На совещаниях могут происходить удивительные вещи. Будь то remote, гибридные или личные встречи, именно на них часто формируются, инкубируются и превращаются в фундамент невероятные идеи. следующей большой вещи! Знание того, как вести протокол совещания, очень важно, если вы хотите быть уверены, что ни одно из этих волшебств не пропадет.
Что вы найдете в этом руководстве по протоколам собраний
Однако, подобно глубокому разговору с друзьями поздно вечером, эти маленькие жемчужины озарения, эти искры творчества и гениальности... они склонны теряться в дебрях нашего разума. Наша память ненадежна - особенно когда речь идет о сложной, технической или детальной информации. Не записав ключевые выводы или пункты действий на встрече, вы рискуете потерять все эти плодотворные идеи.
Это никому не нужно. Отсутствие документального оформления собрания - это упущенная возможность собирать, хранить и делиться информацией. Вам нужны протоколы собраний, и хорошие протоколы. Самое главное - вам нужны отличные методы ведения протокола для совещания!
Попрощайтесь с записями в бумажном блокноте, чтобы потом потерять их навсегда. Попрощайтесь с тем, что вы фиксируете случайные фрагменты информации, но забываете контекст или не знаете, как поделиться полученными знаниями в организации.
Мы расскажем, как можно делать заметки, которые:
- Богатый контекст
- Ясно как день
- Эффективный захват
- С возможностью поиска
- Связь с собранием
- Прозрачный
- Демократизированный
- Мгновенный доступ для всех
Но прежде чем мы начнем...
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания - это официальный письменный отчет о том, что обсуждалось и решалось на собрании. Они помогают убедиться в том, что участники совещания и отсутствующие заинтересованные стороны находятся на одной волне. В них должны быть кратко изложены принятые решения, сделанные выводы и полученная информация. Самое главное - задокументировать пункты действий, вытекающие из встречи.
Звучит достаточно просто, верно? Так и есть... но только если вы знаете, как правильно их принимать.
Традиционно одному человеку в компании обычно поручалось вести протокол собрания. Этот человек должен быть пассивным слушателем и эффективно печатать. Он собирал записи, печатал их в правильном формате, а затем отвечал за их передачу соответствующим заинтересованным сторонам.
В наши дни ответственность за ведение протоколов может быть возложена на любого человека Технологии упростили и улучшили практику ведения протоколов собраний. Хотя некоторые из них по-прежнему предпочитают вести протоколы от руки, сейчас проще, чем когда-либо, вести их онлайн, например, с помощью приложенияZoom notetaker или дополненияGoogle Meet notetaker.
Посмотреть это сообщение на Instagram
Главное, что нужно помнить, - это контекст, ясность, точность и прозрачность. Таким образом, ни один из важных моментов не будет упущен, и не возникнет перекрещивания проводов по поводу того, что было сказано и что имелось в виду.
При ведении записей важно быть как можно более кратким. Это означает, что вы должны включать только ключевые моменты, которые обсуждались на встрече, и опускать все, что не относится к делу.
Протоколы совещаний должны позволять любому человеку в считанные секунды пересмотреть то, что обсуждалось, и тем самым напомнить себе о действиях и выводах.
Как вести протокол личного собрания
На личных встречах ведение записей может оказаться более сложной задачей. Там редко есть запись, к которой можно вернуться, и вы не сможете воспользоваться программным обеспечением для виртуальных встреч. Но не волнуйтесь! Существует множество советов, следуя которым вы сможете поднять свои навыки ведения заметок на новый уровень.
Чтобы облегчить задачу, мы составили пошаговое руководство:
1. Начните с записи основных сведений: кто, что, где и когда
Это может показаться очевидным, но важно сначала записать основную информацию. Это поможет придать вашим записям определенную структуру и не забыть ни одной ключевой детали. Запишите, кто присутствует на встрече, дату и время ее проведения, а также место, где она проходит.
2. Запишите краткий обзор того, что обсуждалось на встрече
Опять же, это может показаться необязательным, но важно записать краткий обзор основных тем, которые обсуждаются на собрании. Скопируйте официальную повестку дня и не забудьте добавить информацию о всех обсуждаемых вопросах, не относящихся к повестке дня. Вы можете начать с изложения цели встречи - почему обсуждаются эти темы и какие цели должны быть достигнуты к концу встречи?
3. Запишите любые действия, которые необходимо предпринять по итогам встречи
Это самая важная часть ведения протокола, поскольку она гарантирует, что все знают, что и когда должно быть сделано. Записывая пункты действий и сроки, будьте как можно более конкретными и убедитесь, что вы можете поручить каждый пункт конкретному человеку или команде.
4. Расшифруйте все ключевые цитаты
Если в ходе встречи прозвучали какие-то особенно запоминающиеся или важные замечания, обязательно дословно запишите их в протокол. Это поможет передать суть обсуждения, выразив мысли словами участников.
5. Редактирование и форматирование протокола по мере необходимости
После того как вы записали всю вышеперечисленную информацию, пришло время отредактировать и отформатировать протокол. Возможно, вы захотите воспользоваться шаблоном (мы даже добавили его в конец этой статьи).
Обязательно вычитывайте протоколы на предмет опечаток и ошибок и оформляйте их так, чтобы их было легко читать и понимать. Если вам нужно перепроверить какую-то деталь, спросите кого-то из участников - но делайте это быстро, пока она не вылетела из головы.
И это все!
Протокол собрания можно сохранить, распечатать или поделиться им при необходимости. Где бы вы ни сохраняли их, вы должны делать это относительно организованно и, возможно, установить соглашение об именовании, чтобы нужный документ можно было найти в нужное время (всем, кому нужно его увидеть).
На всех встречах, которые состоятся после первой, убедитесь, что вы предоставили участникам протокол предыдущей встречи, чтобы у них было напоминание о том, что произошло.
Ведение протокола виртуального собрания
Для виртуальной встречи также можно следовать этим шагам, но, к счастью, есть гораздо более простой способ!
Нет смысла поручать одному человеку писать подробный отчет о виртуальной встрече, когда весь разговор записывается. Это просто неэффективное использование времени. Если позволить всем участникам записывать важные для них выводы и пункты действий в ходе виртуальной встречи, то не будет риска, что что-то будет упущено.
Именно здесь на помощь приходит такой инструмент, как tl;dv . Этот инструмент для ведения заметок с искусственным интеллектом интегрируется в Zoom, Google Meet или MS Teams и автоматически генерирует протоколы совещаний. Именно так. Никакого вмешательства человека.
Если вы хотите вручную выделить определенный момент, воспользуйтесь функцией tl;dv"Моменты встречи", которая дает возможность ручного управления, в противном случае вы можете просто сосредоточиться на встрече.
После завершения встречи в браузере откроется новая вкладка с записями AI для этой встречи.
Если вы заранее настроили это, каждый участник встречи также получит эти заметки.
С помощью функции "Спросить tl;dv" вы можете использовать искусственный интеллект для извлечения любой информации из вашего совещания, попросить подвести итог или найти тот момент, когда кто-то упомянул кошку.
Преимущества использования tl;dv для составления протоколов собраний
Использование искусственного интеллекта
Используя возможности искусственного интеллекта, tl;dv превращает рутинную работу по составлению протоколов заседаний в высокоэффективный и глубокий процесс.
Этот помощник по проведению совещаний с искусственным интеллектом не только записывает, транскрибирует и обобщает обсуждения вашей команды, но и грамотно улавливает суть каждого разговора.
Распознавая каждого докладчика и точно отмечая имена участников, tl;dv гарантирует, что ни одна деталь не будет упущена. Кроме того, возможность создавать индивидуальные трекеры тем и генерировать заметки, сгруппированные по темам, упрощает процесс рецензирования, позволяя командам погрузиться непосредственно в наиболее важные моменты.
tl;dv Повышает качество проведения совещаний, позволяя пользователям задавать любые вопросы о своих встречах и получать информацию о нескольких встречах, что делает его незаменимым инструментом для компаний, стремящихся использовать весь потенциал своих обсуждений.
Штампы времени
Помимо точной транскрипции, tl;dv позволяет прикреплять к записанному разговору протоколы совещаний в виде временных меток.
Это невероятно полезно, если вам нужно вернуться к определенному моменту обсуждения или поделиться с другими конкретным моментом. Что еще лучше, для добавления таких записей не обязательно быть администратором или начальником - все имеют доступ к этой функции и могут создавать собственные временные метки для придания им актуальности и контекста. Это работает как для Zoom временные метки записи и Google Meet временных меток.
Временные метки будут видны всем участникам совещания в режиме реального времени. Чтобы просмотреть их впоследствии, просто перейдите по ссылке на запись собрания. Временные метки будут отображаться рядом с расшифровкой, что позволит легко пролистать ее и найти нужный раздел.
Вы добавляете временные метки вручную и можете делать это в любое время, когда хотите отметить конкретный вопрос или выделить что-то, к чему стоит вернуться на другой встрече. Для этого просто введите протокол собрания или заметки в интерфейс tl;dv Highlights. Временная метка будет добавлена к протоколу встречи и будет работать как видеозакладка.
Метки
Тегирование - это еще одна замечательная функция tl;dv , которая позволяет выделить важные части собрания для других. Это особенно полезно, если вам нужно поделиться протоколом с кем-то, кто не смог присутствовать на встрече.
Чтобы отметить кого-то из участников совещания, просто введите @ в интерфейсе tl;dv , а затем имя коллеги, которого вы хотите зациклить. Вы также можете добавить эти метки в ретроспективе, перейдя к определенному моменту записи, нажав кнопку "Добавить метку времени" и выполнив то же действие.
Неплохо было бы написать короткий комментарий, в котором кратко описать, почему необходим их вклад или осведомленность. Ваш коллега получит электронное письмо, в котором он будет предупрежден о том, что его отметили в конкретном моменте разговора. Отмеченный раздел будет выделен в протоколе собрания, что облегчит его поиск для других.
Многоязычный
tl;dv может переводить заметки на более чем 30 языков. Это позволяет легко проводить международные деловые встречи, поскольку каждый может получить доступ к заметкам на своем языке.
Асинхронный дружественный
Одно из ключевых отличий ведения протокола собрания в цифровом формате, например, с помощью tl;dv, заключается в отсутствии необходимости присутствия на собрании. Вам не обязательно присутствовать на собрании, чтобы вести протокол. Вы можете легко добавить протокол собрания в ретроспективе.
Если двум заинтересованным сторонам нужно быстро провести совещание, а другие не могут прийти - не беда! Запись и стенограмма позволят ничего не потерять.
Интеграции
tl;dv интегрируется с рядом популярных инструментов и CRM, таких как Slack, Google Docs, HubSpot и Salesforce. Это позволяет быстро и легко делиться протоколами совещаний с другими людьми без необходимости добавлять их вручную.
Чтобы настроить интеграцию, просто нажмите на кнопку "Интеграции" в интерфейсе tl;dv и выберите инструмент, который вы хотите использовать. Следуйте инструкциям, чтобы подключить tl;dv к вашему аккаунту, и все готово!
Существует множество преимуществ интеграции инструмента для проведения видеосовещаний и составления протоколов с CRM-системами, такими как HubSpot и Salesforce, например:
Экономия времени
Вам больше не придется планировать и посещать несколько совещаний, чтобы получить информацию от разных членов команды, работающих над одним и тем же проектом. С помощью интеграции видеосовещаний и протоколирования tl;dv вы можете просматривать запись всего совещания вместе с ключевыми моментами и пунктами действий в одном месте. Это означает, что вы можете сэкономить время, не посещая ненужные встречи и быстро получая обновления, когда это необходимо.
Это также означает, что вам не нужно тратить кучу времени на составление заметок или перенос деталей в CRM. Простым щелчком мыши ваши видеоклипы и временные метки попадают в вашу платформу collanborative, где вы и ваши сотрудники могут в любое время получить доступ к звонку, стенограмме и временным меткам.
Лучшее обслуживание клиентов
Благодаря видеовстречам и протоколам, хранящимся вместе с данными о клиентах в вашей CRM, ваша служба поддержки клиентов сможет обеспечить лучший опыт для своих клиентов. У них под рукой будет вся необходимая информация, чтобы отвечать на любые вопросы, эффективно отслеживать ситуацию, решать проблемы и в целом обеспечивать пятизвездочное обслуживание.
Повышение прозрачности и подотчетности
Интегрировав видеосовещания и протоколирование в CRM-систему, вы сможете повысить прозрачность и подотчетность в своей организации. Это связано с тем, что все члены команды смогут видеть запись совещания, что облегчает последующие действия. Кроме того, такая интеграция позволит вам отслеживать ход выполнения проектов и задач, а также выявлять области, в которых необходимо внести улучшения.
Улучшенное сотрудничество в команде
Интеграция видеосовещаний и протоколов в CRM-систему также улучшит совместную работу команды. Это связано с тем, что члены команды смогут обмениваться друг с другом записями совещаний и протоколами, что облегчит им совместную работу над проектами. Кроме того, такая интеграция облегчит членам команды возможность быть в курсе работы друг друга, например, если один из коллег вышел из строя, и кто-то другой должен его подменить.
Шаблоны протоколов заседаний
Уровень 1: простой шаблон протокола собрания
Для простых совещаний или если вам нужно дополнительное письменное дополнение к записи совещания, мы рекомендуем этот простой шаблон.
Хотите скачать этот шаблон? Здесь представлены все доступные форматы:
- Шаблон протокола собрания Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения записей, такие как Notion, Evernote, Google Docs и так далее.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон электронной таблицы значений, разделенных запятыми (.csv).
- Шаблон электронной таблицы OpenDocument (.ods).
Уровень 2: шаблон протокола промежуточного собрания
Этот шаблон совещания посвящен следующим шагам и тому, кто за них отвечает. Дополнительная информация, которую вы, возможно, захотите отметить, - это ожидания и сроки выполнения.
Хотите скачать этот шаблон? Здесь представлены все доступные форматы:
- Шаблон протокола собрания Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения записей, такие как Notion, Evernote, Google Docs и так далее.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон электронной таблицы значений, разделенных запятыми (.csv).
- Шаблон электронной таблицы OpenDocument (.ods).
Уровень 3: надежный шаблон протокола собрания
Если вы хотите, чтобы все было продумано до мелочей, вам стоит выбрать наш надежный шаблон протокола собрания.
Хотите скачать этот шаблон? Здесь представлены все доступные форматы:
- Шаблон протокола собрания Google Sheet. Скопируйте его, чтобы перенести в свои любимые инструменты для ведения записей, такие как Notion, Evernote, Google Docs и так далее.
- Шаблон PDF (.pdf).
- Шаблон Microsoft Excel (.xlsx).
- Шаблон электронной таблицы значений, разделенных запятыми (.csv).
- Шаблон электронной таблицы OpenDocument (.ods).
Отличные протоколы означают лучшие последующие действия
Не зря в крупных компаниях и корпорациях традиционно назначают человека, который ведет протокол важных совещаний: это работает.
Возможность проследить за тем, что было обсуждено, помогает поддерживать единство и концентрацию внимания, устраняя риск двусмысленности и забывчивости. Прелесть эффективных протоколов собраний заключается в последующих действиях, поэтому tl;dv является простым и асинхронным инструментом контроля для компаний любого размера.
Если вы хотите повысить производительность и добиться лучших результатов, начните вести протоколы более эффективно на следующем собрании. И обязательно используйте такой инструмент, как tl;dv, потому что вы получите множество дополнительных преимуществ - при минимальных усилиях!
Итак... готовы к созданию потрясающих протоколов совещаний?
