Des choses étonnantes peuvent se produire lors de réunions. Qu'elles soient remote, hybrides ou en personne, les réunions sont souvent le lieu où des idées incroyables sont formées, incubées et transformées en fondement de la prochaine grande chose. la - prochaine - grande - chose ! Il est essentiel de savoir comment rédiger le procès-verbal d'une réunion si l'on veut s'assurer que rien de cette magie ne se perde.
Ce que vous trouverez dans ce guide des procès-verbaux de réunion
Cependant, tout comme une conversation très profonde avec des amis tard dans la nuit, ces petites perles de perspicacité, ces étincelles de créativité et de génie, eh bien... elles ont tendance à se perdre dans le labyrinthe de notre esprit. Nos souvenirs ne sont pas fiables, surtout lorsqu'il s'agit d'informations complexes, techniques ou détaillées. Si vous ne notez pas les points clés ou les points d'action d'une réunion, vous risquez de perdre toutes ces idées fructueuses dans le vide.
Personne ne le souhaite. Ne pas documenter une réunion est une occasion manquée de collecter, stocker et partager des informations. Vous avez besoin de comptes rendus de réunion, et de bons comptes rendus. Plus important encore, vous avez besoin des méthodes géniales pour rédiger un procès-verbal pour une réunion !
Dites adieu aux notes que vous prenez sur votre bloc-notes, pour les perdre à jamais. Dites adieu à la capture de bribes d'informations aléatoires, mais en oubliant le contexte, ou en ne sachant pas comment partager ces informations avec l'ensemble de votre organisation.
Nous allons vous expliquer comment vous pouvez prendre des notes qui sont.. :
- Un contexte riche
- Clair comme le jour
- Capturé efficacement
- Recherche sur
- En lien avec la réunion
- Transparent
- Démocratisé
- Accessible instantanément à tous
Mais, avant de commencer...
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal d'une réunion est la trace officielle et écrite de ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion. Il permet de s'assurer que les participants à la réunion et les parties prenantes absentes sont sur la même longueur d'onde. Il doit résumer les décisions prises, les conclusions tirées et les connaissances acquises. Plus important encore, les points d'action découlant de la réunion doivent être documentés.
Cela semble assez simple, n'est-ce pas ? Cela peut l'être... mais seulement si vous savez comment les prendre de la bonne manière.
Traditionnellement, une seule personne dans une entreprise était chargée de rédiger le procès-verbal d'une réunion. Cette personne devait être un auditeur passif et un dactylo efficace. Elle recueillait les notes, les tapait dans le bon format, puis était chargée de les partager avec les parties prenantes concernées.
De nos jours, n'importe qui peut être appelé à assumer la responsabilité de la prise de notes. La technologie a simplifié et amélioré la pratique de la prise de notes lors des réunions. Bien que certains choisissent encore de documenter les procès-verbaux à l'aide de notes manuscrites, il est aujourd'hui plus facile que jamais de les prendre en ligne, par exemple à l'aide d'une application de prise de notesZoom ou d'un module complémentaire de prise de notesGoogle Meet .
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L'essentiel est de garder à l'esprit que tout est question de contexte, de clarté, de précision et de transparence. De cette manière, aucune des informations importantes ne sera perdue et il n'y aura pas de confusion entre ce qui a été dit et ce qui a été voulu.
Lorsque vous prenez des notes, il est important d'être aussi concis que possible. Cela signifie que vous ne devez inclure que les points clés qui ont été discutés au cours de la réunion et laisser de côté tout ce qui n'est pas pertinent.
Les comptes rendus de réunion doivent permettre à chacun de revenir en quelques secondes sur ce qui a été discuté et de se remémorer ainsi les points d'action et les enseignements tirés.
Comment rédiger le procès-verbal d'une réunion en personne
Lors des réunions en face à face, la prise de notes peut s'avérer un peu plus difficile. Il est rare de pouvoir revenir à un enregistrement et vous ne pourrez pas utiliser de logiciel de réunion virtuelle. Mais ne vous inquiétez pas ! Il existe de nombreux conseils que vous pouvez suivre pour améliorer vos compétences en matière de prise de notes lors de réunions en personne.
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons un guide étape par étape :
1. Commencez par noter les éléments de base : qui, quoi, où et quand.
Cela peut sembler évident, mais il est important de commencer par noter les informations de base. Cela vous permettra de structurer vos notes et de vous assurer que vous n'oubliez aucun détail important. Notez les noms des participants, la date et l'heure de la réunion, ainsi que le lieu où elle se déroule.
2. Rédigez un bref aperçu de ce qui a été discuté lors de la réunion.
Encore une fois, cela peut sembler inutile, mais il est important d'écrire un bref aperçu des principaux sujets abordés lors de la réunion. Copiez l'ordre du jour officiel et veillez à ajouter des informations sur les points non inscrits à l'ordre du jour. Vous pouvez commencer par exposer l'objet de la réunion : pourquoi ces sujets sont-ils abordés et quels objectifs doivent être atteints à la fin de la réunion ?
3. Notez les actions à entreprendre suite à la réunion.
Il s'agit de la partie la plus importante du procès-verbal, car elle permet à chacun de savoir ce qui doit être fait et dans quels délais. Soyez aussi précis que possible lorsque vous notez les points d'action et les délais, et assurez-vous que vous pouvez attribuer chaque point à une personne ou une équipe spécifique.
4. Transcrire les citations clés
S'il y a des remarques particulièrement mémorables ou importantes lors de la réunion, veillez à les transcrire textuellement dans votre procès-verbal. Cela permettra de saisir l'essence de la discussion en exprimant les idées dans les mots des participants.
5. Modifiez et mettez en forme votre procès-verbal si nécessaire
Une fois que vous avez noté toutes les informations ci-dessus, il est temps d'éditer et de mettre en forme votre procès-verbal. Vous pouvez utiliser un modèle (nous en avons même ajouté à la fin de cet article).
Veillez à relire votre procès-verbal pour détecter les fautes de frappe ou les erreurs, et à le présenter de manière à ce qu'il soit facile à lire et à comprendre. Si vous devez revérifier un détail, demandez à une personne ayant participé à la réunion - mais faites-le rapidement, avant qu'elle ne l'oublie à son tour.
Et c'est tout !
Vous pouvez ensuite enregistrer, imprimer ou partager le compte rendu de la réunion selon vos besoins. Quel que soit l'endroit où vous les sauvegardez, vous devez le faire de manière relativement organisée, et peut-être établir une convention de dénomination pour vous assurer que le bon document peut être trouvé au bon moment (par toute personne qui a besoin de le voir).
Pour toutes les réunions qui ont lieu APRÈS la réunion initiale, assurez-vous d'avoir communiqué le compte rendu de la réunion précédente aux participants afin qu'ils aient un rappel de ce qui s'est passé.
Rédiger le procès-verbal d'une réunion virtuelle
Pour une réunion virtuelle, ces étapes peuvent également être suivies, mais il existe heureusement un moyen beaucoup plus simple !
Il est inutile qu'une personne soit chargée de rédiger un compte rendu détaillé d'une réunion virtuelle lorsque l'ensemble de l'appel est enregistré. Ce n'est tout simplement pas une utilisation efficace du temps. En laissant tous les participants noter les points à retenir et les points d'action qui les concernent au cours de la réunion virtuelle elle-même, il n'y a aucun risque que quelque chose soit oublié.
C'est là qu'un outil comme tl;dv entre en jeu. Cet outil de prise de notes AI s'intègre à Zoom, Google Meet ou MS Teams et génère automatiquement le compte rendu de votre réunion. C'est tout à fait exact. Aucune intervention humaine n'est nécessaire.
Si vous souhaitez vraiment mettre en évidence manuellement un moment spécifique, vous pouvez utiliser les moments de réunion de tl;dvqui vous donnent ce contrôle manuel, sinon vous pouvez simplement vous concentrer sur votre réunion.
Une fois la réunion terminée, un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvrira avec les notes de l'IA pour cette réunion.
Si vous l'avez configuré au préalable, chaque participant à la réunion recevra également ces notes de réunion.
Grâce à la fonction "ask tl;dv", vous pouvez exploiter l'IA pour extraire des informations de votre réunion, demander un résumé ou demander à l'IA de vous indiquer le moment où quelqu'un a parlé d'un chat.
Avantages de l'utilisation de tl;dv pour la rédaction des comptes rendus de réunion
Tirer parti de l'IA
En s'appuyant sur la puissance de l'IA, tl;dv transforme la tâche banale de la rédaction des comptes rendus de réunion en un processus hautement efficace et perspicace.
Cet assistant de réunion IA ne se contente pas d'enregistrer, de transcrire et de résumer les discussions de votre équipe, il capture également de manière intelligente l'essence de chaque conversation.
En reconnaissant chaque orateur et en étiquetant avec précision les noms des participants, tl;dv garantit qu'aucun détail n'est oublié. En outre, sa capacité à créer des dossiers thématiques personnalisés et à générer des notes regroupées par thème rationalise le processus d'examen, permettant aux équipes de se plonger directement dans les idées les plus pertinentes.
tl;dv améliore l'expérience des réunions en permettant aux utilisateurs de poser toutes sortes de questions sur leurs réunions et d'obtenir des informations sur plusieurs réunions, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises qui cherchent à exploiter tout le potentiel de leurs discussions.
Horodateurs
En plus de fournir une transcription précise, tl;dv vous permet de joindre le compte-rendu de la réunion à votre appel enregistré sous forme d'horodatage.
Cette fonction est extrêmement utile si vous avez besoin de revenir sur un point précis de la discussion ou si vous souhaitez partager un moment particulier avec d'autres personnes. Mieux encore, il n'est pas nécessaire d'être un administrateur ou un patron pour les ajouter. Tout le monde a accès à cette fonctionnalité et peut créer ses propres horodatages pour plus de pertinence et de contexte. Cela fonctionne à la fois pour Zoom les horodatages d'enregistrement que pour les Google Meet horodatage.
Les horodatages seront visibles en temps réel par tous les participants à l'appel. Pour les consulter par la suite, il suffit de visiter le lien vers la réunion enregistrée. Les horodatages seront affichés à côté de la transcription, ce qui permettra de faire défiler facilement l'enregistrement et de trouver la section pertinente.
Vous ajoutez les horodatages manuellement, et vous pouvez le faire à chaque fois que vous souhaitez signaler un problème particulier ou mettre en évidence un élément pertinent à revoir lors d'une autre réunion. Pour ce faire, il vous suffit de saisir le compte rendu de votre réunion ou vos notes dans l'interface tl;dv Highlights. L'horodatage sera ajouté au compte rendu de la réunion et fonctionnera comme un signet vidéo.
Étiquetage
Le balisage est une autre fonctionnalité intéressante de tl;dv qui vous permet de mettre en évidence les parties importantes de la réunion pour les autres. Cette fonction est particulièrement utile si vous devez partager le procès-verbal avec une personne qui n'a pas pu assister à la réunion.
Pour marquer quelqu'un dans la réunion, il suffit de taper @ dans l'interface tl;dv , suivi du nom du collègue que vous souhaitez mettre en boucle. Vous pouvez également ajouter ces étiquettes rétrospectivement, en allant à un moment précis de l'enregistrement, en cliquant sur "Add Timestamp" et en effectuant la même action.
Il peut être judicieux de rédiger un bref commentaire résumant pourquoi sa contribution ou sa sensibilisation est nécessaire. Votre collègue recevra un e-mail l'avertissant qu'il a été marqué dans un moment d'appel spécifique. La section marquée sera mise en évidence dans le compte rendu de la réunion, ce qui permettra aux autres de la trouver facilement.
Multilingue
tl;dv peut traduire les notes dans plus de 30 langues. Les réunions d'affaires internationales deviennent ainsi un jeu d'enfant, car chacun peut ensuite accéder aux notes de réunion dans sa propre langue.
Asynchrone
L'une des principales différences de la prise numérique du procès-verbal d'une réunion, par exemple avec tl;dv, est la réduction de la nécessité d'une présence en direct. Vous n'avez pas besoin d'être présent à la réunion pour rédiger le procès-verbal. Vous pouvez facilement ajouter des comptes rendus de réunion a posteriori.
Si deux parties prenantes ont besoin d'une réunion rapide et que d'autres ne peuvent pas venir, pas de problème ! L'enregistrement et la transcription permettront de ne rien perdre.
Intégrations
tl;dv s'intègre à un certain nombre d'outils et de CRM populaires, tels que Slack, Google Docs, HubSpot et Salesforce. Cela vous permet de partager rapidement et facilement vos comptes rendus de réunion avec d'autres personnes, sans avoir à les ajouter manuellement.
Pour configurer une intégration, il suffit de cliquer sur le bouton "Intégrations" dans l'interface tl;dv et de sélectionner l'outil que vous souhaitez utiliser. Suivez les instructions pour connecter tl;dv à votre compte et le tour est joué !
L'intégration d'un outil de réunion vidéo et d'un procès-verbal avec des systèmes de CRM tels que HubSpot et Salesforce, par exemple, présente de multiples avantages :
Gagner du temps
Vous n'avez plus besoin de programmer et d'assister à plusieurs réunions pour obtenir des mises à jour de la part des différents membres de l'équipe travaillant sur le même projet. Grâce à l'intégration des réunions vidéo et du procès-verbal de tl;dv , vous pouvez visualiser un enregistrement de l'ensemble de la réunion ainsi que les points clés et les mesures à prendre en un seul endroit. Cela signifie que vous pouvez gagner du temps en n'assistant pas à des réunions inutiles et en obtenant rapidement des mises à jour lorsque cela est nécessaire.
Cela signifie également que vous n'avez pas à passer un temps fou à rédiger des notes ou à transférer des détails dans votre CRM. D'un simple clic, vos clips vidéo et leurs horodatages sont transférés dans votre plateforme collanborative, où vous et votre équipe pouvez accéder à l'appel, à la transcription et aux horodatages à tout moment.
Un meilleur service à la clientèle
Grâce aux réunions vidéo et aux comptes rendus stockés avec les données clients dans votre CRM, votre équipe de service clientèle sera en mesure d'offrir une meilleure expérience à ses clients. Elle disposera de toutes les informations nécessaires pour répondre aux questions, assurer un suivi efficace, traiter les problèmes et, plus généralement, fournir un service cinq étoiles.
Transparence et responsabilité accrues
En intégrant les réunions vidéo et la rédaction de procès-verbaux à votre système CRM, vous pouvez améliorer la transparence et la responsabilité au sein de votre organisation. En effet, tous les membres de l'équipe pourront voir un enregistrement de la réunion, ce qui facilitera le suivi. En outre, cette intégration vous permettra également de suivre l'avancement des projets et des tâches, ainsi que d'identifier les domaines dans lesquels des améliorations doivent être apportées.
Amélioration de la collaboration entre les équipes
L'intégration de réunions et de comptes rendus vidéo dans votre système CRM améliorera également la collaboration entre les équipes. En effet, les membres de l'équipe pourront partager les enregistrements et les comptes rendus des réunions, ce qui leur permettra de travailler plus facilement ensemble sur des projets. En outre, cette intégration permettra aux membres de l'équipe de se tenir au courant du travail de chacun, par exemple si un collègue est absent et que quelqu'un d'autre doit le remplacer.
Modèles de procès-verbaux de réunion
Niveau 1 : modèle de procès-verbal de réunion simple
Pour les réunions simples, ou si vous souhaitez un complément écrit à l'enregistrement de votre réunion, nous vous recommandons ce modèle simple.
Vous voulez télécharger ce modèle ? Voici tous les formats disponibles :
- Modèle de compte rendu de réunion Google Sheet. Copiez-le pour le transférer vers vos outils de prise de notes préférés tels que Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Modèle PDF (.pdf).
- Modèle Microsoft Excel (.xlsx).
- Modèle de feuille de calcul de valeurs séparées par des virgules (.csv).
- Modèle de feuille de calcul OpenDocument (.ods).
Niveau 2 : modèle de procès-verbal de réunion intermédiaire
Ce modèle de réunion se concentre sur les prochaines étapes, et sur les personnes qui en sont responsables. Vous pouvez également noter les attentes et les dates d'échéance.
Vous voulez télécharger ce modèle ? Voici tous les formats disponibles :
- Modèle de compte rendu de réunion Google Sheet. Copiez-le pour le transférer vers vos outils de prise de notes préférés tels que Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Modèle PDF (.pdf).
- Modèle Microsoft Excel (.xlsx).
- Modèle de feuille de calcul de valeurs séparées par des virgules (.csv).
- Modèle de feuille de calcul OpenDocument (.ods).
Niveau 3 : le modèle robuste de procès-verbal de réunion
Si vous voulez que toutes les bases soient couvertes, vous pouvez opter pour notre modèle robuste de procès-verbal de réunion.
Vous voulez télécharger ce modèle ? Voici tous les formats disponibles :
- Modèle de compte rendu de réunion Google Sheet. Copiez-le pour le transférer vers vos outils de prise de notes préférés tels que Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Modèle PDF (.pdf).
- Modèle Microsoft Excel (.xlsx).
- Modèle de feuille de calcul de valeurs séparées par des virgules (.csv).
- Modèle de feuille de calcul OpenDocument (.ods).
D'excellentes minutes signifient de meilleurs suivis
Ce n'est pas pour rien que les grandes entreprises et les grandes sociétés ont toujours désigné une personne chargée de rédiger les procès-verbaux des réunions importantes : cela fonctionne.
Le fait de pouvoir assurer le suivi des discussions permet à chacun de rester aligné et concentré, tout en éliminant le risque d'ambiguïté et d'oubli. La beauté d'un compte-rendu de réunion efficace réside dans le suivi, c'est pourquoi tl;dv fonctionne comme un outil de suivi simple et asynchrone pour les entreprises de toute taille.
Si vous voulez augmenter votre productivité et obtenir de meilleurs résultats, commencez à prendre des notes plus efficacement lors de votre prochaine réunion. Et assurez-vous d'utiliser un outil comme tl;dv, car vous obtiendrez de nombreux avantages supplémentaires - pour un minimum d'efforts !
Alors... prêt à rédiger des comptes rendus de réunion dignes de ce nom ?
