Przejdź do treści
TL;DR
Dla zespołów prowadzących sprzedaż na platformach Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams najlepszym rozwiązaniem jest rejestrator rozmów, który zapisuje szczegóły rozmowy bezpośrednio w systemie CRM — na przykład nazwę konkurenta podaną przez kupującego lub uzgodniony kolejny krok. Dzięki temu przedstawiciele handlowi nie muszą po każdej rozmowie czytać podsumowania i ponownie wprowadzać go do karty transakcji. Rejestrator, który zapisuje jedynie notatkę podsumowującą, pozostawia tę pracę im samym.
Wśród głównych opcji tl;dv znajduje się najbardziej wszechstronne rozwiązanie. Nagrywa rozmowy, porządkuje notatki i zapisuje je w odpowiednich polach w HubSpot, Salesforce lub Pipedrive , a jedna konfiguracja może objąć cały zespół. Gong jest lepszym rozwiązaniem, gdy rejestrowanie danych w CRM stanowi część szerszej platformy analizy przychodów. Fireflies sprawdza się dobrze, jeśli wolisz przeglądać każdą aktualizację, zanim trafi ona do CRM.
Jeśli większość Twojej sprzedaży odbywa się w ramach aktywnych połączeń telefonicznych, rejestrator oparty na dialerze może lepiej spełniać podstawowe potrzeby. W obu przypadkach zacznij od jednego typu połączenia i pięciu lub sześciu pól, przetestuj je podczas rzeczywistych rozmów, a następnie rozszerz zakres.
Spis treści
Czym jest automatyczne rejestrowanie danych w systemie CRM?
Zautomatyzowane rejestrowanie danych w systemie CRM pozwala na przesyłanie informacji o działaniach sprzedażowych oraz rozmowach z klientami do systemu CRM bez konieczności ręcznego wprowadzania tych danych przez przedstawicieli handlowych po każdej rozmowie.
Zazwyczaj obejmuje trzy poziomy danych CRM:
| Poziom | Co jest rejestrowane | Przykład |
|---|---|---|
| Rejestrowanie działań | Data, uczestnicy, czas trwania, przebieg spotkania | Rozmowa wstępna zakończona |
| Notatki ze spotkania | Podsumowanie, protokół, zadania do wykonania | Prześlij dokumentację dotyczącą bezpieczeństwa |
| Uporządkowane aktualizacje systemu CRM | Szczegółowe informacje z rozmowy | Konkurent, sprzeciw, osoba podejmująca decyzję |
Podstawowa integracja może jedynie rejestrować fakt odbycia spotkania i dołączać notatki. Bardziej zaawansowane procesy mogą wykorzystywać informacje omówione podczas rozmowy i umieszczać je w polach służących do kwalifikacji, raportowania, zarządzania procesem sprzedaży lub działań następczych.
Na przykład, jeśli potencjalny klient informuje, że obecnie korzysta z usług konkurenta X i planuje przejść do innego dostawcy do października, proces może zarejestrować te informacje jako „Konkurent” i „Harmonogram”, zamiast pozostawiać je ukryte w podsumowaniu spotkania.
2 sposoby na zautomatyzowanie rejestrowania danych w systemie CRM
Istnieją dwie główne metody automatycznego rejestrowania połączeń i integracji z systemem CRM, w zależności od sposobu prowadzenia sprzedaży przez Twój zespół.
1. Rejestrowanie danych CRM za pomocą modułu wybierania numerów
Jeśli Twoi handlowcy wykonują dużą liczbę połączeń wychodzących, dialer lub system telefoniczny połączony z systemem CRM może automatycznie rejestrować podstawowe dane dotyczące połączeń.
Zazwyczaj obejmuje to:
- który nazywał się
- w kierunku przychodzącym lub wychodzącym
- czas połączenia
- czas trwania
- wynik połączenia
- link do nagrania, w zależności od konfiguracji
W przypadku zespołu sprzedaży, który w dużej mierze opiera się na rozmowach telefonicznych, rozwiązanie to może zaspokoić większość potrzeb związanych z automatycznym rejestrowaniem połączeń.
Nie zawsze jednak daje to wgląd w treść rozmowy. Sama świadomość, że odbyła się 17-minutowa rozmowa telefoniczna, nie pozwala stwierdzić, jakie zastrzeżenia zostały zgłoszone, na co zgodził się potencjalny klient ani nie dostarcza żadnych kluczowych informacji, które warto zanotować.
2. Rejestrowanie danych CRM za pomocą urządzenia rejestrującego przebieg spotkań
Narzędzie do rejestrowania spotkań rejestruje samą rozmowę, sporządza jej transkrypcję, tworzy notatki oraz może wysyłać te notatki lub transkrypcję w ramach procesu CRM.
Rozwiązanie to zazwyczaj lepiej sprawdza się w przypadku zespołów B2B, których rozmowy wstępne, prezentacje, negocjacje i spotkania z klientami odbywają się na platformach takich jak Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams.
Zamiast jedynie rejestrować fakt odbycia rozmowy, proces ten może pobierać informacje omówione podczas spotkania i umieszczać je w polach systemu CRM, z których już korzysta Twój zespół sprzedaży.
W dalszej części niniejszego przewodnika skupimy się głównie na tej konfiguracji.
Jak zautomatyzować rejestrowanie danych w systemie CRM na podstawie rozmów sprzedażowych
Typowy przebieg procesu automatyzacji rejestrowania danych w systemie CRM może wyglądać następująco:
Rozmowa sprzedażowa → transkrypcja → dopasowanie do rekordu w systemie CRM → wyodrębnianie informacji → mapowanie pól → aktualizacja systemu CRM
1. Nagranie i transkrypcja rozmowy
Platforma spotkań najpierw rejestruje przebieg rozmowy.
W tym przypadku skorzystamy z serwisu tl;dv. Ten oparty na sztucznej inteligencji notatnik nagrywa i transkrybuje rozmowę na stronach Google Meet, Zoom lub Microsoft Teams, dostarczając do systemu CRM transkrypcję oraz uporządkowane notatki, na podstawie których można kontynuować pracę.
2. Przypisz spotkanie do odpowiedniego rekordu w systemie CRM
Zanim poświęcisz zbyt dużo czasu na tworzenie mapowań pól, sprawdź, czy rekordy się zgadzają.
W obecnym przepływie pracy HubSpot w serwisie „ tl;dv” adres e-mail osoby zaproszonej do kalendarza służy do znalezienia pasującego kontaktu. Aktualizacje dotyczące transakcji i firmy wykorzystują następnie rekordy powiązane z tym kontaktem. Jeśli nie ma pasującego kontaktu, przepływ pracy może go utworzyć, o ile ta opcja jest włączona.
Sprawdź, z jakimi sytuacjami regularnie mają do czynienia Twoi przedstawiciele handlowi:
- obecny potencjalny klient
- zupełnie nowa perspektywa
- kilku uczestników z zewnątrz
- ktoś korzystający z innego adresu e-mail
- Kontakt już powiązany z transakcją
Następnie otwórz system CRM i sprawdź, który rekord otrzymał dane, aby to potwierdzić.
3. Określ informacje, które chcesz wyodrębnić
Instrukcja powinna odpowiadać polu.
| Pole CRM | Informacje do wyodrębnienia |
|---|---|
| Konkurent | Wspomniano o obecnym rozwiązaniu lub konkurencji |
| Sprzeciw | Główna przeszkoda utrudniająca zawarcie umowy |
| Osoba podejmująca decyzje | Osoba wyznaczona jako osoba zatwierdzająca ostatecznie |
| Kolejny krok | Uzgodnione działania po rozmowie |
| Oś czasu | Termin zakupu lub wdrożenia |
W przypadku grupy zawodników należy podać konkretne informacje:
Wskaż konkurenta lub obecne rozwiązanie, o którym klient wyraźnie wspomniał. Podaj wyłącznie nazwę firmy lub produktu. Jeśli nie wspomniano o żadnym z nich, nie aktualizuj tego pola.
tl;dvFunkcja przepływów pracy w HubSpot obsługuje niestandardowe monity w przepływach pracy dotyczących kontaktów, transakcji, firm i działań, dzięki czemu instrukcje można dostosować do konkretnych informacji wymaganych w polu docelowym.
4. Skonfiguruj powiązanie danych wyjściowych z systemem CRM
tl;dv obsługuje przypisywanie sekcji notatek ze spotkań do pól w HubSpot, Salesforce oraz Pipedrive.
W tym przypadku istotne są dwa szczegóły dotyczące konfiguracji.
Po pierwsze, sekcje szablonu spotkania muszą odpowiadać polom w systemie CRM w stosunku 1:1 w konfiguracji.
Po drugie, mapowanie pól działa w odniesieniu do jednego obiektu CRM na raz. Jeśli przypiszesz pola do obiektu „Kontakty”, a następnie zmienisz obiekt na „Transakcje”, istniejące mapowanie trzeba będzie utworzyć od nowa.
Zacznij od niewielkiego zestawu pól, a gdy wyniki będą już stabilne, rozszerz go.
5. Przetestuj przebieg pracy
Dzięki tl;dv możesz uruchomić przepływ pracy HubSpot na podstawie ostatniej rozmowy telefonicznej przed jego włączeniem. Jeśli korzystasz z Gong, administratorzy mogą przetestować narzędzie AI Data Extractor na koncie lub transakcji przed jego opublikowaniem. Fireflies stosuje w tym zakresie inne podejście. Jego funkcja Autofill CRM pobiera sugerowane wartości i wyświetla je do sprawdzenia, zanim jakiekolwiek dane trafią do HubSpot lub Salesforce.
Niezależnie od tego, jakie narzędzie wybierzesz, sprawdź sam rekord w systemie CRM. Przejrzyste podsumowanie rozmowy nie oznacza, że przyporządkowanie pól jest poprawne.
Najlepsze narzędzia do automatycznego rejestrowania danych w systemie CRM dla zespołów sprzedażowych
W tym przypadku warto porównać trzy następujące narzędzia:
| Narzędzie | Najlepsze dopasowanie | Podejście CRM | Ceny roczne |
|---|---|---|---|
| tl;dv | Współpraca między systemami analitycznymi a procesami CRM | Notatki, zadania, mapowanie terenowe, niestandardowe podpowiedzi, procesy pracy zespołów | Wersja bezpłatna: 0 USD; Wersja Pro: 18 USD/stanowisko/miesiąc; Wersja Business: 29 USD/stanowisko/miesiąc; Wersja Enterprise – cena ustalana indywidualnie |
| Gong | Większe zespoły ds. przychodów | Uporządkowane dane z rozmów + aktualizacje pól w systemie CRM | Ceny ustalane indywidualnie |
| Fireflies.ai | Rejestracja spotkań + procesy po zakończeniu rozmowy | Notatki, zadania, HubSpot i automatyczne uzupełnianie danych w CRM „ Salesforce ” | Wersja bezpłatna: 0 USD; Wersja Pro: 10 USD za stanowisko miesięcznie; Wersja Business: 19 USD za stanowisko miesięcznie; Wersja Enterprise: 39 USD za stanowisko miesięcznie |
1. tl;dv
tl;dv jest najlepszym rozwiązaniem dla większości zespołów, które chcą, aby spotkania, notatki i procesy CRM były ze sobą powiązane, zamiast traktować aktualizacje w systemie CRM jako kolejne zadanie do wykonania po zakończeniu rozmowy.
Nowsze przepływy pracy HubSpot umożliwiają:
- aktualizuj właściwości kontaktu
- aktualizacja właściwości oferty
- aktualizuj właściwości firmy
- utwórz zadania typu „Spotkanie” lub „Notatka”
- wstaw notatki ze spotkania, treść protokołu oraz inne dane dotyczące spotkania
- generowanie wartości właściwości na podstawie niestandardowych monitów
- ograniczanie przebiegu procesów na podstawie warunków spotkań
- przed aktywacją należy przetestować przebieg procesu na przykładzie ostatniego spotkania
Nowszy proces obsługi właściwości w HubSpot obsługuje obecnie wyłącznie właściwości w formacie tekstowym . Typy właściwości, takie jak liczby, daty, listy rozwijane i inne, nie są jeszcze obsługiwane.
Dlatego przed utworzeniem przepływu pracy sprawdź typ pola miejsca docelowego.
tl;dvOddzielna funkcja mapowania pól obsługuje HubSpot, Salesforce oraz Pipedrive. Szablon odkrywania może na przykład zawierać:
- Problem: Co klient próbuje rozwiązać?
- Obecne rozwiązanie: Z czego obecnie korzystają?
- Konkurent: O jakich alternatywach wspomnieli?
- Proces decyzyjny: Kto musi zatwierdzić zakup?
- Kolejny krok: Na co obie strony zgodziły się w dalszym ciągu?
Sekcje te można następnie przypisać do odpowiadających im pól w systemie CRM.
W przypadku większych zespołów funkcja „Integracje zespołowe” pozwala na centralną konfigurację przepływu pracy, dzięki czemu nie trzeba prosić każdego przedstawiciela handlowego o samodzielne tworzenie tej samej konfiguracji. Przepływy pracy zespołowe mają zastosowanie do członków zespołu, jednak administratorzy zespołów i administratorzy grup rozliczeniowych potrzebują indywidualnych przepływów pracy na potrzeby własnych spotkań.
tl;dvObecne roczne ceny wynoszą:
- Za darmo: 0 USD
- Zaleta: 18 USD za stanowisko miesięcznie
- Biznes: 29 USD za stanowisko miesięcznie
- Dla firm: Ceny ustalane indywidualnie
Niektórzy użytkownicy tl;dv wspomnieli, że integracja z HubSpotem ogranicza nakład pracy związanej z obsługą systemu CRM, którą zazwyczaj muszą wykonywać po zakończeniu rozmów.
Jeśli HubSpot jest Twoim głównym systemem CRM, możesz również zapoznać się z szerszym zakresem integracji na tl;dv stronie HubSpot.
2. Gong
Gong jest odpowiednie dla zespołów, które chcą, aby rejestrowanie danych CRM było zintegrowane z szerszą platformą analizy przychodów.
Narzędzie AI Data Extractor pobiera informacje z rozmów z klientami i zapisuje je w postaci ustrukturyzowanych danych. Administratorzy definiują pytanie, wybierają, czy dotyczy ono transakcji czy konta, wybierają typ danych i przypisują je do istniejącego pola w systemie CRM.
Obsługiwane typy danych wyjściowych to:
- Tak/Nie
- tekst dowolny
- listy wyboru z jedną opcją
- liczby
- daty
- zakresy
Dzięki temu zespoły mają więcej możliwości, gdy proces CRM opiera się na wartościach ustrukturyzowanych, a nie wyłącznie na tekście.
Pytanie dotyczące wyciągania wniosków nadal musi być takie, na które rozmowa może udzielić odpowiedzi.
- Dobrze: O jakich konkurentach była mowa?
- Dobrze: Jaki termin wdrożenia został uzgodniony?
- Niewłaściwe dopasowanie: Na jakim etapie znajduje się obecnie ta transakcja?
Etap transakcji może istnieć wyłącznie w systemie CRM. Jeśli nikt nie wspomniał o nim podczas rozmowy, nie jest to właściwe pytanie dla narzędzia do analizy rozmów.
Gong umożliwia administratorom przetestowanie każdego modułu wyodrębniającego przed jego opublikowaniem, sprawdzenie zwracanej wartości i uzasadnienia, dostosowanie pytania oraz ponowne uruchomienie testu.
Niektórzy użytkownicy twierdzą, że synchronizacja z usługą „ Salesforce ” znacznie ogranicza nakład pracy ręcznej. Jeden z recenzentów serwisu G2 pisze, że dzięki temu oszczędza około 30 minut dziennie na wprowadzaniu danych do systemu CRM. W tej samej recenzji zaznaczono, że opanowanie obsługi funkcji „ Gong ” zajmuje kilka tygodni, co stanowi przydatną informację, jeśli głównym celem jest właśnie wprowadzanie danych do CRM, a nie korzystanie z szerszych możliwości platformy.
Aby uzyskać szersze porównanie, zapoznaj się z naszym tl;dv przewodnik „vs Gong ”.
3. Fireflies.ai
Podobnie jak tl;dv, serwis Fireflies łączy funkcje nagrywania i transkrypcji rozmów z procesami CRM realizowanymi po zakończeniu rozmowy.
Nowsza wersja rozwiązania Autofill CRM jest dostępna zarówno dla platformy HubSpot , jak i Salesforce. W przypadku HubSpot umożliwia ona przygotowywanie aktualizacji dla kontaktów, firm i transakcji. W przypadku Salesforce obsługuje kontakty, konta i szanse sprzedaży. Użytkownicy sprawdzają wyodrębnione wartości przed wysłaniem ich do systemu CRM.
Fireflies obecnie ceny pakietów wynoszą:
- Za darmo: 0 USD
- Zaleta: 10 USD za stanowisko miesięcznie, rozliczane rocznie
- Usługi dla firm: 19 USD za stanowisko miesięcznie, rozliczane rocznie
- Przedsiębiorstwa: 39 USD za stanowisko miesięcznie, rozliczane rocznie, wyłącznie w opcji rocznej
Funkcja Autofill CRM jest dostępna w planach Business i Enterprise, ale nie w planie Pro.
Ponadto funkcja ta zużywa jeden kredyt AI przy każdym wyodrębnieniu danych dotyczących spotkań. Przeglądanie, edytowanie i wysyłanie wartości do HubSpot lub Salesforce nie wiąże się z wykorzystaniem dodatkowych kredytów.
Warto uwzględnić to w kalkulacji kosztów, jeśli proces będzie obejmował dużą liczbę rozmów sprzedażowych.
Użytkownicy ogólnie pozytywnie oceniają rejestrowanie danych w systemie CRM. W jednej z recenzji na G2 napisano, że konfiguracja sprowadzała się w zasadzie do aktywacji funkcji „ Fireflies ” i połączenia z HubSpotem.
Jeśli szukasz szczegółowego porównania, które pomoże Ci wybrać jedną z tych dwóch opcji, zapoznaj się z naszą Firefliesrecenzję .ai lub tl;dv porównanie „ Fireflies ”.
Pola CRM do automatyzacji i weryfikacji
Niektóre pola w systemie CRM można zautomatyzować, wymagając jedynie minimalnego nadzoru, podczas gdy inne warto sprawdzić przed ich aktualizacją.
| Aktualizacja systemu CRM | Zalecane podejście |
|---|---|
| Działalność związana ze spotkaniami | Zautomatyzuj |
| Link do nagrania | Zautomatyzuj |
| Podsumowanie spotkania | Zautomatyzuj |
| Kolejne kroki | Najpierw zautomatyzuj, a potem przeprowadź wyrywkowe kontrole |
| Konkurent | Automatyzacja za pomocą konkretnej instrukcji |
| Osoba podejmująca decyzje | Sprawdź podczas wstępnych testów |
| Budżet | Recenzja |
| Termin zamknięcia | Recenzja |
| Wartość transakcji | Recenzja |
| Etap negocjacji | Należy wprowadzić bardziej rygorystyczne kontrole |
| Właściciel systemu CRM | Wykorzystaj istniejącą logikę przypisywania w systemie CRM |
Przetestuj ten proces na podstawie 20–30 ostatnich rozmów sprzedażowych i sprawdź, które pola wymagają najczęstszych poprawek. Jeśli dane dotyczące konkurencji są zazwyczaj dokładne, ale szczegóły dotyczące budżetu wymagają regularnych poprawek, skup się bardziej na polu „budżet”, zamiast traktować oba pola jednakowo.
Jak skonfigurować automatyczne rejestrowanie danych w CRM w HubSpot
Proces rozmowy rozpoznawczej w HubSpot można zbudować w oparciu o niewielki zestaw pól, takich jak: „Problem”, „Obecne rozwiązanie”, „Konkurent”, „Osoba podejmująca decyzję” oraz „Kolejny krok”.
Krok 1: Dopasuj szablon spotkania do platformy HubSpot
Upewnij się, że sekcje notatek ze spotkań są dopasowane do właściwości HubSpot, które chcesz zaktualizować.
Jeśli „Konkurent” i „Osoba podejmująca decyzję” to odrębne pozycje, należy wykorzystać osobne sekcje w szablonie spotkania, zamiast łączyć wszystko w jedną sekcję „Notatki z analizy”.
Krok 2: Skonfiguruj warunki przepływu pracy
Różne typy połączeń mogą wiązać się z różnymi procedurami.
Na przykład:
- Proces pozyskiwania klientów: Pierwsze rozmowy handlowe z klientami zewnętrznymi
- Przebieg prezentacji: Prezentacje produktów
- Proces negocjacji: rozmowy sprzedażowe na końcowym etapie
Dzięki temu niepożądane spotkania nie powodują tych samych aktualizacji w systemie CRM.
Krok 3: Napisz instrukcje dotyczące pól
Każde pole powinno zawierać konkretną instrukcję.
Konkurent:
Wskaż konkurenta lub obecne rozwiązanie, o którym klient wyraźnie wspomniał. Podaj wyłącznie nazwę firmy lub produktu. Jeśli nie wspomniano o żadnym z nich, nie aktualizuj tego pola.
Kolejny krok:
Podsumuj uzgodniony kolejny krok w jednym zdaniu. Podaj datę tylko wtedy, gdy została ona wyraźnie wskazana.
Krok 4: Sprawdź typ pola docelowego
tl;dvNowszy proces obsługi właściwości w HubSpot obsługuje obecnie właściwości w formacie tekstowym przy aktualizacjach właściwości.
Liczba, data, lista rozwijana lub inny typ właściwości mogą wymagać innego sposobu konfiguracji.
Krok 5: Przetestuj aktualizację HubSpot
Uruchom proces na podstawie ostatniego wywołania i sprawdź:
- Dopasowywanie kontaktów
- powiązana transakcja lub spółka
- pola miejsca docelowego
- brakujące informacje
- dotychczasowa zawartość nieruchomości
Jeśli nie ma pasującego kontaktu w HubSpot, tl;dv może go utworzyć automatycznie, gdy ta opcja jest włączona. Działania związane ze spotkaniem mogą również obejmować notatki ze spotkania lub adres URL wraz z sygnaturami czasowymi odsyłającymi do odpowiedniego momentu w nagraniu.
W przypadku właściwości HubSpot typu „otwarty tekst” aplikacja „ tl;dv ” dodaje nowe informacje pod istniejącą treścią, zamiast ją zastępować.
Następnie można utworzyć oddzielne ścieżki pracy dla prezentacji, negocjacji lub innych rodzajów rozmów, które wymagają różnych informacji z systemu CRM.
Jak skonfigurować automatyczne rejestrowanie danych w systemie CRM Salesforce
tl;dvIntegracja z usługą „ Salesforce ” łączy nagrania ze spotkań i notatki z kontaktami w aplikacji „ Salesforce ”. Powiązane wydarzenia ze spotkań można przenieść do sekcji „Zadania”, a funkcja mapowania pól CRM pozwala na ustrukturyzowaną aktualizację pól.
Sytuacja wygląda następująco:
- Wejdź na stronę Salesforce.
- Wybierz odpowiedni szablon spotkania.
- Wybierz obiekt CRM, który chcesz zaktualizować.
- Przyporządkuj sekcje notatek do pól w systemie CRM.
- Sprawdź skuteczność tej strategii podczas rozmów handlowych.
- Sprawdź powstałe rekordy w pliku „ Salesforce ”.
Ponieważ funkcja mapowania pól obsługuje po jednym obiekcie CRM na raz, przed skonfigurowaniem mapowań należy wybrać odpowiedni obiekt.
Gong może okazać się przydatne dla zespołów korzystających z Salesforce , które potrzebują wartości wygenerowanych na podstawie rozmów, zapisanych w postaci list wyboru, liczb, dat lub przedziałów.
Jak skonfigurować automatyczne rejestrowanie danych w systemie CRM Pipedrive
tl;dvDzięki integracji z Pipedrive można zapisywać informacje o spotkaniach jako „Spotkanie” lub „Notatkę” przy danym kontakcie albo jako „Spotkanie” przywiązane do konkretnej transakcji. Pipedrive obsługuje również proces mapowania pól w tl;dv.
Konfiguracja ma tę samą strukturę:
- Wejdź na stronę Pipedrive.
- Wybierz szablon spotkania.
- Wybierz, czy notatki ze spotkania mają być zapisane w sekcji „Kontakt” czy „Transakcja”.
- Określ pola obowiązkowe.
- Sprawdź uzyskane rekordy.
tl;dv można również udostępnić kontekst spotkania pod adresem Pipedrive, dzięki czemu przedstawiciele handlowi będą mogli wrócić do notatek i odpowiednich fragmentów nagrania, gdy będą potrzebować więcej szczegółów.
Wbudowana integracja z serwisem Pipedrive jest dostępna w planach Pro, Business i Enterprise serwisu tl;dv.
Typowe problemy związane z automatycznym rejestrowaniem danych w systemach CRM
Większość problemów związanych z rejestrowaniem danych w systemie CRM wynika z niedopasowania rekordów, nakładających się integracji, niejasnych instrukcji dotyczących ekstrakcji danych lub uruchamiania procesów tam, gdzie nie powinny. Są to główne kwestie, które należy sprawdzić przed wdrożeniem automatyzacji w całym zespole sprzedaży.
1. Połączenie zostało przypisane do niewłaściwego rekordu w systemie CRM
Jeśli spotkanie zostanie powiązane z niewłaściwym kontaktem lub transakcją, wszystkie kolejne informacje również trafią w niewłaściwe miejsce.
Sprawdź, czy dane rejestracyjne zgadzają się w przypadku istniejących potencjalnych klientów, nowych potencjalnych klientów, wielu uczestników z zewnątrz oraz osób dołączających przy użyciu różnych adresów e-mail.
W przypadku przepływu pracy HubSpot w tl;dvdopasowywanie rozpoczyna się od adresu e-mail osoby zaproszonej do kalendarza.
2. Ta sama rozmowa została zarejestrowana więcej niż raz
Zarówno program do wybierania numerów, jak i urządzenie do nagrywania rozmów oraz platforma sprzedażowa mogą umożliwiać tworzenie działań w systemie CRM.
Jeśli więcej niż jedno narzędzie rejestruje to samo połączenie, może to skutkować powieleniem spotkań, notatek lub nagrań. Przed dodaniem kolejnego narzędzia sprawdź, w których z nich funkcja rejestrowania w systemie CRM jest już włączona.
3. Komenda ekstrakcji jest zbyt ogólna
Sformułowanie takie jak „Podsumuj rozmowę” sprawdza się w przypadku notatek ze spotkań, ale w przypadku ustrukturyzowanego pola w systemie CRM pozostawia zbyt duże pole do interpretacji.
Dopasuj instrukcję do pola. W polu „Zawodnik” należy podać nazwisko wymienionego zawodnika. W polu „Kolejny krok” należy podać uzgodnione kolejne działanie.
Im węższe zagadnienie, tym bardziej konkretne powinny być wskazówki.
4. Typ pola CRM nie jest obsługiwany
Przed opracowaniem procedury należy sprawdzić pole „Miejsce docelowe”.
Na przykład nowszy przepływ pracy dotyczący właściwości w serwisie HubSpot, dostępny pod adresem tl;dv, obsługuje obecnie właściwości w formacie tekstowym. Narzędzie Data Extractor dostępne pod adresem Gongobsługuje dodatkowe formaty danych strukturalnych, takie jak liczby, daty, listy wyboru i zakresy.
Ma to znaczenie, jeśli proces sprzedaży opiera się na takich polach, jak data zamknięcia transakcji, kwota transakcji lub dane kwalifikacyjne z listy rozwijanej.
5. Proces przebiega w ramach niewłaściwych spotkań
Nie każde zarejestrowane spotkanie powinno powodować aktualizację systemu CRM ds. sprzedaży w ten sam sposób.
Rozmowy wewnętrzne, rozmowy rekrutacyjne, rozmowy z partnerami oraz spotkania dotyczące sukcesu klientów mogą wymagać różnych procedur lub w ogóle nie wymagać aktualizacji w systemie CRM.
Wykorzystaj warunki przepływu pracy, aby określić, które spotkania uruchamiają poszczególne automatyzacje.
6. Te same pola w systemie CRM wciąż wymagają poprawek
Jeśli pracownicy wielokrotnie edytują to samo pole po uruchomieniu przepływu pracy, należy to pole sprawdzić osobno.
Być może instrukcja pobierania danych powinna być bardziej precyzyjna, albo informacje te nie są omawiane podczas rozmowy z wystarczającą spójnością, aby zapewnić niezawodną automatyzację.
Częste poprawki wskazują, że dane pole wymaga innego ustawienia, a nie że cały proces CRM zawiódł.
Zautomatyzowane rejestrowanie danych w systemie CRM dla zespołów sprzedaży obsługujących duże wolumeny
Przy większym natężeniu połączeń spójność ma większe znaczenie niż wprowadzanie kolejnych rozwiązań automatyzacyjnych.
Konfiguracja powinna być ujednolicona w całym zespole, a nie pozostawiona w gestii poszczególnych przedstawicieli handlowych. Należy stosować jeden szablon i jeden proces w systemie CRM dla każdego głównego typu rozmowy, takiego jak rozmowa wstępna, prezentacja i negocjacje, a liczbę pól automatycznych ograniczyć do tych, z których menedżerowie regularnie korzystają.
Zanim wdrożymy to w całym zespole:
- określić, które pola może aktualizować każdy typ wywołania
- zdecydować, co się stanie, gdy zabraknie informacji
- zapobiega rejestrowaniu tej samej czynności przez wiele narzędzi
- uniemożliwić przedstawicielom wprowadzanie zmian w logice wspólnych procesów roboczych
- regularnie przeglądać próbkę aktualizacji w systemie CRM pod kątem błędów w dopasowaniu i błędów w polach danych
tl;dv Funkcja „Team Integrations” umożliwia stosowanie wspólnych procesów CRM wśród członków zespołu, co ułatwia utrzymanie tej samej konfiguracji w miarę rozwoju zespołu sprzedaży.
Jak zmierzyć dokładność automatycznego rejestrowania danych w systemie CRM
Po uruchomieniu procesu zalecam regularne sprawdzanie niewielkiej próbki aktualizacji w systemie CRM.
| Co należy sprawdzić | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Porównywanie rekordów | Połączenia przypisane do właściwego kontaktu, transakcji lub konta |
| Dokładność pomiarów terenowych | Wartości zgodne z tym, co powiedziano podczas rozmowy telefonicznej |
| Korekty ręczne | Przedstawiciele terenowi wielokrotnie wprowadzają zmiany po synchronizacji |
| Powtarzające się działanie | Ta sama rozmowa lub notatka zarejestrowana więcej niż raz |
| Brakujące informacje | Ważne pola pozostawiono puste, mimo że zostały omówione |
| Awarie procesów roboczych | Aktualizacje zablokowane przez uprawnienia lub ustawienia |
Śledź poprawki w poszczególnych polach. Jeśli jedno pole jest zawsze poprawne, a inne wymaga częstych zmian, dostosuj komunikat lub sprawdzaj to pole ręcznie.
Kontrole bezpieczeństwa i prywatności w zakresie automatycznego rejestrowania danych w systemie CRM
Zautomatyzowane rejestrowanie danych w systemie CRM zapewnia platformie do prowadzenia spotkań dostęp do rozmów z klientami oraz uprawnienia do zapisywania danych z powrotem w systemie CRM. Przed włączeniem tej funkcji dla całego zespołu sprzedaży sprawdź zarówno, do jakich danych platforma ma dostęp, jak i jakie zmiany może wprowadzać.
Recenzja:
- Uprawnienia w systemie CRM oraz możliwość ograniczenia dostępu w zależności od roli
- które kontakty, transakcje, firmy lub inne obiekty mogą być aktualizowane w ramach tej integracji
- ustawienia dotyczące przechowywania nagrań i transkrypcji
- szyfrowanie danych przechowywanych i przesyłanych
- czy rozmowy z klientami są wykorzystywane do szkolenia modeli
- narzędzia administracyjne do zarządzania wspólnymi przepływami pracy
- czy można ograniczyć przepływy pracy do określonych typów spotkań
- czy aktualizacje można przetestować przed ich wdrożeniem
tl;dv oświadcza, że spełnia wymogi standardu SOC 2 typu II oraz rozporządzenia RODO, a na swojej stronie poświęconej bezpieczeństwu udostępnia dokumentację dotyczącą zasad szyfrowania, przetwarzania danych oraz szkolenia modeli.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na stronę poświęconą bezpieczeństwu w serwisietl;dv .
Aby uzyskać dostęp do systemu CRM, przyznaj integracji wyłącznie uprawnienia niezbędne do obsługi pól i przepływów pracy, które zamierzasz zautomatyzować.
Podsumowanie
Zautomatyzowane rejestrowanie danych w systemie CRM powinno zmniejszyć nakład pracy przedstawicieli po zakończeniu rozmowy, nie powodując przy tym dodatkowej pracy związanej z porządkowaniem danych w systemie CRM. Najlepiej zacząć od niewielkiego zestawu pól, z których Twój zespół już korzysta, a następnie sprawdzić, jak niezawodnie są one wypełniane, zanim rozszerzysz ten proces.
Biorąc pod uwagę całościowy obraz sytuacji, uważam, że tl;dv to najlepsze rozwiązanie w tym przypadku. Łączy ono funkcje nagrywania i transkrypcji, uporządkowane notatki ze spotkań, mapowanie pól w systemie CRM oraz przepływy pracy na poziomie zespołu w ramach platform HubSpot, Salesforce oraz Pipedrive.
Jeśli chcesz wprowadzać przydatne informacje z rozmów sprzedażowych do systemu CRM przy mniejszym nakładzie pracy ręcznej, przewodnik „ tl;dv ” przedstawia praktyczny sposób, jak to skonfigurować i przetestować w ramach istniejącego procesu sprzedaży.
Wypróbuj tl;dv za darmo i zacznij korzystać!
Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatycznego rejestrowania danych w systemie CRM
Jak często należy weryfikować procesy rejestrowania danych w systemie CRM?
Należy dokonywać przeglądu procesu pracy za każdym razem, gdy zmieniają się pola w systemie CRM, etapy sprzedaży, schematy kwalifikacji, szablony lub uprawnienia. W przeciwnym razie należy przeprowadzać przeglądy regularnie, przy czym zespoły o większym wolumenie pracy powinny sprawdzać je częściej, ponieważ drobne błędy powtarzają się w większej liczbie rekordów.
Co należy zrobić, gdy w zgłoszeniu brakuje jakichś informacji?
W procesie roboczym powinna istnieć jasno określona zasada dotycząca brakujących informacji. W większości przypadków pozostawienie pola bez zmian lub pustego jest bezpieczniejsze niż wnioskowanie o wartości, która nigdy nie była omawiana. Ma to szczególne znaczenie w przypadku budżetu, terminów zamknięcia, osób podejmujących decyzje oraz innych pól wykorzystywanych w prognozowaniu lub kwalifikacji.
Czy automatyczne rejestrowanie danych w systemie CRM może zastąpić dbanie o porządek w systemie CRM?
Nie. Automatyzacja ogranicza ręczne wprowadzanie danych, ale nadal należy zwracać uwagę na zduplikowane rekordy, zasady dotyczące własności, nieaktualne pola, uprawnienia i zmiany w procesach. Prowadzenie dziennika CRM stanowi jedynie jeden z elementów dbałości o porządek w systemie CRM, a nie jej zamiennik.
