Reuniões. O entupimento de todos os calendários. O pesadelo administrativo de todo funcionário comum. A coisa que você fará quando deveria estar fazendo outra coisa.
Entretanto, por mais que reclamemos delas, as reuniões não são um luxo, mas uma necessidade nos negócios.
É por isso que ferramentas de reunião eficazes podem fazer tanta diferença.
No livro de Cal Newport Minimalismo Digitalo Rei da Concentração fala sobre como as mensagens de texto, os pings, as notificações e tudo mais não substituem o ato de falar e ver alguém, mesmo que seja por meio de uma videoconferência.
No entanto, as reuniões precisam ser PRODUTIVAS. E, para ser sincero, a interpretação de muitas pessoas no passado sobre produtividade era mais uma mistura de presenteísmo, confusão sobre a palavra "obrigatório" e viagens de poder para reservar uma sala de conferência. No entanto, o fato de haver pessoas sentadas não significa necessariamente que as coisas foram feitas.
Tudo isso também contribui. Uma pesquisa da Reclaim afirmou que o funcionário médio, trabalhando em uma semana de 40 horas, passa, em média, cerca de 50% do seu tempo em algum tipo de reunião. Sim, é isso mesmo - metade desua semana de trabalho.
E nem mesmo o aumento do trabalho em remote impediu isso. De fato, como resultado, há mais reuniões. Uma pesquisa da Microsoft descobriu que, desde 2020, houve um aumento de 250% no tempo gasto em reuniões do Teams. Além disso, as reuniões que nunca acontecem podem ser um desperdício igual. Uma estatística da Booqed mostrou que o tempo perdido com reuniões canceladas ou desnecessárias a cada semana afeta cerca de 71% dos funcionários.
A Lei de Parkinson afirma que o trabalho se expande para preencher o tempo permitido. O mesmo se aplica às reuniões. Se não tomar cuidado, você pode sobrecarregar a si mesmo e a sua equipe com reuniões que prejudicarão a produtividade de todos, sem realmente alcançar algo tangível.
Um estudo de 2014 da Bain & Co constatou que uma empresa da Fortune 500 que realizasse regularmente uma reunião de 90 minutos para gerentes de nível médio poderia custar à empresa cerca de US$ 15 milhões por ano em salários.
Então, se as reuniões são necessárias, mas ineficientes, como podemos torná-las mais produtivas?
Ferramentas, é claro!
Aqui está nossa lista das principais ferramentas que, quando implementadas corretamente, podem economizar tempo, dinheiro e energia em suas reuniões.
As melhores ferramentas de produtividade para reuniões
tl;dv
Começando com tl;dv. Disponível para Google Meet E Zoom, esse gravador de reuniões transcreve e fornece anotações e destaques de sua reunião orientados por IA.
Ele realmente se destaca porque garante que não haja desperdício de tempo e que as reuniões possam ser mais curtas. O elemento de gravação e transcrição pode significar que a presença obrigatória não é mais necessária. Você pode economizar o tempo dos funcionários E mantê-los atualizados sobre o que aconteceu na reunião quando eles não estavam presentes.
Os usuários podem marcar colegas para que eles possam participar da parte relevante da reunião. Mesmo após a reunião, o armazenamento baseado em nuvem significa que todas as reuniões são salvas para referência futura. Há ainda registro de data e hora, registro de data e hora orientado por IA e pesquisa de palavras-chave para torná-lo ainda mais acessível. Perfeito para enviar resumos de reuniões ou criar vídeos de destaque com insights.
Todas essas informações na ponta dos dedos significam que a chance de ter uma reunião sobre algo que já foi discutido diminui imediatamente.
tl;dv é a pura definição de eficiência para um gravador inteligente de reuniões com IA. Além disso, ele funciona com Google Meet e Zoom, o que significa que é o anotador ideal para Google Meet E Zoom . Ele também tem um nível gratuito!
Calendly
A menos que você seja vidente ou algum tipo de prodígio hiperorganizado, é impossível gerenciar um monte de calendários. Até mesmo tentar se encontrar com velhos amigos para um drinque pode ser um pesadelo.
O mesmo vale para reuniões no local de trabalho, com vários calendários, equipes e locais que precisam ser considerados. Só o fato de pensar nisso já é suficiente para provocar palpitações cardíacas.
Ainda bem que inventaram o Calendly. Sério, esse agendador de reuniões é um verdadeiro salva-vidas e salvou muitos projetos, reuniões e chamadas de vendas do esquecimento total e dos problemas de agendamento.
O Calendly ajuda os usuários a sincronizarem seus calendários com os de seus colegas de forma rápida e fácil, eliminando a necessidade de enviar e-mails para lá e para cá e tentar encontrar um horário adequado para todos. Tudo o que você precisa fazer é garantir que seu calendário esteja atualizado; o resto é tão simples quanto reservar um horário.
Ele vai além disso, ajudando você a agendar reuniões em vários locais, em diferentes fusos horários e idiomas.
Você pode criar diferentes tipos de reuniões (perfeitas para vários projetos, departamentos e durações) e até mesmo adicionar perguntas personalizadas aos seus convites.
Em suma, o Calendly é absolutamente indispensável para qualquer pessoa que lide com agendamento e gerenciamento de reuniões. Ele economiza tempo e sanidade também!
O Calendly funciona com Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Embora a configuração possa exigir alguns ajustes, você pode fazer com que o Calendly gere automaticamente um link de reunião ao mesmo tempo em que a reserva também é inserida em seu calendário.
Reuniões lúcidas
Metade da batalha de uma reunião produtiva é estar preparado. Não há nada que faça com que tudo comece com o pé esquerdo quando as pessoas não têm uma pauta ou quando alguém não trouxe os dados corretos. Mesmo que você consiga recuperá-los, ainda assim perderá tempo para se atualizar.
O Lucid Meetings pode realmente ajudar em todo o processo de pré-planejamento. É um pouco como ter um gênio das reuniões pessoal na ponta dos dedos.
A ferramenta pode ajudá-lo a planejar a pauta da reunião, atribuir tarefas a membros específicos da equipe, fazer anotações e até mesmo acompanhar os itens de ação após o término da reunião.
O Lucid Meetings pode tornar suas reuniões mais envolventes com recursos interessantes, como quadros brancos virtuais e enquetes. Você pode personalizar seus modelos de reunião para atender às necessidades e à vibração exclusivas da sua equipe.
Portanto, diga adeus àquelas reuniões improdutivas e dignas de soneca e diga olá a uma maneira mais organizada e divertida de fazer as coisas. O Lucid Meetings funciona com Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Skype.
Companheiro(a)
Se você está procurando uma maneira supereficiente de agendar reuniões e se organizar, o Fellow pode ajudar muito. O Fellow não apenas sincroniza com o seu calendário, mas também permite que você acompanhe suas tarefas, projetos e metas.
É como ter um assistente de reunião virtual que pode ajudá-lo a enviar convites, agendar reuniões e até mesmo preparar pautas para a reunião, eliminando todo o trabalho árduo. Além disso, ele se integra ao Slack para notificar você e toda a equipe imediatamente quando as reuniões são agendadas ou canceladas.
O Fellow também tem um recurso de anotações automáticas, portanto, não importa o quão caótica seja a reunião, todos podem acessar um registro preciso do que foi discutido. E se for necessária alguma ação de acompanhamento após a reunião, o Fellow garante que nada seja esquecido e que as tarefas sejam atribuídas prontamente.
A ferramenta se integra com Microsoft Teams, GSuite, Slack e Zoom.
Temporizador de chamadas para Google Meet
Muitas vezes, as reuniões saem do controle em termos de tempo porque todos continuam falando e ninguém se lembra de colocar um cronômetro.
O Call Timer for Google Meet chegou para salvar o dia (Hoorah!) Essa extensão simples é muito útil para quem usa o Google Meet regularmente e deseja manter suas reuniões sob controle.
Embora seja compatível apenas com o site Google Meet, ele realmente faz um ótimo trabalho para manter suas reuniões eficientes e dentro do cronograma. Ele permite que você defina um cronômetro para o tempo de duração da reunião e pode fornecer um lembrete visual rápido para ajudar a manter todos no controle do tempo.
Chega de 3 horas de reuniões para uma edição de 20 minutos! E é gratuito. Uau!
Tempo de conversação para Google Meet
Já que estamos falando de falar, ter um timer é ótimo e tudo mais, mas inútil se você tiver alguém que DOMINA toda a chamada. O Talk Time for Google Meet é outra extensão que se conecta ao seu Google Meet. Essa extensão, entretanto, em vez de cronometrar a chamada, também pode cronometrar os alto-falantes. Isso significa que é fácil identificar quem não está contribuindo para a discussão, mas também fornecerá algumas respostas sobre o motivo (pista, é aquela Kathy tagarela que todos nós conhecemos e amamos).
Novamente, a consciência do tempo é a maior parte do problema. Quando você está ciente do tempo, as pessoas o tratam com mais cuidado. E se as pessoas perceberem que estão desviando a conversa ou perdendo um tempo valioso com anedotas irrelevantes, elas poderão parar. Ou que seu chefe ou colegas tenham uma palavra gentil ou incluam isso em seu plano de desenvolvimento.
Mais uma vez, esse programa gratuito é APENAS para Google Meet, mas com certeza vale a pena (haha, entendeu?)
Impulsionador de reuniões
Para um sistema tudo em um que abrange uma quantidade ENORME de tarefas, como definição de agenda, captura de anotações de reuniões, registros de tempo... tudo isso, conheça o Meeting Booster.
O Meeting Booster não apenas abrange todos os aspectos básicos, como a criação de agendas e a atribuição de tarefas, mas também permite que você acompanhe o progresso ao longo do tempo e meça a eficiência. Ele também tem um painel de análise, portanto, se suas reuniões estiverem demorando muito, você terá os gráficos e tabelas para justificar a redução do tempo delas.
No entanto, ele só funciona com o Microsoft Teams. Embora forneça integrações para o Slack e a HubSpot, ele não precisa ficar exclusivamente em um ecossistema da Microsoft.
Evernote
O Evernote é uma ferramenta de anotações muito útil. E, certamente, uma ferramenta de reunião virtual que pode tornar a vida muito mais eficiente.
Você pode usar o Evernote para criar arquivos digitais de notas de suas reuniões, garantindo que você clip o que precisa e organize tudo junto. Além disso, você também pode usar recursos como modelos de reunião, gravações de áudio e funções de compartilhamento para enviar acompanhamentos após a reunião.
Embora o Evernote não seja orientado por IA como algumas das outras ferramentas mencionadas, ele ainda é um ótimo recurso, perfeito para preparar reuniões, fazer anotações e manter-se organizado. E você pode conectá-lo a praticamente qualquer outra ferramenta que possa usar, incluindo o Slack ou o Zoom. No entanto, isso requer o uso de uma ferramenta de terceiros, como o Zapier.
O Evernote se integra a todos os seus aplicativos e serviços favoritos, como Google Agenda, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox e outras ferramentas de terceiros, ajudando a torná-los mais eficientes e produtivos. Além disso, ele é totalmente gratuito!
Hugo
Não sabemos quanto a você, mas nós somos o tipo de pessoa que gosta de viver perigosamente. E, com isso, queremos dizer que olhamos o relógio, percebemos que temos uma reunião em 20 minutos e não preparamos nenhuma pauta.
Quero dizer, a ansiedade que isso pode induzir é fora de série.
Graças a Deus, Hugo.
Hugo é o amigo que permite que você copie todos os trabalhos de casa, mas em forma de ferramenta de reunião.
Embora seja muito simples, isso significa que você sempre terá um plano de reserva se não tiver tempo para se preparar. E, embora não recomendemos que você viva apenas de modelos, no caso de reuniões eficazes, eles certamente o ajudarão.
Além disso, você pode revisar as anotações de reuniões anteriores, compartilhar a pauta com outras pessoas que participarão da reunião e, em seguida, capturar e enviar tarefas de acompanhamento.
Ele se integra à maioria dos calendários e plataformas, incluindo Zoom, Google Meet e outras plataformas. O bônus adicional é que ele começa com um nível gratuito!
Custo da reunião
No início deste artigo, mencionamos a assustadora cifra da Bain & Co de US$ 15 milhões gastos em tempo de reunião de pessoal. Embora essa tenha sido uma empresa da Fortune 500, ela pode afetar qualquer empresa - grande OU pequena - quando se trata de desperdício de tempo em reuniões.
A ferramenta Custo da reunião é uma ferramenta interativa, embora um tanto assustadora. Ao inserir alguns números, como salário, tempo gasto, etc., você pode calcular o "custo" da realização de uma reunião. Se você estiver realizando várias reuniões por semana, poderá começar a ver como esse tempo (e dinheiro!) poderia ser gasto em outro lugar.
Você pode usar essa ferramenta simples da mesma forma que uma equipe de marketing calcularia o retorno sobre o investimento de suas atividades de marketing. Assim, é muito fácil ver se vale ou não a pena realizar uma reunião com toda a empresa ou se há outra maneira. Mesmo que a reunião seja essencial, você pode trazer representantes ou chefes de departamentos nos momentos relevantes usando uma ferramenta como tl;dv e, em seguida, compartilhar a gravação com toda a equipe.
Você também pode pensar em como ser mais eficiente com a logística das reuniões. Por exemplo, as reuniões realmente precisam durar uma hora? Ou meia hora? Quando necessário, você poderia realizar cafés virtuais ou conversar por telefone em vez de pessoalmente, ou por meio de videochamada?
Ou até mesmo a temida frase...
poderia ser um e-mail?
Miro
Todo mundo tem sua própria maneira de absorver e reter dados; para alguns, uma representação visual funciona melhor. É nesse ponto que uma ferramenta de quadro branco, como o Miro, pode realmente ajudar a unir a equipe (e garantir que ninguém fique totalmente confuso após uma rápida chamada em conferência).
O quadro branco ajuda a trazer um elemento de colaboração visual e em tempo real para as reuniões, o que pode ajudar a explicar melhor as ideias, as estratégias e os resultados. Você pode marcar tarefas, fazer brainstorming de ideias e atribuir responsabilidades usando quadros, diagramas e notas Post-It, tudo em um só lugar.
Você pode compartilhar o quadro entre as equipes para que todos estejam na mesma página desde o primeiro dia, e é fácil analisar o progresso feito ao longo do tempo. Além disso, ele não se perde como acontece com os pedaços de papel rabiscado.
O Miro se integra diretamente com Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, o que significa que todos podem vê-lo e usá-lo. Super impactante e incrivelmente útil para equipes visuais e indivíduos.
Tear
Você já participou de uma reunião que era basicamente uma sessão de treinamento? Talvez seja um novo software que precise ser apresentado a você. Ou um gerente de linha ou chefe quis apresentar a você e à equipe alguns números ou KPIs.
Você já participou de uma reunião em que seu papel como participante foi mais passivo do que ativo?
Quase certamente, imaginamos.
O fato é que uma reunião - mesmo uma remote - PODE ser útil nessas circunstâncias. Elas podem oferecer uma chance de fazer perguntas; você pode ver tudo em tempo real. Entretanto, poderia haver uma maneira melhor em termos de eficiência de tempo.
Talvez você queira transformar essas reuniões em Looms. "O que é Loom?", ouvimos você dizer. É uma ferramenta de gravação de tela que permite que o apresentador grave sua tela ao vivo, com narração para criar uma espécie de mini webinar. Em seguida, ele é transformado em um vídeo hospedado, compartilhado com um link e distribuído para indivíduos ou até mesmo para a equipe em geral. Você pode gravar sua mensagem a qualquer momento e em qualquer lugar, sem precisar coordenar horários ou se preocupar com fusos horários. Basta gravar sua mensagem e sua equipe poderá assisti-la quando quiser.
Isso também pode economizar muito tempo. Os teares, como estão abordando algo específico, geralmente são mais curtos e diretos, portanto, você pode economizar tempo e ir direto ao que é importante. Você também pode criar registros de data e hora.
O fato de o Loom ser um gravador de tela, e não uma ferramenta de reunião propriamente dita, significa que ele não precisa se integrar a uma plataforma de videoconferência.
As ferramentas devem ser PRODUTIVAS, não distrativas
Como você pode ver nas ferramentas acima, elas podem realmente agregar valor às reuniões, tornando-as mais eficientes. As reuniões devem ser funcionais e tão curtas quanto possível para maximizar a quantidade de trabalho profundo que pode ser realizado fora delas. Além disso, se você estiver operando de forma assíncrona, as ferramentas devem aprimorar as reuniões para dar suporte a isso (e até mesmo combater a exigência de que todos estejam presentes).
Lembre-se de que, embora as ferramentas possam nos ajudar com a comunicação e a colaboração, elas não devem nos distrair ou ser usadas em detrimento de outras tarefas. Se você usa muitas ferramentas baseadas em reuniões, certifique-se de estar atento ao tempo que passa em cada uma delas e ao que está obtendo.
Em última análise, de todas as ferramentas acima, tl;dv é a que pode ser mais eficaz. Quando as reuniões são mantidas o mais breves e objetivas possível e podem ser realizadas com o mínimo de interrupções, é incrível como é possível fazer muito mais em um curto espaço de tempo. Pense na quantidade de trabalho que você vai realizar agora.
