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TL;DR
Para equipes que vendem nos sites Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, a melhor opção é um gravador de reuniões que registre os detalhes da ligação diretamente no seu CRM, como o concorrente mencionado pelo comprador ou a próxima etapa combinada. Isso elimina a necessidade de os representantes lerem um resumo após cada ligação e digitá-lo novamente no registro da negociação. Um gravador que salva apenas uma nota resumida deixa esse trabalho a cargo deles.
Entre as principais opções, tl;dv está a solução mais completa e versátil. Ela grava a ligação, organiza as anotações e as insere nos campos corretos do HubSpot, Salesforce ou Pipedrive , e uma única configuração pode atender a toda a equipe. Gong é a melhor opção quando o registro no CRM faz parte de uma plataforma mais ampla de inteligência de receita. Fireflies funciona bem se você preferir revisar cada atualização antes que ela chegue ao CRM.
Se a maior parte das suas vendas for realizada por meio de chamadas telefônicas proativas, um registrador baseado em discador pode atender melhor às necessidades básicas. Em ambos os casos, comece com um tipo de chamada e cinco ou seis campos, teste-os em chamadas reais e, depois, amplie o sistema.
Índice
O que é o registro automatizado no CRM?
O registro automatizado no CRM envia as atividades de vendas e as informações das chamadas dos clientes para o seu CRM, sem que os representantes precisem inseri-las manualmente após cada conversa.
Em geral, abrange três níveis de dados de CRM:
| Nível | O que é registrado | Exemplo |
|---|---|---|
| Registro de atividades | Data, participantes, duração, atividade da reunião | Chamada de descoberta concluída |
| Notas da reunião | Resumo, atas, ações a serem realizadas | Enviar documentação de segurança |
| Atualizações estruturadas do CRM | Informações específicas da conversa | Concorrente, objeção, tomador de decisão |
Uma integração básica pode se limitar a registrar que uma reunião ocorreu e anexar as anotações. Fluxos de trabalho mais avançados podem coletar as informações discutidas durante a chamada e inseri-las em campos utilizados para qualificação, geração de relatórios, gerenciamento do funil de vendas ou acompanhamento.
Por exemplo, se um cliente em potencial disser que atualmente usa o Concorrente X e planeja migrar até outubro, o fluxo de trabalho pode registrar esses detalhes como “Concorrente” e “Cronograma”, em vez de deixá-los ocultos no resumo da reunião.
2 maneiras de automatizar o registro no CRM
Existem duas formas principais de registro automatizado de chamadas e integração com o CRM, dependendo da forma como sua equipe realiza as vendas.
1. Registro de CRM com base no discador
Se seus representantes realizarem um grande volume de chamadas telefônicas de saída, um discador ou um sistema telefônico conectado ao CRM pode registrar automaticamente as atividades básicas das chamadas.
Isso normalmente inclui:
- que se chamava
- sentido de entrada ou de saída
- horário da chamada
- duração
- resultado da chamada
- link de gravação, dependendo da configuração
Para uma equipe de vendas que depende muito do telefone, isso pode atender à maior parte das suas necessidades em relação ao registro automatizado de chamadas.
O que isso não necessariamente fornece é o conteúdo da conversa. Saber que ocorreu uma ligação de 17 minutos não indica qual objeção foi levantada, o que o cliente em potencial concordou em fazer a seguir, nem qualquer informação importante que valha a pena anotar.
2. Registro de CRM com base no gravador de reuniões
Um gravador de reuniões captura a própria conversa, transcreve-a, cria anotações e pode enviar essas anotações ou a transcrição para o fluxo de trabalho do CRM.
Essa opção costuma ser mais adequada para equipes B2B cujas chamadas de descoberta, demonstrações, negociações e reuniões com clientes ocorrem no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
Em vez de apenas registrar que a ligação ocorreu, o fluxo de trabalho pode coletar as informações discutidas durante a reunião e inseri-las nos campos do CRM que sua equipe de vendas já utiliza.
O restante deste guia se concentra principalmente nessa configuração.
Como automatizar o registro no CRM a partir de chamadas de vendas
Um fluxo de trabalho típico de automação de registro em um CRM pode ser assim:
Chamada de vendas → transcrição → correspondência com registro no CRM → extração de informações → mapeamento de campos → atualização do CRM
1. Gravar e transcrever a ligação
A plataforma de reuniões registra a conversa em primeiro lugar.
Aqui, vamos usar o tl;dv. O Anotador de Reuniões com IA grava e transcreve a ligação nos endereços Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams, fornecendo ao fluxo de trabalho do CRM uma transcrição e notas estruturadas para servir de base.
2. Associar a reunião ao registro correto no CRM
Teste a correspondência de registros antes de dedicar muito tempo à criação de mapeamentos de campos.
Com o fluxo de trabalho atual do HubSpot da tl;dv, o endereço de e-mail do convidado do calendário é usado para localizar o contato correspondente. As atualizações relacionadas a negócios e empresas, então, utilizam os registros vinculados a esse contato. Se não houver um contato correspondente, o fluxo de trabalho pode criar um, desde que essa configuração esteja ativada.
Teste as situações com as quais seus representantes lidam regularmente:
- um cliente em potencial já existente
- uma nova oportunidade
- vários participantes externos
- alguém que esteja usando um endereço de e-mail diferente
- um Contato já vinculado a uma Oportunidade
Em seguida, abra o CRM e verifique qual registro recebeu os dados para confirmar.
3. Defina as informações que você deseja extrair
A instrução deve corresponder ao campo.
| Campo CRM | Informações a serem extraídas |
|---|---|
| Concorrente | Solução atual ou concorrente mencionado |
| Objeção | Principal problema que está impedindo a conclusão do negócio |
| Tomador de decisões | Pessoa identificada como responsável pela aprovação final |
| Próximo passo | Ações acordadas após a teleconferência |
| Linha do tempo | Momento da compra ou da implementação |
Para um campo de concorrentes, use algo específico:
Identifique o concorrente ou a solução atual explicitamente mencionada pelo cliente. Indique apenas o nome da empresa ou do produto. Caso nenhum tenha sido mencionado, não atualize o campo.
tl;dvOs fluxos de trabalho do HubSpot oferecem suporte a mensagens personalizadas para fluxos de trabalho de Contato, Oportunidade, Empresa e Atividade, de modo que as instruções possam ser redigidas com base nas informações exatas exigidas para o campo de destino.
4. Mapeie os dados de saída para o CRM
tl;dv oferece suporte ao mapeamento de seções de notas de reunião para campos no HubSpot, Salesforce e Pipedrive.
Há dois detalhes de configuração que são importantes aqui.
Primeiro, as seções do modelo de reunião precisam corresponder aos campos do CRM em uma relação de 1:1 na configuração.
Em segundo lugar, o mapeamento de campos funciona com um objeto do CRM por vez. Se você mapear campos para Contatos e, posteriormente, mudar o objeto para Oportunidades, o mapeamento existente precisará ser refeito.
Comece com um pequeno conjunto de campos e amplie-o assim que a saída estiver funcionando de maneira consistente.
5. Testar o fluxo de trabalho
Com o tl;dv, você pode executar um fluxo de trabalho do HubSpot em uma chamada recente antes de ativá-lo. Se estiver usando o Gong, os administradores podem testar um Extrator de Dados de IA em uma Conta ou Negócio antes de publicá-lo. O Fireflies adota uma abordagem diferente nesse ponto. Seu Autofill CRM extrai os valores sugeridos e os apresenta para você revisar antes que qualquer informação chegue ao HubSpot ou Salesforce.
Seja qual for a ferramenta que você escolher, verifique o próprio registro no CRM. Um resumo de chamada bem organizado não significa que o mapeamento de campos esteja correto.
As melhores ferramentas automatizadas de registro de CRM para equipes de vendas
Para esse caso de uso, as três ferramentas que vale a pena comparar são:
| Ferramenta | Melhor ajuste | Abordagem de CRM | Preços anuais |
|---|---|---|---|
| tl;dv | Informações sobre reuniões + fluxos de trabalho de CRM | Anotações, atividades, mapeamento de campo, instruções personalizadas, fluxos de trabalho em equipe | Gratuito: US$ 0; Pro: US$ 18 por licença por mês; Business: US$ 29 por licença por mês; Enterprise: preço personalizado |
| Gong | Equipes de receita maiores | Dados estruturados de conversas + atualizações nos campos do CRM | Preços personalizados |
| Fireflies.ai | Registro de reuniões + fluxos de trabalho pós-chamada | Notas, tarefas, HubSpot e o CRM de preenchimento automático d Salesforce | Gratuito: US$ 0; Pro: US$ 10 por licença por mês; Business: US$ 19 por licença por mês; Enterprise: US$ 39 por licença por mês |
1. tl;dv
tl;dv é a melhor opção para a maioria das equipes que desejam que as reuniões, as anotações e o fluxo de trabalho do CRM estejam interligados, em vez de tratar as atualizações do CRM como mais uma tarefa a ser realizada após a ligação.
Seus fluxos de trabalho mais recentes do HubSpot podem:
- Atualizar propriedades do contato
- Atualizar propriedades da transação
- Atualizar propriedades da empresa
- criar atividades do tipo “Reunião” ou “Nota”
- inserir notas da reunião, o conteúdo da transcrição e outros dados da reunião
- gerar valores de propriedade a partir de solicitações personalizadas
- restringir fluxos de trabalho com base em condições de reunião
- testar o fluxo de trabalho com base em uma reunião recente antes da ativação
O fluxo de trabalho de propriedades mais recente da HubSpot, no momento, é compatível apenas com propriedades no formato de texto . Propriedades do tipo número, data, lista suspensa e outros tipos ainda não são compatíveis.
Portanto, verifique o tipo do campo de destino antes de criar o fluxo de trabalho.
tl;dvO recurso de mapeamento de campos independente da [empresa] é compatível com o HubSpot, o Salesforce e Pipedrive. Um modelo de descoberta, por exemplo, poderia conter:
- Problema: O que o cliente está tentando resolver?
- Solução atual: O que eles estão usando atualmente?
- Concorrente: Quais alternativas eles mencionaram?
- Processo de decisão: Quem precisa aprovar a compra?
- Próximo passo: O que ambas as partes concordaram em fazer a seguir?
Essas seções podem, então, ser mapeadas para os campos correspondentes do CRM.
Para equipes maiores, as integrações de equipe permitem que o fluxo de trabalho seja configurado de forma centralizada, em vez de pedir que cada representante crie a mesma configuração por conta própria. Os fluxos de trabalho da equipe se aplicam aos membros da equipe, mas os administradores da equipe e os administradores do grupo de cobrança precisam de fluxos de trabalho individuais para suas próprias reuniões.
tl;dvO preço anual atual é:
- Grátis: $0
- Prós: US$ 18 por licença/mês
- Plano Empresarial: US$ 29 por licença/mês
- Empresa: Preços personalizados
Alguns usuários do tl;dv mencionaram que a integração com o HubSpot reduz o trabalho administrativo no CRM que normalmente precisam realizar após as chamadas.
Se o HubSpot for o seu principal CRM, você também pode conferir a integração mais abrangente na tl;dv página do HubSpot.
2. Gong
Gong é ideal para equipes que desejam que o registro de CRM faça parte de uma plataforma mais ampla de inteligência de receitas.
Seu Extrator de Dados com IA extrai informações das conversas com os clientes e as salva como dados estruturados. Os administradores definem a pergunta, escolhem se ela se aplica a uma Oportunidade ou a uma Conta, selecionam o tipo de dado e o mapeiam para um campo existente no CRM.
Os tipos de saída compatíveis incluem:
- Sim/Não
- texto livre
- listas de seleção com escolha única
- números
- datas
- faixas
Isso oferece às equipes mais opções quando o processo de CRM depende de valores estruturados, em vez de apenas texto.
A pergunta de extração ainda precisa ser algo que a conversa possa responder.
- Bom: Quais concorrentes foram mencionados?
- Certo: Qual data de implementação foi acordada?
- Adequação insuficiente: Em que estágio esse negócio se encontra atualmente?
A etapa do negócio pode existir apenas no CRM. Se ninguém a mencionou durante a conversa, essa não é a pergunta certa para um extrator de conversas.
Gong permite que os administradores testem cada extrator antes de publicá-lo, verifiquem o valor retornado e o raciocínio, ajustem a pergunta e executem o teste novamente.
Alguns usuários afirmam que a sincronização com o Salesforce elimina uma quantidade significativa de trabalho manual. Um avaliador do G2 afirma que isso economiza cerca de 30 minutos por dia no registro de dados no CRM. A mesma avaliação menciona que leva algumas semanas para aprender a usar o Gong corretamente, o que é uma informação útil caso o registro de dados no CRM seja o principal recurso de que você precisa, em vez da plataforma como um todo.
Para uma comparação mais abrangente, consulte nosso tl;dv guia comparativo entre o Gong .
3. Fireflies.ai
Assim como o tl;dv, o Fireflies combina a gravação e a transcrição de chamadas com fluxos de trabalho de CRM pós-chamada.
Seu novo CRM Autofill está disponível tanto para o HubSpot quanto para o Salesforce. No HubSpot, ele pode preparar atualizações para Contatos, Empresas e Negócios. No Salesforce, ele funciona com Contatos, Contas e Oportunidades. Os usuários revisam os valores extraídos antes de enviá-los para o CRM.
Fireflies Atualmente, os preços dos planos são os seguintes:
- Grátis: $0
- Prós: US$ 10 por licença/mês, cobrados anualmente
- Empresas: US$ 19 por licença/mês, cobrado anualmente
- Plano Empresarial: US$ 39 por licença/mês, cobrado anualmente e disponível apenas na modalidade anual
O recurso de preenchimento automático do CRM está incluído nos planos Business e Enterprise, mas não no Pro.
Além disso, o recurso utiliza um crédito de IA cada vez que os dados de reuniões são extraídos. A revisão, a edição e o envio dos valores para o HubSpot ou para Salesforce não consomem créditos adicionais.
Vale a pena incluir isso no cálculo de custos caso o fluxo de trabalho seja executado em um grande volume de chamadas de vendas.
Os usuários têm uma experiência geralmente positiva com o registro de dados no CRM. Uma avaliação no G2 afirma que a configuração consistiu basicamente em ativar o “ Fireflies ” e conectar o HubSpot.
Se você estiver procurando uma comparação detalhada para escolher entre os dois, confira nossa Firefliesanálise do .ai ou tl;dv a comparação entre o Fireflies .
Campos do CRM para automatizar e revisar
Alguns campos do CRM podem ser automatizados com muito pouca supervisão, enquanto outros devem ser revisados antes de serem atualizados.
| Atualização do CRM | Abordagem recomendada |
|---|---|
| Atividade da reunião | Automatizar |
| Link para a gravação | Automatizar |
| Resumo da reunião | Automatizar |
| Próximos passos | Automatize e, em seguida, faça uma verificação aleatória |
| Concorrente | Automatize com uma instrução específica |
| Tomador de decisões | Verifique durante os testes iniciais |
| Orçamento | Resenha |
| Data de encerramento | Resenha |
| Valor da transação | Resenha |
| Fase de negociação | Manter controles mais rigorosos |
| Proprietário do CRM | Utilizar a lógica de atribuição existente do CRM |
Teste o fluxo de trabalho com 20 a 30 chamadas de vendas recentes e identifique quais campos precisam ser corrigidos com mais frequência. Se os dados da concorrência costumam estar corretos, mas os detalhes do orçamento precisam ser corrigidos regularmente, dedique mais atenção à revisão do campo do orçamento, em vez de tratar os dois da mesma forma.
Como configurar o registro automático no CRM no HubSpot
Um fluxo de trabalho para chamadas de descoberta no HubSpot pode ser criado com base em um pequeno conjunto de campos, como “Problema”, “Solução atual”, “Concorrente”, “Tomador de decisão” e “Próximo passo”.
Passo 1: Alinhar o modelo de reunião com o HubSpot
Mantenha as seções das notas de reunião alinhadas com as propriedades da HubSpot que você deseja atualizar.
Se “Concorrente” e “Tomador de decisão” forem propriedades distintas, utilize seções separadas no modelo de reunião, em vez de agrupar tudo em uma única seção intitulada “Notas de descoberta”.
Etapa 2: Configurar as condições do fluxo de trabalho
Diferentes tipos de chamadas podem ter fluxos de trabalho distintos.
Por exemplo:
- Fluxo de trabalho de prospecção: Primeiras visitas de vendas externas
- Fluxo de trabalho de demonstração: Demonstrações de produtos
- Fluxo de trabalho de negociação: conversas de vendas na fase final
Isso evita que reuniões não relacionadas gerem as mesmas atualizações no CRM.
Etapa 3: Escreva as instruções dos campos
Cada campo deve conter uma instrução específica.
Concorrente:
Identifique o concorrente ou a solução atual explicitamente mencionada pelo cliente. Indique apenas o nome da empresa ou do produto. Caso nenhum tenha sido mencionado, não atualize o campo.
Próximo passo:
Resuma o próximo passo acordado em uma frase. Inclua uma data somente se ela tiver sido explicitamente mencionada.
Etapa 4: Verifique o tipo do campo de destino
tl;dvO fluxo de trabalho mais recente do HubSpot para propriedades atualmente oferece suporte a propriedades no formato de texto para atualizações de propriedades.
Um número, uma data, um menu suspenso ou outro tipo de propriedade pode exigir uma configuração diferente.
Etapa 5: Testar a atualização do HubSpot
Execute o fluxo de trabalho em uma chamada recente e verifique:
- Correspondência de contatos
- Negócio ou empresa associada
- campos de destino
- informações ausentes
- conteúdo existente do imóvel
Se não houver um contato correspondente no HubSpot, o tl;dv pode criar um automaticamente quando essa configuração estiver ativada. As atividades da reunião também podem incluir as anotações da reunião ou o URL, com marcas de tempo que remetem ao momento relevante na gravação.
Para propriedades de texto livre do HubSpot, o aplicativo “ tl;dv ” acrescenta as novas informações abaixo do conteúdo existente, em vez de substituí-lo.
É possível, então, criar fluxos de trabalho distintos para demonstrações, negociações ou outros tipos de chamadas que exijam informações diferentes no CRM.
Como configurar o registro automático no CRM Salesforce
tl;dvA integração com o Salesforce conecta as gravações e anotações das reuniões aos Contatos d Salesforce . Os momentos da reunião vinculados podem ser enviados para a seção “Tarefas”, enquanto o recurso de mapeamento de campos do CRM pode ser usado para atualizações estruturadas de campos.
A configuração é a seguinte:
- Acesse Salesforce.
- Escolha o modelo de reunião adequado.
- Selecione o objeto do CRM a ser atualizado.
- Correlacione as seções das notas com os campos do CRM.
- Teste o mapeamento durante as visitas de vendas.
- Verifique os registros resultantes em Salesforce .
Como o mapeamento de campos funciona com um objeto do CRM por vez, selecione o objeto antes de configurar os mapeamentos.
Gong pode ser útil para equipes d Salesforce que precisam que valores extraídos de conversas sejam armazenados como listas de seleção, números, datas ou intervalos.
Como configurar o registro automático no CRM Pipedrive
tl;dvA integração com o Pipedrive permite salvar informações de reuniões como uma “Reunião” ou uma “Nota” associada a um “Contato”, ou como uma “Reunião” vinculada a uma “Negociação”. O Pipedrive também é compatível com o fluxo de trabalho de mapeamento de campos do tl;dv.
A configuração segue a mesma estrutura:
- Acesse Pipedrive.
- Escolha o modelo de reunião.
- Escolha se as anotações da reunião devem ser salvas no contato ou no negócio.
- Mapeie os campos obrigatórios.
- Teste os registros resultantes.
tl;dv também é possível manter o contexto da reunião acessível em Pipedrive, para que os representantes possam consultar as anotações e as partes relevantes da gravação quando precisarem de mais detalhes.
A integração nativa com o Pipedrive está disponível nos planos Pro, Business e Enterprise do tl;dv.
Problemas comuns com o registro automático em sistemas de CRM
A maioria dos problemas de registro no CRM se resume à correspondência de registros, integrações que se sobrepõem, instruções de extração pouco claras ou fluxos de trabalho sendo executados onde não deveriam. Essas são as principais questões a serem verificadas antes de implementar a automação em toda a equipe de vendas.
1. A chamada foi associada ao registro errado no CRM
Se a reunião estiver vinculada ao Contato ou à Oportunidade errada, tudo o que vier a seguir também acabará no lugar errado.
Teste a correspondência de registros com clientes potenciais existentes, novos clientes potenciais, vários participantes externos e pessoas que se cadastram com endereços de e-mail diferentes.
Com o fluxo de trabalho do HubSpot da tl;dv, a correspondência começa com o endereço de e-mail do convidado do calendário.
2. A mesma chamada é registrada mais de uma vez
Um discador, um gravador de chamadas e uma plataforma de vendas podem, todos, criar atividades de CRM.
Se mais de uma integração estiver registrando a mesma chamada, você pode acabar com reuniões, notas ou gravações duplicadas. Verifique quais ferramentas já têm o registro no CRM ativado antes de adicionar outra.
3. O prompt de extração é muito genérico
Uma solicitação como “Resuma a ligação” funciona para anotações de reuniões, mas deixa muito espaço para interpretação em um campo estruturado do CRM.
Relacione a instrução ao campo correspondente. O campo “Competidor” deve solicitar o nome do competidor mencionado. O campo “Próximo passo” deve solicitar a próxima ação acordada.
Quanto mais restrito for o campo, mais específica deve ser a instrução.
4. O tipo de campo do CRM não é compatível
Verifique o campo de destino antes de criar o fluxo de trabalho com base nele.
Por exemplo, o fluxo de trabalho de propriedades mais recente do HubSpot, disponível em tl;dv, oferece suporte atualmente a propriedades no formato de texto. O Data Extractor, disponível em Gong, oferece suporte a saídas estruturadas adicionais, como números, datas, listas de seleção e intervalos.
Isso é importante se o seu processo de vendas depender de campos como data de fechamento, valor da negociação ou dados de qualificação baseados em menus suspensos.
5. O fluxo de trabalho é executado nas reuniões erradas
Nem toda reunião registrada deve atualizar o CRM de vendas da mesma forma.
Chamadas internas, entrevistas de recrutamento, conversas com parceiros e reuniões de sucesso do cliente podem exigir fluxos de trabalho diferentes ou nem mesmo exigir atualização no CRM.
Use as condições do fluxo de trabalho para controlar quais reuniões acionam cada automação.
6. Os mesmos campos do CRM precisam ser corrigidos constantemente
Se os representantes editarem repetidamente o mesmo campo após a execução do fluxo de trabalho, analise esse campo separadamente.
Talvez seja necessário que a instrução de extração seja mais precisa, ou talvez as informações não tenham sido abordadas de forma suficientemente consistente durante a ligação para que a automação funcione de maneira confiável.
Correções frequentes são um sinal de que o campo precisa de uma configuração diferente, e não de que todo o fluxo de trabalho do CRM tenha falhado.
Registro automatizado no CRM para equipes de vendas de alto volume
Quando o volume de chamadas aumenta, a consistência é mais importante do que simplesmente aumentar o nível de automação.
A configuração deve ser padronizada em toda a equipe, em vez de ser deixada a critério de cada representante. Utilize um modelo e um fluxo de trabalho do CRM para cada tipo principal de ligação, como descoberta, demonstração e negociação, e mantenha o número de campos automatizados limitado ao que os gerentes utilizam regularmente.
Antes de implementar isso em toda a equipe:
- definir quais campos cada tipo de chamada pode atualizar
- decidir o que acontece quando faltam informações
- evitar que várias ferramentas registrem a mesma atividade
- impedir que os representantes alterem a lógica do fluxo de trabalho compartilhado
- analisar regularmente uma amostra das atualizações do CRM para verificar se há erros de correspondência e de preenchimento de campos
tl;dv As integrações de equipe permitem aplicar fluxos de trabalho compartilhados do CRM a todos os membros da equipe, facilitando a manutenção da mesma configuração à medida que a equipe de vendas cresce.
Como avaliar a precisão do registro automatizado no CRM
Assim que o fluxo de trabalho estiver em operação, recomendo revisar regularmente uma pequena amostra das atualizações no CRM.
| O que verificar | O que procurar |
|---|---|
| Correspondência de registros | Chamadas associadas ao Contato, Negócio ou Conta corretos |
| Precisão de campo | Valores que correspondem ao que foi dito na teleconferência |
| Correções manuais | Os representantes de campo editam repetidamente após a sincronização |
| Atividade duplicada | A mesma chamada ou anotação registrada mais de uma vez |
| Informações ausentes | Campos importantes deixados em branco, apesar de terem sido discutidos |
| Falhas no fluxo de trabalho | Atualizações bloqueadas por permissões ou configuração |
Acompanhe as correções por campo. Se um campo estiver sempre correto, enquanto outro precisar de edições frequentes, ajuste a instrução ou mantenha esse campo sob revisão manual.
Verificações de segurança e privacidade para o registro automatizado no CRM
O registro automatizado no CRM concede à plataforma de reuniões acesso às conversas com os clientes e permissão para gravar dados de volta no seu CRM. Antes de ativar esse recurso para toda a equipe de vendas, verifique tanto o que a plataforma pode acessar quanto o que ela pode alterar.
Resenha:
- Permissões do CRM e se o acesso pode ser limitado por função
- quais Contatos, Oportunidades, Empresas ou outros objetos a integração pode atualizar
- configurações de gravação e retenção de transcrições
- criptografia para dados armazenados e transferidos
- se as conversas com os clientes são utilizadas para o treinamento do modelo
- controles administrativos para fluxos de trabalho compartilhados
- se os fluxos de trabalho podem ser restritos a tipos específicos de reuniões
- se as atualizações podem ser testadas antes de serem colocadas em produção
tl;dv afirma estar em conformidade com as normas SOC 2 Tipo II e com o GDPR e documenta suas políticas de criptografia, tratamento de dados e treinamento de modelos em sua página de segurança.
Se quiser saber mais, dê uma olhada na página de segurança dotl;dv .
Para acessar o CRM, conceda à integração apenas as permissões necessárias para os campos e fluxos de trabalho que você pretende automatizar.
Conclusão final
O registro automatizado no CRM deve reduzir o trabalho que os atendentes precisam realizar após uma chamada, sem gerar mais trabalho de correção no próprio CRM. O melhor ponto de partida é começar com um pequeno conjunto de campos que sua equipe já utiliza e, em seguida, testar a confiabilidade com que esses campos são preenchidos antes de expandir o fluxo de trabalho.
Analisando o quadro geral, acredito que o tl;dv seja a melhor opção para esse caso de uso. Ele reúne gravação e transcrição, notas estruturadas de reuniões, mapeamento de campos de CRM e fluxos de trabalho em nível de equipe, integrando o HubSpot, o Salesforce e o Pipedrive.
Se o objetivo é inserir informações úteis das ligações de vendas no CRM com menos trabalho manual, o “ tl;dv ” oferece uma maneira prática de configurar isso e testá-lo com o seu processo de vendas atual.
Experimente otl;dv gratuitamente para começar!
Perguntas frequentes sobre o registro automatizado no CRM
Com que frequência os fluxos de trabalho de registro do CRM devem ser revisados?
Revise o fluxo de trabalho sempre que houver alterações nos campos do CRM, nos estágios de vendas, nos critérios de qualificação, nos modelos ou nas permissões. Caso contrário, faça verificações periódicas, sendo que equipes com maior volume de trabalho devem fazer isso com mais frequência, pois pequenos erros tendem a se repetir em mais registros.
O que deve acontecer quando faltam informações em uma chamada?
O fluxo de trabalho deve conter uma regra explícita para o caso de informações ausentes. Na maioria dos casos, deixar o campo inalterado ou em branco é mais seguro do que inferir um valor que nunca foi discutido. Isso é especialmente importante para campos como orçamento, datas de encerramento, tomadores de decisão e outros campos utilizados em previsões ou qualificação.
O registro automatizado no CRM pode substituir a manutenção do CRM?
Não. A automação reduz a inserção manual de dados, mas registros duplicados, regras de propriedade, campos desatualizados, permissões e mudanças nos processos ainda exigem atenção. O registro no CRM é apenas uma parte da “higiene” do CRM, não um substituto para ela.
