Coisas incríveis podem acontecer em reuniões. Seja em remote, híbridas ou presenciais, as reuniões geralmente são o local onde ideias incríveis são formadas, incubadas e transformadas na base para a - próxima - grande - coisa! Saber como fazer as atas de uma reunião é essencial se você quiser garantir que nada dessa mágica se perca.
O que você encontrará neste guia de atas de reunião
No entanto, assim como uma conversa muito profunda com amigos tarde da noite, essas pequenas joias de insight, essas faíscas de criatividade e genialidade, bem... elas tendem a se perder no labirinto de nossas mentes. Nossas memórias não são confiáveis, especialmente quando se trata de informações complexas, técnicas ou detalhadas. Sem anotar as principais conclusões ou pontos de ação de uma reunião, você corre o risco de perder todos esses insights frutíferos no vazio.
Ninguém quer isso. Não documentar uma reunião é uma oportunidade perdida de coletar, armazenar e compartilhar percepções. Você precisa de atas de reunião, e boas atas. E o mais importante: você precisa de métodos incríveis para fazer atas para uma reunião!
Diga adeus às anotações em seu bloco de papel, apenas para perdê-las para sempre. Diga adeus à captura de informações aleatórias, mas sem esquecer o contexto ou sem saber como compartilhar o insight com toda a organização.
Vamos explicar como você pode fazer anotações que são:
- Rico em contexto
- Claro como o dia
- Capturado com eficiência
- Pesquisável
- Conectado à reunião
- Transparente
- Democratizado
- Acessível instantaneamente a todos
Mas, antes de começarmos...
O que são atas de reunião?
As atas de reunião são o registro oficial e escrito do que foi discutido e decidido em uma reunião. Elas ajudam a garantir que tanto os participantes da reunião quanto as partes interessadas ausentes estejam na mesma página. Elas precisam resumir as decisões tomadas, as conclusões alcançadas e as percepções obtidas. Mais importante ainda, os pontos de ação resultantes da reunião devem ser documentados.
Parece bastante simples, certo? Pode ser... mas somente se você souber como tomá-los da maneira correta.
Tradicionalmente, uma pessoa em uma empresa era normalmente encarregada de fazer as atas de uma reunião. Essa pessoa seria um ouvinte passivo e um digitador eficiente. Ela coletava as anotações, digitava-as no formato correto e depois era responsável por compartilhá-las com as partes interessadas relevantes.
Hoje em dia, qualquer pessoa pode ser chamada a assumir a responsabilidade de fazer anotações A tecnologia simplificou e melhorou a prática de fazer atas de reuniões. Embora algumas pessoas ainda optem por documentar as atas com anotações escritas à mão, agora é mais fácil do que nunca fazer anotações on-line, por exemplo, com um aplicativo de anotaçõesZoom ou com o complemento de anotaçõesGoogle Meet .
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O principal a ser lembrado é que tudo se resume a contexto, clareza, precisão e transparência. Dessa forma, nenhuma das conclusões importantes se perderá e não haverá confusão entre o que foi dito e o que se quis dizer.
Ao fazer anotações, é importante ser o mais conciso possível. Isso significa que você deve incluir apenas os pontos principais que foram discutidos na reunião e deixar de fora tudo o que não for relevante.
As atas de reunião devem facilitar a revisão do que foi discutido em questão de segundos, lembrando assim os pontos de ação e os aprendizados.
Como fazer atas de reuniões presenciais
Em reuniões presenciais, fazer anotações pode ser um pouco mais assustador. Raramente há uma gravação para a qual se pode voltar, e você não poderá usar um software de reunião virtual. Mas não se preocupe! Há muitas dicas que você pode seguir para levar suas habilidades de anotações presenciais para o próximo nível.
Para facilitar um pouco, dividimos o processo em um guia passo a passo:
1. Comece anotando os dados básicos: quem, o que, onde e quando
Isso pode parecer óbvio, mas é importante anotar as informações básicas primeiro. Isso ajudará a dar às suas anotações alguma estrutura e garantirá que você não se esqueça de nenhum detalhe importante. Anote quem estará presente, a data e a hora do dia da reunião e o local onde ela será realizada.
2. Escreva um breve resumo do que foi discutido na reunião
Novamente, isso pode parecer desnecessário, mas é importante escrever uma breve visão geral dos principais tópicos discutidos na reunião. Copie a pauta formal e não se esqueça de acrescentar informações sobre quaisquer itens não incluídos na pauta discutidos também. Você pode começar descrevendo o objetivo da reunião - por que esses tópicos estão sendo discutidos e quais objetivos devem ser alcançados até o final da reunião?
3. Anotar quaisquer ações que precisem ser tomadas na reunião
Essa é a parte mais importante da elaboração de atas, pois garante que todos saibam o que precisa ser feito e até quando. Seja o mais específico possível ao anotar os pontos de ação e os prazos, e certifique-se de poder atribuir cada ponto a uma pessoa ou equipe específica.
4. Transcreva as principais citações
Se houver algum comentário particularmente memorável ou importante da reunião, certifique-se de transcrevê-lo literalmente em suas atas. Isso ajudará a capturar a essência da discussão, expressando as percepções nas palavras dos participantes.
5. Edite e formate suas atas conforme necessário
Depois de anotar todas as informações acima, é hora de editar e formatar suas atas conforme necessário. Talvez você queira usar um modelo (até adicionamos alguns no final deste artigo para você!).
Certifique-se de revisar suas atas para verificar se há erros de digitação ou erros e formate-as de modo que sejam fáceis de ler e entender. Se precisar verificar novamente algum detalhe, pergunte a alguém que tenha participado, mas faça isso rapidamente, antes que ele também se esqueça.
E é isso!
Em seguida, você pode salvar, imprimir ou compartilhar as atas da reunião conforme necessário. Onde quer que você acabe salvando-as, deve fazê-lo de forma relativamente organizada e, talvez, definir uma convenção de nomenclatura para garantir que o documento certo possa ser encontrado no momento certo (por qualquer pessoa que precise vê-lo).
Para todas as reuniões que ocorrerem APÓS essa reunião original, certifique-se de ter compartilhado as atas da reunião anterior com os participantes para que eles tenham um lembrete do que aconteceu.
Como fazer a ata de uma reunião virtual
Para uma reunião virtual, essas etapas também podem ser seguidas, mas, felizmente, há uma maneira muito mais fácil!
Não faz sentido ter uma pessoa designada para escrever um relato passo a passo de uma reunião virtual quando toda a chamada é gravada. Isso simplesmente não é um uso eficiente do tempo. Ao permitir que todos os participantes anotem as conclusões e os pontos de ação relevantes para eles dentro da própria reunião virtual, não há risco de nada ser esquecido.
É aí que entra uma ferramenta como o tl;dv . Essa ferramenta de IA para fazer anotações se integra ao Zoom, Google Meet ou MS Teams e gera automaticamente atas de reunião a partir de sua reunião. É isso mesmo. Sem nenhuma intervenção humana.
Se você realmente quiser destacar manualmente um momento específico, poderá usar os momentos de reunião do tl;dv, que oferecem esse controle manual; caso contrário, você poderá simplesmente se concentrar na reunião.
Após o término da reunião, uma nova guia do navegador será aberta com as anotações de IA da reunião.
Se você tiver configurado isso com antecedência, todos os participantes da reunião também receberão essas anotações.
Usando o recurso "ask tl;dv", você pode aproveitar a IA para extrair qualquer insight da sua reunião, pedir um resumo ou que a IA lhe mostre o momento em que alguém mencionou um gato.
Benefícios de usar o site tl;dv para registrar as atas das reuniões
Aproveitar a IA
Aproveitando o poder da IA, o tl;dv transforma a tarefa mundana de registrar as atas das reuniões em um processo altamente eficiente e perspicaz.
Esse AI Meeting Assistant não apenas grava, transcreve e resume as discussões da sua equipe, mas também captura de forma inteligente a essência de cada conversa.
Ao reconhecer cada palestrante e marcar com precisão os nomes dos participantes, o tl;dv garante que nenhum detalhe seja perdido. Além disso, sua capacidade de criar rastreadores de tópicos personalizados e gerar notas agrupadas por tópicos agiliza o processo de revisão, permitindo que as equipes se aprofundem diretamente nos insights mais relevantes.
tl;dv eleva a experiência de reunião ao permitir que os usuários façam qualquer pergunta sobre suas reuniões e obtenham insights sobre várias reuniões, tornando-o uma ferramenta indispensável para as empresas que desejam aproveitar todo o potencial de suas discussões.
Carimbos de tempo
Além de fornecer uma transcrição precisa, o tl;dv permite anexar as atas da reunião à chamada gravada na forma de carimbos de data e hora.
Isso é incrivelmente útil se você precisar se referir a um ponto específico da discussão ou quiser compartilhar um momento específico com outras pessoas. E o melhor é que você não precisa ser um administrador ou chefe para adicioná-los. Todos têm acesso a esse recurso e podem criar seus próprios carimbos de data e hora para dar relevância e contexto. Isso funciona tanto para Zoom registros de data e hora e Google Meet carimbos de data/hora.
Os registros de data e hora ficarão visíveis para todos os participantes da chamada em tempo real. Para visualizá-los posteriormente, basta acessar o link da reunião gravada. Os carimbos de data e hora serão exibidos junto com a transcrição, facilitando a rolagem e a localização da seção relevante.
Você adiciona registros de data e hora manualmente e pode fazer isso sempre que quiser sinalizar uma questão específica ou destacar algo que seja relevante para revisitar em outra reunião. Para fazer isso, basta digitar as atas ou anotações da reunião na interface tl;dv Highlights. O registro de data e hora será adicionado às atas da reunião e funcionará como um marcador de vídeo.
Marcação
A marcação é outro recurso excelente do tl;dv que permite destacar partes importantes da reunião para outras pessoas. Isso é particularmente útil se você precisar compartilhar as atas com alguém que não pôde participar da reunião.
Para marcar alguém na reunião, basta digitar @ na interface tl;dv , seguido do nome do colega que você deseja marcar. Você também pode adicionar essas tags em retrospectiva, indo a um momento específico da gravação, clicando em "Add Timestamp" (Adicionar carimbo de data/hora) e executando a mesma ação.
Pode ser uma boa ideia escrever um breve comentário que resuma o motivo pelo qual a opinião ou a conscientização do colega é necessária. Seu colega receberá um e-mail que o alertará sobre o fato de ter sido marcado em um momento específico da chamada. A seção marcada será destacada nas atas da reunião, facilitando a localização por outras pessoas.
Multilíngue
tl;dv pode traduzir as anotações para mais de 30 idiomas. Isso facilita muito a realização de reuniões de negócios internacionais, pois todos podem acessar as anotações da reunião em seu próprio idioma posteriormente.
Compatível com assíncrono
Uma das principais diferenças de fazer atas de reunião digitalmente, por exemplo, com o tl;dv, é a redução da necessidade de presença ao vivo. Você não precisa estar presente na reunião para fazer as atas. Você pode adicionar facilmente as atas da reunião em retrospectiva.
Se duas partes interessadas precisarem de uma reunião rápida e outras não puderem comparecer, não há problema! A gravação e a transcrição garantirão que nada se perca.
Integrações
tl;dv se integra a várias ferramentas e CRMs populares, como Slack, Google Docs, HubSpot e Salesforce. Isso permite que você compartilhe de forma rápida e fácil as atas de suas reuniões com outras pessoas, sem precisar adicioná-las manualmente.
Para configurar uma integração, basta clicar no botão "Integrations" (Integrações) na interface tl;dv e selecionar a ferramenta que você deseja usar. Siga as instruções para conectar o tl;dv à sua conta e pronto!
Há vários benefícios na integração de uma ferramenta de videoconferência e de um registrador de atas com sistemas de CRM, como o HubSpot e o Salesforce, por exemplo:
Economize tempo
Você não precisa mais agendar e participar de várias reuniões para obter atualizações de diferentes membros da equipe que trabalham no mesmo projeto. Com as videoconferências do tl;dv e a integração com o coletor de atas, você pode visualizar uma gravação de toda a reunião, juntamente com os principais pontos e itens de ação em um único local. Isso significa que você pode economizar tempo não participando de reuniões desnecessárias e obtendo rapidamente atualizações quando necessário.
Isso também significa que você não precisa perder muito tempo fazendo anotações ou transferindo detalhes para o seu CRM. Com apenas um clique, seus videoclipes e registros de data e hora são transferidos para a plataforma colaborativa, onde você e sua equipe podem acessar a chamada, a transcrição e os registros de data e hora a qualquer momento.
Melhor atendimento ao cliente
Com as reuniões por vídeo e as atas armazenadas junto com os dados do cliente no seu CRM, sua equipe de atendimento ao cliente poderá proporcionar uma experiência melhor para os clientes. Eles terão todas as informações de que precisam à mão para responder a qualquer dúvida, fazer um acompanhamento eficaz, lidar com problemas e, em geral, prestar um serviço cinco estrelas.
Aumento da transparência e da responsabilidade
Ao integrar as reuniões por vídeo e a gravação de atas ao seu sistema de CRM, você pode aumentar a transparência e a responsabilidade dentro da sua organização. Isso ocorre porque todos os membros da equipe poderão ver uma gravação da reunião, o que facilita o acompanhamento. Além disso, essa integração também permitirá que você acompanhe o andamento de projetos e tarefas, bem como identifique as áreas em que é necessário fazer melhorias.
Melhoria da colaboração da equipe
A integração de reuniões e atas em vídeo ao seu sistema de CRM também melhorará a colaboração da equipe. Isso ocorre porque os membros da equipe poderão compartilhar gravações e atas de reuniões entre si, o que facilitará o trabalho conjunto em projetos. Além disso, essa integração também facilitará para que os membros da equipe se mantenham atualizados sobre o trabalho uns dos outros, por exemplo, se um colega estiver OOO e outra pessoa precisar intervir.
Modelos de atas de reunião
Nível 1: modelo simples de ata de reunião
Para reuniões simples ou se você quiser um complemento escrito adicional à gravação da reunião, recomendamos este modelo simples.
Deseja fazer o download deste modelo? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas de anotações favoritas, como o Notion, o Evernote, o Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha de valores separados por vírgula (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
Nível 2: modelo intermediário de ata de reunião
Este modelo de reunião se concentra nas próximas etapas e em quem é responsável por elas. Outras informações que você pode querer anotar são as expectativas e os prazos.
Deseja fazer o download deste modelo? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas de anotações favoritas, como o Notion, o Evernote, o Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha de valores separados por vírgula (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
Nível 3: o modelo robusto de ata de reunião
Se você quiser que todas as suas bases sejam atendidas, talvez queira optar pelo nosso modelo robusto de ata de reunião.
Deseja fazer o download deste modelo? Aqui estão todos os formatos disponíveis:
- Modelo de ata de reunião do Google Sheet. Copie-o para transferi-lo para suas ferramentas de anotações favoritas, como o Notion, o Evernote, o Google Docs e assim por diante.
- Modelo em PDF (.pdf).
- Modelo do Microsoft Excel (.xlsx).
- Modelo de planilha de valores separados por vírgula (.csv).
- Modelo de planilha OpenDocument (.ods).
Minutos excelentes significam melhores acompanhamentos
Há uma razão pela qual as grandes empresas e corporações tradicionalmente sempre tiveram alguém designado para fazer as atas durante reuniões importantes: isso funciona.
A possibilidade de acompanhar o que foi discutido ajuda a manter todos alinhados e concentrados, além de eliminar o risco de ambiguidade e esquecimento. A beleza de uma ata de reunião eficaz está no acompanhamento, e é por isso que o tl;dv funciona como uma ferramenta de acompanhamento simples e assíncrona para empresas de todos os portes.
Se quiser aumentar a produtividade e obter melhores resultados, comece a fazer atas de forma mais eficaz em sua próxima reunião. E não deixe de usar uma ferramenta como tl;dv, pois você terá muitos benefícios adicionais - com o mínimo de esforço!
Então... pronto para fazer algumas atas de reunião incríveis?
