Seria difícil encontrar alguém, além de Monica Gellar, cuja tarefa favorita seja organizar as coisas. Na maioria das vezes, as pessoas preferem fazer o trabalho e deixar a organização para outra pessoa. Felizmente, existem ferramentas de documentação que economizam tempo e tornam a organização e o armazenamento das informações essenciais de sua empresa quase automáticos.
Por que ser um maníaco por controle quando há um software de documentação que desempenha esse papel para nós?
O que é uma ferramenta de documentação?
Uma ferramenta de documentação é uma forma de uma empresa armazenar e organizar informações essenciais para que haja uma única fonte de verdade.
Funciona como um manual para as empresas, ajudando na integração e promovendo a transparência e o compartilhamento de conhecimento. Pode ser comparado à Wikipedia, mas para sua própria empresa. Tudo tem links e referências cruzadas para que as informações importantes sejam fáceis de encontrar.
Por que as ferramentas de documentação são importantes?
As ferramentas de documentação reduzem os silos de informações, garantindo que todos possam acessar as mesmas informações a partir da mesma fonte. Isso minimiza os erros que podem ser cometidos por mal-entendidos decorrentes de informações incompletas ou desatualizadas. Com o uso de uma plataforma de documentação, é possível criar equipes de trabalho remote e assíncronas mais fortes.
As 8 melhores ferramentas de documentação
Se você está procurando o melhor software de documentação, temos as 7 principais opções para você. Nós os dividimos com base no que exatamente você pode estar organizando.
Sem mais delongas, aqui estão as 8 melhores ferramentas de documentação que ajudarão a organizar sua empresa.
1. Document360 - Melhor para documentos escritos
O Document360 é amplamente considerado o melhor dos melhores quando se trata de ferramentas de documentação, mas esse nível de especialização tem um preço. Um preço alto.
Em resumo, o Document360 é uma ferramenta de documentação perfeita para a criação de manuais de usuário. Ele tem um editor de última geração que permite criar categorias e subcategorias de conteúdo que podem ser facilmente movidas por meio de uma interface intuitiva de arrastar e soltar.
Mais importante ainda, o Document360 é uma solução híbrida que pode mesclar a documentação voltada para o cliente com seus documentos internos. Ele tem recursos de SEO, lembretes de revisão de conteúdo e até mesmo análises que ajudam a rastrear como os leitores interagiram com seus documentos.
O plano mais barato custará US$ 99 por mês. Há também um plano gratuito, mas você só recebe 50 artigos e 1 gb de armazenamento, além de um conjunto limitado de recursos.
2. Confluence - Melhor para modelos predefinidos
Se quiser uma ajuda para criar seu wiki interno, o Confluence pode ser a melhor opção para você. Um dos softwares de documentação mais antigos e conhecidos do mercado, o Confluence compartilha a mesma empresa controladora de outros softwares de colaboração de primeira linha, como o Trello, portanto, você sabe que está em boas mãos. De fato, a empresa, Atlassian, recentemente foi notícia noremote work por ser uma das primeiras empresas a criar uma função para um diretor do remote para lidar proativamente com os problemas do remote work.
Como a Atlassian também é a empresa controladora do Jira e do Bitbucket, o Confluence se integra perfeitamente a eles para que você possa usar todo o conjunto deles a seu favor.
Como um construtor de wiki interno, o Confluence é uma das melhores ferramentas de documentação devido às suas opções de modelo, economizando horas de tempo com seus designs cuidadosamente pensados.
Embora não tenha opções de personalização de ponta e possa ser difícil de usar para uma documentação de software mais extensa e abrangente, o Confluence ainda é uma ótima ferramenta para simplificar o processo de integração e criar um guia de trabalho claro e transparente.
Ele tem um plano gratuito para até dez usuários, ou você pode pagar US$ 5,75 por usuário para até 35.000 usuários! Também há planos mais avançados disponíveis.
3. tl;dv - Melhor ferramenta de documentação para reuniões
tl;dv é a ferramenta de documentação número um para reuniões virtuais. É um software de gerenciamento de reuniões que permite gravar, transcrever e traduzir reuniões virtuais. Você também pode adicionar registros de data e hora a Zoom ou Google Meet para que os participantes não essenciais possam pular a reunião e se atualizar rapidamente mais tarde. Se a sua empresa for remote e assíncrona, então o tl;dv é uma ferramenta excelente para rastrear reuniões de trabalho.
Todas as atas, gravações e transcrições de reuniões são salvas na biblioteca tl;dv , o que lhe dá acesso permanente a todas as reuniões virtuais da sua equipe. Você pode encontrar facilmente partes específicas de uma reunião pesquisando por palavras-chave e pode organizar diferentes reuniões criando categorias para armazená-las.
Outros recursos do tl;dv, incluindo registros de data e hora e clipes, integram-se perfeitamente a outras ferramentas de documentação, como o Notion.
Se você precisa encontrar o melhor software de documentação para acompanhar as reuniões, o tl;dv é absolutamente óbvio. Com um poderoso plano gratuito e apenas US$ 20 por mês para a versão profissional, o tl;dv é muito mais barato do que muitas outras ferramentas de documentação desta lista.
4. Notion - Melhor para flexibilidade
O Notion é um obstáculo porque não foi criado especificamente para ser uma ferramenta de documentação. No entanto, isso não significa que ele não possa realizar esse trabalho extraordinariamente bem.
Uma ferramenta completa para gerenciamento de projetos, planejamento e armazenamento de conhecimento, o Notion pode ser usado para criar todos os tipos de documentação. Não foi criado tendo em mente a cópia voltada para o cliente, o Notion é usado principalmente para trabalhos internos e brainstorming.
No entanto, em parceria com o Engine.so, você pode usar o Notion para criar uma bela base de conhecimento. Ele permite que você crie facilmente um hub de conhecimento que também pode ser publicado em seu site!
O Notion oferece formas exclusivas de apresentar informações que lhe conferem uma vantagem flexível em relação aos concorrentes de ferramentas de documentação. É fácil de aprender e usar e, com planos a partir de US$ 5 por mês por usuário, também é acessível. A principal desvantagem do Notion é que ele não foi projetado para ser uma ferramenta de documentação. Embora possa ser usado como tal, se você estiver planejando uma base de conhecimento complexa com centenas de artigos interconectados, talvez seja melhor escolher uma ferramenta projetada para a tarefa em questão.
5. ProofHub - Melhor para combinar tudo
O ProofHub é uma opção para empresas que combinam gerenciamento de projetos com documentação eficiente. Além do excelente gerenciamento de tarefas, ele centraliza a documentação, graças a recursos como Notes e Files & Documents.
O que o diferencia é sua suíte colaborativa, especialmente a ferramenta Discussões, que garante que a documentação permaneça atualizada e interativa. Com vantagens adicionais, como suporte multilíngue e white label, a personalização é muito fácil.
Quando falamos de preços, o ProofHub oferece um valor imbatível. Por US$ 89 por mês (cobrado anualmente) ou US$ 99 por mês, é uma taxa fixa para usuários ilimitados, o que o torna uma opção economicamente sólida para equipes de todos os tamanhos.
6. Dropbox Paper - Melhor para documentos internos
O Dropbox Paper é uma excelente plataforma de documentação para a criação de documentos internos ou mini wikis para sua equipe. Se algum dia seus funcionários tiverem uma dúvida de trabalho, eles poderão consultar seus documentos internos facilmente e encontrar a resposta que estão procurando. Você pode usá-lo para exibir texto, mídia e outros arquivos, tudo em um só lugar.
Além disso, o Dropbox Paper é facilmente compartilhável e os usuários podem até comentar ou atribuir prazos ou marcos também. É um ótimo toque que o torna uma das melhores ferramentas de documentação disponíveis. Ele também é gratuito se você já tiver uma conta do Dropbox, o que pode ser extremamente benéfico para equipes que usam o Dropbox como software de armazenamento.
O Dropbox Paper tem uma interface superfácil de usar que torna divertida e criativa a organização de seus documentos, algo que, de outra forma, poderia deixá-lo entediado até as lágrimas. Entretanto, ele não é realmente adequado para exibir os documentos publicamente. Se você tem a ambição de tornar seu wiki interno visível externamente, o Dropbox Paper provavelmente não é para você.
7. Nuclino - Melhor para estrutura e visualização
O Nuclino é um software de documentação projetado para organizar seus documentos internos da maneira mais estruturada possível. De listas aninhadas a tabelas, mapas mentais a quadros Kanban, o Nuclino ajuda você a visualizar seu fluxo de trabalho como nenhuma outra ferramenta de documentação consegue. Ao visualizar a documentação interna sob esse ângulo, você pode identificar facilmente os gargalos e monitorar o progresso da sua equipe.
É uma ótima ferramenta para equipesremote que se comunicam de forma assíncrona, pois permite consolidar todo o seu trabalho em uma única ferramenta, minimizando a troca desnecessária de contexto.
Com uma interface de usuário limpa e intuitiva, o Nuclino foi projetado tendo em mente o trabalho sem atrito. Seu sistema de links internos no estilo wiki permite que você conecte facilmente artigos relevantes. A melhor parte? O Nuclino pode ser editado simultaneamente de forma colaborativa sem problemas de sincronização. Não há necessidade de editar e salvar para que o outro usuário veja as atualizações. Tudo é automático e o mais fácil possível.
O plano padrão começa em US$ 5 por usuário por mês.
8. GitHub - Melhor software de documentação para desenvolvedores
O GitHub é uma plataforma de documentação para desenvolvedores que foi criada com a colaboração em mente. Se algum aplicativo for de código aberto, é provável que você encontre seus repositórios de código no GitHub. É uma ferramenta de documentação mundialmente famosa que é o crème de la crème para programadores.
Você pode escolher entre a seção wiki principal do GitHub ou o GitHub Pages, que permite que você tenha uma página gratuita, hospedagem e um domínio personalizado. Se você combinar o GitHub Pages com o Jekyll, poderá criar alguns sites atraentes e modernos.
Uma das principais desvantagens do GitHub é que ele requer habilidades de desenvolvedor para poder ser usado de forma eficaz. Ele pode não ser acessível a todos os membros da sua equipe. Ele também pode ser um pouco difícil de navegar para quem não tem experiência em tecnologia.
Se você não se importa que seus repositórios sejam públicos, o GitHub é totalmente gratuito. No entanto, se a sua equipe estiver codificando um novo aplicativo ou site, você provavelmente vai querer manter seu código privado. Nesse caso, o plano Team pode custar até US$ 44 por ano por usuário.
Organize sua documentação interna
Como você pode ver, há muitas ferramentas de documentação diferentes, dependendo do que você precisa organizar. Esperamos que esta lista tenha sido útil no seu processo de tomada de decisão e que você possa deixar de lado a sua Mônica interior e permitir que uma dessas plataformas de documentação faça o trabalho braçal por você.
