranza e rispetto per il tempo del potenziale cliente. Abbiamo scoperto che 6 è il numero ottimale in un periodo di settimane, a seconda del livello di interesse del potenziale cliente. Evita di essere troppo insistente, perché potresti dare fastidio al potenziale cliente. Se ti chiedono di smettere, smetti.

La tua telefonata di follow-up dovrebbe essere concisa e personalizzata. Ricapitola le discussioni precedenti, offri valore aggiunto (come soluzioni alle loro esigenze) e chiedi se hanno domande. Sii cortese, ringrazia per il tempo che ti hanno dedicato e suggerisci i prossimi passi da compiere per concludere l'affare.

Sebbene un copione possa aiutarti a rimanere in tema, è meglio evitare di sembrare robotico. Un approccio flessibile ti consente di adattarti alle esigenze, alle preoccupazioni o alle domande del potenziale cliente, mantenendo al contempo la professionalità. La personalizzazione è fondamentale.

Se dopo diversi tentativi non ottieni risposta, valuta la possibilità di modificare il tuo approccio. Potresti lasciare un messaggio vocale cortese, inviare un'e-mail personalizzata o persino provare un canale di comunicazione diverso (ad esempio LinkedIn o i social media, se appropriato). È fondamentale valutare il livello di interesse del potenziale cliente ed evitare di esagerare.

Il momento migliore per effettuare una chiamata di follow-up è in genere a metà mattina (10-11) o a metà pomeriggio (14-16) nel fuso orario del potenziale cliente. Questi orari tendono ad evitare la frenesia del primo mattino o la stanchezza del tardo pomeriggio, e i potenziali clienti sono spesso più ricettivi.

Se un potenziale cliente solleva delle obiezioni, ascoltalo attentamente, dimostra empatia nei confronti delle sue preoccupazioni e offri soluzioni in linea con le sue esigenze. Preparati a fornire un valore aggiunto, a riformulare i vantaggi del tuo prodotto o a offrire casi di studio/testimonianze per aiutarlo a superare le sue esitazioni.

È inoltre possibile utilizzare software come tl;dv per ottenere suggerimenti sulla gestione delle obiezioni e coaching sulle vendite, in modo da migliorare nel tempo sulla base delle informazioni ricavate dalle tue effettive chiamate di vendita.