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TL;DR
Para los equipos que venden en Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, la mejor opción es un grabador de reuniones que guarde los detalles de la llamada en tu CRM, como el competidor que mencionó el comprador o el siguiente paso que acordasteis. Así, los comerciales no tendrán que leer un resumen después de cada llamada ni volver a escribirlo en el expediente de la operación. Un grabador que solo guarde una nota resumen les deja ese trabajo a ellos.
Entre las principales opciones, tl;dv esta es la opción más completa. Graba la llamada, organiza las notas y las introduce en los campos correctos de HubSpot, Salesforce o Pipedrive , y una sola configuración sirve para todo el equipo. Gong es la mejor opción cuando el registro en el CRM forma parte de una plataforma más amplia de inteligencia de ingresos. Fireflies funciona bien si prefieres revisar cada actualización antes de que llegue al CRM.
Si la mayor parte de tus ventas se realizan a través de llamadas salientes, es posible que un sistema de registro basado en un marcador cubra mejor las necesidades básicas. En cualquier caso, empieza con un tipo de llamada y cinco o seis campos, pruébalos en llamadas reales y luego amplía el sistema.
Índice de contenidos
¿Qué es el registro automatizado de CRM?
El registro automático en el CRM envía la actividad comercial y la información de las llamadas de los clientes a tu CRM sin que los comerciales tengan que introducirla manualmente después de cada conversación.
Por lo general, abarca tres niveles de datos de CRM:
| Nivel | Qué se registra | Ejemplo |
|---|---|---|
| Registro de actividades | Fecha, asistentes, duración, tema de la reunión | La llamada de presentación ya se ha hecho |
| Notas de la reunión | Resumen, actas, medidas a tomar | Envía la documentación de seguridad |
| Actualizaciones estructuradas del CRM | Información concreta de la conversación | Competidor, objeción, responsable de la toma de decisiones |
Una integración básica puede limitarse a registrar que se ha celebrado una reunión y adjuntar las notas. Los flujos de trabajo más avanzados pueden tomar la información que se ha tratado durante la llamada e introducirla en campos que se usan para la calificación, la elaboración de informes, la gestión del proceso de ventas o el seguimiento.
Por ejemplo, si un cliente potencial dice que ahora mismo usa la competencia X y que tiene pensado cambiar de proveedor en octubre, el flujo de trabajo puede registrar esos datos como «Competencia» y «Plazo», en lugar de dejarlos ocultos en el resumen de la reunión.
2 formas de automatizar el registro en el CRM
Hay dos formas principales de registrar automáticamente las llamadas e integrarlas con el CRM, dependiendo de cómo venda tu equipo.
1. Registro de CRM basado en el marcador
Si tus comerciales realizan un gran volumen de llamadas salientes, un marcador automático o un sistema telefónico conectado al CRM puede registrar automáticamente la actividad básica de las llamadas.
Eso suele incluir:
- a quien llamaban
- en dirección de entrada o de salida
- hora de la llamada
- duración
- resultado de la llamada
- enlace de grabación, según la configuración
Si tu equipo de ventas se basa mucho en las llamadas, esto podría cubrir la mayor parte de lo que necesitas en cuanto al registro automático de llamadas.
Lo que no te da necesariamente es el contenido de la conversación. Saber que hubo una llamada de 17 minutos no te dice qué objeción surgió, en qué acordó el cliente potencial para el siguiente paso ni ninguna información clave que merezca la pena anotar.
2. Registro de CRM basado en la grabadora de reuniones
Un grabador de reuniones graba la conversación, la transcribe, crea notas y puede enviar las notas o la transcripción al flujo de trabajo del CRM.
Esto suele ser más adecuado para equipos B2B cuyas llamadas de presentación, demostraciones, negociaciones y reuniones con clientes se hacen en Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
En lugar de limitarse a registrar que se ha realizado la llamada, el flujo de trabajo puede recopilar la información que se ha tratado durante la reunión e introducirla en los campos del CRM que ya utiliza tu equipo de ventas.
El resto de esta guía se centra principalmente en esta configuración.
Cómo automatizar el registro en el CRM de las llamadas de ventas
Un flujo de trabajo típico de automatización del registro en un CRM puede ser algo así:
Llamada comercial → transcripción → emparejamiento con el registro del CRM → extracción de información → asignación de campos → actualización del CRM
1. Graba y transcribe la llamada
La plataforma de reuniones graba primero la conversación.
Aquí vamos a usar tl;dv. El tomador de notas con IA graba y transcribe la llamada en Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, lo que proporciona al flujo de trabajo del CRM una transcripción y notas estructuradas con las que trabajar.
2. Asigna la reunión al registro correcto del CRM
Prueba si los registros coinciden antes de dedicarle demasiado tiempo a crear asignaciones de campos.
Con el flujo de trabajo actual de HubSpot de tl;dv, se usa la dirección de correo electrónico del destinatario de la invitación del calendario para buscar el contacto correspondiente. Las actualizaciones de «Oportunidad» y «Empresa» utilizan entonces los registros vinculados a ese contacto. Si no hay ningún contacto que coincida, el flujo de trabajo puede crear uno cuando esa configuración esté activada.
Pon a prueba las situaciones a las que se enfrentan tus comerciales habitualmente:
- un cliente potencial ya existente
- una oportunidad totalmente nueva
- varios asistentes externos
- alguien que use una dirección de correo diferente
- Un contacto que ya está vinculado a una operación
A continuación, abre el CRM y comprueba en qué registro se han registrado los datos para confirmarlo.
3. Define la información que quieres extraer
La instrucción debe coincidir con el campo.
| Campo CRM | Información que hay que extraer |
|---|---|
| Competidor | Se menciona la solución actual o la de la competencia |
| Objeción | El principal problema que está frenando el acuerdo |
| Responsable de la toma de decisiones | Persona designada como responsable de la aprobación final |
| Siguiente paso | Medidas acordadas tras la llamada |
| Cronología | Momento de la compra o de la puesta en marcha |
Para el campo «competidor», usa algo concreto:
Identifica el competidor o la solución actual que el cliente haya mencionado explícitamente. Indica solo el nombre de la empresa o del producto. Si no se ha mencionado ninguno, no modifiques el campo.
tl;dvLos flujos de trabajo de HubSpot admiten mensajes personalizados para los flujos de trabajo de «Contacto», «Oportunidad», «Empresa» y «Actividad», por lo que las instrucciones se pueden redactar en función de la información exacta que se necesite para el campo de destino.
4. Vincula los datos de salida al CRM
tl;dv Permite asignar secciones de las notas de las reuniones a campos de HubSpot, Salesforce y Pipedrive.
Hay dos detalles de configuración que son importantes aquí.
En primer lugar, las secciones de la plantilla de reunión deben coincidir uno a uno con los campos del CRM en la configuración.
En segundo lugar, la asignación de campos funciona con un objeto de CRM cada vez. Si asignas campos a «Contactos» y luego cambias el objeto a «Oportunidades», tendrás que volver a configurar la asignación existente.
Empieza con un pequeño conjunto de campos y ve ampliándolo una vez que los resultados funcionen de forma constante.
5. Prueba el flujo de trabajo
Con tl;dv, puedes ejecutar un flujo de trabajo de HubSpot con una llamada reciente antes de activarlo. Si utilizas Gong, los administradores pueden probar un extractor de datos con IA con una cuenta o un acuerdo antes de publicarlo. Fireflies adopta un enfoque diferente en este caso. Su CRM de autocompletado extrae los valores sugeridos y te los muestra para que los revises antes de que nada llegue a HubSpot o Salesforce.
Elijas la herramienta que elijas, comprueba el propio registro del CRM. Que el resumen de la llamada esté correcto no significa que la asignación de campos sea la adecuada.
Las mejores herramientas automatizadas de registro de CRM para equipos de ventas
Para este caso de uso, las tres herramientas que vale la pena comparar son:
| Herramienta | El que mejor te queda | Enfoque de CRM | Precios anuales |
|---|---|---|---|
| tl;dv | Información sobre reuniones + flujos de trabajo de CRM | Notas, actividades, mapeo sobre el terreno, indicaciones personalizadas, flujos de trabajo en equipo | Gratis: 0 $; Pro: 18 $ por usuario al mes; Business: 29 $ por usuario al mes; Enterprise: a medida |
| Gong | Equipos de ventas más grandes | Datos estructurados de conversaciones + actualizaciones de campo en el CRM | Precios personalizados |
| Fireflies.ai | Registro de reuniones + flujos de trabajo posteriores a las llamadas | Notas, tareas, HubSpot y el CRM de autocompletado de Salesforce | Gratis: 0 $; Pro: 10 $ por usuario al mes; Business: 19 $ por usuario al mes; Enterprise: 39 $ por usuario al mes |
1. tl;dv
tl;dv Es la mejor opción para la mayoría de los equipos que quieren que las reuniones, las notas y el flujo de trabajo del CRM estén conectados, en lugar de considerar las actualizaciones del CRM como una tarea más que hacer después de la llamada.
Sus nuevos flujos de trabajo de HubSpot pueden:
- Actualizar las propiedades del contacto
- Actualizar las propiedades de la oferta
- Actualizar las propiedades de la empresa
- crear actividades de «Reunión» o «Nota»
- añade las notas de la reunión, el contenido de la transcripción y otros datos de la reunión
- generar valores de propiedades a partir de indicaciones personalizadas
- limitar los flujos de trabajo según las condiciones de las reuniones
- prueba el flujo de trabajo con una reunión reciente antes de activarlo
El nuevo flujo de trabajo de propiedades de HubSpot, por ahora , solo admite propiedades de formato de texto . Los tipos de propiedad numéricos, de fecha, de menú desplegable y otros aún no son compatibles.
Así que comprueba el tipo de campo de destino antes de crear el flujo de trabajo.
tl;dvLa función independiente de asignación de campos es compatible con HubSpot, Salesforce y Pipedrive. Una plantilla de descubrimiento, por ejemplo, podría contener:
- Problema: ¿Qué es lo que el cliente está intentando resolver?
- Solución actual: ¿Qué están usando ahora?
- Competidor: ¿Qué alternativas mencionaron?
- Proceso de decisión: ¿Quién tiene que aprobar la compra?
- Próximo paso: ¿En qué se pusieron de acuerdo ambas partes para hacer a continuación?
A continuación, esas secciones se pueden asignar a sus campos correspondientes del CRM.
En el caso de los equipos más grandes, las integraciones de equipo permiten configurar el flujo de trabajo de forma centralizada, en lugar de tener que pedir a cada representante que configure él mismo el mismo sistema. Los flujos de trabajo de equipo se aplican a los miembros del equipo, pero los administradores de equipo y los administradores de grupos de facturación necesitan flujos de trabajo individuales para sus propias reuniones.
tl;dvEl precio anual actual es:
- Gratis: 0 $
- Ventaja: 18 $ al mes por usuario
- Empresa: 29 $ al mes por usuario
- Empresa: Precios personalizados
Algunos usuarios de tl;dv han comentado que la integración con HubSpot les ahorra el trabajo administrativo en el CRM que normalmente tienen que hacer después de las llamadas.
Si HubSpot es tu CRM principal, también puedes ver la integración completa en la tl;dv página de HubSpot.
2 Gong
Gong Es ideal para equipos que quieren que el registro de CRM forme parte de una plataforma más amplia de inteligencia de ingresos.
Su extractor de datos con IA extrae información de las conversaciones con los clientes y la guarda como datos estructurados. Los administradores definen la pregunta, eligen si se aplica a una oportunidad o a una cuenta, seleccionan el tipo de datos y lo asocian a un campo existente del CRM.
Los tipos de salida compatibles son:
- Sí/No
- texto libre
- listas de selección de una sola opción
- números
- fechas
- gamas
Esto ofrece a los equipos más opciones cuando el proceso de CRM se basa en valores estructurados en lugar de solo texto.
La pregunta sobre la extracción tiene que seguir siendo algo a lo que la conversación pueda dar respuesta.
- Bien: ¿Qué competidores se mencionaron?
- Bien: ¿Qué fecha de puesta en marcha se acordó?
- No encaja bien: ¿En qué fase se encuentra ahora mismo este acuerdo?
Es posible que la fase de la operación solo exista en el CRM. Si nadie la ha mencionado durante la conversación, no es la pregunta adecuada para un extractor de conversaciones.
Gong Permite a los administradores probar cada extractor antes de publicarlo, revisar el valor devuelto y el razonamiento, ajustar la pregunta y volver a ejecutar la prueba.
Algunos usuarios dicen que la sincronización de Salesforce te ahorra un montón de trabajo manual. Un usuario de G2 comenta que le ahorra unos 30 minutos al día en el registro de datos en el CRM. En la misma reseña se menciona que se tarda unas semanas en aprender a usar bien Gong , lo cual es un dato útil si lo que más te interesa es el registro en el CRM y no la plataforma en general.
Si quieres una comparación más amplia, échale un vistazo a nuestra tl;dv guía comparativa entre Gong .
3. Fireflies.ai
Al igual que tl;dv, Fireflies combina la grabación y transcripción de llamadas con los flujos de trabajo de CRM posteriores a la llamada.
Su nuevo CRM Autofill está disponible tanto para HubSpot como para Salesforce. En el caso de HubSpot, puede preparar actualizaciones para contactos, empresas y operaciones. En el de Salesforce, funciona con contactos, cuentas y oportunidades. Los usuarios revisan los valores extraídos antes de enviarlos al CRM.
Fireflies Actualmente, los precios de sus planes son los siguientes:
- Gratis: 0 $
- Ventaja: 10 $ por usuario al mes, facturado anualmente
- Empresas: 19 $ por usuario al mes, con facturación anual
- Plan Enterprise: 39 $ por usuario al mes, facturación anual y solo disponible en plan anual
La función de autocompletar del CRM viene incluida en los planes Business y Enterprise, pero no en el Pro.
Además, esta función consume un crédito de IA cada vez que se extraen datos de una reunión. Revisar, editar y enviar los valores a HubSpot o a Salesforce no consume créditos adicionales.
Vale la pena tenerlo en cuenta en el cálculo de costes si el flujo de trabajo va a gestionar un gran volumen de llamadas de ventas.
Los usuarios tienen una experiencia en general positiva con el registro en el CRM. En una reseña de G2 se dice que la configuración consistió básicamente en activar « Fireflies » y conectar HubSpot.
Si buscas una comparación detallada para decidirte por uno de los dos, échale un vistazo a nuestra Firefliesreseña de .ai o tl;dv la comparación «vs Fireflies ».
Campos del CRM que hay que automatizar y revisar
Algunos campos del CRM se pueden automatizar sin apenas supervisión, mientras que otros es mejor revisarlos antes de actualizarlos.
| Actualización del CRM | Enfoque recomendado |
|---|---|
| Actividad de la reunión | Automatizar |
| Enlace a la grabación | Automatizar |
| Resumen de la reunión | Automatizar |
| Próximos pasos | Automatiza y luego haz una comprobación aleatoria |
| Competidor | Automatiza con una instrucción concreta |
| Responsable de la toma de decisiones | Compruébalo durante las pruebas iniciales |
| Presupuesto | Reseña |
| Fecha de cierre | Reseña |
| Importe de la operación | Reseña |
| Fase de negociación | Mantén controles más estrictos |
| Propietario del CRM | Utiliza la lógica de asignación existente del CRM |
Prueba el flujo de trabajo con entre 20 y 30 llamadas de ventas recientes y haz un seguimiento de qué campos hay que corregir con más frecuencia. Si los datos de la competencia suelen ser precisos, pero los detalles del presupuesto hay que corregirlos a menudo, presta más atención al campo del presupuesto en lugar de tratar ambos por igual.
Cómo configurar el registro automático de datos en el CRM de HubSpot
En HubSpot, puedes crear un flujo de trabajo para llamadas de descubrimiento basándote en un pequeño conjunto de campos, como «Problema», «Solución actual», «Competidor», «Responsable de la toma de decisiones» y «Próximo paso».
Paso 1: Adapta la plantilla de reunión a HubSpot
Asegúrate de que las secciones de las notas de las reuniones coincidan con las propiedades de HubSpot que quieras actualizar.
Si «Competidor» y «Responsable de la toma de decisiones» son conceptos distintos, usa secciones separadas en la plantilla de la reunión en lugar de juntarlo todo en una sola sección llamada «Notas de análisis».
Paso 2: Configurar las condiciones del flujo de trabajo
Los distintos tipos de llamadas pueden tener distintos flujos de trabajo.
Por ejemplo:
- Proceso de captación: primeras visitas comerciales a clientes externos
- Flujo de trabajo de demostración: Demostraciones de productos
- Proceso de negociación: Conversaciones de ventas en las últimas fases
Esto evita que reuniones que no tienen nada que ver entre sí provoquen las mismas actualizaciones en el CRM.
Paso 3: Escribe las instrucciones de los campos
Cada campo debería ir acompañado de una indicación concreta.
Competidor:
Identifica el competidor o la solución actual que el cliente haya mencionado explícitamente. Indica solo el nombre de la empresa o del producto. Si no se ha mencionado ninguno, no modifiques el campo.
Próximo paso:
Resume en una sola frase el siguiente paso acordado. Incluye una fecha solo si se ha mencionado explícitamente.
Paso 4: Comprueba el tipo de campo de destino
tl;dvEl nuevo flujo de trabajo de propiedades de HubSpot admite actualmente propiedades en formato de texto para las actualizaciones de propiedades.
Un número, una fecha, un menú desplegable u otro tipo de propiedad puede que requiera una configuración diferente.
Paso 5: Prueba la actualización de HubSpot
Ejecuta el flujo de trabajo con una llamada reciente y comprueba:
- Búsqueda de contactos
- Operación o empresa relacionada
- campos de destino
- falta información
- contenido de la propiedad actual
Si no hay ningún contacto de HubSpot que coincida, tl;dv puede crear uno automáticamente cuando esa opción esté activada. Las actividades de las reuniones también pueden incluir las notas de la reunión o la URL, con marcas de tiempo que enlazan con el momento correspondiente de la grabación.
En el caso de las propiedades de texto libre de HubSpot, « tl;dv » añade la nueva información debajo del contenido ya existente, en lugar de sustituirlo.
Así, se pueden crear flujos de trabajo distintos para demostraciones, negociaciones u otros tipos de llamadas que requieran información diferente del CRM.
Cómo configurar el registro automático en el CRM en Salesforce
tl;dvLa integración de « Salesforce » conecta las grabaciones y las notas de las reuniones con los contactos de Salesforce . Los momentos destacados de las reuniones vinculados se pueden añadir a la sección «Tareas», mientras que su función de asignación de campos de CRM se puede utilizar para actualizar campos de forma estructurada.
La situación es la siguiente:
- Entra en Salesforce.
- Elige la plantilla de reunión que te convenga.
- Selecciona el objeto de CRM que quieres actualizar.
- Asigna las secciones de las notas a los campos del CRM.
- Prueba la asignación en las visitas de ventas.
- Comprueba los registros resultantes de « Salesforce ». Te informo
Como la asignación de campos funciona con un objeto de CRM cada vez, selecciona el objeto antes de configurar las asignaciones.
Gong Puede ser útil para los equipos de « Salesforce » que necesiten almacenar valores extraídos de conversaciones en forma de listas desplegables, números, fechas o rangos.
Cómo configurar el registro automático en el CRM en Pipedrive
tl;dvLa integración de « Pipedrive » permite guardar la información de las reuniones como «Reunión» o «Nota» en un contacto, o como «Reunión» asociada a un «Negocio». « Pipedrive » también es compatible con el flujo de trabajo de asignación de campos de « tl;dv».
La configuración sigue la misma estructura:
- Entra en Pipedrive.
- Elige la plantilla de la reunión.
- Elige si las notas de la reunión deben guardarse en el contacto o en la operación.
- Asigna los campos obligatorios.
- Comprueba los registros resultantes.
tl;dv También puedes dejar el contexto de la reunión disponible en Pipedrive, para que los agentes puedan volver a consultar las notas y las partes relevantes de la grabación cuando necesiten más detalles.
La integración nativa con Pipedrive está disponible en los planes Pro, Business y Enterprise de tl;dv.
Problemas habituales con el registro automático en los sistemas CRM
La mayoría de los problemas de registro en los sistemas CRM se deben a la coincidencia de registros, a integraciones que se solapan, a instrucciones de extracción poco claras o a flujos de trabajo que se ejecutan donde no deberían. Estos son los principales aspectos que hay que comprobar antes de implantar la automatización en un equipo de ventas.
1. La llamada se ha asignado al registro equivocado del CRM
Si la reunión está vinculada al contacto o a la oportunidad equivocados, todo lo que venga después también acabará en el lugar equivocado.
Comprueba que los registros coincidan con los clientes potenciales actuales, los nuevos clientes potenciales, los asistentes externos y las personas que se registran con diferentes direcciones de correo electrónico.
Con el flujo de trabajo de HubSpot de tl;dv, la búsqueda de coincidencias empieza por la dirección de correo electrónico del destinatario de la invitación del calendario.
2. La misma llamada aparece registrada más de una vez
Un marcador, un grabador de llamadas y una plataforma de ventas pueden servir para crear actividades de CRM.
Si hay más de una integración que registra la misma llamada, puede que acabes teniendo reuniones, notas o grabaciones duplicadas. Comprueba qué herramientas ya tienen activado el registro en el CRM antes de añadir otra más.
3. La indicación de extracción es demasiado amplia
Una indicación como «Resume la llamada» sirve para las notas de las reuniones, pero deja demasiado margen de interpretación para un campo estructurado del CRM.
Empareja la instrucción con el campo correspondiente. El campo «Competidor» debe pedir que se indique el competidor mencionado. El campo «Próximo paso» debe pedir que se indique la siguiente acción acordada.
Cuanto más limitado sea el ámbito, más específica debería ser la instrucción.
4. El tipo de campo CRM no es compatible
Comprueba el campo de destino antes de crear el flujo de trabajo en torno a él.
Por ejemplo, el nuevo flujo de trabajo de propiedades de HubSpot de tl;dvadmite actualmente propiedades en formato de texto. El extractor de datos de Gongadmite formatos estructurados adicionales, como números, fechas, listas de selección y rangos.
Esto es importante si tu proceso de ventas se basa en campos como la fecha de cierre, el importe de la operación o los datos de calificación que se seleccionan en menús desplegables.
5. El flujo de trabajo se ejecuta en las reuniones equivocadas
No todas las reuniones registradas deberían actualizarse en el CRM de ventas de la misma forma.
Las llamadas internas, las entrevistas de selección, las conversaciones con socios y las reuniones de éxito con los clientes pueden requerir flujos de trabajo diferentes o no necesitar ninguna actualización en el CRM.
Usa las condiciones del flujo de trabajo para controlar qué reuniones activan cada automatización.
6. Los mismos campos del CRM siempre necesitan correcciones
Si los comerciales editan repetidamente el mismo campo después de que se haya ejecutado el flujo de trabajo, revisa ese campo por separado.
Puede que haya que precisar más la instrucción de extracción, o quizá la información no se trate con la suficiente coherencia durante la llamada como para que la automatización funcione de forma fiable.
Las correcciones frecuentes son una señal de que hay que ajustar ese campo, no de que todo el flujo de trabajo del CRM haya fallado.
Registro automatizado en el CRM para equipos de ventas con gran volumen de ventas
Cuando hay más llamadas, la coherencia es más importante que añadir más automatización.
La configuración debería estar estandarizada en todo el equipo, en lugar de dejarla a criterio de cada comercial. Usa una plantilla y un flujo de trabajo del CRM para cada tipo de llamada importante, como la de prospección, la de demostración y la de negociación, y limita el número de campos automáticos a los que los jefes usan habitualmente.
Antes de implementarlo en todo el equipo:
- define qué campos puede actualizar cada tipo de llamada
- decidir qué pasa cuando falta información
- evitar que varias herramientas registren la misma actividad
- impedir que los comerciales modifiquen la lógica de los flujos de trabajo compartidos
- Revisa periódicamente una muestra de las actualizaciones del CRM para detectar errores de coincidencia y de campos
tl;dv Las integraciones de equipo permiten aplicar flujos de trabajo compartidos de CRM a todos los miembros del equipo, lo que facilita mantener la misma configuración a medida que crece el equipo de ventas.
Cómo medir la precisión del registro automatizado en un CRM
Una vez que el flujo de trabajo esté en marcha, te recomiendo que revises de vez en cuando una pequeña muestra de las actualizaciones del CRM.
| Qué hay que comprobar | Qué hay que tener en cuenta |
|---|---|
| Coincidencia de registros | Llamadas vinculadas al contacto, la oportunidad o la cuenta correctos |
| Precisión sobre el terreno | Valores que coinciden con lo que se dijo en la llamada |
| Correcciones manuales | Los representantes de Fields editan los campos varias veces después de la sincronización |
| Actividad duplicada | La misma llamada o nota registrada más de una vez |
| Falta información | Hay campos importantes que se han dejado en blanco a pesar de que se habían comentado |
| Fallos en el flujo de trabajo | Actualizaciones bloqueadas por permisos o por la configuración |
Lleva un control de las correcciones por campo. Si un campo siempre está correcto, mientras que otro necesita correcciones frecuentes, ajusta la indicación o revisa ese campo manualmente.
Comprobaciones de seguridad y privacidad para el registro automatizado en el CRM
El registro automático en el CRM permite a la plataforma de reuniones acceder a las conversaciones con los clientes y le da permiso para volver a introducir datos en tu CRM. Antes de activarlo para todo el equipo de ventas, comprueba tanto a qué datos puede acceder la plataforma como qué datos puede modificar.
Reseña:
- Permisos de CRM y si se puede limitar el acceso según el rol
- qué contactos, oportunidades, empresas u otros objetos puede actualizar la integración
- Configuración de grabación y conservación de transcripciones
- cifrado de los datos almacenados y transmitidos
- si las conversaciones con los clientes se usan para entrenar los modelos
- controles de administrador para flujos de trabajo compartidos
- si se pueden limitar los flujos de trabajo a tipos específicos de reuniones
- si las actualizaciones se pueden probar antes de que se publiquen
tl;dv Afirma que cumple con las normas SOC 2 Tipo II y el RGPD, y detalla sus políticas de cifrado, tratamiento de datos y entrenamiento de modelos en su página de seguridad.
Si quieres saber más, échale un vistazo a la página de seguridad detl;dv .
Para acceder al CRM, concede a la integración solo los permisos necesarios para los campos y los flujos de trabajo que quieras automatizar.
Conclusión final
El registro automático en el CRM debería reducir el trabajo que tienen que hacer los agentes después de una llamada, sin que eso suponga más trabajo de limpieza dentro del CRM. Lo mejor es empezar con un pequeño conjunto de campos que tu equipo ya utilice y, a continuación, comprobar si esos campos se rellenan de forma fiable antes de ampliar el flujo de trabajo.
Si lo miramos en su conjunto, creo que tl;dv es la mejor opción para este caso de uso. Reúne funciones de grabación y transcripción, notas estructuradas de reuniones, asignación de campos de CRM y flujos de trabajo a nivel de equipo en HubSpot, Salesforce y Pipedrive.
Si el objetivo es introducir en el CRM información útil de las llamadas de ventas con menos trabajo manual, « tl;dv » te ofrece una forma práctica de configurarlo y probarlo con tu proceso de ventas actual.
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Preguntas frecuentes sobre el registro automático en el CRM
¿Con qué frecuencia se deben revisar los flujos de trabajo de registro del CRM?
Revisa el flujo de trabajo cada vez que cambien los campos del CRM, las fases de venta, los marcos de calificación, las plantillas o los permisos. Si no, revísalo de vez en cuando; los equipos con mayor volumen deberían hacerlo más a menudo, ya que los pequeños errores se repiten en más registros.
¿Qué debería pasar cuando falta información en una llamada?
El flujo de trabajo debería incluir una norma clara sobre la información que falte. En la mayoría de los casos, dejar el campo tal cual o en blanco es más seguro que deducir un valor que nunca se haya comentado. Esto es especialmente importante para el presupuesto, las fechas de cierre, los responsables de la toma de decisiones y otros campos que se usan en la elaboración de previsiones o en la evaluación.
¿Puede el registro automático en el CRM sustituir al mantenimiento del CRM?
No. La automatización reduce la introducción manual de datos, pero los registros duplicados, las normas de propiedad, los campos obsoletos, los permisos y los cambios en los procesos siguen requiriendo atención. El registro en el CRM es solo una parte del mantenimiento del CRM, no un sustituto del mismo.
