Zum Inhalt
TL;DR
Für Teams, die über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams verkaufen, ist ein Besprechungsrekorder die beste Wahl, der die Details eines Gesprächs in Ihr CRM einträgt, beispielsweise den vom Käufer genannten Wettbewerber oder den vereinbarten nächsten Schritt. Dadurch müssen die Vertriebsmitarbeiter nicht mehr nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung lesen und diese in den Geschäftsfall abtippen. Ein Rekorder, der lediglich eine zusammenfassende Notiz speichert, überlässt diese Arbeit den Mitarbeitern.
Zu den wichtigsten Optionen gehört tl;dv ist die vielseitigste Lösung. Sie zeichnet das Gespräch auf, strukturiert die Notizen und trägt sie in die richtigen Felder bei HubSpot, Salesforce oder Pipedrive ein – und eine einzige Konfiguration reicht für ein ganzes Team aus. Gong eignet sich besser, wenn die CRM-Protokollierung Teil einer umfassenderen Revenue-Intelligence-Plattform ist. Fireflies funktioniert gut, wenn Sie jede Aktualisierung lieber überprüfen möchten, bevor sie im CRM erfasst wird.
Wenn der Großteil Ihrer Verkäufe über ausgehende Anrufe erfolgt, deckt ein dialerbasiertes Protokollierungsprogramm die grundlegenden Anforderungen möglicherweise besser ab. Beginnen Sie in jedem Fall mit einer Anrufart und fünf oder sechs Feldern, testen Sie diese bei echten Anrufen und erweitern Sie das System anschließend.
Inhaltsübersicht
Was ist automatisierte CRM-Protokollierung?
Durch die automatisierte CRM-Protokollierung werden Vertriebsaktivitäten und Informationen aus Kundengesprächen direkt in Ihr CRM übertragen, ohne dass die Vertriebsmitarbeiter diese nach jedem Gespräch manuell eingeben müssen.
Im Allgemeinen umfasst es drei Ebenen von CRM-Daten:
| Stufe | Was wird protokolliert? | Beispiel |
|---|---|---|
| Aktivitätsprotokollierung | Datum, Teilnehmer, Dauer, Tagesordnung | Kennenlerngespräch abgeschlossen |
| Sitzungsprotokoll | Zusammenfassung, Protokoll, zu erledigende Aufgaben | Sicherheitsunterlagen senden |
| Strukturierte CRM-Aktualisierungen | Konkrete Informationen aus dem Gespräch | Wettbewerber, Einwand, Entscheidungsträger |
Eine einfache Integration protokolliert möglicherweise lediglich, dass ein Meeting stattgefunden hat, und fügt die Notizen als Anhang hinzu. Fortgeschrittenere Workflows können die während des Gesprächs besprochenen Informationen erfassen und in Felder eintragen, die für die Qualifizierung, das Berichtswesen, das Pipeline-Management oder die Nachverfolgung genutzt werden.
Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise angibt, dass er derzeit den Wettbewerber X nutzt und bis Oktober umsteigen möchte, kann der Workflow diese Angaben als „Wettbewerber“ und „Zeitplan“ erfassen, anstatt sie in einer Besprechungszusammenfassung untergehen zu lassen.
2 Möglichkeiten zur Automatisierung der CRM-Protokollierung
Je nachdem, wie Ihr Team verkauft, gibt es zwei Hauptansätze für die automatische Anrufprotokollierung und die CRM-Integration.
1. Dialer-basierte CRM-Protokollierung
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter eine große Anzahl von ausgehenden Anrufen tätigen, kann ein mit dem CRM verbundener Dialer oder eine Telefonanlage grundlegende Anrufdaten automatisch aufzeichnen.
Dazu gehören in der Regel:
- der genannt wurde
- in eingehender oder ausgehender Richtung
- Anrufzeit
- Dauer
- Anrufergebnis
- Link zur Aufzeichnung, je nach Konfiguration
Für ein Vertriebsteam, das stark auf Telefonate setzt, dürfte dies den Großteil dessen abdecken, was Sie von einer automatisierten Anrufprotokollierung erwarten.
Was Ihnen dadurch jedoch nicht unbedingt vermittelt wird, ist der Inhalt des Gesprächs. Die Tatsache, dass ein 17-minütiges Gespräch stattgefunden hat, sagt Ihnen noch nichts darüber aus, welche Einwände vorgebracht wurden, wozu sich der potenzielle Kunde als Nächstes bereit erklärt hat oder welche wichtigen Informationen es wert sind, notiert zu werden.
2. CRM-Protokollierung auf Basis von Besprechungsprotokollen
Ein Besprechungsprotokollierer zeichnet das Gespräch selbst auf, transkribiert es, erstellt Notizen und kann diese Notizen versenden oder die Transkription in den CRM-Workflow einbinden.
Dies eignet sich in der Regel besser für B2B-Teams, deren Erstgespräche, Demos, Verhandlungen und Kundengespräche über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams stattfinden.
Anstatt lediglich zu protokollieren, dass das Gespräch stattgefunden hat, kann der Workflow die während des Gesprächs besprochenen Informationen erfassen und in die CRM-Felder eintragen, die Ihr Vertriebsteam bereits nutzt.
Der Rest dieses Leitfadens konzentriert sich hauptsächlich auf diese Konfiguration.
So automatisieren Sie die CRM-Protokollierung von Verkaufsgesprächen
Ein typischer Workflow zur Automatisierung der CRM-Protokollierung kann wie folgt aussehen:
Verkaufsgespräch → Transkript → Abgleich mit CRM-Datensatz → Informationsextraktion → Feldzuordnung → CRM-Aktualisierung
1. Das Gespräch aufzeichnen und transkribieren
Die Konferenzplattform zeichnet zunächst das Gespräch auf.
Hier nutzen wir tl;dv. Der KI-Notizdienst zeichnet das Gespräch auf und transkribiert es auf Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams, wodurch der CRM-Workflow eine Transkription und strukturierte Notizen als Arbeitsgrundlage erhält.
2. Ordnen Sie den Termin dem richtigen CRM-Datensatz zu
Testen Sie zunächst den Datensatzabgleich, bevor Sie zu viel Zeit in die Erstellung von Feldzuordnungen investieren.
Beim aktuellen HubSpot-Workflow von „ tl;dv“ wird die E-Mail-Adresse des Kalendereinladungsempfängers verwendet, um den passenden Kontakt zu finden. Bei Aktualisierungen von Geschäften und Unternehmen werden dann die mit diesem Kontakt verknüpften Datensätze verwendet. Wenn kein passender Kontakt vorhanden ist, kann der Workflow einen solchen anlegen, sofern diese Einstellung aktiviert ist.
Testen Sie die Situationen, mit denen Ihre Vertriebsmitarbeiter regelmäßig konfrontiert sind:
- ein bestehender Interessent
- eine völlig neue Perspektive
- mehrere externe Teilnehmer
- jemand, der eine andere E-Mail-Adresse verwendet
- ein Kontakt, der bereits mit einem Geschäft verknüpft ist
Öffnen Sie anschließend das CRM und überprüfen Sie, welcher Datensatz die Daten erhalten hat, um dies zu bestätigen.
3. Legen Sie fest, welche Informationen Sie extrahieren möchten
Die Anweisung sollte mit dem Feld übereinstimmen.
| CRM-Feld | Zu extrahierende Informationen |
|---|---|
| Wettbewerber | Aktuelle Lösung oder Erwähnung eines Mitbewerbers |
| Einspruch | Hauptproblem, das den Abschluss des Geschäfts behindert |
| Entscheidungsträger | Als endgültiger Genehmiger benannte Person |
| Nächster Schritt | Vereinbarte Maßnahmen nach dem Telefonat |
| Zeitleiste | Zeitpunkt des Kaufs oder der Umsetzung |
Verwenden Sie für das Teilnehmerfeld eine konkrete Angabe:
Ermitteln Sie den vom Kunden ausdrücklich genannten Wettbewerber oder die aktuelle Lösung. Geben Sie dabei ausschließlich den Firmen- oder Produktnamen an. Wenn nichts genannt wurde, ändern Sie das Feld nicht.
tl;dvDie HubSpot-Workflows unterstützen benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen für Workflows zu Kontakten, Geschäften, Unternehmen und Aktivitäten, sodass Anweisungen genau auf die Informationen zugeschnitten werden können, die für das Zielfeld erforderlich sind.
4. Die Ausgabe mit dem CRM verknüpfen
tl;dv Unterstützt die Zuordnung von Abschnitten aus Besprechungsnotizen zu Feldern in HubSpot, Salesforce und Pipedrive.
Zwei Details zur Konfiguration sind hier von Bedeutung.
Zunächst müssen die Abschnitte der Besprechungsvorlage in der Konfiguration 1:1 mit den CRM-Feldern übereinstimmen.
Zweitens erfolgt die Feldzuordnung jeweils für ein CRM-Objekt. Wenn Sie Felder zunächst den Kontakten zuordnen und später zum Objekt „Geschäfte“ wechseln, muss die bestehende Zuordnung neu erstellt werden.
Beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl von Feldern und erweitern Sie diese erst, sobald die Ausgabe konsistent funktioniert.
5. Den Workflow testen
Mit „ tl;dv “ können Sie einen HubSpot-Workflow anhand eines kürzlich geführten Gesprächs ausführen, bevor Sie ihn aktivieren. Wenn Sie „ Gong “ verwenden, können Administratoren einen KI-Datenextraktor anhand eines Kontos oder eines Geschäfts testen, bevor sie ihn veröffentlichen. „ Fireflies “ verfolgt hier einen anderen Ansatz. Sein „Autofill CRM“ ruft die vorgeschlagenen Werte ab und legt sie Ihnen zur Überprüfung vor, bevor irgendetwas an HubSpot weitergeleitet wird oder Salesforce.
Egal, für welches Tool Sie sich entscheiden: Überprüfen Sie den CRM-Eintrag selbst. Eine übersichtliche Anrufzusammenfassung bedeutet nicht automatisch, dass die Feldzuordnung korrekt ist.
Die besten Tools zur automatisierten CRM-Protokollierung für Vertriebsteams
Für diesen Anwendungsfall sind die folgenden drei Tools einen Vergleich wert:
| Tool | Optimale Passform | CRM-Ansatz | Jahrespreise |
|---|---|---|---|
| tl;dv | Besprechungsdaten + CRM-Workflows | Notizen, Aktivitäten, Feldkartierung, benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen, Team-Workflows | Kostenlos: 0 $; Pro: 18 $ pro Arbeitsplatz und Monat; Business: 29 $ pro Arbeitsplatz und Monat; Enterprise: individuell |
| Gong | Größere Vertriebsteams | Strukturierte Gesprächsdaten + CRM-Feldaktualisierungen | Individuelle Preisgestaltung |
| Fireflies.ai | Protokollierung von Besprechungen + Workflows nach dem Anruf | Notizen, Aufgaben, HubSpot und „ Salesforce “ – Automatisches Ausfüllen im CRM | Kostenlos: 0 $; Pro: 10 $ pro Arbeitsplatz und Monat; Business: 19 $ pro Arbeitsplatz und Monat; Enterprise: 39 $ pro Arbeitsplatz und Monat |
1. tl;dv
tl;dv ist die beste Lösung für die meisten Teams, die eine Verknüpfung zwischen Besprechungen, Notizen und CRM-Workflows wünschen, anstatt CRM-Aktualisierungen als weitere Aufgabe nach dem Gespräch zu betrachten.
Die neueren HubSpot-Workflows bieten folgende Möglichkeiten:
- Kontaktdaten aktualisieren
- Eigenschaften des Geschäfts aktualisieren
- Unternehmenseigenschaften aktualisieren
- Aktivitäten „Besprechung“ oder „Notiz“ erstellen
- Sitzungsnotizen, Transkriptinhalte und sonstige Sitzungsdaten einfügen
- Eigenschaftswerte anhand benutzerdefinierter Eingabeaufforderungen generieren
- Workflows anhand von Besprechungsbedingungen einschränken
- Den Workflow vor der Aktivierung anhand einer kürzlich stattgefundenen Besprechung testen
Der neuere HubSpot-Eigenschafts-Workflow unterstützt derzeit ausschließlich Eigenschaften im Textformat . Zahlen, Datumsangaben, Dropdown-Menüs und andere Eigenschaftstypen werden noch nicht unterstützt.
Überprüfen Sie daher den Typ des Zielfelds, bevor Sie den Workflow erstellen.
tl;dvDie separate Feldzuordnungsfunktion unterstützt HubSpot, Salesforce und Pipedrive. Eine Discovery-Vorlage könnte beispielsweise Folgendes enthalten:
- Problem: Was möchte der Kunde lösen?
- Derzeitige Lösung: Was nutzen sie derzeit?
- Wettbewerber: Welche Alternativen haben sie genannt?
- Entscheidungsprozess: Wer muss den Kauf genehmigen?
- Nächster Schritt: Worauf haben sich beide Seiten als Nächstes geeinigt?
Diese Abschnitte können dann den entsprechenden CRM-Feldern zugeordnet werden.
Bei größeren Teams ermöglichen Team-Integrationen eine zentrale Konfiguration des Workflows, sodass nicht jeder Mitarbeiter die gleiche Konfiguration selbst einrichten muss. Team-Workflows gelten für alle Teammitglieder, während Team-Administratoren und Administratoren von Abrechnungsgruppen individuelle Workflows für ihre eigenen Besprechungen benötigen.
tl;dvDie aktuellen Jahrespreise lauten wie folgt:
- Kostenlos: 0 $
- Pro: 18 $ pro Platz und Monat
- Geschäftskunden: 29 $ pro Arbeitsplatz und Monat
- Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung
Einige Nutzer von „ tl;dv “ gaben an, dass die HubSpot-Integration den Verwaltungsaufwand im CRM reduziert, den sie normalerweise nach Anrufen erledigen müssen.
Wenn HubSpot Ihr primäres CRM ist, können Sie sich die umfassendere Integration auch auf der tl;dv HubSpot-Seiteeinsehen.
2. Gong
Gong eignet sich für Teams, die CRM-Protokollierung in eine umfassendere Revenue-Intelligence-Plattform integrieren möchten.
Der KI-Datenextraktor entnimmt Informationen aus Kundengesprächen und speichert sie als strukturierte Daten. Administratoren definieren die Frage, legen fest, ob sie sich auf ein Geschäft oder einen Kunden bezieht, wählen den Datentyp aus und ordnen ihn einem bestehenden CRM-Feld zu.
Zu den unterstützten Ausgabetypen gehören:
- Ja/Nein
- Freitext
- Auswahllisten mit Einzelauswahl
- Zahlen
- Termine
- Bereiche
Dadurch stehen den Teams mehr Optionen zur Verfügung, wenn der CRM-Prozess auf strukturierten Werten und nicht nur auf Text basiert.
Die Frage nach der Extraktion muss nach wie vor so formuliert sein, dass sie im Rahmen des Gesprächs beantwortet werden kann.
- Gut: Welche Wettbewerber wurden genannt?
- Gut: Welcher Umsetzungstermin wurde vereinbart?
- Unpassend: In welcher Phase befindet sich dieses Geschäft derzeit?
Die „Deal“-Phase existiert möglicherweise nur im CRM. Wenn niemand sie im Gespräch erwähnt hat, ist dies keine geeignete Frage für einen Gesprächsauswerter.
Gong So können Administratoren jeden Extraktor vor der Veröffentlichung testen, den zurückgegebenen Wert und die Begründung überprüfen, die Frage anpassen und den Test erneut ausführen.
Einige Nutzer berichten, dass die Synchronisierung mit „ Salesforce “ einen erheblichen Teil der manuellen Arbeit erspart. Ein Rezensent auf G2 gibt an, dadurch täglich etwa 30 Minuten bei der CRM-Erfassung einzusparen. In derselben Rezension heißt es, dass es einige Wochen dauert, sich gründlich in „ Gong “ einzuarbeiten – eine nützliche Information, wenn Sie in erster Linie die CRM-Erfassung nutzen möchten und nicht die gesamte Plattform.
Einen umfassenderen Vergleich finden Sie in unserem tl;dv Vergleichsleitfaden „ Gong “.
3. Fireflies.ai
Ähnlich wie tl;dv kombiniert Fireflies die Aufzeichnung und Transkription von Anrufen mit CRM-Workflows nach dem Anruf.
Das neuere „Autofill CRM“ ist sowohl für HubSpot als auch für Salesforceverfügbar . Bei HubSpot können damit Aktualisierungen für Kontakte, Unternehmen und Geschäfte vorbereitet werden. Bei Salesforce funktioniert es mit Kontakten, Konten und Verkaufschancen. Die Nutzer überprüfen die extrahierten Werte, bevor sie an das CRM gesendet werden.
Fireflies Derzeit gelten folgende Preise für die Tarife:
- Kostenlos: 0 $
- Pro: 10 $ pro Arbeitsplatz/Monat, jährliche Abrechnung
- Geschäftskunden: 19 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung
- Enterprise: 39 $ pro Arbeitsplatz und Monat, jährliche Abrechnung, nur als Jahresabo erhältlich
Die Funktion „Autofill CRM“ ist in den Tarifen „Business“ und „Enterprise“ enthalten, nicht jedoch im Tarif „Pro“.
Außerdem wird bei jeder Extraktion von Besprechungsdaten ein KI-Guthabenpunkt verbraucht. Das Überprüfen, Bearbeiten und Senden der Werte an HubSpot oder Salesforce verbraucht keine zusätzlichen Guthabenpunkte.
Dies sollte in die Kostenkalkulation einbezogen werden, wenn der Workflow bei einer hohen Anzahl von Verkaufsgesprächen zum Einsatz kommt.
Die Nutzer berichten insgesamt von positiven Erfahrungen mit der CRM-Protokollierung. In einer G2-Bewertung heißt es, die Einrichtung habe im Wesentlichen nur darin bestanden, „ Fireflies “ zu aktivieren und HubSpot anzubinden.
Wenn Sie einen detaillierten Vergleich suchen, um sich zwischen den beiden zu entscheiden, schauen Sie sich unseren Fireflies.ai-Testbericht oder tl;dv den Vergleich zwischen „ Fireflies “an.
Zu automatisierende und zu überprüfende CRM-Felder
Einige CRM-Felder lassen sich mit sehr geringem Überwachungsaufwand automatisieren, während andere vor der Aktualisierung besser überprüft werden sollten.
| CRM-Aktualisierung | Empfohlene Vorgehensweise |
|---|---|
| Veranstaltungsaktivitäten | Automatisieren |
| Link zur Aufzeichnung | Automatisieren |
| Zusammenfassung der Sitzung | Automatisieren |
| Nächste Schritte | Automatisieren, dann stichprobenartig prüfen |
| Wettbewerber | Mit einer bestimmten Anweisung automatisieren |
| Entscheidungsträger | Bei den ersten Tests prüfen |
| Haushalt | Rezension |
| Schlusstermin | Rezension |
| Transaktionsvolumen | Rezension |
| Verhandlungsphase | Strengere Kontrollen beibehalten |
| CRM-Eigentümer | Vorhandene CRM-Zuweisungslogik verwenden |
Testen Sie den Arbeitsablauf anhand von 20 bis 30 aktuellen Verkaufsgesprächen und ermitteln Sie, welche Felder am häufigsten korrigiert werden müssen. Wenn die Daten zu Wettbewerbern in der Regel korrekt sind, die Angaben zum Budget jedoch regelmäßig korrigiert werden müssen, sollten Sie das Feld „Budget“ genauer überprüfen, anstatt beide Felder gleich zu behandeln.
So richten Sie die automatische CRM-Protokollierung in HubSpot ein
Ein Workflow für Erstgespräche in HubSpot lässt sich anhand einer kleinen Auswahl von Feldern wie „Problem“, „Aktuelle Lösung“, „Wettbewerber“, „Entscheidungsträger“ und „Nächster Schritt“ erstellen.
Schritt 1: Passen Sie die Besprechungsvorlage an HubSpot an
Stellen Sie sicher, dass die Abschnitte der Besprechungsnotizen mit den HubSpot-Eigenschaften übereinstimmen, die Sie aktualisieren möchten.
Wenn „Wettbewerber“ und „Entscheidungsträger“ separate Merkmale sind, sollten Sie in der Besprechungsvorlage separate Abschnitte verwenden, anstatt alles in einem Abschnitt „Ermittlungsnotizen“ zusammenzufassen.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Workflow-Bedingungen
Verschiedene Anruftypen können unterschiedliche Arbeitsabläufe haben.
Zum Beispiel:
- Discovery-Workflow: Erste externe Verkaufsgespräche
- Demo-Ablauf: Produktvorführungen
- Verhandlungsablauf: Verkaufsgespräche in der Endphase
Dadurch wird verhindert, dass nicht miteinander in Zusammenhang stehende Besprechungen dieselben CRM-Aktualisierungen auslösen.
Schritt 3: Verfassen Sie die Feldanweisungen
Zu jedem Feld sollte eine gezielte Anleitung vorhanden sein.
Wettbewerber:
Ermitteln Sie den vom Kunden ausdrücklich genannten Wettbewerber oder die aktuelle Lösung. Geben Sie dabei ausschließlich den Firmen- oder Produktnamen an. Wenn nichts genannt wurde, ändern Sie das Feld nicht.
Nächster Schritt:
Fassen Sie den vereinbarten nächsten Schritt in einem Satz zusammen. Geben Sie ein Datum nur an, wenn eines ausdrücklich genannt wurde.
Schritt 4: Überprüfen Sie den Feldtyp des Ziels
tl;dvDer neuere HubSpot-Workflow für Eigenschaften unterstützt derzeit Eigenschaften im Textformat für die Aktualisierung von Eigenschaften.
Eine Zahl, ein Datum, ein Dropdown-Menü oder ein anderer Eigenschaftstyp erfordert möglicherweise eine andere Konfiguration.
Schritt 5: Testen Sie das HubSpot-Update
Führen Sie den Workflow für einen aktuellen Aufruf aus und überprüfen Sie Folgendes:
- Kontaktabgleich
- verbundenes Geschäft oder verbundenes Unternehmen
- Zielfelder
- fehlende Informationen
- bestehende Immobilieninhalte
Wenn kein passender HubSpot-Kontakt vorhanden ist, kann „ tl;dv “ automatisch einen anlegen, sofern diese Einstellung aktiviert ist. Zu den Besprechungsaktivitäten können auch Besprechungsnotizen oder eine URL gehören, wobei Zeitstempel auf den entsprechenden Moment in der Aufzeichnung verweisen.
Bei HubSpot-Eigenschaften mit freiem Text fügt „ tl;dv “ die neuen Informationen unterhalb des bestehenden Inhalts ein, anstatt diesen zu ersetzen.
Anschließend können separate Workflows für Demos, Verhandlungen oder andere Anrufarten erstellt werden, für die unterschiedliche CRM-Informationen erforderlich sind.
So richten Sie die automatische CRM-Protokollierung ein Salesforce
tl;dvDie „ Salesforce “-Integration verknüpft Besprechungsaufzeichnungen und Notizen mit den Kontakten in „ Salesforce “. Verknüpfte Besprechungsmomente können unter „Aufgaben“ angezeigt werden, während die CRM-Feldzuordnungsfunktion für strukturierte Feldaktualisierungen genutzt werden kann.
Die Ausgangslage ist folgende:
- Salesforce verbinden.
- Wählen Sie die entsprechende Besprechungsvorlage aus.
- Wählen Sie das CRM-Objekt aus, das Sie aktualisieren möchten.
- Ordnen Sie die Abschnitte der Notizen den CRM-Feldern zu.
- Testen Sie die Zuordnung bei Verkaufsgesprächen.
- Überprüfen Sie die resultierenden Datensätze unter „ Salesforce “.
Da bei der Feldzuordnung jeweils nur ein CRM-Objekt gleichzeitig bearbeitet wird, wählen Sie das Objekt aus, bevor Sie die Zuordnungen konfigurieren.
Gong kann für „ Salesforce “-Teams nützlich sein, die aus Unterhaltungen abgeleitete Werte als Auswahllisten, Zahlen, Datumsangaben oder Bereiche speichern müssen.
So richten Sie die automatische CRM-Protokollierung ein Pipedrive
tl;dvDie „ Pipedrive “-Integration kann Besprechungsinformationen als „Besprechung“ oder „Notiz“ unter einem Kontakt oder als „Besprechung“ zu einem Geschäftsstrukturieren speichern. „ Pipedrive “ unterstützt zudem den Workflow zur Feldzuordnung von „ tl;dv“.
Der Aufbau folgt derselben Struktur:
- Pipedrive verbinden.
- Wählen Sie die Besprechungsvorlage aus.
- Wählen Sie aus, ob die Besprechungsnotizen unter dem Kontakt oder dem Geschäft gespeichert werden sollen.
- Ordnen Sie die Pflichtfelder zu.
- Überprüfen Sie die resultierenden Datensätze.
tl;dv Außerdem kann der Kontext des Gesprächs unter Pipedrive abrufbar bleiben, sodass die Mitarbeiter bei Bedarf auf die Notizen und relevante Abschnitte der Aufzeichnung zurückgreifen können, um weitere Details zu erhalten.
Die native „ Pipedrive “-Integration ist in den Tarifen „Pro“, „Business“ und „Enterprise“ von tl;dvverfügbar.
Häufige Probleme bei der automatischen Protokollierung in CRM-Systemen
Die meisten Probleme bei der CRM-Protokollierung lassen sich auf Datensatzabgleiche, sich überschneidende Integrationen, unklare Anweisungen zur Datenextraktion oder Workflows zurückführen, die dort ausgeführt werden, wo sie nicht laufen sollten. Dies sind die wichtigsten Punkte, die geprüft werden sollten, bevor die Automatisierung im gesamten Vertriebsteam eingeführt wird.
1. Der Anruf ist dem falschen CRM-Datensatz zugeordnet
Wenn der Termin mit dem falschen Kontakt oder Geschäft verknüpft ist, landet auch alles, was danach folgt, an der falschen Stelle.
Testen Sie den Abgleich von Datensätzen mit bestehenden Interessenten, neuen Interessenten, mehreren externen Teilnehmern und Personen, die sich mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen anmelden.
Beim HubSpot-Workflow von „ tl;dv“ erfolgt der Abgleich zunächst anhand der E-Mail-Adresse des Kalendereinladungsempfängers.
2. Ein und derselbe Anruf wird mehrmals protokolliert
Ein Dialer, ein Gesprächsaufzeichnungssystem und eine Vertriebsplattform können möglicherweise alle CRM-Aktivitäten erstellen.
Wenn mehr als eine Integration denselben Anruf protokolliert, kann es zu doppelten Besprechungen, Notizen oder Aufzeichnungen kommen. Prüfen Sie, bei welchen Tools die CRM-Protokollierung bereits aktiviert ist, bevor Sie ein weiteres hinzufügen.
3. Die Abfrage zur Datenextraktion ist zu allgemein gehalten
Eine Aufforderung wie „Fassen Sie das Gespräch zusammen“ eignet sich zwar für Besprechungsnotizen, lässt jedoch bei einem strukturierten CRM-Feld zu viel Interpretationsspielraum.
Ordnen Sie die Anweisung dem entsprechenden Feld zu. Im Feld „Teilnehmer“ sollte nach dem genannten Teilnehmer gefragt werden. Im Feld „Nächster Schritt“ sollte nach der vereinbarten nächsten Maßnahme gefragt werden.
Je enger das Fachgebiet, desto spezifischer sollten die Anweisungen sein.
4. Der CRM-Feldtyp wird nicht unterstützt
Überprüfen Sie das Zielfeld, bevor Sie den Workflow darauf aufbauen.
Beispielsweise unterstützt der neuere HubSpot-Eigenschafts-Workflow unter tl;dvderzeit Eigenschaften im Textformat. Der Data Extractor unter Gongunterstützt zusätzliche strukturierte Ausgabeformate wie Zahlen, Datumsangaben, Auswahllisten und Bereiche.
Dies ist von Bedeutung, wenn Ihr Vertriebsprozess auf Feldern wie Abschlussdatum, Geschäftsvolumen oder Qualifikationsdaten aus Dropdown-Menüs basiert.
5. Der Workflow wird für die falschen Besprechungen ausgeführt
Nicht jede aufgezeichnete Besprechung sollte auf dieselbe Weise in das Vertriebs-CRM übernommen werden.
Interne Anrufe, Vorstellungsgespräche, Gespräche mit Partnern und Kundenerfolgsgespräche erfordern unter Umständen unterschiedliche Arbeitsabläufe oder gar keine Aktualisierung im CRM.
Verwenden Sie Workflow-Bedingungen, um zu steuern, welche Besprechungen die jeweiligen Automatisierungen auslösen.
6. Immer wieder müssen dieselben CRM-Felder korrigiert werden
Wenn Vertriebsmitarbeiter dasselbe Feld nach der Ausführung des Workflows wiederholt bearbeiten, überprüfen Sie dieses Feld separat.
Möglicherweise muss die Anweisung zur Datenextraktion präziser formuliert werden, oder die Informationen werden während des Gesprächs nicht einheitlich genug erörtert, um eine zuverlässige Automatisierung zu gewährleisten.
Häufige Korrekturen sind ein Zeichen dafür, dass das Feld anders eingerichtet werden muss, und nicht dafür, dass der gesamte CRM-Workflow gescheitert ist.
Automatisierte CRM-Protokollierung für Vertriebsteams mit hohem Auftragsvolumen
Bei höherem Anrufaufkommen ist Konsistenz wichtiger als eine verstärkte Automatisierung.
Die Einrichtung sollte teamweit vereinheitlicht werden und nicht den einzelnen Vertriebsmitarbeitern überlassen bleiben. Verwenden Sie für jede wichtige Anrufart – wie z. B. Erstkontakt, Demo und Verhandlung – eine einheitliche Vorlage und einen einheitlichen CRM-Workflow, und beschränken Sie die Anzahl der automatisierten Felder auf diejenigen, die von den Führungskräften regelmäßig genutzt werden.
Bevor es teamweit eingeführt wird:
- Legen Sie fest, welche Felder bei den einzelnen Aufruftypen aktualisiert werden können
- Legen Sie fest, was geschieht, wenn Informationen fehlen
- verhindern, dass mehrere Tools dieselbe Aktivität protokollieren
- Verhindern, dass Mitarbeiter die Logik gemeinsamer Arbeitsabläufe ändern
- regelmäßig eine Stichprobe der CRM-Aktualisierungen auf Übereinstimmungen und Feldfehler überprüfen
tl;dv Team Integrations ermöglicht die teamübergreifende Anwendung gemeinsamer CRM-Workflows, wodurch es einfacher wird, die gleiche Konfiguration beizubehalten, auch wenn das Vertriebsteam wächst.
So messen Sie die Genauigkeit der automatisierten CRM-Protokollierung
Sobald der Workflow in Betrieb ist, empfehle ich, regelmäßig eine kleine Stichprobe der CRM-Aktualisierungen zu überprüfen.
| Was ist zu prüfen? | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Datensatzabgleich | Anrufe, die dem richtigen Kontakt, Geschäft oder Konto zugeordnet sind |
| Feldgenauigkeit | Werte, die mit dem übereinstimmen, was in der Telefonkonferenz gesagt wurde |
| Manuelle Korrekturen | Die Vertriebsmitarbeiter von Fields nehmen nach der Synchronisierung immer wieder Änderungen vor |
| Doppelte Aktivität | Derselbe Anruf oder dieselbe Notiz wurde mehr als einmal erfasst |
| Fehlende Informationen | Wichtige Felder wurden trotz vorheriger Erörterung nicht ausgefüllt |
| Workflow-Fehler | Durch Berechtigungen oder Konfiguration blockierte Updates |
Verfolgen Sie Korrekturen nach Feld. Wenn ein Feld durchweg korrekt ist, während ein anderes häufig bearbeitet werden muss, passen Sie die Eingabeaufforderung an oder überprüfen Sie dieses Feld manuell.
Sicherheits- und Datenschutzprüfungen für die automatisierte CRM-Protokollierung
Durch die automatisierte CRM-Protokollierung erhält die Meeting-Plattform Zugriff auf Kundengespräche und die Berechtigung, Daten in Ihr CRM zurückzuschreiben. Bevor Sie diese Funktion für ein gesamtes Vertriebsteam aktivieren, sollten Sie prüfen, auf welche Daten die Plattform zugreifen und welche Änderungen sie vornehmen kann.
Rezension:
- CRM-Berechtigungen und die Frage, ob der Zugriff je nach Rolle eingeschränkt werden kann
- welche Kontakte, Geschäfte, Unternehmen oder andere Objekte die Integration aktualisieren kann
- Einstellungen zur Aufzeichnung und Aufbewahrung von Transkripten
- Verschlüsselung gespeicherter und übertragener Daten
- ob Kundengespräche für das Modelltraining verwendet werden
- Administrationsfunktionen für gemeinsam genutzte Workflows
- ob Workflows auf bestimmte Besprechungstypen beschränkt werden können
- ob Updates vor ihrer Veröffentlichung getestet werden können
tl;dv gibt an, dass es SOC 2 Typ II- und DSGVO-konform ist, und dokumentiert auf seiner Sicherheitsseite seine Richtlinien zu Verschlüsselung, Datenverarbeitung und Modelltraining.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie sich doch einmal die Sicherheitsseite von „tl;dv “ an.
Erteilen Sie der Integration für den CRM-Zugriff nur die Berechtigungen, die für die Felder und Workflows erforderlich sind, die Sie automatisieren möchten.
Fazit
Die automatisierte CRM-Protokollierung sollte den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter nach einem Anruf reduzieren, ohne dass dadurch zusätzlicher Aufwand bei der Nachbearbeitung im CRM entsteht. Am besten beginnen Sie mit einer kleinen Auswahl an Feldern, die Ihr Team bereits nutzt, und prüfen Sie dann, wie zuverlässig diese Felder ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow erweitern.
Wenn man das Gesamtbild betrachtet, halte ich „ tl;dv “ für die beste Lösung für diesen Anwendungsfall. Die Lösung vereint Aufzeichnung und Transkription, strukturierte Besprechungsnotizen, CRM-Feldzuordnungen und Workflows auf Teamebene über HubSpot, Salesforce und Pipedrive hinweg.
Wenn es darum geht, nützliche Informationen aus Verkaufsgesprächen mit weniger manuellem Aufwand in das CRM zu übertragen, bietet Ihnen „ tl;dv “ eine praktische Möglichkeit, dies einzurichten und im Rahmen Ihres bestehenden Vertriebsprozesses zu testen.
Probieren Sie „tl;dv “ kostenlos aus, um loszulegen!
Häufig gestellte Fragen zur automatisierten CRM-Protokollierung
Wie oft sollten CRM-Protokollierungs-Workflows überprüft werden?
Überprüfen Sie den Arbeitsablauf immer dann, wenn sich CRM-Felder, Vertriebsphasen, Qualifikationsrahmen, Vorlagen oder Berechtigungen ändern. Ansonsten sollten Sie ihn regelmäßig stichprobenartig überprüfen, wobei Teams mit höherem Arbeitsaufkommen dies häufiger tun sollten, da sich kleine Fehler auf mehr Datensätze auswirken.
Was sollte geschehen, wenn bei einem Anruf Informationen fehlen?
Der Arbeitsablauf sollte eine klare Regel für fehlende Angaben enthalten. In den meisten Fällen ist es sicherer, das Feld unverändert oder leer zu lassen, als einen Wert zu erraten, der nie besprochen wurde. Dies gilt insbesondere für Felder wie Budget, Abschlussdaten, Entscheidungsträger und andere Felder, die bei Prognosen oder der Qualifizierung verwendet werden.
Kann die automatisierte CRM-Protokollierung die CRM-Hygiene ersetzen?
Nein. Die Automatisierung reduziert zwar die manuelle Dateneingabe, doch doppelte Datensätze, Zuständigkeitsregeln, veraltete Felder, Berechtigungen und Prozessänderungen müssen weiterhin berücksichtigt werden. Die CRM-Protokollierung ist ein Teil der CRM-Hygiene, kein Ersatz dafür.
