Se você está cansado de perder tempo em projetos que não têm direção, talvez uma reunião de plano de ação possa ser a resposta.
Mas "O que é uma reunião de plano de ação?", ouvimos você exclamar!
Uma reunião de plano de ação é projetada para desenvolver e discutir um curso de ação para atingir metas específicas. É usada por equipes e organizações para garantir que todos os envolvidos em um projeto ou iniciativa estejam na mesma página em relação ao panorama geral, ao cronograma do projeto e às responsabilidades individuais.
Embora possa parecer "apenas mais uma reunião", trata-se de um evento focado a laser e orientado para o alvo, com objetivos muito claros. Ele também requer algum planejamento prévio e coordenação para torná-lo absolutamente sólido.
É essencialmente uma reunião para criar um plano de ação.
Dicas para reuniões de plano de ação
Quando um plano de ação deve ser criado em uma reunião?
Nós dizemos: ataque enquanto o ferro está quente!
Um plano de ação e uma reunião associada para criá-lo devem ser criados assim que um problema for identificado ou quando um projeto e metas forem estabelecidos.
Desse ponto de vista, o assunto está fresco na mente das pessoas. E em vez de adicioná-lo à interminável lista de tarefas, você pode agir (como o nome sugere!) imediatamente.
É uma etapa essencial em qualquer processo de gerenciamento de projetos e pode ajudar a garantir que todos os envolvidos entendam suas funções e o cronograma de conclusão.
Durante a reunião do plano de ação, os membros da equipe também devem discutir os possíveis obstáculos ou desafios para a conclusão da tarefa, para que as soluções possam ser discutidas e acordadas.
Dicas para aprimorar uma reunião de plano de ação
Embora cada empresa diferente, e até mesmo cada indivíduo diferente, tenha sua própria visão sobre como uma reunião como essa pode ser realizada, há alguns aspectos essenciais que precisam estar presentes em cada uma delas.
O objetivo final de qualquer tipo de reunião estratégica, ou da criação de um plano de ação, deve ser o de apresentar um conjunto muito claro de ações que não dê margem a interpretações errôneas.
Isso significa que há pouco ou nenhum espaço para erros, e cada membro e departamento pode dar continuidade às tarefas que visam ao objetivo comum, cada um com um processo claro a ser seguido.
Aqui estão nossas principais dicas para abordar uma reunião de plano de ação:
Comece definindo uma meta ou um resultado desejado
O que você quer fazer? Super simples, mas precisa ser definido!
Um objetivo claro e específico deve ser estabelecido antes do início da reunião para que todos estejam na mesma página desde o início. Ao garantir que todos tenham a mesma definição de sucesso, será muito mais fácil criar um plano de ação.
Estabelecer funções e responsabilidades
Nada de passar a perna em ninguém em nossa equipe! Durante a reunião, cada membro da equipe deve ter uma compreensão clara de suas funções individuais e de como elas se encaixam no esforço coletivo. Embora os departamentos possam oferecer uma nova perspectiva, é preciso que fique claro quem toma as decisões de modo geral. Pode ser democrático, mas certifique-se de que os KPIs e as metas gerais não estejam sendo definidos por pessoas que não estejam cientes do trabalho diário da equipe. Eles podem nunca ser alcançáveis se não houver "conhecimento interno" para confirmar que funcionarão.
Defina uma agenda clara
Certifique-se de que você sabe sobre o que vai falar. Não há maior perda de tempo do que não ter um plano... Quero dizer, esse é literalmente o objetivo da reunião em primeiro lugar!
É importante definir uma pauta e um cronograma claros para a reunião para que os membros da equipe saibam o que se espera deles e quando. A pauta deve incluir itens como definição de metas, visão geral das tarefas e solução de problemas.
Priorizar tarefas
Qual é a coisa mais importante? Pessoas diferentes podem ter ideias diferentes, mas a priorização das tarefas mais importantes a serem concluídas deve ser feita no início da reunião. Isso garantirá que todos estejam de acordo com o foco da reunião. Também ajudará a garantir que cada tarefa tenha tempo e recursos adequados para ser concluída a tempo.
Definir cronogramas realistas
Quantas vezes já demos 20 minutos para uma tarefa que levou mais de uma hora? O tempo, embora finito, tem o hábito de fugir de você.
Cronogramas realistas ajudarão a garantir que as expectativas sejam adequadamente gerenciadas e compreendidas. É muito fácil pensar que algo levará um período de tempo muito específico, mas acrescentar um pouco mais de tempo permite que eventuais atrasos ou impactos externos sejam levados em conta.
Considere e prepare-se para possíveis obstáculos
Ok, pode ser um pouco "negativo", mas discutir os possíveis obstáculos com antecedência pode ajudar a antecipá-los e criar soluções melhores para evitar interrupções no progresso. Esses obstáculos podem ser desde fatores externos, como mudanças na legislação, até fatores internos, como restrições de recursos, doenças na equipe, gerenciamento de despesas inesperadas de viagens de negócios etc.
Usar ferramentas e modelos para ajudar a organizar as informações
Vamos preparar suas ferramentas! O uso de ferramentas como software de gerenciamento de projetos ágeis, modelos ou quadros de colaboração pode ajudar a organizar as anotações das reuniões e os planos de ação.
Listamos algumas que recomendamos abaixo neste artigo; no entanto, é importante garantir que todos estejam integrados e envolvidos com as ferramentas. Elas não podem ser muito complicadas ou muito voltadas para as necessidades de um único departamento se você espera que todos as utilizem. Leve em conta também o tempo que leva para configurá-las e aprendê-las.
Não tenha muitas pessoas na reunião
Já ouviu a frase "Muitos cozinheiros estragam o caldo"? Quando se trata de uma reunião de plano de ação, preste atenção!
No projeto como um todo, você quer o maior número possível de pessoas trabalhando em harmonia para atingir o mesmo objetivo e resultado, mas nas etapas de planejamento... embora sempre recomendemos que seja democrático, o excesso de pessoas tentando falar e se expressar pode ser prejudicial e causar bloqueios.
Cada equipe necessária no projeto deve ter um representante (que pode ser um gerente ou chefe de departamento, ou alguém que trabalhe de forma prática para dar a melhor representação do que é viável).
A reunião pode ser compartilhada posteriormente com toda a equipe do projeto.
Ferramentas para ajudar a apoiar um plano de ação
As ferramentas são ótimas e, com uma meta ou um plano de longo prazo em mente, há algumas excelentes que ajudam a gerenciar a eficiência e a carga de trabalho, aumentam a produtividade e simplesmente tornam as coisas muito mais tranquilas e fáceis.
Aqui estão alguns de nossos favoritos:
Miro
Os modelos de brainstorming da plataforma visual Miro fornecem uma estrutura para que os participantes tomem decisões ou cheguem a conclusões. Essa estrutura incentiva a exploração criativa e a colaboração, o que pode ajudar a equipe a criar um plano de ação eficaz. Também é uma ótima maneira de manter todos envolvidos, em vez de mostrar slides estáticos que são preparados com antecedência.
tl;dv
tl;dv é uma excelente ferramenta de reunião que facilita a identificação dos pontos de ação durante as reuniões. Com o tl;dv, você pode acompanhar as discussões das reuniões estratégicas e atribuir itens de ação a pessoas específicas, marcando-as na chamada. Ele também pode transcrever as gravações do Zoom e, de modo geral, é um excelente software de gerenciamento de reuniões.
Trello
Muitas ideias excelentes, mas nenhuma maneira de acompanhá-las e gerenciá-las. Então, a ferramenta de gerenciamento de projetos Trello pode ajudá-lo a criar uma agenda de reunião e atribuir tarefas aos participantes. Também é simples o suficiente para que possa ser configurado em uma tela compartilhada, pronto para ser usado em apenas alguns minutos.
Isso facilita para cada indivíduo ou departamento saber por quais tarefas são responsáveis, bem como entender o panorama geral do projeto do início ao fim.
Além disso, você pode marcar as coisas quando as faz, e isso é muito bom!
ProductPlan
Se o seu projeto se refere ao desenvolvimento de produtos, o ProductPlan é uma excelente ferramenta de mapeamento para criar e gerenciar esse produto.
Além de mapear os planos do projeto, você pode acompanhar o progresso ao longo do tempo. Os recursos visuais também são uma maneira fácil de compartilhar e entender as informações entre vários membros da equipe, o que é perfeito para quem precisa explicar conceitos abstratos para aqueles que se baseiam mais em fatos.
Modelos de itens de ação para reuniões
Os modelos são, na verdade, alguém que faz muito do trabalho pesado para você, e você só precisa preencher os detalhes.
Não é tecnicamente uma trapaça, mas é MUITO mais fácil.
Os modelos de itens de ação são uma ótima ferramenta para ajudar a organizar e documentar as tarefas que você precisa concluir. Eles fornecem uma visão geral rápida de quem é responsável pelo quê, quando a tarefa precisa ser concluída e qual é a meta ou o resultado.
Aqui estão algumas informações da Web que podem ser úteis:
Feliz planejamento!
Ao investir um pouco de tempo no planejamento e na preparação de reuniões, você realmente pode garantir que essas conversas permaneçam no caminho certo, que os itens de ação sejam documentados e que as equipes possam trabalhar juntas. Ao ser proativo e realmente dedicar tempo para planejar, você oferece a qualquer equipe, empresa ou organização que trabalhe em conjunto o caminho de menor resistência quando se trata de atingir a meta do SONHO GRANDE E MASSIVO.
Portanto, quer você queira construir um foguete para explorar Marte ou apenas lançar um site totalmente novo, uma reunião de plano de ação - devidamente organizada e com os melhores recursos possíveis - o ajudará com certeza a chegar à Lua... erm, Marte... é melhor verificar o mapa antes de partir.
