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TL;DR
Pour les équipes qui vendent sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, la meilleure option est un enregistreur de réunions qui consigne les détails d’un appel dans votre CRM, comme le concurrent mentionné par l’acheteur ou la prochaine étape convenue. Cela évite aux commerciaux de devoir lire un résumé après chaque appel et de le retaper dans la fiche de vente. Un enregistreur qui ne sauvegarde qu’une note de synthèse leur impose cette tâche.
Parmi les principales options, tl;dv celle-ci est la solution la plus complète. Elle enregistre l'appel, structure les notes et les saisit dans les champs appropriés de HubSpot, Salesforce ou Pipedrive , et une seule configuration suffit pour toute une équipe. Gong est plus adaptée lorsque la saisie dans le CRM s'inscrit dans le cadre d'une plateforme plus large de veille commerciale. Fireflies est une bonne solution si vous préférez vérifier chaque mise à jour avant qu'elle ne soit enregistrée dans le CRM.
Si la majeure partie de vos ventes s'effectue par le biais d'appels sortants, un outil d'enregistrement basé sur un numéroteur pourrait mieux répondre à vos besoins de base. Dans tous les cas, commencez par un seul type d'appel et cinq ou six champs, testez-les lors d'appels réels, puis élargissez le champ d'application.
Table des matières
Qu'est-ce que la journalisation automatisée du CRM ?
La saisie automatisée dans le CRM permet d'enregistrer les activités commerciales et les informations issues des appels clients dans votre CRM sans que les commerciaux aient à les saisir manuellement après chaque conversation.
Il couvre généralement trois niveaux de données CRM :
| Niveau | Quelles sont les données enregistrées ? | Exemple |
|---|---|---|
| Enregistrement des activités | Date, participants, durée, objet de la réunion | Entretien de prise de contact terminé |
| Compte rendu de réunion | Résumé, compte-rendu, mesures à prendre | Envoyer la documentation relative à la sécurité |
| Mises à jour structurées du CRM | Informations précises issues de la conversation | Concurrent, objection, décideur |
Une intégration de base peut se contenter d'enregistrer qu'une réunion a eu lieu et d'y joindre les notes. Des workflows plus avancés peuvent extraire les informations abordées pendant l'appel et les intégrer dans des champs utilisés pour la qualification, le reporting, la gestion du pipeline ou le suivi.
Par exemple, si un prospect indique qu'il utilise actuellement le concurrent X et qu'il prévoit de changer de fournisseur d'ici octobre, le workflow peut enregistrer ces informations sous les rubriques « Concurrent » et « Calendrier », plutôt que de les laisser noyées dans le compte-rendu de la réunion.
2 façons d'automatiser la journalisation dans le CRM
Il existe deux méthodes principales pour l'enregistrement automatique des appels et l'intégration au CRM, en fonction de la manière dont votre équipe mène ses activités commerciales.
1. Enregistrement des données CRM via le logiciel de numérotation
Si vos commerciaux passent un grand nombre d'appels sortants, un système de numérotation automatique ou un système téléphonique connecté au CRM peut enregistrer automatiquement les données de base relatives à l'activité téléphonique.
Cela comprend généralement :
- qui s'appelait
- en direction de l'arrivée ou du départ
- heure de convocation
- durée
- résultat de l'appel
- lien d'enregistrement, selon la configuration
Pour une équipe commerciale qui utilise beaucoup le téléphone, cela devrait couvrir l'essentiel de vos besoins en matière d'enregistrement automatisé des appels.
Ce que cela ne vous apporte pas forcément, c'est le contenu de la conversation. Le simple fait de savoir qu'un appel de 17 minutes a eu lieu ne vous permet pas de savoir quelle objection a été soulevée, ce que le prospect a accepté de faire ensuite, ni aucune autre information clé méritant d'être notée.
2. Enregistrement des données CRM à partir du logiciel d'enregistrement des réunions
Un outil d'enregistrement de réunions enregistre la conversation, la transcrit, génère des notes et peut envoyer ces notes ou intégrer la transcription dans le flux de travail du CRM.
Cette solution convient généralement mieux aux équipes B2B dont les entretiens de prise de contact, les démonstrations, les négociations et les réunions avec les clients se déroulent sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
Au lieu de se contenter d'enregistrer que l'appel a eu lieu, le workflow peut extraire les informations abordées pendant la réunion et les intégrer dans les champs du CRM que votre équipe commerciale utilise déjà.
La suite de ce guide porte principalement sur cette configuration.
Comment automatiser la saisie des données CRM à partir des appels commerciaux
Voici à quoi peut ressembler un workflow type d'automatisation de la journalisation dans un CRM :
Appel commercial → transcription → mise en correspondance avec les fiches CRM → extraction d'informations → mise en correspondance des champs → mise à jour du CRM
1. Enregistrer et transcrire l'appel
La plateforme de réunion enregistre d'abord la conversation.
Nous utiliserons ici tl;dv. L'outil de prise de notes basé sur l'IA enregistre et transcrit l'appel sur Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams, fournissant ainsi au workflow CRM une transcription et des notes structurées sur lesquelles s'appuyer.
2. Associer la réunion à la fiche CRM correspondante
Vérifiez la correspondance des enregistrements avant de consacrer trop de temps à la création de mappages de champs.
Avec le workflow HubSpot actuel d'tl;dv, l'adresse e-mail de la personne invitée à l'événement du calendrier est utilisée pour trouver le contact correspondant. Les mises à jour relatives aux opportunités et aux entreprises s'appuient ensuite sur les fiches associées à ce contact. S'il n'existe aucun contact correspondant, le workflow peut en créer un lorsque ce paramètre est activé.
Testez les situations auxquelles vos commerciaux sont régulièrement confrontés :
- un prospect existant
- une toute nouvelle opportunité
- plusieurs participants externes
- une personne utilisant une autre adresse e-mail
- un contact déjà associé à une transaction
Ouvrez ensuite le CRM et vérifiez quelle fiche a reçu les données afin de confirmer.
3. Définissez les informations que vous souhaitez extraire
L'instruction doit correspondre au champ.
| Champ CRM | Informations à extraire |
|---|---|
| Concurrent | Solution actuelle ou concurrent mentionné |
| Objection | Principal obstacle à la conclusion de l'accord |
| Décideur | Personne désignée comme responsable de la validation finale |
| Étape suivante | Mesures convenues à l'issue de la réunion téléphonique |
| Chronologie | Calendrier d'achat ou de mise en œuvre |
Pour un groupe de concurrents, utilisez un élément précis :
Identifiez le concurrent ou la solution actuelle explicitement mentionnés par le client. Indiquez uniquement le nom de l'entreprise ou du produit. Si aucun n'a été mentionné, ne modifiez pas ce champ.
tl;dvLes workflows HubSpot prennent en charge les invites personnalisées pour les workflows relatifs aux contacts, aux opportunités, aux entreprises et aux activités ; il est ainsi possible de rédiger des instructions en fonction des informations précises requises pour le champ de destination.
4. Associer les données de sortie au CRM
tl;dv permet de mapper les sections des comptes rendus de réunion aux champs de HubSpot, Salesforce et Pipedrive.
Deux détails de configuration sont importants ici.
Tout d'abord, les sections du modèle de réunion doivent correspondre exactement aux champs du CRM dans la configuration.
Deuxièmement, le mappage des champs s'effectue un objet CRM à la fois. Si vous effectuez un mappage des champs pour les « Contacts », puis que vous passez ensuite à l'objet « Opportunités », le mappage existant doit être recréé.
Commencez par un petit ensemble de champs, puis élargissez-le une fois que le résultat s'avère cohérent.
5. Tester le flux de travail
Avec tl;dv, vous pouvez exécuter un workflow HubSpot sur un appel récent avant de l’activer. Si vous utilisez Gong, les administrateurs peuvent tester un extracteur de données IA sur un compte ou une opportunité avant de le publier. Fireflies adopte ici une approche différente. Son outil « Autofill CRM » récupère les valeurs suggérées et vous les présente pour que vous puissiez les vérifier avant que quoi que ce soit n’atteigne HubSpot ou Salesforce.
Quel que soit l'outil que vous choisissez, vérifiez la fiche CRM elle-même. Un résumé d'appel bien renseigné ne signifie pas pour autant que le mappage des champs est correct.
Les meilleurs outils automatisés de suivi CRM pour les équipes commerciales
Dans ce cas de figure, les trois outils qu'il convient de comparer sont les suivants :
| Outil | Le plus adapté | Approche CRM | Tarifs annuels |
|---|---|---|---|
| tl;dv | Intelligence des réunions + flux de travail CRM | Notes, activités, cartographie sur le terrain, invites personnalisées, workflows d'équipe | Gratuit : 0 $ ; Pro : 18 $ par poste et par mois ; Business : 29 $ par poste et par mois ; Enterprise : formule sur mesure |
| Gong | Des équipes commerciales plus importantes | Données de conversation structurées + mises à jour des champs du CRM | Tarification sur mesure |
| Fireflies.ai | Enregistrement des réunions + processus de suivi après les appels | Notes, tâches, HubSpot et CRM « Autofill » d'Salesforce | Gratuit : 0 $ ; Pro : 10 $ par poste et par mois ; Business : 19 $ par poste et par mois ; Enterprise : 39 $ par poste et par mois |
1. tl;dv
tl;dv C'est la solution la plus adaptée à la plupart des équipes qui souhaitent que les réunions, les notes et le flux de travail CRM soient interconnectés, plutôt que de considérer les mises à jour du CRM comme une tâche supplémentaire à effectuer après l'appel.
Ses nouveaux workflows HubSpot permettent de :
- Mettre à jour les propriétés du contact
- Mettre à jour les caractéristiques de l'offre
- Mettre à jour les propriétés de l'entreprise
- Créer des activités de type « Réunion » ou « Note »
- insérer les notes de réunion, le contenu de la transcription et d'autres données relatives à la réunion
- générer des valeurs de propriété à partir de messages personnalisés
- limiter les flux de travail en fonction des conditions de réunion
- tester le flux de travail sur une réunion récente avant sa mise en service
Le nouveau workflow de gestion des propriétés HubSpot ne prend actuellement en charge que les propriétés au format texte . Les propriétés de type nombre, date, liste déroulante et autres ne sont pas encore prises en charge.
Vérifiez donc le type du champ de destination avant de créer le workflow.
tl;dvLa fonctionnalité de mappage de champs distincte de [nom de l'outil] prend en charge HubSpot, Salesforce et Pipedrive. Un modèle de découverte, par exemple, pourrait contenir :
- Problème : Quel est le problème que le client cherche à résoudre ?
- Solution actuelle : Qu'utilisent-ils actuellement ?
- Concurrent : Quelles alternatives ont-ils mentionnées ?
- Processus décisionnel : Qui doit approuver l'achat ?
- Prochaine étape : Qu'ont convenu de faire les deux parties ensuite ?
Ces sections peuvent ensuite être associées aux champs correspondants du CRM.
Pour les équipes plus importantes, les intégrations d'équipe permettent de configurer le flux de travail de manière centralisée, plutôt que de demander à chaque commercial de mettre en place lui-même la même configuration. Les flux de travail d'équipe s'appliquent aux membres de l'équipe, mais les administrateurs d'équipe et les administrateurs de groupe de facturation ont besoin de flux de travail individuels pour leurs propres réunions.
tl;dvLe tarif annuel actuel est le suivant :
- Gratuit : 0 $
- Avantage : 18 $ par poste par mois
- Entreprises : 29 $ par poste et par mois
- Entreprise : Tarification personnalisée
Certains utilisateurs d'tl;dv ont indiqué que l'intégration à HubSpot leur permettait de réduire les tâches administratives liées au CRM qu'ils doivent habituellement effectuer après leurs appels.
Si HubSpot est votre CRM principal, vous pouvez également découvrir l'ensemble des fonctionnalités d'intégration sur la tl;dv page HubSpot.
2. Gong
Gong Convient aux équipes qui souhaitent intégrer la gestion des enregistrements CRM au sein d'une plateforme plus large dédiée à l'analyse des revenus.
Son outil « AI Data Extractor » extrait les informations contenues dans les conversations avec les clients et les enregistre sous forme de données structurées. Les administrateurs définissent la question, choisissent si elle s'applique à une opportunité ou à un compte, sélectionnent le type de données, puis l'associent à un champ existant du CRM.
Les types de sortie pris en charge sont les suivants :
- Oui/Non
- texte libre
- listes de sélection à choix unique
- chiffres
- dates
- gammes
Cela offre davantage d'options aux équipes lorsque le processus CRM repose sur des valeurs structurées plutôt que sur du texte seul.
La question d'extraction doit tout de même être une question à laquelle la conversation peut répondre.
- Bien : Quels concurrents ont été cités ?
- Bien : Quelle date de mise en œuvre a été convenue ?
- Mauvais ajustement : À quel stade en est actuellement cette transaction ?
La phase de négociation n'existe peut-être que dans le CRM. Si personne n'en a parlé au cours de la conversation, ce n'est pas la bonne question à poser à un outil d'extraction de conversations.
Gong Cela permet aux administrateurs de tester chaque extracteur avant sa publication, de vérifier la valeur renvoyée et le raisonnement, d'ajuster la question, puis de relancer le test.
Certains utilisateurs affirment que la synchronisation avec Salesforce leur évite une charge de travail manuel non négligeable. Un contributeur du site G2 indique que cela lui fait gagner environ 30 minutes par jour sur la saisie des données dans le CRM. Ce même avis précise qu'il faut quelques semaines pour maîtriser correctement Gong , ce qui est utile à savoir si la saisie dans le CRM est la fonctionnalité principale dont vous avez besoin, plutôt que la plateforme dans son ensemble.
Pour une comparaison plus complète, consultez notre tl;dv guide comparatif « vs Gong ».
3. Fireflies.ai
À l'instar de tl;dv, Fireflies associe l'enregistrement et la transcription des appels à des workflows CRM post-appel.
Sa nouvelle solution « Autofill CRM » est disponible à la fois pour HubSpot et Salesforce. Pour HubSpot, elle permet de préparer des mises à jour pour les contacts, les entreprises et les transactions. Pour Salesforce, elle prend en charge les contacts, les comptes et les opportunités. Les utilisateurs vérifient les valeurs extraites avant de les envoyer vers le CRM.
Fireflies propose actuellement ses forfaits aux tarifs suivants :
- Gratuit : 0 $
- Avantage : 10 $ par poste et par mois, facturé annuellement
- Entreprises : 19 $ par poste et par mois, facturé annuellement
- Entreprise : 39 $ par poste et par mois, facturation annuelle et abonnement annuel uniquement
La fonctionnalité « Autofill CRM » est incluse dans les formules Business et Enterprise, mais pas dans la formule Pro.
Par ailleurs, cette fonctionnalité utilise un crédit IA à chaque fois que des données de réunion sont extraites. La consultation, la modification et l'envoi des valeurs vers HubSpot ou Salesforce n'entraînent pas de consommation de crédits supplémentaires.
Il convient d'en tenir compte dans le calcul des coûts si le workflow doit traiter un volume important d'appels commerciaux.
Les utilisateurs ont globalement une expérience positive de la gestion des journaux dans le CRM. Un avis publié sur G2 indique que la configuration s'est essentiellement résumée à activer la fonctionnalité « Fireflies » et à connecter HubSpot.
Si vous cherchez une comparaison détaillée pour choisir entre les deux, consultez notre Firefliestest de l'.ai ou tl;dv comparaison entre Fireflies .
Champs CRM à automatiser et à vérifier
Certains champs du CRM peuvent être automatisés sans nécessiter beaucoup de surveillance, tandis que d'autres méritent d'être vérifiés avant d'être mis à jour.
| Mise à jour du CRM | Approche recommandée |
|---|---|
| Activité de réunion | Automatiser |
| Lien vers l'enregistrement | Automatiser |
| Compte rendu de la réunion | Automatiser |
| Prochaines étapes | Automatiser, puis effectuer des contrôles ponctuels |
| Concurrent | Automatiser à l'aide d'une instruction spécifique |
| Décideur | À vérifier lors des premiers essais |
| Budget | Critique |
| Date de clôture | Critique |
| Montant de la transaction | Critique |
| Phase de négociation | Maintenir des contrôles plus stricts |
| Propriétaire du CRM | Utiliser la logique d'affectation existante du CRM |
Testez le processus sur 20 à 30 entretiens commerciaux récents et identifiez les champs qui nécessitent le plus souvent des corrections. Si les données relatives à la concurrence sont généralement exactes, mais que les informations sur le budget doivent régulièrement être corrigées, concentrez davantage votre attention sur le champ « budget » plutôt que de traiter les deux de la même manière.
Comment configurer la journalisation automatisée du CRM dans HubSpot
Dans HubSpot, un workflow dédié aux appels de prise de contact peut s'articuler autour d'un petit ensemble de champs tels que « Problème », « Solution actuelle », « Concurrent », « Décideur » et « Prochaine étape ».
Étape 1 : Associer le modèle de réunion à HubSpot
Veillez à ce que les sections des notes de réunion correspondent aux propriétés HubSpot que vous souhaitez mettre à jour.
Si les rubriques « Concurrent » et « Décideur » sont distinctes, utilisez des sections distinctes dans le modèle de réunion plutôt que de tout regrouper dans une seule section intitulée « Notes de découverte ».
Étape 2 : Configurer les conditions du workflow
Les différents types d'appels peuvent donner lieu à des processus de traitement différents.
Par exemple :
- Processus de prospection : premières visites commerciales externes
- Déroulement de la démonstration : démonstrations de produits
- Processus de négociation : entretiens de vente en phase avancée
Cela évite que des rendez-vous sans rapport entre eux ne déclenchent les mêmes mises à jour dans le CRM.
Étape 3 : Rédiger les instructions relatives aux champs
Chaque champ doit comporter une instruction précise.
Concurrent :
Identifiez le concurrent ou la solution actuelle explicitement mentionnés par le client. Indiquez uniquement le nom de l'entreprise ou du produit. Si aucun n'a été mentionné, ne modifiez pas ce champ.
Étape suivante :
Résumez en une phrase la prochaine étape convenue. N'indiquez une date que si celle-ci a été explicitement mentionnée.
Étape 4 : Vérifier le type du champ de destination
tl;dvLe nouveau workflow de gestion des propriétés de HubSpot prend désormais en charge les propriétés au format texte pour les mises à jour de propriétés.
Un nombre, une date, une liste déroulante ou tout autre type de propriété peut nécessiter une configuration différente.
Étape 5 : Tester la mise à jour HubSpot
Exécutez le workflow sur un appel récent et vérifiez :
- Mise en correspondance des contacts
- Opération ou société associée
- champs de destination
- informations manquantes
- contenu existant relatif aux biens immobiliers
S'il n'existe aucun contact HubSpot correspondant, tl;dv peut en créer un automatiquement lorsque ce paramètre est activé. Les activités liées à la réunion peuvent également inclure les notes de réunion ou l'URL, avec des horodatages renvoyant vers le moment correspondant dans l'enregistrement.
Pour les propriétés HubSpot de type « texte libre », l'tl;dv ajoute les nouvelles informations à la fin du contenu existant au lieu de le remplacer.
Il est alors possible de créer des flux de travail distincts pour les démonstrations, les négociations ou d'autres types d'appels nécessitant des informations CRM différentes.
Comment configurer la journalisation automatisée du CRM dans Salesforce
tl;dvL’intégration d’ Salesforce permet de relier les enregistrements et les notes de réunion aux contacts d’ Salesforce . Les moments de réunion associés peuvent être transférés dans la rubrique « Tâches », tandis que la fonctionnalité de mappage des champs CRM peut être utilisée pour mettre à jour les champs de manière structurée.
Voici la configuration :
- Rendez-vous sur Salesforce.
- Sélectionnez le modèle de réunion approprié.
- Sélectionnez l'objet CRM à mettre à jour.
- Associer les sections des notes aux champs du CRM.
- Testez la mise en correspondance lors de vos visites commerciales.
- Vérifiez les enregistrements « Salesforce » ainsi générés.
Étant donné que le mappage des champs s'effectue un objet CRM à la fois, sélectionnez l'objet avant de configurer les mappages.
Gong peut s'avérer utile pour les équipes d'Salesforce s qui ont besoin de stocker des valeurs issues de conversations sous forme de listes de sélection, de nombres, de dates ou de plages.
Comment configurer la journalisation automatisée du CRM dans Pipedrive
tl;dvL’intégration d’ Pipedrive permet d’enregistrer les informations relatives à une réunion sous forme de « Réunion » ou de « Note » associée à un contact, ou encore en tant que « Réunion » liée à une opportunité. Pipedrive prend également en charge le processus de mappage des champs d’ tl;dv.
La configuration suit la même structure :
- Rendez-vous sur Pipedrive.
- Sélectionnez le modèle de réunion.
- Choisissez si les notes de réunion doivent être enregistrées dans la fiche du contact ou dans celle de l'opportunité.
- Définissez les champs obligatoires.
- Vérifiez les enregistrements obtenus.
tl;dv Il est également possible de conserver le contexte de la réunion accessible depuis Pipedrive, afin que les conseillers puissent revenir aux notes et aux passages pertinents de l'enregistrement lorsqu'ils ont besoin de plus de détails.
L'intégration native d'Pipedrive est disponible dans les formules Pro, Business et Enterprise de tl;dv.
Problèmes courants liés à l'enregistrement automatique dans les systèmes CRM
La plupart des problèmes liés à la journalisation dans les systèmes CRM sont dus à des problèmes de correspondance des enregistrements, à des intégrations qui se chevauchent, à des instructions d'extraction peu claires ou à des workflows qui s'exécutent là où ils ne le devraient pas. Ce sont là les principaux points à vérifier avant de déployer l'automatisation au sein d'une équipe commerciale.
1. L'appel est associé à un enregistrement CRM erroné
Si la réunion est associée au mauvais contact ou à la mauvaise opportunité commerciale, tout ce qui suivra se retrouvera également au mauvais endroit.
Testez la mise en correspondance des enregistrements avec les prospects existants, les nouveaux prospects, les participants externes multiples et les personnes s'inscrivant avec différentes adresses e-mail.
Avec le workflow HubSpot d’ tl;dv, la mise en correspondance commence par l’adresse e-mail de la personne invitée à l’événement.
2. Un même appel est enregistré plusieurs fois
Un système de numérotation automatique, un enregistreur d'appels et une plateforme commerciale peuvent tous permettre de créer des activités CRM.
Si plusieurs intégrations enregistrent le même appel, vous risquez de vous retrouver avec des réunions, des notes ou des enregistrements en double. Vérifiez quels outils disposent déjà de la fonctionnalité d'enregistrement CRM avant d'en ajouter un autre.
3. La demande d'extraction est trop vague
Une consigne telle que « Résumez l'appel » convient pour les comptes-rendus de réunion, mais elle laisse trop de marge d'interprétation pour un champ structuré d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM).
Associez l'instruction au champ correspondant. Le champ « Concurrent » doit demander le nom du concurrent mentionné. Le champ « Prochaine étape » doit demander la prochaine action convenue.
Plus le domaine est restreint, plus les instructions doivent être précises.
4. Le type de champ CRM n'est pas pris en charge
Vérifiez le champ de destination avant de concevoir le flux de travail autour de celui-ci.
Par exemple, le nouveau workflow de propriétés HubSpot disponible sur tl;dvprend actuellement en charge les propriétés au format texte. L’outil Data Extractor disponible sur Gongprend en charge d’autres formats de sortie structurés, tels que les nombres, les dates, les listes de sélection et les plages de valeurs.
Cela a de l'importance si votre processus de vente repose sur des champs tels que la date de conclusion, le montant de la transaction ou des données de qualification issues d'un menu déroulant.
5. Le workflow s'exécute sur les mauvaises réunions
Toutes les réunions enregistrées ne doivent pas nécessairement être enregistrées dans le CRM commercial de la même manière.
Les appels internes, les entretiens de recrutement, les échanges avec les partenaires et les réunions consacrées à la réussite client peuvent nécessiter des processus différents, voire ne pas nécessiter de mise à jour du CRM.
Utilisez les conditions de workflow pour déterminer quelles réunions déclenchent chaque automatisation.
6. Les mêmes champs du CRM nécessitent sans cesse des corrections
Si les commerciaux modifient à plusieurs reprises le même champ après l'exécution du workflow, examinez ce champ séparément.
Il se peut que l'instruction d'extraction doive être plus précise, ou que les informations ne soient pas abordées de manière suffisamment cohérente au cours de l'appel pour permettre une automatisation fiable.
Des corrections fréquentes indiquent que le champ doit être configuré différemment, et non que l'ensemble du processus CRM a échoué.
Enregistrement automatisé des données CRM pour les équipes commerciales traitant un volume important de ventes
Lorsque le volume d'appels augmente, la cohérence est plus importante que le recours à davantage d'automatisation.
La configuration doit être harmonisée au sein de l'équipe plutôt que laissée à l'appréciation de chaque commercial. Utilisez un modèle et un workflow CRM uniques pour chaque type d'appel principal, tel que la prise de contact, la démonstration et la négociation, et limitez le nombre de champs automatisés à ceux que les responsables utilisent régulièrement.
Avant de le déployer à l'échelle de l'équipe :
- définir les champs que chaque type d'appel peut mettre à jour
- déterminer ce qui se passe en cas d'informations manquantes
- empêcher que plusieurs outils n'enregistrent la même activité
- empêcher les commerciaux de modifier la logique des workflows partagés
- vérifier régulièrement un échantillon des mises à jour du CRM afin de détecter les erreurs de correspondance et les erreurs de saisie
tl;dv Les intégrations d'équipe permettent d'appliquer des workflows CRM communs à l'ensemble des membres de l'équipe, ce qui facilite le maintien d'une configuration homogène à mesure que l'équipe commerciale s'agrandit.
Comment évaluer la précision de la journalisation automatisée dans un CRM
Une fois le workflow mis en service, je vous recommande de vérifier régulièrement un petit échantillon des mises à jour du CRM.
| Ce qu'il faut vérifier | Ce qu'il faut rechercher |
|---|---|
| Comparaison d'enregistrements | Appels associés au contact, à l'opportunité ou au compte approprié |
| Précision sur le terrain | Des valeurs qui correspondent à ce qui a été dit lors de la conférence téléphonique |
| Corrections manuelles | Les représentants sur le terrain modifient les champs à plusieurs reprises après la synchronisation |
| Activité en double | Un même appel ou une même note enregistré(e) plusieurs fois |
| Informations manquantes | Des champs importants sont restés vides alors qu'ils avaient pourtant été abordés |
| Échecs des flux de travail | Mises à jour bloquées par des autorisations ou la configuration |
Suivez les corrections champ par champ. Si un champ est systématiquement correct tandis qu’un autre nécessite des modifications fréquentes, adaptez l’invite ou soumettez ce champ à une vérification manuelle.
Contrôles de sécurité et de confidentialité pour la journalisation automatisée dans les systèmes CRM
L'enregistrement automatisé dans le CRM permet à la plateforme de réunion d'accéder aux conversations avec les clients et lui donne l'autorisation de réinjecter des données dans votre CRM. Avant de l'activer pour l'ensemble d'une équipe commerciale, vérifiez à la fois les éléments auxquels la plateforme peut accéder et ceux qu'elle peut modifier.
Critique :
- Autorisations CRM et possibilité de limiter l'accès en fonction des rôles
- quels contacts, opportunités, entreprises ou autres objets l'intégration peut mettre à jour
- paramètres d'enregistrement et de conservation des transcriptions
- chiffrement des données stockées et transmises
- si les conversations avec les clients sont utilisées pour l'entraînement des modèles
- Fonctions d'administration pour les flux de travail partagés
- si les flux de travail peuvent être limités à certains types de réunions
- si les mises à jour peuvent être testées avant leur mise en production
tl;dv indique qu'elle est conforme aux normes SOC 2 Type II et au RGPD, et présente ses politiques en matière de chiffrement, de traitement des données et d'entraînement des modèles sur sa page dédiée à la sécurité.
Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à consulter la page consacrée à la sécurité surtl;dv .
Pour l'accès au CRM, n'accordez à l'intégration que les autorisations nécessaires pour les champs et les workflows que vous prévoyez d'automatiser.
Conclusion
La saisie automatisée dans le CRM devrait permettre de réduire la charge de travail des conseillers après un appel, sans pour autant alourdir le travail de mise à jour au sein du CRM. Le mieux est de commencer par un petit ensemble de champs que votre équipe utilise déjà, puis de vérifier dans quelle mesure ces champs sont correctement renseignés avant d'étendre le flux de travail.
En considérant la situation dans son ensemble, je pense qu'tl;dv est la meilleure solution pour ce cas d'utilisation. Elle regroupe des fonctionnalités d'enregistrement et de transcription, de notes de réunion structurées, de mappage des champs CRM et de workflows au niveau de l'équipe, le tout intégré à HubSpot, Salesforce et Pipedrive.
Si votre objectif est d’intégrer dans le CRM les informations utiles issues des appels commerciaux tout en réduisant le travail manuel, « tl;dv » vous propose une méthode pratique pour mettre cela en place et le tester dans le cadre de votre processus commercial actuel.
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Foire aux questions sur la journalisation automatisée dans le CRM
À quelle fréquence faut-il réviser les workflows de journalisation du CRM ?
Vérifiez le flux de travail chaque fois que les champs du CRM, les étapes de vente, les critères de qualification, les modèles ou les autorisations sont modifiés. Sinon, procédez à des contrôles ponctuels réguliers, les équipes traitant un volume important de dossiers devant effectuer ces vérifications plus souvent, car les petites erreurs se répercutent sur un plus grand nombre d'enregistrements.
Que faut-il faire lorsqu'il manque des informations concernant un appel ?
Le processus doit prévoir une règle claire concernant les informations manquantes. Dans la plupart des cas, il est plus prudent de laisser le champ tel quel ou vide plutôt que de déduire une valeur qui n’a jamais été évoquée. Cela est particulièrement important pour le budget, les dates de clôture, les décideurs et les autres champs utilisés dans le cadre des prévisions ou de l’évaluation de la qualification.
L'enregistrement automatisé des données CRM peut-il remplacer l'« hygiène » du CRM ?
Non. L'automatisation réduit les saisies manuelles, mais les doublons, les règles de propriété, les champs obsolètes, les autorisations et les changements de processus nécessitent toujours une attention particulière. La journalisation dans le CRM fait partie intégrante de la « santé » du CRM, mais ne la remplace pas.
